TRNASP DEVLET PLANLAMA TEŞKİLATI AB EĞİTİM VE GENÇLİK BAŞKANLIĞI

Transkript

1 T.C. BAŞBAKANLIK DEVLET PLANLAMA TEŞKİLATI AB EĞİTİM VE GENÇLİK PROGRAMLARI MERKEZİ BAŞKANLIĞI TRNASP EYLEM 4 EYLEM 4 GENÇLİK DESTEK SİSTEMLERİ ALT EYLEM 4.3 EĞİTİM VE AĞKURMA BAŞVURU FORMU DOLDURMA KILAVUZU NOT: Bu kılavuz başvuru formunun doldurulması esnasında içerik olarak dikkat edilecek hususları kapsamaktadır.başvuru doldurma esnasında TRNASP Programı nı nasıl kullanabileceğinizi görmek için TRNASP Kullanıcı Kılavuzuna göz atabilirsiniz. BİLİŞİM KOORDİNATÖRLÜĞÜ 1

2 EYLEM 4- GENÇLİK DESTEK SİSTEMLERİ ALT-EYLEM 4.3 EĞİTİM VE AĞKURMA BAŞVURU FORMU DOLDURMA KILAVUZU-2010 ÖNEMLİ AÇIKLAMA : Bu doldurma Kılavuzu temelde Eylem 4.3 Eğitim ve Ağ Kurma ya yönelik hazırlanmış olmakla birlikte; buradaki açıklamalar Eylem 3.1 Eğitim ve Ağ Kurma Başvuru Formu için de geçerlidir. Ancak, Eylem 3.1 Eğitim ve Ağ Kurma da; proje ortağı olarak Komşu Ortak Ülkeler de dahil edilmelidir(bkz. Program Kılavuzu) ve aynı zamanda proje bu ülkelerden birinde de gerçekleştirilebilir. Ayrıca, bu eylem türüne resmi olmayan gruplar başvuru yapamazlar. DİKKAT: Ortaklarınızın doldurup imzalaması gereken Bölüm III Ortak Kuruluşlar/Gruplar için adresindeki başvuru listesinde Eylem 3.1b nin karşısında yeralan Ortaklık Formu isimli word dosyasını bilgisayarınıza kaydedip, ortaklarınıza e-posta ile göndermeniz gerekmektedir. Ancak başvuru formunda yeralan Bölüm III deki tüm bilgilerin herbir ortağınız adına sizin tarafınızdan online olarak da doldurulması gerektiğini unutmayınız. Bir Eğitim ve Ağ Kurma Projesi başvuru formu (Eylem 4.3) doldurmaya başladınız. Yaptığınız bütün hazırlıkların ve planların gerçekleşmesinin, dolduracağınız bu formun kalitesi ile orantılı olduğunu hatırlatmak isteriz. Başvuru formu ile sunmuş olduğunuz projeniz öncelikle Ulusal Ajansdaki ilgili uzman tarafından ön değerlendirmeye tabi tutulacaktır. Ön değerlendirmeden geçen başvurular, ikinci aşama olarak dış uzmanlar tarafından değerlendirilecektir. Hakkınızda hiçbir fikri olmayan dış uzmanların, projenizi, planladıklarınızı, yeterliliğinizi yalnızca önlerine gelecek başvuru formunu inceleyerek hüküm vereceklerini unutmayınız. Ayrıca, proje başvuru formunuzdaki eksikleri düzeltmeniz için ek bir imkân verilmeyecektir. Bu sebeple Eylem 4.3 formunu eksiksiz doldurmanız gereklidir. Proje bir ekip işidir. Bu projeyi hazırlama, bu formu doldurma, kabul edilmesi durumunda projeyi gerçekleştirme aşamalarının tamamının tek bir kişinin omuzları üzerinde olmaması gerektiği; fikrî hazırlıktan projenin kapanışına kadarki süreçte bütün görevlerin yerli katılımcılar ve yabancı ortaklar arasında paylaşılmış olması gerektiğini hatırlatmak isteriz. Başvuru formunu doldurmaya başlamadan önce aşağıdaki noktaları hatırlatmak isteriz: Online başvuru formunu Türkçe olarak dolduracaksınız. Formda yalnızca Projenizin özeti kısmını İngilizce dilinde doldurunuz. Başvurudan ancak sisteme gönderdikten sonra çıktı alabilirsiniz, daha önce çıktı alamıyorsunuz. Bunun sebebi ise doğru ve en son nüshanın bize gönderildiğinden emin olabilmemizdir. Çıktı aldığınız nüshanın üzerindeki gizli kodun online sisteme göndermiş olduğunuz başvuru ile aynı olması da ancak bu şekilde mümkün olabilmektedir. Bu nedenle başvurunuzu doldurup tamamladıktan sonra ekleri ile birlikte sisteme gönderdikten sonra sistemden çıktı almalısınız. Başvurunuzu sisteme göndermeden evvel çıktı almamalısınız (alınamıyor). 2

3 Online yapacağınız başvurunuzuna ek olarak elden/posta/kargo/ ile Başkanlığımıza bu kılavuzun sonunda belirtilen belgeleri de göndermeniz gerekmektedir. Başvurunuzu en geç ilgili en son başvuru tarihinde olmak üzere online olarak yapınız ve online başvurunuzun 1 kopyasını yine en geç ilgili en son başvuru tarihinde olmak üzere postayla/kargoyla gönderiniz ya da Merkez Başkanlığımızın evrak kayıt bölümüne teslim ediniz. İlgili başvuru aylarında ayın 1 i hafta sonu ya da resmi tatillere denk geliyorsa başvuru formunu en geç ayın 1 inden önceki son iş gününde evrak kayıt bölümüne vermeyi unutmayınız. Başvuru formlarının zarflarındeki posta mührünün ya da kargo teslim etiketinin tarihleri dikkate alınmaktadır. Dolayısıyla ilgili başvuru döneminde ayın 1 inden sonraki günlerde postaya/kargoya verilen başvuru formları değerlendirmeye alınmayacaktır. Eylem 4.3 Eğitim ve Ağ Kurma başvuru formu aşağıdaki faaliyet türlerinden birini gerçekleştirmek isteyenler için doldurulması zorunlu olan formdur: 1. İşbaşı eğitim 2. Fizibilite ziyareti 3. Değerlendirme toplantısı 4. Çalışma ziyareti, 5. Ortaklık oluşturma faaliyeti 6. Seminer 7. Eğitim Kursu 8. Ağ Kurma Ağ kurma hariç, faaliyetler proje başvuru sahibinin ülkesinde gerçekleştirilmelidir. Ağ kurma projeleri, projede yer alan ortak ülkelerinden herhangi birinde gerçekleştirilebilir. Eğer yurtdışında gerçekleşecek bir eylem 4.3 projesine ortak olmak isterseniz, bu formu doldurup Ulusal Ajansa sunmanıza gerek yoktur. Ev sahibi olan ve sizi davet eden grup, sizin adınıza, sizin masraflarınızı da kapsamak üzere kendi ikamet ettiği ülkedeki Ulusal Ajansa başvuracaktır. Sizden yalnızca bu formun Bölüm III Ortak yararlanıcı grup(lar) başlıklı ortaklık beyanı sayfasını doldurup, imzalayıp kendilerine göndermenizi isteyecek ve gerekli yönlendirmeleri yapacaklardır. Tereddüt etmeniz halinde, konuyla ilgili Ulusal Ajansın ilgili uzmanından yardım alabilirsiniz. Başvuru formuna bu kılavuzu ya da başvuru formunun sonundaki kontrol listesini eklemenize gerek yoktur. Bölüm I. Proje tanımı ve özeti Bu bölüm, Projenizin geneli hakkında bilgi almak için hazırlanmıştır. Proje numarası: Bu kısım Ulusal Ajans tarafından doldurulacaktır. Başvuru sahibinin adı: Eğer bir tüzel kişilik (Sivil Toplum Kuruluşu, resmi kuruluş) adına başvuruyorsanız, kuruluşunuzun tam adını; bir grup olarak başvuruyorsanız grubun tam adını yazınız. Sözleşme aşamasında sorun çıkmaması için Dernek / Vakıf adını Türkçe olarak yazınız. 3

