AYIKLAMA VE İMHA KOMİSYONLARI ÇALIŞMA REHBERİ

Transkript

1 AYIKLAMA VE İMHA KOMİSYONLARI ÇALIŞMA REHBERİ Kurum veya kuruluşlarda arşiv iş ve işlemleri çok katmanlı bir disiplindir ve arşiv birimi yürüttüğü faaliyetler açısından tüm birimlerle irtibat halindedir, iş ve işlemlerin sağlıklı bir biçimde yürütülebilmesi için de o kurumun tüm faaliyet alanlarıyla ilgili süreçler arşiv birimlerinin konusu olmalıdır. Kurum ve kuruluşların işlemleri neticesi kendiliğinden oluşan belgeler, üretilmeleri aşamasından ayıklama, değerlendirme ve imha işlemlerine kadar geçen tüm safhalarda arşiv disiplininin konusu olur. Belgeler; -Altbirimler, ünite veya ofislerde o kurumun görev alanı ile ilgili olarak oluşurlar. Bu alanlarda belgeler ve onların tutulduğu dosyalar kişisel olarak saklanır ve işlem görür. Zaman içerisinde özellikle mekan darlığı ve koruma sıkıntısı sebebiyle devredilmek istenir. AYIKLAMA VE İMHA Ayıklama: Arşiv Malzemesi, Arşivlik Malzeme ve Saklanmasına Gerek Görülmeyen İmhalık Malzeme nin birbirinden ayrımı işlemini ifade eder. 1

2 İmha: İleride kullanılmasına ve saklanmasına gerek görülmeyen, arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme dışında kalan, hukukî kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş belgelerin ayrılarak, yönetmelikte belirtilen usul ve esaslara göre imhası işlemini ifade eder. Arşiv Malzemesi (Arşiv Belgesi): Son işlem tarihi üzerinden on beş yıl geçmiş ve kesin sonuca bağlanmış olup da günlük iş akışı içerisinde aktivitesi bulunmayan, varsa tâbi olduğu diğer mevzuatlardaki saklama sürelerini tamamlayan, üretim biçimleri donanım ortamları ne şekilde olursa olsun geleceğe, tarihî, siyasî, sosyal, kültürel, hukukî, idarî, askerî, iktisadî, dinî, ilmî, edebî, estetik, biyografik, jeneolojik, teknik ve benzeri herhangi bir değer olarak intikal etmesi gereken yazılmış, çizilmiş, resmedilmiş, görüntülü, sesli veya elektronik ortamlarda üretilmiş belgedir. Arşivlik Malzeme (Arşivlik Belge): Zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayan veya bu süreyi doldurmasına rağmen güncelliğini kaybetmeyen, hizmetin yürütülmesi açısından süresiz veya uzun süre elde bulundurulması gerekli olan belgedir. İmhalık Malzeme (Saklanmasına Gerek Görülmeyen Belge): Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 31. Maddesi hükümlerine konu olan belge ile işleminin devam ettiği süre içerisinde veya geçerlilik veya yürürlük döneminde bir değere sahip olduğu hâlde, işlemi tamamlanmış, geçerliliğini kaybetmiş veya yürürlükten kalkmış olup, ileride kullanılmasına gerek duyulmayan, arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme dışında kalan, hukukî kıymeti ve bir delil olma vasfı bulunmayan belgedir. AYIKLAMA VE İMHANIN GAYESİ VE ÖNEMİ Ayıklama ve imhanın gayesi; arşivlerde biriken belgelerden, işlemi tamamlanmış olup da herhangi bir değere sahip olmayanları ayıklayıp, imha ederek yer darlığına ve karışıklığa son vermek suretiyle, kullanılabilir ve bir değere sahip olan belgelerin kolayca düzenlenmesini, 2

3 bu belgelere kolay ve hızlı erişimin sağlanmasını temin etmek, yer, zaman ve iş kaybına mâni olmaktır. Bir çok kurum ve kuruluşun arşivleri belgelerle doludur, istenen bilgi ve belgelere erişim zaman almakta veya belgelere hiç erişilememektedir. Bunun başlıca sebebi ise düzenli ve sistemli bir arşivlemenin olmaması, periyodik ayıklama ve imha işleminin yapılamayışıdır. Arşivler kurumlarca, cari işlemini tamamlamış dosyaların demirbaştan düşmüş malzemelerle birlikte yığınlar halinde tutulduğu depolar olarak görülmüştür. Arşivlerdeki yığılmayı önlemek için, kurum ve kuruluşlarca işlemi tamamlanan ve idarece kullanılmayan veya denetim süresini ve tabi olduğu birtakım mevzuat çerçevesinde saklama süresini tamamlayan evrak, içlerinde arşiv malzemesi olabileceği düşünülmeksizin imha edilmiştir. Bu tutum, kişisel, kurumsal hakların kaybolmasına, Türk 3

4 tarihine ışık tutacak Devlet ve Millet hayatını ilgilendirecek belgelerin yok olmasına sebep olmuştur. Birimler ellerinde bulundurdukları ve kurum arşivine teslim etmedikleri belgeleri her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumakla ve mevcut asli düzenlerine uygun olarak saklamakla yükümlüdürler. Arşiv mevzuatı ve Arşiv Malzemesi Tespit Raporu çerçevesinde, Ayıklama ve İmha Komisyonları marifetiyle yapılacak bir ayıklama ve imha işlemi Arşiv malzemesi nin kayba uğramasını önleyecektir. Böylece, tarihî, hukukî, idarî, askerî, siyasî, iktisadî, dinî, ilmî, edebî, estetik, kültürel ve teknik bir değere sahip olup da idarenin, hukukun, ilmin ve kişilerin hizmetine sunulmak üzere gelecek nesillere intikal ettirilecek belgelerin, Devlet Arşivi ne devrinin sağlanması amacıyla, ayrılması işlemi de gerçekleştirilmiş olacaktır. Diğer taraftan, Arşivlik malzeme olarak tanımlanan; idarenin varlığıyla ilgili tapu, proje, mevzuat gibi belgeler ve çalışanların özlük hakları ile ilgili özlük dosyaları, maaş bordroları, sigorta primleri vb. belgeler ile günlük hizmet içerisinde aktivitesi olan nüfus, tapu ve vakıf kayıtları, anlaşmalar, sözleşmeler vb. belgeler yine komisyonlar marifetiyle ayrılarak, mevzuat dışı yapılan topluca imhalarda yanlışlıkla veya bilgisizlikle, imha edilmeleri önlenecektir. 4

