TEKNİK VE İDARİ ŞARTNAMELER NEDİR? NASIL HAZIRLANIR? Doç. Dr. Saniye Bilici

Transkript

1 TEKNİK VE İDARİ ŞARTNAMELER NEDİR? NASIL HAZIRLANIR? Doç. Dr. Saniye Bilici GAZİ ÜNİVERSİTESİ SAĞLIK BİLİMLERİ FAKÜLTESİ BESLENME VE DİYETETİK BÖLÜMÜ, 2015

2 TOPLU BESLENME SİSTEMLERİ SÜREÇ YÖNETİMİ GIDA GÜVENLİĞİ UYGULAMALARI SERVİS YÖNETİMİ PORSİYONLAMA VE SEVKİYAT ÜRETİM PLANLAMA VE GERÇEKLEŞTİRME DEPOLAMA VE STOK YÖNETİMİ SATIN ALMA YÖNETİMİ MENÜ YAPILANDIRMA

3 Yönetim prosesleri Destek prosesler Temel prosesler Kuruluşun müşteriye sunduğu üründe doğrudan etkisi olan ve stratejik öneme sahip en üst seviyedeki süreçlerdir. SATIN ALMA PROSESİ

4 SATIN ALMA PROSESİ Satın alma (tedarik etme) işlemi; bir mal veya hizmetin bir şirket, kişi ya da kurum tarafından tedarik edilmesidir. Kısaca, uygun ürünün/hizmetin tedarikçi/yükleniciden mümkün olan en düşük fiyatla satın alınmasıdır. Ne gerçekleştirilecek? Neden gerçekleştirilecek? Nerede kontrol edilecek? Nasıl gerçekleşecek/kontrol edilecek? Ne zaman gerçekleşecek/kontrol edilecek? Kim faaliyet/kontrolden sorumlu olacak? soruları (5n+1k) prosedürlerde sorgulanır. Satın Alma Proses Şeması

5 SAP, işletmenin ihtiyaçlarını ve hedef kitlenin taleplerini de göz önüne alarak; uygun yerden, uygun fiyatla, uygun zamanda, uygun miktarlarda uygun kalitede satın alınmasını gerektirir.

6 SAP Önemi Kaliteli hizmet üretimi, Kalitede standardizasyonun sağlanması, Hizmetin etkinliği, Hizmetin sürekliliğin sağlanması, Müşteri taleplerinin karşılanması ve Tedarik zinciri boyunca kuruluşun başarısı açısından etkin bir satın alma önemlidir.

7 SAP DÖNGÜSÜ Mal/Hizmet Kabul Kalite Değerlendirmesi TEDARİKÇİ YÖNETİMİ İhtiyaçların Belirlenmesi Competitive awareness Shared goals Alım Süreci ve Takibi Piyasa Araştırması/ Market Analizi

8 İhalelerde Süreç Haritası Hazırlık Süreci İhale Süreci İdare İhtiyaç Yaklaşık maliyet belirleme Şartnamelerin hazırlanması Yeterlilik kurallarının belirlenmesi İhale usulünün tespiti İhale dokümanının hazırlanması İlana çıkılması Teklif Dokümanlarının İncelenmesi Teklif Teklif Değerlendirme İstekli Sözleşme tasarısı Teknik şartname Sözleşme

9 Ne Zaman ve Nerede Sözleşmeler/Şartnamaler? Teknik ve İdari Şartname Satın Alma Öncesi Faaliyetler Satın Alma Sırasındaki Faaliyetler Satın Alma Sonrasındaki Faaliyetler Sözleşme

10 Kavram Karmaşası??? Hammadde spesifikasyonları? Ürün tanımları? Teknik şartnameler? Hammadde kalite kriterleri? Sözleşme? Hizmet şartnamesi? İdari Şartname?

11 TEMEL KAVRAMLAR Sözleşme Mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinde idare ile yüklenici arasında yapılan yazılı anlaşmayı, Tip Sözleşme Sözleşme Tasarısı

12 Tip Sözleşme Tarafları bağlayacak koşulların,genellikle sözleşmeye taraf olamayan kimselerce belirlendiği ve tarafların aralarındaki anlaşmayı bu çerçevede yapmaları gereken sözleşmelerdir. Yapım işlerinde; toplam bedel üzerinden anahtar teslimi götürü bedel sözleşme, Mal veya hizmet alımı işlerinde, ayrıntılı özellikleri ve miktarı idarece belirlenen işin tamamı için isteklinin teklif ettiği toplam bedel üzerinden götürü bedel sözleşme, Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinin birim fiyat teklif alınmak suretiyle gerçekleştirilmesi ve ihale üzerinde bırakılan istekli ile birim fiyat sözleşme imzalanması zorunludur.

