T.C. MARMARA ÜNİVERSİTESİ

Transkript

1 T.C. MARMARA ÜNİVERSİTESİ 2009 YILI MARMARA ÜNİVERSİTESİ FEN-EDEBİYAT FAKÜLTESİ BİRİM FAALİYET RAPORU İstanbul

2 İÇİNDEKİLER SUNUŞ I- GENEL BİLGİLER 4 A- Misyon ve Vizyon 4 B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar 5 C- İdareye İlişkin Bilgiler 5 1- Fiziksel Yapı 5 2- Örgüt Yapısı 9 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar İnsan Kaynakları Sunulan Hizmetler Yönetim ve İç Kontrol Sistemi 44 D- Diğer Hususlar 48 II- AMAÇ ve HEDEFLER 49 A- İdarenin Amaç ve Hedefleri 49 B- Temel Politikalar ve Öncelikler 50 C- Diğer Hususlar 50 III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER 51 A- Mali Bilgiler Bütçe Uygulama Sonuçları Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar Mali Denetim Sonuçları Diğer Hususlar 52 B- Performans Bilgileri Faaliyet ve Proje Bilgileri Performans Sonuçları Tablosu Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi Performans Bilgi Sisteminin Değerlendirilmesi Diğer Hususlar 79 IV- KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ 80 A- Üstünlükler 80 B- Zayıflıklar 80 C- Değerlendirme 81 V- ÖNERİ VE TEDBİRLER 83 2

3 SUNUŞ Marmara Üniversitesi Fen Edebiyat Fakületesi Dekanlığı görevine 21 Ocak 2010 tarihinde atanmış olmam sebebiyle Fakültemizin 2009 yılı birim faaliyet raporunu sunma görevi şahsıma düşmüştür. Ancak faaliyet raporunda belirtilen çalışmalar Prof.Dr.Adnan AYDIN ın dekanlğı döneminde gerçekleşmiştir. Bu sebeple kendisine, Dekan Yardımcıları Prof.Dr.Meral ÜNAL ve Prof.Dr.Harun DUMAN a hizmetlerinden dolayı teşekkür ediyorum. Marmara Üniversitesi Fen-Edebiyat Fakültesi nde, eğitim-öğretim hizmetleri yanında, modern bilim ve teknolojinin gerektirdiği projelere ağırlık verilmekte, üniversite-sanayi işbirliği içinde günün sosyal ve teknolojik şartlarına uygun araştırmalar yapılmaktadır. Fakültenin kuruluşundan bu yana, öğretim üyeleri tarafından yapılan çok sayıda araştırma yurt içi ve yurt dışındaki tanınmış dergilerde yayımlanmıştır. Fakültemizin tercih edilmesinde, ulusal ve uluslararası alanda isminden söz ettiren öğretim üyeleri, fiziki kapasite ve sunulan hizmet kalitesi etkili olmaktadır. Marmara Üniversitesi nin en seçkin fakülteleri arasında yer alan Fen-Edebiyat Fakültesi, gerek yönetim yapısı, gerek yetkin kadrosuyla stratejik planlamalar doğrultusunda geleceğe daha güvenli ve emin adımlarla ilerlemektedir. Fakültenin misyon ve vizyonunu gösteren ve gelecekle ilgili stratejik yaklaşımını belirleyen 2009 Yılı Faaliyet Raporu beş bölümden oluşmaktadır: Genel Bilgiler başlığını taşıyan Birinci Bölümde Fakültenin kuruluş tarihçesi, misyon ve vizyonu yer almaktadır. Ayrıca idareyle ilgili görev ve sorumluluklar bu bölümde verilmektedir. Raporun İkinci Bölümünde Amaç ve Hedefler belirlenmiştir. Bu bölümde İdarenin Amaç ve Hedeflerinin yanı sıra, Temel Politika ve Öncelikler üzerinde durulmuştur. Üçüncü Bölümde Faaliyetlere İlişkin Bilgi ve Değerlendirmeler başlığı altında Mali ve Performans Bilgileri bulunmaktadır. Dördüncü Bölüm ise Kurumsal Kabiliyet ve Kapasite Bilgilerine ayrılmıştır. Bu bölümde ayrıntılı olarak kurumun güçlü ve zayıf yönleri üzerinde durulmuştur. Beşinci ve son bölümde Öneri ve Tedbirler ele alınmıştır. Fakültenin daha etkin ve daha verimli çalışabilmesi, geleceği daha gerçekçi ölçülerde planlayabilmesi için alınması gereken tedbirler bu bölümde yer almaktadır. Bu çalışma, Dekan Yardımcısı Prof. Dr. Safiye ERDEM başkanlığında, Prof. Dr. Meral BİRBİR ve Yrd. Doç. Dr. Fatih DUMLUDAĞ tarafından oluşan bir komisyon tarafından hazırlanmıştır. Marmara Üniversitesi Fen-Edebiyat Fakültesi çağdaşlığı, evrenselliği, gelişmeyi ve ilerlemeyi kapsayan bir gelenektir. Bu doğrultuda idare olarak temel hedefimiz ülkemizin bu saygın kurumunu daha da geliştirmek ve ileri götürmektir. Hayatta en hakiki mürşid ilimdir, fendir diyen ulu önder Mustafa Kemal Atatürk ün işaret ettiği yolda yürümektir. 26 Şubat 2010 Prof.Dr.Nihat ÖZTOPRAK Dekan 3

4 I- GENEL BİLGİLER Marmara Üniversitesi Fen-Edebiyat Fakültesi 20 Temmuz 1982 tarihinde Matematik, Tarih, Türk Dili ve Edebiyatı Bölümleri oluşturularak kuruldu. Belirtilen bölümlere öğrencilerin alınmasıyla, 8 Kasım 1982 tarihinde eğitim-öğretime başladı. Ardından sırasıyla Kimya (1987), Bilgi ve Belge Yönetimi (Arşivcilik) (1988), Alman Dili ve Edebiyatı (1991), Batı Dilleri ve Edebiyatı (1991), İngiliz Dili ve Edebiyatı (1991), Fransız Dili ve Edebiyatı (1991), Fizik (1993), Biyoloji (1996), Sosyoloji (İngilizce) (2001), Coğrafya (2002), Sanat Tarihi (2005), Almanca Mütercim Tercümanlık (2008), Fransızca Mütercim Tercümanlık (2008), İngilizce Mütercim Tercümanlık (2008), İstatistik (2009) Bölümleri kurularak toplam 18 bölüm ile bugünkü yapılanmasına ulaştı. Fen-Edebiyat Fakültesi, 1991 yılında Göztepe Kampusu ndaki bugünkü binasına taşınmıştır. Batı Dilleri ve Edebiyatı, İngiliz Dili ve Edebiyatı, Fransız Dili ve Edebiyatı bölümlerine henüz öğrenci alınmaya başlanmamıştır yılı itibariyle diğer 15 bölümde 3440 öğrenci (II. Eğitim dahil olmak üzere) fakültemizde öğrenim görmektedir. Ayrıca Atatürk Eğitim Fakültesi nin Fizik, Kimya, Biyoloji, Matematik, Tarih, Coğrafya, Türk Dili ve Edebiyatı Bölümleri nden gelen yaklaşık 1200 öğrencinin ders ve uygulamaları da Fen-Edebiyat Fakültesi bünyesinde yürütülmektedir. A- Misyon ve Vizyon Misyon: M.Ü. Fen Edebiyat Fakültesi nin değer verdiği hususların başında çağdaş bilgi düzeyine sahip bireyler yetiştirmek gelir. Sosyalleşen, sorgulayan, paylaşan, araştıran bireylerle ülkemizin geleceğine katkı sağlamak; çağdaş, Atatürk ilkelerine ve hedeflerine bağlı, ülkesini, ulusunu ve bütün insanlığı seven mezunlar vermektir. Fen-Edebiyat Fakültesi, bu doğrultuda, geleceği kucaklayan güçlü akademik kadrosuyla, ulusal ve uluslararası düzeyde adından söz edilen bir kurum olmayı temel misyon olarak belirlemiştir.ayrıca üniversitemizin uluslarası alanda prestijini arttırmayı, tercih edilen ve önde gelen bir kurum olmasına katkı sağlamayı da misyon olarak benimsemiştir.. Vizyon: Fen-Edebiyat Fakültesi temel bilimler alanında kaliteli eğitim-öğretim yaparak yaratıcı beyin gücü yetiştirmeyi hedeflemektedir. Fakültemiz fen ve sosyal bilimler alanında topluma, endüstriye ve bilime hizmette öncülük etmektedir. Bunun yanı sıra, ileri araştırma ve uygulamalarla dünyanın önde gelen araştırma kurumları arasında yer almayı hedeflemektedir. Özellikle Bologna süreciyle, ERASMUS programlarıyla, uluslararası eğitim, kültürel ve akademik işbirlikleri ile öğrencilerin dışa açılmalarına önem verilmektedir. 4

