KALİTE BELGELERİ GEREKLİ EVRAK LİSTESİ

Transkript

1 KALİTE BELGELERİ GEREKLİ EVRAK LİSTESİ KALİTE BELGE / SERTİFİKA ASLI TEST-DENEY-MUAYENE-ANALİZ RAPORLARI ( ASLI OLMALIDIR ) FATURA FATURA ÖDEME BELGESİ ASLI SÖZLEŞME/HİZMET FİYAT LİSTESİ BELGE/ SERTİFİKA / TEST RAPORLARI / FATURA / DÜZENLEYEN KURUMA AİT AKREDİTASYON BELGESİ (GEREKLİ DURUMLARDA YETKİ BELGESİ) İMZA SİRKÜLERİ KURULUŞ GAZETESİ VARSA UNVAN DEĞİŞİKLİĞİ GAZETESİ TİCARET SİCİL GAZETESİ/HAZİRUN CETVELİ KAPASİTE RAPORU KAPASİTE RAPORU YOK İSE FAALİYET BELGESİ VE/VEYA EKSPERTİZ RAPORU İHRACATÇILAR BİRLİĞİ ÜYE AİDAT MAKBUZU EVRAK DETAYLARI KALİTE BELGE / SERTİFİKA ( ASLI OLMALIDIR ) Belge /sertifika / asıllarının ibraz edilmesi gerekmektedir. Pazara giriş belgesinin elektronik ortamda düzenlendiği durumlarda E-İMZALI olarak belgenin çıktısı ile belgeyi düzenleyen kuruluştan alınacak belgenin elektronik ortamda düzenlendiğine ilişkin ıslak imzalı yazının ibraz edilmesi gerekmektedir. İlk defa alınan belgelere ilişkin başvuruda söz konusu belgenin her hangi bir belgelendirme kuruluşundan daha önce alınmadığının şirket tarafından beyan edilmesi gerekir. (Dilekçe verilebilir) Belge/sertifikaların yenileme giderleri bir önceki belge/sertifikanın geçerli olduğu tarih aralığında adına belge düzenlenen şirket veya organik bağı bulunan şirket tarafından ihracat gerçekleştirildiğinin tevsiki halinde desteklenebilir. Belge/sertifikaların yenileme giderleri bir önceki belge/sertifikanın geçerli olduğu tarih aralığında ihracat yapıldığını tevsik eden gümrük beyannamesi sureti gönderilmelidir. (YENİLEME İSE BİR ÖNCEKİ BELGE FOTOKOPİSİ MUHAKKAK GÖNDERİLMELİDİR..) Belge ingilizce harici ise Yeminli Türkçe Tercümesi gereklidir. (Renkli fotokopi, Aslı gibidir ve tercüme üzerine yapılmış noter onayları asıl evrak yerine geçmemektedir. ) Desteğe konu olan belge/sertifika akredite olmuş kurumların (IAF -EA - ILAC ) dışından alınmış ise ilgili ülkedeki Türk Ticaret Müşavirliği/Ataşeliğe onaylatılması gerekmektedir. Başvuru sırasında zorunlu olarak bulunması gereken belgelerde veya söz konusu belgelerde yer alması gereken Ticaret Müşaviri/Ataşesi/Bakanlık Temsilcisi onayında eksiklik olması halinde söz konusu harcama için eksik belge işlemi uygulanmaz ve destek başvurusu reddedilir. Diğer belgeler için eksik belge işlemi uygulanır.

