İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ

Transkript

1 Sayfa No : 1/9 1. AMAÇ Bu prosedürün amacı, Başkanlığa bağlı Merkez Kütüphane ve Nadir Eserler Kütüphanesinde yürütülen kütüphanecilik, bilgi-belge hizmetlerinin uluslararası standartlara uygun, çağın gerektirdiği bir şekilde verilmesini sağlayacak faaliyetlerin bir sistem içinde yürütülmesi ve bu faaliyetlerin yürütülmesini sağlamak amacıyla ortaya çıkan mal ve hizmet ihtiyaçlarının kanunlara uygun şekilde temin edilerek karşılanmasını sağlamaktır. 2. KAPSAM Bu prosedür; İstanbul Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Yönetimi, Şube Kütüphaneleri İle Koordinasyon, Bilişim Hizmetleri, İstanbul Üniversitesi Yayınları, Çeviri Bürosu, Kütüphane Hizmetlerinin Tanıtılması ve Geliştirilmesi, Maaş, Taşınır Kayıt, Taşınır Kontrol, Yarı Zamanlı ve Stajyer Öğrenci, Bağış Yoluyla Yayın Kabulü, Yayınların Kullanıma Hazırlanması, Okuyucu Hizmetleri, Yayınların Korunması ve Bakımı, Nadir Eserlerin Restorasyonu, Korunması ve Hizmete Sunulması, Elektronik Yayınlar Hizmeti ve Satın Alma faaliyetlerini kapsar. 3. SORUMLULAR Bu prosedürün uygulanmasından Daire Başkanı sorumludur, diğer sorumluluklar uygulama metni içerisinde belirtilmiştir. 4. TANIMLAR Açık ihale usulü: Bütün isteklilerin teklif verebildiği usul. Aday: Ön yeterlik için başvuran gerçek veya tüzel kişileri veya bunların oluşturdukları ortak girişimler. Doğrudan temin: Kanunda belirtilen hallerde ihtiyaçların, idare tarafından davet edilen isteklilerle teknik şartların ve fiyatın görüşülerek doğrudan temin edilebildiği usul. EBYS: İstanbul Üniversitesi Elektronik Bilgi Yönetim Sistemi. EKAP: Elektronik Kamu Alımları Platformu - İdareler ile kamu alımları sürecine taraf olanların bu sürece ilişkin işlemleri internet üzerinden gerçekleştirebilecekleri ve Kurum tarafından yönetilen elektronik ortam. Entegre Kütüphane Otomasyon Sistemi: Kütüphanede bulunan yayınların kullanıma hazırlanırken, gerekli verilerinin işlendiği sistem. Hizmet: Bakım ve onarım, taşıma, haberleşme, sigorta, araştırma ve geliştirme, muhasebe, piyasa araştırması ve anket, danışmanlık, tanıtım, basım ve yayım, temizlik, yemek hazırlama ve dağıtım, toplantı, organizasyon, sergileme, koruma ve güvenlik, meslekî eğitim, fotoğraf, film, fikrî ve güzel sanat, bilgisayar sistemlerine yönelik hizmetler ile yazılım hizmetlerini, taşınır ve taşınmaz mal ve hakların kiralanmasını ve benzeri diğer hizmetler. Hizmet sunucusu: Hizmet alımı ihalesine teklif veren gerçek veya tüzel kişileri veya bunların oluşturdukları ortak girişimler.