5 B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar Yetki Görev Sorumluluklar Dekan: Fakültenin ve bağlı birimlerinin öğretim kapasitesinin rasyonel bir şekilde kullanılmasında ve geliştirilmesinde, gerektiği zaman güvenlik önlemlerinin alınmasıyla, öğrencilere gerekli sosyal hizmetlerin sağlanmasında, eğitim-öğretim, bilimsel araştırma ve yayın faaliyetlerinin düzenli bir şekle yürütülmesinde,bütün faaliyetlerin gözetim ve denetiminin yapılmasında, takip ve kontrol edilmesinde ve sonuçlarının alınmasında rektöre karşı birinci derecede sorumludur. Fakülte Kurulu ve Yönetim Kurulu na başkanlık etmek, fakülte kurullarınca alınan kararları uygulamak ve fakülte birimleri arasında düzenli çalışmayı sağlamaktır. Her öğretim yılı sonunda ve istendiğinde fakültenin genel durumu ve işleyişi hakkında rektöre rapor vermek. Fakültenin ödenek ve kadro ihtiyaçlarını gerekçesi ile birlikte rektörlüğe bildirmek, fakülte bütçesi ile ilgili öneriyi fakülte yönetim kurulunun da görüşünü aldıktan sonra rektörlüğe sunmaktır. Fakültenin birimleri ve her düzeydeki personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini sürdürmek. Kanun ve yönetmeliklerle kendisine verilen diğer görevleri yapmaktır. C- İdareye İlişkin Bilgiler 1- Fiziksel Yapı Göztepe Kampüsü nde yer alan fakülte binası 6 kat üzerinde 3 ayrı bloktan oluşmaktadır. Binada 197 Akademisyen odası, 14 İdari personel odası, 20 amfi, 42 derslik, Fizik, Kimya ve Biyoloji bölümlerine ait 47 öğrenci ve araştırma laboratuarı, her biri 20 şer adet bilgisayara sahip 3 bilgisayar laboratuarı bulunmaktadır. Başta Atatürk Eğitim Fakültesi öğrencileri olmak üzere, Bankacılık ve Sigortacılık Yüksekokulu, Eğitim Bilimleri Enstitüsü, Fen Bilimleri Enstitüsü ve Türkiyat Araştırma Enstitüsü öğrencileri ders yapmaktadır. Ayrıca, Fen Bilimleri Enstitüsü, Eğitim Bilimleri Enstitüsü, Türkiyat Araştırma Enstitüsü, Osmanlı Tarihi Uygulama ve Araştırma Merkezi, Kadın İşgücü Araştırma ve Uyguşama Merkezi, Türkiyat Uygulama ve Araştırma Merkezi ve Çevre Sorunları Araştırma ve Uygulama Merkezi faaliyetlerini fakülte binasında yürütmektedir. C Blok girişinde 180 kişilik bir Konferans Salonu vardır. Bu salon, yalnız Fen-Edebiyat Fakültesi değil; bütün üniversite birimleri ve sivil toplum kuruluşları tarafından kullanılmaktadır. Fakülte binası içinde C Blok zemin katının büyük bölümü Fen-Bilimleri Enstitüsü nün, 4. katın bir bölümü de kullanımına ayrılmıştır. Fiziki yapı ve kaynakların ayrıntılı dökümü aşağıdaki tabloda sayısal olarak gösterilmektedir: 5

6 Tablo: 1 - M.Ü. Fen-Edebiyat Fakültesi 2009 Mali Yılı Faaliyet Raporu FİZİKSEL YAPI İdari Bina Eğitim Alanı Sosyal Alanlar Birimler Alanları Derslik Laboratuar Spor Alanları Yurtlar Kant. (1) Açık Kapalı Ofis /Kafet. Kız Erkek m² Adet m² Kapasite Adet m² Kapasite Sayısı Sayısı Adet m² Adet m² Yurt. Yurt. Dekanlık 14 Kimya 29 Coğrafya 11 Bil.Belg.Yönt 14 Sanat Tarihi 5 Fransız D.Edb. 1 Fransızca Mütercim-Ter 1 Alm.D.Edb 11 Almanca Mütercim-Ter. İngilizce Mütercim-Ter. 1 2 İstatistik 3 Biyoloji 19 Tarih 22 Türk D. Edb. 18 Fizik 23 Matematik 18 Sosyoloji 5 Diğer Birimler - Toplam Yatak Sayısı Sirkülasyon Alanı (2) Toplam Toplam Alan (m²) (1) Organizasyon şemasında yer alan birimler ayrı ayrı gösterilecektir.- (2) Toplu (ortak) kullanım alan 6

7 1.1- Eğitim Alanları Derslikler Tablo: 2 - M.Ü. Fen-Edebiyat Fakültesi 2009 Mali Yılı Faaliyet Raporu EĞİTİM ALANLARI DERSLİKLER Eğitim Kapasitesi Kapasitesi Kapasitesi Kapasitesi Kapasitesi Kapasitesi Toplam Alanı Üzeri Anfi Sınıf Bilgisayar Lab Diğer Lab Toplam Sosyal Alanlar Kantinler ve Kafeteryalar Kantin Sayısı : 1 Adet Kantin Alanı : 44 m2 Kafeterya Sayısı: 1 Adet Kafeterya Alanı : 62 m Yemekhaneler Yok Misafirhaneler Yok Öğrenci Yurtları Yok Lojmanlar Yok Spor Tesisleri Yok Toplantı Konferans Salonları Tablo: 3 - M.Ü. Fen-Edebiyat Fakültesi 2009 Mali Yılı Faaliyet Raporu Kapasitesi 0 50 TOPLANTI KONFERANS SALONLARI Kapasitesi Kapasitesi Kapasitesi Kapasitesi Kapasitesi 251 Üzeri Toplam Toplantı Salonu Konferans Salonu Toplam

8 Sinema Salonu Yok Eğitim ve Dinlenme Tesisleri Yok Öğrenci Kulüpleri Öğrenci Kulüpleri Sayısı: 3 Adet Mezun Öğrenciler Derneği Yok Okul Öncesi ve İlköğretim Okulu Alanları Yok 1.3- Hizmet Alanları Akademik Personel Hizmet Alanları Tablo: 4 - M.Ü. Fen-Edebiyat Fakültesi 2009 Mali Yılı Faaliyet Raporu AKADEMİK PERSONEL HİZMET ALANLARI Sayısı (Adet) Alanı (m2) Kullanan Sayısı (Kişi) Çalışma Odası Toplam İdari Personel Hizmet Alanları Tablo: 5 - M.Ü. Fen-Edebiyat Fakültesi 2009 Mali Yılı Faaliyet Raporu İDARİ PERSONEL HİZMET ALANLARI Sayısı Alanı Kullanan Sayısı (Adet) (m2) Servis Toplam Ambar Alanları Ambar Sayısı: 2 Adet Ambar Alanı : 173 m Arşiv Alanları Arşiv Sayısı: 1 Adet Arşiv Alanı : 153 m Atölyeler Yok 1.7- Hastane Alanları Yok 8

