İZMİR DEFTERDARLIĞI MUHASEBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞLEM YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM. Amaç, Kapsam, Dayanak, Misyon ve Tanımlar

Transkript

1 İZMİR DEFTERDARLIĞI MUHASEBE MÜDÜRLÜĞÜ İŞLEM YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak, Misyon ve Tanımlar Amaç Madde 1- Bu Yönergenin amacı; İzmir Defterdarlığı Muhasebe Müdürlüğünce yürütülen işlem süreçleri hakkında çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir. Kapsam Madde 2- Bu Yönerge, İzmir Defterdarlığı Muhasebe Müdürlüğüne ait iş ve işlem süreçlerini kapsar. Dayanak Madde 3- Bu Yönerge; 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve Maliye Bakanlığı Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planına dayanılarak hazırlanmıştır. Muhasebe Müdürlüğünün Misyonu Madde 4- Devletçe belirlenen maliye politikaları çerçevesinde; devletin muhasebe ve saymanlık hizmetlerini yürütmektir. ifade eder. Tanımlar ve Kısaltmalar Madde 5- (1) Bu Yönergede yer alan; 1) Bakanlık: Maliye Bakanlığını, 2) Bakan: Maliye Bakanını, 3) Üst Yönetici: Maliye Müsteşarını, 4) Defterdarlık: İzmir Defterdarlığını, 5) Müdürlük: İzmir Defterdarlığı Muhasebe Müdürlüğü nü, 6) Müdür: İzmir Defterdarlığı Muhasebe Müdürü nü, 7) Müdür Yardımcısı: İzmir Defterdarlığı Muhasebe Müdür Yardımcısını, 8) Personel: İzmir Defterdarlığı Muhasebe Müdürlüğü çalışanlarını, 9) İşlem Yönergesi: Muhasebe Müdürlüğü İşlem Yönergesi ni, 10) Say2000i: Saymanlık Otomasyon Sistemini, 11) KBS: Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemini, 12) HYS: Harcama Yönetim Sistemini, 13) KEÖS: Kamu Elektronik Ödeme Sistemini, 13) Yönerge: Bu yönergeyi, 1

2 İKİNCİ BÖLÜM Muhasebe Müdürlüğünün Görevleri ve İşlem Süreçleri Madde 6- Muhasebe Müdürlüğünün Görevleri 1) Genel bütçeli dairelerin muhasebe hizmetlerini yürütmek, 2) Muhasebe birimleri arasında koordinasyonu ve uygulama birliğini sağlamak üzere Defterdar tarafından verilecek görüş ve önerileri hazırlamak, 3) Muhasebe Yetkililiği görevi ile ilgili Sayıştay a hesap vermek, 4) Mevzuatında Bakanlıkça belirlenen esaslar çerçevesinde gelirlerin ve alacakların tahsili, giderlerin hak sahiplerine ödenmesi, para ve parayla ifade edilebilen değerler ile emanetlerin alınması, saklanması, ilgililere verilmesi, gönderilmesi ve diğer tüm mali işlemlerin kayıtlarının yapılması ve belgelerin saklanması ile raporlanması işlemlerini yürütmek, 5) İlgili mevzuatı gereğince, genel yönetim sektörü kapsamındaki kamu idarelerinin mali verilerinin derlenmesi işlemlerini yapmak, 6) Tütün ve tütün mamullerini tüketenler ile hizmet binalarının kapalı ve açık alanlarında 4207 sayılı Tütün Ürünlerinin Zararlarının Önlenmesi ve Kontrolü Hakkında Kanun hükümlerine aykırı davrananlara uygulanacak işlemleri yapmak. Madde 7- İşlem Süreçleri: 1. Ön Ödeme İşlemleri Süreci 2. Kesin Ödeme İşlemleri Süreci 3. Ön Ödemelerin Mahsup İşlemleri Süreci 4. Maaş İşlemleri Süreci 5. Nakden Tahsilât Süreci 6. Mahsuben Tahsilât Süreci 7. Kişilerden Alacaklar Süreci 8. Döviz İşlemleri Süreci 9. Büyük Ambar İşlemleri Süreci 10.Küçük Ambar İşlemleri Süreci 11.Menkul Kıymet Alınma İşlemleri Süreci 12.Menkul Kıymet İade İşlemleri Süreci 13.Teminat Mektubu Alınma Süreci 14.Teminat Mektubu İade Edilme ve İrat Kaydedilme Süreci 15.Başka Birimler Adına İzlenen Alacaklar Süreci ve İcra Süreci 16.Taşınır İşlemleri Süreci 17.Banka İşlemleri Süreci 18.Vezne İşlemleri Süreci 19.Yevmiye İşlemleri Süreci 20.Bilgi Edinme, Cevaplı Raporlar, Rapor Değerlendirme İşlem Süreçleri 21.Evrak Kayıt Süreci 2

3 1.Ön Ödeme İşlemleri Süreci 1.1. Islak İmzalı Muhasebe İşlem Fişinin Getirilmesi; Süreç harcama birimi tarafından KBS üzerinden oluşturulan muhasebe işlem fişi ve eki belgeler teslim/tesellüm tutanağı ile Müdürlüğe teslim edilir. 1.2.Tutanağın Bir Nüshasının Harcama Birimine Verilmesi; Muhasebe işlem fişine ait üç nüsha halinde düzenlenmiş teslim tutanağının bir nüshası, belgeler teslim alındıktan sonra harcama birimine iade edilir. 1.3.Muhasebe İşlem Fişinin Kontrolünün Yapılması; Muhasebe işlem fişi ve ekleri mevzuat açısından ve sistem yönünden kontrol edilir.(avans şeklinde yapılacak ön ödemelerin harcama yetkilisi mutemedine, şahıslara ve sözleşmeye dayanılarak yüklenicilere yapılıp yapılmadığı; kredi şeklinde yapılan ön ödemelerin ise harcama yetkilisi mutemedi ve/veya satın almalar için açılan kredilerde paranın doğrudan banka hesaplarına aktarılması uygun görülen kuruluşlara yapılıp yapılmadığı; yetkili imzaları, maddi hata ve ilgili mevzuatında sayılan evraklar olup olmadığı kontrol edilir.) Kontrol edilen, uygunsuzluk veya eksiklik tespit edilen muhasebe işlem fişi hata veya noksanı bulunan ödeme belgesi ve eki belgeler listesi düzenlenerek gerekçesi ile birlikte harcama birimine iade edilir, aynı zamanda sistem üzerinden iade işlemi gerçekleştirilir. 1.4.Sistemden Sorgulanarak Kabul Edilmesi; Mevzuat açısından ve sistem yönünden yapılan kontroller sonucu hata veya noksan tespit edilmeyen muhasebe işlem fişi, say2000i sistemi üzerinden tahakkuk işlem numarası ile sorgulanır ve kabul edilir. 1.5.Muhasebe İşlem Fişinin Muhasebe Yetkilisi/Yrd. Tarafından İmzalanması; Muhasebe işlem fişinin muhasebe yetkilisi veya yardımcısı tarafından kontrol edildikten ve imzalandıktan sonra, onaylanması için banka servisine gönderilir. 1.6.Muhasebe İşlem Fişi'nin Onaylanmasından Sonra Yevmiye Numarası ve Tarihinin Tutanağın İki Nüshasına da Yazılması; Teslim tutanaklarına onaylanan muhasebe işlem fişinin yevmiye numarası ve tarihi yazılarak bir nüshası yevmiye servisine gönderilir, diğer nüshası ilgili serviste muhafaza edilir. 2. Kesin Ödeme İşlemleri Süreci 2.1.Islak İmzalı Ödeme Emri Belgesinin Gelmesi: Harcama birimi tarafından KBS sistemi üzerinden gönderimi yapılan, ödeme emri belgesi ve eki belgeler teslim tutanağıyla (3 nüsha) teslim alınır. Teslim tutanağının 1 nüshası harcama birimine verilir. 2 nüshası muhasebe biriminde saklanır. 2.2.Ödeme Emri Belgesinin Kontrolünün Yapılması: Ödeme emri belgesi ve ekleri mevzuat açısından ve sistem yönünden kontrol edilir.uygun olmayan ödeme emri belgesi Hata veya noksanı bulunan ödeme belgesi ve eki belgeler listesi' düzenlenerek gerekçesi ile birlikte harcama birimine iade edilir. Aynı zamanda say2000i sisteminden iade işlemi gerçekleştirilir. Hata ve noksanlığı bulunmayan ödeme emri tahakkuk işlem numarasıyla say2000i sisteminden sorgulanır, kontrolü yapılır, kabul edilir ve işlem numarası alınır. Şef veya Defterdarlık uzmanı kontrolüne sunulur. 3

