PROJE YÖNETİMİ Dr.Ahmet KOVANCI

Transkript

1 1

2 Proje tanımı, hedefleri Proje yönetimi ve kontrolü kapsamına giren konular Projelerin özellikleri Proje yönetiminin faydaları Proje Yönetimine GeçiĢteki Direnç Proje yaģam çevrimi 2

3 Proje yönetim süreci 1.Proje fikrinin doğması 2.Proje yapılabilirliğinin (Fizibilite) araģtırılması 3.Projenin tanımlanması/tasarlanması ve onay alması 3.1.Proje tekliflerinin toplanması ve değerlendirilmesi 3.2.Proje Kararının Verilmesi 3.3.Proje yöneticisinin atanması Proje yöneticisinin temel sorumluluk ve faaliyetleri Proje yöneticisinin sahip olması gereken nitelikler 3/57

4 4.Projenin planlanması 4.1.Proje Planının OluĢturulması 4.2.Projenin Örgütlenmesi 4.3.Girdilerin Sağlanması 4.4.Proje Plan DeğiĢikliği 5.Projenin yürütülmesi ve kontrol 5.1.Proje Planının Onaylanması 5.2.Projenin BaĢlatılması 5.3.Proje ekibinin oluģturulması 5.4.Proje ekibinin baģarılı olabilmeleri için 5.5.Projenin Yürütülmesi 5.6.Projenin Ġzlenmesi ve Gözden Geçirilmesi 5.7.Düzeltici Faaliyetlerin Planlanması 4/57

5 6.Projenin sona erdirilmesi 6.1.Projenin sona erdirilmesi sunumunda bulunması gerekenler 6.2.Üst yönetime sunuģ yapılması 6.3.Proje çıktılarının kullanıcılara/müģteriye devredilmesi 6.4.Proje ekibinin eski/yeni görev yerlerine atanması 5/57

6 Proje Yönetiminde Bilgisayar Desteği Proje örnekleri Proje yönetiminde kullanılan bazı teknikler; * GANTT diyagramı * PERT (Project Evaluation and Review Technique-Proje GeliĢtirme ve Revizyon Tekniği) * CPM (Critical Path Method-Kritik Yol Yöntemi) 6/57

7 proje yönetimi proje faaliyetlerinin, belirli bir hedefe ulaģmak için zaman, maliyet ve performans kısıtlamaları dahilinde kaynakların verimli kullanılarak planlanması, programlanması ve kontrolüdür. 7

8 Projenin Tanımı Projenin en basit ve etkili tanımı PMI tarafından PMBoK rehberinde verilmiştir: Proje; özgün bir ürün veya hizmet üretmek için gösterilen geçici bir çabadır. 8

9 Projeler genelde belli bir ihtiyacın giderilmesini Bazen de daha büyük bir projeye hizmet etmeyi amaçlar BaĢlangıç ve bitiģ noktaları doğru tespit edilmezse proje çıktılarının iģletmenin normal çıktıları içine entegre edilmesi oldukça güçleģir 9

10 Farklı Proje Tipleri Konstrüksiyon Bina, tünel inşası, madencilik vb. Proje Tipleri Bilimsel İmalat Yönetim Gemi, uçak, iş makinesi, yeni ürün geliştirme vb. IT sistemleri, reorganizasyon vb. Bilimsel tabanlı projeler, ilaç, malzeme geliştirme, ARGE vb. 10

11 proje hedefleri özgün ölçülebilir eriģilebilir ödüllendirilebilir zamana ayarlı 11

12 proje yönetimi ve kontrolü kapsamına giren konular 1. zaman yönetimi 2. maliyet yönetimi 3. kalite yönetimi 4. insan yönetimi 5. kontrat/tedarik yönetimi 6. iletiģim 7. hedef yönetimi 8. risk yönetimi 9. 12

13 Projelerin Özellikleri Projeler sıradan olmayan-rutin dışı işlerdir. Örneğin, yeni ürün geliģtirme veya prototip yapımı bir proje kapsamına girer, ürünün seri olarak üretimi ise rutin bir iģ olup proje kapsamına girmez Projeler geçici organizasyonlardır. Projeler belli bir süre için yapılan sonlu bir çalıģmadır Her proje orjinaldir ve kendine özgüdür. Her proje ayrı bir projedir, baģka projelere veya daha önce yapılmıģ olanlara benzemez, koģulları farklıdır 13

14 Projelerin Özellikleri Projeler büyük ölçeklidirler. Projede söz konusu olan iģ veya ürün belli bir ölçeğin üstünde büyüklükte ve karmaģık yapılıdır. Projeler dinamik süreçlerdir. Projeler koģullarda oluģabilecek değiģikliklere son derece duyarlı süreçlerdir Projelerde örgütlenme biçimi klasik yapıdan farklıdır. Projeler alıģılmıģ hiyerarģik, çok kademeli ve dikey örgütlenme yapısından farklıdır 14

15 Projelerin Özellikleri İşlevler fonksiyonlar arasılık, değişik disiplinlere gereksinim duyar. Projeler değişimi zorunlu kılar. Her projenin bir amacı vardır. Her proje belli bir amaç için yapılır ve bu amaca ulaģınca proje sona erer PROJE YÖNETĠMĠ Dr.Ahmet KOVANCI 15