9 2- Örgüt Yapıs: Fen-Edebiyat Fakültesi örgüt yapısını gösteren şema aşağıda verilmektedir: DEKAN FAKÜLTE KURULU YÖNETİM KURULU Dekan Yardımcısı Dekan Yardımcısı FAKÜLTE SEKRETERİ Personel İşleri Şef Safigül Ergin Cevahir Anık Mali İşleri Mutemet Nurdan Çiçen Satınalma Sibel Bülbül Öğrenci İşleri Şef Özlem Güngör Emine Şenoyar Esra Yiğit Fatma Sarı Seher Aybar Metin Önal Nermin Ergin Evrak Kayıt ve Yazı İşleri Şef İnci Sayın Türkan U. Aydın Taşınır Mal Yetkilisi ve Depo Sorumlu M. Mahsun Şahin Günay Kızılsavaş Dekan Sekreteri ve Bölüm Sekreterleri Sosyal Bölümler Fen Bölümleri Birgül Asar(Sos.) Şadan Yemenici(Fen) Filiz Timur Destek Hizmetleri Araştırmacı Ali Erenel Y. Md. İskender Özcan Yüksel Özcan Fuat Aba Erkan Karahan Hüseyin Yüzügüldü Metin Serenli 9

10 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Fakülte öğretim üyeleri ve öğrencilerinin kullanımına açık, yaklaşık 200 m 2 büyüklüğünde, temel başvuru kitaplarının bulunduğu bir okuma salonu bulunmaktadır. Öğretim üyesi ve araştırma görevlilerinin kullandıkları çok sayıda bilgisayarla bunların uzantısı olan yazıcı ve tarayıcılar mevcuttur. Bunun dışında, öğrencilerin bilgisayar derslerini gördükleri, her birinde 20 bilgisayar bulunan 3 adet bilgisayar laboratuarı bulunmaktadır. Hemen her bölümün ihtiyaçları için kullanabileceği yansı (tepe göz) ve 41 adet projeksiyon makinası vardır. Bazı bölümlerde dijital fotoğraf makinaları ve benzeri teknik aletler bulunmaktadır Yazılımlar Yok 3.2- Bilgisayarlar Masa Üstü Bilgisayar Sayısı: 407 Adet Taşınabilir Bilgisayar Sayısı: 31 Adet 3.3- Kütüphane Kaynakları Yok 3.4- Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Tablo: 6 - M.Ü. Fen-Edebiyat Fakültesi 2009 Mali Yılı Faaliyet Raporu DİĞER BİLGİ VE TEKNOLOJİK KAYNAKLAR Cinsi İdari Amaçlı Eğitim Amaçlı Araştırma Amaçlı (Adet) (Adet) (Adet) Projeksiyon Slayt makinesi Tepegöz Epidiyaskop Barkot Okuyucu Baskı makinesi Fotokopi makinesi Faks Fotoğraf makinesi Kameralar Televizyonlar Tarayıcılar Müzik Setleri Mikroskoplar DVD ler

11 4- İnsan Kaynakları Fakülte bünyesinde görev yapan ve üretilen hizmetlerden yararlananlar sayısal olarak aşağıda belirtilen gruplar halinde gösterilebilir: 4.1- Akademik Personel Tablo: 7 - M.Ü. Fen-Edebiyat Fakültesi 2009 Mali Yılı Faaliyet Raporu AKADEMİK PERSONEL Kadroların Doluluk Oranına Göre Kadroların İstihdam Şekline Göre Dolu Boş Toplam Tam Zamanlı Yarı Zamanlı Profesör Doçent Yrd. Doçent Öğretim Görevlisi Okutman Çevirici Eğitim- Öğretim Planlamacısı Araştırma Görevlisi Uzman Toplam

12 Bölümlere Göre Akademik Personel Dağılımı Tablo: 8 - M.Ü. Fen-Edebiyat Fakültesi 2009 Mali Yılı Faaliyet Raporu BÖLÜMLERE GÖRE AKADEMİK PERSONEL DAĞILIMI Bölümler Prof. Doç. Yrd.Doç Öğr.Gör Araş.Gör. Uzman Toplam Alman Dili ve Edebiyatı Almanca Mütercim-Ter Bilgi-Belge Yönetimi Biyoloji Coğrafya Fizik Fransız Dili ve Edb Fransızca Mütercim-Ter İngiliz Dili ve Edb İngilizce Mütecim-Ter Kimya Matematik Sanat Tarihi Sosyoloji Tarih TDE Genel Toplam

13 Grafik: 1 - M.Ü. Fen-Edebiyat Fakültesi 2009 Mali Yılı Faaliyet Raporu BÖLÜMLERE GÖRE AKADEMİK PERSONEL DAĞILIMI ADE BBY Biy Coğ Fiz Kim Mat ST Sosy Tar TDE AMT FMT İMT FDE İDE ADE: Alman Dili ve Edebiyatı; BBY: Bili-Belge Yönetimi; Biy: Biyoloji; Coğ: Coğrafya; Fiz: Fizik; Kim: Kimya; Mat: Matematik; ST: Sanat Tarihi; Sosy: Sosyoloji; Tar: Tarih; TDE: Türk Dili ve Edebiyatı; FDE: Fransız Dili ve Edebiyatı; İDE: İngiliz Dili ve Edebiyatı; AMT: Alm. Müt-Ter.; FMT: Fransızca Müt. Ter.: İMT: İngilizce Müt. Ter. 13

14 4.2- Yabancı Uyruklu Akademik Personel Tablo: 9 - M.Ü. Fen-Edebiyat Fakültesi 2009 Mali Yılı Faaliyet Raporu YABANCI UYRUKLU ÖĞRETİM ELEMANLARI Unvan Geldiği Ülke Çalıştığı Bölüm Profesör - - Doçent - - Yrd. Doçent - - Öğretim Görevlisi Finlandiya İngiltere İspanya Türk Dili ve Edb. Bilgi ve Belge Yön. İng. Müt. Tercümanlık Okutman - - Çevirici - - Toplam

15 4.3- Diğer Üniversitelerde Görevlendirilen Akademik Personel Tablo: 10 - M.Ü. Fen-Edebiyat Fakültesi 2009 Mali Yılı Faaliyet Raporu DİĞER ÜNİVERSİTELERDE GÖREVLENDİRİLEN ÜNİVERSİTEMİZİN AKADEMİK PERSONELİ Görevlendirildiği Bölüm Akademik Personel Adı Dönem Görevlendirildiği Üniversite Biyoloji Prof. Dr. Meral Birbir Bahar Yeditepe Üniv. Fizik Prof. Dr. Uğur Yahşi Güz Yeditepe Üniv. Fizik Doç. Dr. Şahin Aktaş Güz Yeditepe Üniv. Fizik Doç. Dr. Ahmet Altındal Güz Okan Üniversitesi Fizik Doç.Dr. Şahin Aktaş Güz Okan Üniversitesi Fizik Doç.Dr. Şahin Aktaş Bahar Yeditepe Üniversitesi Fizik Yrd. Doç. Dr. Cumali Tav Bahar İst. Aydın Üniv. Kimya Prof. Dr. Ayşe Ogan Güz Haliç Üniv. Kimya Arş. Gör. Dr. Gül Özpınar (Doktora sonrası araştırmacı) 2009 Universität Erlangen-Nürnberg İng. Mütercim Tercüm. Yrd. Doç. Dr. Ayşegül Angı Güz İstanbul Ticaret Üniv. Matematik Prof.Dr. Ahmet Dernek Güz Arel Üniversitesi Matematik Prof.Dr. Müjgan Tez Güz Kadir Has Üniversitesi Matematik Prof.Dr. Müjgan Tez Güz İstanbul Ticaret Üniversitesi Matematik Prof.Dr. Müjgan Tez Güz/Bahar Maltepe Üniversitesi Matematik Doç. Dr. Baki Baykara Güz İstanbul Ticaret Üniversitesi Matematik Doç. Dr. Ünsal Tekir Güz Yıldız Teknik Üniversitesi Matematik Yrd. Doç. Dr. A.Neşe Dernek Güz İstanbul Ticaret Üniversitesi Matematik Yrd. Doç. Dr. Filiz Köse Akça Güz BahçeşehirÜniversitesi Matematik Yrd. Doç. Dr. Bülent Yılmaz Güz/Bahar Doğuş Üniversitesi Sanat Tarihi Prof. Dr. Selçuk Mülayim Güz/Bahar M.S.G.S. Üniv. Sanat Tarihi Prof. Dr. Selçuk Mülayim Güz İstanbul Üniv. 15

