TARIM VE KIRSAL KALKINMAYI DESTEKLEME KURUMU 13. BAŞVURU ÇAĞRI DÖNEMİ PROJELERİ HAZIRLANIRKEN DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR

Transkript

1 TARIM VE KIRSAL KALKINMAYI DESTEKLEME KURUMU 13. BAŞVURU ÇAĞRI DÖNEMİ PROJELERİ HAZIRLANIRKEN DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR A- 13. BAŞVURU ÇAĞRI DÖNEMİNDE BAŞVURU ÇAĞRI REHBERLERİNDE YER ALAN YENİLİKLER 13. Başvuru Çağrı Döneminde uygulanacak olan başvuru çağrı rehberlerine bazı yeni hususlar eklenmiştir. Danışman firmaların proje hazırlıkları sürecinde bu hususlara dikkat etmeleri önem taşımaktadır. 1. Başvuru paketlerinin içerisinde Başvuru Formu, Seçilen ve Seçilmeyen Teklifler, Yapım işleri ile ilgili projeler (Mimari, Statik, Elektrik Tesisat, Mekanik Tesisat Projeleri), İş Planı ve Teknik Proje bulunmaması durumunda TKDK tarafından teslim alınmayacak ve başvuru kaydı yapılmayacaktır. 2. Başvuru sahiplerinin başvuru paketi içerisinde yer alan teklifleri ve eklerini Ocak 2015 tarihleri arasında İl Koordinatörlüğüne sunmaları halinde; dokümanları ön incelemeye tabi tutulacak ve eksiklikleri kendilerine bildirilecektir. Ön inceleme sonucu İl Koordinatörlükleri tarafından başvuru sahiplerine yapılacak bildirimler sadece bilgilendirme niteliğinde olacaktır. Başvuru sahipleri açısından kazanılmış bir hak sağlamayacaktır ve hiçbir şekilde başvurunun kesin olarak kabul edileceği anlamına gelmeyecektir. Ön incelemesi yapılacak başvuruların kabul veya reddine ilişkin kesin karar, başvuru paketinin İl Koordinatörlüğüne resmi olarak teslim edilmesinden sonra yapılacak incelemeler sonrasında verilecektir. Ön inceleme için talepte bulunmayan başvuru sahiplerinin projelerine ait teklif ve eklerinde eksik belge ve/veya hata olması durumunda Kurum ek bilgi/belge istemeksizin projeyi reddetme hakkına sahip olacaktır. 3. İş planında analiz yapmak için gerekli olan bilgi ve verilerin yer almaması, iş planının başvuru sahibinin gerçekleştirmeyi planladığı yatırım ile ilgili olmaması veya iş planı formatındaki mali tabloların boş bırakılmış olması durumunda, TKDK başvuru sahibinden ek bilgi istemeksizin projeyi reddetme hakkına sahip olacaktır. 4. Bu çağrı döneminde, diğer danışmanlık hizmetleri kapsamında, yalnızca bir adet danışmanlık hizmeti alımı uygun harcama olarak kabul edilecektir. B- TEKLİFLERLE İLGİLİ HUSUSLAR Başvuru paketlerinde yer alan dokümanlar içerisinde denetimlerde en çok incelenen ve bulgu tespit edilen konu tekliflerdir. Denetim birimleri tarafından, özellikle Avrupa Komisyonu J-4 Birimi, tekliflerin bağımsızlığına büyük önem vermektedir. Denetimlerde tespit edilen bulguların fonların kesilmesine kadar giden sonuçları olmaktadır. Bu nedenle proje dosyasında yer alan tekliflerin, Teklif Alma Kuralları Rehberinde yer alan kuralların bütününe dikkat edilerek hazırlanması büyük önem taşımaktadır. Tekliflerle ilgili olarak aşağıdaki noktalara özellikle dikkat edilmelidir. 1. Tekliflerin birbirlerinden bağımsız olarak hazırlanmadığına işaret edecek şekilde; üç teklifte aynı yazım, hesaplama, tarih, format hataları olmamalıdır. 2. Teklif veren firmaların isimlerinde, telefon/faks/mail bilgilerinde birbirlerine veya danışman firmaya ait bilgilerin olmaması gereklidir. 3. Teklif davet mektubu tarihleri, teklif sunum tarihleri, tekliflerin ekinde sunulan belgelerin tarihleri ve teklif geçerlilik sürelerinde üç teklifte de aynı yönde uyumsuzluklar olmamalıdır.