4 2.3.Ödeme Emri Muhasebe Yetkilisi/Yrd. Tarafından İmzalanması; Ödeme emri muhasebe yetkilisi veya yardımcısı tarafından kontrol edildikten ve imzalandıktan sonra, yevmiye numarası alınması için banka servisine gönderilir. Banka servisi yevmiye numarası ve tarihini ödeme emri belgesine yazar. Torbalara konmak üzere evrak ayırma servisine gönderir. Ödeme emirlerinin kontrolünü yapan personel; teslim tutanaklarına yevmiye numarası ve tarihini yazar. Teslim tutanağının bir nüshası yevmiye servisine verir. 3. Ön Ödemelerin Mahsup İşlemleri Süreci 3.1.Mahsup Süresinin Gelmesi; Ön ödemenin mahsubunun mali yıl içinde ya da mali yıl sonunda yapılacağı tespit edilir 3.2.Mahsubun Mali Yıl İçinde Yapılması; Harcama birimi tarafından KBS modülü üzerinden gönderilen, ödeme emri belgesi ve ekleri 3 nüsha teslim tutanağıyla teslim alınır. Teslim tutanağının 1 nüshası harcama birimine verilir. 2 nüshası muhasebe biriminde saklanır. Ödeme emri belgesi ve ekleri mevzuat açısından ve sistem yönünden kontrol edilir. Uygun olmayan ödeme emri belgesi Hata veya noksanı bulunan ödeme belgesi ve eki belgeler listesi' düzenlenerek gerekçesi ile birlikte harcama birimine iade edilir, aynı zamanda say2000i sisteminden iade işlemi gerçekleştirilir. 3.3.Uygun olan Ödeme Emri Belgesi'nin Ön Ödeme Tutarına Göre İşlem Tahsis Edilmesi; Ön ödeme sistem üzerinden sorgulanarak ön ödemenin yevmiye numarası ve tarihi ödeme emri üzerine yazılır. Ön ödemenin tamamı harcanmışsa ödeme emri ve ekleri mevzuat ve sistem kontrolü yapılır. Ön ödemenin tamamı harcanmamışsa; harcanmayan kısmı için muhasebe işlem fişi düzenlenir. Harcama birimi mutemedi ön ödeme artığını vezneye yatırır. Vezne alındısın numarası ve tarihi ödeme emri üzerine yazılır. Tahakkuk işlem numarasıyla sistemden sorgulanan ödeme emri belgesi kontrolü yapıldıktan sonra kabul edilir. 3.4.Ön ödemelerin Mahsup Dönemine Aktarılması; Muhasebe birimine verilen mahsup belgelerinden incelenmesi yıl sonuna kadar tamamlanamayan ön ödeme artıkları mahsup dönemine ödeneği ile birlikte devredilir. Malın teslim alındığı, hizmetin gördürüldüğü veya işin yaptırıldığı, ancak belgelerin mahsup döneminde verileceği, ilgili idare tarafından mali yılın sonuna kadar muhasebe birimine yazılı olarak bildirilen ön ödemeler için de aynı şekilde işlem yapılır. Mahsup döneminde de kapatılamayan ön ödeme tutarı, dönem sonunda mutemet adına borç kaydedilerek ön ödeme hesabı kapatılır. Mali yıl sonuna kadar kapatılmayan veya mahsup döneminde mahsup edileceği idaresince bildirilmeyen ön ödeme tutarı, yıl sonunda mutemet adına ilgili hesaba borç kaydedilerek ön ödeme hesabı kapatılır. Mutemet adına borç kaydedilen tutarlar hakkında merkezi yönetim muhasebe yönetmeliğinde belirtildiği şekilde işlem yapılır. 4

5 3.5.Ödeme Emrinin Muhasebe Yetkilisi/Yrd. Tarafından İmzalanması; Muhasebe işlem fişinin muhasebe yetkilisi ve/veya yardımcısı tarafından kontrol edildikten ve imzalandıktan sonra, onaylanması için banka servisine gönderilir. 3.6.Ödeme Emrinin Onaylanmasından Sonra Onay Numarası ve Tarihinin Tutanağın İki Nüshasına da Yazılması; Teslim tutanaklarına onaylanan muhasebe işlem fişinin onay numarası ve tarihi yazılarak bir nüshası yevmiye servisine gönderilir, diğer nüshası ilgili serviste muhafaza edilir. 4. Maaş İşlemleri Süreci 4.1.Maaş DeğişikliklerininGelmesi: Harcama birimi maaş değişikliklerini resmi yazıyla muhasebe birimine teslim eder. İcra ve nafaka kesintilerini emanet, dosya açılması gereken kesintileri kişi borcu servisine ayrıca bildirir Maaş Değişikliklerinin Girişi: Bildirilen değişiklikler maaş bilgi formundan girişi yapılır ve maaş hesaplatılır. Mail veya telefonla harcama birimine bildirilir. Harcama birimince değişikliklerin kontrolü yapılır. Varsa yanlış veya eksik bilgi girişi muhasebe birimince düzeltilir ve harcama birimince tekrar kontrolü yapılır. İcra ve nafaka girişi yapıldıktan sonra harcama biriminin talimatıyla onaylanır. 4.3.Islak İmzalı Ödeme Emri Belgesinin Gelmesi: Harcama birimi tarafından imzalanan ödeme emri belgesi ve ekleri 3 nüsha teslim tutanağıyla teslim alınır. Teslim tutanağının 1 nüshası harcama birimine verilir. 2 nüshası muhasebe biriminde saklanır 4.4.Ödeme Emri Belgesinin Kontrolünün Yapılması: Ödeme emri belgesi ve ekleri mevzuat açısından ve sistem yönünden kontrol edilir. Uygun olmayan ödeme emri belgesi Hata veya noksanı bulunan ödeme belgesi ve eki belgeler listesi' düzenlenerek gerekçesi ile birlikte harcama birimine iade edilir. Hata ve noksanlığı bulunmayan ödeme emri belgesinin say2000i sisteminden kontrolü yapılır, muhasebeleştirilir ve işlem numarası alınır. Şef veya Defterdarlık uzmanı kontrolüne sunulur. 4.5.Ödeme Emri Muhasebe Yetkilisi/Yrd. Tarafından İmzalanması: Ödeme emri muhasebe yetkilisi veya yardımcısı tarafından kontrol edildikten ve imzalandıktan sonra, onay numarası alınması için banka servisine gönderilir. Banka servisi onay numarası ve tarihini ödeme emri belgesine yazar. Torbalara konmak üzere evrak ayırma servisine gönderir. Ödeme Emirlerinin kontrolünü yapan personel; teslim tutanaklarına onay numarası ve tarihi yazar. Teslim tutanağının bir nüshası yevmiye servisine verir. 5. Nakden Tahsilat Süreci Muhasebe Yetkilisi Mutemedi Tahsilâtı, Vezne Tahsilatı, Banka Tahsilatı 5.1.Muhasebe Yetkilisi Mutemedi Tahsilâtı: Muhasebe yetkilisi mutemedince talep sahibinden para alınır. Alınan tutar karşılığı Muhasebe yetkilisi mutemedi alındısı düzenler. Alındının bir nüshanın talep sahibine verilir.muhasebe yetkilisi mutemedi defterine kaydedilir. 5