4 Bu bölümde belirtilen kuruluş/grup adı başvuru formunun tamamında kullanılan adla birebir aynı olmalıdır. Başvuran kuruluş eğer bir tüzel kişilik ise kuruluş kaşesinde bulunan adı eksiksiz olarak kullanınız. Yasal temsilcinin, irtibat kurulacak kişinin adlarının başvuran kuruluş / grup adı olamayacağını unutmayınız. Projenin başlığı: Projenize mümkün olduğunca kısa, akılda kalıcı ve orijinal bir başlık veriniz. Projenizin bu başlıkla anılacağını unutmayınız. Eğer yabancı dilde (İngilizce, Almanca ya da Fransızca) bir başlık verecekseniz, projenizin yerelde tanıtımının kolay olması için yabancı dildeki başlığın yanı sıra Türkçe başlık vermeyi de unutmayınız. Projenin türü: Eğitim ve Ağ kurma projeleri iki türlü olabilir. Projenizin amacına uygun olan türü işaretlemeniz gerekmektedir (bkz. Program Kılavuzu) Faaliyetin türü: Hangi faaliyet türünden proje yapmak isterseniz o kutucuğu işaretlemeniz gerekmektedir (bkz. Program Kılavuzu).Başvuru formunda belirtilen 8 faaliyet arasında süresi ve ortak sayısı bakımından farklılık gösteren aktiviteler bulunmaktadır. Lütfen bunlar arasındaki ayrımı iyi yapınız. 1.İşbaşı eğitimi ve fizibilite ziyaretleri için: en az birinin bir AB üyesi olduğu en az iki ortak; 2.Değerlendirme toplantıları, çalışma ziyaretleri, ortaklık oluşturma faaliyetleri, seminerler ve eğitim kursları için: en az birinin bir AB üyesi olduğu en az dört ortak; 3.Ağ kurmaı için: en az birinin bir AB üyesi olduğu en az altı ülkeyi ilgilendiren en az altı ortak projenizde yer almalıdır. Projenin süresi: Projenizin süresi en az 3 ay, en fazla 18 ay olabilir. Projenin başlama tarihi (ilk masrafların gerçekleştiği tarih): Son başvuru tarihinizden sonraki üçüncü ayın ilk günü ile beşinci ayın son günü arasında başlayan herhangi bir tarihtir (bkz. Program Kılavuzu). Örnek: Son başvuru tarihi 1 Şubat ise, proje başlangıç tarihi: 1 Mayıs 30 Eylül arasındaki herhangi bir tarihtir. Projenin bitiş tarihi (son masrafların gerçekleştiği tarih): Proje sürenize uygun olarak belirleyeceğiniz tarihtir. Örnek: Son başvuru tarihi 1 Şubat ve proje başlangıç tarihi 5 Haziran olarak karar verilmiş ise(proje başlangıç tarihinin 1 Mayıs 30 Eylül arasındaki bir tarih olduğuna dikkat ediniz), 6 ay süresi olan bir proje için, proje bitiş tarihi 5 Aralık tır. Proje başlama ve bitiş tarihlerinden önceki ve sonraki tarihlerde proje için yapılmış olan harcamaların belgeleri dikkate alınmayacaktır. 4

5 Faaliyetin başlangıcı: Proje başlangıcı ile bitiş tarihleri arasında belirlediğiniz, yolculuk hariç en fazla 10 güne kadar gerçekleştirmeniz gereken (İşbaşı eğitimi (10 20 gün), Fizibilite ziyaretleri(2 3 gün), Değerlendirme Toplantısı, Çalışma Ziyareti, Ortaklık Oluşturma, Seminer ve Eğitim Kursu(en fazla 10 gün) ve Ağ Kurma (15 aya kadar)) faaliyetin başlama tarihidir. Faaliyetin ilk günü, ortaklarınızla buluşma tarihinizdir. Faaliyetin bitişi: Proje başlangıcı ile bitiş tarihleri arasında belirlediğiniz, yolculuk hariç en fazla 10 güne kadar gerçekleştirmeniz gereken (İşbaşı eğitimi (10 20 gün), Fizibilite ziyaretleri(2 3 gün), Değerlendirme Toplantısı, Çalışma Ziyareti, Ortaklık Oluşturma, Seminer ve Eğitim Kursu(en fazla 10 gün) ve Ağ Kurma (15 aya kadar)) faaliyetin bitiş tarihidir. Faaliyetin bittiği gün, ortaklarınızla vedalaşma tarihinizdir. Örnek: 1 Şubat son başvuru döneminde başvurdunuz. Proje başlangıç tarihi 5 Haziran olarak karar verilmiş ise(proje başlangıç tarihinin 1 Mayıs 30 Eylül arasındaki bir tarih olduğuna dikkat ediniz), 6 ay süresi olan bir proje için proje bitiş tarihi 5 Aralık tır. En fazla 10 güne kadar belirlediğiniz faaliyetleriniz de 5 Haziran 5 Aralık tarihleri arasındaki herhangi bir 10 günlük veya daha az bir zaman aralığı olmak durumundadır. ÖNERİ: Finansal açıdan muhtemel sıkıntıları yaşamamak için faaliyetlerinizi proje başlangıç ve proje bitiş tarihlerine yakın olmayan tarihlerde yapmanızı öneririz. Örnek: Yukarıdaki örnekte verilen 5 Haziran 5 Aralık tarihleri arasındaki proje için en erken harcama yapabileceğiniz tarih 5 Haziran, en geç harcama yapabileceğiniz tarih 5 Aralık tır. Bu tarihler dışında yaptığınız vize başvuru ücretleri ya da satın aldığınız uçak biletlerine ait ödemeler geçersiz sayılır. Bölüm I. Proje tanımı ve özeti (devamı) Gençlik Programının genel hedeflerine uygunluk: Bu proje ile genel olarak neyi hedefliyorsunuz? Projenizi ilgilendiren kutucuk veya kutucukları işaretleyiniz. Gençlik Programının önceliklerine uygunluk: AB Komisyonu tarafından belirlenen sürekli tematik öncelikler ve yıllık önceliklerden size uygun olan kutucukları işaretleyiniz yılı öncelikleri aşağıda yer almaktadır: Avrupa Fakirlik ve Sosyal Dışlanma ile Mücadele Yılı Bu önceliğin amacı, gençlerin fakirlik ve marjinalleşmeyle herkesin mücadele etme ve aynı zamanda imkanları kısıtlı gençlerin dahil edilmesi sorumluluğu adına bilinçlenmesini artırıcı projeler yapılmasını teşvik etmektir. Özellikle fakirlikten korunma yolları, fakirliğin sonuçları, 5