2 Sayfa No : 2/9 İdare: İhaleyi yapan bu Kanun kapsamındaki kurum ve kuruluşlar. İhale: Bu Kanunda yazılı usul ve şartlarla mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin istekliler arasından seçilecek birisi üzerine bırakıldığını gösteren ve ihale yetkilisinin onayını müteakip sözleşmenin imzalanması ile tamamlanan işlemler. İhale dokümanı: İhale konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinde; isteklilere talimatları da içeren idari şartnameler ile yaptırılacak işin projesini de kapsayan teknik şartnameler, sözleşme tasarısı ve gerekli diğer belge ve bilgiler. İhale yetkilisi: İdarenin, ihale ve harcama yapma yetki ve sorumluluğuna sahip kişi veya kurulları ile usulüne uygun olarak yetki devri yapılmış görevliler. İstekli: Mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin ihalesine teklif veren tedarikçi, hizmet sunucusu veya yapım müteahhidi. İstekli olabilecek: İhale konusu alanda faaliyet gösteren ve ihale veya ön yeterlik dokümanı satın almış gerçek veya tüzel kişiyi ya da bunların oluşturdukları ortak girişimi. KBS: Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi. KK: Kalite Koordinatörlüğü. KYS: Kalite Yönetim Sistemi. Mal: Satınalınan her türlü ihtiyaç maddeleri ile taşınır ve taşınmaz mal ve haklar. Ortak girişim: İhaleye katılmak üzere birden fazla gerçek veya tüzel kişinin aralarında yaptıkları anlaşma ile oluşturulan iş ortaklığı veya konsorsiyumlar. Pazarlık usulü: Bu Kanunda belirtilen hallerde kullanılabilen, ihale sürecinin iki aşamalı olarak gerçekleştirildiği ve idarenin ihale konusu işin teknik detayları ile gerçekleştirme yöntemlerini ve belli hallerde fiyatı isteklilerle görüştüğü usul. Sözleşme: Mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinde idare ile yüklenici arasında yapılan yazılı anlaşma. Tedarikçi : Mal alımı ihalesine teklif veren gerçek veya tüzel kişileri veya bunların oluşturdukları ortak girişimler. Teklif : Bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde isteklinin idareye sunduğu fiyat teklifi ile değerlendirmeye esas belge ve/veya bilgiler. TÜİK: Türkiye İstatistik Kurumu. Yaklaşık Maliyet: İhale onay belgesi düzenlenmeden önce idarece her türlü fiyat araştırması yapılarak, Katma Değer Vergisi (KDV) hariç olmak üzere hesaplanan ve dayanakları ile birlikte bir hesap cetvelinde gösterilen, ihale konusu işin öngörülen bedeli. Yerli istekli: Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı gerçek kişiler ile Türkiye Cumhuriyeti kanunlarına göre kurulmuş tüzel kişilikleri. Yüklenici: Üzerine ihale yapılan ve sözleşme imzalanan istekli.

3 Sayfa No : 3/9 5. UYGULAMA İstanbul Üniversitesi de sunulan Kütüphane ve Dokümantasyon Hizmetleri 124 sayılı Yüksek Öğretim Üst Kuruluşları ile Yüksek Öğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname ve İstanbul Üniversitesi Kütüphaneleri Yönetmeliği ne uygun olarak yürütülür Kütüphane ve Dokümantasyon Yönetimi Kütüphane ve Dokümantasyon Yönetimiyle ilgili iş ve işlemler 124 sayılı Yüksek Öğretim Üst Kuruluşları ile Yüksek Öğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname ve İstanbul Üniversitesi Kütüphaneleri Yönetmeliği ne uygun olarak yürütülür Şube Kütüphaneleri İle Koordinasyon Koordinasyon Sorumlusu Merkez Kütüphaneye bağlı Şube Kütüphanelerinin kütüphanecilik hizmetlerinin yürütülmesine yardımcı olur. Koordinasyon Sorumlusu Merkez Kütüphanenin belirlemiş olduğu kataloglama politikası doğrultusunda yayınların Entegre Kütüphane Otomasyon Sistemine veri girişinin sağlanması ve bu süreç içinde ortaya çıkan sorunların çözülmesi, soruların yanıtlanması ve belirli aralıklarla bilgilendirme toplantılarının yapılması çağdaş kütüphane hizmetlerinin şube kütüphanelerinde en iyi biçimde verilmesini gerçekleştirilmesini koordine eder. Entegre Kütüphane Otomasyon Sisteminin gerek Merkez Kütüphane gerekse şube kütüphanelerinde kullanılmasının sağlanması, her türlü teknik desteğin verilmesinin gerçekleştirilmesi ve iş başında eğitim seminerleriyle programın en iyi biçimde kullanımının gerçekleştirilmesi Koordinasyon Sorumlusu tarafından sağlanır Bilişim Hizmetleri Bilişim Hizmetleri Sorumlusu bilişim hizmetlerinin koordinasyonunu sağlar. Bilişim Hizmetleri Sorumlusu kütüphanenin hizmetlerini, etkinliklerini ve duyurularını web sayfasından ve bina içindeki dijital ekranlardan yayınlanmasını koordine eder; web sayfasının güncellenmesini sağlar İstanbul Üniversitesi Yayınları İstanbul Üniversitesi Yayınları Sorumlusu, İstanbul Üniversitesi öğretim üye ve yardımcılarının üniversite içinde ve üniversite dışında yayınlanmış; kitap, makale, bildiri, vb. formatlarda yayınlarının bibliyografik kayıtlarını Entegre Kütüphane Otomasyon Sistemine ekler, kayıtların güncelliğini sağlar. Yılda iki kez İstanbul Üniversitesi Yayınları Sergisi İstanbul Üniversitesi Yayınları Sorumlusu tarafından düzenlenir. İstanbul Üniversitesi Yayınları Sorumlusu İstanbul Üniversitesi yayınlarının basım aşamasından önce kütüphane bilgi kartının hazırlanmasını gerçekleştirir.