6 5.1.2.Muhasebe yetkilisi mutemedi, Muhasebe yetkilisi mutemedi defteri ve alındının diğer nüshası ile birlikte ilgili tutarı vezneye yatırmak için muhasebe birimine getirir. Bütçe gelirleri servisi defter ve alındıları karşılaştırır, kontrolünü yapar. Say2000i sisteminden muhasebe işlem fişi düzenler ve vezneye yönlendirilir. Veznedar muhasebe işlem fişini onaylar tahsilât karşılığında alındı belgesi düzenler; bir nüshasını Muhasebe yetkilisi mutemedine verir Muhasebe işlem fişleri Muhasebe yetkilisi/ yardımcısı tarafından imzalandıktan sonra evrak ayırma servisine verilir. 5.2.Vezne Tahsilatı İlgili servis gelen yazı veya talep sahibinin beyanıyla tahsilatın cinsine göre say2000i sisteminden ilgili bütçe tertibine gelir kaydederek muhasebe işlem fişi düzenler ve imzalar. Talep sahibi muhasebe işlem fişiyle vezneye yönlendirilir Vezne görevlisi muhasebe işlem fişini kontrol eder; hata veya eksiklik tespit ederse düzeltilmesi için ilgili servise iade eder. Muhasebe işlem fişi uygun ise onaylar tahsilat karşılığında alındı belgesi düzenler 1 nüshasını talep sahibine verir Muhasebe işlem fişleri Muhasebe yetkilisi/ yardımcısı tarafından imzalandıktan sonra evrak ayırma servisine verilir. 5.3.Banka Tarafından Yapılan Tahsilat Banka tahsilât hesabımız, banka ve keös sisteminden tahsilat ekstresi alınarak ilgili servislerce kontrol edilir. Uygun olan tahsilâtlar; ilgili bütçe tertibine gelir kaydedilerek say2000i sisteminden muhasebe işlem fişi düzenlenir. Uygun olmayan tahsilâtlar; say2000i sisteminden emanet hesabına alınarak muhasebe işlem fişi düzenlenir. Muhasebe işlem fişleri muhasebe yetkilisi/ yardımcısı tarafından imzalandıktan sonra yevmiye tarihleri ekstre tarihi olarak değiştirilir evrak ayırma servisine verilir. 6. Mahsuben Tahsilat Süreci Hak sahibi tarafından muhasebe birimine gelen tahsilat talebinin hangi birim tarafından ve ne şekilde yapılacağını gelen resmi yazı, dilekçe ya da ödeme emri belgesi incelenerek belirlenir. 6.1.Emanet Hesaplarda Bulunan Tutarlardan Mahsuben Tahsilat: Say2000i uygulamasındaki devreden emanetler hesaplarına ait rapor dökümleri kontrol edilerek hak sahibi adına kayıt olup olmadığı kontrol edilir. Hak sahibi tarafından talep edilen tutar kayıtlarımızda değilse ya da talep şekli tahsilata uygun değilse ilgili tahsilat talebi reddedilir. İlgilinin talebi uygun bulunduğu takdirde; muhasebe işlem fişi ile tahsilata konu borç miktarının emanet hesaplarından ilgili hesaplara alınır ve emanetteki miktardan hesaben düşümü yapıldıktan sonra imza süreci tamamlandığında tahsilat işlemi gerçekleşir. 6.2.Ödeme Emri Belgesi Üzerinden Mahsuben Tahsilat: Muhasebe birimine intikal eden ödeme emri belgesi ilgili mevzuata göre incelendikten sonra imza süreci tamamlanır. Ödeme emri belgesi say2000i sistemi üzerinden kabul edilip onaylandıktan sonra tahsilata konu olan tutar emanet hesaplarına alınır. İşleme konu tutar muhasebe işlem fişi ile emanet hesaplardan ilgili hesaplara aktarılarak tahsilat işlemi gerçekleşir. 6

7 6.3.Muhasebe Birimi Arası Tahsilat: Say2000i sisteminden muhasebe birimler arası işlemler tablosuna bakılarak karşı saymanlık muhasebe birimi tarafından yapılan tahsilat görüntülenir. Muhasebe birimler arası işlemler tablosuna bakılarak karşı saymanlık muhasebe birimi tarafından yapılan tahsilatın Müdürlüğe ait olup olmadığı veya saymanlığa gelip gelmediği kontrol edilir. Karşı saymanlık muhasebe birimi tarafından yapılan tahsilat muhasebe birimimize ait değilse karşı muhasebe biriminden işlemi iptal ederek tahsilatı geri çekmesi istenir ve ya yapılan işlem ters kayıt yapılarak tahsilat karşı saymanlığa tekrar gönderilir ve yapılan işlem için karşı saymanlık ile görüşülerek işlemin düzeltilmesi istenir. Karşı saymanlık muhasebe birimi tarafından düzeltme işlemi yapıldıktan sonra tekrar muhasebe birimimize gönderilen tahsilat işlem yapılarak muhasebe birimler arası işlemler tablosundaki kayıt silinir. Kontrol işlemleri yapıldıktan sonra muhasebe işlem fişi düzenlenerek muhasebe birimimize gönderilen tahsilatısaymanlık hesaplarımıza alınarak tahsilat işlemi gerçekleşir. 7.Kişilerden Alacaklar Süreci 7.1. Harcama biriminden tahsilat izleme dosyası gelir Dosya ile birlikte tahsilata ilişkin üst yazı gelir. Üst yazının ekinde bulunması gereken belgeler; a)harcama yetkilisi ve gerçekleştirme görevlisi tarafından imzalanmış tahsil edilecek tutarı gösteren 3 adet muhasebe işlem fişi, b)tahsil edilecek tutarın detayını gösteren hesaplama cetveli, c)harcama birimi tarafından taksit yapılmışsa taksit miktarlarını ve tarihlerini gösteren onaylı tablo. 7.3.Yapılan kontroller sonucunda eğer evraklar uygun bir şekilde hazırlanmamışsa harcama birimine iade edilir uygun ise say2000i sisteminde kişilerden alacaklar bilgi girişi ekranından giriş yapılarak dosya numarası alınır ve muhasebe kayıt formundan muhasebe işlem fişinin girişi yapılarak onaylanır. 7.4.Borç tahsil edileceğinde kişi borcuna faiz tahakkuk edip etmediğine bakılır. Eğer faiz tahakkuk etmişse kişilerden alacaklar faiz hesaplama ekranından faizi hesaplanarak tahakkuk yapılır ve muhasebe kayıt formundan girişi yapılarak onaylanır. 7.5.Tahsilatın türüne göre işlem tesis edilir. Tahsilat türleri: a)maaştan kesinti yoluyla mahsup b)ödeme emrinden mahsup c)nakit ödeme 7.6.Oluşturulan tüm muhasebe işlem fişleri muhasebe yetkilisi/yardımcısı tarafından imzalandıktan sonra kişilerden alacaklar servisine geri gönderilir ve 1 nüshası tahsilat takip dosyasına konularak diğer 2 nüshası yevmiye servisine gönderilir. 7