6 çözüm yolları hususlarında gençlerin fikirlerini yansıtan projeler; marjinalleşme ve ayrımcılığın değişik çeşitleri (mesela engellilik, cinsi, dini, dilsel veya göçmen tabanlı ayrımcılık) ile mücadeleyi hedef alan projeler amaçlanmaktadır. Bu çerçevede, aşağıda belirtilenlerin projelere aktif olarak dahil edilmelerini sağlayan projelere özel önem verilecektir; Engelli gençler: Engelli olan ve olmayan gençlerin değişimleri; toplum içinde engelliliği işleyen projeler. Göçmenlik geçmişi olan veya etnik, dini veya dil açısından azınlık statüsünde olan gençler: Roman gençliğini dahil eden projeler teşvik edilecektir. Genç işsizliği ve işsiz gençlerin topluma aktif katılımlarının teşviki. Küresel sorunlar (örneğin sürdürülebilir kalkınma, iklim değişikliği, göçmenlik, Milenyum Kalkınma Hedefleri) hakkında gençlerin farkındalığının ve hareketliliğin artırılması. Ülkemizin gerçekleri dikkate alınarak hazırlanmış olan ulusal öncelikler: Ulusal Öncelikler Projede engelli gençlerin yer alması Projenin, kalkınmada öncelikli yörelerde gerçekleşmesi ve/veya bu yörelerdeki sosyo ekonomik açıdan dezavantajlı ailelerden gelen gençleri içermesi Projenin, daha önce gençlik projelerine katılmamış veya uluslararası bir deneyimi olmayan gençleri kapsaması Projenin, gençlerin istihdamına katkı sağlaması ve gençlere yeni beceriler kazandırması Projenin, ülkenin ve ülke kültürünün tanıtımına olumlu katkılar sağlaması Faaliyete ilişkin ana temalar: Şimdi daha detaya inecek ve projenizin özel temasını belirleyeceksiniz.lütfen iki taneden fazla kutucuk işaretlemeyiniz. Projenin özeti: Projenizin özetini oluşturan en temel unsurlar hakkında özet bilgiler yazınız. Yani bu projeyi niçin (amaç) yapmak istediğinizi, hedeflerinize ulaşmak için projenizde neleri hangi metotlarla, nasıl, ne zaman, nerede, kimlerle (hangi ortaklarla) birlikte yapacağınızı, proje sonunda elde etmeyi öngördüğünüz kazanımları belirtiniz. Bu bilgilerin yaklaşık satır arasında ve İngilizce olması gerektiğini unutmayınız. Bölüm II. Başvuru sahibi A. Başvuru sahibi hakkında bilgiler: Bu bölümde istenen bilgileri giriniz. İletişim bilgilerinin (posta kodu ve telefon numaraları dahil olmak üzere) doğru, güncel ve eksiksiz belirtilmesi gereklidir. Yasal temsilci, kabul edilmesi durumunda projenin mali sözleşmesini başvuran kurum / kuruluş ya da proje grubu adına imzalayacak ve Ulusal Ajansın resmi olarak ilk muhatap alacağı kişidir. Yasal temsilci 18 yaşından büyük olmalı ve resmi bir sözleşmeye imza attığının ve bundan sonraki yasal sorumlulukları üzerine aldığının bilicinde olmalıdır. İrtibat kişisi, proje ile ilgili bütün teknik detaylar hakkında bilgi sahibi olan ve Ulusal Ajansın sürekli olarak irtibat halinde olacağı 6

7 kişidir. Yasal temsilci ile irtibat kişisinin farklı iki kişi olmasına dikkat ediniz. Her ikisi için de ulaşılabilecek telefon, e posta adresi gibi iletişim bilgilerini yazmayı unutmayınız. İletişim bilgilerindeki değişiklikleri ivedilikle Merkez Başkanlığımıza bildiriniz. Mevcut adresten farklı olması durumunda yasal temsilci ile irtibat kişisine ait ikamet adreslerini (nüfusa kayıtlı olduğu yerdeki adres) mutlaka belirtiniz. B. Başvuran sahibinin profili: Lütfen kuruluşunuza / grubunuza ilişkin kısa bir bilgi veriniz (düzenli faaliyetleri, üyeleri, vs.) ve projeyle ilgili kapasite ve motivasyonunuzu açıklayınız. Bu bilgilerin yaklaşık 8 12 satır arasında ve Türkçe olması gerektiğini unutmayınız Kuruluşunuz/kurumunuz daha önce bir topluluk hibesi aldıysa en son sözleşmenin referans numarasını belirtmeyi unutmayınız. Bölüm III. Ortak kuruluş(lar) / grup(lar) Bu bölüm bir ortaklık taahhüt belgesidir. Sizin ve ortağınızın bu projenin resmi ortağı olduğunun delilidir. Türkçe olan kısmın doldurulmasına gerek yoktur. Yalnızca sizlerin bilgilenmesi için Türkçe olarak başvuru formunda yer almaktadır. Asıl doldurulması gereken, bir sonraki sayfadaki İngilizce bölümdür (Part III. Partner Promoter(s)) yılına ait ortaklık formunun C bölümü değiştirilmiş olup 1 Ocak 2008 den itibaren geçerli formun C bölümü aşağıda belirtildiği şekilde olmalıdır: C. Ortağın ön anlaşma formu Aşağıda imzası bulunan ben, (ortağın adını tekrarlayınız) adına, başlıklı projenin (Bölüm I de belirtilen proje başlığını tekrarlayınız) her aşamasına katılacağımızı taahhüt ederim. Projeyi uygulamak üzere kuruluşuma/grubuma verilen AB hibesinin paylaşımı konusunda projenin tüm ortaklarıyla anlaşmaya varmış olduğumu beyan ederim. Ayrıca, Avrupa Birliği tarafından verilen desteği görünebilir kılmayı ve proje sonuçlarını yaygınlaştırmayı ve kullanmayı ttaahhüt ederim. Büyük harflerle adsoyad: Yer: Tarih: İmza: 7