16 Bölüm Akademik Personel Adı Görevlendirildiği Dönem Görevlendirildiği Üniversite Sosyoloji Prof. Dr. Belkıs Kümbetoğlu Güz/Bahar Haliç Üniv. Sosyoloji Doç. Dr. İnci User Güz Acıbadem Üniv. Sosyoloji Yrd. Doç. Dr. Aylin Akpınar Güz/Bahar Yeditepe Üniv. Tarih Prof. Dr. Zekeriya Kurşun Güz/Bahar Yeditepe Üniv. Tarih Prof. Dr. Necdet Öztürk Güz Bahçeşehir Üniv. Tarih Doç. Dr. Haluk Dursun Güz İstanbul Üniv. Tarih Yrd. Doç. Dr. Okan Yeşilot Güz Gebze YTE. Türk Dili ve Edb. Prof. Dr. Emel Kefeli Güz / Bahar Kültür Üniv. Türk Dili ve Edb. Prof. Dr. Nihat Öztoprak Güz-Bahar Beykent Üniv. Türk Dili ve Edeb. Prof. Dr. Sebahat Deniz Güz-Bahar Yeditepe Üniv. Türk Dili ve Edebiyatı Prof. Dr. Sebahat Deniz Güz / Bahar İstanbul Aydın Üniv. Türk Dili ve Edeb. Doç. Dr. Murat Koç Güz / Bahar Yeditepe Üniversitesi Türk Dili ve Edeb. Doç.Gülşen Seyhan Alışık Güz/Bahar Yeditepe Üniversitesi 16

17 4.4- Başka Üniversitelerden Kurumda Görevlendirilen Akademik Personel Tablo: 11 - M.Ü. Fen-Edebiyat Fakültesi 2009 Mali Yılı Faaliyet Raporu BAŞKA ÜNİVERSİTELERDEN ÜNİVERSİTEMİZDE GÖREVLENDİRİLEN AKADEMİK PERSONEL Unvan Çalıştığı Bölüm Geldiği Üniversite Adı-Soyadı Adet Profesör Profesör Doçent Yrd. Doçent Matematik İ. Ü. Fen-Edebiyat Fak. Kadri Ulaş Akay 3 Öğretim Görevlisi Okutman Çevirici Eğitim Öğretim Planlamacısı Araştırma Görevlisi Uzman Toplam Sözleşmeli Akademik Personel Tablo: 12 - M.Ü. Fen-Edebiyat Fakültesi 2009 Mali Yılı Faaliyet Raporu SÖZLEŞMELİ AKADEMİK PERSONEL SAYISI Profesör - Doçent - Yrd. Doçent - Öğretim Görevlisi - Uzman - Okutman - Sanatçı Öğrt. Elm. - Sahne Uygulatıcısı - Toplam - 17

18 4.6- Akademik Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı Tablo: 13 - M.Ü. Fen-Edebiyat Fakültesi 2009 Mali Yılı Faaliyet Raporu AKADEMİK PERSONELİN YAŞ İTİBARİYLE DAĞILIMI Yaş Yaş Yaş Yaş Yaş 51- Üzeri Yaş Kişi Sayısı (Toplam:229) Yüzde (%) İdari Personel Tablo: 14 - M.Ü. Fen-Edebiyat Fakültesi 2009 Mali Yılı Faaliyet Raporu İDARİ PERSONEL (KADROLARIN DOLULUK ORANINA GÖRE) Dolu Boş Toplam Genel İdari Hizmetler Sağlık Hizmetleri Sınıfı Teknik Hizmetleri Sınıfı Eğitim ve Öğretim Hizmetleri sınıfı Avukatlık Hizmetleri Sınıfı Yardımcı Hizmetler Din Hizmetleri Sınıfı Toplam İdari Personelin Eğitim Durumu Tablo: 15 - M.Ü. Fen-Edebiyat Fakültesi 2009 Mali Yılı Faaliyet Raporu Kişi Sayısı (Toplam: 21) İDARİ PERSONELİN EĞİTİM DURUMU İlköğretim Lise Ön Lisans Lisans Y.L. ve Dokt Yüzde (%)

19 4.9- İdari Personelin Hizmet Süreleri Tablo: 16 - M.Ü. Fen-Edebiyat Fakültesi 2009 Mali Yılı Faaliyet Raporu İDARİ PERSONELİN HİZMET SÜRESİ 1 3 Yıl 4 6 Yıl 7 10 Yıl Yıl Yıl 21 Üzeri Yıl Kişi Sayısı (Toplam: 21) Yüzde İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı Tablo:17 - M.Ü. Fen-Edebiyat Fakültesi 2009 Mali Yılı Faaliyet Raporu İDARİ PERSONELİN YAŞ İTİBARİYLE DAĞILIMI Yaş Yaş Yaş Yaş Yaş 51- Üzeri Yaş Kişi Sayısı (Toplam: 21) Yüzde İşçiler Tablo: 18 - M.Ü. Fen-Edebiyat Fakültesi 2009 Mali Yılı Faaliyet Raporu İŞÇİLER (ÇALIŞTIKLARI POZİSYONLARA GÖRE) Dolu Boş Toplam Sürekli İşçiler Vizeli Geçici İşçiler (adam/ay) Vizesiz işçiler (3 Aylık) Toplam

20 4.12- Sürekli İşçilerin Hizmet Süreleri Tablo: 19 - M.Ü. Fen-Edebiyat Fakültesi 2009 Mali Yılı Faaliyet Raporu SÜREKLİ İŞÇİLERİN HİZMET SÜRESİ 1 3 Yıl 4 6 Yıl 7 10 Yıl Yıl Yıl 21 - Üzeri Kişi Sayısı Yüzde Sürekli İşçilerin Yaş İtibariyle Dağılımı Tablo: 20 - M.Ü. Fen-Edebiyat Fakültesi 2009 Mali Yılı Faaliyet Raporu SÜREKLİ İŞÇİLERİN YAŞ İTİBARİYLE DAĞILIMI Yaş Yaş Yaş Yaş Yaş 51- Üzeri Kişi Sayısı Yüzde

21 5- Sunulan Hizmetler 5.1- Eğitim Hizmetleri Öğrenci Sayıları Tablo: 21 - M.Ü. Fen-Edebiyat Fakültesi 2009 Mali Yılı Faaliyet Raporu ÖĞRENCİ SAYILARI Birimin Adı I. Öğretim II. Öğretim Toplam Alman Dili ve Edebiyatı Almanca Mütercim- Terc. Bilgi ve Belge Yönetimi E K Top. E K Top. Erkek Kız Genel Toplam Biyoloji Coğrafya Fizik İstatistik Fransızca Mütercim-Terc İngilizce Mütercim- Terc Kimya Matematik Sanat Tarihi Sosyoloji Tarih Türk Dili ve Edebiyatı Toplam

22 Grafik: 2 - M.Ü. Fen-Edebiyat Fakültesi 2009 Mali Yılı Faaliyet Raporu BÖLÜMLERE GÖRE ÖĞRENCİ SAYILARI ADE BBY Biy Coğ Fiz Kim Mat Sos Tar TDE AMT FMT İMT İst ST Yabancı Dil Hazırlık Sınıfı Öğrenci Sayıları Tablo: 22- M.Ü. Fen-Edebiyat Fakültesi 2009 Mali Yılı Faaliyet Raporu YABANCI DİL EĞİTİMİ GÖREN HAZIRLIK SINIFI ÖĞRENCİ SAYILARI VE TOPLAM ÖĞRENCİ SAYISINA ORANI I. Öğretim II. Öğretim I. ve II.Öğretim Toplamı(a) E K Top. E K Top. Sayı Yüzde* Fakülte Toplam *Yabancı dil eğitimi gören öğrenci sayısının toplam öğrenci sayısına oranı (Yabancı dil eğitimi gören öğrenci sayısı/toplam öğrenci sayısı*100) 22

