TETKİK KRİTERİ Tetkik delili ile karģılaģtırılmak üzere referans olarak kullanılan politikalar, prosedürler veya Ģartlar takımı**

Transkript

1

2 TETKİK Tetkik delili elde etmek ve tetkik kriterlerinin karģılanma derecesini objektif olarak değerlendirmek için yapılan sistematik, bağımsız ve yazılı bilgi haline getirilmiģ proses* TETKİK KRİTERİ Tetkik delili ile karģılaģtırılmak üzere referans olarak kullanılan politikalar, prosedürler veya Ģartlar takımı** TETKİK PROGRAMI Belirli bir zaman dilimi için planlanan ve özel bir amaca yönelik olan bir veya daha fazla sayıdaki tetkik dizisi için ayarlamaları*** *,**,*** [TS ISO 19011]

3 TETKİK PLANI Tetkik planı tetkik için yapılacak faaliyetlerin ve düzenlemelerin tarifi. TETKİK KAPSAMI Tetkikin geniģliği ve sınırları. YETERLİLİK Amaçlanan sonuçlara ulaģabilmek için bilgi ve becerilerin kullanılabilmesi UYGUNLUK / UYGUNSUZLUK Bir Ģartın yerine getirilmesi/bir Ģartın yerine getirilmemesi durumu

4 TETKİK DELİLİ Tetkik kriterleri ile ilgili olan ve doğrulanabilen kayıtlar, gerçeklik beyanları veya diğer bilgiler. TETKİK BULGULARI Tetkik kriterleri ile tetkik delillerinin karģılaģtırılması için değerlendirme sonuçları. TETKİK SONUCU Tetkik hedeflerinin ve bütün tetkik bulgularının dikkate alınmasından sonra tetkik ekibi tarafından sunulan bir tetkikin sonucu.

5 TETKİKÇİ Bir tetkiki gerçekleģtiren kiģi. TEKNİK UZMAN Tetkik ekibine özel bilgi veya uzmanlık sağlayan kiģi. GÖZLEMCİ Tetkik ekibine eģlik eden fakat tetkik faaliyetine katılmayan kiģi REHBER Tetkik edilen tarafından tetkik ekibine yardımcı olmak üzere atanan kiģi TETKİK EKİBİ Tetkiki yapan ve gerektiğinde teknik uzmanlarca desteklenen bir veya daha fazla sayıda tetkikçi

6 Objektif Delil Bir faaliyetin/olayın gerçekliğini veya varlığını destekleyen verilerdir. Not: Objektif delil; gözlemler, ölçmeler, deney veya diğer araçlarla elde edilebilir. Objektif Delil Kavramı Bir Ģeyin varlığını veya doğruluğunu destekleyen: Duygu veya Önyargıdan Etkilenmez Gözlem, ölçme, muayene ve diğer yollarla elde edilebilen: Sayılabilir, Ölçülebilir" Beyan ile veya (tercihen) dökümanlaģtırılmıģ: Belgelendirilebilir Doğrulanabilen: Dökümante edilmiş / Gözlemlenebilir - Tekrar ulaşılabilir olmalıdır.

7 TETKİK PRENSİPLERİ Bütünlük Adil temsil Profesyonel özen Gizlilik Bağımsızlık Delile dayalı yaklaģım

8 TETKİKÇİ ÖZELLİKLERİ Tarafsızlık Sabır, Nezaket Profesyonellik Güncellik ÇalıĢkanlık Pratiklik, Dakiklik Prensip sahibi olmak Yapıcılık, Fayda sağlayan Hazırlıklı

9 LİDER TETKİK GÖREVLİSİNİN SORUMLULUKLARI Tetkik programının oluģturulması Tetkik zamanının yönetimi Tetkikin yönetimi Tetkik kurallarının belirlenmesi ve uyumun sağlanması Gizliliğin sağlanması Ara değerlendirmelerin yapılması Bulguların derlenmesi Tetkik raporunun hazırlanması Tetkik sonucunun bildirilmesi

10 TETKİK GÖREVLİLERİNİN SORUMLULUKLARI Tetkike hazırlık yapılması Ekip Liderini desteklemek Tetkik zamanına uyulması Verilen görevleri yürütmek Gizliliği sürdürmek Tetkik delillerini toplayıp ekiple paylaģmak

11 TETKİK EDİLENLERİN SORUMLULUKLARI Tetkike hazırlık Bölüm / Proses bilgilendirmesi Sorulan sorulara doğru ve hızlı cevap verilmesi Etkin iletiģim yöntemlerini uygulaması Uygunsuzlukları gidermek için düzeltici faaliyetlerin hemen baģlatılması ve etkinliğinin sağlanması