16 proje yönetiminin faydaları baģarı ölçüsünün saptanması. müģteri iģbirliğinin ve odaklanmasının sağlanması. değerin maliyete orantılı olarak belirtilmesi. kaynak kullanımı optimizasyonu. kalite prensiplerinin yaygınlaģtırılması. stratejik planların uygulamaya geçirilmesi. pazara çıkıģ süresinin kısalması. 16

17 Proje Yönetimine Geçişteki Direnç * Üst yönetimin merkeziyetçi yapıdan kurtulmak istememeleri * Yöneticilerin proje yönetimini tamamen müģteri odaklı uygulaması * Personelin günlük iģlerinin yoğunluğunu ileri sürmeleri * ĠĢ yapmanın yeni yaklaģımlarına gösterilen direnç * Mevcut duruma alıģma * 17

18

19 Proje YaĢam Çevrimi Sonuç DENEME ÜRETİMİ DEVREYE ALMA uygulama yönetmeliklerin/talimatların hazırlanması Görev tanımları Standartlar Kaynak tahsisi Personel görevlendirme 19/57

20 Proje yönetim süreci (proje yönetim metodolojisi) 1. Aşama: Proje fikrinin doğması 2. Proje yapılabilirliğinin araģtırılması 3. Projenin tanımlanması/tasarlanması ve onay alması 4. Projenin planlanması 5. Projenin yürütülmesi ve kontrolü/değerlendirilmesi 6. Projenin sona erdirilmesi 20/57

21 1. AġAMA Proje fikrinin doğması 21/57

22 Proje fikrinin doğması PROJE FİKRİ AMAÇ PROJE PAYDAŞLARI İHTİYAÇLAR VARSAYIMLAR KISITLAR 22

23 Fikir Geliştirme ve Başlatma Durum Sorunlar Ġhtiyaçlar Beklentiler açık ve kesin ifadelerle tanımlanmalı Herkes hemfikir olacak??? 23

24 Fikir Geliştirme ve Başlatma aşamasında: Başlangıç hedeflerinin tanımlanması Teknik özellikler İnsan, para, fiziksel ihtiyaçların tanımlanması Kurumsal katkılar ve ortakların/paydaşların belirmesi 24

25 Projeler; enteresan, standart dışı, övgüyle bahsedilen, anlatırken tüyleri diken diken yapan anıların biriktirildiği süreçlerdir. 25/57

26 Proje yönetim süreci (proje yönetim metodolojisi) 1. Proje fikrinin doğması 2. AĢama: Proje yapılabilirliğinin araģtırılması (Fizibilite etüdü) 3. Projenin tanımlanması/tasarlanması ve onay alması 4. Projenin planlanması 5. Projenin yürütülmesi ve kontrolü/değerlendirilmesi 6. Projenin sona erdirilmesi 26

27 2. AġAMA Proje yapılabilirliğinin araģtırılması (Fizibilite etüdü) 27/57

28 Proje öncesinde mevcut durum nedir? Yeni bir projeye gerçekten ihtiyaç var mı? Ġhtiyaç varsa; proje neyi gerçekleģtirmeyi amaçlayacak?

29 Bir projenin yatırım ve iģletme aģamalarına geçmeden önce, yapılabilirlik etütlerine mutlaka ihtiyaç vardır. 29

30 GeçmiĢ deneyimler göstermektedir ki sağlıklı bir proje için yatırım öncesi çalıģmaların ayrıntılı ve güvenilir olması gerekir 30

31 Çünkü, toplumsal amaçları ve ekonomik geliģmeyi gerçekleģtirecek kıt insan ve sermaye kaynaklarının optimum kullanılması ancak sağlıklı endüstriyel projelerle mümkündür 31

32 Doğru karar vermek için sağlam verilere sahip olmak gerekir. 32

33 Yapılabilirlik etütleri sayesinde projenin baģarı Ģansını herhangi bir yatırım yada iģletme maliyetine katlanmadan öğrenebilir ve ona göre yola devam ederiz 33

34 Yapılabilirlik/uygunluk aģamasındaki aksaklıklar; AĢırı yatırım maliyetine Uzun bekleme sürelerine Kaynakların hatalı dağıtımına Yüksek endüstriyel ölüm oranlarına Çarpık büyümeye neden olabilir. 34

35 Sigara kağıdı üzerinde planlanmıģ projelerin baģarı Ģansıda ancak planlama aģamasında harcanan emek kadar olmaktadır 35

36 GeliĢmekte olan ülkelerde, özellikle yatırım teģvik kuruluģları kalkınma bankaları ve danıģman firmalar, endüstriyel yapılabilirlik etütlerinden yararlanmalıdır. 36

37 Proje geliģtirme döngüsü *yatırım öncesi *yatırım *iģletme aşamalarından oluşur. 37

38 Yatırım - uygulama aģaması *proje ve mühendislik tasarımları *görüģmeler ve sözleģmeler *inģaat *eğitim *tesisin iģletilmesi 38

39 ĠĢletme aģaması sorunlar kısa ve uzun dönem açısından incelenmelidir. Ortak finansman ve iģletme yönetimi olan projelerde, ön anlaģma gereklidir. 39

