e-defter: Zorunluluk Kapsamına İlişkin Düzenleme:

Transkript

1 e-defter

2 e-defter: Mevzuat e-defter: 1 Sıra No lu Elektronik Defter Genel Tebliği Zorunluluk Kapsamına İlişkin Düzenleme: 421 No lu Tebliğ ile bazı mükelleflere zorunluluk getirilmiş, 58 No lu Sirküler ile bu zorunluluğun kapsamı detaylı açıklanmıştır

3 Uygulamayla İlgili Terimler e-defter (Elektronik Defter) e-defter Uygulaması Nitelikli Elektronik Sertifika Mali Mühür Güvenli Elektronik İmza e-defter Beratı

4 e-defter e-defter (Elektronik Defter) e-defter, şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa ve/veya Türk Ticaret Kanununa göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür. Hangi Defterler e-defter Olarak Tutulabilir? sitesinde format ve standartları duyurulan defterler e-defter olarak tutulabilir. Bugün itibariyle formatı ve standardı duyurulan defterler: Yevmiye Defteri Büyük Defter

5 e-defter Uygulaması Elektronik Defter Uygulaması Gelir İdaresi Başkanlığı ve Gümrük ve Ticaret Bakanlığı İç Ticaret Genel Müdürlüğü tarafından belirlenen format ve standartlara uygun olarak oluşturulan elektronik defterlere ilişkin onay süreçlerinin yerine getirilmesi amacı ile hazırlanan adresindeki uygulamadır. Nitelikli Elektronik Sertifika Güvenli Elektronik İmza sahibinin kimlik bilgilerinin tespitini sağlayan doğrulama aracıdır.

6 Berat, Açılış ve Kapanış Onayı e-defter Beratı Tebliğde yer alan usul ve esaslar çerçevesinde, elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin olarak, Başkanlık tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içeren ve Başkanlık Mali Mühürü ile onaylanmış elektronik dosyadır. e-defter Açılış ve Kapanış Onayı Açılış Onayı: Hesap döneminin ilk ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratını, Kapanış Onayı: Hesap döneminin son ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratını ifade eder.

7 Mali Mühür Vergi Usul Kanunu kapsamında yapılacak düzenlemeler çerçevesinde kullanılmak üzere, tüzel kişi, diğer kurum, kuruluş, işletmelere ve istemeleri halinde gerçek kişi mükelleflere ait veri bütünlüğünün, kaynağın ve içeriğin garanti altına alınması ile gerekli durumlarda gizliliğin sağlanması fonksiyonlarının yerine getirilmesi amacı ile oluşturulan ve e-fatura ve e-defter Uygulaması bünyesinde yapılan işlemlerde kullanılması zorunlu olan Mali Mühür, Başkanlık adına TÜBİTAK-UEKAE tarafından hazırlanan elektronik sertifika alt yapısını ifade etmektedir.

8 e-fatura ve e-defter Uygulamasını Kullanma Zorunluluğu Getirilenler 421 No lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği aşağıdaki mükelleflere e- Fatura Uygulaması kullanma zorunluluğu getirilmiştir: a) Madeni yağ lisansına sahip olanlar ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 25 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar. b) Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 10 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar.

9 Zorunluluk Kapsamındaki Mükellefler Zorunluluk kapsamına giren mükelleflerin; Elektronik fatura uygulamasına 2013 takvim yılı içerisinde geçmeleri zorunludur. 1/9/2013 tarihi itibariyle Gelir İdaresi Başkanlığı na başvurulması gerekmektedir. Elektronik defter uygulamasına ise 2014 takvim yılı içerisinde geçmeleri zorunludur. Elektronik defter yazılımlarını kendi geliştiren mükelleflerin 1/9/2014 tarihi itibariyle elektronik defter test süreçlerini başarı ile tamamlamış olmaları gerekmektedir.

10 Brüt Satış Hasılatı Nasıl Belirlenecek? Madeni yağ lisansına sahip olan mükelleflerden 2011 takvim yılı içinde mal alışı yapanlar, satın aldıkları malın türüne, fiyatına, miktarına veya herhangi bir özelliğine bakılmaksızın, 2011 yılı gelir tablolarındaki brüt satış hasılatı rakamları 25 Milyon TL veya daha yüksek ise elektronik fatura ve elektronik defter uygulamalarına dahil olacaklardır. Lisans sahibi mükelleflerden alış yapanların, madeni yağ sektöründe veya başka bir sektörde faaliyet göstermesi zorunluluk karşısındaki durumlarını etkilememektedir.