8 Part III. Partner promoter(s) DİKKAT : Online başvuru formunda bu bölüm herbir ortağınız için sizin tarafınızdan doldurulacaktır. Ancak Ulusal Ajansa göndereceğiniz başvuru formu ile birlikte ortak kuruluşların yasal temsilcilerinin orijinal imzasını taşıyan eksiksiz doldurulmuş Ön Anlaşma formlarını teslim etmeyi unutmayınız, aksi takdirde başvurunuz ön değerlendirmeyi geçemeyecektir. Başvuru aşamasında Ön Anlaşma formlarının fakslanmış suretleri de eklenebilir. Ancak bu durumda, Değerlendirme Komitesinin toplanmasından önce orijinal imzalı nüshalar posta mühürlü zarflarıyla / kargo gönderim belgeleriyle birlikte mutlaka ilgili UA ya gönderilmelidir. Tarayıcı ile tarandıktan sonra e-posta ile gönderilen ortaklık formları kabul edilmeyecektir. Ortaklık formlarınızın C bölümünde; proje adının, ortak grubun/kuruşun adının olmasına ve grup yetkilisi tarafından imzalanmış olmasına özellikle dikkat ediniz. Bölüm IV. Projeye katılanlar Bu bölüm projenizde yer alacak katılımcılar hakkında genel bilgi vermeniz için hazırlanmıştır. A. Projede doğrudan yer alan KATILIMCILAR hakkında bilgiler Her satırı bir ülkeye ayırmanız gerekiyor. Uzmanlar ve destek personeli hariç olmak üzere hangi kuruluştan ve gruptan kaçar katılımcı katılacağını cinsiyetine göre ayrım yaparak belirtiniz. Katılımcıların milliyeti değil, o program ülkesinde ikamet ediyor olmasının yeterli oluğu ve Eylem 4.3 te katılımcılar için yaş sınırının olmadığını belirtmek isteriz. Aşağıdaki ülkeler Eylem 4.3 projelerinde yer alabilirler. Detaylı açıklamalar için Program Kılavuzunu inceleyiniz. 30 adet PROGRAM ÜLKESİ: 27 adet AB üyesi ülke, 3 adet Avrupa Serbest Ticaret Alanı -EFTA ülkesi (İzlanda, Lihtenştayn, Norveç), adaylık sürecindeki ülke:türkiye. Ortak gruplar/kuruluşlar katılımcıların sayısı açısından dengeli olmalıdır. Ev sahibi grup katılımcı sayısı misafir grup katılımcı sayılarından 1-2 kişi fazla olabilir. (Kullanıcı Kılavuzu Eylem 4.3 teki tabloda aktivitelere uygun katılımcı sayılarını inceleyiniz). Ülkeler arası katılımcı dağılımlarında, yaş aralıklarında, cinsiyet dağılımlarında her zaman dengeli olmaya gayret ediniz. Kendi katılımcılarınızı, tam bir ekip olabileceğiniz, projenin başından sonuna kadar yapılan görev paylaşımında görevini layıkıyla yerine getirebilecek, aynı zamanda faklı durumlara kolayca adapte olabilecek gençler arasından seçmenizi öneririz. Diğer yandan katılımcı gençlerin, Gençlik Programının temel felsefesine dayalı olarak imkânları daha az olan kesimlerden olmasının projenizin değerini artıracağını unutmayınız. 8

9 Kuruluş/grup: Burada belirteceğiniz kuruluş ya da gruplar Bölüm III ortaklık formunda belirtilen isimlerle aynı olmalıdır. Katılımcıların profili: Katılımcının grubundaki/kuruluşundaki pozisyonunu yazınız. Cinsiyete göre dağılım: Cinsiyete göre katılımcı dağılımını her ülke için ayrı ayrı yazmalısınız. Kızerkek katılımcı sayısının dengeli olması gerektiğine dikkat ediniz. B. Projede doğrudan yer alan UZMANLAR (Konuşmacılar, eğitimciler, kolaylaştırıcılar vs) hakkında bilgiler Projede yer alan konuşmacı, eğitmen ve rehberlerin ikamet ettiği ülke ve mensup olduğu kuruluş ya da grup adı belirtilen yerlere yazılmalıdır. Uzmanların rolü kısmına konuşmacı, eğitmen ya da kolaylaştırıcı kim/kimler projede yer alacaksa o/onlar belirtilmelidir (Örneğin 6 kişiye bir eğitmen düştüğü göz önüne alınırsa 20 kişilik bir projede 3 eğitmenin yer alması normaldir). C. Projede dogrudan yer alan DESTEK PERSONELİ hakkında bilgiler Projede yer alan destek personeli sayısını ülke, kuruluş/grup belirterek yazınız. (Örneğin 20 kişilik bir projede en fazla 3 4 destek personeline yer veriniz.) Bölüm V. Proje Tanımı Proje tanımı bölümü içerisinde yer alan başlıklar projenin başvurusunun en önemli kısımlarıdır. Her konu başlığı altında sizi yönlendirecek, başlık ile istenilen kavramları daha iyi anlayıp açıklayabilmenize yardımcı olacak kısa sorular yer almaktadır. Öncelikle bu soruları okuyunuz ve sorularda istenilen açıklamaları atlamadan cevaplayınız. Daha sonra, Keşke şunu da yazsaydım dediğiniz şey, belki de projenize çok iyi puan getirecek bir husus idi. Onun için bu bölümü sakin bir şekilde ve grup üyelerinizle tartışarak ve onların da katkılarını alarak doldurunuz. Başvuru formunun bu bölümleri bir kişinin tek başına dolduracağı bölümler değildir. Bu bölümleri doldururken grup üyeleriyle bir araya gelerek fikir alışverişi yapmanızı öneririz. Ayrıca, proje ortaklarınızla da proje yazım aşamasında mutlaka iletişim içinde olmalı ve projeyle ilgili hususlarda birlikte karar vermelisiniz. Bu bölüm projenin can damarıdır. Teknik detaylar eksiksiz olsa dahi buradaki açıklamaların yetersiz olması, projenizin kabul edilmemesine yol açabilir. Projenizi değerlendirecek uzman, kafanızın içindekilerden habersiz olarak ve yalnızca burada yazılanları okuyarak projeniz hakkında karara varacaktır. Bu bölümü, kendinizi biraz da bu uzmanların yerine koyarak doldurunuz. SİZ OLSAYDINIZ, BU PROJEYİ KABUL EDER MİYDİNİZ? 9

10 Hedefler ve Öncelikler : AB Gençlik Programı projeleri yaygın öğrenim (non formal learning) temeli üzerine kurulmuştur. Projenin sonunda katılımcı gençler, proje konusu hakkında yaygın eğitim teknikleri kullanılarak bilgi sahibi kılınmalıdır. Bu kısımda, proje fikrinin çıkış noktası ve amacından başlayarak Gençlik Programının Program Kılavuzu ve Programın çeşitli kaynaklarında açıklanan hedefleri ve öncelikleri ile hangi yönlerde karşıladığını belirtiniz. Projenin Planı: Sorular ile sizden istenen bilgileri veriniz. Bu kısmın sonuna faaliyet programınızı gösteren tabloyu (günlük faaliyet zaman tablosu) eklemeyi unutmayınız. Bu tablonun yeterince açık olmasına özen gösteriniz. Tabloyu Türkçe olarak hazırlayınız. Tabloda faaliyet programınızı gün gün, saat saat sununuz. Faaliyetlerinizi programlarken yine denge unsurunu göz önünde bulundurunuz. Faaliyet, ne baştan aşağı bir gezi, eğlence fırsatı olmalı ne de sürekli kapalı salonlarda tüm gün faaliyet yapmak olmalıdır. Her unsur programa dengeli biçimde dağıtılmalıdır. Atölye çalışmaları, hareketli oyunlar, simülasyonlar, etkinlikler, dış mekan etkinlikleri, kültürler arası günler / geceler, çevre gezileri, eğitimler vs. hep dengeli oranlarda planlanan faaliyetler içerisine alınmalıdır. Gruplarınız /Kuruluşlarınız arasında çok güzel bir program belirlediniz, size göre çok verimli sonuçlar doğuracak bir program. Ama bunu oldukça basit, yalnızca başlıklar halinde bir liste olarak yazarsanız, planladığınız o güzel işler yalnızca sizde kalır, proje değerlendirme uzmanına aktarılmamış olur. Dolayısıyla tabloda belirtmiş olduğunuz atölye çalışmalarını(çalışmayı yapma amacınız, hangi metodları kullanacağınız) açıklayınız. 1. Gün Bir günlük örnek bir faaliyet programı: 08:00 09:00 Kahvaltı (otel) 09:00 10:00 Tanışma ve isim öğrenme oyunları 11:30 12:00 Beklenti ve endişelerin öğrenilmesi (Bu projeden ve burada olmaktan ne gibi olumlu beklentilerimiz var ve ne gibi konularda endişeliyiz) 12:00 13:30 Öğle yemeği arası Öğle yemeği (Belediye tesisleri. Yemeğe belediye başkanı eşlik edecek, yemek sonunda belediye başkanı ile (proje konusu) hakkında bir sohbet gerçekleştirilecek. 13:30 15:30 Tanıtıcı şehir turu. Yerel ziyaretler. (Şehri, faaliyet yapılan yeri tanımak için gezi, yerel otoriteleri ziyaret ve otele dönüş) 16:00 18:00 Atölye çalışması (otel): Proje konusu ile ilgili yapılacak çalışma (Detayları saklamayınız) 18:00 19:30 Serbest zaman 10

