T.C. ULUDAĞ ÜNĠVERSĠTESĠ ÖĞRENCĠ ĠġLERĠ DAĠRE BAġKANLIĞI

Transkript

1 T.C. ULUDAĞ ÜNĠVERSĠTESĠ ÖĞRENCĠ ĠġLERĠ DAĠRE BAġKANLIĞI PERSONEL GÖREV DAĞILIM ÇİZELGESİ AD SOYAD KADRO UNVANI GÖREVLERİ * GÖREV DEVRİ ** Gülay UYAR Şube Müdürü Öğrenci İşleri Daire Başkan Vekili görevini Diğer Daire Başkanları Öğrenci İşleri Daire Başkanlığında iş akışını sağlamak. Kayıt Koordinatörlüğü yapmak, Üniversite Yönetim Kurulu ve Senato da karar alınması gereken konularda gerekli çalışmaların yapılmasını sağlayarak Rektörlük Makamına sunmak, YÖK tarafından belirlenen Anabilim/Bilim/Program/Zorunlu Hazırlık Sınıfı açma kriterlerine uygun dosyaların hazırlanması ve gerekli yazışmaların yapılmasını sağlamak Sayılı Kanun un 42/b maddesi uyarınca birimler tarafından hazırlanan Üniversite Faaliyet Raporu nu Rektörlük Makamına sunmak, Rektörlük Makamına sunulacak evrakların hazırlanmasını sağlamak, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı yazışmalarını ve yapılacak işleri takip etmek, Öğrenci İşleri ve Eğitim Yürütme Kurulu (ÖYÜK) gündemi hazırlamak, toplantılara raportör olarak katılmak, alınan kararları yazmak ve ilgili birimlere iletilmesini sağlamak, Geri Bildirim Grubu üyeliğini Mezun olan öğrencilerin diploma ve Dilpoma Ekleri (DE) onaylamak, Bologna Eşgüdüm Komisyonu (BEK) üyeliğini Farabi Kurum Koordinatörlüğü iş/işlemlerini Tanıtım Komisyonu üyeliği görevini Selda BİLİNDİR Büro Destek Personeli Daire başkanı sekreteri görevini yürütmek AKADEMİK BİRİM İŞLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ Bilgisayar İşletmeni Eğitim-Öğretim Birimi Şefi görevini Fakülte/Yüksekokul kuruluş işlemleri, Anabilim Dalı, Bilim Dalı, Doktora/Yüksek Lisans, Sanatta Yeterlilik, Bölüm/Program, Hazırlık Sınıfı açma işlemleri (Dosya Hazırlama/Senato ya arz/yök e arz), Öğrenci İşleri Eğitimi Yürütme Kurulu (ÖYÜK) Sekreteryalığı, Yönetmelik gereği Üniversite Yönetim Kurulu ve Senato kararlarının takibi, Lisansüstü, Lisans ve Önlisans, Önkayıt, Dikey Geçiş öğrenci kontenjan işlemleri ve

2 yazışmaları (Senato ya arz/yök e arz), Lisans ve Önlisans ile Dikey Geçiş öğrenci kontenjanlarının ÖSYM veri tabanına girilmesi, Akademik Takvim hazırlama işlemleri (Senato ya arz/yazışmaları), Eğitim-Öğretim Planlarının hazırlama işlemleri (Senato ya arz), Haftalık Ders Programları işlemleri (Arşivleme), Üniversite Başarı Oranları hazırlanması (YÖK e gönderme), İstatistikler (Öğrenci sayılarının kız, erkek, yabancı uyruklu kız, yabancı uyruklu erkek, yeni kayıt, mezun, kaydı silinen, sınıflarına göre dağılımlarının; uyruklara göre dağılımlarının; yaşlarına göre dağılımlarının; af öğrencilerinin dağılımlarının yapılması Ens./Fakülte/YO./MYO ve bölüm/program bazında) Birimler ile çalışmaların Verilerin kontrolü, ÖSYM sistemine bölüm/program bazında girişlerinin yapılması, Sistemden alınan formların gruplanması ve birimlere dağıtılması işlemlerini Yükseköğretim Öğrenci Eğitim Planı ile Yükseköğretim Kurumlarındaki Öğretim Elemanlarının Yetiştirme ve Oryantasyon Planı hazırlama (YÖK e gönderme) Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı ilkelerine Göre Faaliyet raporu Hazırlama (YÖK e gönderme), 2547 Sayılı Kanunun 42/b Maddesi Uyarınca Hazırlanan Faaliyet Raporu (Rektörlük Makamına arz), 5018 Sayılı Kanun uyarınca Performans ve Faaliyet Raporlarının hazırlanması, ÖSYM Pedagojik Formasyon Sertifika Programı verişi girişi yapmak ve kontrol etmek, Birim bütçe çalışmaları, Yeni kayıt öğrenci işlemlerine ilişkin yazışmaları yapmak, Farabi Değişim Programı işlemlerini Erasmus yazışmalarını yapmak, Birim/Disiplin gibi verilerin YÖKSİS e girilmesi, Pedagojik Formasyon işlemlerini Lisans tamamlama işlemlerini Lisansüstü öğrenci araştırma (anket çalışmaları) izinleri yazışmalarını Arşiv İşlemleri, Salih YAZICI Memur Farabi Değişim Programı işlerini U.Ü. Farabi web sayfasını düzenlemek, Selda BİLİNDİR

