Rapor Yazma Teknikleri

Transkript

1 Rapor Yazma Teknikleri Yrd. Doç. Dr. Deniz KILINÇ Celal Bayar Üniversitesi Celal Bayar Üniversitesi 1

2 BÖLÜM - 3 Rapor Yazma Tekniklerine Giriş Bu bölümde; Rapor Nedir? Niçin Rapor Yazarız? Rapor Yazma Aşamaları Rapor Yazarken Nelere Dikkat Etmeliyiz? Rapor Bölümleri Raporun Kontrol Edilmesi Gibi konular incelenecektir. Celal Bayar Üniversitesi 2

3 Giriş Ülkemizde genel olarak okumayı sevmiyoruz. Kitap okumuyoruz Yönetmelik okumuyoruz E-posta okumuyoruz Doküman okumuyoruz ve dolayısıyla Rapor da okumuyoruz Okunmayan raporu neden yazalım? 3

4 Rapor Nedir? Herhangi bir konu ya da sorun üzerine yapılan inceleme ile ilgili durumu ve sonucu belirtmek üzere yazılan yazılara rapor denir. İncelenmek istenen bir sorun; doğru, kesin, güvenilir bilgi gerektiren bir iş hakkında, onu araştırmakla görevlendirilen kişinin yaptığı araştırma, inceleme sonucunu belli kurallara göre yazdığı yazı, rapor türüne girer. 4

5 Rapor Nedir? Raporlar; doktor raporu, mühendis raporu, hava raporu, bilirkişi raporu, deney raporu, hakem raporu gibi çeşitli olabilir. Yazılım mühendisliğinde ise ön analiz, proje, analiz, tasarım, tez, bildiri gibi raporlar yazmamız gerekecektir. 5

6 Niçin Rapor Yazarız? Yönetimde karar vermek Danışmanlardan ve uzmanlardan bilgi ve görüş almak Alt kurum ve birimlerin çalışma ve etkinliklerini izlemek ve kontrol etmek Gerçekleştirilen uygulamaları ölçmek ve değerlendirmek Çalışanları değerlendirmek ve gerektiğinde hesap sormak 6

7 Niçin Rapor Yazarız? Ayrıca; bilgi vermek, herhangi bir konuda çözümü kolaylaştıracak öneriler sunmak ve bir çözüm üretmek için yazılabilir Bu nedenle işimizin her kademesinde rapor yazmak önemli bir etkinliktir. 7

8 Rapor Yazma Aşamaları Temel olarak 5 aşamadan oluşmaktadır: 1. Konuyu Belirlemek 2. Hedef Okuyucuyu Belirlemek 3. Bilgiyi Araştırmak 4. Ana ve Alt Başlıkları Sıralamak 5. Raporu Yazmak 8

9 Rapor Yazma Aşamaları 1. Konuyu Belirlemek Konu size mutlaka verilir. Bir sabah uyanıp da şu konu hakkında bir rapor yazayım demezsiniz 2. Okuyucuyu Belirlemek Okuyucunun belirlenmesi önemlidir. Yazdığımız metin teknik metin ise ve okuyucunun konuyu anlaması için yeterli teknik bilgisi yoksa raporumuz teknik ibarelerden uzak ve sade olmalıdır. 9

10 Rapor Yazma Aşamaları 3. Bilgiyi Araştırmak Rapor hazırlamadan önce sorunlar derinlemesine incelenmeli, konu ile ilgili tüm kaynaklardan yararlanılmalı ve konu mantıklı bir şekilde sıralanmalıdır. Raporu yazmadan önce konuyu iyice kavramamız ve konuda uzmanlaşmamız? gereklidir, çünkü kişi konuyu derinlemesine kavrayamamışsa, o konuda sonuca ulaşabilmek için mantıklı düşünemez. Kaynaklardan elde edilen malzemeyi etkili, çarpıcı, inandırıcı ve doyurucu nitelikte hazırlamalıyız. 10

11 Rapor Yazma Aşamaları 4. Fikirleri ayıklamak, gruplandırmak, düzenlemek, raporun içeriğini oluşturacak ana ve alt başlıkları sıralamak Raporların hazırlanmasında, görev yapılan kurum içinde, rapor hazırlanan konu ile ilgili bir format (biçim kuralları) var ise, bunlar önceden belirlenmelidir. Toplanan bilgiler sırasına, sınıfına göre gruplandırılmalı ve kaynaklardan alıntılanan metnin sayfa numarası, kaynak adresi gerekliyse satır sayıları not edilmelidir. 5. Raporu Yazmak Nasıl? 11