11 19:30 20:30 Akşam yemeği 20:30 Hoş geldin partisi Bu, iyi yapılandırılmış bir projenin yalnızca birinci günüdür ve daha da detaylandırılabilir. Projenizi inceleyen uzmanların, proje süresince ne zaman, nerede, ne yapacağınızı bilmesi gerekmektedir. Başvuru formunda Günlük faaliyet programının olmaması başvurunuzun elenme sebebidir. Programda belirtmiş olduğunuz atölye çalışmalarını (çalışmayı yapma amacınız, hangi metodları kullanacağınız) ayrıca açıklayınız. Zorunlu sebepler dışında da başvuruda sunulan bir program değiştirilemez. Değiştirilmesi, sözleşme hükümlerine aykırılık olarak değerlendirilecektir. Atölye çalışmaları neler olabilir? Belirlenen ana temalara yönelik konular hakkında sunumlar ve tartışmalar, proje temasına ilişkin rol oyunları, resim, müzik, dans, tiyatro, halk oyunları, oyunlar, sportif etkinlikler, el sanatları, fotoğraf / film çekiminin öğretilmesi ve fotoğraf /film çekimi, afiş, broşür hazırlama, ağaç dikimi, çevre temizliği ve düzenlemesi, vb... Atölye çalışmalarını planlarken çalışmaların, bütün katılımcıların aktif olarak rol almalarını sağlayacak çalışmalar olmasına özen gösteriniz. Eğer katılımcılar yabancı dil açısından zorlanıyorlarsa tartışma atölyeleri yerine resim, müzik, el sanatları, spor gibi etkinliklere ağırlık veriniz. Faaliyet programınızda sportif etkinlikler yer alıyorsa grup dinamiğini sağlamak açısından grup üyelerinin hep birlikte, zorlanmadan yapabilecekleri spor dallarını seçiniz. Atölye çalışmalarının yanı sıra çevre gezilerine, kültürler arası kahve saatleri, kahvaltı, gün ya da gecelere de dengeli ölçüde yer veriniz. Katılımcı her ülke için ayrı ayrı ya da bütün katılımcı ülkeler için bir kez olmak üzere planlama yapabilirsiniz. Bu planlamayı yaparken ısıtma, pişirme, buzdolabında saklama gibi gerekli ortamı sağlayıp sağlayamayacağınızı göz önünde bulundurunuz ve ortaklarınızı bilgilendirerek birlikte karar veriniz. Faaliyet programını planlarken kendi grup/kuruluş üyelerinizle birlikte karar veriniz ve ortak grup/kuruluş üyelerinizle de mesajlaşarak onların da program hakkında görüşlerini alınız. Diğer taraftan projeniz kabul edildiyse, bu ilk sunduğunuz faaliyet programı gerçekleştirilecek diye kabul edilmiştir. Daha sonra bu programı değiştirmeniz, imzalayacağınız sözleşmenin ihlali anlamına gelir ve yasal sorumluluğu vardır. Dolayısıyla, daha sonradan yapamayacağınız etkinliklerin bu programa girmemesi gerekmektedir. 11

12 Öğrenme hedefleri: AB Gençlik Programı projeleri yaygın öğrenim (non formal learning) temeli üzerine kurulmuştur. Projenin sonunda katılımcı gençler, proje konusu hakkında yaygın eğitim teknikleri kullanılarak bilgi sahibi kılınmalıdır. Bu kısımda, katımcı gençlerin konu hakkında bilgi sahibi olmalarının uygulanacak hangi metotlarla, nasıl sağlanacağı detaylı olarak açıklanmalıdır. Avrupa boyutu: Projenizin ne çapta bir Avrupa boyutu olduğunu, işaretlediğiniz konular çerçevesinde açıklayınız. Etki: AB Gençlik projelerinin en önemli çıktılarından biri de projenin katılımcılar ve yerel halk üzerinde bıraktığı etkidir. Proje faaliyetlerinin katılımcıların hayatında bir değişikliğe yol açıp açmayacağı, açacaksa boyutları hakkında öngörülerde bulunmanız gerekmektedir. Ayrıca, proje kapsamında yerel halk ile ne ölçüde temas sağlanacağı; proje hakkında yereldeki insanları haberdar etme/bilgilendirme faaliyetleri (basın toplantısı, yerel/ulusal basınla sürekli temas, yerel yetkilileri ziyaret, halkın toplu olarak bulunduğu mekanlarda toplu faaliyetler, yerel halkı/gençleri bazı faaliyetlere dahil etme, konu ile ilgili kurum ve kuruluşların ziyaret edilmesi, sergi, sanatsal gösteri, v.b.) hakkında da detaylı bilgi vermeniz gerekmektedir. Görünürlük (visibility): Projenizin kabul edilmesi, hayallerinizi gerçekleştirmek için AB Komisyonu Eğitim ve Kültür Genel Müdürlüğü ve bu Genel Müdürlük adına Ulusal Ajanstan mali destek almış olduğunuz anlamına gelir. Yani sponsorunuz AB Komisyonu ve Türk Ulusal Ajansı dır. AB Gençlik Programının en büyük reklamı, bu projelerin bizzat kendisidir. Yerel halka bu sponsorlarınızı nasıl göstereceksiniz? Proje için hazırlayacağınız çeşitli reklam malzemelerinde ve ürünlerde, proje çıktısı olan materyallerde projenizin gerçekleşmesi esnasında aldığınız bu desteğin Gençlik Programı projesi sayesinde olduğunu nasıl duyuracağınızı belirtiniz. Projenizin ana sponsoru Avrupa Birliği adına Gençlik Programıdır. Bütçe içerisinde diğer sponsorların payı daha fazla olsa bile bu durum değişmez. Projelere sponsor olarak bulunan kişi veya kurumlar projeyi kendilerine mal edemezler. Sonuçların yaygınlaştırılması (valorisation) ve takip: Burada hedeflenenler arasında aşağıdaki hususlar yer almaktadır: Proje sonuçlarının sürdürülebilirliğini sağlama Projelerin kalitesini artırma Gençlik Programının etkilerini geliştirme Proje sonuçlarını başkalarına aktarma İyi uygulamaların karşılıklı olarak alış verişini sağlama ve diğerlerinin deneyimlerinden yeni bilgiler öğrenme Program sonuçları ile gençlik politikaları işlemlerine katkı sağlama 12