3 Öğrenci Kimlik Kartları veri girişleri, Öğrenci Kimlik Kartı teslimini yapmak, Selda BİLİNDİR Büro Destek Personeli İletişim koordinasyonunu sağlamak, Telefon faturalarını düzenlemek, Otomasyonda ders açmak, Öğretim Görevlilerinin otomasyon şifrelerini vermek, Web sayfasını güncellemek, Kimlik kartlarında eksik bilgileri düzenlemek ve kimlik kartı talebinde bulunmak, Ebru YEŞİLHOCA Büro Destek Personeli İstatistikler (Öğrenci sayılarının kız, erkek, yabancı uyruklu kız, yabancı uyruklu erkek, yeni kayıt, mezun, kaydı silinen, sınıflarına göre dağılımlarının; uyruklara göre dağılımlarının; yaşlarına göre dağılımlarının; af öğrencilerinin dağılımlarının yapılması Ens./Fakülte/YO./MYO ve bölüm/program bazında) Birimler ile çalışmaların Verilerin kontrolü, ÖSYM sistemine bölüm/program bazında girişlerinin yapılması, Sistemden alınan formların gruplanması ve birimlere dağıtılması işlemlerini Genel Öğrenci ĠĢleri ġube Müdürlüğü Bilgisayar İşletmeni Genel öğrenci İşleri Şefi görevini Yabancı uyruklu öğrencilere ait işlemler, Yaz Öğretimi işlemleri, Öğrencilerin katkı payı/kayıt yenileme işlemleri, Öğrencilerin burs/staj işlemleri, Merkezi olarak yapılan Atatürk İlkeleri ve Devrim Tarihi ile Nutuk Dersi Sınav İşlemleri, Bologna süreci, Lisansüstü, önlisans ve lisans yatay geçiş işlemleri, Çiftanadal/Yan Dal İşlemleri, Üniversite tanıtımı faaliyetleri (fuar hazırlıkları, materyal hazırlığı, kampus ziyaretleri), Ebru YEŞİLHOCA Büro Destek Personeli Yabancı uyruklu öğrencilerin işlerini İlişkin Yönergenin güncellenmesi, İlişkin sınav türlerinin kabulü, İlişkin duyuru ekranlarının, başvuru ekranının, tercih ekranının, sınav giriş belgesinin, tercih belgesinin, sonuç belgesinin hazırlanması, Yurt Dışından Öğrenci Kabul Komisyonu ve Sınav Komisyonlarının görevlendirilmesi ve bilgilendirilmesi, Salih YAZICI

