Kalite Yönetim Sistemi El Kitabı Dok.No: AU KYS EK Bölüm 5

Transkript

1 Liderlik ve Taahhüt Altınbaş Üniversitesi Rektörlüğü tarafından KYS ile ilgili taahhütler oluşturulmuştur. Üniversite üst yönetimi olarak, Kalite Yönetim Sisteminin uygulanmasına liderlik ederek Kalite Yönetim Sistemimiz ve Anayasamız kapsamında yer alan ilkelerimiz doğrultusunda Kalite Odaklı, İlgili Tarafların Memnuniyetine Odaklı, Etik, Adil, Paylaşımcı, Hukuka bağlı, Değişime ve Gelişime Açık bireylerle donatılmış ve çalışanlarımızın liderlik vasıflarını destekleyici bir çalışma ortamı sağlamayı taahhüt etmekteyiz. Ayrıca kalite yönetim sisteminin etkinliğine katkı sağlayacak olan tüm öneriler değerlendirilecek ve iyileştirme alanlarının belirlenmesinde dikkate alınacaktır. Üniversitemizde tüm idari kadrolarının liderlik vasıflarının arttırılması ve uygulamaya geçirilmesi için Liderlik prensibini vurgulayan ve yetkinlik değerlendirmeye yönelik çalışmalar (Norm kadro çalışmaları) yapılmakta ve eğitimler düzenlenmektedir. Kalite yönetim sisteminin uygulanmasında ve entegrasyonunda, taahhütlerimiz, politikalarımız ve Anayasamız dikkate alındığında; Entegre olarak, uygulanmakta olan Kalite yönetim sistemi ve yükseköğrenimde kalite güvence sisteminin etkinliği; yönetimin gözden geçirmesi, stratejik plan kalite toplantılarında periyodik olarak gözden geçirilmekte ve sonuçları başta web sayfamızda olmak üzere şeffaf bir şekilde ilgili taraflarla paylaşılmaktadır. Temel hedefimiz etkin sonuçlara ulaşabilen şeffaf bir yönetim sistemi uygulaması olup, gerek kalite politikamız, gerek taahhütlerimiz ve ilkelerimiz, ayrıca Üniversitemiz Anayasasında yer alan taahhütler ile üst yönetim çalışanlarına liderlik yapmakta ve sistemi desteklemektedir. Üniversitemiz kalite yönetim sistemi kapsamı, bağlamı, stratejileri ve ilgili tarafları dikkate alınarak Kalite politikaları ve kalite hedefleri oluşturulmuştur. Kalite Yönetim Sistemi şartları; ISO 9001:2015 standardının üniversitemizde uygulanabilir şartları dikkate alınarak Yükseköğretimde Kalite Güvence Sistemi ile akademik iş süreçlerine entegre edilmiş ve uygulanmaktadır. Kalite Yönetim Sistemi kapsamında tüm idari ve destek hizmetler için süreçler norm kadro çalışmaları kapsamında hazırlanmış ve süreç akışları ile desteklenmiştir. Süreçlerin tanımı ve etkileşimlerine ilişkin detaylar bu El Kitabında 4. Bölümde yer almaktadır. Tanımlanan süreçlerle ilgili riskler, performans kriterleri ve hedefler ilgili süreç dokümanları referans alınarak SR kodlu formlarda belirlenmiştir. Süreçlerde çalışan idari kadrolarımıza gerekli bilinçlendirme eğitimleri düzenlenmektedir. Ayrıca oryantasyon eğitimleri kapsamında da işe yeni başlayanlara liderlik yapılmakta ve gerekli farkındalığın sağlanması teşvik edilmektedir. Risk temelli düşünme biçimi sadece süreçler bazında değil, üniversitemizin kalite yönetim sistemi kapsamı dışında kalan faaliyetleri de dikkate alınarak benimsenmiş olup, Risk Analizlerinin bu yaklaşımla gerçekleştirilmesi teşvik edilmektedir. Uygunsuzluklara yol açabilecek hata, sapma, eksiklik vb. hususların ortaya çıkmadan önce tespit edilmesi ve takip eden süreçlere girdi olarak yansımaması temel amacımızdır. Bu önleyici yaklaşım tüm süreçlerde dikkate alınarak, çalışanlar tarafından benimsenmesi ve uygulanması için gerekli tedbirler eğitim ve bilgilendirme toplantıları vasıtasıyla alınmakta ve yönetim kadrosu tarafından teşvik edilmektedir. Uygunsuzluk, hata ifadelerinin kullanımının, bu durumların tespitinde caydırıcı olmaması ve tespit edilmesini teşvik 1