5 BİRİM ARŞİVİNE VERİLECEK MALZEMENİN AYIRIMI VE HAZIRLANMASI Alt birimler, üniteler her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzemeyi, gözden geçirmek suretiyle, *İşlemi tamamlananlar *İşlemi devam edenler *İşlemi tamamlanmış olmasına rağmen elde bulundurulması gerekenler, şeklinde ayrıma tabi tutarlar. Yukarıda sıralanan ayırım işlemlerini müteakip, işlemi tamamlanan dosyalar, birim arşivine Dosya Muhteviyatı Döküm Formu ile birlikte teslim edilir. Dosya veya evrakın ayırım işlemlerinden sonra işlemi tamamlanan arşivlik malzeme Birim Arşivi ne devredilmek üzere; -Birimi (ünitesi), -Konu ve işlem itibariyle aidiyeti, -Aidiyet içerisindeki tarih sırası ve sıra numarası, esas alınmak suretiyle hazırlanır. -Belge veya dosyalar Birim Arşivlerine devredilir. Mevzuat gereği bu arşivlerde 1-5 yıl aralığında muhafaza edilerek iş ve işlemi bittikten sonra, -Kurum Arşivi ne devir işlemi gerçekleşir. Bu süreçte malzeme yıl aralığında, özel olarak belirlenmiş saklama süreleri veya varsa tabi olduğu mevzuattaki saklama süreleri sonunda ayıklama, değerlendirme ve imha işlemleri başlar. 5

6 BİRİM ARŞİVLERİNDE AYIKLAMA İMHA Birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemleri yapılmaz. Ancak mükelleflerin taşra, bölge ve yurt dışı kuruluşlarında bulunan arşivler kurum arşivi gibi çalıştığından buralarda ayıklama ve imha yapılabilmektedir Tespit raporlarında saklama süreleri sadece 1-5 yıl olarak belirlenmiş olup, kurum arşivinde herhangi bir saklama süresi belirlenmemiş belgeler, birim arşivinden kurum arşivine intikal ettirilmeden Kurum Arşivi nin koordinesi ile kurulacak Ayıklama ve İmha Komisyonu marifetiyle yerinde imha işlemlerine tâbi tutulabilir. Kurum arşivlerinde ayıklama çalışmaları başlamadan önce birimler ellerinde bekleme sürelerini tamamlamış ve sıklıkla müracaat etmedikleri belgeleri listeleri ile birlikte Kurum Arşivi ne devretmelidir. 6

7 AYIKLAMA VE İMHA KOMİSYONLARININ TEŞEKKÜLÜ Kurum arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için, arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim amirinin veya kurum arşiv sorumlusunun başkanlığında, kurum arşivinden görevlendirilecek iki memur ile, malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire veya ünitenin amiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi, evrak yönetimi ve aynı zamanda bağlı olduğu daire ve ünitenin verdiği hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak 5 kişilik bir Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu kurulur. Mükellefler bünyesinde, kütüphane ve dokümantasyon hizmetleri yer almışsa, bu hizmetlerin sorumlusu veya sorumluları da, bu komisyona tabiî üye olarak katılırlar. Taşra arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemi için, arşiv hizmetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu ünite amirinin başkanlığında, varsa taşra arşiv sorumlusu ve taşra arşivinden görevlendirilecek bir memur, yoksa bu işlerde görevlendirilmiş sorumlu kişi ile malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire veya ünitenin amiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi ve evrak yönetimi konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak 5 veya 4 kişilik bir Ayıklama ve İmha Komisyonu kurulur. Yeterli personelin olmaması hâlinde, bu komisyon en az 3 kişiden teşkil olunur. Arşiv malzemesi vasfındaki evrakın, imha edilmemesi için, kurum arşiv sorumlusu ile iki elemanı, yine evrakı ayıklama ve imha işlemine tâbi tutulacak birimden, birimin hizmetlerini iyi bilen, tecrübe sahibi iki elemanı da, hangi malzemenin muhafaza edilmesi gerektiği ve hangisinin kullanılmayacağı konusunda fikir sahibi olduklarından komisyonlarda yer alırlar. Tecrübesi ve birikiminden faydalanmak, çalışmalarda daha verimli olmak maksadıyla ünite veya birimler, kendi evrakı için oluşturulan komisyonlara her zaman aynı kişilerin görevlendirilmesi sağlanmalı, üyenin değiştirilmesi icap ediyorsa tek tek kademeli olarak değiştirilmesi sağlanmalıdır. 7

8 KOMİSYON BAŞKAN: Kurum Arşiv Sorumlusu, ÜYE ÜYE ÜYE ÜYE : Kurum Arşiv Personeli, : Kurum Arşiv Personeli, : Ayıklama ve İmhası Yapılacak Birim Personeli, : Ayıklama ve İmhası Yapılacak Birim Personeli nden oluşur. Kurum ve kuruluşların kurum arşivi sorumluları ayıklama ve imha komisyonları oluşturmak üzere her birimden iki isim istemeli, birimlerden bildirilen bu isimleri listeleyerek komisyon üyeliğinde görevlendirmek için kurumun en üst amirinden onay almalıdır. Bu işlemlerdeki safahatı göstermek maksadıyla bir kurumda yapılabilecek örnek yazışmalar aşağıda verilmiştir. Ayıklama ve imha komisyonlarının oluşturulmasında, kurum arşivince yapılacak ilk iş bütün birimlerden komisyonda görevlendirilmek üzere personel talep etmektir. 8

9 ÖRNEK: Sayı: Konu: Ayıklama ve İmha Komisyonu Üyeliği. GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik in 32. maddesinde Mükellefler elinde bulunan, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası, kurum arşivlerinde kendilerince yapılır hükmü yer almaktadır. Bakanlığımızda da kurum arşivinde bulunan malzemeden muhafazasına gerek görülmeyenlerin tespit edilerek imhası, muhafazası gerekenlerin düzenlenmesi ve bekleme sürelerini tamamlayan arşiv malzemesi niteliğindekilerin de Devlet Arşivleri ne devredilmesi için ayıklama imha çalışması başlatılacaktır. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik in 33. maddesi gereği kurum arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için de kurum arşiv sorumlusunun başkanlığında Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu kurulması gereklidir. Söz konusu Yönetmelik gereği biriminizin ayıklama ve imhaya tâbi tutulacak evrakı için bu komisyonda iş ve işlemleriniz konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki personelin üye olarak görevlendirilmesi gerekmektedir. Ayıklama ve İmha Komisyonu nda görevlendirilmek üzere biriminizden iş ve işlemleriniz konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki personelin isminin bildirilmesi hususunda gereğini arz ederim. İmza Ad ve Soyadı İMİD Başkanı Yukarıda örnek olarak verilen bu yazı bütün birimlere yazılır. Gelen cevaplarda bildirilen isimler listelenerek en üst amirden onay alınır. 9