2 4. Tekliflerde, özellikle ithal ürünlerde belirtilen menşe ülkesi ile ekipmanların markaları arasında bir uyumsuzluk olmamasına dikkat edilmelidir. (Markasından bariz bir şekilde İtalya menşeili olduğu anlaşılan bir makine için üç teklifte de menşe ülkesinin Almanya olarak gösterilmesi gibi). 5. Yapım işlerinde; üç teklifin fiyatlandırılmasında her üçünün de poz ve toplam fiyatları Çevre ve Şehircilik Bakanlığı tarafından açıklanan güncel fiyatları geçmemelidir. 6. Yapım işlerinde, pozların fiyatlandırılması sırasında manipülasyon bulgusuna işaret edecek şekilde teklifler arasında oransal ilişkilerin olmamasına dikkat edilmelidir. Özellikle denetimlerde; seçilen teklifin teklifte yer alan her bir poza en düşük, ikinci teklifin her bir poza daha yüksek ve üçüncü teklifin ise her bir poza en yüksek fiyatı vermesi dikkat çekmekte ve denetçiler bunu tekliflerin bağımsız olmamasının bir işareti olarak değerlendirmektedirler. 7. Makine ekipman alımlarında, özellikle ikinci ve üçüncü tekliflerde piyasada ticarete konu olmayan marka ve model isimleri olmamalıdır. Böyle bir durumdan şüphelenilmesi durumunda başvuru sahibi kanalıyla bu tedarikçilerden teklif ettikleri ürünlerin ticarete konu olduğunun kanıtlanması istenecektir. 8. Makine ekipman tekliflerinde üç teklifteki fiyatlar arasında oransal bir ilişki olmamalıdır. Özellikle denetimlerde; seçilen teklifin teklifte yer alan her bir makineye en düşük, ikinci teklifin her bir makineye daha yüksek ve üçüncü teklifin ise her bir makineye en yüksek fiyatı vermesi dikkat çekmekte ve denetçiler bunu tekliflerin bağımsız olmamasının bir işareti olarak değerlendirmektedirler. 9. Danışman firmalar ve ortaklıkları hiçbir şekilde projelerin makine-ekipman alımlarına ve inşaat işlerine teklif vermemelidirler. 10. Bazı danışman firmaların aynı çağrı döneminde çok sayıda proje hazırladıkları gözlenmektedir. Bu durumlarda İl Koordinatörlükleri tarafından gerekli görülmesi durumunda ek bilgi yoluyla bu firmaların personel ve fiziki durumlarını belgelendirmeleri istenebilecektir. 11. Son çağrı dönemlerinde bazı danışman firmaların, Kurumumuzun kontrollerine takılmamak amacıyla, başvuru sahiplerini iş planı hazırlığı için danışmanlık desteği talep etmemeye yönlendirdikleri görülmektedir. Bu durum, hem başvuru sahiplerimizi bu alandaki destekten mahrum bırakarak mağdur olmalarına; hem de denetimlerde bunun sorgulanmasına neden olmaktadır. Danışman firmalar, başvuru sahiplerini bu konuda bilgilendirmeli ve bu haklarını kullanmalarını sağlamalıdır. Ayrıca kontroller sırasında bir danışmanlık firmasının çok sayıda proje hazırlamasına rağmen bunlarda-sadece kontrollere takılmamak için- danışmanlık desteği talep edilmediği tespit edilirse faydalanıcılarla irtibata geçilebilecek; bu durumun kanıtlanması durumunda ilgili danışman firmadan bunun gerekçesi sorulacak ve gerekiyorsa bu projeler manipülasyon olarak değerlendirilebilecektir. 