13 Sözleşmelerde Yer Alması Gereken Zorunlu Maddeler İşin adı, niteliği, türü ve miktarı, hizmetlerde iş tanımı, İdarenin adı ve adresi, Yüklenicinin adı veya ticaret unvanı, tebligata esas adresi, Varsa alt yüklenicilere ilişkin bilgiler ve sorumlulukları, Sözleşmenin bedeli, türü ve süresi, Ödeme yeri ve şartlarıyla avans verilip verilmeyeceği, verilecekse şartları ve miktarı, Sözleşme konusu işler için ödenecekse fiyat farkının ne şekilde ödeneceği,

14 Sözleşmelerde Yer Alması Gereken Zorunlu Maddeler Ulaşım, sigorta, vergi, resim ve harç giderlerinden hangisinin sözleşme bedeline dahil olacağı, Vergi, resim ve harçlar ile sözleşmeyle ilgili diğer giderlerin kimin tarafından ödeneceği, Montaj, işletmeye alma, eğitim, bakım-onarım, yedek parça gibi destek hizmetlerine ait şartlar, Kesin teminat miktarı ile kesin teminatın iadesine ait şartlar, Garanti istenilen hallerde süresi ve garantiye ilişkin şartlar, İşin yapılma yeri, teslim etme ve teslim alma şekil ve şartları,

15 Sözleşmelerde Yer Alması Gereken Zorunlu Maddeler Gecikme halinde alınacak cezalar, Mücbir sebepler ve süre uzatımı verilebilme şartları, sözleşme kapsamında yaptırılacak iş artışları ile iş eksilişi durumunda karşılıklı yükümlülükler, Denetim, muayene ve kabul işlemlerine ilişkin şartlar, Yapım işlerinde iş ve işyerinin sigortalanması ile yapı denetimi ve sorumluluğuna ilişkin şartlar, Sözleşmede değişiklik yapılma şartları, Sözleşmenin feshine ilişkin şartlar, Yüklenicinin sözleşme konusu iş ile ilgili çalıştıracağı personele ilişkin sorumlulukları,

16 Sözleşmelerde Yer Alması Gereken Zorunlu Maddeler İhale dokümanında yer alan bütün belgelerin sözleşmenin eki olduğu, Anlaşmazlıkların çözümü. örnekler\hizmet Tip Sözleşme doc örnekler\srt_mamulyemek_hizmet_tip_sozlesme_12suba t2014_.doc

17 İDARİ İŞLEM Temel Kavramlar Tip Sözleşme KİK tarafından matbu olarak yayınlanmıştır. Boş bırakılan yerlerin doldurulması gerekir. Dip notlarında konuya ilişkin açıklamalar bulunmaktadır. Sözleşme Tasarısı İdare sözleşme tasarısını tip sözleşmeyi esas alarak hazırlar. İşin özelliğine göre idare boşlukları doldurur. Kanuna aykırı hazırlanamaz. Tip sözleşmede düzenlenemeyen ve işin özelliğine göre düzenlenmesi gerek duyulan hususlar Diğer hususlar bölümüne eklenir. İhaleden önce hazırlanan dokümandır.

18 Temel Kavramlar Şartname Mal veya hizmet alımlarına ilişkin idare ile yüklenici arasında yapılan anlaşmanın nitelik ve içeriğini, hizmetin yürütülmesi ile ilgili esas ve usullerin belirlendiği yazılı belge/anlaşmaları ifade eder. Şartname Tip İdari Şartname Teknik Şartname

19 İDARİ İŞLEM Temel Kavramlar Tip İdari Şartname KİK tarafından matbu olarak yayınlanmıştır. Boş bırakılan yerlerin doldurulması gerekir. -örnekler\idarişartname.doc Dip notlarında konuya ilişkin açıklamalar bulunmaktadır. İdari Şartname İdare şartname tip idari şartname esas alınarak hazırlar. İşin özelliğine göre idare boşlukları doldurur. -örnekler\hizmet Genel sartname doc Şartnamede belgelendirmelerle ilgili hususlar bulunmaktadır, en önemlisi istenecek belgelerin rekabeti engellememesidir. İdari şartnamede; kalite yönetim sistem belgesi, çevre yönetim sistem belgesi, hizmet yeri yeterlilik belgesi ile deney-analizkalibrasyon laboratuarlarının ve muayene kuruluşlarının kalite yeterliğine ilişkin düzenleme yapılabilir.