23 Öğrenci Kontenjanları Tablo: 23 - M.Ü. Fen-Edebiyat Fakültesi 2009 Mali Yılı Faaliyet Raporu ÖĞRENCİ KONTENJANLARI VE DOLULUK ORANI Birimin Adı ÖSS Kontenjanı ÖSS sonucu Yerleşen Boş Kalan Doluluk Oranı % Alman Dili ve Edebiyatı Bilgi ve Belge Yönetimi Bilgi ve Belge Yönetimi (İ.Ö.) Biyoloji Biyoloji (İ.Ö.) Coğrafya Fizik İstatistik Kimya Matematik Matematik (İ.Ö.) Sanat Tarihi Sosyoloji Tarih Türk Dili ve Edebiyatı Türk Dili ve Edebiyatı (İ.Ö) Almanca Mütercim-Terc Fransızca Mütercim-Terc İngilizce Mütercim-Terc Toplam Yüksek Lisans ve Doktora Programları Tablo: 24 - M.Ü. Fen-Edebiyat Fakültesi 2009 Mali Yılı Faaliyet Raporu ENSTİTÜLERDEKİ ÖĞRENCİLERİN YÜKSEK LİSANS (TEZLİ/ TEZSİZ) VE DOKTORA PROGRAMLARINA DAĞILIMI Birimin Adı Programı Yüksek Lisans Yapan Sayısı Tezli Tezsiz Doktora Yapan Sayısı Toplam Toplam

24 Yabancı Uyruklu Öğrenciler Tablo: 25 - M.Ü. Fen-Edebiyat Fakültesi 2009 Mali Yılı Faaliyet Raporu (Öİ) Bölüm YABANCI UYRUKLU ÖĞRENCİLERİN SAYISI VE BÖLÜMLERİ Uyruğu E Cinsiyet K G. Toplam Alman Dili ve Edebiyatı ALMANYA Bilgi ve Belge Yönetimi IRAK, TM. KKTC, MAK Biyoloji BG, İRAN, TM Coğrafya TM., KOSOVA Fizik KIR, TM. 3-3 Kimya BG, TAJ. TM., YUN., IRAK Matematik BG, MAK Sosyoloji D, USA, BG, GÜNEY AFRİKA, KKTC Tarih AZE. ÖZ., TAJ,TM Türk Dili ve Edebiyatı AZE, ÇİN, IRAK, İRAN, MOL, ROM, YUN Almanca Mütercim-Terc. ALM Fransızca Mütercim-Terc. AZE., BUL., KIR., İngilizce Mütercim-Terc. AZE., RUS., MAC., TM Toplam

25 Yatay geçişle gelen ve giden öğrenciler Tablo: 26 - M.Ü. Fen-Edebiyat Fakültesi 2009 Mali Yılı Faaliyet Raporu YATAY GEÇİŞLE EĞİTİM- ÖĞRETİM YILINDA ÜNİVERSİTEYE GELEN ve GİDEN ÖĞRENCİLERİN SAYILARI VE BÖLÜMLERİ Kurum Dışı Kurum İçi Gelen Giden Gelen Giden Alman Dili ve Edebiyatı Bilgi ve Belge Yönetimi Bilgi ve Belge Yönetimi (İ.Ö.) Biyoloji Biyoloji (İ.Ö.) Coğrafya Fizik İstatistik Kimya Matematik Matematik (İ.Ö.) Sanat Tarihi Sosyoloji Tarih Türk Dili ve Edebiyatı Almanca Mütercim-Terc Fransızca Mütercim-Terc İngilizce Mütercim-Terc Toplam

26 5.1.7-Disiplin cezası alan öğrenciler Tablo: 27 - M.Ü. Fen-Edebiyat Fakültesi 2009 Mali Yılı Faaliyet Raporu DİSİPLİN CEZASI ALAN ÖĞRENCİLERİN SAYISI VE ALDIKLARI CEZA TÜRÜ Bölümler Yük. Öğ. Çıkarma 2 Y. Yıl Uzakl. 1 Y. Yıl Uzakl. 1 Hafta- 1 Ay Arası Uzakl. Kınama Uyarma Toplam Alman Dili ve Edebiyatı Bilgi ve Belge Yönetimi Biyoloji Biyoloji (İ.Ö.) Coğrafya Fizik İstatistik Kimya Matematik Matematik (i.ö.) Sanat Tarihi Sosyoloji Tarih Türk Dili ve Edebiyatı Türk Dili ve Edebiyatı (İ.Ö.) Almanca Mütercim- Terc Fransızca Mütercim- Terc İngilizce Mütercim- Terc Toplam

27 5.1.8-Kaydı silinen öğrenciler Tablo: 28 - M.Ü. Fen-Edebiyat Fakültesi 2009 Mali Yılı Faaliyet Raporu Alman Dili ve Edebiyatı Bilgi ve Belge Yönetimi ÜNİVERSİTEDEN AYRILAN ÖĞRENCİLERİN SAYISI (Yatay Geçiş Dışındaki Nedenlerle) Kendi İst. Ayrılanların (Kaydı Silinenlerin) Sayısı Öğr. Ücr. Ve Katkı payı Yat. Başarısızlık (Azami Süre) Yük. Öğ. Çıkarma Diğer Toplam Biyoloji Coğrafya Fizik Kimya Matematik Sosyoloji Tarih Türk Dili ve Edebiyatı Almanca Mütercim- Terc Fransızca Mütercim- Terc İngilizce Mütercim- Terc Toplam

28 5.1.9-Mezun öğrenciler Tablo: 29 - M.Ü. Fen-Edebiyat Fakültesi 2009 Mali Yılı Faaliyet Raporu BÖLÜMLERE GÖRE MEZUN ÖĞRENCİLERİN SAYISI BÖLÜMLER Erkek Kız Toplam Alman Dili ve Edebiyatı Bilgi ve Belge Yönetimi Biyoloji Coğrafya Fizik Kimya Matematik Sosyoloji Tarih Türk Dili ve Edebiyatı Almanca Mütercim-Terc Fransızca Mütercim-Terc İngilizce Mütercim-Terc Genel Toplam Sağlık Hizmetleri Tablo: 30 - M.Ü. Fen-Edebiyat Fakültesi 2009 Mali Yılı Faaliyet Raporu SAĞLIK HİZMETLERİ YATAK SAYISI HASTA SAYISI TETKİK SAYISI ACİL SERVİS HİZMETLERİ YOĞUN BAKIM KLİNİK AMELİYAT SAYISI POLİKLİNİK HASTASI SAYISI - - LABORATUAR HİZMETLERİ RADYOLOJİ ÜNİTESİ HİZMETLERİ NÜKLEER TIP BÖLÜMÜNDE VERİLEN HİZMETLER MEDİKO SOSYAL POLİKLİNİK HASTA SAYISI

29 5.3-İdari Hizmetler Akademik hizmetlerin dışında kalan konular, idari personel tarafından yürütülmektedir. Bu alandaki hizmetler, Taşınır ve Kontrol Yetkilisi (Depo), Öğrenci İşleri, Mali İşler, Personel İşleri, Evrak Kayıt ve Yazı İşleri ile Destek Hizmetleri altında organize olmuştur. Fakülte Sekreterliği bu hizmetlerin sunumunda ve planlanmasından sorumlu mercidir. M.Ü. F.E.F İş Akış Şeması aşağıda gösterilmiştir: İşlem Kontrol Dekana Arz Onay Yönetim Kurulu Kabul/Red Yazılı Başvuru/Talep 29

30 Taşınır Kayıt ve Kontrol Bürosu Büro Personeli M. Mahsun Şahin I. İş Tanımı Fakültemize ait kullanmaya veya harcamaya elverişli taşınması kolay eşya ve taşınırların kaydı ve kullanmaya verilinceye kadar veya kullanımdan iade edildiğinde muhafaza edildiği bürodur. A. Büronun Faaliyet ve Sorumlulukları Satın alınan ve bağış yolu ile gelen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayıldığı, tartıldığı, ölçüldüğü, teslim edildiği, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları bünyesinde muhafaza etmek, taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtların tutulduğu bürodur. B. Hedef ve Amaç Taşınır Mal Yönetmeliğinin amacı doğrultusunda kaynağına ve edinme yöntemine bakılmaksızın fakültemize ait taşınır malların kaydı, muhafazası ve kullanıma sunulmasıdır. Ayrıca taşınırların tüm giriş ve çıkış kayıtları ile kullanılacak defter, belge ve cetvellerin bilgisayar ortamında tutulması ve düzenlenmesi hedeflenmektedir. Bu amaçla bütün taşınırların ve bunlara ilişkin işlemlerin kayıt altına alınması kolaylaşacaktır. C. İletişim Ağı İletişim, büromuzda yazılı bir şekilde gerçekleştirilir. Fakültemizin dışındaki bürolarla olan iletişimimiz büro amirimiz aracılığıyla gerçekleştirilir. II. Büro Personeli ve Görevleri A. Görev ve Sorumlulukları a) Harcama Bürosunca edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanların cins ve niteliklerine göre sayarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek. b) Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek. c) Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini ilgili görevliye göndermek. d) Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek. e) Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak. f) Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek. g) Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgari stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek. h) Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak. i) Harcama Bürosunun malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak. j) Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmak. 30

