MİLLÎ SAVUNMA BAKANLIĞI

Transkript

1 T.C. MİLLÎ SAVUNMA BAKANLIĞI ANKARA MSY: 310-8(A) MİLLÎ SAVUNMA BAKANLIĞI MİLLÎ KODLANDIRMA HİZMETLERİ YÖNERGESİ ANKARA GENELKURMAY BASIMEVİ TASNİF 2012 DIŞI

2 BU YÖNERGENİN HAZIRLANMASINDA; NATO KODLANDIRMA TALİMATI (ACodP-1), NATO STANDARDİZASYON ANLAŞMALARI; STANAG TEK TİP İKMAL SINIFLANDIRMA SİSTEMİ, STANAG 3151 TEK TİP MALZEME TANIMLAMA SİSTEMİ, STANAG 4177 TEK TİP VERİ EDİNME SİSTEMİ VE MSY: MILLÎ SAVUNMA BAKANLIĞI MİLLÎ KODLANDIRMA HİZMETLERİ YÖNERGESİ (1995) ANA KAYNAK OLUP, MİLLÎ SAVUNMA BAKANLIĞI, TSK SAĞLIK KOMUTANLIĞI, GENELKURMAY BAŞKANLIĞI, KUVVET KOMUTANLIKLARI, JANDARMA GENEL KOMUTANLIĞI, SAHİL GÜVENLİK KOMUTANLIĞI VE SAVUNMA SANAYİİ MÜSTEŞARLIĞININ GÖRÜŞLERİ İLE 14 (ONDÖRT) ADET KAYNAK YAYINDAN YARARLANILMIŞTIR. GENELKURMAY BASIMEVİ YAYIN NUMARASI: 2012/

3 -I-

4 TALİMAT 1. MSY.:310-8(A) Millî Kodlandırma Hizmetleri Yönergesi: a. MSB, Gnkur Bşk.lığı, Kuv.K.lıkları, J.Gn.K.lığı ve S.G.K.lığının tedarik yapan tüm birimleri ile SSM ye yayımlanacaktır. b. MY.:71-1(B) TSK Arşiv Yönergesi ne uygun olarak gizlilik derecesinde muhafaza edilecektir. 2. Diğer kamu kurum ve kuruluşlarının yönergeyi uygulamaktan ve işlem yapmaktan sorumlu birimlerine yayımlanacaktır. 3. Yürürlükten kaldırılan tüm nüshaları ve imha tutanakları, Gnkur.Des.Kt.Gr.K.lığı Taşınır (Dayanıklı) 701 Mal Saymanlığı (ANKARA) na gönderilecektir. -II-

5 DAĞITIM PLANI DAĞITIM GEREĞİ KARTON CİLTLİ KAPAKLI MİLLÎ SAVUNMA BAKANLIĞI MİLLÎ SAVUNMA BAKANLIĞI MÜSTEŞARLIĞI 1 MİLLÎ SAVUNMA BAKANLIĞI SAVUNMA SANAYİİ MÜSTEŞARLIĞI 1 1 MALİYE DAİRESİ BAŞKANLIĞI 1 GENEL PLAN VE PRENSİPLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI 1 MUHABERE ELEKTRONİK VE BİLGİ SİSTEMLERİ DAİRESİ 1 BAŞKANLIĞI MÜSTEŞAR ADLİ İŞLER YARDIMCILIĞI 1 HUKUK MÜŞAVİRLİĞİ VE DAVALAR DAİRESİ BAŞKANLIĞI 1 KANUNLAR VE KARARLAR DAİRESİ BAŞKANLIĞI 1 HARİTA GENEL KOMUTANLIĞI 1 MÜSTEŞAR İDARİ YARDIMCILIĞI 1 SAĞLIK DAİRESİ BAŞKANLIĞI 1 MERKEZ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 1 MÜSTEŞAR TEKNOLOJİ VE KOORDİNASYON YARDIMCILIĞI 1 TEKNİK HİZMETLER DAİRESİ 1 10 ARGE VE TEKNOLOJİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 1 KALİTE YÖNETİM DAİRESİ BAŞKANLIĞI 1 MÜSTEŞAR TEDARİK VE İNŞAAT YARDIMCILIĞI 1 CARİ MAL VE HİZMET TEDARİK DAİRESİ BAŞKANLĞI 1 MODERNİZASYON MAL VE HİZMET TEDARİK DAİRESİ BAŞKANLIĞI 1 İNŞAAT EMLAK VE NATO GÜVENLİK YATIRIM DAİRESİ BAŞKANLIĞI 1 FİYAT VE MALİYET ANALİZ DAİRESİ BAŞKANLIĞI 1 İLAÇ FABRİKASI KOMUTANLIĞI 1 GENELKURMAY BAŞKANLIĞI (LOJİSTİK DAİRESİ BAŞKANLIĞI) 1 GENELKURMAY BAŞKANLIĞI (ÖZEL KUVVETLER KOMUTANLIĞI) 1 GENELKURMAY BAŞKANLIĞI (TSK SAĞLIK KOMUTANLIĞI) 1 GENELKURMAY BAŞKANLIĞI (GATA KOMUTANLIĞI) 1 GENELKURMAY BAŞKANLIĞI (TSK MERKEZ KÜTÜPHANESİ) 1 KARA KUVVETLERİ KOMUTANLIĞI 1 20 HAVA KUVVETLERİ KOMUTANLIĞI 1 10 DENİZ KUVVETLERİ KOMUTANLIĞI 1 10 JANDARMA GENEL KOMUTANLIĞI 1 10 SAHİL GÜVENLİK KOMUTANLIĞI 1 10 MAKİNA VE KİMYA ENDÜSTRİSİ KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ 2 BİLGİ BİLİM, SANAYİ VE TEKNOLOJİ BAKANLIĞI (SANAYİ GENEL 1 MÜDÜRLÜĞÜ) TÜRK STANDARTLARI ENSTİTÜSÜ 1 TÜBİTAK 1 STOK KARA KUVVETLERİ 11İNCİ İKMAL MERKEZ KOMUTANLIĞI 20 TOPLAM III- MSY.:310-8(A)

