Ordu Üniversitesi Ünye İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi İş Akış Şemaları: Ek Çalışma Bordrosunun Hazırlanması İşlemleri

Transkript

1 Ek Çalışma Bordrosunun Hazırlanması İşlemleri DOSYA NO: Nöbet çizelgesi kapsamında Fazla Çalışma Yapan Personelin isimlerinin ve çalışma günleri ile saatlerinin Fakülte Sekreterliğinden alınması Fakülte Sekreterliği, Tahakkuk Birimi Personel ile ilgili dönem başında alınmış bulunan Y.Kurulu Kararı ve Rektör oluru, ile bordronun düzenlendiği ay içerisinde izinli, raporlu olan personelin isimlerinin personel biriminden alınması, Personel işleri Fakülte Sekreterliğinden alınan çalışma saatleri esas alınarak Fazla Çalışma bordrosu ve ödeme emri belgesinin hazırlanması Eksik belge düzenlenerek yeniden imzaya sunulur Belgeler uygun mu?, Fakülte Sekreteri Ödeme emri belgesinin ve bordro ile banka listesinin imzadan sonra ayrıştırılarak, Tahakkuk Evrak Teslim Tutanağı ile SGDB na, Fakülte Sekreteri, Dekan Evrak Teslim Görevlisi ile evrakların SGDB na teslim edilmesi Evrak Teslim Görevlisi Eksik bilgi veya hatalı evrak nedeniyle yeniden düzenlenerek, sıralamadaki işlemlerin aynen uygulanması Eksik evrak ise iade SGDB tarafından evrakların incelenmesi, SGDB Onay işleminden sonra SGDB tarafından ödeme işlemlerin ilgili bankadaki hesaplara yapılması SGDB

2 Elektrik Faturasının Ödenmesi İşlemleri DOSYA NO: Elektrik Faturasının Dekanlığa Teslimi Elektrik Şirketi, Fatura eksik ise İlgili firmadan yeniden istenmesi Fatura üzerinde ayrıntılı inceleme yapılması Gider hesap cetveli oluşturulması ve HYS sistemi üzerinden Ödeme Emri Belgesi Hazırlanması Ödeme Emri Belgesinin çıktısının alınarak yetkililerce İmzalanması, Fakülte Sekreteri, Dekan Ödeme emri belgesinin ve ekindeki faturanın teslim tutanağı ile SGDB na, Evrak Teslim Görevlisi Ödeme Emri belgesinin, kalan nüshasının ve fatura fotokopisinin arşivlenmek üzere dosyalanması SGDB nca ödeme emri belgesi ile faturanın incelenmesi ve herhangi bir hata yok ise ödenmesi, SGDB

3 Emekli Kesenek İşlemlerinin Bildirilmesi DOSYA NO: Maaş Bilgilerinin Hazırlanması ile birlikte personel emekli keseneklerinin hazırlanması Emekli keseneklerinin, kesenek bilgi sistemine girilmesi Girilen bilgilerin sistemden 2 nüsha alınması Emekli Kesenek Bilgilerin formunun imzalanması, Fakülte Sekreteri, Dekan Evrakların imzadan sonra ayrıştırılarak 1. nüshalarının tahakkuk teslim tutanağı ile SGDB na 2. nüshasının dosyalama sistemine göre arşivlenmesi 1. nüshasının Evrak teslim görevlisi ile SGDB na teslim edilmesi Evrak Teslim Görevlisi Evraklarda eksikliklerin düzeltilmesi ve yeniden imzalanarak sıralamaya göre işlem yapılması SGDB Tarafından evrakların incelenerek ödemelerin gerçekleştirilmesi Gerekli ödemelerin yapılıp yapılmadığının kontrol edilmesi SGDB