40 Yatırım öncesi aģama; *olanak etüdü *ön yapılabilirlik etüdleri *yapılabilirlik etüdleri+destek etüdleri *nihai değerlendirme *yatırım kararı 40

41 Ön-Analiz Projenin mali kaynak büyüklüğü ne? Bu kaynak nereden, nasıl sağlanır? GerçekleĢtirilmesi amaçlanan AMAÇ için harcanmasına değer mi, yani fizibıl mı, değil mi? PROJE YÖNETĠMĠ Dr.Ahmet KOVANCI 41

42 Ön-Analiz Proje programında belirtilen hususların belgeleri hazırlanır. Bu belgelerde belirtilen hususların ön analizleri yapılır. Bu analizlerin sonuçlarına göre projenin durdurulma olasılığı yüksektir. Bu nedenle projenin yapılmasına iliģkin ön-analizin, proje yönetimince büyük bir titizlikle hazırlanıp yürütülmesi gerekir.! 42/57

43 Ön-analizin uzmanlar tarafından yapılması, proje yönetimi ile iģveren arasında gelecekte iģbirliğinin sağlanabilmesi için de gerekli bir koģuldur. 43/57

44 Ön-analizin sonunda şu sonuçlara erişilmelidir. Projenin amacı, görevler, maliyetler vb. gerekler Sorunların tanımı ve çözüm yolları Projenin bölümleri ve görevlerinin analizi Proje yapısı taslak planının hazırlanması Projenin tümüne iliģkin zaman ve maliyet tahmini yapılması 44/57

45 Projenin kapsamı *tesis içindeki tüm faaliyetler *girdilerin tesis dıģı ulaģımı ve depolanması *çıktıların tesis dıģı ulaģım ve depolanması *eğitim, konut, sosyal tesisler 45

46 Proje ekibi *endüstriyel ekonomist *pazar analisti *uzman teknolog/müh. *Makine/endüstri müh. *ĠnĢaat mühendisi *endüstri iģletmecisi /muhasebe uzmanı 46

47 Projenin yapılabilirlik etüdünü yapan kiģi olarak ana bilgi kaynağı yatırımcıdır ve birçok karar yatırımcı tarafından alınır. 47

48 Yapılabilirlik araştırması Ġdari özet seçenekler göz önüne alınarak projenin tüm temel sorunları kesin sonuçlara ulaģtırılmalı, bu sonuç ve önerilerin tüm kritik yönleri idari özette yer almalıdır. 48

49 Projenin geçmiģi ve tarihçesi Proje ülkenin genel ekonomik koģulları ve endüstriyel kalkınma ortamında ne Ģekilde yer alıyor? projenin ayrıntılı tanımı yatırımcılar ve projeye olan ilgilerinin gerekçeleri 49

50 Pazar ve tesis kapasitesi * talep, arz tahminleri * üretim programı ve tesis kapasitesi ile ilgili yıllık veriler 50

51 Malzeme ve girdiler Hammadde, Yardımcı maddeler, Fabrika gereçleri, Diğer kullanım malzemelerinin, genel sağlanabilirlik durumları Malzemelerin-girdilerin yıllık ikmal gereksinimleri 51

52 Bölge seçimi Kamu politikalarının rolü Hammadde ve pazara yakınlık Yerel koģullar: altyapı ve sosyoekonomik çevre Nihai bölge seçimi 52

53 Yer seçimi Yerin konumu,tanımı Arazi maliyeti Yerel koģullar UlaĢım olanakları Su sunumu Enerji sunumu Atık/Çöp boģaltma Nihai karar 53

54 Proje mühendisliği Projenin yerleģim planı ve kapsamı tanımlanır Teknoloji belirlenir Donanım seçilir Gereken inģaat iģleri belirlenir 54

55 Proje yerleģim planı veri ve seçenekler göz önüne alınarak optimum yerleģim planı seçilir, ayrıntılı olarak açıklanır. Seçim gerekçesi ve seçilen yerleģim planları uygun çizimlerle gösterilir. 55

56 Proje kapsamı projeyi oluģturan unsurlar fiziksel yerleģim planı çizimlerinde belirtilir. Daha ayrıntılı mühendislik ve maliyet tahminleri için gereken proje unsurları sıralanıp numaralandırılır. 56

57 Teknolojiler *alternatif teknolojileri açıklayın. *Emek yoğun,sermaye yoğun, modası geçmeme gibi istenilen teknolojinin niteliğini *kaynağını *elde ediliģ biçimini (lisans, satın alma, ortak giriģim) belirleyin. *Maliyetini belirleyin. 57

58 Donanım üretim ve yardımcı donanım, hizmet donanımı, yedek parça ve aletlerden oluģur. Seçilen makinelerin sayısı, türü, özellikleri, kapasite ve kaynakları itibariyle açıklanır. 58

59 Donanım maliyeti tahmini Yatırım Üretim Yardımcı Hizmet Belli baģlı yedek parça AĢınmıĢ ve bozulmuģ kısımlar ve alet stokları 59

60 ĠnĢaat iģleri Arazinin hazırlanması ve geliģtirilmesi Binalar ve özel inģaat iģleri DıĢarı iģleri (yardımcı ve servis olanakları) 60