6 Sıra No DEĞİŞİKLİK EMRİNİN Tarih-Sayısı İşlem Tarihi KONUSU Rütbe ve Sicili DEĞİŞİKLİĞİ İŞLEYENİN Adı ve Soyadı İmzası ONAY -IV- MSY.:310-8(A)

7 İÇİNDEKİLER Birinci Bölüm GENEL ESASLAR SAYFA NUMARASI 1. Amaç Kapsam Tanımlar ve Kısaltmalar 1-1 İkinci Bölüm MİLLÎ KODLANDIRMA SİSTEMİ VE UYGULAMA ESASLARI 1. Temel Esaslar Temel Prensipler NATO Kodlandırma Sistemine Yardımcı Dokümanlar İkmal Maddelerinin İsimlendirilmesi Gruplandırma ve Sınıflandırma Malzeme Tanımlaması NATO Stok Numarası (NSN) NATO Stok Numarası Tahsis İşlemleri Geçici Stok Numarası (GSN) Referans Numarası NATO Ticari ve Kamu Kuruluş (NCAGE) Kodu Yurt İçi Kaynaklı Ikmal Maddelerinin Kodlandırılması İle İlgili Esaslar 13. NATO Kodlandırma Sistemine Dahil Olan Ülkelerde Üretilen İkmal Maddelerinin Kodlandırılması İle İlgili Esaslar 14. NATO Kodlandırma Sistemine Dahil Olmayan Ülkelerde Üretilen İkmal Maddelerinin Kodlandırılması İle İlgili Esaslar 15. NATO ve Tier2 Ülkeleri Kaynaklı İkmal Maddeleri İle İlgili İptal Taleplerinin Esasları 16. Müşterek Projeler ve NATO Projelerinde Uygulanacak Esaslar Mali Hususlar Görev ve Sorumluluklar İlgili Doküman V MSY.:310-8(A)

8 EKLER EK-A EK-B EK-C EK-Ç EK-D EK-E EK-F EK-G EK-Ğ EK-H EK-I EK-İ EK-J EK-K EK-L EK-M EK-N EK-O EK-Ö EK-P Tanımlar Kısaltmalar STANAG-3150 STANAG-3151 STANAG-4177 Tedarik Sözleşmelerine Dahil Edilecek Kodlandırma Hükmü Malzeme Tanımlama Tipleri Ülke Kodları DD 146 Malzeme Tanımlama Formu Geçici Stok Numarası (GSN) ile Kodlandırılacak Malzemeler NCAGE Kodu Tahsis Edilebilecek Kuruluşlar NCAGE Kodu Talep Dilekçesi NCAGE Kodu İstek Formu NCAGE Kodu Güncelleme Dilekçesi Ücretli Kodlandırma Protokolü Yerli ve NATO Dışı Malzeme İçin NATO Stok Numarası (NSN) Taleb Dilekçesi NATO/TIER2 (Yabancı) Malzeme İçin NATO Stok Numarası (NSN) Taleb Dilekçesi Yerli/NATO Dışı Malzeme İçin Malzeme Listesine Ait Çizelge NATO/TIER2 (Yabancı) Malzeme İçin Malzeme Listesine Ait Çizelge Kodlandırma Protokolü -VI- MSY.:310-8(A)

9 BİRİNCİ BÖLÜM GENEL ESASLAR 1. AMAÇ: Bu yönergenin amacı; NATO Kodlandırma Sistemini (NKS), Türk Silâhlı Kuvvetleri (TSK) bünyesinde Müşterek Lojistik Lisan olarak kullanarak, ana malzeme ve teçhizat ile bunların ömür devri boyunca bakım, onarım ve idame faaliyetlerinde değiştirilebilen ve/veya depolanabilen alt bileşenlerinin isimlendirilmesi, tanımlanması, sınıflandırılması ve NATO Stok Numarası (NSN) tahsis edilmesi esaslarını belirlemek, Türk Millî Kodlandırma Bürosu (TMKB, TU/NCB), Kuvvet Kodlandırma Büroları (KKB), tedarik makamları ile diğer ilgili makamlar arasındaki iş birliği esaslarını düzenlemektir. 2. KAPSAM: Bu yönerge, Genelkurmay Başkanlığı, Millî Savunma Bakanlığı (MSB), Kuvvet Komutanlıkları, Jandarma Genel Komutanlığı, Savunma Sanayi Müsteşarlığı ve Sahil Güvenlik Komutanlığınca yürütülen millî ve NATO Kodlandırma Hizmetlerine ilişkin esas ve usûlü kapsar. 3. TANIMLAR VE KISALTMALAR: Bu Yönerge de yer alan veya Yönerge kapsamındaki faaliyetlerde kullanılacak tanımlar EK-A da, kısaltmalar ise EK-B dedir. 1-1 MSY.:310-8(A)