4 Sayfa No : 4/ Çeviri Bürosu Çeviri Bürosu Personeli Başkanlığın yurt dışı yazışmalarında; gerekli dokümanların Türkçe ye ya da İngilizce ye çeviri işlemlerini gerçekleştirir, gerektiğinde mesleki yeni yayınların çevirilerini hazırlar. Başkanlığın tanıtıcı broşür ve kataloglarının hazırlanması ve yurt dışı kaynaklı elektronik yayınların satın alım sürecinde çeviri işlemlerinin yürütülmesi, Çeviri Bürosu Personeli tarafından sağlanır Kütüphane Hizmetlerinin Tanıtılması ve Geliştirilmesi Halkla İlişkiler Sorumlusu, kütüphane tanıtımı amacıyla; ulusal/uluslararası bilimsel etkinlikler, işbirliği organizasyonları, resmi kurum/kuruluşlar ile yurt dışından gelen gruplara kütüphane turlarının yapılmasını sağlar. Kütüphane Haftası etkinliklerinin düzenlenmesi amacıyla gerekli çalışmalar Halkla İlişkiler Sorumlusu tarafından koordine edilir, belirli gün/hafta/yıldönümleri dikkate alınarak, kütüphane dermesindeki mevcut yayınlardan oluşan sergiler düzenlenir Maaş Maaş Sorumlusu, Başkanlık personelinin maaş işlemleriyle ilgili çalışmaları gerçekleştirir Taşınır Kayıt Taşınır Kayıt Sorumlusu, Başkanlığın taşınır kayıtlarının; 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu Taşınır Mal Yönetmeliği çerçevesinde düzenli olarak işlemlerinin takip edilmesini gerçekleştirir. Başkanlık bütçesinden karşılanan her türlü araç/gerecin satınalma aşamasındaki işlemlerin takip edilmesi, Taşınır Kayıtlarının KBS üzerine yapılmasını ve ilgili bölüme teslim edilmesi Maaş ve Taşınır Kayıt Kontrol İşlemleri Sorumlusu tarafından gerçekleştirilir Taşınır Kontrol Taşınır Kontrol sorumlusu; Başkanlığın Taşınır Kayıtlarının, ilgili kanun ve yönetmelikler çerçevesinde düzenli olarak işlemlerinin takip edilmesini gerçekleştirir. Taşınır kayıt ve işlemleri ile ilgili olarak düzenlenen belge ve cetvellerin mevzuata ve mali tablolara uygunluğunu kontrol eder. Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetvelini imzalayarak harcama yetkilisine sunar.

5 Sayfa No : 5/ Yarı Zamanlı ve Stajyer Öğrenci Yarı Zamanlı ve Stajyer Öğrenci Sorumlusu; Başkanlıkta çalışan yarı zamanlı öğrencilerin, çalışma birimlerine göre koordinasyonunu sağlar, yarı zamanlı öğrencilerin işe başlangıç ve işten ayrılış işlemlerinin takibinin yapar, yarı zamanlı öğrencilerin aylık çalışma puantajını hazırlar ve İstanbul Üniversitesi Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığına gönderilmesini gerçekleştirir. Öğrenci yemekhanelerinin kapalı olduğu dönemde, yarı zamanlı / stajyer öğrencilerin personel yemekhanesinden yararlanması için Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığına Yarı Zamanlı ve Stajyer Öğrenci İşlemleri Sorumlusu tarafından EBYS üzerinden yazı gönderilir. Yarı Zamanlı ve Stajyer Öğrenci İşlemleri Sorumlusu İstanbul Üniversitesi Edebiyat Fakültesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü Staj Uygulamaları 1 kapsamındaki staj uygulamalarının koordinasyonunu sağlar, staj programı doğrultusunda stajı yaptırır, staj notlarını verir ve staj defterlerini değerlendirir ve ilgili evrakları İstanbul Üniversitesi Edebiyat Fakültesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümüne teslim eder. Hasan Ali Yücel Eğitim Fakültesi Topluma Hizmet Uygulamaları kapsamındaki staj uygulamalarının koordinasyonu Yarı Zamanlı ve Stajyer Öğrenci İşlemleri Sorumlusu tarafından sağlanır, staj programı doğrultusunda uygulamalar yaptırılır, staj evraklarının onaylanarak ilgili öğrenciye teslimi sağlanır Yayınların Kullanıma Hazırlanması Teknik Hizmetler Sorumlusu, Yayınların Kullanıma Hazırlanması Yayın Sağlama Prosedürü (İÜ/KDDB/PR- 002) ve Teknik Hizmetler Prosedürü (İÜ/KDDB/PR- 003) e uygun olarak yürütülür Yayın Bağış İşlemleri Teknik Hizmetler Sorumlusu, kurum içinden ve kurum dışından gelen yayın isteklerinin değerlendirilmesinde, seçilmesi, listelenmesi ve paketlenerek gönderilmesi işlemlerinde; İstanbul Üniversitesi Yönetim Kurulu nun 19 Aralık 2012 tarih ve 152 nolu toplantıda alınan 29 numaralı kararına göre belirlenen Hizmet Kuralları dikkate alınarak yürütülür Okuyucu Hizmetleri Okuyucu Hizmetleri Sorumlusu, okuyucu hizmetleri ve kütüphanelerarasi ödünç alma faaliyetleri Okuyucu Hizmetleri Prosedürü (İÜ/KDDB/PR- 004) e uygun olarak yürütülür.