12 Rapor Yazarken Nelere Dikkat Etmeliyiz? 1. Raporda kısa, net ve anlaşılır cümleler kurulmalıdır. 2. Raporları belli bir plân dâhilinde hazırlamak ve varılan yargıyı açıkça belirtmek önemlidir. 3. Akıcı bir dil kullanmak, raporun tamamını okumaya niyetli kişinin işini kolaylaştıracağı gibi raporun amacına ulaşmasını da sağlayacaktır. 12

13 Rapor Yazarken Nelere Dikkat Etmeliyiz? 4. Bilimsel çalışmaları değerlendirirken raporları bilimsel ölçüler içinde hazırlamak, raporlarda ileri sürülen olumlu ya da olumsuz görüşleri kesin deliller ile somut bir biçimde açıklamak gerekir. 5. Eğer rapor, teknik bir konuda değilse, yabancı kelimelerden ve teknik tanımlardan kaçınılmalıdır. 13

14 Rapor Yazarken Nelere Dikkat Etmeliyiz? 6. Gereksiz ayrıntılara girmeden özlü bir biçimde sınırlandırmak raporumuzun amacına ulaşmasına dayanak sağlar. Yanlış anlaşılmaya meydan vermemek için açık ve net bir ifade kullanmak ve objektif olmak rapor yazarken önemli bir etkendir, mümkün olduğunca yorumdan uzak durulmalı ve kesin ifadelere yer verilmelidir. Teorik ve pratik bilgi delillerle desteklenmelidir. 14

15 Rapor Yazarken Nelere Dikkat Etmeliyiz? 7. Raporu sunacağımız kişinin kültür, teknik bilgi, ihtisas ve tecrübelerine hitap edecek seviyede düzenlenmesi de amaçlarımıza ulaşabilmek açısından önem arz eder. 15

16 Rapor Neden İşe Yaramaz? Hazırlanan raporların başarıya ulaşmasını engelleyen faktörlere dikkat edilmelidir. Raporun konusu zayıfsa, yalnızca geçmişe dair veri içeriyor ve çözüm önerileri açısından yetersiz kalıyorsa, anlam bütünlüğü kurulamadıysa veya ilgili kişiyi yönlendirmekten uzaksa başarılı bir rapordan söz edemeyiz. 16

17 Rapor Neden İşe Yaramaz? Aşağıdaki raporda hata nedir? Tamamlamış olduğumuz ve ilginç sonuçlar elde etmemize yardımcı olan Çalışan Memnuniyeti Anketine göre çalışanların iş yerindeki motivasyonunu artırmak için alınacak önlemleri tespit etmeden önce anket sonuçları ile ilgili bulguların yönetime aktarılarak, çıkan sonuçların onlar üzerinde ne gibi etkiler yapacağının da dikkate alınması faydalı olacaktır. Bu nedenle yapılan anketle ilgili sonuçlar, konu hakkındaki değerlendirmelerimiz ve görüşlerimiz aşağıda bilgilerinize sunulmaktadır. 17

18 Rapor Neden İşe Yaramaz? Raporun anlaşılabilirliğini artırmak için; 1. Kısa cümleler kullanın, bir fikir için bir cümle. 2. Basit, bilinen kelimeleri kullanın. 3. Sade bir dil ile yazın. 18

19 Rapor Neden İşe Yaramaz? ÇÖZÜM Çalışan Memnuniyeti Anketi sonuçları motivasyonun düşük olduğunu göstermiştir. Motivasyonu artırmak için almamız gereken önlemleri belirlemeden önce üst yönetimin görüşünü almamız faydalı olacaktır. 19

20 Raporun İçeriği Raporun içeriğini oluşturmak için; Kapsanacak hususların listesini çıkar. Başlık ve alt başlıkları planla. Her başlığın altında bir-iki husus yer almalı. Kullanılacak temel verilerin bir listesini oluştur. Tablo, grafik vb. 20