11 Brüt Satış Hasılatı Nasıl Belirlenecek? Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal eden mükelleflerden 2011 takvim yılı içinde mal alışı yapanlar, satın aldıkları malın türüne, fiyatına, miktarına veya herhangi bir özelliğine bakılmaksızın 2011 yılı gelir tablolarındaki brüt satış hasılatı rakamları 10 Milyon TL veya daha yüksek ise elektronik fatura ve elektronik defter uygulamalarına dahil olacaklardır. Bu kapsamda alış yapanların tütün, alkol, kolalı gazozlar sektörlerinde veya başka sektörlerde faaliyet göstermesi zorunluluk karşısındaki durumlarını etkilememektedir.

12 Brüt Satış Hasılatı Nasıl Belirlenecek? Madeni yağ lisansına sahip olan ve Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal eden mükelleflerden sadece mal alışları bulunan mükellefler 421 No lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında elektronik fatura ve elektronik defter uygulamalarına dahil olacaklardır. Hizmet alımları kapsam dahilinde değildir. Özel hesap dönemine sahip mükellefler brüt satış hasılatlarının hesaplanmasında 2011 takvim yılında sona eren özel hesap dönemi brüt satış hasılatını dikkate alacaklardır.

13 Brüt Satış Hasılatı Nasıl Belirlenecek? DİKKAT Mükelleflerin brüt satış hasılatlarının hesaplanmasında, sadece madeni yağ, tütün, alkol veya kolalı gazoz satışları değil gelir tablosunda yer alan bütün satışları gösteren brüt satış hasılatına göre zorunluluk kapsamına alınacaktır. Bu rakam belirlenen sınıra ulaşıyorsa alınan bir cikletle bile zorunluk doğacaktır.

14 e-defter Uygulamasından İhtiyari Olarak Yaralanabilecek Mükellefler e-fatura kullanmaya başlamış tüzel kişiler arzu ettikleri takdirde e-defter kullanmak için başvurabilirler. Tüzel kişi mükellef olmayan kurum, kuruluş ve işletmelerin uygulama karşısındaki durumu ve uygulamadan yararlanma prosedürleri, yapacakları başvuru üzerine Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenecektir.

15 e-defter Kullanımı Başvuru Koşulları 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Tebliği kapsamında yevmiye defteri ve büyük defterlerini elektronik defter biçiminde oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyenlerin aşağıda belirtilen şartları taşımaları gerekmektedir: Gerçek kişi mükellefler için 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifikaya sahip olunması, Tüzel kişi mükellefler için 397 Sıra No lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde yer alan belirlemeler çerçevesinde elektronik fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip olması ve bu çerçevede Mali Mühür temin edilmiş olması, Elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında mükellefler tarafından kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılım olmasıdır. Mükellef başvuru sırasında bu yazılım hakkında ad ve sürüm numarası gibi mükellef kullanımına özgü bilgileri de belirtecektir.

16 Başvuruda Gerekli Bilgi ve Belgeler Yukarıdaki koşulları sağlayan mükelleflerin adresinde yer alan Elektronik Defter Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi nin imzalı aslı ve Elektronik defterlerin oluşturulması sırasında, bu konuda uyumluluk onayı almış bir yazılımın kullanılması durumunda söz konusu yazılım hakkında yazılımın adı, sürüm numarası gibi mükellef kullanımına özgü bilgiler, Uyumluluk Onayı almamış bir yazılım kullanılması durumunda, gerekli belge ve bilgiler ile Gelir İdaresi Başkanlığına başvurması gerekmektedir. Gerek görülmesi halinde yukarıda sayılanlara ilaveten teknik bilgi ve belge talebinde bulunulabilir.