10 İKİNCİ BÖLÜM MİLLÎ KODLANDIRMA SİSTEMİ VE UYGULAMA ESASLARI 1. TEMEL ESASLAR: a. Millî kodlandırma faaliyetlerinin NATO Kodlandırma Sistemine (NKS) uygun olarak yürütülmesi ve Türk Silâhlı Kuvvetleri envanterine giren/girecek olan ikmal maddeleri için Genel Malzeme Bilgileri Kütüğü (TIR-Total Item Records) oluşturulması ve sürekliliğinin sağlanması için TMKB, ilgili diğer makamlar ile iş birliği içinde çalışır. b. NATO Kodlandırma Talimatı (ACodP 1), NATO Kodlandırma Sisteminin temel dokümanıdır. 2. TEMEL PRENSİPLER: a. TSK tarafından tedarik edilen, üretilen veya envantere diğer yollardan giren ikmal maddelerinin NKS ye uygun olarak sınıflandırılması, tanımlanması ve bu malzemelere NSN tahsis edilmesi esastır. b. Türk Silâhlı Kuvvetlerinin envanterine giren/girecek olan ikmal maddeleri, EK- C de yer alan STANAG 3150 (Tek Tip İkmal Sınıflandırma Sistemi) e ve EK-Ç de yer alan STANAG 3151 (Tek Tip Malzeme Tanımlama Sistemi) e uygun olarak NKS esaslarına göre kodlandırılır. c. İkmal maddelerinin kodlandırılması işlemlerinde, EK-D de yer alan STANAG 4177 (Tek Tip Veri Edinme Sistemi) uygulanır. Tedarik makamları tarafından yapılacak alımlarda, TSK/MSB- Net ve internet ortamında MSB Teknik Hizmetler Dairesi Başkanlığı sayfasında ve EK-E de yer alan Kodlandırma Hükmü uygulanır. Kodlandırma hükümleriyle ilgili hususlar ihale dokümanına dâhil edilir. ç. Kodlandırma bilgilerinin saklanması, güncelleştirilmesi ve sürekliliği için, NKS ye uygun olarak düzenlenen, TMKB tarafından işletilen ve kontrol edilen bir Merkezi Kütük Sistemi oluşturulur. Genel Malzeme Bilgileri Kütüğü (TIR) adı verilen bu merkezi kütükte, malzeme tanımlama verileri ACodP 1 de ayrıntıları açıklanan temel veri yapılarında tutulur. Millî ihtiyaçlar için farklı veri yapılarının geliştirilmesi ve kullanımı mümkündür, ancak millî ihtiyaçlar için geliştirilen veri yapıları NATO ülkeleri arasındaki bilgi alış verişinde kullanılmaz. 3. NATO KODLANDIRMA SİSTEMİNE YARDIMCI DOKÜMANLAR: NKS, birbirini tamamlayan bir dizi Kodlandırma yardımcı dokümanları (AcodP-1/2/3, H2/6 vb.) kullanılarak yürütülür. Bu dokümanlar; basılı evrak, taşınabilir veri depolama birimleriyle muhafaza edilir. 2-1 MSY.:310-8(A)

11 4. İKMAL MADDELERİNİN İSİMLENDİRİLMESİ: Lojistik Sistemde kullanılan malzemenin isimlendirilmesinde bir standart oluşturabilmek için, aynı özelliklere haiz her bir ikmal maddesi aynı isim ile adlandırılır. Bu isimler, beş haneli Malzeme İsim Kodu ile sembolleştirilir. Bu isim kodu Onaylanmış Malzeme İsim Kodu (AINC-Item Name Code) ve Onaylanmamış Malzeme İsim Kodu (NON AINC-NonApproved Item Name Code) olarak iki bölüme ayrılır. NAMSA tarafından, NKS içerisinde oluşturulmuş bir Malzeme İsimleri Sözlüğü (AcodP 3 Müttefik Kodlandırma Yayını No:3) yayımlanır. AcodP 3, ülkeler tarafından kendi lisanlarına tercüme edilerek kullanılır. NATO ülkeleri, ihtiyaç olduğu takdirde bu dokümanda bulunmayan ikmal maddesi isimleri için geçici tanımlama (onaylanmamış malzeme ismi) kullanabilir. 5. GRUPLANDIRMA VE SINIFLANDIRMA: a. Envanterde çok sayıda ikmal maddesi bulunması nedeniyle, kolaylıkla idare edilebilen ve yeni ürünlerin de dâhil edilebileceği bir Malzeme Gruplandırma ve Sınıflandırma Sisteminin kullanılması gereklidir. Bu amaçla geliştirilen NATO Gruplandırma ve Sınıflandırma Sistemi, NATO İkmal Sınıflandırması Dokümanında (ACodP 2) belirtildiği şekli ile uygulanır. 6. MALZEME TANIMLAMASI: a. Her ikmal maddesine, tek bir tanımlama getirdiği için NATO Kodlandırma Sisteminin en önemli unsuru Malzeme Tanımlaması dır. Uygun bir şekilde düzenlenen malzeme tanımlaması, envantere mükerrer ikmal maddesi girişine de engel olur. b. Malzeme tanımlaması, ikmal maddesinin kendine ait özelliklerini kapsar ve herbir malzemeyi diğer ikmal maddelerinden farklı kılan gerekli asgarî bilgiyi içerir. Her tanımlama sadece bir ikmal maddesi için uygulanır ve benzer şekilde her ikmal maddesi için sadece bir tanımlama mevcuttur. c. Malzeme tanımlamasında iki yöntem kullanılır: (1) Tarif Yöntemi: (a) İkmal maddelerinin bu yöntem ile tanımlanabilmesi için, Malzeme İsim Kodları ve Malzeme Tanımlama Kılavuzları (MTK) (FIIG- Federal Item Identification Guide) kullanılır. ACodP 3 dokümanında bulunan ikmal maddelerinin isminin karşısında, o ikmal maddesinin tanımlanmasını sağlayacak MTK (FIIG) numarası da yer alır, (b) Yaygın kullanımı olan ikmal maddeleri için, ABD Millî Kodlandırma Bürosu tarafından yayımlanan FIIG lerin tercümeleri TMKB ve KKB ler tarafından kullanılır, (c) Tarif Yöntemindeki malzeme tanımlama tipleri ve bu tanımlama esnasında kullanılacak bilgi kodları hakkında ayrıntılı bilgi NATO Kodlandırma Talimatında (ACodP-1) bulunur. (2) Referans Yöntemi: Bu yöntem, malzemeye karşılık gelen onaylanmış veya onaylanmamış malzeme ismi, malzemenin üreticisi veya temin kaynağının NCAGE Kodu ve üretici/temin 2-2 MSY.:310-8(A)