8 8.Döviz İşlemleri Süreci 8.1.Tahsilat talebi ilgili servise gelir ve incelenir. 8.2.Tahsilatı yapılacak döviz işlem tarihindeki Türkiye Cumhuriyeti Merkez Bankası döviz satış kuru üzerinden Türk parasına çevrilir. 8.3.Döviz Türk parası cinsinden say2000i sistemine girilir ve muhasebe işlem fişi düzenlenerek kabul işlemi yapılır. 8.4.Talep sahibi ilgili tutar tahsil edilmek üzere vezneye yönlendirilir. 8.5.Veznedar tarafından muhasebe işlem fişi kontrol edilir. 8.6.Kontrol sonucunda muhasebe işlem fişi uygun bulunmazsa talep sahibi fişin işlemden kaldırılması ya da düzeltilmesi için ilgili servise yönlendirilir. Uygun bulunursa muhasebe işlem fişi say2000i sistemi üzerinden onaylanır ve tahsilat gerçekleştirilerek talep sahibine alındı belgesi verilir. 8.7.Gün içinde tahsil edilen tüm dövizler Teslimat Müzekkeresi düzenlenerek bankaya yatırılır. 8.8.Cuma günü her bir döviz cinsi için ayrı muhasebe işlem fişi düzenlenir ve Hazine Dış Ödemeler Saymanlığı na gönderilmek üzere hesaplardan çıkarılır. 8.9.Hafta boyunca yapılan döviz tahsilatının Hazine Dış Ödemeler Saymanlığı na gönderilmesi için bankaya talimat verilir Bir sonraki iş günü banka tarafından Hazine Dış Ödemeler Saymanlığı na döviz tahsilatlarının aktarıldığını gösteren banka ekstresinin gelmesiyle muhasebe kayıtları yapılır. 9. Büyük Ambar İşlemleri Süreci 9.1.Büyük ambarda ihtiyaç doğması halinde Darphane ve Damga Matbaasından değerli kâğıt istenir. 9.2.Muhasebe birimi tarafından 4 nüsha isteme fişi düzenlenir. 9.3.Düzenlenen isteme fişleri Muhasebe yetkilisi tarafından imzalandıktan sonra 1 nüshası muhasebe biriminde kalır, diğer 3 nüshası Darphane ve Damga Matbaasına gönderilir. 9.4.Küçük ambarlardan gelen değerli kâğıtların 2 nüshası gönderme fişi ile birlikte veznedarca teslim alınır. 9.5.Darphane ve Damga Matbaası kendisine gelen 3 nüsha isteme fişinin 2 nüshasını gönderme fişi olarak düzenler ve değerli kâğıtlarla birlikte ilgili Muhasebe Müdürlüğüne göndererek Muhasebe Müdürlüğünde veznedar tarafından teslim alınır. 9.6.Sayım Kurulu huzurunda değerli kâğıtlar sayılır ve gönderme fişiyle karşılaştırılarak noksan veya fazla değerli kağıt olup olmadığının kontrolü yapılır. 9.7.Sayımdan sonra değerli kâğıtlar eksiksiz çıkarsa büyük ambara konulur. 8

9 9.8.Eksiksiz çıkan değerli kâğıtların teslim alınması sonucu fişin teslim alma tutanağı bölümü düzenlenerek veznedar ve Muhasebe yetkilisi tarafından imzalanır. 9.9.Düzenlenen teslim alma tutanağının 1 nüshası değerli kâğıtların geldiği Darphane muhasebe birimine gönderilir diğer nüshası ise değerli kâğıtların geldiği Muhasebe Müdürlüğünde muhafaza edilir Değerli kâğıtlar büyük ambar yardımcı defterine kaydedilir Sayımdan sonra değerli kâğıtların noksan veya fazla çıkması sonucu ayrıntılı bir tutanak düzenlenerek durumu belgelendirilir ve darphaneye bildirilir Noksan veya fazla çıkan değerli kâğıtlar bir torbaya konularak ağzı mühürlenir ve büyük ambara konularak darphaneden haber beklenir Renkte bozulma, birbirine yapışma ya da yanma gibi nedenlerle değerli kâğıtların kullanılamayacak hale gelmesi durumunda, Muhasebe Müdürlüğünce kullanılamaz hale gelen değerli kâğıtların durumunu belgelendiren 3 nüsha tutanak düzenlenerek değerli kâğıtların bedelleri kayıtlardan düşülür Kullanılamaz hale gelen değerli kâğıtların bozulma nedenleri araştırılarak kişisel kusur olup olmadığının tespit edilir ve bununla ilgili rapor hazırlanır Rapor ve tutanağın bir nüshası Bakanlığa gönderilerek Bakanlıktan gelecek karar beklenir Bakanlıktan Muhasebe Müdürlüğü tarafından imhası istenenler için Defterdarlıktan onay alınır ve imha kurulu oluşturulur İmha Kurulu tarafından değerli kâğıtlar imha edilerek imha tutanağı düzenlenir ve bir nüshası Bakanlığa gönderilerek bilgi verilir İmhası muhasebe biriminden istenmeyen değerli kâğıtlarla birlikte tutanaklardan biri ve 2 nüsha gönderme fişi Darphane ve Damga Matbaasına gönderilir Küçük ambarlardan gelen baskı hatalı değerli kâğıtlar veznedar tarafından 2 nüsha gönderme fişi ile birlikte teslim alınır ve teslim fişi düzenlenerek 1 nüshası gönderen Muhasebe Müdürlüğüne verilir Baskı hatalı değerli kâğıtlar muhafaza edilmek üzere büyük ambara kaldırılarak muhasebe kayıtları yapılır Büyük ambarda toplanan baskı hatalı değerli kâğıtlar için gönderme fişi düzenlenir ve büyük ambardan çıkarılarak Darphane ve Damga Matbaasına gönderilir Küçük ambar tarafından büyük ambardan değerli kâğıt talebi bulunulduğunda 3 nüsha isteme fişiyle değerli kâğıt ihtiyacı Muhasebe Müdürlüğüne bildirilir Küçük ambarlara gönderilecek değerli kâğıtlar Muhasebe yetkilisi ve veznedarca sayılarak koli yapılır ve mühürlenerek talepte bulunan muhasebe birimine teslime hazır hale getirilir. 9

