Başlıyoruz.. Konu Başlıklarımız Toplam Kalite Yönetimi (TKY) nde Takım Çalışmasının Yeri ve Önemi. Toplam Kalite Yönetimi nin İlkeleri..

Transkript

1 Konu Başlıklarımız.. Toplam Kalite Yönetimi (TKY) nde Takım Çalışmasının Yeri ve Önemi I.Takım Kavramı ve Türleri Takım ile Grup Arasındaki Farklar Takımda Oluşum Süreci ve İşleyişi Takımların Sınıflandırılması II.Takım Çalışmasının Tanımı ve Amaçları Takım Çalışmasının Yararları Takım Çalışmasının Nedenleri ve İdeal Takımların Nitelikleri Takım Çalışmasının Başarı Koşulları Takım Başarısının Sağlanmasında Temel Stratejiler III.Toplam Kalite Yönetimi ve Takım Çalışması 1 IV.Toplam Kalite Yönetimi İçin Neden Takım Çalışması Gereklidir? 2 Başlıyoruz.. Toplam Kalite Yönetimi nin İlkeleri.. Üst Yönetimin Liderliği Müşteri Odaklılık/Müşteri Tatmini Tam Katılım ve Takım Çalışması Çalışanların Eğitimi Hata Önleme/sıfır hata Sürekli geliştirme/iyileştirme 3 4 1

2 Takım Kavramı ve Türleri.. Takımlar, kendi kendilerini yöneten küçük gruplardır. Birey olmadan katılım olmaz. Aktif katılım sarttır. Hedeflerini,takımlar kendileri koyarlar. Takımlar dinamizmi yakalamalıdır. Takımlar kendi sonlarına kendileri karar verirler. Takımda oylama yapılmaz, fikir birligi esas. Dinamizm; gelismedir. Gelisme de ögrenmeyi gerektirir. Ögrenmeyen takımlar, takım olamazlar. Grup-Takım Karşılaştırılması Gruplar Takımlar Üyeler sadece yönetsel amaçlar için bir araya getirildiklerini düşünürler. Bağımsız çalışırlar, bazen de amaçları diğer üyelerinki ile çatışır. Hedeflerin plânlanması sürecine yeterince dahil edilmedikleri için üyeler kendi hedeflerine odaklanmaya başlar. Üyeler karşılıklı dayanışmayı tanırlar Takım amaçlarına en iyi karşılıklı destek sayesinde ulaşılabileceğini anlarlar. Yer kapmak ya da kişisel kazancını diğerlerininkinin üstünde tutmaya çabalamakla vakit kaybedilmez. 5 6 Gruplar Takımlar Gruplar Takımlar Üyeler çalışma arkadaşlarının içgüdülerine güvenmezler, çünkü diğer üyelerin rolünü anlamamışlardır. Fikirler belirtmek ya da uyuşmazlık, oyun bozanlık ya da engelleyicilik olarak görülür. Üyeler sahip oldukları kişisel yetenek ve bilgilerini takım hedefleri doğrultusunda kullanarak organizasyonun başarısına katkıda bulunurlar. Üyeler bir güven ortamında çalışırlar. Üyelere sadece yapmaları gereken şey söylenir, fikirleri sorulmaz. Önerilere prim verilmez. Fikirlerini, anlaşmazlıklarını açıkça ifade edebilmeleri yönünde yüreklendirilirler. Sorular ve sorunlar saygıyla karşılanır. İşlerini sadece bir ücretli işçi olarak yaparlar. Fikirlerini, anlaşmazlıklarını açıkça ifade edebilmeleri yönünde yüreklendirilirler. Üyeler açık ve dosdoğru bir iletişim uygularlar. Birbirlerinin bakış açısını anlamaya özen gösterirler

3 Grup-Takım Karşılaştırılması Grupların genelde belli bir amaçları yoktur. Birçok grup, belli bir takım becerilere gereksinim duyulmadan, gönüllü işbirliğine dayanarak oluşur. Grupta üyeler, bir işi sonuçlandırmaya çalışırlarken, diğerlerinin hislerini paylaşmada isteksizdirler. Gruptaki kişiler açık ve samimi değildirler ve bunun sonucunda takım olmaktan uzaklaşırlar. Bu tip toplulukların belli başlı özellikleri vardır: Üyeler toplantılara geç kalırlar. Üyeler genellikle rollerini ve kendilerinden ne beklendiğini bilmezler. Fikirlere ve diğerlerinin katkılarına yeterince saygı duymazlar. Başarı duygusunu hissetmek zordur Takımlar güven duygusuna dayalı olarak kurulurlar. Takımdaki bütün üyeler becerilerini, deneyimlerini, duygularını,ilgilerini paylaşırlar ve takımın amacına ulaşmasında birbirleriyle olan uyumlarını sürekli incelerler. Açıklık ve dürüstlük etkili bir takımın yapı taşlarıdır. Gelişim iyi bir takımın tipik özelliklerinden biridir. Kendilerini değerlendirmeleri, yeniliklere açık olmaları ve gelişmeleri için zaman ayırmaya istekli olmaları ne kadar iyi bir takım olacaklarını belirler. Elemanların yeteneklerinin ve önerilerinin denenmesi özendirilir. Bu da elemanların daha güçlü uygulayıcılar olmalarını sağlar. Takım bir grup insan demek değildir. Takım olabilmek için bundan daha fazlası gerekir. Takım bir hedefe ulaşmak için birbirlerine oldukça bağımlı kişilerden oluşur. Takım içindeki her üye farklı becerilerin oluşmasına katkı sağlarlar ve bu beceriler takımın yararına ve takımın hedeflerine ulaşmasına yardımcı olur

