e-irsaliye, e-müstahsil Makbuzu ve e-serbest Meslek Makbuzu başlıyor zorunlu değil. 1. Elektronik İrsaliye (e-irsaliye)

Transkript

1 e-irsaliye, e-müstahsil Makbuzu ve e-serbest Meslek Makbuzu başlıyor Maliye Bakanlığına verilen yetkilere istinaden, yaygın olarak kullanılan belgeler arasında yer alan sevk irsaliyesi, müstahsil makbuzu ve serbest meslek makbuzu belgelerinin de elektronik ortamda düzenlenebilmesi, alıcısına elektronik veya kağıt ortamında iletilmesi ile muhafaza ve ibraz edilebilmesine ilişkin usul ve esasların yer aldığı 487 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu (VUK) Genel Tebliği 17 Aralık 2017 tarihli Resmi Gazete de yayımlandı. Öncelikle belirtmek gerekiyor ki, yukarıda belirtilen elektronik belge uygulamalarına dahil olmak zorunlu değil. 1. Elektronik İrsaliye (e-irsaliye) e-irsaliye Uygulaması, mal hareketlerinin elektronik ortamda düzenli bir şekilde izlenebilmesi amacıyla; hali hazırda kağıt ortamda düzenlenmekte olan sevk irsaliyesi belgesinin, elektronik belge olarak düzenlenmesi, alıcısına elektronik ortamda iletilmesi ve elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine ilişkin yapılan düzenlemelerdir Elektronik İrsaliyenin Düzenlenmesi ve İletilmesi: e-irsaliyenin belirlenen format ve standartlara göre elektronik ortamda, elektronik sertifika ile imzalanarak düzenlenmesi, alıcısına iletilmesi, muhafaza ve ibrazı esas olup, belirlenen usul ve esaslara uygun olarak düzenlenmesi, gönderme veya alma işlemlerinin de e-irsaliye Uygulaması aracılığı ile gerçekleştirilmesi zorunludur. e-irsaliyenin malın fiili sevkinden önce düzenlenmesi ve alıcısına başarılı olarak iletilmesi gerekmektedir. Aksi taktirde hüküm ifade etmez. Malın fiili sevki sırasında araç içinde de e-irsaliyenin bir çıktısının bulunması ya da elektronik olarak görüntülenmesinin sağlanması zorunlu olup zorunlu olup, söz konusu çıktı üzerinde ıslak imza ya da kaşe bulunması zorunlu değildir. Söz konusu kâğıt çıktının, alıcıya verilmesi zorunlu olmadığı gibi malların alıcıya tesliminden sonra muhafaza veya ibraz edilme zorunluluğu da bulunmamaktadır. e-irsaliyenin düzenlenmesinden önce sevk edilen mal için e-fatura düzenlenmiş olması halinde, e-irsaliye üzerinde e-faturanın belge numarasına da yer verilmesi zorunludur. Düzenlenecek e-irsaliyelerde, sorgulama, doğrulama ve görüntülenme yapılabilmesi için kare kod veya barkod bulundurulacaktır e-irsaliye Uygulamasından yararlanan mükellefler e-irsaliye Uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflere kağıt irsaliye düzenlemeye devam edeceklerdir Uygulamaya Dahil Olma: e-irsaliye Uygulaması zorunlu olmayıp, uygulamadan; e-fatura Uygulamasından yararlanma iznine sahip olan, e-irsaliye düzenleme ve iletebilme konusunda gerekli hazırlıklarını tamamlamış olan, e-irsaliye Uygulamasına dahil olmak için gerekli başvuruyu yapan, mükellefler istemeleri halinde 01/01/2018 tarihinden itibaren faydalanabilirler.