20 Mal Alımı Hizmet Alımı Yapım İşleri Alımlarda Kullanılacak Tip İdari Şartname ve Tip Sözleşmeler Açık ihale usulü/ tip idari şartname Belli istekliler arasında ihale/ tip idari şartname ve ön yeterlilik şartnamesi Pazarlık usulü ihale/ tip idari şartname Birim fiyat götürü bedel mal alımı tip sözleşmesi Açık ihale usulü/ tip idari şartname Belli istekliler arasında ihale/ tip idari şartname ve ön yeterlilik şartnamesi Pazarlık usulü ihale/ tip idari şartname Birim fiyat götürü bedel mal alımı tip sözleşmesi Açık ihale usulü/ tip idari şartname Belli istekliler arasında ihale/ tip idari şartname ve ön yeterlilik şartnamesi Pazarlık usulü ihale/ tip idari şartname Yapım işlerine ait tip sözleşme

21 İhale dokümanında, isteklilere talimatları da içeren; - idari şartname, - sözleşme tasarısı ve - teknik şartname yer almalıdır. Kamu İhale Kurumu Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği, 4 Mart 2009

22 Teknik Şartname Nedir? İdarelerce işin teknik ayrıntılarını,projelerini ve şartlarını gösteren belgelerdir.

23 Teknik Şartnamelerde; Teknik özelliklere ve tanımlamalara yer verilir. Varsa ulusal/uluslar arası teknik standartlara uygunluğu sağlamaya yönelik düzenlemeler yapılır. Belirlenecek teknik kriterlerin; verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya yönelik olması, rekabeti engelleyici hususları içermemesi, bütün istekliler için fırsat eşitliği sağlaması zorunludur.

24 Toplu Beslenme Hizmetlerine Yönelik Teknik Şartname Çeşitleri Hammadde/yiyecek-içecek alımı Ekipman temini Yemek hizmeti alımı Personel (örneğin garson)hizmet alımı

25 Hammadde Alımına İlişkin Teknik Şartnameler Hammadde Yiyecek Spesifikasyonları/Hammadde Tanımları Tüketicinin herhangi bir kalite öğesi için istek ve beklentilerinin belirlenmesidir. Kalite kriterlerinin ve tolerans düzeylerinin açıkça yazılmasıdır.

26 Teknik ŞartnamelerinYararları Kalite kontrol ve maliyet kontrolü için standart oluşturur. Tedarikçi, satın alma görevlileri, kullanıcılar ve diğer çalışanlar arasındaki yanlış anlaşmaların önlenmesini sağlar. Satın alma görevlilerinin yokluğunda, geçici olarak bir başkasının konumlanmasına olanak sağlar. Satın alma ve yönetime yeni başlayan kişiler için iyi bir eğitim kaynağı oluşturur. Satın alma amaçlarına uygun bir satın almayı kolaylaştırır.

27 Kimler tarafından ve nasıl hazırlanmalıdır? Teknik şartnamelerin oluşturulmasında; konusunda uzman en az bir teknik personel ve satın alma yetkilisi ve birim amiri sorumludur. Spesifikasyonlar hazırlanırken, Türk Gıda Kodeksi, Mikrobiyolojik kriterler tebliği ve ilgili ürün tebliğleri, ulusal düzeyde standartlar (TSE standartları gibi) ve uluslar arası otoritelerin kılavuzlarından (FDA,WHO,EFSA gibi) yararlanılmalıdır.

28 Teknik şartnamelerde belirli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün belirtilemez. Teknik şartnamelerde marka ve model belirtilebilmesi için; Ulusal/uluslar arası teknik standartların bulunmaması, Teknik özelliklerin belirlenmesinin mümkün olmaması gerekmektedir. Söz konusu hallerde şartnameye veya dengi ifadesi kullanılarak marka veya model belirtilebilir.

29 KALİTE KRİTERLERİ Duyusal Kalite Kantitatif (niceleyici) Kalite Gizli Özellikler

30 Duyusal Kalite Kriterleri Görünüş özellikleri (optik özellikler, fiziksel şekil özellikleri, ambalaj-sunuş şekli vb.) Yapısal (kinestetik) duyusal özellikleri Tekstür, viskozite ve kıvam gibi reolojik özellikler Renk Sertlik, yumuşaklık, sululuk Çiğnenebilirlik Kumluluk, liflilik Yapışkanlık, yağlılık

31 Kantitatif Kalite Kriterleri Verim, gıda bileşenlerinin oranı (ingredientlerin oranı) net ağırlık, brüt ağırlık ve süzme ağırlık gibi üreticiyi olduğu kadar tüketiciyi de etkileyen özelliklerdir. Kantitatif (niceleyici) özelliklerin saptanması diğer özelliklere göre daha kolaydır. Bu özellikler tartım, ölçme gibi objektif değerlendirmelerle saptanır.