17 e-defter Kullanımı İçin Hesap Dönemi İçinde Başvuru Mükellefler defterlerini elektronik ortamda tutmak için hesap dönemi veya takvim yılı içinde de izni alabilirler. Bu durumda izleyen ilk ayda oluşturacakları elektronik defterlerde, ilgili hesap döneminin başından içinde bulundukları döneme kadar gerçekleştirilen tüm kayıtlar elektronik ortamda oluşturulacak ayrıca elektronik defter tutmaya başladıkları tarih itibarıyla eski defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklardır.

18 e-defter Yazılım Uyumluluğu Başkanlıkça test edilerek izin verilen yazılımların dışında başka bir yazılımla e-defter tutulması mümkün değildir. Kendi yazılımını geliştiren mükellefler uyumluluk testlerini başarı ile tamamlamaları halinde bu yazılım aracılığı ile e- defter tutabilecektir. Uyumluluk, e-defter tutmada kullanılan yazılımların, adresinde yayınlanan kılavuzlarda belirtilen format, standartlar ve diğer teknik hususları sağlamasını ifade eder. Bir yazılımın uyumlu yazılım olması için Başkanlıkça yapılacak testleri başarı ile geçmesi gerekmektedir.

19 Yazılım Uyumluluk Onayı Elektronik defter (e-defter) oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyen mükellefler uyumluluk onayı almış bir yazılım kullanmak zorundadır. Yazılım Uyumluluk Onayı Başvurusunda Gerekli Bilgi ve Belgeler Onay talebine ilişkin yazılı dilekçe, Onay Yazılımın adı, sürüm numarası gibi ayırt edici özellikleri, Yazılımın müşterilerinin ihtiyaçları doğrultusunda geliştirilen ticari amaçlı bir yazılım veya mükellefin kendi kullanımı için geliştirilen bir yazılım olduğu hususu, e-defter Yazılım Geliştirici Taahhütnamesi, Uyumluluk onayı alınacak yazılımı tanıtma amaçlı bilgilerin yer aldığı Yazılım Uyumluluk Tanıtım Raporu

20 Yazılım Uyumluluk Tanıtım Raporu Uyumluluk onayı alınacak yazılımı tanıtma amaçlı bilgilerin yer aldığı Yazılım Uyumluluk Tanıtım Raporu en az aşağıdaki bilgileri içerecek şekilde hazırlanmalıdır. Uyumluluk onayının verilmesi durumunda Yazılım Uyumluluk Tanıtım Raporu, yazılım ile ilgili ortaya çıkabilecek her türlü inceleme, araştırma ve değerlendirmede temel belge ve ispat aracı olarak kullanılacaktır. Gelir İdaresi Başkanlığı, e-defter Yazılım Uyumluluk Onay Kılavuzu na göre Raporda aşağıda sayılan hususlara mutlaka yer verilecektir: Yazılımın adı, versiyon veya sürüm numarası gibi ayırt edici özellikleri, Yazılımın geliştirilmesinde kullanılan programlama dili, Çalıştığı işletim sistemi(sistemleri),

21 Yazılım Uyumluluk Tanıtım Raporu Dosya sistemi, Hesap (alt hesap dahil) açma, hesaba kayıt yapma, hesapta değişiklik yapma, kaydetme ile ilgili işleyiş ve program iş akışları, Hesapların kaydedildiği dosyaların/veri tabanlarının adları, e-defter dosyasının oluşturulması ile ilgili işlemler ve iş akışı şemaları (kaynak dosya bilgilerinden veri transferi, mapping gibi özellikler) e-defter onayının, hem mali mühür sertifikası hem de nitelikli elektronik imza ile gerçekleştirilmesi işlemleri ve iş akışı şemaları, e-defter beratı oluşturma ile ilgili işlemler ve iş akışı şemaları, e-defter ile beratının oluşturulması ve saklanmasında kullanılan programatik ilişki, İhtiyaç duyulan diğer açıklamalar Başkanlık gerek görmesi halinde onaylanması istenen yazılımın kuruluma hazır bir örneğini ve/veya yazılım ve uygulamasını tanıtabilecek teknik personel de isteyebilecektir.