4 Yerleştirme Sınavı kitapçıklarının hazırlanması, basım işlemlerinin kontrolü, paketlenmesi, dağıtımı ve toplanması, Yerleştirme Sınavına başvuracak/başvuran adayların sorunlarının çözülmesi, Yerleştirme Sınavına başvuran adayların evrak teslimi ve kontrolü, Yerleştirme Sınavına başvuran adayların sınav ücretlerinin banka dökümleriyle eşleştirilmesi, Yerleştirme Sınavına başvuran ve tercih işlemi yapan öğrencilerin puanlarının dönüştürülmesi, kazananların tespiti ve yerleştirilmesi, Yabancı uyruklu listelerinin burslu/burssuz olarak (Ens./Fakülte/YO./MYO ve bölüm/program, geliş şekli, durumu bazında) oluşturulması ve güncellenmesi, işlerini yürütmek. Mevcut öğrencilerde, Öğrenci sayıların istenen formatlarda (cinsiyet, sınıf, uyruk vb.) hazırlanması, Yabancı uyruklu öğrencilerde yıllık transkriptlerinin ilgili kuruma/kurumlara gönderilmesi, Yabancı uyruklu öğrencilerin durumlarının (mezun, kaydı silinen, TC vat. Geçiş ve burs durumları gibi) ilgili kurumlara (YÖK, YTB, Emniyet Md.) bildirilmesi işlemlerini yürütmek. Ahmet BULUT Bilgisayar İşletmeni Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi, Askerlik yazışmaları, resmi kurum yazışmalarını yapmak, Nimet YILDIZ Büro Destek Elemanı Üniversite tanıtım faaliyetleri (fuar hazırlıkları, materyal hazırlığı, kampus ziyaretleri) Üniversitemizi ziyarete gelen Lise ve Dershanelere Üniversitemizi tanıtmak, Öğrenci burs, kredi ve staj işlemleri, Öğrenci askerlik işlemleri ve öğrenci belge isteği yazışmalarını yapmak, Merkezi olarak yapılan Atatürk İlkeleri ve Devrim Tarihi ile Nutuk Dersi sınav işlemleri, Esra ÇAN Memur Mezuniyet Birimi Sorumlusu görevini Diploma İşlemleri: Diploma metinlerinin Öğrenci Nimet YILDIZ

5 Otomasyon Sisteminden kontrolü, güncellenmesi ve ilgili birimlerle yazışmalarının yapılması, Diploma dökümü ve sicil defterinden diploma kontrolünün yapılması, Diplomaların ilgili makamlara imza/onay işlemleri ve ilgili birimlerle yazışmaların Diplomalara hologram ve soğuk mühür basılması, Diploma Eki İşlemleri, Diploma eki bilgilerinin Öğrenci Otomasyon Sisteminden kontrolü ve güncellenmesi, Diploma eki dökümü ve sicil defterine işlenmesi, Diploma eki imza/onay, mühür ve soğuk mühür basım işlemleri, Diploma eki ile ilgili birimlerle yazışmaların Kamu kurum ve kuruluşlarından gelen diploma ve mezuniyet belgesi teyit işlemlerinin Diploma ve Diploma eki ile ilgili resmi yazışmaların Ahmet BULUT Bilgisayar İşletmeni Diploma dökümü, Yükseköğretim Kurulu Ortak veritabanına öğrenci verilerinin yüklenmesi (dönemler itibariyle), Mezuniyet, kayıt dondurma, kayıt silme (v.b) işlemlerinin takip ve işlenmesine sağlamak, Sibel MUNYAR Memur Sicil defterlerinin dökümünü yapmak, Öğrenci bilgilerini sicil deftere işlemek.(yatay geçiş, mezuniyet, öğrenci kütüğü, kayıt dondurma, kayıt silme vb.) Diploma ile ilgili yazışmaları yapmak, Hologram ve Soğuk Mühür Damgasını yapmak, Sibel MUNYAR Büro Destek Personeli Sicil defterinden diploma kontrolünün yapılmasından sonra ilgili birimlerle yazışmaların yapılması, Firmalardan gelen diploma ve mezuniyet belgesi teyit işlemlerinin Diplomaların ilgili makamlara imzaya sunulması işlemlerini Diplomalara hologram ve soğuk mührün basılması, Ahmet BULUT Sibel MUNYAR Diploma ve Diploma Eki nin dökülmesi, Kemal DÜZCAN Temizlik Personeli Posta hizmetleri, Mustafa ÇAVDURER Mustafa ÇAVDURER Temizlik Personeli Temizlik hizmetleri, Kemal DÜZCAN * Kadro Unvanına bağlı olmadan yaptığı görevler yazılacaktır. ** Görev tanımı yapılan personelin herhangi bir nedenle (kanuni izin, geçici görev vb.) görevinde olmadığı durumlarda görevlerini yerine getirecek kişilerin adı yazılacaktır.