61 ĠnĢaat mühendisliği iģleri Fiziksel tesis yerleģim planı ĠnĢaat iģlerinin sayısı, türü Yapı malzemeleri, tesis ve iģgücünün kalitesi ve bulunabilirliği Tesis iģletmesinin teknik gereksinimleri 61

62 ĠnĢaat mühendisliği iģlerinin maliyeti Yatırım maliyeti Arazi hazırlanması ve geliģtirilmesi Bina ve özel inģaat iģleri DıĢ inģaat iģleri 62

63 3. AġAMA Projenin; tanımlanması/tasarlanması ve onay alması 63

64 Projenin Tanımlanmasının Adımları 1.adım Proje tekliflerinin toplanması ve değerlendirilmesi Proje teklifi dokümanı 2.adım 3.adım Proje kararının verilmesi Proje yöneticisinin atanması Proje tanım dokümanı 64

65 1.adım Proje tekliflerinin toplanması ve değerlendirilmesi 1.1.Proje ihtiyacını ortaya çıkaran nedenlerden bazıları: Organizasyon içi sorunlar, MüĢteri ihtiyaç ve beklentileri, Rekabetin konumu, Teknolojik geliģmeler, Organizasyon tabanından gelen öneriler 65

66 1.2.Proje Teklifinde Olması Gereken Bilgiler Proje Teklifinin Nedenleri Elde Edilmek Ġstenen Sonuçlar, Proje Hedef ve Çıktıları Projenin MüĢterisi Projenin Kapsamı Kısıtlar Varsayımlar YaklaĢım;nasıl,nerede gerçekleģecek,aģamaları,yöntemleri Toplam Girdiler Projenin Süresi 66

67 1.3.Proje Tekliflerinin Değerlendirilmesi Politika ve hedefleri desteklemeli, MüĢterilerin beklentilerini karģılamalı, Risk faktörü kontrol edilebilir sınırlar içinde olmalı, Fayda ve maliyet analizi yapılmalı, Hedef ve çıktılar gerçekçi olmalı, Kapsam, varsayımlar ve kısıtlar göz önüne alınmalı, Uzmanlık ihtiyacı karģılanmalı, Kaynakların temini sağlanmalı, Proje yapılabilir olmalı, DeğiĢimin boyutu yönetilebilir olmalı 67

68 2.adım Proje Kararlarının Verilmesi Değerlendirme sürecinin sonunda bazı proje tekliflerinin uygulanması kararları verilecektir. Proje kararı alındıktan sonra Üst yönetim tarafından Proje sponsoru ve proje yöneticisinin atanması yapılmalıdır 68

69 Proje Kararının Verilmesi Değerlendirme sürecinin sonunda bazı proje tekliflerinin uygulanması kararları verilecektir. Proje kararı alındıktan sonra Üst yönetim tarafından Proje yöneticisi atanmalıdır. 69

70 3.adım Proje yöneticisinin atanması P.Y.nin temel sorumluluk ve faaliyetleri >Ġlgili uzmanların yardımıyla proje planını hazırlamak. >Proje organizasyonunda sorumluluk alacak kiģileri belirlemek, teklif etmek ve atanmalarını sağlamak. >Girdi sözleģmelerinin yapılmasını sağlamak. >AĢama ve faaliyetleri koordine etmek. 70

71 Proje yöneticisinin temel sorumluluk ve faaliyetleri >AĢama ve faaliyetlerin gerçekleģtirilmesinde sorumluluk alacak kiģileri yetkilendirmek ve proje planını harekete geçirmek. >Üst yönetime rapor vermek ve gerektiğinde karar için baģvurmak. >Proje planını sürekli olarak güncelleģtirmek. >Yetkisi dahilindeki değiģiklik kararlarını alarak uygulatmak. 71

72 Proje yöneticisinin temel sorumluluk ve faaliyetleri >Proje organizasyonunda ortaya çıkan problemleri çözümlemek ve ekip-takım bütünlüğünü sağlamak. >Toplantıları organize etmek. >Lojistik sorunları çözmek. 72

73 Proje yöneticisinin sahip olması gereken nitelikler >Proje konusu hakkında bilgili olmak. >Kullanılacak metodoloji ve yaklaģımlara yatkın olmak. >Takım çalıģmasına ve yönetimine yatkın olmak ve bu konuda tecrübeli olmak. >Üst yönetim ile iletiģim kurabilme becerisine sahip olmak. >Bilgi ve tecrübesine saygı duyuluyor olmak. 73

74 Proje yöneticisinin sahip olması gereken nitelikler ulaģılabilir, açık, dürüst ve güvenilir olmalı. sözü ve eylemi aynı olmalı. gezerek yönetmeli. takım elemanlarını yetkilendirebilmeli. gayri resmi iliģkiler kurabilmeli. Personele eğitim olanakları sağlamalı. 74

75 Proje yönetim süreci (proje yönetim metodolojisi) 1. Proje fikrinin doğması 2. Proje yapılabilirliğinin araģtırılması 3. Projenin tanımlanması/tasarlanması ve onay alması 4. AĢama: Projenin planlanması 5. Projenin yürütülmesi ve kontrolü/değerlendirilmesi 6. Projenin sona erdirilmesi 75/57