10 nüsha gönderme fişi ile birlikte değerli kâğıtlar talep eden birime teslim edilir Değerli kâğıtların teslim alındığını bildiren teslim tutanağı Muhasebe Müdürlüğüne gelir Gönderilen değerli kâğıtların muhasebe kaydıyla çıkışları yapılır. 10.Küçük Ambar İşlemleri Süreci 10.1.Küçük ambarda ihtiyaç doğması sonucu değerli kâğıt istenir Muhasebe birimi tarafından 4 nüsha isteme fişi düzenlenir Düzenlenen isteme fişleri muhasebe yetkilisi tarafından imzalandıktan sonra 1 nüshası muhasebe biriminde kalır diğer 3 nüshası gönderilir Gelen değerli kâğıtlar 2 nüsha gönderme fişi ile birlikte veznedarca teslim alınır Sayım Kurulu huzurunda değerli kâğıtlar sayılır ve gönderme fişiyle karşılaştırılarak noksan veya fazla değerli kâğıt olup olmadığının kontrolü yapılır Sayım sonucunda bir noksanlık ve ya fazlalık yoksa değerli kâğıtlar ambara konulur Değerli kâğıtların teslim alınması sonucu fişin teslim alma tutanağı bölümü düzenlenerek veznedar ve muhasebe yetkilisi tarafından imzalanır Düzenlenen teslim alma tutanağının 1 nüshası değerli kâğıtları gönderen muhasebe biriminin büyük ambarına gönderilir, diğer nüshası ise değerli kâğıtların geldiği muhasebe biriminde muhafaza edilir Değerli kâğıtlar büyük ambar yardımcı defterine kaydedilir Sayımdan sonra değerli kâğıtların noksan ya da fazla çıkması sonucu ayrıntılı bir tutanak düzenlenerek durum belgelendirilir ve defterdarlığa bildirilir Noksan veya fazla çıkan değerli kâğıtlar bir torbaya konularak ağzının mühürlenir ve küçük ambara konularak defterdarlıktan gelecek cevap beklenir nüsha gönderme fişi düzenlenir ve gönderilecek değerli kâğıtlarpaketlenerek muhasebe birimi büyük ambarına gönderilir Yetkili memur tarafından küçük ambara değerli kağıt iade edilir Değerli kağıdın iade talebi muhasebe birimine gelir ve talep vezne tarafından kontrol edilerek uygun olup olmadığına karar verilir Talep uygun bulunmazsa değerli kağıtlar iade alınmaz. Talep uygun bulunursa değerli kağıtların veznedarca teslim alınır ve teslim alma fişi düzenlenir Düzenlenen teslim alma fişinin 1 nüshası teslim edene verilir, diğer nüshası teslim alan muhasebe biriminde muhafaza edilir Değerli kağıdı talep eden yetkili memura değerli kağıt zimmetle verilir. 10

11 10.18.Yetkili memura verilecek değerli kağıtlarınçeşidini, adedini, birim değerini ve tutarını belirten değerli kâğıt bordrosu düzenlenir Yetkili memura verilecek değerli kağıtlar zimmet defterinin ilgili daireye ait bölümüne kaydedilir ve sistem üzerinden ilgili değerli kağıtların muhasebe işlemi yapılarak çıkış kaydı düzenlenir Değerli kâğıtların yetkili memura elden teslim edilir ve düzenlenen bordrolar bir dosyada sıra numarasına göre saklanır. 11.Menkul Kıymet Alınma İşlemleri Süreci Harcama biriminden menkul kıymetin kayıtlara alınmasını talep eden yazının Müdürlüğümüze intikal etmesinden sonra resmi yazı ile gelen menkul kıymetin mevzuata uygunluğu Şef/Defterdarlık uzmanı tarafından incelenir. Uygun bulunması halinde sisteme menkul kıymet girişi yapılır. Muhasebe yetkilisi/yardımcısı tarafından imzalanan muhasebe işlem fişi vezne servisine gönderilir. Vezne tarafından muhasebe işlem fişi onaylanır. Alındı belgesi şirketin yasal yetkilisine verilir. Yasal yetkili bulunmaması halinde yazıyla ilgili harcama birimine gönderilir ve alınan menkul kıymet veznede saklanmak üzere kaldırılır. 12.Menkul Kıymet İade Edilmesi İşlemleri Süreci Harcama biriminden menkul kıymetin iade edilmesi/başka saymanlığa gönderilme talebinin gelmesinden sonra resmi yazı ile gelen alındı belgesi Şef/Defterdarlık uzmanı tarafından incelenir Menkul Kıymetin İade Edilmesi Kişiler ait menkul kıymet iadesi için alındı belgesinin aslı ve imza sirküleri veya vekâletname aranır. Teminat ve depozito olarak alınan menkul kıymet iadesi için alındı belgesinin aslı, imza sirküleri veya vekâletname, SGK ilişiksizlik belgesi, vergi borcu yoktur yazısı aranır. Sistem üzerinde muhasebe işlem fişi oluşturulur. Muhasebe işlem fişi Muhasebe yetkilisi/yardımcısı tarafından kontrol edilir ve imzalanır. İmzalanan muhasebe işlem fişi vezne servisine gönderilir ve veznedar tarafından muhasebe işlem fişi onaylanır. Menkul kıymet yasal temsilciye verilir Menkul Kıymetin Karşı Saymanlığa Gönderilmesi Harcama biriminden menkul kıymetin başka saymanlığa gönderilme talebinin gelmesinden sonra bu talep Muhasebe yetkilisi/yardımcısı tarafından incelenir. Talebin incelenmesinden sonra menkul kıymetin yazı ekinde ilgili saymanlığa gönderimi ve ilgili saymanlıkça hesaba alındığına dair alındı belgesinin müdürlüğümüze intikali sonrası sistemden menkul kıymetin çıkış kaydı yapılır. Alındı belgesinin bağlandığı muhasebe işlem fişi Muhasebe yetkilisi/yardımcısı tarafından imzalanır ve onaylanır. 13.Teminat Mektupları Alınma İşlemleri Süreci İlgili kurum tarafından yazılan üst yazı ekinde teminat mektubu muhasebe birimi gelir Resmi yazı ile gelen teminat mektubunun mevzuata uygunluğu incelenir ve mevzuata uygun bulunması halinde muhasebe işlem görevlisi tarafından teminat mektubunun sisteme girişi yapılır.(uygun bulunmaması durumunda herhangi bir işlem yapılmadan teminat mektubu harcama birimine iade edilir.) 13.3.Düzenlenen muhasebe işlem fişi muhasebe yetkilisi / yardımcısı tarafından kontrol edilir ve imzalanır. Daha sonra muhasebe işlem fişi vezne servisine gönderilir ve veznedar tarafından muhasebe işlem fişi onaylanır. 11

12 13.4.Düzenlenen alındı belgesi şirketin yasal yetkilisine veya yasal yetkili bulunmaması halinde resmi yazıyla ilgili harcama birimine gönderilir. Alınan teminat mektubu veznede saklanmak üzere dosyaya kaldırılır. 14.Teminat Mektubu İade Edilme ve İrat Kaydedilme Süreci 14.1.Teminat mektubunun hesaplardan çıkma iade talebinin gelmesi durumunda; Resmi yazı ile gelen alındı belgesi incelenir. Teminat mektubunun say2000i sisteminden çıkışının yapılması için; Geçici teminat mektubunda yazının ekinde alındı belgesi imza sirküleri veya vekâletname, Kesin teminat mektubunda ise alındı belgesi, imza sirküleri/vekâletname, SGK ilişiksizlik belgesi, vergi borcu yoktur yazısı, ile talep edilir. Talep muhasebe yetkilisi/yardımcısı tarafından kontrol edilir ve muhasebe işlem görevlisi tarafından muhasebe işlem fişi düzenlenir. Muhasebe yetkilisi/yardımcısının hazırlanan muhasebe işlem fişinin kontrolünü yapması ve imzalamasının ardından imzalanan muhasebe işlem fişinin onaylanmak üzere vezne servisine gönderilir; onay sonunda teminat mektubu veznedeki dosyasından çıkarılıp, şirketin yasal yetkilisine yasal yetkilisinin bulunmaması halinde yazı ile ilgili bankaya gönderilir İrat kaydedilme talebinin gelmesi durumunda; Muhasebe birimince ilgili bankaya teminat mektubunun irat kaydı için nakde çevrilme talebi gönderilir. Teminat mektubu karşılığı nakdin tahsilat hesabına yatırılıp yatırılmadığı kontrol edilir. Nakdin intikali sonrası muhasebe işlem görevlisi tarafından muhasebe işlem fişi düzenlenir. Muhasebe yetkilisi/yardımcısı tarafından kontrol edilir ve imzalanır. İmzalanan muhasebe işlem fişi onaylanmak üzere vezne servisine gönderilir, onay sonunda teminat mektubu veznedeki dosyasından çıkarılıp, yazıyla ilgili bankaya gönderilir. Daha sonra ilgili harcama birimine teminat mektubunun bankaya gönderildiğine dair bilgi yazısı gönderilir. 15.Başka Birimler Adına İzlenen Alacaklar Ana Süreci 15.1.Kişi Borcu Dosyası Açılış Kaydı Kişi borcunun muhasebe birimince tahsilinin yapılacağının bildirilmesi üzerine talep Muhasebe yetkilisi/yardımcısı tarafından incelenip ilgili servise gönderilerek servis tarafından sisteme girişi yapılır. Şef/Defterdarlık uzmanı tarafından onaylanır. Onaylanan muhasebe işlem fişi Muhasebe yetkili/yardımcısı tarafından imzalanır Kişi Borcundan Kesinti Yapılış Kaydı Harcama birimince kişi borcu miktarının maaştan kesilmesini gösteren liste muhasebe birimine gönderilir. Listedeki miktara istinaden kesinti yapılarak sistemden muhasebe işlem fişi oluşturulur. Muhasebe işlem fişi Şef/Defterdarlık uzmanı tarafından onaylanır. İlgili harcama biriminin maaşının onaylanmasını takiben kesinti tutarı emanet hesabına düşer. İlgili ayın 15'inden sonra emanet hesaptaki tutarlar saymanlıklar arası işlemler hesabı kullanılarak kişi borcu dosyasının bulunduğu muhasebe birimine muhasebe işlem fişi düzenlenerek gönderilir. Muhasebe işlem fişi Şef/Defterdarlık uzmanı tarafından onaylanır ve muhasebe işlem fişi Muhasebe yetkilisi/yardımcısı tarafından imzalanır. 12