4 F1 Formlarının Hazırlanması DOSYA NO: Ek Ders Bildirim(F1) Formlarının ilgili öğretim elemanlarınca doldurularak Bölüm Sekreterliğine teslim edilmesi İlgili Öğretim Elemanı, Bölüm Sekreterliğince F1 formlarının, Bölüm Başkanlığına imzalatılması ve toplu olarak ayın 26 sına kadar Tahakkuk Bürosuna Bölüm Sekreterliği, Bölüm Başkanlığı Tahakkuk biriminde F1 formlarının, görevlendirme ile ilgili yönetim kurulu kararı ve ders proğramı esas alınarak incelenmesi Tahakkuk Memuru Hataların düzeltilmek üzere ilgili Bölüme F1 formlarında hata var mı? Tahakkuk Memuru, Fakülte Sekreteri Hayır F1 Formlarının Dekan tarafından imzalanması Tahakkuk Memuru, Dekan Mevzuata uygunluğu kontrol edilen bilgilerin Ek Ders Ücreti hesaplama proğramına yüklenmesi Ücretlendirmeye başlamadan önce ilgili ayda izin, rapor alan ve görevli olan personelin isimlerinin personel işlerinden istenmesi, Personel İşleri, Tahakkuk Memuru, Ek Ders Ücreti Bordrosu ve Banka Listesi çıktıları ile Ödeme Emri Belgesi hazırlanarak ilgili yerlerinin imzalanması Ödeme emri belgesi ve ekleri evrak teslim listesi ile birlikte SGDB na Tahakkuk Memuru, Fakülte Sekreteri Banka ödeme bilgileri kendilerine ulaştıktan sonra süresi içinde ilgili personelin hesap numaralarına ücretlerin yatırılması SGDB tarafından kontrol işlemi tamamlandıktan sonra listelerin onaylanması ve Banka Ödeme Disketi ile tüm bilgilerin elektronik ortamda İlgili Bankaya Tahakkuk Memuru, SGDB, İlgili Banka

5 Geçici görev yolluğu Hazırlama İşlemleri(Yurtiçi) DOSYA NO: Akademik personelin yolluklu ve yevmiyeli olarak görevlendirilmesine ilişkin yönetim kurulundan karar alınması, idari personel için ise Harcama yetkilisi onayı alınması Personel İşleri,, Fakülte Sekreteri, Dekan Akademik personel için alınan kararın rektör olurundan çıktıktan sonra Dekanlığa gelmesi, görevlendirilme olurunun e devlet üzerinden ilgili personele Personel İşleri, Görev gerçekleştikten sonra e devlet üzerinden Yolluk Bildirim Formunun doldurulması, çıktı alınarak ilgili personel ve birim amiri tarafından imzalandıktan sonra Tahakkuk birimine teslim edilmesi, e devlet üzerinden tahakkuk memuruna İlgili Personel,, Fakülte Sekreteri, Dekan Formu doğru olarak yeniden düzenledikten sonra tahakkuk birimine teslim edilmesi Yolluk Bildirim Formu tam olarak doldurulmuş mu? HYS Yolluk bildirimine göre ödeme emri belgesi hazırlanması Ödeme emri belgesine yolluk bildirim formu, varsa konaklama gideri faturası, varsa uçak bileti eklenerek ilgililere imzalatılması, İlgili Personel Ödeme emri belgesi imzadan çıktıktan sonra ödeme evraklarının ayrıştırılarak, ödeme emri belgesi ile birlikte yolluk bildirimi, konaklama gideri, varsa katılım belgesi ve varsa uçak bileti eklenerek teslim belgesi ile birlikte SGDB na, evrakların 2. suretlerinin arşivlenmek üzere dosyalanması, Evrak Teslim Görevlisi SGDB nca ödeme evraklarının incelenmesi, eksik yok ise ödeme işlemlerinin gerçekleştirilmesi, SGDB Onaylayan

6 Hurdaya Ayırma İş Akış Süreci DOSYA NO: Ekonomik ömrünü tamamlamış malzemelerin rapor altına alınması Taşınıt Kayıt Kontrol yetkilisince hurdaya ayrılması muhtemel taşınırların rapor ve Kayıttan Düşme Teklif Onay Tutağı ile birlikte Dekanlığa bildirilmesi İlgili Yönetmeliğe göre harcama yetkilisinin oluru ile Hurda Komisyonu oluşturulması, Dekan, Hurda Komisyonu Hurda Komisyonu tarafından hurdaya ayrılması teklif edilen taşınırların değerlendirilmesi, hurdaya ayrılması teklif edilen taşınırlara ilişkin Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı düzenlenmesi, imzalanması Hurda Komisyonu, Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi Hurda ayrılacak taşınırların tutarı, bütçe kanunu ile belirlenen limitin altında ise harcama yetkilisince onaylanması, üstünde ise üst yöneticiye onaya sunulması, Dekan, Rektör Hurdaya ayrılması kararlaştırılan malzemelerin muhasebe yetkilisince kayıtlarının düşülmesi Ekonomik değeri olmayanlar ayrılır ve imha komisyonu tarafından tutanak ile imha edilir Ekonomik değeri var mı?, İmha Komisyonu, Hurda Komisyonu Mevzuat gereği Satışı yapılmak üzere MKE ye yazı yazılması MKE Tarafından alındıktan sonra hazırlanan tutanakların SGDB na Hurda İşlemleri ile ilgili evrakların dosyalama sistemine göre dosyalanması