2 UYARI: Ara denetim, gözetim, yol, danışmanlık giderleri, Sistem belge/sertifika/rapor yenilemesi, safety assessment (Güvenlik/emniyet değerlendirme raporları) VE RE-TESTLER destek kapsamı dışında kalacağından ilgili işlemler yapılmamaktadır. TEST-DENEY-MUAYENE-ANALİZ RAPORLARI ( ASLI OLMALIDIR ) Test/Analiz raporlarına ilişkin giderler, belge/sertifikanın alınabilmesi için zorunlu olarak yaptırılması ve/veya ilgili ülke pazarına girişte zorunlu olarak aranması halinde desteklenebilir. Desteğe konu test/analiz raporu başka bir belge alımı için zorunlu ise söz konusu raporun belge alımında zorunlu olduğunu gösteren dokümanın (ilgili mevzuat, direktif, standart vb.) veya belgeyi düzenleyen kuruluştan alınacak, rapor ile belgenin eşleştirildiği ve söz konusu test/analiz raporunun belge alımında zorunlu olduğunun beyan edildiği ıslak imzalı yazının ibraz edilmesi gerekmektedir. Yapılan testlere ait test, muayane ve analiz raporlarının orijinalleri ibraz edilmelidir. ( İngilizce haricindeki bir yabancı dilde düzenlenmiş belgelerin yeminli tercüman tarafından yapılmış Türkçe tercümeleri gereklidir. 10 sayfanın üzerinde olan test/analiz raporları için başlangıç ve sonuç bölümlerinin yer aldığı sayfaların tercümeleri yeterlidir ) Desteğe konu test/analiz raporunun bir ülke pazarına girişte avantaj sağladığı durumlarda, test/analiz raporunun müşteri talebine binaen yapıldığına ilişkin ihale şartnamesi veya müşteriden alınacak yazı veya sipariş formu veya sözleşmenin ibraz edilmesi gerekir. Desteğe konu test/analiz raporunun ihale için yapılması durumunda ilgili ihale şartnamesi aranır. Tarım Analiz Raporu ve sağlık/güvenlik sertifikalarının aslı ya da Gıda, Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı nın yetkili birimleri tarafından onaylanmış rapor ve sertifikaların eşleştirildiği listenin ibraz edilmesi gerekmektedir. Safety assessment (Güvenlik/emniyet değerlendirme raporları) destek kapsamı dışındadır. Test raporlarına ait Sertifika bulunmaması durumunda ise aşağıdaki evrakların ibraz edilmesi zorunludur. Desteğe konu test/analiz raporu bir ülke pazarına girişte zorunlu ise söz konusu raporun pazara girişte zorunlu olduğunu gösteren belge veya dokümanların (uluslararası direktiflerin, yönetmeliklerin, ilgili ülkenin konuya ilişkin yasal mevzuatının test/analiz raporunun zorunlu olduğuna dair kısımlarının) ibraz edilmesi gerekmektedir. Test/analiz raporlarında raporun sonucu ( olumlu/olumsuz ) bulunmuyor ise, raporun alındığı kuruluştan test/analizin olumlu sonuçlandığını belirtir yazı gereklidir. Desteğe konu test/analiz raporunun bir ülke pazarına girişte avantaj sağladığı durumlarda, test/analiz raporunun müşteri talebine binaen yapıldığına ilişkin müşteriden alınacak yazı ile birlikte sipariş formu veya sözleşmenin ibraz edilmesi gerekir.