22 Yazılım Uyumluluk Testi Uyumluluk testlerinde genel olarak aşağıdaki hususlar test edilecektir. internet adresinden duyurulan kılavuzlarda öngörülen veri standartları ve formata uygun olarak oluşturma, Elektronik defterlerin üretilmesi, kaydedilmesi ve bunların ibrazına ilişkin şartları sağlama, Mali mühür, elektronik imza, mobil imza ve zaman damgası kullanımının doğru bir şekilde gerçekleştirilmesi, e-defter Yazılım Uyumluluk Onay Kılavuzu'nda açıklanan Elektronik Defter Uygulaması onay süreçlerine ilişkin işlemleri yerine getirme, Duyurulan diğer şartların yerine getirilmesi.

23 Yazılım Uyumluluk Testi Dilekçe ve ekleri üzerinden yapılacak değerlendirme sonucunda uygun bulunan başvuru sahiplerine testlere başlayabilecekleri yazılı olarak bildirilecek ve e-defter Test Aracına giriş yetkisi tanınacaktır. Giriş yetkisinin tanınması ile birlikte test süreci başlamış olacaktır. Uyumluluk onayı alınmasına yönelik başvuranların yazılım uyumluluk onayları ile ilgili test süreci ve test planı e-defter Yazılım Uyumluluk Onay Kılavuzu ile belirlenmiştir.

24 Uyumluluk Onayı Almış Yazılımlar - Logo e-defter - Netsisedefter - Mikro Yazılımevi e-defter Uygulaması - ISIS e-defter - FIT SAP e-defter Çözümü - Partnera e-defter Uygulaması - Cybersoft e-defter Uygulaması - Experteam e-defter Uygulaması - Link Güneş e-defter - NetSign-edefter - Yeni Nesil e-defter

25 e-defter Oluşturma 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği düzenlemesi gereğince yevmiye defteri ve büyük defter, e-defter format ve standartlarına göre hazırlanacaktır. Bu standartlar defterler kayıtlarının içeriği ve standartlarını belirlemektedir. Söz konusu standartlara uygun olarak oluşturulan dosyaların e-defter olarak kabul edilebilmesi için mali mühür ile mühürlenmesi ya da güvenli elektronik imza ile imzalanması ve e-defter Uygulaması aracılığı ile beratının alınması gerekmektedir. e-defter aylık dönemler itibariyle oluşturulacak ve saklanacaktır.

26 e-defter Oluşturma Adımları E-Defter dosyaları ilgili kılavuzlarda belirtilen standartlar ve formata uygun biçimde hazırlanır. Oluşturulacak e-defterlerin boyutunun 200 MB i geçmesi halinde bölünmesi gerekir. Hazırlanan dosya defter şema yapısında öngörülen alana yerleştirilir. Oluşturulan defter dosyası mühürlenir ya da imzalanır. (Bu şekilde oluşturulan dosya, mükellefin beratının aldıktan sonra defter olarak saklamak zorunda olduğu dosyadır. Ancak bu dosyanın defter olarak geçerli sayılabilmesi için e-defter beratının alınması zorunludur.) Mühürlenen ya da imzalanan defter dosyasının belli bilgileri alınarak berat dosyası oluşturulur. Dosya büyüklüğünden dolayı bölünen defterlerde her bir parça için ayrı berat oluşturulmalıdır. Berat dosyası mühürlenir ya da imzalanır.

27 e-defter Oluşturma Adımları Mühürlü ya da imzalı berat dosyası paketlenir. Hazırlanan paket adresinde bulunan e-defter Uygulamasına giriş yapılarak yüklenir. (Uygulamaya giriş yapıldıktan mali mühür veya güvenli elektronik imza ile giriş yapıldıktan sonra uygulama ana ekranından Paket Yükle seçilir ve berat paketinin yükleme işlemi gerçekleştirilir. Paketin durumu uygulamanın Paket Listesi menüsünden takip edilebilir.) Berat dosyası Gelir İdaresi Başkanlığı mali mührü ile de mühürlenerek indirilecek biçimde defter sahibinin erişimine açılır. Başkanlık mali mührünü de içeren beratlar elektronik defter tutanlar tarafından indirilerek istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu elektronik defterler ile birlikte elektronik ortamda muhafaza edilir.