10 ÖRNEK: Konu: Ayıklama ve İmha Komisyonu MÜSTEŞARLIK MAKAMINA Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik in 32. maddesinde Mükellefler elinde bulunan, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası, kurum arşivlerinde kendilerince yapılır hükmü yer almaktadır. Bakanlığımızda da kurum arşivinde bulunan malzemeden muhafazasına gerek görülmeyenlerin tespit edilerek imhası, muhafazası gerekenlerin düzenlenmesi ve bekleme sürelerini tamamlayan arşiv malzemesi niteliğindekilerin de Devlet Arşivleri ne devredilmesi için ayıklama imha çalışması başlatılacaktır. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik in 33. maddesi gereği kurum arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için kurum arşiv sorumlusunun başkanlığında Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu kurulması gereklidir. Söz konusu Yönetmelik gereği birimlerden. tarih ve..sayı ile ayıklama ve imha komisyonlarında görevlendirilmek üzere personel istenmiştir. Kurum Arşivi Sorumlusu.Şube Müdürü. nın Başkan olarak, Kurum Arşivi personelleri.. ile.nın ve ekli listede birimleri ve isimleri bildirilen personelin Ayıklama ve İmha Komisyonu Üyesi olarak görevlendirilmeleri hususunu takdir ve tensiplerinize arz ederim. İmza. /./2014 Ad ve Soyadı İMİD Başkanı Uygun Görüşle Arz Ederim /./2014 Ad ve Soyadı Müsteşar Yrd. İmza OLUR../ /2014 Ad ve Soyadı Bakan a. Müsteşar Ek: Ayıklama ve İmha Komisyonu üye listesi(5 sayfa) Ayıklama ve İmha Komisyonu üyeleriyle ilgili alınan bu olurdan sonra birimler ve üye olarak görevlendirilen tüm personel resmî bir yazıyla bilgilendirilmeli ve çalışma tarihi verilmelidir. 10

11 ÖRNEK: Konu: Ayıklama ve İmha Komisyonu. GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE İlgi: a- İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığının././ tarih ve.sayılı yazısı, b-genel Müdürlüğünüzün././. tarih ve...sayılı yazısı, c- Müsteşarlık Makamının././. tarih ve...sayılı Oluru. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik in 33. maddesi gereği kurum arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için kurum arşiv sorumlusunun başkanlığında Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu kurulması maksadıyla tüm birimlerden İlgi (a) da kayıtlı yazı ile ayıklama ve imha komisyonlarında görevlendirilmek üzere personel istenmiştir. İlgi (b) de kayıtlı yazı ile de Genel Müdürlüğünüzden Ayıklama ve İmha Komisyonu Üyeliği için.. ve. ın ismi bildirilmiştir. Tüm birimlerden isimleri bildirilen personelin Ayıklama ve İmha Komisyonu Üyesi olarak görevlendirilmeleri için de İlgi (c) de kayıtlı Makam Oluru alınmıştır. Genel Müdürlüğünüzün ayıklama ve imhaya tâbi tutulacak evrakı için komisyon././. tarihinde çalışmaya başlayacaktır. Yukarıda adı geçen personelinize bu görevin tebliğ ettirilerek söz konusu tarihte Kurum Arşivinde başlayacak çalışmaya katılımının sağlanması hususunu arz ederim. İmza. /./2014 Ad ve Soyadı İMİD Başkanı 11

12 AYIKLAMA VE İMHA KOMİSYONLARININ ÇALIŞMA ESASLARI Ayıklama ve imha komisyonları, her yılın Mart ayı başında çalışmaya başlar. (Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, Madde 35) Komisyonlar kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemelerle, ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tâbi tutarlar. Komisyon kararları oy çokluğu ile alınır. Komisyonların oy çokluğu ile karar veremediği durumlarda, komisyon başkanının oy verdiği tarafın kararı esas alınır. Komisyon Başkanı ve Kurum Arşivi nde görevli personeller her komisyonda sabittir. Evrakı ayıklama ve imha ya tâbi tutulacak birimler değiştikçe diğer iki üye de ilgili birime göre değişir. Herhangi bir sebeple komisyon üyelerinde eksilme olursa yerine veya yerlerine makamın oluru ile yeniden görevlendirme yapılır. Kurum ve kuruluşların, ayıklama ve imha komisyonlarının çalışmalarında bir kolaylık olması bakımından yukarıda da zikredilen Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik in 31 inci maddesinde imha edilecek malzemeler ayrı ayrı belirtilmiştir. Kurum ve kuruluşların işleri gereği ve zamanla bu malzemelerin türlerinin çoğalabileceği tabiîdir. Ancak, belirtilen bu malzemelerin eğer belirli bir mevzuatla saklama süreleri tespit edilmişse, bu zaman dilimini doldurduktan sonra ayıklama ve imhaya tâbi tutulabilecektir. (Sayıştay Tüzüğü, Bankalar Kanunu, Türk Ticaret Kanunu vs.) Bu tür malzemelerin ayıklama ve imhasına bir kolaylık getirmek üzere, aynı yönetmeliğin, İmha Listelerinin Düzenlenmesi ne ilişkin 37 nci Maddesi İkinci Paragrafı nda bulunan hükmün kurum ve kuruluşlarca tam olarak anlaşılmaması üzerine, bu paragrafın bir örnek ile açıklanmasında yarar görülmüştür. 12

13 Örneğin; A kuruluşuna birimleri için, imtihan açarak eleman alınması istendi. Açılan imtihana 400 kişi müracaat etti. Yapılan imtihan sonucunda, bunlardan 100 ü işe alındı. Geriye kalan 300 kişinin imtihan kâğıtları birimde kaldı. Bunların kanunî bekleme süresi dolduğunda Kurum Arşivinde, Ayıklama ve İmha Komisyonu aracılığıyla imhası gerekecektir. Yönetmeliğin 37 nci Maddesi ne göre, imha listesi tutulmadan, hiçbir malzeme imha edilemeyeceği için, bunların tek tek listeye işlenmesi gerekir. 200 kişinin imtihan kâğıdı aynı türde evrak olduğundan tek satırlık bir ifade ile imha listesine kaydedilerek, imhaya ayrılabilecektir. İmha listesine 1995 yılında yapılan imtihana ait cevap kâğıtları denilerek tek kalemde yazılabilecek, ancak yapılan işleme ışık tutması bakımından içlerinden bir tanesi, soru ve cevap kâğıdı olarak saklanacaktır. Osmanlı Türkçesi ile yazılmış belgeler ayıklama ve imha işlemlerine tâbi tutulamaz. Yönetim Kurulu Kararları vb. belgeler de ayıklama ve imha işlemlerine tâbi tutulmaz. Ancak, Yönetim Kurulu Kararları vb. belgelerin ekleri ile Arşiv Malzemesi Tespit Raporları nda Devlet Arşivi ne gönderilir ifadesi bulunan Arşiv Malzemesi ayıklama işlemine tâbi tutularak, Yönetmeliğin İmha Edilecek Malzeme başlığı altındaki 31. Maddesi nde sayılan ikinci nüshalardan ve benzeri evraktan arındırılırlar. İMHA EDİLECEK MALZEME Şekli ne olursa olsun her çeşit tekit yazıları, Elle, daktilo ile veya başka bir teknikle yazılmış her çeşit müsveddeler, Resmî veya özel her çeşit zarflar (Tarihî değeri olanlar hariç), Adlî ve idarî yargı organları ile PTT ve diğer resmî kuruluşlardan gelen ve genellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve benzeri her çeşit kâğıtlar, PTT ye zimmet karşılığında verilen evrakın 13