32 Gizli Özellikler Tüketicinin duyuları ile değerlendirilemeyen fakat sağlık açısından çok önemli olan özelliklerdir. Besin değeri Katkı maddeleri Kontaminasyon (bulaşma)

33 Testler ve muayene prosedürleri Ürünler ve hizmetler teslim alınmadan önce uygulanacak muayene prosedürleri açıkça belirlenmelidir. Genellikle bu muayene planlanmış kullanıma özgü uygunluğun ölçülmesidir. Örneğin kuru baklagillerin pişirme süreleri test edilebilecektir. Tedarikçi kontrolü, değerlendirilmesi ve geliştirilmesinde önemli araçlardandır. Yaygın olarak kullanılan test ve muayene yöntemleri arasında mevzuat kapsamında yer alan patojen bakteri analizleri yer alır (donmuş balıklarda histamin gibi)

34 ÜRÜNÜN TANIMLANMASI- HAMMADDE Genel ürün tanımı Kullanılan hammadde ve bileşenlerle ilgili bilgi Ürün bileşenleri ( ph, tuz yüzdesi, vb.) Organoleptik özellikleri Mikrobiyolojik ve fiziksel özellikler gibi ürün özellikleri Paketleme, depolama koşulları, etiketleme bilgileri, raf ömrü, kullanım koşulları Gıda güvenliği ile ilişkili kabul kriterleri Ret koşulları Analiz periyodu ve istenen belgeler

35

36 UHT SÜT (1/5,1/1 VE 10 LT LİK) REF.STD.NO KONTROL SIKLIĞI UYGUN OLMAMASI DURUMUNDA KONTROL KRİTERİ KOKU GÖRÜNÜŞ Gıda Maddelerinin Ve Umumi Sağlığı İlgilendiren Eşya Ve Levazımın Hususi Vasıflarını Gösteren Tüzüğün 30.Maddesi Her alımda 10 ambalajdan 1 örnek. Bu teknik şartnameye uygun olmayan ürünler iade edilir. ÖZELLİK Kendine özgü olmalı, kötü koku olmamalıdır. UHT süt 1. sınıf tam yağlı süt olmalıdır. Birinci sınıf UHT süt özel cihazlarda temizlenmiş ve homojenize edilmiş ekstra kaliteli veya birinci sınıf çiğ sütlerin, metalimsi, pişmiş ve okside olmuş, tabi olmayan bir tatta, homojenize edilmiş olmamalıdır. SICAKLIK AMBALAJ UHT Sütler max 4 C UHT sütler, sütün bileşim özelliğini bozmayan ve sağlığa zarar vermeyen gaz,ışık ve mikroorganizma geçirmeyen kaplarda aseptik ambalajlanmış olarak teslim edilecektir. Son kullanma tarihinden önce bozulan UHT sütler yapılan sözleşmeye göre değiştirilecektir. ETİKET BİLGİSİ Ambalaj üzerindeki işaretleme Gıda Kodeksi Yönetmeliğinin 9'uncu bölümündeki gibi olacaktır. UHT sütlerin ambalajların üzerinde üretici firmanın adı, adresi, varsa tescil edilmiş markası, sütün yağ oranı, gün ay ve yıl olarak yapım ve son kullanma tarihleri kolayca okunabilir biçimde belirtilmelidir. Alınan ve uygun şartlardaki depolarda saklanan UHT sütler açıldığında doğal rengi, tadı ve kokusunda bozukluk olduğunda; son kullanma tarihinden önce bozulan UHT sütler yapılan sözleşmeye göre değiştirilecektir. TAŞIMA ve DEPOLAMA KOŞULLARI Frigo firik araçlarda getirilmelidir. Taşıma ve depolama gıda kodeksi yönetmeliğinin 10'uncu bölümündeki gibi olacaktır. ANALİZ PERİYODU Her ürün tesliminde her partide analiz sertifikası (Coliform, E. Coli, küf ve maya)