28 e-defter Oluşturma Adımları Yukarıda sayılan adımların neticesinde oluşturulan elektronik defterler, Başkanlık tarafından onaylanan beratları ile birlikte Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamında geçerli kanuni defter olarak kabul edilecektir. Başkanlık tarafından gerçekleştirilen berat verme işlemi, ilgili defterlerde yer alan kayıtların içerik ve gerçeğe uygunluk denetimi anlamına gelmemekte ve herhangi bir vergi incelemesini veya diğer incelemeleri ifade etmemektedir.

29 e-defter Oluşturma Adımları Kaynak: Gelir İdaresi Başkanlığı e-defter resmi sitesi

30 e-defterin ve e-defter Beratının Saklanması ve İbrazı a) Elektronik defterler, istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu beratları ile birlikte muhafaza edilmek zorundadır. b) Elektronik defterler ile beratlarının veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkâr edilmezliği, güvenli elektronik imza veya mali mühür ile garanti altına alındığı için elektronik defterler kâğıt ortamında saklanmayacaktır. c) Defterlerini elektronik ortamında tutanlar, elektronik defterlerini ve ilgili beratlarını vergi kanunları, Türk Ticaret Kanunu ve diğer düzenlemelerde yer alan süreler dâhilinde elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle yükümlüdür.

31 e-defterin ve e-defter Beratının Saklanması ve İbrazı ç) Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik defterlerin ve beratların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan her türlü elektronik kayıt ve veri, (elektronik imza ve mali mühür değerleri dâhil) veri tabanı dosyası, saklama ortamı ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamakta olup, elektronik defterlere istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kâğıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir. d) Elektronik defterler ve beratların elektronik defter izni verilenlerin kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilmesi mecburi olup, üçüncü kişiler nezdinde ya da yurt dışında muhafaza işlemi Başkanlık ve Genel Müdürlük açısından herhangi bir hüküm ifade etmemektedir. Muhafaza yükümlülüğünün Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yerine getirilmesi zorunludur.

32 Sorumluluk ve Cezai Müeyyideler a. e-defter İzninin İptali Elektronik defter oluşturma izni bulunmakla birlikte, 1 No lu Elektronik Defter Genel Tebliği nde belirtilen veya aynı Tebliğ kapsamında Başkanlık ve Genel Müdürlük tarafından belirlenen usul ve esaslara uymayan ve yapılacak uyarıya rağmen gerekli tedbirleri almayanların, elektronik defter oluşturma izinleri yapılacak değerlendirme üzerine iptal edilebilir. İzinleri iptal edilenler, bir yıl süre ile Elektronik Defter Uygulamasından yararlanamazlar. b. e-defter Uygulamasından Yararlananların Sorumlulukları ve Bu Sorumlulukların Yerine Getirilmemesi Durumunda Uygulanacak Cezalar: (1 No lu Elektronik Defter Genel Tebliği, 6. Kısım) Süreler ve Diğer Hususlar: Elektronik defter oluşturulurken, 1 Sıra No lu Elektronik Defter Genel Tebliği nde belirtilmeyen hususlarda süreler başta olmak üzere Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanununda yer alan hükümlere uyulması zorunludur.

33 Sorumluluk ve Cezai Müeyyideler Cezalar: 1 Sıra No lu Elektronik Defter Genel Tebliği nde yer alan usul ve esaslara aykırı biçimde elektronik defter oluşturan veya oluşturdukları elektronik defterleri yetkili makamların isteği üzerine ibraz etmeyenler hakkında, işledikleri fiile göre Vergi Usul Kanununun ve Türk Ticaret Kanununun ilgili hükümleri uygulanır. Defterdeki Bilgilerin Gerçekliği: Elektronik defter tutanlar 1 Sıra No lu Elektronik Defter Genel Tebliği çerçevesinde oluşturdukları elektronik defterlerde yer verdikleri bilgilerin gerçek duruma uygunluğunu sağlamaktan sorumlu olup, bu kapsamda Başkanlığın herhangi bir sorumluluğu bulunmamaktadır. Elektronik defter beratı, elektronik defterlerin değişmezliğini ispat etmeye yönelik olup, elektronik defterlerin içeriğine yönelik bir onayı ifade etmemektedir. Maliye Bakanlığı ve Gümrük ve Ticaret Bakanlığı nın Denetleme Yetkisi: Maliye Bakanlığı ve Gümrük ve Ticaret Bakanlığı gerek görmesi halinde, 1 Sıra No lu Elektronik Defter Genel Tebliği nde belirlenen esaslar ile sınırlı olmak üzere, uygulamadan yararlananların bilgi işlem sistemlerini denetleme yetkisine sahiptir. Elektronik defter tutanlar bu denetimler sırasında, gerekli her türlü imkânı (uygun donanım ve yazılımlar, terminallere ulaşım izinleri ve uzman personel gibi) sağlamak zorundadır. Bu kapsamdaki denetim yetkisi mahallinde kullanılabileceği gibi, bu süreçte uzaktan erişim yöntemlerinin kullanılması da istenilebilir.