21 Kapsanacak Hususlar Ana Mesaj Anket sonuçlarına göre çalışanların motivasyonları düşük ve bu nedenle bir şeyler yapması gerekiyor. Bu durumu yönetimle paylaşmalıyız. Yola Çıkış Nedeni İnsan kaynaklarını geliştirmek amacıyla çalışanların motivasyon ve iş tatminleri konusundaki iyileştirmeye açık alanları tespit edebilmek. 21

22 Kapsanacak Hususlar Ne yapıldı? Çalışan memnuniyeti anketi Ne bulundu? Genel memnuniyet oranın üstünde olmakla birlikte, geliştirilmesi gereken birtakım hususlar var. İş ortamından memnuniyet düşük. Sosyal faaliyetler ve çalışma saatleri çalışanların motivasyonunu etkiliyor. Şirket yönetimi konusunda 22

23 Raporun Bölümleri 23

24 Raporun Bölümleri (Kapak) Kapak Raporun hazırlandığı kurumun adı Raporun adı Raporu hazırlayan kişinin adı Varsa raporu denetleyen kişi veya grubun/kurumun adı Yazıldığı yer ve yıl bulunmalıdır 24

25 Raporun Bölümleri (Kapak) 25

26 Raporun Bölümleri (Özet) Özet Raporun geneli hakkında bilgi veren, birkaç paragraflık yazılardır. Okuyan kişiyi raporun içeriği hakkında kısaca bilgilendirir. Gerekli durumlarda özetin yabancı dil versiyonu da bulunabilir. Özet, dolaylı olarak da bir sunuş yazısı niteliğinde olduğu için net ve anlaşılır yazılması çok önemlidir. 26

27 Raporun Bölümleri (Anahtar Kelimeler) Anahtar Kelimeler Raporların içeriklerini daha ayrıntılı olarak taramak isteyen araştırmacıların, ilgili konulara ulaşmasını sağlayan, Raporun içeriğiyle ilgili bilgi veren esas kavramları temsil eden anahtar kelimeler özetten hemen sonra yer almalıdır. 27

28 Raporun Bölümleri (Önsöz) Önsöz Önsöz, yazılması zorunlu bir bölüm değilse de, okuyucularla bir bağ kurmak, çalışma esnasında emeği geçenlere teşekkür etmek Raporun yazılma amacıyla veya eksik kalmış noktalarla ilgili bilgi vermek için uygun bir bölümdür. Kısa ve öz yazılmasında fayda vardır. 28

29 Raporun Bölümleri (İçindekiler) İçindekiler Rapor içerik olarak büyük ve geniş ise yer alır. Raporun içerini ve ilgili konu başlıklarını sayfa numaralarıyla belirten bölümdür. Raporun kullanma kılavuzu gibidir. İçindekiler bölümünde konular ana ve ara başlıklarıyla birlikte detaylı olarak yazılır. İçindekiler listesinin yazının (raporun) sonuna değil, göze çarpması ve kolaylık sağlanması nedeniyle yazının başına konması tercih edilmelidir. 29

30 Raporun Bölümleri (Kısaltmalar ve Simgeler) Kısaltmalar ve Simgeler Raporu yazan kişi eğer herkesin bildiği kısaltmalar veya simgeler dışında öğeler kullandıysa, bunu okuyucunun bilgisine bu kısımda sunar. Yine de, raporun iç sayfalarında bu kısaltmalar, ilk defa kullanıldıklarında açık hâlleriyle belirtilirler. Daha sonraki kullanımlarda açıklamayı yinelemeye gerek yoktur. 30

31 Raporun Bölümleri (Giriş) Giriş Giriş kısa bir sunuş ve tanıtma yazısı olabileceği gibi uzunca bir açıklama biçiminde de olabilir. Birkaç sayfadan fazla olan yazılara (raporlara) bir "Giriş" kısmı konması uygun, hatta gereklidir. Giriş, raporun içeriğinin bulunduğu bölümdür. 31

32 Raporun Bölümleri (Giriş devam ) 1. Giriş 2. Bölüm/konu ismi 2.1. Alt başlık 2.2. Alt başlık 2.3. Alt başlık 2.4. Alt başlık 2.5. Alt başlık 32

33 Raporun Bölümleri (Giriş devam ) Bölümlendirmede rakam ve/veya harf kullanılabilir. Sonuç bölümünde ise yapılan incelemeler sonucunda elde edilen bulgular sunulur. Çözüm önerileri, geliştirilen yöntem, varılan nokta, elde edilen fayda gibi konular açık bir biçimde dile getirilir. 33