37 KEMİKSİZ DANA ETİ REF.STD.NO KONTROL SIKLIĞI UYGUN OLMAMASI DURUMUNDA KONTROL KRİTERİ KOKU GÖRÜNÜŞ tarihli Et Ürünleri Tebliği Her alımda tüm filelere bakılır. Bu teknik şartnameye uygun olmayan ürünler iade edilir. ÖZELLİK Kendine özgü kokuda olmalıdır, ekşi, bozuk koku bulunmamalıdır. S.SY.B izni verilmiş mezbahası olan yerlerde kesilmiş hayvan etleri olması,hayvan sağlık zabıtası ve etleri teftiş yönetmeliği hükümlerine göre muayene edilmiş ve buradaki şartlara uygun damgalanmış olması mecburidir. Taze kesim olacak gövdeler dörde bölünmüş, rengi pembe kırmızı arası, kıvamı sert, kendine has ve görünüşünde ve kokusunda, dış yüzü ince beyaz bir kabuk yağı ile örtülü olacaktır. Etin tamamında kemik (kaval kemiği dahil) ve kemik parçacıkları olmayacaktır. Gövdelerinin kesitlerindeki renk, kırmızıdan koyu kırmızıya yakın olacaktır. Gövdelerin üstü kirli, kan artıkları ile pislenmiş olmayacaktır. Etlerde hiçbir hastalık belirtisi olmayacak, enjeksiyon iltihabı, böbrekleri, böbrek üstü yağları, kavram yağı ve diğer fazla olan yağlardan temizlenmiş olacaktır. Etler dondurulmuş olmayacaktır. Menşei itibarı ile ithal et kesinlikle kabul edilmeyecektir. SICAKLIK Max +4 C AMBALAJ ETİKET BİLGİSİ Etler kefenlenmiş (file beziyle) olarak, soğuk hava zincirine devam ettirecek kapalı araçlarla teslim edilecektir. Gerektiğinde sipariş yemeğin cinsine göre (haşlama et, kızartma et, rosto et v.s) kurumun gereksinimine göre ihale sonuna kadar denk gelmek kaydıyla but ve kol sayısı isteğe göre getirilecektir. Müteahhit firmayı temsil eden kişi mal tesliminde bulunacaktır. Dana Eti İçin Mikrobiyolojik Özellikler Aerobik mezofilik bakteri(kob/g): 5.0x10 5 E.Coli(kob/g): 5.0x10 1 E.Coli O157 :H7(kob/g): Bulunmamalı Ambalaj üzerindeki işaretleme Gıda kodeksi Yönetmeliğinin 9'uncu bölümündeki gibi olacaktır. TAŞIMA ve DEPOLAMA Taşıma ve depolama gıda kodeksi yönetmeliğinin 10'uncu bölümündeki gibi olacaktır. KOŞULLARI ANALİZ Staphylococcus PERİYODU Her aureus mal tesliminde (kob/g) veteriner sağlık :1.0x10 raporu. 2

38 Ekipman Alımına İlişkin Teknik Şartname Hazırlarken Dikkat Edilecek Hususlar Açıklık, şeffaflık, rekabet Teknik şartnamede yer alacak hükümler tereddüde yanlış anlamaya ve bir isteğin diğeri ile gelişmesine mahal vermeyecek şekilde açık ve kesin olacaktır. Teknik şartname rekabet ortamını yaratacak şekilde hazırlanır. Teknik unsurlar Teknik şartnamede teknik olmayan isteklere yer verilmez. Amaç; teknik istekleri açıkça belirtmektir. Kolay anlaşılır kelimeler, karışık olmayan yorumlamaya gerek duyulmayacak kısa ifadeler veya kısa cümleler kullanılır. Teknik şartname tedarik edilecek malzemeyi çok değişik kalite seviyelerinde tanımlayan veya malzeme kalitesini düşürecek serbestlik verici hükümler taşımamalıdır.

39 Ekipman Alımına İlişkin Teknik Şartname Hazırlarken Dikkat Edilecek Hususlar Tanımlayıcı unsurlar Gerek görüldüğünde tedarik edilecek iş ile birlikte istenecek sarf malzemesi, test ve ölçümleme cihazı ve ölçümleme için gibi gerekli standart bakım setleri, kullanma kılavuzu gibi dokümanlar da teknik şartnameye dahil edilebilir. Fiziki şartlar Çalışma, muhafaza, taşıma ortamındaki uygun olmayan şartlardan etkilenebilecek malzeme için söz konusu ortamlar ile ilgili istekler, bunların hangi şartlarda muayene edileceği hususu ile birlikte teknik şartnamelere yazılır. Fonksiyonel hususlar Performans, çalışma şartları, kullanım yeri ve amacı belirtilerek fonksiyonel istekler yazılır. Birlikte kullanılacağı diğer elemanlar ile birlikte uyumlu çalışma isteğine de yer verilir. Sayılar ile ifade edilen teknik kriterlerde mutlaka tolerans (en az, en çok., +/-.) verilmelidir.