12. Teklifler mutlaka tedarikçilerin bizzat kendileri tarafından hazırlanmalı ve imzalanmalıdır. Son dönemde bazı tedarikçiler, kendilerinden habersiz şekilde adlarına teklif verildiği konusunda şikâyette bulunmaktadırlar ve bu şikâyetler Kurumumuz tarafından detaylı şekilde incelenmektedir. Bu nedenle 13. Çağrı döneminden başlayarak; Herhangi bir şikâyet olmasa bile böyle bir şüphe oluşması durumunda; gerekiyorsa teklif veren tedarikçilerden resmi olarak tekliflerin kendileri tarafından verildiği teyit edilecek; tekliflerdeki imzaların teyidi için gerekli durumlarda tedarikçilerin imza sirküleri istenebilecektir. 13. Tekliflerin ekinde yer alan faaliyet ve ortaklık belgelerinin ASLI GİBİDİR şeklindeki onayları sırasında hassas davranılmalıdır. Bu belgelerin onayları sadece tedarikçilerin temsilcilerinin getirmesi durumunda yapılacaktır. Onayı yaptıran kişinin tedarikçide çalıştığına ilişkin

3 doküman talep edilecek ve onaylanan belgelerin asılları ile onayı yaptıran kişinin belgeleri İl Koordinatörlüklerince alıkonularak muhafaza edilecektir. C- PAZAR ARAŞTIRMA VE FİYAT KONTROLLERİ İLE İLGİLİ HUSUSLAR 1. Kurumumuz tarafından talep edilen makine ekipmanlara ilişkin piyasa araştırmalarını yapmak üzere 11. Çağrıdan itibaren Merkezde özel bir birim oluşturulmuştur. Tekliflerde yer alan her bir makinenin fiyatı bu birim tarafından kontrol edilmekte ve yüksek bulunması durumunda kesinti yapılmakta veya söz konusu makine hiç ödenmemektedir. Bu nedenle danışman firmalar, teklifleri alırken tedarikçileri fiyatlar konusunda mutlaka uyarmalıdırlar. 2. Sözleşme sonrasında zeyilname ile makine ve ekipman değiştirilmesi söz konusu olduğunda, yeni teklif edilen fiyatların piyasa koşullarına uygunlukları tekrar kontrol edilmektedir. Bu nedenle danışmanların zeyilname aşamasında da teklifleri alırken tedarikçileri fiyatlar konusunda mutlaka uyarmaları gereklidir. 3. Kurum tarafından teklif veren firmalardan ilgili makine ekipman için geçmişe yönelik fatura istenebileceği Danışmanlarca tedarikçilere bildirilmelidir. D- SÖZLEŞME VE ZEYİLNAME İŞLEMLERİ İLE İLGİLİ HUSUSLAR Kurumumuzla sözleşme imzalayan faydalanıcılar tarafından çok sayıda zeyilname talebi yapılmaktadır. Bu durum ise Kurumumuzun iş süreçlerini aksatmaktadır. Bu nedenle aşağıdaki hususlara dikkat edilmelidir. 1. Çağrı ilanından sonra yaklaşık iki ay proje hazırlama süresi söz konusudur. Bu sürenin başvuru sahipleri ve danışmanlarca iyi kullanılması, projelerin iyi planlanması, sonradan mümkün olduğunca zeyilname gerektirmeyecek nitelikte hazırlanması önem arz etmektedir. 2. Sözleşme sonrasında yatırım alanı değişikliğine izin verilmemektedir. Bu nedenle yatırım alanının çok iyi seçilmesi gereklidir. Sonradan mağduriyet yaşanmaması için tedbirinde tıbbi aromatik bitki yetiştiriciliği için münavebeli ekime uygun alternatif yatırım alanları projede yer almalıdır. Ekilecek ürün için de alternatif bitkiler projeye dâhil edilmelidir. 