3 Desteğe konu test/analiz raporunun ihale için yapılması durumunda ilgili ihale şartnamesi aranır. FATURA SURETİ Fatura ingilizce harici ise yeminli Türkçe tercümesi yaptırılarak gönderilmelidir. Başvuru sırasında zorunlu olarak bulunması gereken belgelerde veya söz konusu belgelerde yer alması gereken Ticaret Müşaviri/Ataşesi/Bakanlık Temsilcisi onayında eksiklik olması halinde söz konusu harcama için eksik belge işlemi uygulanmaz ve destek başvurusu reddedilir. Diğer belgeler için eksik belge işlemi uygulanır. Belge/sertifikayla ilgili yaptırılması zorunlu test ve analizlerin, belge/ sertifikayı veren kuruluştan farklı bir kuruluş tarafından yapılmış olması durumunda, test ve analizleri yapan kuruluş tarafından düzenlenen faturalar destek kapsamında değerlendirilir. Belge yurtdışında yerleşik bir firmadan faturalandırıldıysa, faturanın ilgili ülkede bulunan ticaret Ataşeliğinin aslını görerek onayladığı örneği gereklidir. Fatura, ödeme belgeleri ve ihracat kayıtlarının ilgili şirket ve/veya organik bağı bulunan şirketler adına düzenlenmiş olması gerekmektedir. FATURA ÖDEME BELGESİ ASLI Fatura bedellerinin ödendiğine ilişkin; banka kaşe ve imzalı banka dekontu, e-dekont, kredi kartı ekstresi, çek vb. belgeler ibraz edilmelidir. Çekle yapılan ödemelerde, çek fotokopisi ile çekin keşideci tarafından ödendiğine ilişkin muhatap banka belgeleri sunulmalıdır. Kredi kartı ile yapılan ödemelerde şirket kredi kartı veya şirket ortaklarının kişisel kredi kartı kullanılabilir. Çalışana ait kredi kartı ile yapılan ödeme geçerli kabul edilmemektedir. İngilizce harici ise yeminli Türkçe tercümesi yaptırılarak gönderilmelidir. Ödeme yurtdışından yapıldıysa ödeme belgesinin ilgili ülkede bulunan ticaret Ataşeliğinin aslını görerek onayladığı örneği gereklidir. Belge/sertifika/raporlara ilişkin fatura ve/veya ödeme belgelerin bedellerinin, faturayı düzenleyen kuruluşla yapılan sözleşme veya kuruluşun ayrıntılı hizmet fiyat listesinde belirtilen bedelden yüksek olması durumunda, destek tutarı sözleşme/fiyat listesindeki bedel üzerinden hesaplanır. Hak ediş hesaplaması yapılırken, destek başvuru süresinden sonra yapılmış olan ödemeler dikkate alınmaz. Tarım ürünleri analiz raporları ve sağlık sertifikaları için nakit olarak yapılan ödemelerde, tahsilat makbuzunun ibrazı veya nakit olarak ödenmiştir vb. bir ibarenin ilgili kurum tarafından faturanın üzerine konularak, kaşelenmesi, imzalanması ve nakit tahsilatın veya ödemenin gerçekleştiği tarihin belirtilmesi gerekmektedir. Harcamaların, adına belge düzenlenen şirket veya organik bağı bulunan şirket tarafından gerçekleştirilmesi halinde başvuru destek kapsamında değerlendirilir.

4 Aşağıda belirtilen koşulları sağlayan şirket organik bağı bulunan şirket olarak kabul edilir: a) Destek başvurusunda bulunan şirketin en az % 51 oranında ortak olduğu şirket, b) Destek başvurusunda bulunan şirket hissesinin en az %51 ine sahip ortak ya da ortakların en az %51 oranında ortak olduğu şirket, c) Destek başvurusunda bulunan şirketin halka açık bir anonim ortaklık olması halinde, halka açık kısım düşülmek suretiyle kalan hissenin en az %51 ine sahip ortakların en az %51 oranında ortak olduğu şirket SÖZLEŞME/HİZMET FİYAT LİSTESİ: Pazara giriş belgelerinin alındığı kuruluşla yapılan sözleşmenin veya kuruluşun ayrıntılı hizmet fiyat listesinin örneği. (Fotokopi