31 B. Hedef ve Amaçlar Taşınırların muhafazası ve yönetilmesi Rektörlüğün 21/11/2006 tarihli ve sayılı yazısı üzerine, 10/12/2003 tarihli 5018 sayılı kamu mali yönetimi ve kontrol kanunun 44 üncü maddesine göre yapılabilecek düzenlemeler ile defter ve belgelerin elektronik ortamda tutulması amaçlanmaktadır. Bu amaçla demirbaş ve malzemenin kayıtları daha sağlıklı bir şekilde tutularak takibi kolaylaşacaktır. III. İş Değerlendirme A. Yapılan işlerin önem ve aciliyeti Bütün taşınırların ve bunlara ilişkin işlemlerin kayıt altına alınması esastır. Giriş ve çıkış kayıtları taşınır işlem fişine dayanılarak yapılır. Giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara, sicil numarası verilir. Kullanıma verilen demirbaşlar demirbaşı kullanan şahsa zimmetlenir. B. Gelen-Giden ve Evrak Kayıtları: Taşınır işlem fişi: İlgili mevzuatı çerçevesinde kabul edilerek teslim alınan taşınırların girişleri ile taşınırların çıkış ve ambarlar arasında devir işlemlerinde dayanıklı taşınırların niteliklerini değiştiren esaslı onarım ve ilaveler sonucu değer artışlarında, kayıtlara esas olmak üzere (5) örnek numaralı taşınır işlem fişi düzenlenir. İşlem fişi üç nüsha olarak düzenlenir ve her mali yıl başında birden başlamak üzere bir sıra numarası verilir; fiş dayanağını oluşturan belgenin tarihinden önceki bir tarihi taşıyamaz. Taşınır istek belgesi: Bu belge, ambardan taşınır talep edildiğinde kullanılır ve talepte bulunan Büro yetkilisinin onayını taşır. Dayanıklı taşınırlar listesi: Bu liste taşınır kod listesinin bölümünde gösterilen taşınırlardan oda büro bölüm atölye ve servislerde kullanılmak üzere verilenler için iki nüsha olarak düzenlenir listenin bir nüshası taşınırın bulunduğu yerde asılı bulundurulur diğer nüshası ise taşınır kayıt kontrol yetkilisi tarafından dosyasında saklanır. Taşınır geçici alındısı: Bu, alındı muayene ve kabul işlemi derhal yapılamayan hallerde taşınırların geçici olarak teslim alınmasında düzenlenir. Alındının birinci nüshası taşınırı teslim edene verilir. Muayene ve kabul işleminden sonra kabul edilen taşınırlar için taşınır işlem fişi düzenlenir bu fişin tarih ve numarası geçici alındının dosyasında saklanan ikinci nüshası üzerine kaydedilir muayene ve kabul işleminden sonra kabul edilmeyen taşınırlarda ise ilgiliye verilen taşınır geçici alındısı geri alınarak dosyasındaki ikinci nüshasıyla birleştirilir. Alındının geri alınamaması halinde ikinci nüshası üzerine durumu belirtir açıklama yapılır. Ambar devir ve teslim tutanağı: Bu tutanak taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri arasındaki ambar devir ve teslim alma işlemlerinde düzenlenir; taşınırlara tutanağı taşınır; kodları itibarıyla kaydedilir. Sayım tutanağı: Bu tutanak taşınırların sayım işlemlerinde taşınır ikinci düzey detay kodu itibarıyla düzenlenir ve taşınırlar tutanağa taşınır kodları itibarıyla kaydedilir. Tutanağın sayım fazlası veya noksanına ilişkin sayfalarının bir nüshası giriş çıkış işlemleri için düzenlenir. Taşınır sayım ve döküm cetveli: Bu, cetvel Harcama Bürosu nun taşınır yönetim hesabının çıkarılması amacıyla taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi yıl sonu hesaplarına ilişkin işlemlerinde taşınır birinci düzey detay kodunda gösterilen her bir taşınır grubu için düzenlenir ve taşınırlar. Cetvele taşınır ikinci düzey detay kodu düzeyinde kaydedilir. Harcama Bürosu taşınır yönetim hesabı cetveli: Harcama Bürosu nun taşınır yönetim hesabının çıkarılması amacıyla taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından Harcama Bürosu itibarıyla taşınır bir düzey detay kodunda gösterilen her bir taşınır grubu için düzenlenir ve taşınırlar bu cetvele taşınır; iki düzey detay kodu düzeyinde kaydedilir. 31

32 Kayıttan düşme teklif ve onay tutanağı: Bu tutanak, taşınırın kaybolma, çalınma ve fire gibi herhangi bir nedenle yok olması, yıpranması, kırılması, bozulma gibi nedenlerle kullanılamaz hale gelmesi, hurdaya ayrılması ile canlı taşınırların ölmesi gibi nedenlerle kayıtlardan düşülmesini sağlamak amacıyla üç nüsha olarak düzenlenir ve verilen yetki çerçevesinde üst yönetici veya harcama yetkilisi tarafından onaylanır. Bir nüshası çıkış kaydına esas olmak üzere düzenlenen taşınır işlem fişine; ikinci nüshası muhasebe bürosuna gönderilecek bir nüsha dosyada saklanır. Bir nüsha taşınır işlem fişine eklenir. 32

33 Taşınır Kayıt ve Kontrol Bürosu İş ve Akış Süreci Şeması BAPKO proje malzemeleri giriş ve çıkış işlemleri Proje kapsamındaki öğretim görevlisi bilgisi dâhilinde malzemenin gelişi Gelen malzemenin eksiksiz teslim alınması Öğretim görevlisi adına Bapko dan istek belgesi düzenlenir Bapko istek belgesi karşılığında taşınır işlem fişi düzenler. Taşınır işlem fişi tarafımıza ulaştırılır. Taşınır işlem fişine istişaren taşınır işlem giriş fişi düzenlenir. Ambarımızdaki malzemenin çıkışı için proje öğretim görevlisi adına istek belgesi düzenlenir. Malzeme demirbaş ise kullanıcı zimmetine, tüketim malzemesi ise kullanıma vermek üzere çıkış yapılır. Taşınır işlem fişleri düzenlenip tarafa imzalanır. 33

34 Yazı İşleri ve Evrak Kayıt Bürosu Büro Personeli İnci SAYIN (Şef) Türkan USANMAZ AYDIN (Bilgisayar İşlt.) Yazı İşleri I. İş Tanımı Büronun Hedefleri: Bakanlar Kurulu nun Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmeliği ne göre kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya diğer kurum/kuruluş ve gerçek/tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak Büronun Amaçları: Hazırlanacak yazıların nitelik açısından bir arada ve gereken bütün sistematik özellikleri taşıması. Karşı tarafa iletilmek istenen iletinin, vurgulanması istenen konularını yinelemelere girilmeden sunulması ve yazıda geçen yer, kişi, kurum adları, tarih/rakam gibi bilgilerin doğru verilmesi. Yazı içerisindeki tüm soruların yanıtlarının belge içerisinde verilmiş olması ve belgenin mantıksal olarak birbirini izleyen bölümler arasındaki geçişlerin akıcı olmasının yazım ve dil bilgisi kurallarına uygun olarak hazırlanmasıdır. II. Büronun Faaliyetleri Resmi yazışmalarda Başbakanlık tarafından belirlenen kodlama sistemine uyulur. Fen-Edebiyat Fakültesi nde yazılı iletişim, kâğıt kullanarak ve (nadiren) elektronik ortamda yapılır. Kâğıt kullanarak hazırlanan resmi yazılar en az iki nüsha olarak ve A4 (210x297mm) boyutunda düzenlenir. Yazışmalar, yazının içeriğine ve aciliyetine göre faks ile de yapılabilir. Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda hemen işlem yapılır, ancak bunların beş gün içerisinde resmi yazı ile teyidinin yapılması gerekir. III. Büronun Sorumlulukları Yazının içermesi gereken tüm bilgileri kısalık, doğruluk, bütünlük, uygun üslup ve yazım kuralları çerçevesinde hazırlamaktır. İletişim Ağı: Kurum içi ve dışında ağırlıklı olarak telefon bağlantısı, faks, elektronik posta kullanılır. İhtiyaç Duyduğu Zaman: Yazının aciliyetine göre öncelik verilmesi gereken yazılarda acele, süreli yazışmalarda periyodik işlem yapılır. Evrak Kayıt I. İş Tanımı Büronun Hedefleri: Resmi bilgi ve belge alışverişinin sağlıklı, hızlı, eksiksiz ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamak. Büronun Amaçları: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek/tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmi belge vs. bilgi ve belge alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamaktır. II. Büronun Faaliyetleri Fakülte içerisinde yazılı iletişim yapılması. Fakültenin Rektörlük, diğer kurum / kuruluşlar veya gerçek/tüzel kişilerle iletişimlerinin sağlanmasıdır. 34