76 4. AġAMA Projenin Planlanması 76

77 4.Projenin planlanması 4.1.Proje Planının OluĢturulması 4.2.Projenin Örgütlenmesi 4.3.Girdilerin Sağlanması 4.4.Proje Plan DeğiĢikliği 77

78 Proje Planlaması Projenin gerçekleģmesi için ne yapılması ve nasıl bir yöntemle yapılması gerekiyor?

79 Proje Planlamasının Yararları Belirsizliği ortadan kaldırmak veya azaltmak Yapılan iģlerin etkinliğini ve verimliliğini artırmak Proje hedef ve kapsamının daha iyi anlaģılmasını sağlamak Ġzleme ve değerlendirme aģaması için bir temel oluģturmak 79

80 Projenin planlanması aģamasının adımları proje planının oluģturulması Proje organizasyonunun oluģturulması Girdilerin sağlanması ĠĢ bölümü yapısı aģama/faaliyet faaliyet adımları tanımı proje zaman planı proje organizasyon Ģeması sorumluluk dağılım tablosu Proje kaynak ve maliyet planı Proje planı değiģikliği Hayır evet Proje planı DeğiĢiklik teklifi DeğiĢiklik dağıtım listesi 80

81 OluĢturulacak proje planı: Sistematik olmalı ve yapısal tüm unsurları içermelidir. GerçekleĢtirme aģamasında tüm faaliyetler izlenebilir ve denetlenebilir olmadır. DeğiĢen koģullara kolayca uyum sağlayacak Ģekilde esnek yapıya sahip olmalıdır. 81

82 Proje planın temel adımları: Proje teklif dokümanı (sipariģ formu) üzerinde detaylı olarak çalıģma, Proje aģamalarının tanımlanması, aģamalara bağlı faaliyetlerin belirlenmesi Detaylı faaliyet planı yapılması, Faaliyetlerin girdi ve kaynak gereksinimleri, süreleri ve maliyetlerine karar verilmesi, Proje organizasyonunun belirlenmesi, Proje maliyet tahmini ve proje bütçesinin geliģtirilmesi 82

83 83

84 84

85 Proje Planının Oluşturulması Oluşturulacak proje planı: Sistematik olmalı ve yapısal tüm unsurları içermelidir. Gerçekleştirme aşamasında tüm faaliyetler izlenebilir ve denetlenebilir olmadır. Değişen koşulllara kolayca uyum sağlayacak şekilde esnek yapıya sahip olmalıdır. 85

86 Proje Planının Oluşturulması Proje planın oluşturulmasında temel adımlar şu şekilde sıralanabilir: Proje teklif dokümanı üzerinde detaylı olarak çalışma, Projenin aşamalarının tanımlanması, aşamaların altındaki faaliyetlerin belirlenmesi, Detaylı faaliyet planı yapılması, Faaliyetlerin girdi ve kaynak gereksinimleri, süreleri ve maliyetlerine karar verilmesi, Proje örgütünün belirlenmesi, Proje maliyet tahmini ve proje bütçesinin geliştirilmesi 86

87 Proje İş bölümü yapılması PROJENİN YAPISI PROJE AĢamalar ALT PROJELER Aşama 1 Aşama 2 faaliyetler FAALİYET 1.1 Faaliyet adımları FAALİYET ADIMI

88 Proje Planının Oluşturulması Faaliyetlerle İlgili Proje Tanımları ĠĢ Bölümü Yapı sı belirlendikten sonra ilk yapılması gereken Ģey faaliyetlerle ilgili proje tanımlarının yapılmasıdır. Proje yönetiminde aģama ve faaliyetlerle ilgili tanımlanması gereken hususları Ģu Ģekilde sıralayabiliriz. Asıl girdiler, Kaynaklar, Çıktılar, BaĢarı kriterleri, Olası kısıt ve sorunlar, PROJE YÖNETİMİ Gerekli faaliyetler Dr.Ahmet veya KOVANCI faaliyet alanları. 88

89 89

90 90/57

91 91

92 Proje Planının Oluşturulması Proje Zaman Planının Yapılması Faaliyetler ve faaliyet adımları için belirlenen sürelerin proje için hedef alınan toplam sürenin tutturulmasını sağlayacak nitelikte olması gerekir. Proje planı oluģturulurken GANTT, PERT CPM gibi metodlar uygulanabilir. 92

93 93/57

94 94/57

95 Proje aģama ve faaliyetleri >AĢama ve faaliyetler kendi içinde bütünlüğe sahip, kontrol edilebilir ve yönetilebilir proje alt seviyeleridir. >Projenin boyutu ve karmaģasına bağlı olarak, aģama ve faaliyetlerin belirli kiģilerin sorumluluğu altında yürütülmesine karar verilebilir. 95

96 AĢama ve faaliyet sorumlularının sorumlulukları AĢama ve faaliyet sorumlularının temel sorumlulukları proje yöneticisi için tanımlanan temel sorumluluklara benzer. Kendilerine tanımlanan yetkiler çerçevesinde, aģama ve faaliyetin yönetimini gerçekleģtirirler. Yetki alanlarının dıģına taģan konularda, proje yöneticisinin kararına baģvururlar. 96