14 (koli, tel, adi ve taahhütlü zarf ve benzeri) kaydedildiği zimmet defterleri ve havale fişleri, Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlar (anket, soru kâğıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar ve benzeri hazırlık dokümanları), Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri, Esasa taallûk etmeyip, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her türlü yazışmalar, Bir örneği takip veya saklanılmak üzere, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve benzerlerinin fazla kopyaları, Ünite, daire, kurum ve kuruluşlar arasında yapılan yazışmalardan, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşta bulunan asılları dışındakilerin tamamı, Bir ünite, daire, kurum ve kuruluş tarafından yazılan ve diğer ünite daire, kurum ve kuruluşlara sadece bilgi maksadı ile gönderilen tamim, genelge ve benzerlerinin fazla kopyaları, aslı ilgili ünite, daire ve kuruluşlarda bulunan raporlar ile ilgili mütalâaların, diğer ünite ve kuruluşlarda bulunan kopya ve benzerleri, Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden, kütüphane ve dokümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında kalanlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen kitap, broşür, sirküler, form ve benzerleri ile mevzuat veya form değişikliği sebebiyle kullanılmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı, Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan sonucu alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları, 14

15 İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının fazla kopyaları, çalışma raporlarının fazla kopyaları, Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar, Kanun, tüzük ve yönetmelik icabı, belli bir süre sonra imhası gereken şifre, gizli emir, yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklanma sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar, İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikâyetler, Bilgi için gönderilmiş yazılar, müteferrik işler meyanında, kesin bir sonuç doğurmayan her türlü yazışmalar, Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onayları, izin dönüşü bilgi verme yazıları, hasta sevk formları, İmtihan duyuruları, başvurular, imtihan tutanakları, imtihan yazılı kâğıtları, imtihan sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri. Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme konmamış (hıfz edilmiş) başvurular ve yazıları, Daireler arası müteferrik yazışmalar, vatandaşlarla olan müteferrik yazışmalar, Vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür yazıları ve cevapları, davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri, İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden yerine konması mümkün olmayan evrak ve benzerleri, her türlü cari işlemlerde aktüalitesini kaybetmiş olup, değersiz oldukları takdir edilenler ile, Yukarıda, genel tarifler içerisinde sayılanlar dışında kalıp da, bürokratik gelişmeler sonucunda, zamanla kendiliğinden teşekkül eden evrak ve vesaik ile benzerlerinden delil olma vasfı taşımayan, hukukî ve ilmî kıymeti bulunmayan, muhafazasına lüzum görülmeyenler. Elektronik ortamda hazırlanmış olan belgelerde de yukarıda sayılan hükümlere bağlı kalmak kaydı ile sistem tarafından dosya planları ve 15

16 saklama planlarına göre imha listeleri hazırlanır. Oluşturulan listelerin komisyonca değerlendirilmesi yapıldıktan sonra onayı müteakip belgelerin kendisi, üstverisi ve günlük işlem bilgileri silinir veya sistem dışına alınır. AYIKLAMA VE İMHA KOMİSYONLARININ YETKİ VE SORUMLULUKLARI Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 34 üncü Maddesi nde; Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin imhası, ayıklama ve imha komisyonlarının nihaî kararı ile yapılır. Ancak, bu Yönetmeliğin 38 inci Madde hükümleri saklıdır. şeklinde bir ifade vardır. Bu madde ile, ayıklama ve imha işlemlerinde bütün sorumluluk komisyonlara verilmiştir. Bu sebeple, komisyonların teşkilinde; konusunda uzmanlaşmış bilgili, tecrübeli, sorumluluk duygusuna sahip ve uzman personel görevlendirilmelidir. Komisyon kararlarını onaylayacak amirlerin de, komisyon çalışmalarını kontrol etmesi ve hazırlanan imha listelerini titizlikle incelemesi gerekmektedir. 16

17 17

18 İMHAYA AYRILAN EVRAKIN TASNİFİ VE İMHA LİSTELERİNİN DÜZENLENMESİ İmhaya ayrılan malzemenin tasnifi konusunda Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 36. Maddesi ndeki hüküm şöyledir: Ayıklama ve imha komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme, özelliklerine göre, birimi, yılı mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası, imha edileceği yıl, dosya plânı esas olmak üzere ayrılır ve tasnif edilir. Daha sonra ise, imha edilecek malzemeler için, imha listelerinin düzenlenmesine geçilir. Bu konuda Yönetmeliğin 37. Maddesi nde geçen hüküm ise şöyledir: İmha edilecek malzeme için bunların özelliğine göre, teşekkül ettiği birim, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosya plânı esas alınmak üzere iki nüsha olarak imha listesi hazırlanır. İmha listeleri, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. Mükellefler, tür ve vasıflarını belirleyecekleri malzemeyi, örneklerini saklamak suretiyle, tür ve yılları gösteren imha listeleri ile imhaya tâbi tutabilirler. İmhası reddedilen evrak ve malzeme, ilerde ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik te de açıkça ifade edildiği gibi, komisyonlar imhaya ayırdıkları malzemeyi, Nasıl olsa imha edilecek düşüncesiyle gelişigüzel bir biçimde atmayacaklardır. İmhaya ayrılan malzeme birimine, birimin kullandığı dosya plânı göz önüne alınarak konularına ve tarih sırasına dizilerek muhafaza edilecek ve gerekli onaylar alındıktan sonra imhası yoluna gidilecektir. İmhaya ayrılan malzemenin tasnif edilmesinin gayesi gerek makam onayının alınması ve gerekse imhaya ayrılan malzemenin Devlet Arşivleri görevlilerince incelenmesi sırasında, imhadan çıkarılması istenen malzemenin rahatlıkla bulunabilmesidir. Gelişigüzel atılmış bir yığın 18

19 içerisinden incelenmek üzere bir evrakın bulunabilmesi veya imhadan çıkarılabilmesi mümkün değildir. İmha için ayrılan malzemenin listelerinin de, yukarıda zikredilen plân ve disiplin içerisinde tutulması, ilerde liste üzerinden aranacak bir evrakın zaman kaybetmeksizin rahatlıkla bulunabilmesi için gereklidir. Komisyonlara kolaylık olması açısından, imhaya ayırdıkları malzemeden farklı özellikler arz eden malzeme için, imha listelerini değişik şekillerde doldurma imkânı vardır. Elektronik ortamda hazırlanan veya sisteme dışarıdan dahil edilen belgelerin listesi sistem tarafından takip edilerek hazırlanan listeler belge yöneticilerine uyarı mesajı olarak bildirilir. İMHA LİSTELERİNİN KESİNLİK KAZANMASI Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik te bu konudaki hüküm; Hazırlanan imha listeleri, ilgili kurum ve kuruluşun en üst amirinin onayını müteakip kesinlik kazanır. şeklindedir. İmha Listeleri, Ankara da Devlet Arşivleri elemanları tarafından incelenip onaylandıktan sonra en üst amirin onayına sunulur. Taşrada ise hazırlanan listeler, Kurum Arşivi ne gönderilir, buranın onayını müteakip taşradaki en üst amirin onayına sunulur. İmhaya ayrılan malzeme gelişigüzel atılmaz, erişilebilir, düzenli bir şekilde Devlet Arşivleri elemanlarının veya taşra teşkilatlarında Kurum Arşivinin onayı beklenir. Çünkü imhaya ayrılan malzemeden bir kısmı incelenmek veya saklanmak üzere çıkartılabilir. Ayıklama imha komisyonu üyelerinin listeleri doldururken dikkat etmeleri gereken en önemli husus imhaya ayrılan malzemenin konusunun açık, anlaşılır, yoruma meydan vermeyecek şekilde listenin Konusu kısmına yazılmasıdır. Örneğin; Makamca üst düzey yöneticiler arasında yapılan görev dağılımları Tespit ve Değerlendirme Formu nda Özel Kalem 19