35 Gelen evrakla ilgili olarak yapılan işlemler: a. Evrakların alınması, b. Kayıt işlemleri c. Havale işlemleri d. Zimmet işlemleri Giden evrakla ilgili olarak yapılan işlemler: Giden evraklar hazırlanıp imzalandıktan sonra çıkış numarası almak üzere kayıt büroya gönderilir. Kayıt işlemleri sırasında kullanılan ve giden evrak defterine kaydedilen bilgiler şunlardır: 1. Çıkış sıra numarası 2. Gittiği yer 3. Tarih 4. Eki 5. Açıklama Gönderme İşlemleri Evrak kayıt edildikten sonra gönderilmek üzere hazır olur. Kaydedilen evrak posta (normal, taahhütlü, iadeli taahhütlü, aps), kurye, faks veya ile gönderilebilir. Dosyalama Aynı konudaki evraklar konusal olarak bir arada tutulmak amacıyla dosyalanır. Bu işlem için klasör ve dolaplar kullanılır. Fakültenin diğer bürolarının yazışmalarını takip etmek amacıyla yazı işleri için gelen giden evrak dosyası; evrak kayıt ve tüm bürolar için ayrı klasörler hazırlanarak tarih sırasına ve nümerik olarak dosyalanmaktadır. Klasörlerin yığılması halinde arşive gönderilmektedir. III. Büronun Sorumlulukları Yazışmalar kuruma posta, kurye, faks veya yoluyla veya elden getirilebilir. Öncelikle yazının içeriğine ve aciliyetine göre işlem yaparak gelen yazıları kayıt işleminden sonra ilgili bürolara ulaştırmak İletişim Ağı: Kurum içi ve dışında ağırlıklı olarak telefon bağlantısı kurulur. Evrak takibinde posta (normal, taah., iadeli-taah., apas), kurye, faks veya elektronik posta kullanılır. İhtiyaç Duyduğu Zaman: Öncelik verilmesi gereken yazılarda çok acele, acele veya günlü olarak işlem yapılmaktadır. 35

36 Evrak Kayıt İş ve Akış Süreci Şeması Evrakların alınması Gönderilen evrakların ilgili birimlerce hazırlanma süreci Gelen evrak sıra numarası verilmesi Yönetici havalesi Evrakin ilgili birimlere gönderilmesi Gönderilen evrakların ilgili birimlerce hazırlanma süreci Hazırlanan evrakın çıkış sıra no almak üzere evrak kayıt bürosuna gelişi Evrakların alınması Giden evrak çıkış sıra numarası verilmesi Çıkış no alan belgenin tasnifi Bir nüshanın belgeyi hazırlayan İşlem sonu evrakların birer nüshalarının ilgili birim dosyalarında saklanması 36

37 Bölüm Sekreterlikleri Büro Personeli Şadan Safranbolulu Yemenici (Fen Bölümleri sekreteri) Birgül Asar (Sosyal Bölümler sekreteri) Filiz Timur I. İş Tanımı Büronun Faaliyetleri Fakültemiz Bölümlerinin Dekanlıkla ilgili her türlü resmi yazışmalarını yapmak. Dekanlığın isteklerini Bölüm Başkanlıklarına iletmek ve gereğini yerine getirmek. Bölüm öğretim elemanlarının başka birimlerde görevlendirme taleplerinin, görev süreleri uzatılması, vs. yazışmalarını yapmak, Büronun Amaçları Dekanlık ile Bölümün işlerini aksatmadan yürütmek. Büronun Hedefleri Bölümün işlerini doğru, etkin ve verimli bir şekilde yerine getirmek Büronun Sorumluluğu: Dekanlık ile Bölümün iş akışını ivedilikle gerçekleştirmek. II. Bürodaki İş Akışı 1. Dekanlıktan gelen resmi yazıları not etmek. İş akışı (Bölümlerden kimlere verildiğini belirtmek). 2. Bölüme yazıları iletmek iş akışı. 3. Bölümden gelen yazıları numara vererek yazma iş akışı 4. Bazı bölümlerin bürodan habersizce cevabi yazıları dekanlığa iletmesi sıkıntı doğurmaktadır. Bu sıkıntının giderilmesi iş akışı bakımından verimli olacaktır. III. Büronun İhtiyaçları Bölüm Başkanlıklarında iletişim kuracak sürekli bir elemanın bulunmayışı iş akışını aksatmaktadır. Fen Bölümleri Sekreterliği İş ve Akış Süreci Şeması Fakülte Yazı İşlerinden zimmetli gelen evrak Evrakların ajandaya not olarak yazılması Bölüm Başkanlığına gönderilmesi Yönetici Havalesi Başkanlıktan gelen yazının resmi formatta yazılıp numaralandırılması Dekanlığa verilmek üzere evrak kayıta teslim 37

38 Destek Hizmetleri Bürosu Büro Personeli Ali Erenel (İdare Amiri) İskender Özcan (Santral görevlisi) Yüksel Özcan (Teknisyen-Sivil Savunma görevlisi) Fuat Aba (Teknisyen) Erkan Karahan (Teknisyen Yrd.-Fotokopi görevlisi) Hüseyin Yüzügüldü (Teknisyen Yrd.-Fotokopi görevlisi Kurye) Metin Serenli (Danışman görevlisi) Alper T.Akıncı (Bilgisayar teknisyeni) Azmi Gögük (Dekan şöförü) I. İş Tanımı Büronun Faaliyetleri Öğrencilerin yanısıra Akademik ve İdari personele temiz, güvenilir, aydınlık ve nezih bir çalışma ortamının sağlanması için yapılan işlemlerdir. İşlerin büyük bir bölümünü temizlik işleri teşkil etmekle birlikte, dekanlığın her türlü bakım-onarım ve güvenliği amirliğimizce yürütülmektedir. Büronun Amaçları Güvenilir, temiz ve nezih bir çalışma ortamının sağlanması, başlıca amacımızdır. Büronun Sorumlulukları Destek hizmeti alarak isimlendirilen işlerimizin hedefinde güvenli, temiz, aydınlık ve nezih bir çalışma ortamının sağlanması, netice itibariyle insan sağlığının söz konusu olması nedeniyle, çok titiz ve dikkatli bir çalışmayı gerektirir, sorumluluğu vardır. Büronun Hedefleri Daha çok, temiz ve güvenilir bir ortamın sağlanmasıdır. II. Bürodaki İş Akışı 1. Taşeron işçileri ile her gün yapılan(periyodik) iş akışı 2. Arızai durumlarda ilgili teknisyenler ile giderilen iş akışı 3. Sivil Savunma ile ilgili yapılan iş akışı İletişim Ağı Fakülte Sekreteri ve ilgili Dekan Yardımcıları ile istişarede bulunarak görevde en uygun olanı yapılır. III. Büronun İhtiyaçları Çalışma Koşulları Çalışmalarımız insan gücüne dayalı olduğundan, büyük donanımlara ihtiyaç gerektirmemektedir. Ancak taşeron firma temizlik elemanlarının işlerinin ehli olmalarında büyük fayda vardır. Sivil Savunma güvenlik ve bakım-onarımda iştigal edecek teknik elemanların ise, iştigal konusu ile açılmış veya açılacak olan, beceri ve eğitim kurslarına mutlaka gönderilmesi gerekmektedir. Fakülte sahasının geniş ve çok katlı oluşundan dolayı, bilhassa acilliği olan istek ve şikayetleri çalışan personele ulaştırabilmek için, Fakülte içinde daha çağdaş bir iletişim ağının kurulmasında fayda vardır. Ayrıca idari amirliğinin amir masası ve koltuğu ile bir adet bilgisayara acil ihtiyacı olduğunda göz ardı edilmemelidir. 38