2 1.3. Elektronik İrsaliyede Bulunması Gereken Bilgiler: Düzenlenme tarihi ve belge numarası, Düzenleyenin adı, ticaret unvanı, adresi, vergi dairesi ve hesap numarası, Müşterinin adı, ticaret unvanı, adresi, varsa vergi dairesi ve hesap numarası, Taşınan malın nevi, miktarı, Fiili sevk tarihi ve saat ve dakika olarak fiili sevk zamanı, Mükellefler e-irsaliye üzerindeki zorunlu bilgilere ilave olarak ihtiyaçları doğrultusunda farklı bilgilere de yer verebileceklerdir. 2. Elektronik Müstahsil Makbuzu (e-müstahsil Makbuzu) Halen kağıt olarak düzenlenen müstahsil makbuzu nun, elektronik belge olarak düzenlenmesi ile kağıt ve elektronik ortamda muhafaza ve ibrazı ve GİB na elektronik ortamda raporlanabilmesine ilişkin uygulamadır e-müstahsil Makbuzu Düzenlenmesi ve Teslimi: VUK nun 235 inci maddesi uyarınca gerçek usulde vergiye tabi olmayan çiftçilerden satın alınan malların bedeli ödendiğinde iki örnek makbuz düzenlenip tanzim edilmesi, birinin imzalanarak çiftçiye verilmesi, diğerinin ise çiftçiye imzalatılarak alınması gerekmektedir. Elektronik ortamda düzenlenen e-müstahsil Makbuzunun en az bir nüsha kağıt çıktısı alınacak, çıktı her iki tarafça ıslak imza ile imzalanarak satıcı çiftçiye verilerek çiftçi tarafından kağıt ortamda saklanacaktır. e-müstahsil Makbuzunun tüccar nüshası ise, elektronik sertifika ile imzalı olarak elektronik ortamda muhafaza edilmesi gerekmektedir. Belirlenen usul, esaslar ile format ve standartlara göre düzenlenmeyen elektronik belgeler, VUK kapsamında düzenlenmiş e-müstahsil Makbuzu olarak kabul edilmeyecektir. Yeni Nesil ÖKC lardan e-müstahsil Makbuzundaki bilgileri içeren Bilgi Fişi nin iki nüsha halinde üretilip taraflarca imzalanması halinde; e-müstahsil Makbuzunun kağıt nüshaları yerine geçecektir. Bu durum e-müstahsil Makbuzunun, elektronik sertifika ile imzalanarak düzenlenmesi ve elektronik ortamda muhafaza edilmesini ve bilgi fişlerinin taraflarca VUK hükümlerine göre muhafaza edilmesi zorunluluğunu ortadan kaldırmamaktadır. e-müstahsil Makbuzlarında sorgulama, doğrulanma, görüntüleme yapılabilmesi için kare kod veya barkod bulundurulacaktır Uygulamaya Dahil Olma: e-müstahsil Makbuzu Uygulaması zorunlu olmayıp mükellefler istemeleri halinde 1/1/2018 tarihinden itibaren uygulamaya dahil olabileceklerdir. Uygulamaya dahil olacak mükelleflerin; zorunlu haller dışında; e-fatura, e-arşiv Fatura ve e- Defter uygulamalarına dahil olma zorunlulukları bulunmamaktadır e-müstahsil Makbuzunda Bulunması Gereken Bilgiler: Malı satın alan tüccar veya çiftçinin adı, soyadı veya unvanı, vergi dairesi, VKN su, adresi, Belgenin tarihi, saat ve dakika olarak düzenlenme zamanı ve belge numarası, Malı satan çiftçinin adı, soyadı, TCKN si ve ikametgah adresi, Satın alınan malın cinsi, miktarı, bedeli vergi ve varsa diğer kesintiler tutarı.