7 Maaş Bordrosu Yazısının Hazırlanması İşlemleri DOSYA NO: İlgili Personel tarafından başvurunu yapılması, dilekçenin kayda alınması İlgili Personel, evrak Kayıt Memuru İlgili personelin dilekçesinin incelenmesi, Fakülte Sekreteri İlgili personelin maaş bilgilerinin çıkarılması Maaş yazısının hazırlanması Maaş yazısının imzalanması Fakülte Sekreteri Maaş yazısının 1. suretinin imza karşılığında başvuru yapan personele verilmesi, İlgili Personel Maaş yazısının 2. suretinin dosyalama sistemine göre dosyalanması

8 Muayene Kabul Komisyonu Oluşturulması DOSYA NO: İşlev İşlev Sorumlular Mal alımının onaylanması 3 kişiden oluşacak muayene Komisyon Üyesi Görevlendirme Yazısının yazılması Komisyon üyesi görevlendirme yazısının Dekan tarafından onaylanması,dekan Görevlendirme yazısının ilgili personele bildirilmesi Mal alımının Komisyon tarafından teknik şartnameye uygunluğunun kontrol edilmesi Muayene Kabul Komisyonu Malların yerine yenisinin gelmesinin sağlanması Mallar Uygun mu? Muayene Kabul Komisyonu Komisyon tarafından kabul tutanağının düzenlenerek, ilgili birime verilmesi Muayene Kabul Komisyonu

9 Ölüm Yardımı Başvuru İşlemleri DOSYA NO Ölüm Yardımı alacak personel veya yakınının dilekçe ile Dekanlığa başvuru yapması İlgili Personel veya yakını Vefat eden personel ise takip eden aybaşı maaş bordrosundan çıkarılması, bakmakla yükümlü olduğu eş veya çocuk ise takip eden ay başından itibaren ödeneğinin maaş bordrosundan çıkarılması Çeşitli ödemeler bordrosundan ölüm yardımı bordrosunun hazırlanması KBS Üzerinden ödeme emri belgesi hazırlanması Vefat eden personel veya yakınının SGK Sistemi üzerinden ayrılış tescilinin yapılması Ödeme emri belgelerinin imzadan sonra ayrıştırılarak, ödeme işlemleri için SGDB na, ödeme işlemlerinin başlatılması, Fakülte Sekreteri, Dekan, Evrak Teslim Görevlisi Evrakların diğer suretlerinin dosyalama sistemine göre dosyalanması

10 Raporlu Personelin, Raporlu süreleri için kesinti Hazırlama İşlemleri DOSYA NO: Personel İşleri Tarafından Raporlu personelin isim ve raporlu tarih listesinin alınması Dekanlık Personel İşleri Rapor Borcu, personel maaş bildirim formunda gösterilerek Personel Daire Başkanlığına bilgisinin verilmesi, Maaş Bilgileri Doğru mu? Maaş Bilgilerinin ekinde kesinti listesinin dökümanının çıkarılması Kesinti yapılan aydaki Personel Bildirim Formunda raporlu personelin rapor süresi yazılarak maaş bordroları ile birlikte imzalandıktan sonra SGDB na, Dekan, Fakülte Sekreteri Evrakların birer suretinin dosyalama sistemine göre dosyalanması

11 Su Faturasının Ödenmesi İşlemleri DOSYA NO: Su Faturasının Dekanlığa Teslimi B.Şehir Belediyesi, Fatura eksik ise Belediyeden yeniden istenmesi Faturanın B.Şehir belediyesinden ayrıntılı dökümünün alınması B.Şehir Belediyesi, Faturanın İncelenmesi Gider Hesap Cetveli oluşturulması, HYS üzerinden ödeme emri belgesi düzenlenmesi Ödeme emri belgesinin imzalanması, Fakülte Sekreteri, Dekan Ödeme emri belgesi ile ekindeki su faturasının ödeme işlemleri için teslim tutanağı ile SGDB na, Evrak Görevlisi Ödeme emri belgesi ve eklerinin incelenmesi, hata yok ise ödeme işlemlerinin gerçekleştirilmesi SGDB Ödeme emri belgesi ve fatura suretinin arşivlenmek üzere dosyalanması