12 TETKİK ÇEŞİTLERİ TETKĠKLER ĠÇ TETKĠK KURULUġ ĠÇĠ TETKĠK (1. TARAF) DIġ TETKĠK MÜġTERĠNĠN TETKĠKĠ veya TEDARĠKÇĠYĠ TETKĠK (2. TARAF) BELGELENDĠRME KURULUġUNUN TETKĠKĠ (3. TARAF)

13 İÇ TETKİK Tetkik Ġç tetkik prosedürünün oluģturulması Tetkik planının oluģturulması BGYS çerisindeki tüm proseslerin/birimlerin dikkate alınması Birimlerin tetkik kapsamının (ilgili standart maddelerinin) belirlenmesi Tetkik zamanlarının belirlenmesi Proseslerin durum ve önemleri GeçmiĢ tetkik sonuçları dikkate alınmalı Tetkik heyetinin atanması Tetkikçiler tarafsız olmalı Tetkikçilerin yetkinlik kriterleri belirlenmeli

14

15 TETKİKİN AŞAMALARI Planlama Hazırlık Uygulama Raporlama Takip

16 Bir önceki tetkik raporlarının temini Bölüme/Prosese ait dokümanların temini ve incelenmesi Ġlgili standartların temini Soru listelerinin hazırlanması Gerekiyorsa tetkik detay planının hazırlanması Prosedür gereği kullanılması öngörülen dokümanların temini

17 SORU LİSTELERİNİN HAZIRLANMASI Standart Ģartlarına yönelik soruların hazırlanması Proseslere ait soruların hazırlanması Tehlike ve risklere yönelik soruların hazırlanması Birincil ve ikincil mevzuat Ģartlarına yönelik soruların hazırlanması KuruluĢun Ģartlarına yönelik soruların hazırlanması 5N + 1K kuralına uygun hazırlanması Tetkik amaçları ile alakalı örnek sağlar Tetkik prosedürünü tanımlar

18 TETKİKE HAZIRLIKSORU LİSTELERİNİN HAZIRLANMASI AraĢtırma gerektir Tetkikin plan dahilinde devam etmesine yardım eder Tetkik amaçlarını açık hale getirir Tetkik raporu için bir referans teģkil eder (Rapor) Tetkik esnasında Tetkik Görevlisinin iģ yükünü azaltır Tetkik Görevlisinin profesyonelliği konusunda tetkik edilene güven verir Zaman yönetimi için yardımcıdır Yeni Tetkik Görevlileri için fayda sağlar

19 SORU LĠSTESĠNĠN DEZAVANTAJLARI (YanlıĢ Uygulamalar Neticesinde ) ĠĢaretleme listesine dönüģebilir, Bir çok Evet / Hayır sorusu içerebilir, Soru listesinde yer almayan bir konu tetkik edilmeyebilir, ĠĢlemlerde inisiyatifi ve analizi azaltabilir.

20 AçılıĢ Toplantısı Tetkik KapanıĢ Toplantısı

21 AÇILIŞ TOPLANTISI Tetkik ekibi ilgili proses sahiplerinin katılımıyla gerçekleģtirilir. AçılıĢ toplantısının amaçları Ģunlardır; TanıĢma Tetkik programının teyidi, Tetkik prosedürü hakkında bilgilendirme, ĠletiĢim kanallarının teyidi, Tetkik edilene soru sorma imkanı verilmesi.

22 AÇILIŞ TOPLANTISI Tetkik ekibinin ihtiyacı olan kaynakların ve imkanların elde edilebilir olmasının teyidi, Tetkik ekibi için rehberlerin görevlendirilmesi ve rollerinin açıklanması, Raporlandırma metotları ile uygunsuzlukların açıklanması, Gizlilik ilkesinin açıklanması, Teknik emniyet, güvenlik ve acil durumlarla ilgili Ģartların görüģülmesi, Tetkikin hangi koģullar altında sonlandırılabileceği, Tetkik edilenin tetkik sırasında ve tetkikten sonra bildirimlerin nasıl yapılacağı.