40 Muayene ve Kabul Komisyonu: Alımı yapılan malzemenin şartnameye veya ihtiyaca uygunluğunu kontrol ederek geçici veya kesin kabulünü yapan komisyondur. Komisyonun çalışma şekil ve şartları ile kimlerin görev alacağı ve kaç kişiden oluşacağı, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu ve bunlara dayalı olarak Kamu İhale Kurumu nca düzenlenen yönetmelik, tebliğ vb. ile belirlenmiştir. Yetkili makam tarafından biri başkan, biri işin uzmanı olmak üzere en az üç veya daha fazla tek sayıda kişi ile yedek üyelerden oluşur.

41 Yemek Hizmet Alımı Teknik Şartnameleri Yerinde hizmet alımı Mevcut mutfakta var olan ekipmanlar ile yüklenici tarafından temin edilen personel ile hizmeti yürütme Mevcut mutfakta mevcut personel ile hizmeti yürütme Taşımalı hizmet

42 Malzeme Dahil Yemek Hazırlama ve Dağıtım Hizmeti Alımında Uygulanacak Teknik Şartname Madde 1. Amaç Örneğin; Bu idari şartnamenin amacı,... Hastanesi çalışanlarına, hasta ve refakatlerine yiyecek içecek (catering) ve kafeterya hizmetleri alınmasına ilişkin hizmetlerin yerine getirilmesinde dikkate alınacak usul ve esasları belirlemektir. Madde 2. Taraflar Madde 3. İşin tanımı (yemek çeşitleri, öğün sayısı, Örneğin; Hastanesi nde yatarak tedavi gören hastalara ve refakatçilerine klinik diyetisyenler tarafından belirlenen beslenme tedavileri kapsamında sabah kahvaltısı, öğle ve akşam yemeği ile ara öğünlerinin hazırlık, üretim, servis ve servis sonrası temizlik hizmetleri ile poliklinik hastalarını da kapsayacak şekilde kafeterya hizmetlerinin verilmesi ve hastane personeli için öğle yemeği, akşam yemeği ve gece kahvaltısının hazırlık, üretim, servis ve servis sonrası temizlik hizmetleri ile kafeterya hizmetlerinin verilmesidir. Madde 4. İşin kapsamı ve süresi Madde 5. Tanımlar ve kısaltmalar (Örneğin; hasta menüsü, rasyon, adisyon, diyet mutfağı, standart tarifeleri vb.tanımlar yapılabilir. )

43 Malzeme Dahil Yemek Hazırlama ve Dağıtım Hizmeti Alımında Uygulanacak Teknik Şartname Madde 6. Hizmetin yürütülmesine ilişkin genel esaslar Örneğin; FİRMA; EK 1 de ayrıntılı olarak belirtilen mönü planlama ilkeleri doğrultusunda, İDARE diyetisyenleri ile birlikte hazırlanan ve YID tarafından onaylanan hasta ve personel mönülerini, hasta ve refakatlerine 3 ana öğün (en az 4 kaptan oluşan) ve gerekirse ara öğün (İDARE nin öngördüğü çerçevede), personele ise 2 ana öğün (en az 3 kaptan oluşan) ve 1 gece kahvaltısı ( 5 çeşit kahvaltılık + pasta ürünü) şeklinde uygulayacaktır. FİRMA; mönülerde yer alan yemeklerin/içeceklerin içine giren yiyecek/içecek malzemelerinin ve her türlü gıda maddesinin EK 2'de belirtilen kalite kriterlerine (yiyecek içecek teknik şartnameleri) uygun olmasını sağlayacaktır. FİRMA; TSE EN ISO (Gıda Güvenliği Yönetim Sistemleri, Gıda Zincirindeki Tüm Kuruluşlar için Şartlar, Nisan, 2006) standardına ait kalite belgesine sahip olmak ve vermeyi taahüt ettiği hizmetlerini standardın gereklilikleri kapsamında yürütmekle yükümlüdür. FİRMA; İDARE bünyesinde yiyecek/içecek hizmetlerini üretmek için kullanacağı tüm alanların ve ekipmanların bakım, onarım, temizlik, su, elektrik ve doğalgaz giderlerini karşılayacaktır. FİRMA nın kullandığı su, elektrik ve doğalgaz, giderleri FİRMA tarafından karşılanacaktır. Buna ilişkin olarak enerjinin ölçümlenmesi, hesaplanması ve faturalandırılması FİRMA nın görevlendirdiği bir yetkilisi ile birlikte İDARE teknik hizmetler birimi tarafından yapılan sayaç okumasıyla belirlenecektir. FİRMA; ramazan ayında oruç tutan personel için iftar yemeği ( iki çeşit iftariyelik ve üç kap yemek + Çorba) ve sahurda kahvaltı ( personel gece kahvaltısı şeklinde) verecektir. Ramazan ayı süresince, ekmek yerine İDARE YID talebi doğrultusunda ramazan pidesi ( ekmek spesifikasyonlarına uygun olan)verilecektir.