3. Teknik çizimler uygulama alanı ile uyumlu olarak hazırlatılmalıdır 4. Gerçek manada satın alımın yapılacağı tedarikçilerden teklif alınmalı, sadece başvuru paketinde bulunsun diye teklif alınmamalıdır. 5. Teklif alınan makinaların üretimi devam eden, temininde sıkıntı yaşanmayacak türden olmasına dikkat edilmelidir. 6. Yapım işlerinin yüklenicileri iyi araştırılmalı, referanslarına bakılmalı ve buna göre bu yüklenicilerden teklif alınmalıdır. 7. Sözleşmeler imzalandıktan sonra vakit kaybedilmeden yatırıma başlanmalı. Yatırım süreleri etkin kullanılmalıdır. 8. Danışmanlar sözleşme sonrasında da faydalanıcılara rehberlik etmeli, gereken desteği sağlamalıdır. 9. Danışmanlar, vergi muafiyetleri konusunda faydalanıcılara yardımcı olmalı, bürokratik süreçleri takip etmelidir. 10. Tedarikçiler/yükleniciler ile faydalanıcılar arasında sağlam tedarik sözleşmeleri düzenlenmeli, Danışmanlar bu konuda faydalanıcılara destek olmalıdır.

4 11. Önümüzdeki dönemlerde zeyilnamelerde sınırlamaya gidilmesi söz konusu olabilecektir. Bu nedenle faydalanıcıların projelerini başından itibaren iyi planlamaları sonradan ret edilebilecek zeyilname talepleriyle mağdur olmalarını önleyecektir. E- İŞ PLANI HAZIRLIKLARI İLE İLGİLİ HUSUSLAR Bu güne kadar fon kullanım oranları ve yeterli bütçe bulunması nedenlerine bağlı olarak iş planı analizi konusunda mümkün olduğunca esneklik sağlanmıştır. Buna bağlı olarak birçok danışman tarafından iş planı hazırlamada gerekli özen gösterilmemiştir. Ancak artık çağrı bütçelerinin daha kısıtlı olması nedeniyle projeler arasında sıralama yapma ihtimalinin bulunması, fon kullanım oranlarının yüksek düzeyde olmasına bağlı olarak analizlerde sağlanan esneklik artık yapılmayacaktır. Bu nedenle iş planlarının düzgün bir şekilde hazırlanması büyük önem kazanacaktır. Bu kapsamda aşağıdaki hususlar önem arz etmektedir; 1. Uygun harcama tutarı TL ve altında olan tüm başvuru sahipleri B1 iş planı formatı, uygun harcama tutarı TL üstünde olan tüm başvuru sahipleri B2 iş planı formatı kullanmalıdır. TKDK web sitesinde yer alan güncel iş planı formatları kullanılmalıdır. Format seçiminde hata yapılmamalıdır. 2. İş planı formatlarında, her başlığın altında ilgili başlık ile ilgili hangi bilgilerin verilmesi gerektiği açık bir şekilde yazmaktadır. Bu açıklamaların danışmanlar tarafından mutlaka okunması ve iş planının bu açıklamalarda yer alan tüm hususları içerecek şekilde hazırlanması gereklidir. İş planı değerlendirmesi yapılırken iş planının yalnızca bir bölümü değil, tamamının incelemeye dâhil olduğu unutulmamalıdır. 3. İş planının özellikle 3 kriteri sağlaması gerektiği unutulmamalıdır. Bu kriterler: GERÇEKÇİLİK, TUTARLILIK ve ÖZGÜNLÜKTÜR. a. GERÇEKÇİ İş Planı: İş planında sunulan tüm bilgi ve veriler sektörel veriler ile uyumlu olmalıdır. b. TUTARLI İş Planı: İş planı içerisinde yer alan tüm bilgiler, hem iş planı içerisinde verilen diğer bilgiler ile hem de başvuru paketinde sunulan diğer belge ve bilgiler ile uyumlu olmalıdır. c. ÖZGÜN İş Planı: İş planı başvuru sahibine özel olmalıdır. Kopya olmamalıdır. Aksi takdirde iş planında yatırım ile ilgisi olmayan, tutarsız bilgiler yer almaktadır. 