2 etmek amacıyla, bu durumların kayıt edilmesinde Düzeltici Faaliyet ihtiyaç Alanı Formları kullanılmaktadır. Kalite Yönetim Sisteminin uygulanması için gerekli kaynaklar planlama aşamasında belirlenmektedir. İç ve dış denetimler, yönetim gözden geçirme toplantıları, kalite toplantıları ve stratejik plan toplantıları vasıtasıyla mevcut kaynaklar gözden geçirilmekte ve gerekli yeni kaynakların sağlanması için planlama yapılmaktadır. Kaynak ihtiyaçları doğrudan ilgili kadrolardan ara liderlere bildirilebilmekte ve üst yönetime ara liderler vasıtasıyla iletilmektedir. Üniversitemizde asıl olan potansiyel hata kaynaklarını ortadan kaldırmak ve risk alanlarını önceden tespit etmektir. Bu doğrultuda ihtiyaç duyulan kaynakların sağlanması için üst yönetim gerekli analizleri yaparak destekleyici rol üstlenmiş kaynakların yeterliliğini adı geçen periyodik toplantılarla takip etmektedir. Ayrıca her öğretim dönemi başlangıcında akademik kadro, idari kadro ve öğrenciler ile periyodik Rektörle Buluşma günleri gerçekleştirilmektedir. Bu toplantılarda hem uygulanan faaliyetler, planlar, hedefler ile ilgili bilgi verilmekte hem de toplantıya davet edilen kesimlerin sorun, öneri ve talepleri dinlenerek sistemin iyileştirilmesi için fırsatlar tespit edilmektedir. Kalite yönetim sistemi şartlarına etkin olarak uyumun sağlanmasına yönelik olarak iç ve dış denetim faaliyetlerinin sonuçları tüm çalışanlarla paylaşılmaktadır. Ayrıca uygun olmayan hizmetlerin tespit edilmesi ve kayıt altına alınması yönetsel olarak teşvik edilmekte ve gerekli düzeltici faaliyetlerin planlanmasında beyin fırtınası vb. yöntemler uygulanmaktadır. Uygunsuzlukların kök sebeplerinin spesifik olarak bu faaliyetleri yürütenler tarafından etkin olarak tespit edilebileceği bilinci ile ve katılımcılık esası ile bu çalışmalar teşvik edilmektedir. Tüm idari ve destek süreçlerin Kalite Yönetim Sistemine uyumlu olarak sürdürülmesi, zayıf noktaların tespit edilebilmesi için gerekli tedbirlerin alınması ve bu uygunluğun öneminin paylaşılması temel amacımızdır. Bu alanlarda Düzeltici faaliyet İhtiyaç Alanı Formu kullanılarak veriler tutulmaktadır. Kalite yönetim sistemi şartlarına uyumun sağlanmasını takiben amaçlanan çıktılara ulaşmada süreçler bazında oluşturulan performans göstergeleri ve hedeflerin periyodik olarak takip edilmesine yönelik bir sistem kurulmuştur. Süreç dokümanları iş akışları ile birlikte temel performans göstergelerini de kapsamaktadır. Sorumlular tarafından takip edilen tüm hedefler yıllık olarak planlanan Yönetim Gözden Geçirme Toplantılarında ve diğer uygun platformlarda sonuçları ve gerçekleşme durumları dikkate alınarak paylaşılmaktadır. Ayrıca yönetim sisteminde