23 SAHA TETKİKİ Ekibin ilgili proseslere rehber eģliğinde tetkike gitmesi Tetkik örnekleme metodunun uygulanması Tetkik bulgularının elde edilmesi Yüz yüze görüģme Doküman ve kayıtları inceleme Altyapı ve çalıģma ortamı Ģartlarını inceleme ĠletiĢim araçları

24 Alana giriģ, Rehberce karģılanıp tanıģma, Görmek istediğinizi açıklayın, Gerekirse derinlemesine araģtırın, Herhangi bir problem bulunmaz ise diğer alanlara geçin, Tetkik iģlemini mutlaka bir problem (uygunsuzluk) tespit edilmesi gayesi uğruna sürdürmeyin

25 ÖRNEKLEME Tetkikler %100 kontrol olmayıp örnekleme metodu ile yapılır. Örnek seçilirken, bütünü temsil edecek örnekler seçilmeli. Uygunluk adına yeterli delile ulaģılamadığında örnekleme geniģletilebilir

26 KARŞILIKLI GÖRÜŞMELER GörüĢmeler tetkik kapsamında faaliyetleri veya görevleri yürüten uygun seviyelerdeki kiģilerle yapılmalıdır, GörüĢmeler normal çalıģma saatlerinde ve uygun olduğunca görüģme yapılan kiģinin çalıģma alanında yapılmalıdır, GörüĢmeden önce ve görüģme sırasında görüģülen kiģi ile rahat bir diyalog kurulması sağlanmalıdır. GörüĢme sebepleri ve görüģme sırasında tutulan notlar açıklanmalıdır.

27 KARŞILIKLI GÖRÜŞMELER GörüĢmeler görüģme yapılan kiģinin yaptığı iģi tarif etmesi ile baģlatılmalıdır, Yönlendirmeli sorulardan kaçınılmalıdır, GörüĢme sonuçları özetlenmeli ve görüģme yapılan kiģi ile gözden geçirilmelidir, GörüĢülen kiģiye katılımları ve yardımlarından dolayı teģekkür edilmelidir.

28 İLETİŞİM Tetkikçinin yaptığı iģin asıl kısmının iletiģim olduğunu görmesi ve kabul etmesi çok önemlidir. ĠletiĢim kurmayı engelleyecek çeģitli tutum ve davranıģlardan kaçınmak gerekir. Bunu sağlamanın çeģitli yolları mevcuttur. Bunlardan bazıları: Her durumda, sakin ve nazik olmak, Hazırlıklı, kararlı olmak, Yaptığı iģle ilgilenmek Ġyi muhakeme yapmak, gerekli durumlarda toleranslı davranabilmek

29 İLETİŞİMİ BOZAN DAVRANIŞLAR Pasif olmak, Israrcı olmak, Saldırgan olmak, BaĢkalarının fikirlerine tahammül edememek, Sürekli kendisinden bahsetmek, isteklerini, görüģlerini açıklamak, Ġnanç ve kültürel değerlere aykırı hareket etmek, Din, siyaset, hemģehricilik ve futbol konularına girmek

30 TETKİKİN YÜRÜTÜLMESİ Dokümanlardan, Kayıtlardan, Soru Listelerinden faydalanın, Açık ve anlaģılabilir sorular sorun, Not tutun, Olayları gözlemleyin, Objektif delillere ulaģmaya çalıģın. SOR - DĠNLE GÖR

31 BİR TETKİKÇİ NE YAPMALI? HAZIRLIKLI : Tetkikle ilgili konularda ÖĞRENMĠġ : Tetkik edilen hakkında KONTROLLÜ : Tetkiki kontrol altında tutmalı YARDIMCI : YanlıĢ anlama veya yorum olduğunda DĠNLEYĠCĠ : Tetkik edilenin anlattıklarını GÖZLEMCĠ : Uygulamaları SAĞLAYICI : Somut delilleri MOTĠVE EDĠCĠ : Güzel uygulamaları

32 Uygun soru teknikleri Doğru sorular, Açık sorular (5N + 1K), Konulu sorular, GeniĢletici sorular, AraĢtırma yapılması, Beden dilinin kullanılması ve okunması,

33 Konulu sorular; yazılımların doğrulanmasından bahsetmiģken,... Ģu konuyu nasıl yapıyorsunuz? gibi. GeniĢletici sorular; BaĢka hangi alanları düģünmektesiniz? gibi. Kanaat soruları; Sizce en etkili Ģey ne olabilir...? gibi. AraĢtırma soruları; "Bu bakıģ açısı hakkında ne düģünüyorsunuz..?, "Bunun, Ģu anda uygulanan metoda nasıl uyacağını hissetmektesiniz? gibi.

34 Uygun olmayan soru teknikleri Hayali sorular Yönlendirici sorular Kapalı sorular Varsayımlı sorular Yargılayıcı sorular (Niçin?)

35 Sözlü olmayan sorular; Beden dilinin kullanıldığı, göz temasının kurulduğu anlarda kaģların kaldırılması vb. Tekrarlı sorular; Yazılı bir prosedürün gerektiğini sanmıyorum Tetkik Görevlisi: Yazılı bir prosedürün gerektiğini sanmıyor musunuz? gibi. Hipotetik sorular; Kilit pozisyondaki personelin mevcut olmadığı hallerde ne yapılacağının sorgulandığı sorulardır. Yönlendirici sorular; istenilen cevaba yönlendirme yapan sorulardır. Bu tür sorular tetkiklerde kullanılmamalıdır.