13 Bu hedeflere ulaşabilmek için başvuru formunun bu kısmını sizden istenen şekilde detaylı olarak açıklayınız. Sonuçların yaygınlaştırılması için yapacağınız çalışmalar aşağıdaki 3 düzeyde belirtilen hedef kitlelere yönelik olmalıdır. Mikro düzeyde: gençler, proje katılımcıları, ortak kuruluşlar ve yerel topluluklar Orta düzeyde: gençlik sivil toplum kuruluşları ve gençlik alanında etkin diğer kuruluşlar, Gençlik Programını yaygınlaştıran gençlik çalışanları Makro düzeyde: ulusal çapta ve Avrupa çapında gençlik politikalarını belirleyenler. Bölüm VI. Hibe talebi Şimdi başvuru formunun aslında en kolay ve en zevkli bölümüne geldiniz. Bu bölümü hazırlarken, Program Kılavuzu nun Eylem 4.3 ile ilgili Finansman Kuralları tablosunu önünüzde bulundurmanızı tavsiye ederiz (bkz.program Kılavuzu). Bütçe bölümünde tüm hesaplamalarınızı Avro ( ) olarak yapmanız ve ifade etmeniz gereklidir. Masraf tahminlerinizi oluştururken mümkün olduğunca gerçekçi olmanız, gereksiz yere çok yüksek veya çok düşük hibe taleplerinde bulunmamanız gerekir. Talep edilecek miktarları belirlerken ortaklarınızla, seyahat firmaları ile iyi bir iletişim kurunuz ve sağlıklı bilgiler alınız. Özellikle havayolu ulaşımlarında ve diğer tüm bütçe kalemlerinde fiyatlar çok değişken olabilir ve gerçekçi bilgi sahibi olmadan, tahmini yazılan fiyatlar sonradan sizi zor durumda bırakabilir. Bu kısımda nereyi dolduracağınızı projenizin şekli belirleyecektir. Eğer yalnızca 1 den 7 ye kadar olan faaliyetlerden birini seçtiyseniz 1. Hibe talebi yazan sayfanın A ve eğer eşfinansman kullanacaksanız B bölümlerini doldurmalısınız (Aşağıda açıklamalı olarak doldurmanız gereken tablo verilmiştir) 13

14 Part VI. 1. Hibe talebi: yalnızca 1 den 7 ye kadar olan faaliyetler için Tüm kalemler Avro ( ) cinsinden Daha fazla bilgi için Program Kılavuzundaki "Finansman kuralları nelerdir?" bölümünü ve götürü miktarlar/birim masraf ölçeklerini inceleyiniz.yürütme Ajansı ve Ulusal Ajansların, hibe taleplerinde belirtilen miktarları Program Kılavuzundaki finansman kuralları uyarınca değiştirebileceğini lütfen göz önünde bulundurunuz. Gençlik Programından talep edilen miktar Verilen hibe miktarı (Yönetim Ajansı ya da Ulusal Ajans tarafından doldurulacaktır) A. Talep edilen hibe Yolculuk masrafları (fiili masrafların % 70 i) Konaklama/yiyecek masrafları (sabit oran) Faaliyet masrafları (götürü miktar + sabit oran) Kapıdan kapıya olmak üzere proje mekanına ulaşıncaya kadar yapacağınız bütün yol masraflarının % 70 lik kısmı proje bütçesine dahil edilir. Bu gidiş esnasında mümkün olan en ucuz ulaşım vasıtaları (2. sınıf tren bileti, indirimli uçak bileti, vb.) kullanılmalıdır. Bütün katılımcı gençler ve lidere (liderlere) ait yol masrafları toplanıp % 70 lik kısım bu satıra yazılır (Gri bölgeyi Ulusal Ajansa bırakınız.). Seyahat şirketlerinden projenizin uygulanacağı döneme ait rayiç bedelleri araştırarak ekonomik, makul düzeyde hibe talebinde bulununuz. Yiyecek ve konaklama masrafları için kişi başına 43 Avro günlük sabit oranı kullanabilirsiniz. Etkinlik masrafı olarak 900 Avro sabit oran belirlenmiştir. Kişi başına sabit oran 39 Avro dur. Toplam etkinlik masrafları= sabit oran (900 Avro) + Kişi başına sabit oran (39 Avro) * Kişi sayısı dır. Yalnızca eğitim kursları için eğitim araçları Eğitim araçları masrafları ile ilgili gün başına sabit oran 270 masrafları (sabit oran) Avro olarak belirlenmiştir. (Gün sayısı * Gün yalnızca eğitim başına sabit oran (270 Avro)) = Toplam (Eğitim kursları için araçları için toplam harcanacak tutar) 14

15 İstisnai masraflar (fiili masrafların %100 ü) eğer varsa Vize ve vize ile ilgili masraflar, yurtdışı çıkış harcı ve benzeri masraflar; Program Kılavuzu nun ilgili tablosunda yer alan ve sizi ilgilendirebilecek istisnai durumlarla ilgili masrafların % 100 ü bu satıra yazılabilir. İstisnai masraf olarak yaptığınız harcamaların bütün belgelerini nihai raporla birlikte Ulusal Ajansa sunmak zorunda olduğunuzu hatırlatmak isteriz. Hangi masrafların istisnai masraf sayılabileceğini Program Kılavuzu nuzdan veya Ulusal Ajansta görevli uzmanlardan öğrenebilirsiniz. Ulusal Ajans, uygun görülmeyen istisnai masrafları bütçeden çıkarmaya veya azaltmaya yetkilidir. Gençlik programından talep edilen toplam hibe B. Eş finansman AB Gençlik projeleri, eş finansman ilişkilerine açıktır. Avrupa Topluluğundan, yerel kaynaklardan (mahalli ve yerel otoriteler, firmalar, vb.) projeniz için mali veya hizmet olarak ek destekler alabilirsiniz. Eş finansman bulmanız, Ulusal Ajanstan talep ettiğiniz hibe miktarının azaltılacağı anlamına gelmeyecektir. Eş finansman kısmında yolculuk masraflarınızın karşılanmayan % 30 luk kısmını mutlaka belirtiniz. Bu bölümde size başka kaynaklardan mali olarak gelen destekleri göstereceksiniz. Mali destek dışında herhangi bir yardım alacaksanız bunları metodoloji bölümünde ifade edebilirsiniz. Ayrıca taahhütname gibi belgeleri temin edip dosya içeriğinde sunmanız da faydalı olur. Kuruluşunuz/grubunuz bu yıl için AB işletme hibesi başvurusunda bulundu mu?/ aldı mı? Evet Hayır Eğer aldıysa lütfen sözleşme numarasını belirtiniz. Daha önce Ulusal Ajanstan hibe aldıysanız, sözleşme numarasını girmeniz gerekmektedir. Ulusal Ajans değerlendirme sürecinde gerekli gördüğü hallerde, bütçe kısmında talep edilen rakamlarda azaltma yapma hakkına sahiptir. 15