20 Müdürlüğü ne ait listelerde Devlet Arşivleri ne gönderilir şeklinde değerlendirilmiştir. Bunun anlamı söz konusu belgenin bekleme süreleri sonunda Devlet Arşivleri ne devredilmesi gerektiğidir. Bu yazı bilgi ve gereği için bütün birimlere dağıtılır. Dağıtılan belge surettir. Bu suretler İmha Listesine işlenirken Makamca üst düzey yöneticiler arasında yapılan görev dağılımları suretleri şeklinde işlenmelidir. Aksi taktirde, İmha Listelerinin kesinlik kazanması için Devlet Arşivleri elemanlarınca yapılan incelemede arşiv malzemesi olduğu gerekçesiyle listeden çıkartılacak, veya daha sonra yapılacak inceleme veya denetimde arşiv malzemesi imha edilmiş gibi görünecektir. Bu raporların suret olduğu listelere işlendiğinde ise komisyon üyeleri bir çok sıkıntıyı ve gereksiz iş gücü kaybını engelleyecektir. Komisyon üyeleri imha listelerini doldururken tüm malzemede aynı titizliği göstermelidir. İmha listelerinin her sayfasına komisyon üyelerinin ismi açılarak üyelerin, her sayfayı imzalaması sağlanmalıdır. Ayıklama ve İmha Komisyonu işlemlerini tamamlayıp imha listesini oluşturduktan sonra, (Kurum ve Kuruluşların Merkez Birimleri Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü nden, Taşra birimleri de Kurum Arşivi nden onay aldıktan sonra) listedeki belgelerin imhası için yine en üst makamdan olur almalıdır. 20

21 ÖRNEK: Konu: Ayıklama ve İmha Komisyonu MÜSTEŞARLIK MAKAMINA İlgi: Müsteşarlık Makamının././. tarih ve.sayılı oluru. Genel Müdürlüğü ne ait kurum arşivinde bulunan evraktan, muhafazasına gerek görülmeyenlerin tespit edilerek imhası, muhafazası gerekenlerin düzenlenmesi ve bekleme sürelerini tamamlayan arşiv malzemesi niteliğindekilerin de Devlet Arşivleri ne devredilmesi için ayıklama imha çalışmalarını yürütmek üzere ilgi de kayıtlı Olur ile teşkil ettirilen Ayıklama ve İmha Komisyonu çalışmaları neticesinde tespit etmiş olduğu, muhafazasına gerek görülmeyen malzeme ile ilgili İmha Listesi düzenlenmiştir. İmha Listesinde kayıtlı malzemenin imha edilmesi hususunu takdir ve tensiplerinize arz ederim İmza. /./2014 Ad ve Soyadı İMİD Başkanı 21 Uygun Görüşle Arz Ederim /./2014 İmza Ad ve Soyadı Müsteşar Yrd. İmza OLUR../ /2014 Ad ve Soyadı

22 İMHA TUTANAĞI Bu konuda Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik te bulunan hüküm; İmha işlemi, düzenlenecek iki nüsha tutanakla tespit edilir. Bu tutanak, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. şeklindedir. Kurum arşivi, ayıklama işlemini müteakip İmha Onay nı aldıktan sonra, evrakın imhası veya imha edilmek üzere teslimi anında, aşağıdaki örneğe uygun olarak iki nüsha imha tutanağı tutmak zorundadır. Bu tutanak imhaya ayrılan malzemenin imha edildiğini belgelemek açısından gereklidir. ÖRNEK: İMHA TUTANAĞI Ayıklama ve İmha Komisyonu nca,... Genel Müdürlüğü nün.../... yıllarına ait evrakı ayıklama işlemine tâbi tutularak muhafazasına lüzum görülmeyenler, imha listeleri tutulmak suretiyle imhaya ayrılmıştır.... tarih ve... sayılı Makam Onayı nı müteakip, yukarıda zikredilen evrak imha edilmek üzere... tarihinde Başbakanlık Ergazi Kağıt Paralama, Parçalama ve Balyalama ünitesine teslim edilmiştir. Başkan Üye Üye Üye Üye (İmza) (İmza) (İmza) (İmza) (İmza) 22

23 İMHA LİSTE VE TUTANAKLARININ SAKLANMASI VE DENETLEME Bu konuda Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik te bulunan hüküm şöyledir: İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları, bunlarla ilgili yazışma ve onaylar, aidiyetleri göz önünde bulundurularak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi birim, ikincisi kurum arşivinde muhafaza edilir. Listeler, denetime hazır vaziyette 10 yıl süreyle saklanır. 23

24 Sayı: Konu: Ayıklama ve imha işlemleri. GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE İlgi:..././. tarih ve.. sayılı yazınız. Başkanlığımıza intikal ettirilmiş belgelerden muhafazasına gerek görülmeyenlerin tespit edilmesi maksadıyla ilgide kayıtlı yazınızla isimleri bildirilen personelin de katılımıyla teşkil ettirilen ayıklama ve imha komisyonunun yapmış olduğu çalışma neticesinde, imhasına karar verilen belgeler belirlenmiş olup, Müsteşarlık Makamının././. tarih ve sayılı Onayı ile kesinlik kazanmıştır. Söz konusu belgeler üyeler huzurunda kıyılmak suretiyle imha edilmiş olup, imha edilen malzemeye ait Makam Onayı, İmha Listesi ve İmha Tutanağı yazımız ekinde gönderilmiştir. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik in 42. maddesi gereği ayıklama işlemlerine ait imha listeleri ve tutanakları ile bunlara ait her türlü yazışma ve onayların denetime hazır vaziyette 10 yıl süreyle muhafaza edilmesi gerekmektedir. Bilgilerinizi ve gereğini arz ederim. EKLER: 1- Makam Oluru(1 sayfa) 2- İmha Listesi (15 sayfa) 3- İmha Tutanağı(1 sayfa) İmza. /./2014 Ad ve Soyadı İMİD Başkanı Örnek olması için boş bir İmha Listesi ile dosya ve evrak bazında hazırlanmış imha listeleri aşağıda verilmektedir. 24