13 15.2.İcra Dosyası Açılış Kaydı İcra ve diğer daireler adına izlenen alacaklar tahsil talebinin gelmesi durumunda icra/nafaka yazı örneği üst yazı ile ilgili harcama birimine gönderilir. İcra müdürlüğüne, ilgili harcama birimine yazı gönderildiğine dair bilgi verilir. Harcama birimince toplam icra/nafaka borç tutarını gösteren liste muhasebe birimine gönderilir. Listedeki miktara istinaden icra/nafaka dosya açılış kaydı yapılır ve muhasebe işlem fişi hazırlanır ve Şef/Defterdarlık uzmanı tarafından onaylanır. Muhasebe işlem fişi Muhasebe yetkilisi/yardımcısı tarafından imzalanır İcra Dosyasından Kesinti Yapılış Kaydı Harcama birimince maaştan kesinti miktarını gösteren liste muhasebe birimine gönderilir. Listeye istinaden kesinti yapılarak, sistemden muhasebe işlem fişi oluşturulur. Muhasebe işlem fişi Muhasebe yetkilisi/yardımcısı tarafından imzalanır. İlgili harcama biriminin maaşının onaylanmasını takiben kesinti tutarı emanet hesabına düşer. İlgili ayın 15'inden sonra emanet hesaptaki tutarlar ilgili icra dairelerine aktarılarak muhasebe işlem fişi hazırlanır. Muhasebe işlem fişi Şef/Defterdarlık uzmanı tarafından onaylanır. Onaylanan muhasebe işlem fişi Muhasebe yetkilisi/yardımcısı tarafından imzalanır. 16.Taşınır İşlemleri Süreci 16.1.Harcama birimi tarafından taşınır işlem fişleri muhasebe birimine gönderilir Taşınır işlem fişinin üzerindeki imzaların, bağış ve envanter girişlerinde tutarı gösteren kanıtlayıcı belgenin, düzeltme işlemlerinde harcama yetkilisinden alınmış olurun, kayıtta düşme işleminde teklif onay tutanağının olup olmadığının kontrol edilir Taşınır işlem fişi yapılan kontroller sonucunda uygun bulunmazsa herhangi bir işlem yapılmadan düzeltilmek üzere ilgili harcama birimine iade edilir Uygun bulunan evrak say2000i sistemi içindeki muhasebe kayıt formu (KBS) ekranından taşınır işlem numarası ya da ilgili kurum kodu ile sorgulama yapılarak ilgili taşınır kaydı ekrana getirilir İlgili taşınır amortismana tabi ise say2000i sistemi içindeki muhasebe kayıt formu ekranından manuel olarak veya sistem üzerinden amortisman kaydı yapılır Sistem ekranına gelen taşınır için kabul işlemi yapılması; Say2000i sistemi içindeki muhasebe kayıt formu (KBS) ekranından taşınır işlem numarası ya da ilgili kurum kodu ile sorgulama yapılarak ekrana getirilen taşınıra kabul butonuna basarak işlem numarası alınır. İmza süreçleri tamamlandıktan sonra kabul edilen muhasebe işlem fişi onaylanarak taşınır kaydı yapılır Başka saymanlıktan Müdürlüğümüze gönderilen taşınırların muhasebe birimleri arası işlemler ekranından görüntülenerek harcama birimi tarafından gönderilen taşınır işlem fişi ile karşılaştırılır Yapılan kontroller sonucunda uygun bulunmazsa işlemi yapan saymanlığa muhasebe işlem fişi ile ters kayıt yapılarak sistem üzerinden geri gönderilir Uygun bulunan kayıt muhasebe birimleri arası işlemler ekranından görüntülenir, muhasebe işlem fişi düzenlenerek taşınır kaydı yapılır. 13

14 16.10.Taşınır kayıt yönetim sistemi uygulamasına geçmemiş harcama birimlerinin taşınır kayıtlarının say2000i sistemi muhasebe kayıt formundan manuel olarak yapılır. 17.Banka İşlemleri Süreci 17.1.Gerekli kontrollerden geçmiş ve imzası tamamlanmış ödemeye hazır ödeme emri belgeleri ve muhasebe işlem fişleri onaylanması için banka servisine gelir Gerekli kontroller yapıldıktan sonra (imza, vergi numarası, banka bilgileri v.s.) ödeme emri belgesi ve muhasebe işlem fişleri say2000i sisteminde onaylanarak gönderme emirleri oluşturulur Kamu elektronik ödeme sistemi üzerinden nakit işlemleri menüsünden gönderme emirlerinin buradaki nakit talep formu ile uyumluluk kontrolü yapılır Uyumluluk kontrolü yapılan gönderme emirleri sistemden seçilerek talimat aktarma yetkili yardımcısı tarafından hazineden nakit talep edilir. Hata tespit edilenler ilgili memura düzeltilmesi için iade edilir. Gerekli düzeltmeler yapıldıktan sonra nakit talep işlemleri yapılır Aynı gün saat dan sonra veya ertesi iş günü keös ve say2000i ekranlarına nakit tahsisinin hazineden geldiğini gösteren bilgi düşer Keös üzerinden hazinece nakdi karşılanan gönderme emirleri nakit işlemleri menüsünden gönderme emri oluştur butonu kullanılarak otomatik olarak talimat aktarma yetkili yardımcısı tarafından muhasebeleştirilir ve muhasebe işlem fişleri oluşturulur Talimat aktarma yetkili yardımcısı gönderme emirlerini talimat aktarma yetkilisine sunar ve talimat aktarma yetkilisi banka işlemleri menüsünden bankaya aktarılacak talimatlar butonu kullanılarak gönderme emri bilgilerini Merkez Bankası na aktarır Aktarılamayan gönderme emirleri talimat aktarma yetkilisi tarafından talimat aktarma yetkili yardımcısına iade edilir Aktarılamayan gönderme emirleri emanete al butonu kullanılarak emanet kaydı otomatik olarak oluşturulur. Kayda ilişkin muhasebe işlem fişi çıkarılır ve ilgili muhasebe servisi bilgilendirilir Talimat aktarma yetkili yardımcısı keös 'te bir önceki işgününe ait bankaya aktarılan talimatları banka işlemleri menüsünde talimat kapatma (102/510 kaydı dahil) butonunu kullanarak kapatır. Talimat kapatma ve hazine nakit hareketine ait muhasebe işlem fişleri otomatik olarak oluşturulmuş olur Gönderme emirleri, talimat kapatma ve hazine nakit hareketine ait muhasebe işlem fişleri talimat aktarma yetkilisi ve yardımcısı tarafından imzalanır. İmzalandıktan sonra yevmiye servisine teslim edilir Muhasebe müdürlüğüne Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası tarafından gönderilen nakitler ilgililerin hesaplarına aktarıldıktan sonra banka tarafından kimlik ve hesap bilgilerinde hata olduğu belirlenen gönderme emirleri Muhasebe müdürlüğüne iade edilir. 14