16 C. Hibe talebinin detaylı olarak hesaplanması Detaylı hesaplama kısmında bir önceki Bütçe bölümündeki tabloya sonuçlarını yazdığınız hibe kalemlerini ayrı ayrı detaylandırarak sunacaksınız. Tüm hesaplamalarınızı Avro ( ) olarak yazınız. Bu bölümde de sizin durumunuzla ilgili olan tabloları doldurunuz. Katılımcıların yolculuk masrafları (uzmanlar ve destek personeli dahil) Lütfen unutmayınız: Yalnızca en ucuz ulaşım araçları/ tarifeleri geri ödenir. Kuruluş/Grup Student Support and Counselling Service Ve diğerleri Kişi sayısı Nereden 3 Grödig /Avusturya Nereye Ankara /Türkiye Ulaşım aracı Toplam masraflar(100 %) Talep edilen hibe (70%) Uçak 3*500= TOPLAM Yukarıdaki örneğe göre bütçe sayfasına (A. Talep edilen hibe kısmına) buradaki %70 lik kısım olan 1050 Avro yazılacaktır. Ev sahibi olduğunuz bir projede kendinize ait yol masraflarını talep edemezsiniz. Bu masraflara ait bütün belgelerin (bilet ve/veya fatura kopyası, pasaportların ilgili sayfalarının kopyaları) proje sonrası hazırlamanız gereken nihai rapora eklenmesi gerektiğini unutmayınız. 16

17 Konaklama/yiyecek masrafları sabit oranlı hesaplama (uzmanlar ve destek personeli dahil) Kuruluş/Grup Kişi sayısı Gece sayısı Foundation of Docial Initatives Ve Türk Kuruluşları/grupları dahil, diğer ülke grupları Gece başına/kişi Miktar başına sabit oran TOPLAM 688 Faaliyet masrafları götürü miktar hesaplaması Aratoplam 900 Faaliyet masrafları sabit oranlı hesaplama (uzmanlar ve destek personeli dahil) Kuruluş/Grup Kişi sayısı Kişi başına sabit oran Miktar Foundation for Social Initiatives Ve Türk grubu dahil, diğer ülke grupları Aratoplam 78 TOPLAM FAALİYET MASRAFLARI = 978 Eğitim araçları sabit oranlı hesaplama (eğer varsa) Gün sayısı Gün başına sabit oran Miktar TOPLAM

18 İstisnai masraflar (eğer varsa) Lütfen Program Kılavuzu nda istisnai masraflarla ilgili finansman kurallarına genel bir bakış bölümünü inceleyiniz. Açıklama Masraflar Vize (26 kişi x 10 ) 260 TOPLAM 260 Aşağıdaki maddelerde belirtilenler istisnai masraf olarak karşılanabilir: Vize ve vize ile ilgili masraflar, yurt dışı çıkış harcı ve aşı masrafları İmkanları kısıtlı ya da özel gereksinimleri olan gençlerle ilgili masraflar Faaliyetlerin özel doğasından kaynaklanan masraflar. Son iki durumda, hibe örnek olarak şu hususları kapsayabilir: Doktorların hasta ziyaretlerini, sağlık harcamalarını, ek olarak yabancı dil eğitim/destek masraflarını, ek hazırlık, özel binalar ya da ekipmanlar, engellilere destek personelini, ekonomik dezavantaj olma durumunda çeviri/yorumlama gibi hususlarda ek kişisel giderleri. İstisnai masrafların % 100 ü ayrı ayrı kalemler halinde talep edilmelidir. ÖNERİ : nun üstündeki hibe taleplerinde kuruluşunuzun finansal kapasitesini gösteren belgelerin sağlanması gerektiğini unutmayınız yu aşmayacak şekilde hibe talebinde bulunmanızı öneririz. Bölüm VI.2. Bütçe: yalnızca Ağ Kurma için (Faaliyet 8) Ağ kurma faaliyetlerini desteklemek için verilen topluluk hibesi gerçek masraflara dayalıdır ve dan daha fazla olamaz. Mali katkı, toplam uygun proje maliyetlerinin %50 sini aşamaz. Uygun ve kabuledilir bir Ağkurma projesi içinde yer alan maliyetler, doğrudan faaliyetin gerçekleşmesi ile bağlantılı olmalı ve nihai rapor aşamasında faturalar yoluyla tamamen gerekçelendirilmelidir. Harcama kalemlerindeki beyanlar gerçekçi olmalı, kalemler arasında, birbiriyle çelişen bildirimlerden kaçınılmalıdır. Kullanıcı Klavuzundaki Eylem 4.3 ile ilgili finansman tablosunu(bkz. Program Kılavuzu) inceleyiniz. 18

19 Bölüm VII. Banka bilgileri Başvurunuzun kabul edilmesi halinde size Avro ( ) olarak ödeme yapılacaktır. Bunun için burada geçerli bir vadesiz Avro hesap numarasıyla birlikte mutlaka IBAN numarasını belirtiniz. Bölümlerde istenen hesap bilgilerini, gerektiğinde hesapla ilgili irtibat kurulacak kişinin bilgilerini, banka şube adı ve şube kodu, banka adresi bilgilerini eksiksiz veriniz ve doğruluğundan emin olunuz. Beyanat bölümüne, eklemek istediğiniz bilgiler varsa ekleyiniz. Banka hesabını kuruluşlar/kurumlar adına açtırınız. Üniversite ve Okul kulüpleri / toplulukları da üniversite / okul adına açtırılan vadesiz Avro hesabını kullanmalıdır. Banka hesabı; başvuran resmi olmayan bir grup ise yasal temsilci adına, tüzel kişilik ise (derneki vakıf) tüzel kişilik adına açılmalıdır. Bölüm VIII. Yasal Temsilcinin İmzası Bu kısım yasal temsilci tarafından okunarak ilgili bölümleri doldurulacak ve imzalanacaktır. Bölüm IX. Doğruluk beyanı Doğruluk beyanı, yasal temsilci tarafından imzalanacaktır. Eğer bir dernek, resmi kurum vs. tarafından başvuru yapılmakta ise burayı kaşelemeyi unutmayınız. Doğruluk beyanının imzalanmamış olması başvurunun elenmesine sebep olacaktır. Kontrol listesi Bu listeler size, doldurmuş olduğunuz formu tekrar gözden geçirmeniz için hazırlanmıştır. Eksiklerinizi tamamlamanız için size başvuru sonrası ek bir süre verilmeyeceği için lütfen bu listeyi dikkatlice inceleyiniz ve durumunuza uygun kutucukları işaretleyiniz. Fotokopi olarak sunduğunuz belgelerin okunaklı olmasına ve orijinal nüshanın da okunaklı olacak şekilde iyi kaliteli bir yazıcıdan çıktısının alınmış olmasına dikkat ediniz. Yazıcı çıktılarının ve fotokopilerin sayfa sonlarında okunaksız/kesilmiş olmamasına özen gösteriniz. 19