25 LİSTE SIRA NO GİZLİLİK DERECESİ ÖRNEK İMHA LİSTELERİ SAKLANMASINA LÜZUM GÖRÜLMEYEN BELGELERE İLİŞKİN İMHA LİSTESİ Kurumu : Listeleme Türü: Birimi/Alt Birimi : Belge Dosya Klasör SON İŞLEM TARİHİ VEYA İŞLEM YILI SAYISI VEYA DOSYA NUMARAS I KONUSU BELGENİN SAYFA SAYISI VEYA DOSYA VE KLASÖRÜN ADEDİ BAŞKAN ÜYE ÜYE ÜYE ÜYE TARİH:... /... / 2014 SAYFA NO:... 25

26 LİSTE SIRA NO GİZLİLİK DERECESİ ÖRNEK OLARAK DOLDURULMUŞ İMHA LİSTELERİ SAKLANMASINA LÜZUM GÖRÜLMEYEN BELGELERE İLİŞKİN İMHA LİSTESİ Kurumu :BAŞBAKANLIK Listeleme Türü: Birimi/Alt Birimi :TRANSİT KOORD. MERKEZİ Belge Dosya Klasör SON İŞLEM TARİHİ VEYA İŞLEM YILI SAYISI VEYA DOSYA NUMARAS I KONUSU BELGENİN SAYFA SAYISI VEYA DOSYA VE KLASÖRÜN ADEDİ Yazışmalar Bakanlıklar, Bağlı Kuruluşlar dosyası 2 Mart 1982 günü Irak ta yakılan kamyonlar hakkında Dışişleri yazı fotokopisi 1 Klasör 3 Sayfa Tır sözleşmesi hakkında 3 Sayfa Başbakanlık Transit Komisyonu na eşya tahsisi Türkiye-Almanya Karayolu yolcu taşımacılığı hakkında rapor fotokopisi Şahin Nakliyat Şirketi nin müracaatı hakkında Çeşitli taşımacılık sorunları Anamur balıkçı barınağı hakkında 5 Sayfa 32 Sayfa 3 Sayfa 2 Sayfa 2 Sayfa BAŞKAN ÜYE ÜYE ÜYE ÜYE TARİH:02/02/2014 SAYFA NO:

27 LİSTE SIRA NO GİZLİLİK DERECESİ SAKLANMASINA LÜZUM GÖRÜLMEYEN BELGELERE İLİŞKİN İMHA LİSTESİ Kurumu : YEM SANAYİ A.Ş. Listeleme Türü: Birimi/Alt Birimi : ACIPAYAM İŞLETMESİ Belge Dosya Klasör SON İŞLEM TARİHİ VEYA İŞLEM YILI SAYISI VEYA DOSYA NUMARASI KONUSU BELGENİN SAYFA SAYISI VEYA DOSYA VE KLASÖRÜN ADEDİ Ocak Ayı Mahsupları Şubat Ayı Mahsupları Mart Ayı Mahsupları Nisan Ayı Mahsupları Mayıs Ayı Mahsupları Haziran Ayı Mahsupları Temmuz Ayı Mahsupları Ağustos Ayı Mahsupları Eylül Ayı Mahsupları Ekim Ayı Mahsupları Kasım Ayı Mahsupları Aralık Ayı Mahsupları 3 BAŞKAN ÜYE ÜYE ÜYE ÜYE ÜYE TARİH: 29 / 01 / 2014 SAYFA NO:

28 Elektronik ortamdaki belgelerin listesi sistem tarafından oluşturularak yeni bir belge olarak yöneticilerin ve komisyonun onayına sunulur. 28

29 İMHA İŞLEMİ Ankara da bulunan kurum ve kuruluşlar ile imkânı olan taşra kuruluşları veya birimleri her türlü iş ve işlemini bitirdikleri imhalık evrakını Başbakanlıkça devralınan Ergazi Kâğıt Paralama, Parçalama ve Balyalama Tesisi ne teslim ederek kıydırma işlemlerini yerine getirebileceklerdir. Ayrıca, imhalık evrakını okunamayacak şekilde kendi imkânlarıyla kıymak şartıyla ihale yoluyla satabilecek veya kamuya yararlı dernek veya vakıflara bağışlayabileceklerdir. Bu işlemler taşra teşkilâtları için de geçerlidir. Elektronik ortamda oluşturulan belgelerin imhası belgelerin sistemden silinmesi veya sistem dışına çıkarılması ile gerçekleştirilir. KAMU KURUM VE KURULUŞLARI DANIŞMA, DENETİM VE YARDIMCI HİZMET BİRİMLERİ TESPİT VE DEĞERLENDİRMELERİ HAKKINDA GENEL AÇIKLAMALAR Tüm kamu kurum ve kuruluşları, kanunların kendisine verdiği yetki ve görevleri yerine getirmek için yaptığı faaliyetler sonucunda belge üretmektedir. Bu belgeler, bu kurum ve kuruluşların varlık sebebini ortaya koyan temel dayanaklarıdır. Kurum ve kuruluşların politikaları, faaliyetleri, faaliyetlerinin aşamaları ve sonuçları bu belgelerin değerlendirilmesi ile ortaya konulabilir. Kamu kurum ve kuruluşlarının görev ve hizmetleri neticesinde oluşan belgelerin güncelliğini kaybetmesinin ardından toplumun istifadesine sunulması da, Devlet arşiv hizmetlerinin bir gereğidir. Bunun gerçekleştirilebilmesi, kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin arşivcilik metot ve tekniklerine uygun olarak düzenlenmesi ve korunması ile mümkündür. Kamu kurum ve kuruluşlarının hizmetlerinin süratli ve verimli bir şekilde yürütülebilmesi evrak, dosyalama ve arşiv işlemleri ile doğru orantılıdır. İşlemi tamamlanan belgelerin belli bir süre sonunda arşivleri oluşturacağı gerçeği dikkate alındığında, arşivlerden gereği gibi 29

30 yararlanılabilmesinin temini, evrak ve dosyalama hizmetlerinin sistemli bir şekilde yerine getirilmesi ile mümkün olabilecektir. Bu doğrultuda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından sonuçlandırılan Standart Dosya Plânı uygulaması 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile yürürlüğe konulmuştur. Tüm kurum ve kuruluşlarda yürütülen benzer hizmetlerde birliktelik sağlamayı amaçlayan plân, kurum ve kuruluşların ana hizmet birimlerine ait dosya plânlarının hazırlanmalarını müteakip, tamamlanmış olacaktır. Bu uygulamanın istenilen ölçülerde yerine getirilmesi tüm kamu kurum ve kuruluşlarında, dosya tasnif işlemlerinde birliktelik sağlanmasına; aynı konuya ait belgelerin tüm kurum ve kuruluşlarda aynı ad ve kod ile anılmasına ve dosyalanmasına imkân verecektir. Kamu kurum ve kuruluşlarında yürütülen tespit çalışmalarında birimlerin düzenli bir birim arşivi oluşturmadıkları, birim arşivleri ile kurum arşivi arasında koordinasyonun sağlıklı yürütülmediği, birimlerin gelişigüzel ayıklama ve imha çalışmaları yürüttükleri tespit edilmiştir. Bu sebeple kamu kurum ve kuruluşlarında, öncelikle kurum arşivi ile birim arşivleri arasında koordinasyon eksiklikleri giderilmeli, her birimin arşivlerinde farklı uygulamalara yer verilmesi engellenmelidir. Birimler, arşiv uygulamaları konusunda kurum arşivinin uyarı ve ikazlarını dikkate alarak, arşivcilik uygulamalarında azamî ölçüde titiz davranmalıdırlar. 30