12 kaynağı tarafından ikmal maddesine verilmiş olan referans (parça) numarasını kullanarak NSN tahsis etme işlemlerini kapsar. ç. Tarif ve referans yöntemleri yedi değişik malzeme tanımlama tipine bölünmüştür, EK-F de tipler hakkında ayrıntılı açıklama yer alır. 7. NATO STOK NUMARASI (NSN): Bir ikmal maddesi sınıflandırıldıktan ve tanımlandıktan sonra, o ikmal maddesinin kimliği, tahsis edilen NSN ile kesinleştirilir. NSN sadece TMKB tarafından tahsis edilir. TMKB nin uygun bulması durumunda KKB ler NSN tahsis edebilir. NATO Stok Numarası 13 basamaktan oluşan bir rakam dizisidir ve üç temel kısma ayrılır: a. İlk dört basamak, iki basamaklı grup ve iki basamaklı sınıf numarasının birleşiminden meydana gelen NATO İkmal Sınıflandırması Kodudur (NSC). b. Takip eden iki basamak, NSN tahsisini yapan ülkenin kodlandırma bürosuna verilen Ülke Kodudur. Ülke Kodu değiştirilmez. Envanterindeki ikmal maddesi adedi çok olan ülkeler birden fazla Ülke Kodu kullanabilir. (Örnek; ABD için Ülke Kodu olarak 00 ve 01 kullanılmaktadır.) Türkiye nin Ülke Kodu 27 dir. NATO Kodlandırma Sistemi içerisinde yer alan ülkelere ait Ülke Kodları, EK-G de yer alır. c. NSN nin son yedi basamağı uluslararası bir anlam taşımaz. Bu numara sadece kodlandırmayı yapan ülke MKB si tarafından o ikmal maddesine tahsis edilmiş olan Millî Malzeme Kayıt Sıra Numarasıdır (1) (2) (3) (4) (5) (1) NATO İkmal Sınıflandırma Kodu (NSC) (2) Ülke Kodu (3) Millî Malzeme Kayıt Sıra Numarası (4) NATO Malzeme Tanımlama numarası (NIIN) (5) NATO Stok Numarası (NSN) 8. NATO STOK NUMARASI TAHSİS İŞLEMLERİ: NATO Stok Numaralarının tahsisinde ve kullanılmasında, NATO ülkeleri arasında anlaşmaya varılan ve ACodP-1 de ayrıntıları belirtilen aşağıdaki esaslar uygulanır: a. Malzeme yönetiminde meydana gelen değişiklik veya yeni teknolojik gelişmeler gibi nedenlerle bir ikmal maddesinin sınıflandırılmasında değişiklik meydana gelebilir. Bu durumda NSN nin ilk dört basamağı, diğer dokuz basamağı aynı kalmak şartı ile değiştirilir. b. İkmal maddesine, üretilmiş olduğu ülkede NSN tahsis edilmesi esastır. Bazı durumlarda, üretici ülke yerine diğer bir NATO ülkesi tarafından NSN tahsisi yapılmış olabilir. Aynı malzemenin üretici ülke tarafından kodlandırılması durumunda, diğer ülkenin tahsis ettiği NSN iptal edilir ve asıl üretici ülkenin tahsis ettiği NSN kullanılır. 2-3 MSY.:310-8(A)

13 c. Bir NSN de Ülke Kodu ve Millî Malzeme Kayıt Sıra Numarasından oluşan NATO Malzeme Tanımlama Numarası (NIIN) değiştirilmez. Bu numara ancak o ikmal maddesi envanter dışı kaldıktan sonra MKB tarafından iptal edilir. ç. NSN sadece Millî Kodlandırma Büroları veya bu bürolar tarafından yetkilendirilmiş makamlar tarafından tahsis edilir. d. NSN tahsisinde, ACodP-1 de belirtilen uluslararası kurallar geçerlidir. Ülkeler, sadece kendi millî sistemlerinde geçerli olmak üzere NSN benzeri Geçici Stok Numaraları (GSN) kullanabilirler, ancak bunlar NATO ülkeleri arasındaki bilgi transferlerinde kullanılamaz. e. Tarif Yöntemi kullanılarak tahsis edilmiş NSN lere ait malzeme tanımlama bilgileri; NATO ülkeleri arasındaki bilgi alışverişinde, karakteristik bilgiler kodlanmış (Segment V) biçimde, yurt içi kullanımda ise karakteristik bilgier açık metin (Segment M) biçiminde veya EK-Ğ de yer alan DD-146 Malzeme Tanımlama Formu şeklinde düzenlenmesi tercih edilir. f. Çeşitli nedenlerle, her üretici ülke, ikmal maddesine kendi NSN sini tahsis eder. Bu nedenle bir ikmal maddesi, üretildiği ülkeler itibariyle birden fazla NSN ile tanımlanmış olabilir. Bir ikmal maddesi için üretildiği ülkedeki MKB tarafından tahsis edilen NSN nin kullanılması esastır. 9. GEÇİCİ STOK NUMARASI (GSN): GSN, KKB ler tarafından tahsis edilen NSN benzeri bir rakam ve harf dizinidir. KKB ler, TMKB tarafından kodlandırılmayan, TSK/MSB-Net ve internet ortamında MSB Teknik Hizmetler Dairesi Başkanlığı sayfasında ve EK-H de yer alan listede belirtilmiş malzemelere, ayrıca lojistik faaliyetlerin aksamaması için gerekli görülen durumlarda her türlü ikmal malzemesine GSN tahsis edebilir. EK-H listede yer alan malzemeler dışında kalan ikmal maddesi kapsamındaki malzemelere verilen GSN lerin kısa sürede NSN ye dönüştürülmesi esastır. 10. REFERANS NUMARASI: Referans Numarası, bir üretim maddesini tarif etmek veya bir ikmal maddesini tanımlamak için kullanılan bir numaradır. Referans numarası, imalâtçı veya malzemeyi tasarlayan makam tarafından tahsis edilir. Referans numarası aşağıdakilerden herhangi biri olabilir; a. İmalatçı Parça Numarası, b. İmalatçı Resim/Çizim Numarası, c. İmalatçı Model veya Tip Numarası, ç. İmalatçı Kaynak Kontrol Numarası, d. İmalatçı Ticari İsmi (İmalatçı malzemeyi sadece ticari isimle tanımladığında), 2-4 MSY.:310-8(A)