12 Sürekli Görev Yolluğu Hazırlama İşlemleri DOSYA NO: Naklen ataması yapılan personelin Sürekli Görev Yolluğu Bildirim Formunu doldurması İlgili Personel, Formun doldurulduktan sonra Tahakkuk Birimine teslim edilmesi İlgili Personel, Formun incelenmesi, ödemeye esas evrakların formun ekine eklenmesi, Formun doğru olarak doldurulması ve yeniden vermesi gerektiği bildirilir Form doğru olarak doldurulmuş mu?, Fakülte Sekreteri Ödenek yetersiz ise ödenek tahsis edilinceye kadar ödemeye ilişkin evrakların bekletilmesi, ödenek sağlandıktan sonra işlemlerin başlatılması Ödenek yetersiz ise Bütçe kaleminde ödenek yeterli ise HYS Sisteminde ödeme emri belgesi hazırlanması, Yolluk bildirim formu ile birlikte maaş nakil ilmuhaberi, işe başlama yazısı,ve aile bildirim beyannamesi ekinde olmak üzere imzaya sunulması, Ödeme emri belgesi ve ekli evrakların imzalanması, Fakülte Sekreteri, Dekan Evraklar imzadan sonra ayrıştırılarak, teslim belgesi ile birlikte SGDB na, ödeme işlemlerinin gerçekleştirilmesi, Evrak Teslim Görevlisi Ödeme emri evraklarının birer suretinin dosyalama sistemine göre dosyalanması

13 Taşınır Kayıt Hizmetleri Talep Karşılama İşlemleri DOSYA NO: Birimlerden gelen taşınır istek fişinin Taşınır yetkilisine teslim edilmesi İlgili Personel, Taşınır Kayıt Kontrol yetkilisi Talep Edilen Malzemenin stok durumunun KBS proğramından kontrol edilmesi İlgili personele iletilmesi, Eksik malzemenin satın alınma işlemleri için Fakülte sekreterine bildirilmesi Hayır İstek yapılan malzeme stokta mevcut mu? Demirbaş veya tüketim malzemesi olduğunun belirlenmesi Talebin Karşılanması,taşınır işlem fişinin ilgili personele imzalatılması, demirbaş ise zimmet fişinin imzalatılması, İlgili birim personeli Malzemenin veya demirbaş malzemenin ilgili personele teslim edilmesi, İlgili Birim Personeli SGDB na 3 ayda bir tüketim raporunun

14 Taşınır Yıl Sonu Sayım İşlemleri DOSYA NO: Aralık ayında Sayım Komisyonunda yer alacak personelin Dekan tarafından belirlenmesi Taşınır Kayıt Memuru, Dekan Harcama yetkilisinin, belirlenen personeli onaylaması ve Sayım Komisyonunun oluşturulması Dekan, Fakülte Sekreteri, Taşınır Kayıt Memuru Komisyonda görevli personel tarafından fiili sayımların yapılması Sayım Komisyonu, Taşınır Kayıt Memuru Fiil sayım sonuçları ile birimin taşınır kayıtlarının karşılaştırılması Sayım Komisyonu, Taşınır Kayıt Memuru, Fakülte Sekreteri Eksik ise Taşınır çıkış işleminin yapılması, fazla ise Taşınır giriş işleminin yapılması Eksi/fazla Taşınır kayıtları ile fiili sayım sonuçları birbiri ile tutuyor mu? Taşınır Kayıt Memuru, Fakülte Sekreteri eşit Saymanlık Taşınır Hesapları ile MKYS Taşınır Hesaplarının Karşılaştırılması Taşınır Kayıt Memuru Hesapların tek tek incelenerek hataların tesbiti ve düzeltme işlemlerinin yapılması Hesaplar Tutuyor mu? Taşınır Kayıt Memuru Taşınır Sayım Tutanağı,Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli, Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli, en son kesilen Taşınır İşlem Fişi numarasına ilişkin tutanağın hazırlanması Sayım Komisyonu, Taşınır Kayıt Memuru Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetvelinin hazırlanarak SGDB na onaya Taşınır Kayıt Memuru, Dekan, Fakülte Sekreteri