6 Sayfa No : 6/ Yayınların Korunması ve Bakımı Teknik Hizmetler Sorumlusu ve Okuyucu Hizmetleri Sorumlusu, yayınların korunması ve bakımı faaliyetini Teknik Hizmetler Prosedürü (İÜ/KDDB/PR- 003) e uygun olarak yürütülür Nadir Eserlerin Restorasyonu, Korunması ve Hizmete Sunulması Restorasyon ve Konservasyon Atölyesi Sorumlusu, nadir eserlerin restorasyonu ve konservasyonu faaliyetini, Teknik Hizmetler Prosedürü (İÜ/KDDB/PR- 003) e uygun olarak yürütülür Elektronik Yayınlar Hizmeti Elektronik Yayınlar Sorumlusu, elektronik yayınlar faaliyetini Yayın Sağlama Prosedürü (İÜ/KDDB/PR- 002) ve Okuyucu Hizmetleri Prosedürü (İÜ/KDDB/PR-004) e uygun olarak yürütülür Satın Alma Satınalma ve Bütçe İşlemleri Sorumlusu, satınalma faaliyetlerini , , ve Yayın Sağlama Prosedürü (İÜ/KDDB/PR- 002) e uygun olarak yürütülür Satınalma Talebi Başkanlığa bağlı Merkez Kütüphane ve Nadir Eserler Kütüphanesinde ihtiyaçların talebi Demirbaş İstek Formu (İÜ/KDDB/FR/002), Hizmet İstek Formu (İÜ/KDDB/FR/003), Malzeme İstek Formu (İÜ/KDDB/FR/004) ile satın almaya bildirilir Satınalma İşlemleri 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu nun 22. Maddesinde (Doğrudan Temin) belirlenen şartları taşıyan alımlar; Kamu İhale Kurumunun her yıl 1 Şubat tarihinden geçerli olmak üzere güncellenen parasal sınırlar dahilinde (KDV dahil), bütçemizin ayrıntılı harcama programına, serbest bırakma oranlarına uygun değerlendirerek yapılır. Satınalma ve Bütçe İşlemleri Sorumlusu ödeneklere göre talebi inceler, Harcama Yetkilisi tarafından uygun görülen talebin alım sürecini başlatır. Satın alınması uygun görülen talep için Satınalma ve Bütçe İşlemleri Personeli işin uzmanı ya da kullanıcısı tarafından alımı yapılacak iş ile ilgili, doğrudan temin maddesi belirlenerek işlemi başlatır ve teknik şartanmenin hazırlanmasını ister. Hazırlanan teknik şartnameye göre alımlar;