yapılan veya potansiyel değişiklikler varsa, hedeflerin revize edilmesi gereken konular vb. ihtiyaçlar bu toplantılar ile karara bağlanmaktadır. Mensuplarımızın çalıştıkları alanlarda ilgili Kalite sisteminin etkinliğine katkı sağlayacak şekilde seçilmesi, bilgilendirilmesi, desteklenmesi için gerekli işe alım süreçleri tanımlanmış olup, asgari nitelikleri ve görev tanımları dokümante edilerek Organizasyon El Kitabı nda (OEK 01) Bölüm 3 kapsamında verilmiştir. Ayrıca üniversitemizde norm kodro çalışmaları yürütülerek, çalışan sayısı, nitelikleri, unvanı vb. tüm idari ve destek birimler için belirlenmiştir. Kalite Yönetim Sistemi kapsamında iyileştirme alanlarının belirlenmesi ve hayata geçirilmesine yönelik olarak çalışanlardan, müşterilerden ve paydaşlarımızdan gelen öneri vb. geri beslemelerin kayıt altına alınmasına yönelik bir sistem işletilmektedir. Veri analizlerinin sonuçları iyileştirmeler için fırsatların tespit edilmesinde dikkate alınmaktadır. Üniversitemizde tüm yönetici kadroların ve yönetici pozisyonunda olsun ya da olmasın tüm personele kurum kültürünü sağlamlaştırıcı, üniversitemiz hedeflerini çalışanlara aktaran, çalışanların liderlik vasıflarını gösterebilmesi için gerek kaynakların sağlanması, gerekse farkındalık ve bilinç düzeyinin yükseltilmesi için gerekli bilgilendirme faaliyetleri desteklenmekte ve uygulanmaktadır. Öncelikle rektörlük düzeyinde liderlik prensibi benimsenmiş ve uygulanmakta olup, tüm seviyelerde yaygınlaştırılması için uygun ortam ve destek sağlanmaktadır. Bu amaçla Rektörle Buluşma 2

3 toplantıları periyodik olarak düzenlenmekte bu buluşma toplantılarında Kalite Yönetim sistemi ile ilgili genel bilgilendirme verilmekte, Kalite Politikası ve Kalite Yönetim sisteminin gerektirdiği Liderlik prensibi vurgulanmaktadır. Müşteri Odaklılık Altınbaş Üniversitesinde kurulmuş olan Kalite Yönetim sisteminin müşterileri üniversitemiz idari ve destek hizmet süreçlerinden yararlananlar olarak tanımlanmış olup; idari ve destek hizmetlerden doğrudan yararlanan üniversitemiz birimleri ile doğrudan ve dolaylı olarak hizmetleri alan öğrencilerimiz, diğer idari ve akademik bölümlerdir. Kalite yönetim sistemi kapsamı içinde organizasyonda yer alan birimler idari hizmetlerden yararlanan iç müşteriler olarak, öğrencilerimiz, paydaşlarımız ve diğer kurumlar dış müşteriler olarak dikkate alınmaktadır. Öğrenci olarak hizmetlerimizden yararlananların ihtiyaçlarının değerlendirilmesi, yasal şartların da yansıtıldığı öğrenci işleri süreci vasıtasıyla gerçekleştirilmektedir. Öğrenci işleri süreci kapsamında hem akademik yetkinliklerin ölçümlendiği, hem de öğrenciye yansıyan genel faaliyetlerin ölçümlendiği anket uygulamaları ile geribildirimler alınmakta, beklentiler ile memnuniyet düzeyi tespit edilmektedir. İç müşteri ihtiyaç ve beklentilerinin ölçülmesine yönelik olarak Çalışan Memnuniyet anketi uygulaması iki yılda bir gerçekleştirilmektedir. Ayrıca İnsan Kaynakları Daire Başkanlığı tarafından çalışan memnuniyetinin ölçümlenebilmesi ve etkin geribildirimin sağlanabilmesi için sistemin geliştirilmesi çalışmaları periyodik olarak