97 AĢama ve faaliyet sorumlularının tanımlanacak prosedür çerçevesinde proje yöneticisi ile yakın temasta bulunmaları gerekir. AĢama ve faaliyetlerle ilgili ilerlemeler ve ortaya çıkan sorunlardan, proje yöneticisi haberdar edilmelidir. 97

98 Proje Planının Oluşturulması Proje Dönüm Noktaları (Milestones) : Bir projenin zaman, maliyet, teslimat hedeflerine yönelik düģük performansta gerçekleģtirdiğine veya çıktıların kalitesinin yeterli olmadığında projeye olumsuz etkileri yüksek olacak faaliyetler, bir projenin dönüm noktalarını oluģturur. 98

99 Projenin Örgütlenmesi Proje örgütlenmesini etkileyen faktörler Ģöyle sıralanabilir: Projenin organizasyonel konumu, Projenin boyutu, Projenin KarmaĢıklığı, 99

100 Projenin Örgütlenmesi Proje örgütlenmesi geçici bir yapıya sahiptir. Çünkü; Yalnızca projenin içerdiği iģlerin gerçekleģtirilmesi, yönlendirilmesi ve koordinasyonu için meydana getirilmiģtir. Proje amacına ulaģtığı zaman proje tamamlanır ve oluģturulan proje örgütlenmesi de dağılır. 100

101 Girdilerin Sağlanması Girdi planlaması ve kullanımı proje yönetimi açısından son derece önemlidir Her görev için gerekli girdiler, girdinin türü, ihtiyaç duyulduğu zaman dilimi miktarı ayrıntılı bir Ģekilde belirlenmelidir 101

102 Proje Plan Değişikliği Projenin yürütülmesi sırasında ortaya çıkan olumsuz koģullar, Proje dahilinde yer alan çeģitli aģama faaliyet ve faaliyet adımlarında sapma olarak ortaya çıkar. ġayet ortaya çıkan sapma alınan önlemlerle ortadan kaldırılamıyorsa, o takdirde proje planında değiģiklik yapma ihtiyacı ortaya çıkacaktır 102

103 Proje Plan Değişikliği Proje yöneticisi proje planında yapacağı değiģikliği ayrıntılı bir çalıģma yaptıktan sonra değiģikliği yalnızca organizasyon içindeki birimlere değil aynı zamanda projeye girdi sağlayan tüm fonksiyonlara zamanında iletmelidir 103

104 Proje yönetim süreci (proje yönetim metodolojisi) 1. Proje fikrinin doğması 2. Proje yapılabilirliğinin araģtırılması 3. Projenin tanımlanması/tasarlanması ve onay alması 4. Projenin planlanması 5. AĢama: Projenin yürütülmesi ve kontrolü/değerlendirilmesi 6. Projenin sona erdirilmesi 104

105 5. AġAMA Projenin yürütülmesi ve kontrolü/değerlendirilmesi 105

106 5.Projenin yürütülmesi ve kontrolü/değerlendirilmesi 5.1.Proje Planının Onaylanması 5.2.Projenin BaĢlatılması 5.3.Proje ekibinin oluģturulması 5.4.Proje ekibinin baģarılı olabilmeleri için 5.5.Projenin Yürütülmesi 5.6.Projenin Ġzlenmesi ve Gözden Geçirilmesi 5.7.Düzeltici Faaliyetlerin Planlanması 106

107 Projenin yürütülmesi ve kontrolü/değerlendirilmesi Projenin izlenmesi nasıl yapılacak, ne zamana kadar izlenecek, hangi zaman aralıklarıyla raporlanması isteniyor veya gerekli? 107

108 108/57

109 Proje planının üst yönetime sunulması Proje planının oluģturulması sırasında yapılan risk değerlendirilmelerini de göz önüne alarak gerçekçi Ģekilde inceleyerek projeye ayrılabilen kaynaklar, proje hedeflerine ulaģılmasına imkan vermeyecekse hedefin değiģtirilmesi ciddi olarak gündeme getirilmelidir. Yapılan son rötuģlardan sonra proje planı üst yönetimin onayına sunulmaya hazırdır. 109

110 Projenin Onaylanması Planın üst yönetime sunulmasında projeyle ilgili ana unsurların projenin getireceği faydaların ve Ģirket üzerine olan etkisinin kısa ve öz olarak anlatılması gerekir 110

111 Projenin Başlatılması Liderlik ve Ekip GeliĢtirme Proje Ekibinin Oryantasyonu Projenin Yürütülmesi Projenin Ġzlenmesi ve Gözden Geçirilmesi Düzeltici Faaliyetlerin Planlanması 111

112 Liderlik ve Ekip Geliştirme Öğrenen organizasyonların önemli görevlerinden birisi, kurumun/kuruluģun misyonunun gerçekleģmesini sağlayacak çalıģanları bulmak, eğitmek ve gelecek yıllara hazırlamaktır 112

113 Liderlik ve Ekip Geliştirme BaĢarılı proje ekiplerinde olması gereken üç temel unsur; güven, yönetici ile ekip üyeleri arasında olumlu iliģkiler, ekip ruhudur 113