olabilir.) Test/analiz raporlarının alındığı kuruluştan test/analizin olumlu sonuçlandığını belirtir yazı Sözleşme ingilizce harici ise Yeminli Türkçe Tercümesi gereklidir. Belge/sertifika/raporlara ilişkin fatura ve/veya ödeme belgelerin bedellerinin, faturayı düzenleyen kuruluşla yapılan sözleşme veya kuruluşun ayrıntılı hizmet fiyat listesinde belirtilen bedelden yüksek olması durumunda, destek tutarı sözleşme/fiyat listesindeki bedel üzerinden hesaplanır. Sözleşme yurt dışında bir firma tarafından düzenlendiyse ilgili ülkede bulunan Ticaret Ataşeliğinden aslını görerek onaylandı örneği gereklidir. BELGE/ SERTİFİKA / TEST RAPORLARI / FATURA / DÜZENLEYEN KURUMA AİT AKREDİTASYON BELGESİ Desteğe konu belgeye ilişkin olarak Akreditasyon Kuruluşu tarafından akredite edildiğini/onaylandığını/yetkilendirildiğini gösterir belge/çıktı ibraz edilmelidir. Belge/sertifikayı veren kurum/kuruluş ile faturayı düzenleyen kurum/kuruluş farklı olduğunda, faturayı düzenleyen kurum/kuruluşla belge/sertifikayı veren kurum/kuruluş arasındaki bağın ispatını teminen; iki kurum/kuruluş arasındaki iş/ortaklık ilişkisini gösterir resmi bir belgenin ibraz edilmesi gerekir. UYARI: İngilizce harici belge için tercüme gereklidir. Ancak Yeminli veya noter onayına gerek yoktur. İMZA SİRKÜLERİ SURETİ KURULUŞ GAZETESİ SURETİ UNVAN DEĞİŞİKLİĞİ VARSA UNVAN DEĞİŞİKLİĞİ GAZETESİ SURETİ TİCARET SİCİL GAZETESİ/HAZİRUN CETVELİ:

5 Başvuruda bulunan ve/veya organik bağlı şirketin son sermaye yapısını gösteren Ticaret Sicil Gazetesinin fotokopisi veya en son yapılan Bakanlık temsilcisinin de katıldığı kurul toplantısına ilişkin hazirun cetvelinin aslı ibraz edilmelidir. Harcamaların veya ihracatın organik bağlı şirket üzerinden gerçekleştirilmesi durumunda organik bağın tevsikini teminen diğer şirketin son sermaye yapısını gösteren Ticaret Sicil Gazetesinin örneğinin de ibraz edilmelidir. KAPASİTE RAPORU SURETİ Kapasite Raporunun ibraz edilemediği hallerde Ekspertiz Raporu, her ikisinin ibraz edilemediği hallerde bağlı bulunulan meslek kuruluşlarından alınan faaliyet belgesi ve rapor/sertifikaya konu olan en az bir ürün çeşidinin belgenin alındığı yıl veya ondan bir önceki yıl ihraç edildiğini gösterir Gümrük Beyannamesi (Serbest Bölge Gümrük Müdürlüklerinden yurtdışına yapılan satışlarda ise, ihracatçı tarafından, Serbest Bölge İşlem Formunun, yurtdışı edilen mala ilişkin faturanın, T.I.R. Karnesi ve/veya Transit Beyannamesinin ve anılan mala ilişkin fiili ihracatın gerçekleştirildiğine dair ilgili Serbest Bölge Gümrük Müdürlüğü nden alınacak bir yazının, ilgili İhracatçı Birliğine ibraz edilmesi gerekmektedir.) Kapasite/Ekspertiz Raporunun belge/sertifika/raporun düzenlendiği tarihte geçerli olması gerekmektedir. FAALİYET BELGESİ VE/VEYA EKSPERTİZ RAPORU: Kapasite Raporunun ibraz edilemediği hallerde Ekspertiz Raporu, her ikisinin ibraz edilemediği hallerde bağlı bulunulan meslek kuruluşlarından alınan faaliyet belgesi ve rapor/sertifikaya konu olan ürünlerin belgenin alındığı yıl veya ondan bir önceki yıl ihraç edildiğini gösterir Gümrük Beyannamesinin örneği (Kapasite/Ekspertiz Raporunun belge/sertifika/raporun düzenlendiği tarihte geçerli olması gerekmektedir.) İHRACATÇILAR BİRLİĞİ ÜYE AİDAT MAKBUZU Müracaat yılına ilişkin Birliğe üyeliğinizi gösterir aidat makbuzu veya aidat bedelinin ödendiğini gösterir ödeme belgesi.