44 Malzeme Dahil Yemek Hazırlama ve Dağıtım Hizmeti Alımında Uygulanacak Teknik Şartname Madde 7. Çalıştırılacak personele ilişkin esaslar Hizmetin yürütülebilmesi için gerekli asgari personel kadrosu ve nitelikleri aşağıda gösterilmiştir. Hizmetin yürütülmesinde personel sayısı nedeniyle bir aksama olduğu takdirde İDARE, FİRMA dan personel sayısını arttırmasını isteyebilecektir. Proje Müdürü: Toplu yemek üretim ve servis hizmetleri genel tanımına uyan benzer işlerde proje müdürü olarak en az 3 yıl ve hastane yiyecek içecek işletmeciliği konusunda yeterli sürede deneyimli ve bilgi sahibi olmak, tercihen diyetisyen veya üniversitelerin 4 (dört) yıllık örgün eğitiminden mezun olmak. Dürüst, güvenilir bir kişilik ile güçlü bir iletişim kurabilme ve kendini ifade edebilme yeteneğine sahip olmak. Sağlıkla ilgili herhangi bir yüksek öğretim kurumunun en az 4 yıllık ( bir yıl hazırlık ile 5 yıl) Beslenme ve Diyetetik eğitim öğretim programını tamamlayarak Beslenme ve Diyetetik Lisans Diploması ile Diyetisyen ünvanını almış olmak. Turizm ve Otelcilik Yüksekokulu, Anadolu Otelcilik ve Turizm Meslek Lisesi, Anadolu Aşçılık Meslek Lisesi mezunu ya da T.C Milli Eğitim Bakanlığı nca verilmiş Aşçılık Meslek Lisesi diploması ve/veya kalfalık belgesi ile bonservislerinne sahip olmak. Gastronomi ve süsleme sanatı becerisine sahip olmak. Yöneticilik vasıflarını taşımakla beraber, benzer bir görevde en az 5 yıl deneyimli olmak. FİRMA; çalıştırmayı planladığı personelin isim listelerini, hangi görevlerde kaç kişi çalıştıracağını gösterir çizelgeyi işe başlamadan önce, İDARE ye vererek onayını alacaktır. FİRMA; ilk işe başlayan personeline hizmet içi eğitim verecektir. Hizmet içi eğitimin ilki sözleşmenin başladığı ay olmak üzere, 3 (üç) ayda bir periyodik olarak tekrarlanacaktır. Eğitim içeriği ve sürelerini ayrıntılı olarak içeren eğitim raporları FİRMA tarafından İDARE YID e sunulacaktır.

45 Malzeme Dahil Yemek Hazırlama ve Dağıtım Hizmeti Alımında Uygulanacak Teknik Şartname Madde 8. Hizmet kalitesi ve denetimine ilişkin esaslar Örneğin; İDARE YID; FİRMA nın vermeyi taahhüt ettiği her türlü hizmetin, satın almadan üretime, yemek kalitesinden servis şekline, firma çalışanlarının temizlik ve düzeninden genel mekan ve besin hijyenine kadar her türlü faaliyetini kontrol etme ve denetleme hakkına sahiptir. Denetleme gün ve saatleri İDARE YID tarafından belirlenecek ve denetim sonuçları Yiyecek İçecek Hizmetleri Takip ve Kontrol Formu na kaydedilecektir. FİRMA, uyarıldığı konularda sorunu derhal gidermekle yükümlüdür. Günlük çıkan yemeklerin her birinden örnek alınarak her bir yemek ayrı kaplarda olacak şekilde üzerine gün tarih yazılarak 72 saat süre ile, uygun yerde + 4ºC de muhafaza edilecektir. Herhangi bir olası durumda (besin zehirlenmesi, ishallerde, v.b.) bakteriyolojik, kimyasal, organoleptik v.b. yönünden kontrol ettirilecek, gerektiğinde yemeklerden örnek alınarak şartnamenin 8.4. maddesinde belirtildiği gibi analizleri yaptırılacak ve duruma göre işlem yapılacaktır. Bu tür kontrol ve değerlendirmelerin tüm masrafı FİRMA tarafından karşılanacaktır. FİRMA, sunuma hazır yemek numunesi miktarı kadar steril numune kaplarını temin edecektir. FİRMA tarafından hazırlanan yemekler, İDARE YID tarafından her gün saat 11:00 ve 16:00 da tat, koku, kıvam, sıcaklık(yemeğin özelliğine göre iç sıcaklık o C, soğuk yemekler için maksimum 4-6 o C )lezzet, teknik şartnamede belirtilen diğer özellik ve gramajlara uygunluk açısından kontrol edilir. Kontrol işlemi gerçekleşmeden ve İDARE YID klinik diyetisyenlerinin onayı olmadan yemek servisi başlayamaz.