4. İş planında yer alan tüm başlıklar mutlaka doldurulmalı, hiçbir alan boş bırakılmamalıdır. Başvuru Çağrı Rehberlerine bu konuyla ilgili olarak; İş planında analiz yapmak için gerekli olan bilgi ve verilerin yer almaması, iş planının başvuru sahibinin gerçekleştirmeyi planladığı yatırım ile ilgili olmaması veya iş planı formatındaki mali tabloların boş bırakılmış olması durumunda, TKDK başvuru sahibinden ek bilgi istemeksizin projeyi reddetme hakkına sahiptir. kuralı eklenmiştir. 5. Sözleşme imzalanan projelerin uygulama döneminde yeterli kaynak sağlayamamasına bağlı olarak bazı yatırımlar yarıda kalmakta ve sözleşme fesih oranları artmaktadır. Ayrıca gerçekleşen denetimlerde yatırımın yapılması için gerekli olan finansman kaynakları konusu ön plana çıkmaya başlamıştır. Bu nedenle finansman kaynaklarının Kurum tarafından daha dikkatli incelenmesi gerekecektir. Buna bağlı finansman kaynaklarının iş planlarında artık çok daha gerçekçi ve tutarlı olarak yer alması gerekmektedir. Bu konuda aşağıdaki hususlara mutlaka dikkat edilmelidir:

5 a. Yatırımın hangi finansman kaynakları ile gerçekleştirileceği İş Planı nın 3.Bölümünde ayrıntılı ve gerçekçi şekilde belirtilmelidir. Yeterli finansman kaynağı mutlaka sunulmalıdır. İncelemeler sırasında işletme sermayesi, uygun olmayan harcamalar gibi kalemlerde artış olabileceği göz önünde bulundurularak ihtiyacın biraz daha üzerinde kaynak göstermek başvuru sahibi lehine olacaktır. b. Faydalanıcıların öncelikle tedarikçilerine ödemeleri kendi imkânları ile yapacağı, IPARD desteğinin daha sonra faydalanıcıya ödeneceği hususu unutulmamalı; bu nedenle finansman kaynaklarının önemine dikkat edilmelidir. c. İş planında belirtilen finansman kaynakları ile ilgili destekleyici belgelere ait fotokopilerin iş planı ekinde sunulması gerekmektedir. d. Kurum web sitesinde Finansman Kaynakları Hakkında Bilgilendirme Dokümanı yer almaktadır. Bu doküman mutlaka okunmalıdır. e. Artık çek, senet gibi alacaklar finansman kaynağı olarak kabul edilmeyecektir. f. Banka kredisi kullanımı söz konusu ise protokol imzalanan bankalardan sadece bir tanesinden alınmış Kredi Niyet Mektubu nun resmi belgeler arasında sunulması gerekmektedir. F- SÖZLEŞME ÖNCESİ YERİNDE KONTROL İŞLEMLERİ İLE İLGİLİ HUSUSLAR alt-tedbiri, arıcılık kapsamında, 13. Başvuru Çağrı rehberinde de belirtildiği üzere, başvuru sahibi, Arıcılık Kayıt Sisteminde, projesini sunmuş olduğu ilde kayıtlı, proje sunulan İl Tarım Müdürlüğünden onaylı olmalı ve koloni numaraları da yine proje sunulan ile ait olmalıdır. Proje başvurusu yapılırken bu hususa dikkat edilmelidir alt-tedbiri, arıcılık kapsamında, gezginci arıcılık kapsamında, arıların şehir dışında olması durumunda, İl/Merkez tarafından