7 Sayfa No : 7/9 22a maddesine göre yapılacak ise hazırlanan teknik şartnameye uygun ürün, firmanın tek yetkili satıcı belgesi ile piyasa fiyat araştırması yapmadan işlemi başlatır. 22d maddesine göre yapılacak ise, hazırlanan teknik şartnameye uygun ürünle ilgili Piyasa Araştırma Komisyonu tarafından piyasa araştırması yapılarak Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisinin onayına sunulur. (İhaleli işler için yaklaşık maliyet komisyonu tarafından yaklaşık maliyet hazırlanır.) Satınalma ve Bütçe İşlemleri Sorumlusu yönetiminde Satınalma ve Bütçe İşlemleri Personeli tarafından 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve ikincil mevzuatları na uygun olarak yürütülen işlemler sonucu satınalma işlemi gerçekleştirilir Sayılı Kamu İhale Kanunu ve ikincil mevzuatlar ile Merkezi Yönetim Harcamaları Yönetmeliğinde belirtilen ilgili formlar kullanılır Muayene ve Kabul İşlemleri Sipariş ile birlikte temin edilen mal veya hizmet, muayene kabul işlemine tabi tutulur. Muayene işlemi, idarenin yetkili makamı tarafından 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve ikincil mevzuatlara na uygun olarak oluşturulacak Muayene ve Kabul Komisyonları tarafından yapılır.yapılan muayene işlemi sonunda Muayene ve Kabul Komisyon Tutanağı (Standart Form) düzenlenir. Yapılan muayene işlemi sonunda uygun görülen mal veya hizmet alımları kabul işlemi yapılarak satınalma işlemi sonuçlandırılır. Yapılan mal alımında herhangi bir uygunsuzluk söz konusu ise ilgili mal ve malzemeler muayene ve Kabul komisyonu tarafından kabul edilmeyerek iade edilir ve teknik şartnameye uygun mal ile değiştirilmesi istenir. Hizmet alımında ise teknik şartnameye uygun hizmetin verilmesi istenir. Mal alımları Maaş ve Taşınır Kayıt Kontrol İşlemleri Sorumlusu tarafından Taşınır Mal Yönetmeliği ve Ekleri ne uygun olarak Taşınır Işlem Fişi (Standart Form) düzenlenmek suretiyle KBS (Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi ) TKYS modülünde kayıt altına alınır. Satınalma ile ilgili ödeme emri belgesi Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği nde ödemenin çeşidine göre eklenmesi gereken standart belgeler düzenlenerek İstanbul Üniversitesi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı na gönderilir Faaliyet ve Hizmetlerin Ölçümü ve Raporlanması İstanbul Üniversitesi paydaşlarının KDDB nın faaliyet ve hizmetleri hakkındaki görüşlerini ve beklentilerini ölçmek amacıyla Kullanıcı Memnuniyet Anketi (İÜ/KDDB/FR-019) İÜ Kalite Koordinatörlüğü web sitesinden doldurulur. Birim Kalite Temsilcisi; kalite yönetim sistemi çalışmaları, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi Kontrol Kanunu uyarınca ilgili plan ve raporların hazırlanmasından sorumludur.

8 Sayfa No : 8/9 6. İLGİLİ DOKÜMANLAR 124 sayılı Yüksek Öğretim Üst Kuruluşları ile Yüksek Öğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname. 15 Kasım 1988 tarih ve sayılı Resmi Gazete yayınlanan İstanbul Üniversitesi Kütüphaneleri Yönetmeliği sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu Taşınır Mal Yönetmeliği 6279 sayılı Çoğaltılmış Fikir ve Sanat Eserlerini Derleme Kanunu Entegre Kütüphane Otomasyon Sistemi Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi İstanbul Üniversitesi Yönetim Kurulu nun 19 Aralık 2012 tarih ve 152 nolu toplantıda alınan 29 numaralı kararına göre belirlenen Hizmet Kuralları Sayılı Kamu İhale Kanunu 4735 Sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmelik Hizmet Alımları Muayene ve Kabul Yönetmeliği Kamu İhale Genel Tebliği Kamu İhale Tebliği (Parasal Limitler) Taşınır Mal Yönetmeliği Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği EKAP (Elektronik Kamu Alımı Platformu) KBS Programı Teknik Hizmetler Prosedürü (İÜ/KDDB/PR-003) Okuyucu Hizmetleri Prosedürü (İÜ/KDDB/PR-004) Yayın Sağlama Prosedürü (İÜ/KDDB/PR-002) Demirbaş İstek Formu (İÜ/KDDB/FR-002) Hizmet İstek Formu (İÜ/KDDB/FR-003) Malzeme İstek Formu (İÜ/KDDB/FR-004) Kullanıcı Memnuniyet Anketi ( İÜ/KDDB/FR-019)

9 Sayfa No : 9/9 7. REVİZYON TAKİP REVİZYON NO TARİH AÇIKLAMA Yayın Bağış İşlemleri başlığı eklenmiştir. İlgili dokümanlar kısmına eklemeler yapılmıştır. Faaliyet ve hizmetlerin ölçümü kısmında yer alan anket kodu düzeltildi Maaş bölümünde düzenleme yapılmıştır Taşınır Kayıt ve 5.9. Taşınır Kontrol bölümleri eklenmiştir. İÜ/KDDB/PR-004 Kütüphane Satınalma Prosedürü; 5.17, , , bölümlerine aktarılmıştır.