114 Proje planlanması mühendis, iģletmeci, iktisatçı, sosyal bilimci, iģ adamı, kamu yöneticileri vb. uzman personelden oluģan bir ekip gerektiren disiplinler arası bir çalıģmadır. 114

115 Proje Ekibi ile ilk toplantının yapılması-ekibin Oryantasyonu Proje baģlatılma kararı alındıktan sonra proje sponsoru ve proje yöneticisinin yapması gereken ilk Ģey proje ekibini oluģturan kiģileri bir araya getirerek ilk toplantıyı yapmasıdır 115

116 Projenin Yürütülmesi Ekibin proje süresince nasıl çalıģacağı baģtan prosedürlerle saptanmalı ve titizlikle uygulanmalıdır. Projenin her aģamasında mevzuata uygunluk esas olmalıdır. 116

117 Projenin Yürütülmesi KiĢiler ve fonksiyonlar arasındaki eģgüdüm önemlidir. Kritik yol düzenindeki iģlerde herhangi bir sapmanın projenin tümünde aynı oranda bir sapmaya yol açacağı unutulmamalıdır. 117

118 Projenin Ġzlenmesi ve Gözden Geçirilmesi Değerlendirme Seviyeleri Problem Çözme Çevirimi Ġzleme Sisteminin Tasarımı faaliyet faaliyet faaliyet 118

119 Problem çözme çevirimi 119

120 Düzeltici Faaliyetlerin Planlanması Planlanan ile gerçekleģen arasında farklılıklar oluģtuğunda bir dizi düzeltici önlemlerin alınması gerekmektedir. Düzeltici faaliyetlerin tasarlanması problem çözme yaklaģımı içinde ele alınmalıdır 120

121 Bu durum basit bir grafik üzerinde Ģöyle gösterilebilir. UlaĢılmak istenen miktar standart GerçekleĢen miktar fiili sonuçlar Kontrol süreci Sapma - neden 121

122 Hazırlık Uygulama Değerlendirme Programlama Tanımlama (ön fizibilite) Değerlendirme (fizibilite) Proje sözleşmesi Eylem planı 1.ÖZET İzleme raporları Değerlendirme raporları Ara değerlendirme Proje sonu değerlendirme 1.ÖZET 2.ÖN BİLGİLER 1.GENEL DEĞERLENDİRME 2.ÖN BİLGİLER Hükümet/sektörel politikalar Sektörün özellikleri İlgili taraflar Sorunlar Diğer müdahaleler Mevcut belgeler 3.MÜDAHALE Genel hedefler Proje amacı Sonuçlar işlemler Projede Kullanılan Temel Belgeler Proje unsurlarının açıklanması Sürekliliğe ilişkin genel değerlendirme Ek fonlar 2.GÖRÜŞLER/EYLEMLER 3.ELDE EDİLEN Proje amacı Sonuçlar işlemler Hükümet/sektörel politikalar Sektörün özellikleri İlgili taraflar Sorunlar Diğer müdahaleler Mevcut belgeler 3.MÜDAHALE Genel hedefler Proje amacı Sonuçlar işlemler 122

123 Projede Kullanılan Temel Belgeler Hazırlık Uygulama Değerlendirme 4.VARSAYIMLAR Farklı düzeylerde varsayımlar Riskler ve esneklik 4.VARSAYIMLAR Farklı düzeylerde varsayımlar Riskler ve esneklik 5.UYGULAMA 5.UYGULAMA 5.UYGULAMA Araçlar Organizasyon ve ilkeler Zaman çizelgesi Maliyet ve finansman planı Özel koşullar ve destek önlemleri Girdiler-İhale kararları Finansman Zaman çizelgesi Maliyet ve finansman planı Özel koşullar ve destek önlemleri 4.VARSAYIMLAR Farklı düzeylerde varsayımlar Riskler ve esneklik Araçlar Organizasyon ve ilkeler Zaman çizelgesi Maliyet ve finansman planı Özel koşullar ve destek önlemleri 123

124 Projede Kullanılan Temel Belgeler Hazırlık Uygulama Değerlendirme 6.SÜREKLİLİĞİ SAĞLAYAN FAKTÖRLER Destek politikaları Uygun teknoloji Çevre koruma önlemleri Sosyo-kültürel boyutlar Kurumsal ve yönetsel kapasite Ekonomik ve mali analiz 7.İZLEME/DEĞERLENDİRME Göstergelerin tanımlanması Gözden geçirme/değerlendirme 6.SÜREKLİLİĞİ SAĞLAMADA İLERLEME Destek politikaları Uygun teknoloji Çevre koruma önlemleri Sosyo-kültürel boyutlar Kurumsal ve yönetsel kapasite Ekonomik ve mali analiz 7.İZLEME/DEĞERLENDİRME 6.SÜREKLİLİĞİ SAĞLAYAN FAKTÖRLER Destek politikaları Uygun teknoloji Çevre koruma önlemleri Sosyo-kültürel boyutlar Kurumsal ve yönetsel kapasite Ekonomik ve mali analiz 7.İZLEME/DEĞERLENDİRME Göstergelerin tanımlanması Gözden geçirme/değerlendirme 8.SONUÇLAR VE ÖNERİLER 8.SONUÇLAR VE ÖNERİLER 8.SONUÇLAR VE ÖNERİLER 124