34 Sorumluluk ve Cezai Müeyyideler Uyumluluk Şartlarının Sürekliliği: Uyumluluk testini geçen yazılımların gereklilik şartlarını sürekli olarak taşımaları için bu yazılımların üreticilerinin ve kullanıcılarının gerekli önlemleri almaları zorunludur. Denetimi Engellememe: 1 Sıra No lu Elektronik Defter Genel Tebliği kapsamında elektronik defter oluşturanlar, bilgi işlem sistemini oluşturan yazılım, donanım, dosya, dokümantasyon ve benzeri unsurları, hiçbir şekilde kısmen veya tamamen denetim elemanlarının veya Maliye Bakanlığı ve Gümrük ve Ticaret Bakanlığınca görevlendirilecek personelin erişimini ve denetlemesini engelleyecek bir sözleşme veya lisansa konu edemez.

35 Diğer Hususlar Kayıtların Zarar Görmesi ve Olağanüstü Haller: Elektronik defter tutanlar, elektronik defterlere ait kayıtların bozulması, silinmesi, zarar görmesi, işlem görememesi halleri ile olağanüstü durumların meydana gelmesi halinde, durumu on beş gün içinde Başkanlığa bildirmek ve kayıtları nasıl tamamlayacağına ilişkin ayrıntılı bir plan sunmak zorundadır. Bilgi İşlem Sistemi Güvenliği: Elektronik defter tutanlar, elektronik defterlerin oluşturulması sırasında kullandıkları bilgi işlem sisteminin sağlıklı biçimde çalışabilmesi ile ilgili yeterli güvenlik önlemlerini almakla yükümlüdür. Bilgi İşlem Sisteminin Haczedilmesi Durumu: Elektronik defter tutanlar, elektronik defterlerini oluşturdukları ve muhafaza ettikleri bilgi işlem sistemlerinin haczedilmesi veya bu sistemlere yetkili mercilerce el konulması halinde, durumu en geç üç iş günü içerisinde Başkanlığa bildirmek zorundadır.

36 Diğer Hususlar Denetim İçin Teknik ve Fiziki İmkân Sağlama Zorunluluğu: Elektronik defter tutanlar, kanunlarla yetkili kılınan kurum ve kişilerin talebi üzerine elektronik defterlere ait bilgilerin oluşturulması veya muhafazası sırasında kullanılan donanımların bulunduğu adres veya adreslerde inceleme ve tespit yapılabilmesi için gerekli olacak her türlü teknik ve fiziki imkânı (uygun donanım ve yazılımlar, terminallere ulaşım izinleri ve uzman personel gibi) sunmak zorundadır. Format ve Standartlarda Değişiklik: Önceden haber verilmek ve hazırlıklar için yeterli zaman tanınmak kaydıyla, elektronik defterlere ilişkin format ve standartlarda değişiklik yapılabileceği gibi elektronik defter oluşturma süreçleri ile veri güvenliğine ilişkin standartlara uyma zorunluluğu getirilebilir. Bu zorunluluk mükellef grupları itibarıyla farklılaştırılabilir. Veri Bütünlüğü ile İlgili Özel Esaslar: Elektronik defter tutanların faaliyet hacmi, teknolojik kısıtlar ve benzeri nedenlerle, başta veri bütünlüğü, kaynağın ve içeriğin garanti altına alınması olmak üzere elektronik defter oluşturulması, kaydedilmesi, onaylanması, muhafazası ve ibrazı ile ilgili olarak mali mühür veya elektronik imza yerine başka yöntemlerin kullanılmasına karar verilebileceği gibi uygulamadan yararlanmaya ilişkin özel esaslar belirlenebilir.