14 e. NATO/Millî Malzeme Tanımlama Numarası (NIIN), f. Şartname ve Standart numaraları ve/veya uygun tanımlayıcılar, g. İdari amaçlı AC135 veya bir MKB tarafından tanımlanmış diğer bilgiler. 11. NATO TİCARİ VE KAMU KURULUŞ (NCAGE) KODU: a. NATO Kodlandırma Sisteminde NCAGE Kodu, firma/yüklenici bilgilerine ulaşılmasını sağlayan 5 karakterli alfabetik-numerik bir koddur. Türkiye de faaliyet gösteren firmalar/yükleniciler için TMKB ce verilen kodun ilk karakteri alfabetik olup T karakteri ile başlar. Sonraki üç karakter alfabetik veya numerik, son karakter ise numerik olacak şekilde bir kod tahsis edilir. b. MKB ler, NKS gereği kendi ülkesinde faaliyet gösteren firmalara/yüklenicilere NCAGE Kodu tahsis etmek, bu firmaya/yükleniciye ait bilgileri Millî Kodlandırma Sistemi veri tabanına yüklemek ve talep edildiğinde diğer NKS ye üye ülkelerin kullanımına sunmakla yükümlüdür. c. MKB ler, NKS ye üye bir başka ülkenin envanterinde bulunan malzemenin imalatçısı/üreticisi durumunda olup, kendi ülkesinde yerleşik firmalara/yüklenicilere NCAGE Kodu tahsis etmek ve sonuçları talep eden ülkeye bildirmek zorundadır. NKS ye dâhil ülkeler NCAGE Kodu Tahsis Talebi Formu için NATO FORM AC/135-No 2A formunu, NCAGE Kodu Tahsis Talebi Cevap Formu için ise NATO FORM AC/135-No 2B formunu kullanırlar. Bu tanımların yeniden düzenlenmesi durumunda, güncel olan yeni formlar kullanılır. ç. Türkiye de faaliyet gösteren firmalar/yükleniciler için NCAGE Kodu, MSB Teknik Hizmetler Dairesi Başkanlığı bünyesinde bulunan TMKB tarafından tahsis edilir. d. NATO ülkeleri ve NATO ya üye olmayıp NKS yi kullanan (Tier2) ülkelerin Millî Kodlandırma Bürolarından TMKB ye NCAGE Kodu talebi geldiğinde bu talep incelenir, uygunsa NCAGE Kodu tahsis edilir. Talebin uygun olmaması ve/veya firma/yüklenici ile temas sağlanamaması durumunda NCAGE Kodu tahsis edilmez. NCAGE Kodunun neden tahsis edilemediği hususunda talepte bulunan MKB ye bilgi verilir. NCAGE Kodu tahsisi ile ilgili diğer esaslar EK-I da verilmiştir. e. TMKB ye müracaat eden firmanın/yüklenicinin öncelikle TSK/MSB-Net ve internet ortamında MSB Teknik Hizmetler Dairesi Başkanlığı sayfasında ve EK-İ de yer alan NCAGE Kodu Başvuru Dilekçesi, EK-J de yer alan NCAGE Kodu Numarası İstek Formunu doldurması gerekir. NCAGE Kodu tahsis edilmesi için doldurulan dilekçe, form ve diğer ekler TMKB tarafından incelenir, uygunsa NCAGE Kodu tahsis edilir. Firma/Yüklenici bilgilerinde değişiklik olduğunda güncelleme yine TMKB ce yapılır. Firma/Yüklenici bilgilerinde güncelleme yapılması için firmaların öncelikle yukarıda anılan adreslerden de ulaşabilecekleri ve EK-K da yer alan NCAGE Kodu Bilgisi Güncelleştirme Dilekçesini ve eklerini tamamlayarak TMKB ye başvurmaları gerekir. f. TSK bünyesindeki askerî fabrikalar, tersaneler, ikmal bakım merkezleri, dikimevleri ve MSB Ordu İlaç Fabrikası, millî kodlandırma faaliyetlerinde NCAGE Kodu verilecek imalatçı/üretici olarak değerlendirilir. TSK ya malzeme tedarik eden ve hizmet sağlayan bu gibi askerî birimlere de NCAGE Kodu tahsis edilir. 2-5 MSY.:310-8(A)

15 12. YURT İÇİ KAYNAKLI İKMAL MADDELERİNİN KODLANDIRILMASI İLE İLGİLİ ESASLAR: Yurt içinde üretilen ikmal maddelerinin kodlandırılması, yüklenicinin ve/veya kuvvet kodlandırma bürolarının sağlayacağı bilgilere göre TMKB tarafından yapılır. Kodlandırma işlemleri ACodP-1 de belirtilen esaslara ve aşağıda açıklanan kodlandırma sırasına göre yapılır. a. Kodlandırılması talep edilen malzeme; teknik özellikleri, parça numarası ve/veya NCAGE Kodu ile TIR içerisinde sorgulanır, daha önce NSN tahsis edilip edilmediği incelenir. b. Malzemenin NSN si mevcut ise ilgili NSN altına yükleniciye ait NCAGE Kodu ve referans numarası eklenir. c. Malzemeye NSN tahsis edilmemiş ise, Onaylanmış Malzeme İsimleri Sözlüğü nden (ACodP 3/H6) yararlanılarak malzeme isim kodu (INC-Item Name Code) tespit edilir. INC si olmayan malzeme için Onaylanmamış Malzeme İsmi kullanılır. INC tespiti için malzeme isimlerine göre ilgili Malzeme Tanımlama Kılavuzu (MTK/FIIG) ndan faydalanılır. ç. Tespit edilen INC için karşılık gelen birden fazla NATO İkmal Sınıflandırma Kodu (NSC) varsa, ACodP 2/H2 (NATO Malzeme Grupları ve Sınıfları Dizini) dokümanında yer alan uygun NSC seçilir. d. Kodlandırılacak malzeme Referans Yöntemi (Tip2) kapsamında ise, sadece malzeme ismi, NCAGE Kodu ve üretici firma tarafından malzemeye verilen referans numarası kullanılarak kodlandırma yapılıp, NSN tahsis edilir. e. Kodlandırılacak malzeme, tarif yöntemi (Tip1, 1A, 1B, Tip4, 4A, 4B) kapsamında ise Malzeme Tanımlama Kılavuzunda yer alan tanımlama sorularından gerekli olanlar cevaplandırılır ve tanımlanan malzemeye NSN tahsis edilerek TIR a kaydedilir. İhtiyaç duyulan hallerde, başvuru yapan makamdan (yüklenici veya KKB ler) destek alınır. f. Başvuru yapan makama, kodlandırılan malzemeye ait tanımlama bilgileri ve tahsis edilen NSN, başvuruda bulunduğu yönteme göre yazılı veya elektronik ortamda verilir. 13. NATO KODLANDIRMA SİSTEMİNE DÂHİL OLAN ÜLKELERDE ÜRETİLEN İKMAL MADDELERİNİN KODLANDIRILMASI İLE İLGİLİ ESASLAR: a. NATO veya Tier2 ülkelerinde üretilen ikmal maddelerine NSN tahsis edilebilmesi için, öncelikle STANAG 4177 ye uygun olarak kodlandırma hükümlerinin tedarik sözleşmesinde yer alması gerekir. Bu hüküm gereği; üretici ülkenin genel ve özel talimatları, AC/135 Grubu tarafından yayımlanmış kılavuz veya şartnameler ile uyumlu olacak şekilde teknik verilerin ve ilave olarak gerekliyse taslak malzeme tanımlamalarının, yüklenici tarafından, üretici ülke kodlandırma bürosuna sağlanması gerekir. Tedarikçi ülke tarafından aynı zamanda her bir malzeme için tasarım kontrol makamlarının isim, referans numarası ve varsa bu malzemelerin NSN leri yükleniciden istenir. 2-6 MSY.:310-8(A)