15 17.13.Bankacılık işlemleri menüsünden ödeme hesabı banka hesap özet cetveli alınır. Ekstrede görünen iade edilen gönderme emirleri talimat aktarma yetkili yardımcısı tarafından emanet hesabına alınarak ilgili muhasebe servisine bildirilir Gün sonunda vezne tarafından bankaya yatırılan kasa fazlasına ilişkin teslimat müzekkeresi banka servisine teslim edilir Ertesi iş günütalimat aktarma yetkilisi yardımcısı tarafından keös te banka işlemleri menüsünden alınan banka hesabı tahsilat ekstresi ile Ziraat Bankasından alınan banka hesabı tahsilat ekstresi karşılaştırılarak hesaba yatırılan tutarlar ilgili hesaplara alınır Muhasebe kayıtları için gerekli bilgilerin eksik olması veya olmaması durumunda (vergi numarası, yatırılan tutara ilişkin açıklama v.s.) banka tahsilat hesabına yatırılan tutarlar emanete alınır Tahsilat hesabına yatan tutarlarla ilgili düzenlenen muhasebe işlem fişleri talimat aktarma yetkilisi ve yardımcısı tarafından imzalanır. İmzalandıktan sonra yevmiye servisine teslim edilir. 18.Vezne İşlemleri Süreci Vezne Ödemeleri İşlem Süreci 18.1.Gerçek veya tüzel kişilere mevzuat gereğince ödenmesi ya da iadesi gereken paralar, kesin teminat mektupları ve menkul kıymetler ile ilgili evraklar muhasebe birimi veznesine gelir. İlgili personel tarafından yapılan kontrolden sonra tespit edilen hata ve noksanlıklar bildirilir, işlem yapılmaz. Yapılan kontrolden sonra ilgili evraklar imzaya gönderilir. İmza sürecinden sonra veznedar tarafından ödeme / iade işlemi gerçekleşir. Vezne Tahsilat İşlemleri Süreci 18.2.Gerçek veya tüzel kişilerce mevzuat gereğince Müdürlüğümüze yatırılması gereken paralar, kesin teminat mektupları ve menkul kıymet alımları ile ilgili yatırılacağına dair resmi belge ile saymanlığımıza müracaat edilir. İlgili personel tarafından yapılan kontrolden sonra tespit edilen hata ve noksanlıklar bildirilir, işlem yapılmaz. İlgili personel tarafından yapılan kontrolden sonra düzenlenen MİF Müdür yardımcısına imzaya gönderilir. Müdür yardımcısı tarafından yapılan kontrolden sonra tespit edilen hata ve noksanlıklar bildirilerek evrak iade edilir. Yapılan kontrolden sonra imzalanan Muhasebe işlem fişi vezneye gönderilir. Yapılan tahsilât ya da vezneye teslim edilen değerler karşılığında düzenlenen alındı belgesi ilgilisine verilir. Gün sonu, Kasa Fazlası ve Nakit İhtiyaçlarına ait İşlem Süreçleri 18.3.Gün sonunda yapılan tahsilat ve ödemelere ait muhasebe kayıtları yapılır Gün içinde yapılan tahsilâtlardan ertesi gün yapılacak ödemeler için bakanlıkça tespit edilen tutar kadarı kasada muhafaza edilir. 15

16 18.5.Gün içinde yapılan tahsilatlardan bakanlıkça belirlenen tutardan fazlasının gün sonunda teslimat müzekkeresi düzenlenerek bankaya yatırılır ve kasa fazlası tutarın kasa varlığından ayrıldığına dair muhasebe kayıtları yapılır İzleyen iş günü kasa fazlasının banka hesabına yatırıldığına ilişkin teslimat müzekkeresi, banka hesap özet cetveli ve keös ten alınan tahsilât ekstresi karşılaştırılarak muhasebe kayıtları yapılır Kasadaki tutarın ödemeleri karşılayamayacağı anlaşıldığında o günkü ödemelere yetecek tutarda para bankadan alınır Bankadan ihtiyaç olan tutarın çekilmesi için veznedar adına çek düzenlenir. Çekle para bankadan tahsil edilir. Tahsilat işleminden sonra veznedar adına alındı belgesi düzenlenir Veznedar adına çek düzenlendiğinde, bankadan alınan para kasaya konulduğunda, say2000i sistemi üzerinden ilgili hesaplara ait muhasebe kayıtları yapılır Düzenlenen tüm muhasebe işlem fişleri müdür yardımcısı tarafından imzalandıktan sonra yevmiye servisine gönderilir. 19.Yevmiye İşlemleri Süreci 19.1.Müdürlükte hizmet veren tüm servislerde yapılan iş ve işlemler sonucu düzenlenen ödeme emri belgesi ve muhasebe işlem fişleri; parasal limitler dâhilinde Muhasebe Müdürü veya Müdür yardımcılarınca imzalandıktan sonra banka servisince onaylanıp, yevmiye servisine gönderilir Gelen ödeme emri belgeleri ve muhasebe işlem fişlerinin asıl ve suret olarak tasnif edilir. Asıl Evrakların Tasnif Süreci 19.3.Ödeme Emri Belgelerinin asıl suretleri kurum ve birim koduna göre günlük olarak dizilir ve teslim tutanaklarıyla karşılaştırılır Karşılaştırma yapıldıktan sonra doğru olan ödeme emri belgeleri günlük olarak poşet torbalara konur. Ay sonunda ilgili ödeme emri belgeleri kurumlar bazında birleştirilip teslim tutanakları ile birlikte çuvala konur Karşılaştırma yapılırken olumsuz bir durumla karşılaşıldığında ilgili memur bilgilendirilir. Eksik olan ödeme emri belgesi veya tutanakların tamamlanmasından sonra ilgili ödeme emri belgeleri kurumlar bazında birleştirilip teslim tutanakları ile birlikte çuvala konur Çuvala konulan ödeme emri belgeleri ilgili mali yılı izleyen yılın Mayıs ayı sonuna kadar ilgili harcama birimlerine teslim edilecektir Muhasebe işlem fişlerini nasıl suretleri hesap kodlarına göre ayrılır, adet olarak sayılır ve bilgisayara kaydedilir Bilgisayara kaydedilen muhasebe işlem fişleri hesap kodlarına göre günlük olarak ayrı ayrı poşet torbalara konur. Ay sonunda torbalar aylık olaasrak çuvala konur ve üzerine ait oluğu ay ve yıl yazılır. 16