34 Raporun Bölümleri (Bölümler ) Bölümler 1. Giriş (Anketin amacı, ne zaman yapıldığı ve kaç kişinin katıldığı yazılacak) 2.Anket Sonuçları (Ankette her bir bölümde alınan sonuç hakkında bilgi verilecek) 2.1. Genel Değerlendirme 2.2 Anket Bölümleri Bazında Alınan Sonuçlar 2.2.1Genel Memnuniyet Çalışma Durumu Şirket Yönetimi 3. Anket Sonuçları Doğrultusunda Yapılacaklar (Anketten sonra alınması gereken önlemler hakkında bilgi verilecek) 34

35 Raporun Bölümleri (Son Bölüm) Son Bölüm Son bölümde; Yorumlar ve Tartışmalar, Tavsiyeler, Ekler ve Kaynakça bölümleri bulunur. Raporun akıcılığını bozmaması açısından metin kısmında verilmesi istenmeyen ancak araştırmayı destekleyen bulgular, son kısımda ekler bölümünde verilir. 35

36 Raporun Bölümleri (Son Bölüm) Son Bölüm Aynı şekilde ayrıntılı tablolar, anket formları veya sonuçları da ekler kısmında yer almalıdır. Eklerin bölümlendirmesi ve adlandırılması da EK 1, EK 2 gibidir. Metin içerisinde eklere gönderme yaparken de bu şekliyle referans verilmesi gerekir. 36

37 Raporun Bölümleri (Son Bölüm) Son Bölüm Kaynakça, bir raporun olmazsa olmazlarındandır. Raporun tüm bölümleri için geçerli olmak üzere, yararlanılan yayınlar, detaylı ve sistemli olarak kaynakça bölümünde verilir. 37

38 Raporun Bölümleri (Son Bölüm) Son Bölüm Kaynakça bölümü, raporun içerisindeki fikirlerin doğruluğuyla ilgili raporu hazırlayana destek verdiği gibi, okuyucuyu da konuyla ilgili yayınlara yönlendirir. Raporun veya makalenin güvenilirliğini artırır. Kaynakça da belirli bir sisteme göre yazılır. 38

39 Raporun Bölümleri (Son Bölüm) Son Bölüm Örneğin; tek yazarlı bir kitap için aşağıdaki format geçerlidir: Uçan, A. (1994). İnsan ve Müzik, İnsan ve Sanat Eğitimi. Ankara: Müzik Ansiklopedisi Yayınları. Yazar adı (soyadı, adının baş harfi) Yayın tarihi (ayraç içinde) Eser adı (koyu ya da italik) Basım kaydı (ayraç içinde; birinci basımlar belirtilmez) Yayın yeri (ardından : gelir) Yayınevi 39

40 Raporun Kontrol Edilmesi Raporu bitirdikten sonra kontrol için bazı sorular sormamız gerekmektedir: Raporun hedef kitlesi kimdir? Rapor, bu hedef kitleye göre yazıldı mı? Raporun hazırlanma süresi ne kadar? Zamanı doğru kullanmak için ne yapmalı? İletilmek istenen mesajlar net mi? Raporun kuvvetli olması için yeteri kadar veri var mı? 40

41 Raporun Kontrol Edilmesi Raporun içeriğiyle ilgili eksik ve geri dönülüp kontrol edilmesi gereken nokta var mı? Düşünceler gruplandırıldı mı? Düşüncelerde zayıf bir nokta var mı? Kesinlikten yoksun mu? Hazırlayan, raporun içeriğine yeterince hâkim mi? Rapor hazırlama kurallarına uyuldu mu? Rapor ile ilgili ne gibi sorular gelebilir? Hangi cevaplar uygundur? 41

42 Yazım Kuralları Rapor yazmak, istenildiği kadar bölümleriyle, kaynakça ve diziniyle okuyucunun işini kolaylaştırmaya yönelik olsun; temel olarak kendisini okutmayan bir yazım dili, tüm çabaları boşa çıkaracaktır. Öncelikli raporu hazırlayan kişinin, raporu yazdığı dile hâkim olması gerekir. Bağlaçlar (da, de, ki) Soru ekleri 42

43 İYİ ÇALIŞMALAR Yrd. Doç. Dr. Deniz KILINÇ 43