15 Telefon Faturasının Ödenmesi İşlemleri DOSYA NO: Telefon faturasının posta ile Dekanlığa ulaşması Telekom, Telefon faturaları eksik/ tamam kontrol edilmesi, eksik olan faturanın telekomdan istenmesi Fatura üzerinde ayrıntılı inceleme yapılması Faturanın resmi ve varsa özel telefon görüşmelerinin tesbit edilmesi, özel telefon görüşmeleri tutarlarının hesaplanarak ilgili personelden tahsil edilmesi, toplanan miktarın telekoma havale edilmesi Resmi görüşme miktarının tesbit edildikten sonra ödeme işlemlerinin başlaması, Fakülte Sekreteri Ödenek yeterli ise Telefon faturalarının ödenmesi amacıyla HYS üzerinden ödeme emri belgesi düzenlenmesi, Fakülte Sekreteri Ödeme Emri belgesi ile düzenlenen evrakın imzalanması, telefon faturalarının imzalanması İmzadan çıkan ödeme emri ve ekli belgelerin ödeme işlemleri için SGDB na, Fakülte Sekreteri, Dekan, Evrak Ulaştırma Görevlisi SGDB nca ödeme evraklarının incelenmesi, eksiklik yok ise ödeme işlemlerinin gerçekleştirilmesi SGDB Ödeme emri belgesi ve ekli belgelerin arşivlenmek üzere dosyalanması

16 Bütçe Hazırlık Çalışması DOSYA NO: İşlev İşlev Sorumlular Rektörlükçe haziran ayı içerisinde bütçe hazırlık çalışmasına ilişkin yazının Rektörlük S.G.D.B. Alt birimlerden taleplerin alınması, hazırlık çalışmalarının başlaması Tahakkuk, Fakülte Sekreterliği Her bir bütçe kalemi için bütçe ihtiyacı tesbitlerinin yapılması Tahakkuk, Fakülte Sekreterliği Bütçe ihtiyacına ilişkin tesbitlerin yapılması, gerekçelerin belirlenerek bütçe fişlerinin doldurulması Tahakkuk Bütçe Hazırlık Çalışması Dosyasının Hazırlanması Tahakkuk Dosyadaki eksiklikler tamamlatılır Dosya uygun mu? Tahakkuk, Fakülte Sekreterliği Hazırlanan dosyanın Yönetim Kurulunun görüşü alınarak Dekan onayına sunulması Tahakkuk, Fakülte Sekreterliği Bütçe Hazırlık Dosyasının Rektörlük S.G.D.B. Tahakkuk

17 Doğrudan Temin İle Mal/Malzeme alımı DOSYA NO İşlev İşlev Sorumlular Mal Alımının Satın Alma Birimine Bildirilmesi İlgili Birim Mal Alımı ile ilgili Bütçe kaleminde ödenek olup olmadığının kontrol edilmesi, Fakülte Sekreteri Ödenek bulunmadığının bildirilmesi Ödenek Var mı?, Fakülte Sekreteri Fiyat araştırma komisyonu kurulması Piyasa fiyat araştırmasının yapılması Piyasadan alınacak en az üç teklif ile yaklaşık maliyetin belirlenmesi Fiyat araştırma komisyonunun yaklaşık maliyet cetvelini onaylaması, Fiyat Araştırma Komisyonu İhale onay belgesinin düzenlenerek çıktının alınması İhale onay belgesinin gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından onaylanması, Fakülte Sekreteri, Dekan En uygun teklif veren firmadan mal alımına karar verilmesi Muayene kabul komisyonu kurulması Malların uygunluk durumunun muayene komisyonu tarafından yapılması Muayene Kabul Komisyonu Malların, uygun olanının temin edilmesi Malların Alımı şartnameye uygun mu? Muayene Kabul Komisyonu Fatura ile malların komisyon tarafından teslim alınması Muayene Kabul Komisyonu Tutanak tutularak malların ambara girişinin yapılması Muayene Kabul Komisyonu, Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi Fatura karşılığı ödeme işleminin başlatılması