17 19.9.Çuvala konulan muhasebe işlem fişleri Sayıştay a gönderilmek üzere arşiv odasında saklanır. Suret Evrakların Tasnif Süreci Ödeme emri belgeleri ve muhasebe işlem fişlerine ait suretler birleştirilerek yevmiye sırasına göre dizilir Say2000i sisteminden günlük yevmiye defteri dökümü alınarak, suret evraklarla karşılaştırılır Karşılaştırma yapılırken olumsuz bir durumla karşılaşıldığında ilgili memur bilgilendirilir. Eksik evraklar tamamlandıktan sonra, evraklar günlük olarak dosyalanır Günlük olarak dosyalanan evraklar ay sonunda çuvala konur ve üzerine ait oluğu ay ve yıl yazılır Ödeme emri belgeleri için; say2000i sisteminden kurum kodları itibariyle harcama belgeleri tutarı ve adedi listesi alınarak dosyalanır Muhasebe işlem fişleri için; asıl suretleri sayılarak evrak listesi oluşturulur Aylık evrak ve çuval adetlerini gösteren liste oluşturulduktan sonra muhasebe yetkilisi sunulur. 20.Bilgi Edinme, Cevaplı Raporlar, Rapor Değerlendirme İşlem Süreçleri Bilgi Edinme: Bilgi Edine Hakkı Kanunu gereğince ilgili kurum, kuruluş ve kişilerce istenilen bilgi ve görüşlerin, kanuni dayanakları araştırılarak Defterdarlık görüşünü hazırlayarak, gerektiğinde konuyu Bakanlığa ileterek alınacak görüşü ilgili yerlere bildirilir. Cevaplı Raporlar: 20.2.Genel Müdürlük birimlerimizin Defterdarlık uzmanları ve Maliye uzmanlarınca denetlenmesi sonucunda oluşturulan cevaplı raporlara Defterdar adına cevap verilir. Rapor Değerlendirme: 20.3.Kesin Hesap Kanunu Tasarıları ile Merkezi Yönetim Kesin Hesabının Anayasanın 164 üncü maddesinde öngörülen sürede tamamlanabilmesi İçin; Muhasebe Müdürlüğü Yönetim Dönemi Hesabını, Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinin 510 uncu maddesine istinaden yılda 1 kez (Mahsup Dönemini takip eden ay sonuna kadar) Muhasebat Genel Müdürlüğüne rapor verir Kanunun kaynakların kullanılması ve yönetilmesi konusunda harcama birimi ve harcama yetkililerine yüklediği sorumluluğun gereği olarak; Muhasebe Müdürlüğü Taşınır Yönetim Dönemi Hesabını, Taşınır Mal Yönetmeliğinin 34 üncü maddesine istinaden yılda 1 kez (Ocak ayı sonuna kadar) Strateji Geliştirme Başkanlığına rapor verir. 17

18 20.5. Aylık ve yıllık bütçe uygulama sonuçlarının kısa sürede alınıp kullanıcıların hizmetine sunulabilmesi için; Muhasebe Müdürlüğü Mizan Cetvelini, 6.1 Sıra Nolu Muhasebat Genel Müdürlüğü Genelgesine istinaden her ayın 5. gününde Muhasebat Genel Müdürlüğüne rapor verir Aylık ve yıllık bütçe uygulama sonuçlarının kısa sürede alınıp kullanıcıların hizmetine sunulabilmesi için; Muhasebe Müdürlüğü Bütçe Giderleri ve Ödenekler Tablosunu, 6.1 Sıra Nolu Muhasebat Genel Müdürlüğü Genelgesine istinaden her ayın 5. gününde Muhasebat Genel Müdürlüğüne rapor verir Birimlere ait hesapların zamanında derlenmesini sağlamak, muhasebe tekniğine uygunluğunu kontrol etmek ve gerekli düzeltmeleri yaptırmak için; Muhasebe Müdürlüğü Mali İstatistikler Veri Girişi Veri Derleme ve İnceleme Sürecinde Yapılan Faaliyetler Raporunu, 5 Sıra Nolu Genel Yönetim Mali İstatistikleri Genel Tebliğine istinaden yılda 4 kez (Ocak, Nisan, Temmuz ve Ekim ayının 5 ine kadar) İl Kontrol Görevlisine (Muhasebe Müdürü) rapor verir Muhasebe kaydı ile yapılan düzeltme işlemlerini tespit etmek ve yapılan hatalı işlem sayısını azaltmak için; Muhasebe Müdürlüğü Düzeltme İşlemleri Raporunu, Toplam Kalite Yönetimi Sistemine istinaden yılda 1 kez (Ocak ayı sonuna kadar) Muhasebe Müdürüne rapor verir Müdürlükte görevli personelin iş ve işlemlere ilişkin öneri ve sorunlarını Yönetim Kademelerine iletebilmelerinin sağlanması için; Muhasebe Müdürlüğü Birim Durum Değerlendirme Toplantı Tutanaklarını, İKEP BİS Nolu Eylem Gereği yılda 2 kez (Mart ve Eylül Ayının 15'ine kadar) Defterdarlık makamına rapor verir Müdürlüğümüz çalışmaları ve personelle ilgili güncel durumun bildirilmesi için; Muhasebe Müdürlüğü Aylık Brifing Formunu, İKEP BİS Nolu Eylem gereği Her ayın 10'una kadar Defterdarlık makamına rapor verir Defterdarlık İdare Faaliyet Raporunda Müdürlüğü ilgilendiren faaliyetlerin bildirilmesi için; Muhasebe Müdürlüğü Defterdarlık İdare Faaliyet Raporunu, İKEP BİS Nolu eylem gereği yılda 1 kez (Ocak ayı sonuna kadar) Defterdarlık makamına rapor verir. 18

19 Müdürlükte yürütülen ana faaliyetler hakkında bilgi verilmesi için; Muhasebe Müdürlüğü Müdürlük Faaliyet Raporunu, İKEP RDS Nolu eylem gereği yılda 4 kez (Ocak, Nisan, Temmuz ve Ekim ayının 15 ine kadar) Defterdarlık makamına rapor verir. 21.Evrak Kayıt Süreci 21.1.Evrak servisine intikal eden evrağın muhasebe müdürlüğü servislerine mi dağıtılacağı veya muhasebe müdürlüğü dışına mı gönderileceği belirlenir Muhasebe müdürlüğü dışından gelen evrağın muhasebe müdürlüğüne ait olup olmadığı belirlenir Muhasebe servislerinden gelen evrağın evrak kayıt görevlisince giden evrak defterine kaydı yapılarak evrağa sayı verilir Evrak diğer defterdarlık birimlerinden veya diğer kamu kurumlarından geliyorsa önce zimmet defteri imzalanır, daha sonra gelen evrak kayıt defterine kaydı yapılır, evrak posta ile geliyorsa gelen evrak defterine kayıt yapılır Muhasebe müdürlüğü dışına gönderilecek evrağın evrak dağıtacak personel ile zimmet defteri ile mi veya posta yoluyla mı gönderileceği belirlenir Muhasebe müdürlüğüne gelen evrağı getiren personelin getirmiş olduğu zimmet defteri evrağı alındığına dair imzalanır Muhasebe müdürlüğüne gelen evrağı gelen evrak kayıt defterine kaydederek sayı alınır. Kaydedilen evrak önce Müdür sonra müdür yardımcısınca ilgili şefe havale edilir. Havale edilen evrak zimmet defterine yazılarak ilgili servise zimmetle verilir Muhasebe müdürlüğü dışına gönderilen evrağı götüren personelin götürmüş olduğu zimmet defteri evrağı alan personel tarafından imzalanır İl dışına gönderilen evrağı göndermeden önce zarfa konularak muhasebe müdürlüğüne ait pulla yapıştırılır. İlgili evraklar posta veya iadeli taahhütlü olarak gönderilir. 19