gerçekleştirilebilecek sözleşme öncesi/uygulama sonrası yerinde kontrollere yönelik olarak Arı Konaklama Belgesi, Veteriner Sağlık Raporu, Arı Vize Belgesi gibi belgeler hazır edilmelidir alt-tedbiri, tıbbi ve aromatik bitkiler yetiştiriciliği kapsamında; i. Başvuru aşamasında üretim planlaması iyi şekilde yapılmalı, ilerleyen dönemlerde ekimidikimi yapılmış olan tek tıbbi aromatik bitkinin çıkmaması veya beklenen verimin alınamaması vb. nedenlerle tıbbi aromatik bitkinin değiştirilmesi talebi söz konusu olduğunda, ilave bir tıbbi aromatik bitki ile münavebe yapılabilir. Ancak, uygun koşulların oluştuğunda tekrar ekim-dikim yapılmalıdır. ii. Proje kapsamında haşhaş bitkisi gibi kotalı bitkilerin ekimi planlanıyorsa, üretim izni alınmalıdır. Üretim izninin alınamadığı ara dönemlerde, ekim yapılamama durumları söz konusu olduğunda tıbbi aromatik bitki listesinde yer alan bitkilerle münavebe yapılabilir, bu durumda; ilk yıl üretim izni olmayan projelerde münavebe bitkisi ekimi-dikimi gerçekleştirilmeli, üretim izni alındıktan sonra haşhaş ekilmelidir. iii. Gıda Tarım ve Hayvancılık Bakanlığımız tarafından üretimi desteklenen ve tıbbi aromatik bitki listesinde yer alan bitkiler (aspir vb.) projelerden çıkartılmamalıdır alt tedbiri, tıbbi ve aromatik bitki yetiştiriciliği söz konusu olduğunda talep edilen makine ekipmanların kapasitesinin üretim miktarı ile orantılı olmasına dikkat edilmeli, aynı işleve sahip makine-ekipmanlar birlikte talep edilmemelidir. Üretimi yapılması planlanan tıbbi aromatik bitkiler seçilirken bölge koşulları (kota, iklim koşulları, üretim planı vb.) dikkate alınmalı, gerekli araştırmalardan sonra üretilecek türe karar verilmelidir. Hem üretimde hem

6 de elde edilen verimde karşılaşılan sorunların sübvanse edilebilmesi açısından, münavebeli ekimler tercih edilmelidir. 5. Yapılması planlanan idari binalar bakıcı evi gibi düşünülerek hazırlanmamalı ve teknik projede belirtilen kriterlere dikkat edilmelidir. Uygulama sonrası dönemde ilgili idari binaların amacına uygun kullanıp kullanılmadığı sık sık kontrol edilecektir. 6. Proje kapsamında alınan makine-ekipmanlarda ve yapım işlerinde değişiklik yapmadan önce Kuruma sözleşme değişikliği kapsamında başvuru gerçekleştirilmeli, uygun bulunması durumunda istenilen değişiklik yapılmalıdır. Aksi durumlarda izleme dönemi için de sözleşmeye aykırılık olarak değerlendirilip, gerekli işlemler yapılacaktır. 7. Destek talep edilen idari binaların büyüklüğü belirlenirken, idari binaların toplam brüt büyüklüğü hesaplanırken yatırımın kapasitesi ve tam zamanlı çalışan sayısı ile orantılı büyüklükte mekân gereklilikleri göz önünde bulundurulmalıdır. NOT: Bu bilgilendirme dokümanı sadece 13. Çağrı dönemi proje hazırlık çalışmalarına yardımcı olmak amacıyla hazırlanmıştır ve bağlayıcılığı yoktur. Tarım ve Kırsal Kalkınmayı Destekleme Kurumu tarafından yayınlanan çağrı ilanı ve dokümanlarında yer alan esaslar bağlayıcıdır.