6 İLGİLİ KURUMA SON BAŞVURU SÜRESİ; BELGE TARİHİ İTİBARI İLE 6 AY DIR. DOSYANIN İNCELENEBİLMESİ İÇİN EVRAKLARIN BELGE TARİHİNDEN EN AZ 1 AY ÖNCE TARAFIMIZDA OLMASI GEREKMEKTEDİR! TARAFINIZLA YAPILMIŞ OLAN SÖZLEŞME MADDESİ GEREĞİ SON BAŞVURU TARİHİNE 5 İŞ GÜNÜNDEN AZ BİR SÜRE KALMIŞ VE EKSİK EVRAKLARI, BAŞVURU FORMLARI GELMEMİŞ OLAN DOSYANIN BAŞVURUSU TARAFIMIZDAN YAPILAMAYACAKTIR. (TARAFINIZDAN GELEN ONAY DAHİLİNDE BAŞVURUSU YAPILIRSA, OLUŞABİLECEK OLUMSUZLUKLARDAN FİRMAMIZ SORUMLU OLMAYACAKTIR. DOSYADA OLUMSUZLUK YAŞANMAMASI ADINA EVRAKLARINIZI MAKUL SÜRE DAHİLİNDE TAM VE EKSİKSİZ OLARAK GÖNDERMENİZİ ÖNEMLE RİCA EDERİZ.) Not: İLGİLİ KAMU KURUMU YUKARIDA BELİRTİLEN EVRAKLARIN DIŞINDA İLAVE BİLGİ VE BELGE İSTEME HAKKINA SAHİPTİR. DİKKAT: İbrazı zorunlu destek ve harcama başvuru belgeleri ile Bakanlık tarafından ibrazı talep edilen her türlü bilgi ve belgenin başvuru sahibine ait KEP adresi aracılığıyla Bakanlık KEP adresine iletilmesi gerekir. Bakanlık başvuru sahibine yapacağı bildirimleri KEP adresi aracılığıyla yapar. Bakanlık kayıtlarındaki adreslerinin/kep adreslerinin güncel halde tutulması başvuru sahibinin yükümlülüğündedir. KEP aracılığıyla Bakanlığa iletilen her başvurunun, imza sirküleri ile birlikte sunulması ve başvuruda yer alan belgelerden her birinin başvuru sahibini temsil ve ilzama yetkili kişi/kişiler tarafından 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu standartlarına uygun nitelikli elektronik sertifika kullanılarak oluşturulan elektronik imza ile imzalanması ve elektronik imzalı dokümanların dosya uzantılarının.pdf veya.pdf.imz olması zorunludur. Başvuru sahibi tarafından e-imza uygulaması çerçevesinde iletilen belgelere ait orijinal evrakların eksiksiz bir şekilde muhafaza yükümlülüğü ve denetime karşı sorumluluğu, destek başvurusundan itibaren 10 yıl boyunca başvuru sahibine aittir. UYARI: Tarafınızdan gelen evraklarla ilgili Birliklere yapılan Proje Başvurularınız neticesinde, Birliğinizden firmanıza sözlü/yazılı/posta/kep mail ile gelen tüm bilgilendirmelerin, takibini yapabilmemiz açısından ivedilikle tarafımıza gönderilmesi gerekmektedir. İlgili Kurum tarafından gönderilen eksik evrak yazısının tarafımıza mail ile bildirilmemesi durumunda oluşabilecek sorunlardan ve maddi kayıplardan dolayı firmamız sorumlu olmayacaktır. Dosya işlemlerinin daha hızlı sonuçlanması adına konuya göstereceğiniz hassasiyet için şimdiden teşekkür ederiz.

7