37 Diğer Hususlar Elektronik Olarak Tutulabilecek Defterler: 1 Sıra No lu Elektronik Defter Genel Tebliği kapsamında, adresinde duyurulan defterler elektronik ortamda tutulabilir. Standartlar, Teknik Kılavuzlar ve Kurallar: Elektronik ortamda oluşturulması, kaydedilmesi, muhafazası ve ibrazına izin verilen defterler ile bu defterlerin elektronik ortamda oluşturulmasına ilişkin standartlar, teknik kılavuzlar ve kurallar adresinde duyurulur. Kayıt ve Verilerin İbrazı: İstenilmesi halinde, elektronik defter kayıtlarına kaynak teşkil eden kayıt ve verilerin de Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamında ibraz edilmesi zorunludur.

38 Diğer Hususlar e-defter ve Diğer Raporların Bilgi İşlem Sistemine Sürekli Erişimin Sağlanması ile İbrazı: Gerekli görülen durumlarda, elektronik defterler ile elektronik defterlerde yer alan bilgilere ilişkin olarak belirlenecek standartlara uygun üretilecek diğer raporların ibrazı, elektronik defter tutanlara ait bilgi işlem sistem veya sistemlerine sürekli erişimin sağlanması sureti ile istenebilir. Bu kapsamda, ifade edilen erişimin sağlanması için kullanılacak yöntem ve teknolojiler ile ibraz yükümlülüğünün yerine getirilmesi ile ilgili süreçler adresinde açıklanır. Elektronik defter tutanların bilgi işlem sistemine erişim ile ilgili yetki, sektörler, mükellef grupları veya faaliyet hacimleri itibarıyla kullanılabilir. Başvuruların Ertelenmesi ve Sıraya Konması: Elektronik defter uygulamasının altyapısı ve işleyişi göz önünde bulundurularak, ilgilisine bilgi verilmek suretiyle, uygulamadan yararlanmak isteyenlerin başvurularının cevaplanması belli bir süre ertelenebilir veya başvuruları sıraya konulabilir.

39 Diğer Hususlar ve Sıkça Sorulan Sorular Standartlarda Değişiklik ve Uluslararası Standartlara Uyum: Önceden haber verilmek ve hazırlıklar için yeterli zaman tanınmak kaydıyla, uygulama ile ilgili her türlü standart ile diğer teknik konularda genel veya özel değişiklikler yapılabileceği gibi uluslararası standartlara uyma zorunluluğu getirilebilir. Uygulamadan Yaralanmak İçin Başlangıç Tarihi: Belirtilen şartları yerine getiren mükelleflerden kendisine izin verilenler 01/01/2012 tarihinden itibaren elektronik defter tutmaya başlayabilirler. Hem kağıt ortamında, hem de e-defter düzenlemek mümkün müdür? Hem kağıt ortamında, hem de elektronik defterin bir arada tutulması mümkün değildir.

40 Sıkça Sorulan Sorular Mükellefler e-defter tutabilmek için tüm faturalarını e-fatura olarak düzenlemek zorunda mıdır? e-fatura Uygulamasından yararlanma hakkı bulunan mükellefler, 397 sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde belli edilen şartlar çerçevesinde e-fatura düzenleyeceklerdir: Elektronik Fatura uygulamasına kayıtlı olan mükelleflerin birbirlerinden aldıkları mallar ve sağladıkları hizmetler için elektronik fatura göndermeleri ve almaları zorunludur. Elektronik fatura uygulamasına kayıtlı olan mükellefler elektronik fatura uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflere yaptıkları mal teslimi ve hizmet ifası için genel hükümler çerçevesinde kağıt fatura düzenlemeye devam edeceklerdir. e-defter Beratı oluşturma sürecinde muhasebe kayıtlarım da Gelir İdaresi Başkanlığına aktarılacak mı? e-defter muhasebe kayıtları Gelir İdaresi Başkanlığına aktarılmayacaktır. Tebliğ kapsamında elektronik imzalı veya mali mühürlü olarak e-defter Beratı ile birlikte mükellef nezdinde saklanacaktır.