20 Başvuru formuna eklenmesi gerekli belgeler: Online yapacağınız başvurunuzuna ek olarak elden/posta/kargo/ ile Başkanlığımıza aşağıdaki belgeleri de göndermeniz gerekmektedir. 1 Online başvurunuzun 1 adet ıslak imzalı kopyası (Bölüm VIII ve IX un yasal temsilci tarafından imzalanması gerektiğini lütfen unutmayınız). 2 Ortak kuruluşların yasal temsilcilerinin orijinal imzasını taşıyan ve eksiksiz olarak doldurulmuş Ön Anlaşma formları (Başvuru formu içerisinde Bölüm III. Ortak yararlanıcı grup(lar) başlıklı bölümdür). Başvuru aşamasında Ön Anlaşma formlarının fakslanmış nüshaları da eklenebilir. Ancak bu durumda, Değerlendirme Komitesinin toplanmasından önce orijinal imzalı nüshalar mutlaka ilgili Ulusal Ajansa gönderilmelidir, 3 Yasal temsilcinin nüfus cüzdanı fotokopisini (1 nüsha) 4 Dernek ya da vakıf adına başvuruda bulunuyorsanız onaylanmış dernek tüzüğü / vakıf senedi fotokopisi, devlet kurumu olarak başvuruyorsanız kuruluş kanunu (1 nüsha). 5 Projenizin kabul edilmesi durumunda yasal temsilcinizin her türlü hibe harcamasına yetkili olduğuna dair yönetim kurulu/grup kararını alınız. AB Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı na yazacağınız bir dilekçede bu kararınızı belirtiniz ve dilekçeyi projenizde yer alacak Türkiye grubundaki katılımcıların, irtibat kurulacak kişi ve yasal temsilcinizin imzalamasını sağlayınız. 6 Başvuru formunuzu sisteme gönderdikten sonra son halini iyi kaliteli bir CD ye kaydediniz Hazırladığınız CD'yi başvuru formuna ekleyerek gönderiniz. 7 Başvurunuzun işleme alınmasını talep eden merkezimize muhatap bir üst dilekçe yazınız. Kuruluş kaşesini/mührünü kullanmayı unutmayınız. Fotokopi olarak sunduğunuz belgelerin okunaklı olmasına ve orijinal nüshanın da okunaklı olacak şekilde iyi kaliteli bir yazıcıdan çıktısının alınmış olmasına dikkat ediniz. Yazıcı çıktılarının ve fotokopilerin sayfa sonlarında okunaksız/kesilmiş olmamasına özen gösteriniz. Başvuru formlarının evrak kaydının yapılabilmesi için üst dilekçe ile sunulması gerektiğini unutmayınız. Başvuru formunun imzalı nüshasının ve ortaklarınıza ait ortaklık formlarının birer fotokopisini kendi grubunuzun kullanımı için saklamayı unutmayınız. 20

21 Başvuru formun ve eklerine ilişkin diğer işlemler: Proje başvurunuzu online olarak yaptıktan sonra 1 adet ıslak imzalı kopyasını ekleri ile birlikte KIRMIZI renkteki telli plastik dosyaya yerleştiriniz. Önemle hatırlatırız ki online başvuru göndermeniz, 1 adet imzalı kopyasını gerekli ekleriyle (ortaklık beyan formları, nüfus cüzdanı fotokopisi, tüzel kişilik ise belgesi vs.) birlikte son başvuru tarihinden önce gönderme zorunluluğunuzu ortadan kaldırmıyor. Mutlaka son başvuru tarihinden önce ekleriyle ve imzalı şekilde başvurunuzu posta/kargo/elden Başkanlığımıza gönderiniz. Kuruluş kaşesini/mührünü kullanmayı unutmayınız. Fotokopi olarak sunduğunuz belgelerin okunaklı olmasına ve orijinal nüshanın da okunaklı olacak şekilde iyi kaliteli bir yazıcıdan çıktısının alınmış olmasına dikkat ediniz. Yazıcı çıktılarının ve fotokopilerin sayfa sonlarında okunaksız/kesilmiş olmamasına özen gösteriniz. Başvurunuzu en geç ilgili en son başvuru tarihinde olmak üzere online olarak yapınız ve online başvurunuzun ıslak imzalı 1 kopyasını yine en geç ilgili en son başvuru tarihinde olmak üzere postayla/kargoyla gönderiniz ya da Merkez Başkanlığımızın evrak kayıt bölümüne teslim ediniz. İlgili başvuru aylarında ayın 1 i hafta sonu ya da resmi tatillere denk geliyorsa başvuru formunu en geç ayın 1 inden önceki son iş gününde evrak kayıt bölümüne vermeyi unutmayınız. Başvuru formlarının zarflarındeki posta mührünün ya da kargo teslim etiketinin tarihleri dikkate alınmaktadır. Dolayısıyla ilgili başvuru döneminde ayın 1 inden sonraki günlerde postaya/kargoya verilen başvuru formları değerlendirmeye alınmayacaktır. Başvuru formlarının evrak kaydının yapılabilmesi için üst dilekçe ile sunulması gerektiğini unutmayınız. Başvuru formunun imzalı nüshasının ve ortaklarınıza ait ortaklık formlarının birer fotokopisini kendi grubunuzun kullanımı için saklamayı unutmayınız. Grup kararı için ek 1deki formu kullanınız. Size göndereceğimiz belgelerin doğru kişiye doğru adreste ulaşması önem arz etmektedir. APS ile gönderilerde ilgili kişi belirtilen adreste bulunmuyor ise belge teslim edilemiyor. Bu durum çoğunlukla Yasal temsilci nin iletişim adresinde oturmamasından ya da tanınmamasından kaynaklanıyor. Bu gibi problemlerin önüne geçmek için ekteki adres beyan formu nu doldurarak 1 nüsha halinde Ulusal Ajansa göndereceğiniz kopyaya ekleyiniz. Önemle hatırlatırız ki online başvuru göndermeniz, 1 adet imzalı kopyasını gerekli ekleriyle (ortaklık beyan formları, nüfus cüzdanı fotokopisi, tüzel kişilik ise belgesi vs.) birlikte son başvuru tarihinden önce gönderme zorunluluğunuzu ortadan kaldırmıyor. Mutlaka son başvuru tarihinden önce ekleriyle ve imzalı şekilde başvurunuzu posta/kargo/elden Başkanlığımıza gönderiniz. 21

22 Ek 1: AB EĞİTİM VE GENÇLİK PROGRAMLARI MERKEZİ BAŞKANLIĞINA (ABEGPM) [Grubun/Kuruluşun adı] tarafından sunulan, [Projenin adı] projesinin yasal temsilcisi olarak [Yasal temsilcinin adı] kabul ediyoruz ve kendisini ulaşım, konaklama, yeme içme, vize, sigorta ve diğer masrafların karşılanması amacı ile ABEGPM tarafından verilen hibeden harcama yapma hususunda yetkili kılıyoruz. KATILIMCI ADI TELEFON NO. İMZA * : Katılımcı sayısının daha fazla olması halinde ikinci bir sayfa kullanabilirsiniz. ** : Tüm katılımcıların imzasının olmasına ve telefon bilgisinin yazılmasına dikkat ediniz.. 22

23 Ek 2: ADRES BEYAN FORMU 1. Yasal temsilcinin bulunabileceği adresi giriniz. Yasal Temsilcinin İmzası:... Sayın...(yasal temsilci adı soyadı)...,...(yasal temsilcinin adres bilgisi) (posta kodu)......(şehir adı) Proje sorumlusunun bulunabileceği adresi giriniz. Sayın...(proje sorumlusu adı soyadı)...,...(proje sorumlusunun adres bilgisi) (posta kodu)......(şehir adı)... 23

24 (Not: Verdiğiniz adreste posta görevlisinin adresi bulmakta güçlük çekmesine neden olabilecek herhangi bir eksik bilgi olmamasına dikkat ediniz. Örneğin kapı numarası yok ise karışıklık söz konusu olabilir. Verdiğiniz adres bir kuruluşa ait adres ise, kuruluş adını da adrese eklemelisiniz.) 24