16 b. Sözleşme yapmakla yükümlü makamlar, sözleşmeye dahil edilmeyen ve daha sonra yükleniciye yansıtılmak istenilen kodlandırma hizmetleri için, yüklenicinin ilave para talep edebileceğini ve hatta kodlandırma işleminden kaçınabileceğini göz önünde bulundurur. Bu sebeple, STANAG 4177 ile uyumlu bir Kodlandırma Hükmü nün sözleşmelere dahil edilmiş olması hususu aranır. c. Tedarik faaliyetleri esnasında; tedarikçi ülke, alımı bir diğer NATO veya Tier2 ülkesinden yapıyorsa veya şartnamede STANAG 4177 gereğince kodlandırma yapmak için gerekli teknik verilerin üretici tarafından TMKB ye verilmesi hususu belirtilmişse, aşağıdaki hususlara uyulur: (1) İkmal maddesinin, NKS ye uygun olarak, üretici ülke tarafından kodlandırılması ve kodlandırma sırasında tahsis edilen NATO Stok Numarasının ve ilgili kodlandırma verilerinin (malzeme tanımlama, imalatçı ve referans bilgileri) bilgisayar formatı ve basılı doküman halinde tedarikçi ülkeye verilmesi gerekir. (2) Üretici, NATO veya Tier2 ülkesi değilse ve üretilen ikmal maddesi bu ülkelerden biri tarafından kodlandırılmamışsa, tedarikçi ülkenin MKB since, tedarik edilen ikmal maddesinin kodlandırılması yapılır. ç. NKS esaslarına göre, bir ülkelenin MKB si, diğer ülke MKB lerine, aşağıdaki kodlandırma hizmetlerini sağlamakla yükümlüdür: (1) Genel Malzeme Bilgileri Kütüğüne (TIR) yeni girecek ikmal maddelerinin, tanımlamasını yapar ve NSN tahsis eder, (2) İstenildiği takdirde bu malzemeye ait tanımlama bilgilerini bir başka ülkeye, SEGMENT V bilgisayar verisi yapısında verir, (3) Malzeme ile ilgili değişiklik bilgilerini kayıtlı kullanıcılara bildirir, (4) Talep halinde TIR güncelleştirme bilgilerini hazırlar, (5) NCAGE Kodu tahsis edilmiş ve firma/yüklenici bilgilerini verir. d. TMKB, TSK envanterindeki NATO ve Tier2 ülkeleri kaynaklı ikmal maddelerinin kodlandırılması için diğer MKB ler ile işbirliği yapar. Bu amaçla iki ayrı uygulama gerçekleştirir: (1) Malzemenin NSN si biliniyorsa; TMKB, bu malzeme için Kullanıcı Kaydı talebini elektronik ortamda üretici ülkenin MKB sine gönderir. İlgili ülke MKB sinden gelen Kullanıcı Kaydı yapılmış malzemeye ait kodlandırma bilgileri TMKB tarafından TIR a eklenerek, elektronik ortamda yayımlanır. (2) Malzemenin NSN si bilinmiyorsa; TMKB, bu malzeme için Kodlandırma ve Kullanıcı Kaydı Talebini malzemenin üreticisi olan ilgili ülkenin MKB sine elektronik ortamda gönderir. İlgili ülke MKB sinden gelen Kodlandırma ve Kullanıcı Kaydı yapılmış malzemeye ait kodlandırma bilgileri TMKB tarafından TIR a eklenerek, elektronik ortamda yayımlanır. 2-7 MSY.:310-8(A)