gerçekleştirilmektedir. Ayrıca hizmetlerden yararlanan diğer birimler de iç müşteri tanımında ele alınmış olup, bu kesimin hizmetlerle ilgili geribildirimlerinin alınması için satınalma, kütüphane, bilgi teknolojileri vb. süreçler gibi yararlanıcısı geniş faaliyet gruplarında da anket uygulaması yapılmaktadır. Yasal şartlara uyum sağlanmasına yönelik gerekli tedbirler alınmış olup, uyulması zorunlu birincil ve ikincil mevzuat için Dış Kaynaklı Dokümanlar ( Birimler) Formu oluşturulmuş ve Genel Sekreterlik ve ilgili birimler bünyesinde takip edilmektedir. Üniversitemiz tüm faaliyetleri ile ilgili yasal şartların ilgili birimler tarafından anlaşılması ve uygulanmasına yönelik olarak bilgilendirme Genel Sekreterlik vasıtasıyla doğrudan veya ilgili birimlere devredilerek yapılmaktadır. Strateji ve Kalite Geliştirme tarafından Kalite Güvence Yönetmeliği başta olmak üzere ilgili mevzuat takip edilmekte, anlaşılması ve uygulanması sağlanmaktadır. Müşteri şartlarının ve yasal şartların karşılandığının takibi için süreç performans kriterleri, iç denetim raporu ve KYS iç tetkik soru listeleri kontrol noktası olarak kullanılmaktadır. Hizmetlerimizin uygunluğunu etkileyebilecek Risklerin belirlenmesi amacıyla Risk Yönetimi Prosedürü oluşturulmuş ve ilgili prosedür kapsamında benimsenen risk belirleme metodolojisi tanımlanmıştır. Bu kapsamda dönemsel risk analizi yapılmakta ve periyodik olarak gözden geçirilmektedir. Riskleri ve fırsatları tespit etmek, izlemek, sonuçlarını süreçlerimize yansıtmak ve çalışanlarımızla paylaşmak ile tüm müşteri kesimlerinin memnuniyetinin sürdürülebilir olarak arttırılması ve dolayısıyla kalite yönetim sistemimizin performansının arttırılması hedeflenmektedir. Risk Yönetimi için tüm idari ve destek birimler tarafından SWOT Analizi kullanılarak tehditler ve fırsatlar belirlenmiş olup, bu verilerden yararlanılarak risk alanlarının tespit edilmesi yolu izlenmektedir. 3

4 Politika T.C ALTINBAŞ ÜNİVERSİTESİ KALİTE POLİTİKASI Altınbaş Üniversitesi dinamik, eğitimde niteliğe önem veren ve temel ilkelerine bağlı kalmak suretiyle yenilikçi anlayışını vizyonuna yansıtan bir üniversite olarak her koşulda insan temel yaklaşımını benimsemiştir. Güçlü bir başlangıca dayalı sürekli iyileştirmeyi esas alan temel politikamız kapsamında; üniversitemiz öğrencilerinin, ailelerinin, mensuplarımızın ve toplumun beklentilerini göz ardı etmeksizin eğitim, öğretim hizmetlerinin ve bilimsel araştırma faaliyetlerinin kaliteli ve etkin olarak sunulması anlayışı ile, iç ve dış tüm hizmetlerini bu hizmetlerden yararlananlar için yasal şartlara tam uyum ve sürekli iyileştirme anlayışını benimseyerek vermeyi hedeflemektedir. Ayrıca, vermiş olduğu hizmetlerin en önemli çıktısı olarak Türkiye ile Dünya gençliğini birbirine yaklaştırmayı; ülkemizi seven ve çok iyi tanıyan gönül elçilerimiz ile geleceğe ve barışa yatırım yapmayı hedeflemektedir. Yasal şartlar dahil olmak üzere ilgili taraflarımızın beklentilerine cevap verecek uygulanabilir şartları yerine getirmek üzere; üniversitemiz idari ve destek birimlerinde uygulanan Kalite Yönetim Sistemi ile akademik alanda Kalite Güvence çalışmalarının entegrasyonunu sağlayarak, bu sistemlerin sürekli iyileştirilmesi için politikalar ve stratejik hedefler belirlenmektedir. Yükseköğretim faaliyetleri kapsamında, kalite temelli yönetim sisteminin uygulanmasına önderlik etmek ve tüm faaliyetlerimizde sistematik sürdürülebilir iyileştirmeyi sağlamak politika olarak benimsenmiştir. Prof. Dr. Çağrı ERHAN Rektör 4