31 Günümüze kadar birikmiş olan belgelerin ayıklanması için de yine kurum arşiv sorumlusunun başkanlığında ayıklama ve imha komisyonları teşkil ettirilerek, ayıklama çalışmaları başlatılmalıdır. Böylece birimlerin elinde yıllardır birikmiş belgeler ayıklamaya tâbi tutularak, saklanması gereksiz olanların imhasına imkân sağlanmalı, Devlet Arşivleri ne devredileceklerin devir işlemleri gerçekleştirilmeli, kurumunda saklanacakların daha sağlıklı ve güvenli ortamlarda muhafaza edilmeleri için gerekli şartlar oluşturulmalıdır. Kamu kurum ve kuruluşlarının, yardımcı, danışma ve denetim birimlerinde yapılan Arşiv Malzemesi Tespit Çalışması sonucu oluşturulan arşiv malzemesi ve arşivlik malzemeyle ilgili kıstaslar liste halinde verilmiştir. Yapılan bu tespitlerde kullanılan Devlet Arşivi ne gönderilir, Kurumunda saklanır, Devlet Arşivi ne gönderilmez, Ayıklama ve İmha Komisyonu nca değerlendirilir, Örnek seçilenler Devlet Arşivi ne gönderilir ifadeleriyle anlatılmak istenen hususlar aşağıda açıklanmıştır. Devlet Arşivi ne gönderilir ifadesi, arşiv malzemesi vasfını taşıyan malzemenin ayıklama ve imha komisyonlarınca imha edilemeyeceğini belirterek, yapılacak tasniften sonra kurumlardaki bekleme süresini takiben Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne devredilecek arşiv malzemesi için kullanılmıştır. Kurumunda saklanır ifadesi, günlük iş akımı içerisinde kurumunda sürekli ihtiyaç duyulan malzeme için kullanılmıştır. Bu açıklamanın bulunduğu dosyalar, imhaya tâbi tutulmayacaktır. Bu dosyalar zaman içinde aktivitesini kaybederek, kurumunda muhafazasına lüzum görülmemesi durumunda, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü nün görüşü alındıktan sonra yeniden değerlendirilmeye tâbi tutulacaktır. Çünkü, bu malzemenin büyük bir çoğunluğu, arşiv malzemesi vasfını taşımaktadır. Hizmet birimlerince sürekli kullanılmaları sebebiyle kurumlarında saklanmaları mevzuat çerçevesinde uygun görülmüştür. Devlet Arşivi ne gönderilmez ifadesi, arşiv malzemesi vasfını taşımayan malzeme için kullanılmıştır. Bu tür malzeme, kullanılmalarına ihtiyaç duyulduğu ve varsa mevzuatların belirlediği saklama süreleri 31

32 içinde kurumlarında muhafaza edilecektir. Belirlenen süreyi doldurduktan sonra ayıklama ve imha komisyonlarının kararı ile imha edilebilecektir. Ayıklama ve İmha Komisyonunca değerlendirilir ifadesi, içerisinde arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme vasfını taşıyan malzemenin de bulunduğu dosyalar için kullanılmıştır. Ayıklama ve imha komisyonları, bu mahiyetteki dosyalarda arşiv malzemesi hüviyetinde görülenleri ayırt edecektir. Arşiv malzemesi saklama süreleri sonunda Kurum Arşivi tarafından Devlet Arşivi ne devredecektir. Örnek Seçilenler Devlet Arşivi ne gönderilir ifadesiyle değerlendirilen evraktan örnek seçilirken; Önem arz etmesine ve Yıl, konu, mekân, hacim vb. göz önünde bulundurulacak şekilde çeşitlilik arz etmesine dikkat edilir. Örnek seçildikten sonra arta kalan evrak bekleme süresini müteakip ayıklama ve imha komisyonunca değerlendirilerek imha edilir. Sadece birim arşivinde saklama süresi yazılı olup da Devlet Arşivi ne gönderilmez denilen evrak Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin ilgili maddelerine uygun hareket edilmek kaydıyla kurum arşivinin koordinasyonunda kurum arşivine devredilmeden imhaya gönderilebilir. Birim arşivindeki saklama süreleri, evrakın işlemi tamamlandıktan ve kesin sonucu alındıktan sonra başlar. Kamu kurum ve kuruluşlarında oluşan Yıllık Faaliyet Raporları birimler tarafından tek tek değil, bu raporları toplayan ve değerlendiren birim tarafından Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne gönderilecektir. Böyle bir koordinasyon yoksa birimler tarafından gönderilecektir. Genelgelerin asılları genelgeyi çıkaran birim tarafından Kurum Arşivi ne devredildikten sonra Kurum Arşivi tarafından orijinal nüshaları Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne gönderilecektir. Etüt ve fizibilite raporlarından, ihaleleri veya projeleri Devlet Arşivi ne gönderilecek olanlar gönderilecektir. 32

33 Eski yönetimlere ait olan, önemli tesislerin temel atma törenlerine ve yöreye ait fotoğraflar, filmler ve video kayıtları Devlet Arşivi ne gönderilecektir. Arşiv Malzemesi Tespit Çalışması kamu kurum ve kuruluşlarının hizmetleri dikkate alınarak mevcut birimlerde yapılmıştır. Birimlerin zamanla isimleri değişse bile bu hizmetlerle ilgili olarak teşekkül etmiş veya edecek belgeler, ayıklama ve imha komisyonlarınca bu çalışma kapsamında değerlendirilir. Kamu kurum ve kuruluşları elinde eski yıllardan kalmış eski harfli Türkçe evrak ve doküman mevcutsa, bunları Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin Ek Madde 2 sine göre, ayıklama ve tasnif işlemlerine tâbi tutulmaksızın, mevcut düzeni içerisinde öncelikle Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne devrederler. Tespit raporları kurumlara tavsiye niteliğindedir. Nihai karar tümüyle Ayıklama ve İmha Komisyonları na ait olacaktır. 33