3 Mükellefler müstahsil makbuzu üzerindeki zorunlu bilgilere ilave olarak ihtiyaçları doğrultusunda farklı bilgilere de yer verebileceklerdir e-müstahsil Makbuzu Bilgilerinin Raporlanması: e-müstahsil Makbuzu uygulamasını entegrasyon yöntemi ile kullanan mükellefler ve özel entegratörler, elektronik ortamda oluşturulan e-müstahsil Makbuzlarına ilişkin olarak, e-müstahsil Makbuzu Raporu nu elektronik sertifika ile zaman damgalı olarak imzalayıp GİB sistemine aktarmak zorundadır. GİB, yazı ile bildirmek şartıyla e-müstahsil Makbuzu Raporlarının ve elektronik ortamda arşivlenen belgelerin uzaktan erişimine açılmasını isteyebilir. Erişim ve raporlama gereklerinin yerine getirilmiş olması, mükellefin e-müstahsil Makbuzunu muhafaza ve ibrazı ödevlerini ortadan kaldırmaz. 3. Elektronik Serbest Meslek Makbuzu (e-serbest Meslek Makbuzu) Halen kâğıt olarak düzenlenen serbest meslek makbuzu nun, elektronik belge olarak düzenlenmesi, muhatabının talebi doğrultusunda elektronik veya kağıt olarak iletilmesi, elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesi ve GİB na elektronik ortamda raporlanmasına ilişkin uygulamadır e-serbest Meslek Makbuzu Düzenlenmesi ve Teslimi: VUK nun 236. maddesine göre serbest meslek erbabının, mesleki faaliyetlerine ilişkin tahsilatı için iki örnek serbest meslek makbuzu düzenleyerek bir örneğini müşteriye vermektedir. Elektronik ortamda düzenlenen e-serbest Meslek Makbuzu ise muhatabının talebi çerçevesinde ıslak imzalı kâğıt çıktı veya elektronik ortamda iletilebilecektir. e-serbest Meslek Makbuzu çıktısının ıslak imza yerine notere onaylatılıp ıslak imza yerine geçmek üzere hazır imzalı olarak düzenlenip teslim edilmesi de mümkündür. Elektronik oluşturulan serbest meslek makbuzu elektronik ortamda muhafaza edilecektir. Belirlenen format ve standartlara uygun olmayan elektronik belgeler, VUK kapsamında düzenlenmiş e-serbest Meslek Makbuzu olarak kabul edilmeyecektir. Yeni Nesil ÖKC lardan e-serbest Meslek Makbuzundaki bilgileri içeren bir Bilgi Fişi alınıp imzalanarak müşteriye verilmesi halinde, bu bilgi fişi e-serbest Meslek Makbuzunun kağıt çıktısı yerine geçer. Bu durum e-serbest Meslek Makbuzunun düzenlenme ve elektronik ortamda muhafaza edilmesi zorunluluğunu ortadan kaldırmamaktadır. e-serbest Meslek Makbuzlarında sorgulama, doğrulama ve görüntüleme yapılabilmesi için kare kod veya barkod bulundurulacaktır Uygulamaya Dahil Olma: e-serbest Meslek Makbuzu zorunlu bir uygulama olmayıp, Mükellefler istemeleri halinde e-serbest Meslek Makbuzu Uygulamasına 1/1/2018 tarihinden itibaren dahil olabileceklerdir e-serbest Meslek Makbuzunda Bulunması Gereken Bilgiler: Serbest meslek erbabının; adı, soyadı, vergi dairesi, VKN veya TCKN si, adresi, Müşterinin adı, soyadı veya unvanı, adresi, varsa vergi dairesi, VKN veya TCKN si, Belgenin düzenlenme tarihi ile saat ve dakika olarak düzenlenme zamanı ve belge no,

4 Alınan paranın miktarı (varsa vergi tevkifatı tutarları ve KDV tutarları ayrıntılı olarak gösterilecek şekilde), Mükellefler e-serbest Meslek Makbuzu üzerindeki zorunlu bilgilere ilave olarak ihtiyaçları doğrultusunda farklı bilgilere de yer verebileceklerdir e-serbest Meslek Makbuzu Bilgilerinin Raporlanması: e-serbest Meslek Makbuzu uygulamasını entegrasyon yöntemi ile kullanan mükellefler ve özel entegratörler, elektronik ortamda oluşturulan e-serbest Meslek Makbuzlarına ilişkin olarak, e-serbest Meslek Makbuzu Raporu nu elektronik sertifika ile zaman damgalı olarak GİB sistemine elektronik ortamda aktarmak zorundadır. GİB, yazı ile bildirmek şartıyla e-serbest Meslek Makbuzu Raporlarının ve elektronik ortamda arşivlenen belgelerin uzaktan erişimine açılmasını isteyebilir. Erişim ve raporlama gereklerinin yerine getirilmiş olması, mükellefin e-serbest Meslek Makbuzlarını muhafaza ve ibrazı ödevlerini ortadan kaldırmaz. 4. Ortak Hükümler: 4.1. Belgelerin Hukuki Niteliği: e-irsaliye, e-müstahsil Makbuzu, e-serbest Meslek Makbuzu yeni bir belge türü olmayıp, kağıt ortamdaki sevk irsaliyesi, Müstahsil Makbuzu ve serbest meslek makbuzu belgeleri ile aynı hukuki niteliklere sahiptir Uygulamalardan Yararlanma Yöntemleri ve Başvuru Esasları: Mükellefler yukarıda belirtilen elektronik belge uygulamalarından; a) Kendi bilgi işlem sistemlerinin GİB sistemlerine entegrasyonu yoluyla, b) internet adresinde hizmete sunulan GİB Portalı aracılığıyla, c) Özel entegratörlerin bilgi işlem sistemleri aracılığıyla, yaralanabileceklerdir. Mükellefler, (a) ve (b) bentlerindeki yöntemlerden birinden yararlanmak istediklerinde; üzerinden başvuruda bulunacaklardır. (c) bendindeki yöntemin tercih edilmesi durumunda ise doğrudan özel entegratörlerden herhangi birine başvurulacak olup, ayrıca GİB na başvuruda bulunmaya gerek yoktur. 5. Muhafaza ve İbraz Yükümlülüğü VUK nun hükümlerine göre mükellefler, gerek düzenledikleri gerekse adlarına düzenlenen elektronik belge ve kayıtları kendilerine iletim/teslim şekline uygun olarak yasal sürelerde muhafaza ve istendiğinde ibraz etmekle yükümlüdürler. Mükellefler, düzenledikleri elektronik belgeleri kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edebilecekleri gibi, elektronik saklama izni alan mükelleflerin bilgi işlem sistemlerinde de muhafaza edebilirler. Saklama izni alan mükelleflerden hizmet alınması mükelleflerin muhafaza ve ibraz sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, belgelerin doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin her türlü elektronik veri, veri tabanı dosyası, saklama ortamı veya doğrulama ve görüntüleme araçlarını kapsamaktadır.