17 14. NATO KODLANDIRMA SİSTEMİNE DÂHİL OLMAYAN ÜLKELERDE ÜRETİLEN İKMAL MADDELERİNİN KODLANDIRILMASI İLE İLGİLİ ESASLAR: Bu kapsamda yer alan ikmal maddelerinin kodlandırılmasında, İkinci Bölüm, Madde 12 de belirtilen yurt içi kaynaklı ikmal maddelerinin kodlandırma esasları uygulanır. 15. NATO VE TIER2 ÜLKELERİ KAYNAKLI İKMAL MADDELERİ İLE İLGİLİ İPTAL TALEPLERİNİN ESASLARI: Kullanıcı kaydı yapılmış yabancı kaynaklı ikmal maddelerine ait NSN lerin iptal edilme önerisi, malzemeyi kodlandıran ülkenin MKB si tarafından TMKB ye gönderilir. TMKB ve Kuvvet Komutanlıkları tarafından, iptal edilmesi önerilen malzemenin envanterdeki mevcudiyeti konusunda bir çalışma yürütülür. TMKB, bu çalışma neticesinde söz konusu NSN nin iptal edimesi hususunda ortaya çıkan ülke görüşünü, ilgili ülke MKB sine gönderir. 16. MÜŞTEREK PROJELER VE NATO PROJELERİNDE UYGULANACAK ESASLAR: Müşterek proje bir veya birden fazla ikmal maddesinin, birden fazla ülke tarafından tedarik edilmesini kapsar. İkmal maddesi, yeni geliştirilen veya orijinali esas alınarak üretilen bir malzeme olabilir. Üretilecek kısımlar ülkeler arasında karşılıklı anlaşma ile tespit edilir. Müşterek proje ve NATO projeleri ile ilgili kodlandırma faaliyetleri ACodP-1 de belirtilen esaslara göre yürütülür. 17. MALİ HUSUSLAR: a. TMKB tarafından yapılan kodlandırma işlemleri, bir sözleşme/anlaşma kapsamında TSK ya mal tedariği yapacak firma/yüklenicilere ücretsiz yapılır. b. TSK/MSB ihtiyacı haricinde, yurt içi kamu kurum ve kuruluşlarından veya yurt dışından ihale kazanılması ile yurt dışı ihalelerde kodlandırmanın ön koşul olduğu durumlarda, firmaların talep edeceği kodlandırma hizmeti ücreti kaşılığı verilir. Bu ücret Millî Savunma Bakanlığı tarafından tespit edilir ve TSK/MSB-Net ve internet ortamıda MSB Teknik Hizmetler Dairesi Başkanlığı sayfasında yayımlanır. c. Ücretli kodlandırma, TSK/MSB-Net ve internet ortamıda MSB Teknik Hizmetler Dairesi Başkanlığı sayfasında yayımlanan ve EK-L de yer alan ücretli kodlandırma protokolü kapsamında icra edilir ve talepte bulunan firma, TMKB ye bu bedelin yatırıldığına ait banka hesap belgesinin bir kopyasını, anılan protokol ile anılan adreslerde ve EK-M veya EK-N da yer alan başvuru dilekçesi, EK-O veya EK-Ö de yer alan malzeme listesi çizelgesini ve başvuru dilekçesinde yer alan diğer eklerle birlikte ibraz eder. 18. GÖREV VE SORUMLULUKLAR: a. Türk Millî Kodlandırma Bürosunun Sorumlulukları: TMKB, NATO Kodlandırma Sistemi gereğince yürütülen faaliyetler kapsamında aşağıda belirtilen hizmetleri yerine getirmekle yükümlüdür: (1) Millî Kodlandırma Sistemini, NATO Kodlandırma Sistemi esaslarına göre yürütür ve sürekliliğini sağlar, 2-8 MSY.:310-8(A)

18 (2) İhtiyaç sahibi ve tedarik makamları ile koordineli çalışarak, malzemenin kodlandırma faaliyetlerini yürütür, (3) Kuvvet Komutanlıkları ile koordineli bir şekilde çalışarak Genel Malzeme Bilgileri Kütüğünü (TIR- Total Item Records) oluşturur ve güncel tutulmasını takip eder, (4) Tedarik edilecek ikmal maddesine ait saymanlıklardan gelen onaylanmış malzeme listesi çizelgesini, mevcut kayıtlara göre inceleyerek envantere daha önce alınmış malzemeyi tespit eder ve söz konusu NSN yi ilgili tedarik makamına bildirir, (5) AC/135 NATO Millî Kodlandırma Direktörleri Grubunda Türkiye yi temsil eder ve gelişmeler hakkında KKB leri bilgilendirir, (6) Kodlandırma faaliyetleri için gerekli MTK, AcodP 2, AcodP 3/H6, NMCRL gibi destek dokümanlarını hazırlar / temin eder ve ilgili birimlere dağıtır, (7) Kodlandırma verilerinin sorgulanabilmesi amacıyla elektronik ortamda bu verileri KKB lere ve kullanıcılara sunar, (8) Kuvvet Komutanlıklarının ihtisasına göre özel kullanımı olan silah ve teçhizatın kodlandırılması için ilgili KKB leri yetkilendirir, (9) Diğer ülke MKB leri tarafından hazırlanan dokümanların (elektronik veri depolama aygıtları, NMCRL vb.) dağıtımını isteyen makamlara yapar, (10) TSK ya, NATO ve NATO ülkelerine mal ve hizmet sağlayan, NATO ve NATO ülkelerinin kaynak arşivi ve TSK ilaç listesine kayıt için başvuracak firmaya/yükleniciye NCAGE Kodu tahsis eder ve bu firma bilgilerinde değişiklik olduğunda güncelleme işlemini yapar, (11) ACodP-1 de belirtilen esaslara göre kodlandırılacak ikmal maddeleri için kullanılacak tanımlama tipini belirler ve bu tipe göre ikmal maddesine NSN tahsis eder, yapar, (12) Talep edilmesi halinde kodlandırma faaliyetleri hakkında bilgilendirme (13) NATO Kodlandırma Sisteminin gelişimine katkıda bulunur, değişiklikleri uygular ve ilgili makamlara bildirir, (14) NATO Ülkeleri tarafından gönderilen kodlandırma taleplerine zamanında işlem yapar ve bu ülkelerin uygun kodlandırma isteklerini karşılar. ACodP-1 de belirtilen esaslar dâhilinde Uluslararası Kodlandırma Faaliyetlerini yürütür, (15) NCAGE Kodu tahsis edilen Firma/Yüklenicileri NMCRL ye dâhil ettirir, (16) Yurt içi kaynaklı malzemeler için, NSN si mevcut ve NSN altında malzemenin en az bir üreticisi ve tedarikçisi kayıtlı ise, aynı malzeme için yapılacak müteakip tedarik faaliyetlerinde, yüklenicinin üretici olması durumunda söz konusu NSN altına yüklenicinin NCAGE Kodu ve parça/referans numarası ekler (Eğer yüklenici üretici değilse, NSN altına yüklenicinin NCAGE Kodu ve parça/referans numarası eklenmesi hususu TMKB inisiyatifindedir). 2-9 MSY.:310-8(A)