34 34

35 35

36 36

37 37

38 38

39 39

40 40

41 41

42 42

43 43

44 44

45 45

46 46

47 47

48 48

49 49

50 50

51 51

52 52

53 53

54 54

55 55

56 56

57 57

58 58

59 59

60 AYIKLAMA VE İMHA ÇALIŞMALARI İLE İLGİLİ KAMU KURUM VE KURULUŞLARINCA YAZILI VEYA SÖZLÜ OLARAK YÖNELTİLEN SORULARA GENEL MÜDÜRLÜKÇE VERİLEN GÖRÜŞLERDEN ÖRNEKLER Yeni oluşturulacak kurum arşivi için uygun mekân ve donanımı ne olmalıdır? Yeni oluşturulacak kurum arşivi için ilk dikkat edilmesi gereken husus, kurumun evrak birikimini karşılayacak kapasitede, yangın ve su basma tehlikesinden uzak, rutubetten etkilenmeyecek, direkt güneş ışığı almayacak özellikte olmalıdır. Evrak, çelik raflarda veya compact dolaplarda muhafaza edilmeli, ayrıca personelin çalışabileceği düzenli ve sağlıklı bir mekân bulunmalıdır. Ayıklama ve imha komisyonları 5 kişiden fazla olabilir mi? İmha listeleri 5 kişiden daha az veya fazla personelce imzalanabilir mi? Ayıklama ve imha komisyonları 5 kişiden fazla olabilir. Hazırlanan İmha Listeleri nde mevzuat hükümleri gereği en az 5(beş) kişinin isim ve imzaları tam olmalıdır. İmha listeleri ile devir teslim listelerinin doldurulması arasındaki fark nedir? İmha Listesi muhafazasına gerek görülmeyen evrakın listelendiği, Arşiv Malzemesi Devir Teslim ve Envanter Formu ise Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne devredilecek arşiv malzemesinin listelendiği formlardır. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne devredilecek arşiv malzemesinin Devir Teslim ve Envanter Formu na detaylı bir şekilde, klâsör veya evrak bazında listelenmesi gerekir. İmha Listesi ne ise imha edilecek evrak yazılır, aynı mahiyette olan evrak birleştirilerek, bir kalemde listeye geçirilebilir. Örneğin; yıllarına ait 10 klasör Genelge Fotokopileri, 1999 yılına ait 100 dosya Vergi İade Zarfı gibi. Klâsör içerisindeki evrak farklı konularda ise listeye tek tek işlenir. - Mevzuat değişikliğinden sonra mutlaka Yönerge hazırlanacak mıdır? tarih ve sayılı Resmi Gazete de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik te yapılan değişiklik, 60

61 kurumların kendi yönetmeliklerinde değişiklik yapılmasını değil, bu yönetmeliklerin tamamen yürürlükten kaldırılmasını hükme bağlamıştır. Kurum ve kuruluşlar bundan böyle Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine tâbi olacaklardır. Ancak, kurum veya kuruluşun hususiyetleri ve ürettiği evrakın niteliklerinden kaynaklanan özel durumlarda Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine aykırı olmamak kaydıyla Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü nün uygunluk görüşü alınarak Arşiv Yönergesi hazırlanabilecektir. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik ile paralel hükümler ihtiva eden kurum ve kuruluşların yeni bir yönerge hazırlamasına gerek yoktur. Bu kurumlar bundan böyle Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine tâbi olacak, kendi yönetmeliklerini yürürlükten kaldıracaklardır. Daha önce hazırlamış oldukları arşiv yönetmeliklerini Resmi Gazete de yayımlayan kurumlar aynı şekilde Mevzuatı Geliştirme ve Yayın Genel Müdürlüğü nü bilgilendirerek Resmi Gazete de yayımlamak suretiyle yönetmeliklerini yürürlükten kaldıracaklardır. Resmi Gazete de yayımlanmayarak Bakan, Müsteşar, Genel Müdür onayı veya Yönetim Kurulu Kararı ile yürürlüğe giren arşiv yönetmelikleri yine aynı yolla yürürlükten kaldırılmalıdır. - İmha edilecek malzemeye nasıl karar verilecek, kim karar verecek? Ayıklama ve İmha Komisyonları arşiv hizmetlerinin yürütülmesinden sorumlu birim amiri veya kurum arşiv sorumlusunun başkanlığında kurum arşivinden iki kişi ile malzemeleri ayıklamaya tâbi tutulacak birimden de iki kişi olmak üzere beş kişiden oluşturulur. Bu komisyonlar belgelerin tâbi oldukları değişik mevzuatı, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik te tarifi yapılan arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme tanımları ile Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü nce oluşturulmuş olan Tespit Çalışması Formları ndaki kriterleri göz önünde bulundurarak imha edilecek malzemeye karar verirler. Ancak, ayıklama ve imhada tüm sorumluluk ve yetki komisyona aittir. Bu komisyonca hazırlanan imha listeleri Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü nün onayını müteakip kurumun en üst amirinin de onayıyla kesinlik kazanır. 61

62 62 - Evrak ne şekilde imha edilecektir? İmhası kesinlik kazanan malzeme Başbakanlık Ergazi Kâğıt Paralama ve Balyalama Ünitesi ne gönderilerek imhası gerçekleştirilebilir. Veya başkalarınca görülüp okunamayacak şekilde kıyılarak mevzuat hükümleri doğrultusunda satılabilir veya kamuya yararlı dernek ve vakıflara hibe edilebilir. - Taşra ve bölgelerde hazırlanan imha listelerinin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından onaylanacak mıdır? Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik in 38. Maddesi 2. Fıkrası gereği taşra, bölge, yurt dışı arşivlerde hazırlanan imha listeleri Kurum Arşivi nin uygun görüşü alındıktan sonra taşra, bölge, yurt dışı teşkilâtın en üst amirinin onayı ile kesinlik kazanır. - Evrak kayıt defterleri kaç yıl saklanacaktır? Kurumda kaç yıl bekletilecektir? Bu konuda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü nce oluşturulmuş olan Tespit Çalışması Formları ndaki görüş, birimde 5 yıl, kurum arşivinde 25 yıl olarak belirtilmiştir. Ancak, bu malzemenin imhasında da tüm sorumluluk ve yetki yine ayıklama ve imha komisyonuna aittir. mi? - Merkez teşkilatları birim arşivlerinde ayıklama ve imha yapılabilir Birim arşivlerinde ayıklama imha yapılmaz. - Bir veya iki personeli olan taşra birimlerinde ayıklama ve imha komisyonu nasıl oluşturulur. Arşiv mevzuatında izahı olmayan bu ve bunun gibi hususlarda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü nden yazılı görüş sorulur. * * * * Kurum ve kuruluşlar sistematik ve mevzuatın öngördüğü şekilde ayıklama-imha işlemlerini yürüttükleri taktirde gerek birim arşivleri gerekse merkezi arşivleri düzene girecek, sağlıklı, çağdaş ve modern bir arşiv oluşturulacaktır. Belgelerin yığınlar halinde, tozlu ve kirli ortamlarda tutulduğu yerler, çalışılabilir mekanlara dönüşecektir. Böylece, hizmetlerin kalitesi ve verimliliği de artacaktır.