36 DELĠLLERĠN TOPLANMASI Tetkik edilenden yardım alın Bulguları doğrulayın Bütün delilleri kaydedin Kesin gözlem Nerede, nasıl, ne vb. Niçin bir uygunsuzluk ve baģka husus olduğunu tespit edin Kim olduğunu beyan edin (gerekli ise) - iģ ünvanı ile birlikte

37 Objektif Delillerin Kaydedilmesi (Not tutulması); Tetkik edilen tarafından verilen bilgiler Doküman numaraları ve yayınlanma / revizyon durumları Ürün ve Hizmetle ilgili tanımlayıcı bilgiler (ürün no., iģ emri no., sözleģme no., evrak sayı-no., doküman no., revizyon no., bakım planı vb.) Bölümler Tetkik Edilenin Adı

38 Notlar, Ģu konularda referans olarak kullanılabilir: Derhal yapılacak araģtırmalarda, Tetkikin ilerleyen aģamalarında, Daha sonraki tetkiklerde. Bu sebeple notlar Ģu özelliklerde olmalıdır; Okunabilir Teyit edilebilir.

39 Tetkik delilleri; Tetkik kriterine göre değerlendirilmeli Tetkik bulguları elde edilmeli Tetkik bulguları tetkik kriterine uygunluğu veya uygunsuzluğu iģaret etmeli Tetkik kriterine uygunluk tetkik edilen sahaları, fonksiyonları ve prosesleri iģaret etmeli Uygunsuzluklar ve bu uygunsuzlukları destekleyen bilgiler kayıt edilmeli Eğer isteniyorsa uygunsuzluklar derecelendirilmeli (Büyük veya küçük uygunsuzluk gibi)

40 Uygunsuzluklar; Yasal gerekliliklere uymama, MüĢteri Ģartlarına uymama, Ġlgili Standardın Ģartlarına uymama KuruluĢun kendi belirlediği Ģartlara (prosedür, talimat vs.) uymama, durumlarını içermektedir. Ayrıca uygunsuzluklar; içerik olarak aģağıdaki gibi sınıflandırılmaktadır; Dokümanın standard Ģartlarını sağlamaması (Yeterlilik) Dokümanda tanımlanan metodun yapılanla aynı paralelde olmaması (Uygunluk) Pratikte yapılanların etkin olmaması (Etkinlik)

41 Ara Değerlendirme Toplantısı Gözden geçirme toplantısı, süre olarak genellikle 15 ile 20 dakika sürebilir ve gün sonunda veya bir sonraki tetkik gününün baģlangıcında yapılabilir. Bu toplantıda aģağıdaki hususlar, yönetim ile veya rehberlerle gözden geçirilir: (1. ve 2. taraf tetkiklerinde) Uygunsuzlukların gözden geçirilmesi Problemlerin çözülmesi Tetkik geliģiminin rapor edilmesi YanlıĢ anlaģılmaların giderilmesi Uygunsuzluklarla ilgili imzaların alınması

42 Tetkik ekibi kapanış toplantısından önce bir araya gelerek aşağıdaki konuları görüşmelidir; Tetkik bulguları ve tetkikte elde edilen diğer bilgilerin tetkik kriterlerine göre gözden geçirilmesi, Tetkik sonuçları ile ilgili mutabakata varılması, tetkikteki belirsizlikler, Tetkik amaçlarında var ise tavsiyelerin belirlenmesi,

43 KapanıĢ Toplantısı hakkında plan Ekip lideri Tetkik raporunu hazırlar Sistem etkinliğinin gözden geçirilmesi Ekip, uyumsuzluk raporlarını tamamlar Ekip, uyumsuzluk raporlarını gözden geçirir

44 UYGUNSUZLUKLAR TANIMLANIRKEN Gerçeklerin ifade edilmesi; Tespit edildiği yer; Tespit edilen nedir; Neden bir uygunsuzluktur; Yerel terminolojinin kullanımı; Düzeltici faaliyetin tanımı; ĠyileĢtirme;

45 KAPANIŞ TOPLANTISI TeĢekkür; Bulguların Sunumu; Tetkik Sonuçlarının Bildirimi; Tetkik Sonrası ĠĢlemlerin Bildirimi; Tetkik sonucuna iliģkin varsa farklı görüģler görüģülmeli ve çözümlenmelidir.

46 RAPOR EKLERİ GörüĢülen kiģiler Tetkik programı Soru listeleri Varsa uygunsuzluk raporları vb.