5 Üniversitemiz Kalite Politikası web sayfasında ( ilan edilmiş ve bu El Kitabı dışında ( KYS F 05) ayrı doküman olarak yayınlanmıştır. Ayrıca Kalite Güvence faaliyetleri için oluşturulmuş ayrı Kalite Politikası dokümanı bulunmaktadır. Kalite Politikası, Kalite Yönetimi ve Kalite Güvence ile ilgili eğitim faaliyetlerinde, Oryantasyon Eğitim faaliyetlerinde temel madde olarak yer almaktadır. Ayrıca rektörlük tarafından çalışanlara eğitimlerle, bilgilendirme toplantıları ile ve periyodik toplantılar ile duyurulmaktadır. Altınbaş Üniversitesi web sayfasında yayınlanarak ilgili tarafların erişimine açılmıştır. Kalite Politikasının Yönetim gözden geçirme toplantıları vasıtasıyla izlenmesi ve gözden geçirilmesi sağlanmaktadır. Politikanın oluşturulmasında KYS kapsamı öncelikle dikkate alınmakla birlikte, yükseköğretim faaliyetlerinin temel amaç olması ve tüm sistem dokümanlarının bu amacı destekleyici olması göz ardı edilmemektedir. Kurumsal görev yetki ve sorumluluklar Organizasyon El Kitabı kapsamında 3. Bölümde tüm birimlerde bulunan pozisyonlar bazında hazırlanmış ve Genel Organizasyon şemamızda (Organizasyon El Kitabı Bölüm 2) belirlenen unvanlara paralel olarak dokümante edilmiştir. ISO 9001:2015 standardı kapsamında sistemin kurulması, uygulanması ve sürdürülmesi faaliyetlerinin koordine edilmesi ve aynı zamanda 3. Taraf belgelendirme kuruluşları ve akreditasyon kuruluşları ile iletişim kurulması için ISO 9001:2015 Yönetim Temsilcisi atanmıştır. Bu kapsamda; Kalite yönetim sisteminin, bu standardın şartlarını karşılamasının güvence altına alınmasından Yönetim Temsilcisi, Rektör Yardımcıları ve Rektör, Proseslerin istenen sonuçları ortaya çıkarmasının güvence altına alınmasından ilgili süreç sorumluları ve birim amirleri, Kalite yönetim sisteminin performansı ve iyileştirme için fırsatlar ile ilgili rektörlük düzeyinde raporlamadan Yönetim Temsilcisi, birimler arası ve birimlerden rektörlüğe raporlamadan Genel Sekreter ve birim amirleri, Üniversitemizde müşteri odaklılığın teşvik edilmesinden rektörlük, Kalite yönetim sistemindeki değişiklikler planlanır ve uygulanırken, kalite yönetim sisteminin bütünlüğünün bozulmaması, sürekliliğin sağlanmasından Yönetim Temsilcisi sorumludur. Bu sorumluluklar her bir unvan için hazırlanan görev tanımlarında da yer almakla birlikte, görev tanımlarında yukarıda verilen ana ifadeleri destekleyici ve terminoloji birliği sağlayıcı nitelikte faaliyetin yerine getirilmesine yönelik ifadeler de kullanılmıştır. Referans Dokümanlar Organizasyon El Kitabı ve Görev Tanımları Hizmet İçi Eğitim Prosedürü KYS Eğitim Prosedürü Süreç Dokümanları Dış Kaynaklı Doküman Listesi (Birimler) 5

6 Revizyon Numarası ve tarihi İlgili Madde Revizyon İçeriği 00 - İlk Yayın 6