5 Belgelerin Türkiye Cumhuriyeti sınırları içinde ve Türkiye Cumhuriyeti Kanunlarının geçerli olduğu alanlarda muhafaza edilmesi zorunludur. Bu zorunluluk, yurt dışında ikincil bir arşivleme yapılmasına engel teşkil etmez. 6. Özel Entegratörlük Hizmeti: Özel entegrasyon izni alan mükellefler, e-irsaliye düzenleme, elektronik sertifika ile imzalama ve muhataplarına elektronik ortamda iletme ve alma, e-müstahsil Makbuzu ve Raporu oluşturma, mali mühürle onaylama ve zaman damgası ile e-müstahsil Makbuzu Raporunu GİB na elektronik ortamda iletme, e-serbest Meslek Makbuzu ve Raporu oluşturma, mali mühürle onaylama ve zaman damgası ile oluşturulan Raporu GİB na iletme, hizmeti verebilirler. e-irsaliye, e-müstahsil Makbuzu ve e-serbest Meslek Makbuzu uygulamasından özel entegratör sistemi üzerinden faydalanan mükellefler, belgelerde ve düzenlenecek raporlarda özel entegratörün mali mührünün ve zaman damgasının kullanılmasını talep edebilirler. Özel entegratörler faaliyetleri kapsamında elde ettiği ticari sır niteliğindeki e-irsaliye, e- Müstahsil Makbuzu ve e-serbest Meslek Makbuzu bilgilerinin güvenliğinden ve gizliliğinden sorumludurlar. Buna aykırı olarak işleme taraf olmayan kişilerle e-irsaliye bilgilerini paylaşılması durumunda diğer kanunların öngördüğü cezai sorumlulukları dışında ayrıca tüm özel entegratörlük izinleri iptal edilebilir. 7. Sorumluluk ve Cezai Müeyyideler Mükellefler e-irsaliye, e-müstahsil Makbuzu, e-serbest Meslek Makbuzu düzenlerken, süreler başta olmak üzere VUK ve ilgili diğer kanun ve düzenlemelerde yer alan usul ve esaslara uymak zorundadır. Elektronik uygulamalar kapsamında izin alan mükelleflerden tebliğ ve kılavuzlarda yer alan usul ve esaslara aykırı biçimde belge düzenleyenler hakkında, işledikleri fiilin türüne göre VUK nda öngörülen cezalar uygulanır. Tebliğe konu uygulamalara dâhil olan mükellefler, uygulamaya dahil oldukları tarihi izleyen üçüncü ayın sonuna kadar, kağıt ortamda da söz konusu belgeleri düzenleyebilirler. Ancak aynı işlem için elektronik belge veya kağıt ortamdaki belgelerinden sadece birinin düzenlenmesi gerekmektedir. Bu durum dışında, yaptıkları mal teslimleri/alımları ve hizmet ifaları kapsamında, kağıt belgeleri kullanamazlar. Hizmet verme izni iptal edilen özel entegratörler, bu konuda hizmet verdiği mükellefleri uyarmak zorundadır. İzni iptal edilen özel entegratörden hizmet alan mükellefler başka entegratörle anlaşmalı, GİB Portalı kullanmalı veya kendi bilgi işlem sistemlerinden yararlanma alternatiflerinden kendilerine en uygun olanı seçmek zorundadırlar.

6 8. Diğer Hususlar Elektronik belgeleri düzenleme yetkisi bulunan mükelleflerin, sistemlerinde arıza veya kesinti meydana gelmesi veya diğer mücbir sebep durumlarında düzenlenmek üzere yeterli miktarda matbu belgeleri bulundurmaları zorunludur. GİB istemesi halinde, düzenlenen elektronik belgelere uzaktan erişebilir.