39 Eleman Bir kişilik büro elemanı ihtiyacı vardır. Teknik Görev mahallinde çalışan personelle, iletişim ağının telsiz sistemi ile kurularak sağlanması faydalı olacaktır. İdare Amirliği Bürosu Bakım - Onarım İş ve Akış Süreci Şeması Günlük olarak arızanın giderilmesi talep edilir İdare amiri arızanın tespiti için ilgili teknisyeni görevlendirir. Teknisyen arıza tespitini yapar Arızanın giderilmesi ve parça değişimi için karar alınır. Değiştirilecek parça malzeme ambarından temin edilir. Teknisyen tarafından arızalı parça çıkarılır, yenisi takılır. Arızanın giderildiği görülür. Yeniden hizmete sunulur 39

40 Mali İşler Bürosu Büro Personeli Sibel Bülbül (Şef, Satın alma) Nurhan ÇİÇEN (Maaş mutemedi) I. İş Tanımı Büronun Faaliyetleri Fakültemizde görev yapmakta olan idari ve akademik personelin maaş, ek ders, yolluk ve tedavi giderlerinin Rektörlüğümüz Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından ödenmesini sağlamak için gerekli resmi işlemleri yapmak; her yıl Fakültemizin bütçe teklifini hazırlamak ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına sunmak; Fakültemizin ihtiyacı olan hizmet ve mamul alımları ile bakım onarım giderlerini muhasebeleştirmek, satın almaları gerçekleştirmek. Büronun Amaçlar Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğünün denetiminde yürürlükte bulunan mali hükümler kapsamında Fakültemizin yıllık bütçesini hazırlayarak, yıl içinde giderlerini muhasebeleştirerek Üniversitemiz Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından ödenmesini sağlamak. Büronun Hedefleri Sosyal Güvenlik Kurumu Kanununun getireceği yükümlülükleri Fakültemizde doğru, etkin ve verimli bir şekilde yerine getirmek. Tedavi giderleri ile ilgili bilgiler almak, ihale kanununa göre hareket etmek. Büronun Sorumlulukları Fakülte ihtiyaçlarının satın alma işlemlerinin zamanında yapılması, Fakültemizde görev yapan idari ve akademik personelin kadrolarına uygun olarak her ay zamanında maaşlarını almalarının sağlanması, tedavi giderlerinin karşılanması öncelikli sorumluluğumuzdur. II. Bürodaki İş Akışı 1. Maaş Hazırlama İş Akışı 2. Ek Ders ve Sınav Ücreti Hazırlama İş Akışı 3. Yolluk Hazırlama İş Akışı 4. Tedavi Giderlerini Ödeme İş Akışı 5. Bütçe Teklifi Hazırlama İş Akışı 6. Döner Sermaye İletişim Ağı Fakülte Sekreterine rapor verir. III. Büronun İhtiyaçları Çalışma Koşulları Büromuz yazın sıcak olmaktadır. Bu nedenle büromuzda klimaya ihtiyaç duyulmaktadır. 40

41 Büroda gerçekleştirilen İş Akışlarına örnek olarak Maaş Hazırlama İş Akışı aşağıdaki şemada verilmiştir. Maaş Hazırlama İş Akış Şeması: Fakültemiz Personel İşleri Birimi aylık olarak; kadro değişikliği, derece, kademe, kıdem değişikliklerini, Personel ödedikleri aylık sigorta dekontlarını ve maaşa konu olan evraklarını mutemete teslim eder. Mutemet, Üniversitemiz Bilgi İşlem Bürosuna her ayın 20 si ile 30 u arasında gider. Prodma isimli programa bu bilgi değişikliklerini girer. Mutemet, Bilgi İşlem Bürosundan kontrol listesi dökümü alır. Bilgilerin doğru girilip girilmediğini kontrol eder. Bilgi İşlem Bürosunda her ayın 8 ine kadar maaşa konu olan listelerin dökümü yapılır. Mutemet, bu listeler yardımı ile maaşların ödenebilmesi için Ödeme Emri Belgesi hazırlar. EVET Evraklar, Gerçekleştirme görevlisi ve Harcama Yetkilisince uygun görüldü mü? HAYIR Mutemet 4 Dosya olarak maaş Evraklarını tasnif eder. Mutemet, Rektörlük Strateji Gel.Dai.Bşk.na 3 dosya götürür. İlgili kişi tarafından kontrolü yapılır. Strateji Daire Başkanlığında kontrol evraklar eksiksiz mi? HAYIR EVET Rektörlük Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca kontrolden geçen bordrolar ödenmek üzere bankaya gönderilir. Maaşlar ödendikten sonra Emekli Kesenekleri SGK ya internet ortamında şifre ile gönderilir. 41 SGK Tahakkuk Belgesi Teslimi İşlem Sonu

42 Öğrenci İşleri Bürosu Büro Personeli Özlem Güngör (Şef) Emine Şenoyar Günay Kızılsavaş Elif Günaydın Fatma Sarı Metin Önal Nermin Ergin Seher Ayber Esra Yiğit I. İş Tanımı Faaliyet Öğrenciler ile ilgili tüm bilgi ve belgelerin takibinin yapılması, dosyalanması. Amaç Öğrencilerin kayıt oluşundan mezuniyetine kadar yapılması gereken işlemlerinin sorunsuz ve doğru bir şekilde gerçekleştirilebilmesi. Hedef Öğrencilere eksiksiz ve zamnında hizmet verebilmek. Sorumluluklar İşlemlerin yapılışı sırasında çalışanların doğru ve düzenli bir şekilde iş akışını sağlaması. Öğrenci danışmanlarının bölüm sorumluları ile iletişim halinde olması. Bölümlerin ve büro sorumlusunun birlikte çalışma yapması. Bölümlerde öğrenciler ile ilgili çalışmaların düzgün yapılması ve öğrenci işlerine iletilen yazışmalarda hata yapılmamasının sağlanması. Öğrenci işlerinde kullanılan programın aksamadan sürdürülebilmesi için teknik materyallerin yeterli olabilmesi, kullanıcıların bu materyalleri kullanabilme becerisine sahip olabilmesi gerekmektedir. II. İşlemler 1. Her yıl Eylül ayında harcını kayıt sırasında yatırmış olan yeni kayıt (ÖSS, YÖS, TCS, YÖP, YÇS, Yatay Geçiş, Ek Kont.) öğrenciye dosya açılması ve sisteme girilmesi (açılan dosyaya mezuniyetine kadar hakkında alınan kararlar, öğrenci ile ilgili yapılan yazışmalar, ders alma dilekçeleri ve katkı payı makbuzları konacaktır). 2. Okuyan öğrencilere katkı payı yatırma süresi verilmesi. 3. Katkı payını yatıran öğrenciye not dökümü ve öğrenci belgesi verilmesi. 4. Eylül ayında başlayan eğitim-öğretimle birlikte her gün öğrencilerle ile ilgili gelen (yök, rektörlük ve ilgili makamlar) yazıları cevaplamak. Öğrencilerin dilekçe ile istemiş oldukları üst yazıları hazırlamak (staj, öğrenci olduğuna dair yazı, vs..) 5. Okuyan ve yeni kayıt olan öğrencilerimize danışman yardımı ile ders kaydının yaptırılması. 6. Ders kayıtlarının sisteme aktarılarak not disketlerine eklenmesi. 7. Kasım ayının ilk haftasında ders veren öğretim üyelerine not disketlerinin gönderilmesi 8. Kasım ayında paso ve kimlik alacak öğrencilerin verilerinin hazırlanarak Rektörlük ve İETT ye gönderilmesi. 9. Bir önceki yıla ait tüm öğrencilerle ilgili istatistik bilgilerinin 20 Kasımda Rektörlüğe gönderilmesi 42