46 Malzeme Dahil Yemek Hazırlama ve Dağıtım Hizmeti Alımında Uygulanacak Teknik Şartname Madde 9. Diğer hususlar Madde 10. Yemek sayıları ve ödemeler Madde 11. Cezai müeyyide ve fesih hükümleri Sözleşme ekleri Ekler Ek 1 : Menü yapılandırma ilkeleri Ek 2 : Kafeteryalarda satışa sunulacak ürün listesi Ek 3 : Denetim formları Ek 4: Personel sayı ve niteliklerinin listesi Ek 5: Demirbaş listesi

47 Şartnamelerde Çıkabilecek Sorunlar Şartnamelerde marka ve model belirtilmektedir. Hizmet alımı uygulama yönetmeliğinin müsaade etmemesine rağmen anahtar teknik personel düzenlemesi sanki işin yürütülmesine ilişkin teknik personel düzenlemesi şeklinde düşünülerek yapılmaktadır. Anahtar teknik personelden ayrıca sertifika ve referanslar istenmektedir.

48 Şartnamelerde Çıkabilecek Sorunlar İdarenin mutfağında gerçekleştirilen ihalelerde çalışacak personel sayısı ve nitelikleri belirlenmemektedir. Teknik eleman nitelikleri ile ilgili olarak rekabeti engelleyecek şekilde düzenleme yapılmaktadır. Su, elektrik, gaz gibi giderlerin teklife dahil olduğu belirsiz bir şekilde düzenlenmektedir. Yenilen yemek sayısının kontrolü için kartlı-çipli sistem talep edilmektedir.

49 Şartnamelerde Çıkabilecek Sorunlar İlan-idari şartname-teknik şartname uyumsuzlukları bulunmaktadır. Kullanılacak yemek malzemeleri için peçete, örtü vb. yeteri kadar ifadesi kullanılmaktadır. İdare mutfağında ve yemekhanesinde yüklenicinin bakım ve onarım yapması istenilmektedir.

50 Şartnamelerde Çıkabilecek Sorunlar Kalite yeterlilik belgeleri rekabeti engelleyecek şekilde istenilmektedir. İdarenin binasında yapılacak hizmet alımlarında hizmet yeri yeterlik belgesi istenilmekte, kalite belgesi olarak ISO belgesi istenmesi durumunda TSE den alınma şartı konulmakta ayrıca bu belgelerin niteliğine ilişkin düzenleme yapılmamaktadır.

51 Yemek Hizmetlerinin İhale Edilmesinde Diyetisyenin Görev ve Sorumlulukları Hizmet teknik şartnamelerin hazırlanmasına teknik destek vermek, Yüklenicinin çalıştırması gereken personel sayısı ve niteliklerinin belirlenmesi, Hizmet kalitesini arttırmak için firmadan istenen araç-gereç ve ekipmanların sayısının belirlenmesi, Kurumun kalite yönetim sisteminin hizmet alınan firmaya entegrasyonunun sağlanması,

52 Yemek Hizmetlerinin İhale Edilmesinde Diyetisyenin Görev ve Sorumlulukları Hasta ve çalışan memnuniyetinin ölçülmesinin sağlanması ve sonuçlara göre yüklenici performansının iyileştirilmesine yönelik faaliyetlerin başlatılması, Geri bildirimler göz önüne alınarak düzenleyici ve önleyici faaliyetlerin yapılması, Hizmet alınan firmaya yönelik etkin denetim mekanizmalarının kurulması ve uygulanması.

53

54