125 Proje Yönetiminde Karşılaşılabilecek Problemlerin Bazı Nedenleri: Yeni bir teknolojinin söz konusu olması, Projede çalıģanların teknolojiye hakim olmaması, YanlıĢ ekipman ve malzeme kullanımı, YanlıĢ metodoloji ve tekniklerin kullanımı, Yeterli kaynak sağlanamaması, Kaynaklar üzerinde yeterli denetim kurulamaması, Asıl girdilerin temininde gecikmeler, 125

126 Proje Yönetiminde KarĢılaĢılabilecek Problemlerin Bazı Nedenleri: DıĢa bağımlılıklar nedeniyle oluģan gecikmeler, AĢama ve faaliyetlerin planlanandan daha uzun sürede gerçekleģtirilmesi, Öngörülmeyen ilave faaliyetlerin gerçekleģtirilmesi, Girdi ve kaynakların temin maliyetinde oluģan artmalar 126

127 Proje yönetim süreci (proje yönetim metodolojisi) 1. Proje fikrinin doğması 2. Proje yapılabilirliğinin araģtırılması 3. Projenin tanımlanması/tasarlanması ve onay alması 4. Projenin planlanması 5. Projenin yürütülmesi ve kontrolü/değerlendirilmesi 6. AĢama: Projenin sona erdirilmesi 127

128 6. AġAMA Projenin sona erdirilmesi 128

129 Projenin Sona Erdirilmesi Projenin sona erdirilmesi sunumunda bulunması gerekenler Üst yönetime sunuģ yapılması Proje çıktılarının kullanıcılara/müģteriye devredilmesi Proje ekibinin eski/yeni görev yerlerine atanması 129

130 proje sona erdirme sunuģunda: üst yönetim projenin müģterisi konumundaki yöneticiler çıktılarını kullanacak müģteri temsilcileri proje yöneticisi proje ekibinde çalıģmıģ olan uzman kadro proje ekibine destek olan part-time çalıģan kadro hazır bulunmalıdır. 130

131 Proje sona erdirme sunuģunun hazırlanmasında Ģu noktalar göz önünde bulundurulmalıdır Proje dönüm noktalarında karģılaģılan zorluklar, Projenin mali akıģının incelenmesi, Projenin çıktılarının kalite, performans, etkinlik ve fonksiyonellik açısından değerlendirilmesi, Proje zaman çevriminin değerlendirilmesi 131

132 Proje Çıktılarının Müşteriye Devredilmesi Proje çıktılarının; zaman içinde özelliklerinin korunması sürekli iyileģtirilmesi proje ekibinden beklenen bir durumdur. Bunun için proje ekibi tarafından; gerekli alt yapı hazırlıklarının da proje kapsamı içinde ele alınması ve çözümlenmesi gerekir. 132

133 Proje Ekibi Dağıtılması Projenin sona ermesiyle birlikte proje ekibi dağıtılmak zorundadır Bireylerin ve grupların çabalarının ve baģarılarının zamanında tanınması ve takdir edilmesi toplam kalite yönetiminin ana unsurlarından birisidir. Ödüllendirme özel olarak ele alınmalı ve zamanında yapılmalıdır. 133

134 Proje uygulanmaya baģlanıp sonuçlanınca ulaģılması amaçlanan AMACA ulaģılabildi mi? UlaĢılamadıysa nedenleri ne? Nasıl bir proje revizyonuyla bu amaca ulaģılabilir? Proje çevreyi (doğayı ve bu ortamda yaģayan kiģileri ve canlıları) nasıl etkiledi? Sosyal yaģamı nasıl etkiledi? 134

135 Projeyi BaĢarılı Kılan Etmenler Takım çalıģması Amaç ve hedeflerin iyi belirlenmesi Sürekli iyileģtirme Ġnsanlara saygı Motivasyon Liderlik MüĢteri odaklı çalıģma 135

136 Proje Yönetiminde Bilgisayar Desteği Günümüzde proje yönetimi alanında dünyaca tanınmıģ yazılım Ģirketlerinin üretip piyasaya sürdükleri: Microsoft Project, Primavera, Sure Trak, Harvard Project Manager, Promis gibi çok yaygın kullanılan bazı yazılımlar vardır 136

137 Proje örnekleri Fiziksel ürün yapımı olarak; Keban Barajı, İstanbul Boğaz Köprüsü, F16 uçakları yapımı projesi, Atatürk Barajı, Urfa Tünelleri yapımı, Güneydoğu Anadolu Projesi ulusal boyuttaki projelerden bir kaçıdır 137

138

139

140

141

142

143

144

145 Proje planlama ve denetim teknikleri 1. GANTT ġemalari (Çubuk çizitleri-diyagramları) Birinci dünya savaģı yıllarında askeri gereksinimleri karģılamak için geliģtirilmiģtir. 2. SERĠM MODELLERĠ (AĞ-ġEBEKE MODELLERĠ) CPM (Critical Path Method) ABD, Dupont PERT (Project Evaluation and Review Technique) 1958, ABD Polaris Füzeleri GERT (Graphical Evaluation and Reviev Technique) PROJE YÖNETİMİ Dr.Ahmet KOVANCI 145