19 b. İhtiyaç Sahibi Makamın Sorumlulukları: (1) İlgili saymanlık tarafından, envanter kayıtları incelenir, NSN si olmayan malzeme için EK-O ya da EK-Ö de yer alan kodlandırılacak malzeme listesi çizelgesini tanzim ederek yükleniciye verir, (2) Muayene aşamasına kadar sonuçlandırılamayan kodlandırma başvuruları için söz konusu ihtiyaç sahibi makamın ilgili personelince, yüklenici tarafından TMKB den alınacak başvuru yapıldığını gösteren evrak ile tedarik edilen malzemenin uygunluğunu kontrol eder, tedarik/lojistik süreçlerin aksamaması için bu kapsamdaki malzemeler için Geçici Stok Numarası (GSN) tahsis edilmesini sağlar, (3) NKS yürürlüğe girmeden önce TSK envanterine girmiş, ancak NSN si bulunmayan ikmal malzemesinin kodlandırılması için MKB ye ilgili KKB üzerinden elektronik ortamda veya yazılı olarak başvuruda bulunur, (4) Kodlandırma Hükmü nün ihale dokümanlarına dâhil edilmesi için ihale dokümanı hazırlamakla sorumlu makamlarla gerekli koordinasyonu sağlar, bu hususun ihale dokümanlarına dâhil edilmesini gerçekleştirir, (5) Yeni tedarik edilecek malzeme alım listelerinde hem envanterde bulunan hem de envantere yeni girecek malzemelerin NSN si varsa, EK-O ya da EK-Ö de yer alan kodlandırılacak malzeme listesi çizelgesine NSN leride yazarak TMKB ye gönderir, (6) Gıda maddesi alımlarında TMKB tarafından verilmiş olan NSN leri inceler, malzemenin NSN si mevcut ise firma bigisi aranmaksızın alımın mevcut NSN ile gerçekleştirilmesini sağlar. c. Tedarik Makamlarının Sorumlulukları: NATO Stok Numarası ile alım yapılması durumunda, MSB 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu İstisnalar (3.B) Mal ve Hizmet Alımları Yönergesi ndeki hükümler geçerlidir. ç. Kuvvet Komutanlıklarındaki Kodlandırma Makamlarının Sorumlulukları: Kuvvet Komutanlıkları bünyesinde teşkil edilen ve TMKB ile koordineli olarak çalışan KKB ler Yetkilendirilmiş Kodlandırma Makamları dır. Bu makamlar, TMKB ile koordineli çalışarak, kendi Kuvvet Komutanlığındaki kodlandırma işlemlerini Millî Kodlandırma Sistemi esaslarına göre yürütürler. KKB ler Kuvvet Komutanlığı bünyesindeki kodlandırma faaliyetlerinin yürütülmesi için bir yapı oluştururlar. Kuvvet Komutanlıklarındaki kodlandırma makamlarının sorumlulukları aşağıdadır: (1) TMKB ile koordineli çalışarak NATO/Millî Kodlandırma Sistemini uygular, (2) Kodlandırılması istenilen malzemeye ait malzeme tanımlama verilerini TMKB ce belirtilen formatlarda hazırlayarak, yazılı veya elektronik ortamda TMKB ye iletir ve NSN tahsisini ister, 2-10 MSY.:310-8(A)

20 (3) Lojistik sistemin sürekliliğini sağlamak maksadıyla; (a) NATO / Tier2 ülke kaynaklı ikmal maddelerine GSN tahsis eder, (b) TMKB iş yoğunlunun fazla olduğu hallerde ve acil durumlarda TMKB ce tahsis edilecek NSN ile değiştirmek kaydıyla GSN tahsis eder, (c) EK-H de yer alan GSN ile kodlandırılacak malzeme listesinde yer alan malzemelere GSN tahsis eder, (4) TMKB ile koordineli olarak, bağlı oldukları Kuvvet Komutanlığına ait Genel Malzeme Envanter Kaydını güncel tutar, (5) Kuvvet Komutanlığı bünyesindeki kodlandırma hizmetlerinin koordinesini ve kodlandırma bilgilerinin lojistik faaliyetlerde kullanılmasını sağlar, (6) Hibe, buluntu, zoralım vb. yollar ile envantere dahil edilen/edilecek olan malzeme için resmi olarak kodlandırma başvurusunda bulunur. d. Yüklenicinin Sorumlulukları: (1) İhale sözleşmesi imzalandığı tarihten itibaren en kısa sürede kodlandırılacak malzeme için TMKB tarafından istenilen ve TSK/MSB-Net ve internet ortamında MSB Teknik Hizmetler Dairesi Başkanlığının sayfasında ve EK-M veya EK-N da yer alan başvuru dilekçesini, EK-O veya EK-Ö de yer alan malzeme listesini, EK-P de yer alan protokolü ve başvuru dilekçesinde yer alan diğer ekleri doldurur, doğrudan ya da e- imza/m-imza kullanarak elektronik ortamdan TMKB ye başvurur, başvurur, (2) NCAGE Kodunu Daha önce almamış ise, NCAGE Kodu tahsis işlemi için (3) Kodlandırma işlemlerinin, muayene aşamasına kadar yetişmediği durumlarda GSN tahsis edilerek, (NATO/Tier2 kaynaklı ikmal maddeleri ile çok parçalı ana sistemlerin tedarikinde vb.) garanti süresinin bitimine kadar sonuçlandırılması devam edebilir. Tüm bu süreç boyunca yüklenicinin kodlandırma yükümlülüğü devam eder, (4) Yüklenici kodlandırılacak herbir kalem malzeme için ilgili teknik bilgi ve belgeleri (üreticiye ait parça ya da referans numarasını gösteren katalog, broşür, teknik çizim vb.) temin ederek başvuru evrakları ile birlikte ibraz eder, (5) Yüklenici, kodlandırma hükümlerini kendisi yerine getirmekle sorumludur. Tedarikin/üretimin alt yüklenicilere yaptırılması halinde dahi Kodlandırma Hükmünü yerine getirme sorumluluğu ana yükleniciye aittir. 19. İLGİLİ DOKÜMAN: a. ACodP 1 (NATO Kodlandırma Talimatı): Bu doküman, NATO ülkeleri ve bu ülkeler arasındaki kodlandırma faaliyetleri ile ilgili prensipleri ve bilgi işleme şekillerini belirleyen ana dokümandır. Bu talimat TMKB ile KKB ler tarafından uygulanır MSY.:310-8(A)