4 Takım iki konu üzerinde yoğunlaşır; Takımın neyi çalıştığı (içerik) nasıl çalıştığı (süreç) Süreç,takımın probleminin çözümüne veya bir sonuca ulaşmak için içeriği ele almada uygulanan metotlardır. 13 Takım çalışması öncesinde tespit edilmesi gereken önemli noktalar Takımın genel olarak anlama düzeyini belirlemek, Takımın iletişim sürecini gözden geçirmek, Hedefimiz.. İletişim tekniğinin kullanılmasına olanak sağlamaktır. Bu teknikleri kullanarak, takım gücü sayesinde toplam kalite sistemini ortaya çıkarmak, geliştirmek ve yaşatmaktır. Alıştırma sırasında takımın yanıldığı noktaları saptamak

5 Takımın Oluşum Süreci ve İşleyişi.. Takımlar oluştukça bazı aşamalardan geçer, Her aşamada bir liderlik ve takım davranışı vardır, Her aşama, takım üyelerinin bu davranışları ile geçilir ve bir sonraki aşamaya gelinir. Kilit nokta, takımın şu andaki çalışmalarını daha ileriye götürüp ilerletmek ve her aşamadaki problemlerle uğraşmaktır. Bazen, gösterilen çabalar boşuna çıkar, Örneğin, daha birbirlerini tam olarak tanıyamamış ve birlikte çalışmaya tam alışamamış üyelerin karmaşık problemleri çözmeye çalışması böyledir. Takımın Oluşum Süreci ve İşleyişi.. Başarılı bir takımın oluşturulması ile ilgili aşamalar şeması bu konuda bir fikir verecektir. Buna dayanarak takımımızın hangi aşamada olduğuna karar verebiliriz.. Eğer, takım bütün bu aşamalardan geçtikten sonra takım üyelerinden birisi işi bırakırsa ne olur? Takım yeniden oluşturulur ve bu aşamalardan tekrar geçer. Tecrübeli bir takım bu aşamalardan tekrar geçerken daha az zaman kaybeder ve çalışmalar daha kolay olur Çalışanların takım içinde çalışmayı benimsemeleri, kalitedeki gelişimi fark etmeleri, büyük ve yapıcı bir gücü ortaya çıkaracaktır. Çapraz Fonksiyonlu Takımlar Örgütlerde takım türleri.. Problem Çözme Takımları Kendi Kendini Yöneten Takımlar Sanal Takımlar

6 Takım Oluşturmanın Yararları.. Takımı başarılı kılmak için elemanlar birbirlerini destekler Elemanları birbirlerinin önceliklerini bilirler ve sorun çıktığında birbirlerine yardım ederler İletişim açıktır Yeni fikirlerin, geliştirilmiş yöntemlerin, sorunların dile getirilmesi, kaygıların ortaya atılması özendirilir Konularında uzman kimselerin bulunması sorunların çözümlenmesini daha kolaylaştırır. Takım elemanları kendilerinden ne beklendiğini iyi bildiklerinden ve performanslarını bu beklentilerle karşılaştırıp değerlendirdiklerinden performans geri beslemesi daha anlamlıdır. Çatışmalar normal kabul edilip, sorunların çözümü için bir fırsat olarak değerlendirilir. Sorunlar yıkıcı bir düzeye gelmesine olanak vermeden açık tartışma ile çözümlenir. Takımın verimliliği ile elemanlarının kişisel beklentilerinin karşılanması arasında denge sağlanır Neden Bir Takım Oluşturmalı? Teknolojik değişime ayak uydurma, Hız, Küreselleşmeye doğru eğilim Artan piyasa baskısı gibi.. Bu faktörler örgütleri,piyasa taleplerini hızlı ve etkili bir biçimde karşılamak üzere yeni yollar aramaya zorluyor Yüksek performanslı ekipler ve takım çalışması bugünün rekabetçi iş dünyasında giderek yükselen eğilimler.. Firmalar sorunlarının çözümünü takım çalışmasında arıyor 23 çalışanlar ise bir takımın parçası olmak istiyor 24 6

7 Neden Bir Takım Oluşturmalı? O halde ideal bir takım nasıl olmalı..? Takım oluşturma ve bu takımın etkili bir biçimde çalışmasındaki en önemli öğe, liderlerin çalışanlarıyla arasındaki statü engelini en aza indirmede gösterdikleri başarıdır. Lider, etkili bir takım oluşturmada başarılı olmak istiyorsa, çalışanlarının seslerini yükseltmelerine, öneriler getirmelerine ve liderlerin düşüncelerini eleştirmelerine izin veren bir ortamın yaratılmasına yardımcı olabilir. Etkili bir takım çalışması için; Takımı oluşturan bireyleri analiz ederek Dikkatimizi takımı oluşturan personelin niteliklerine toplarsak Takımla uyum sağlamayan personellerin zaman içerisinde takım için daha verimli çalışması sağlanabilir Biraz daha açalım konuyu.. Takım oluşturma ve bu takımın etkili bir biçimde çalışmasındaki en önemli öğe, liderlerin çalışanlarıyla arasındaki statü engelini en aza indirmede gösterdikleri başarıdır. Liderler, etkili bir takım oluşturmada başarılı olmak istiyorlarsa, çalışanlarının; Üstünlük sergileyen ve kendini beğenmiş davranışlar, keyfi güç kullanımı gibi çalışanlarıyla aralarındaki statü farklılıklarını arttırma eğiliminden kaçınmalı.. Takımların beklentileri zaman zaman karşılayamamalarının en önemli nedenleri; seslerini yükseltmelerine öneriler getirmelerine, sorun çözmeye etkin olarak katılmalarına liderlerin düşüncelerini eleştirmelerine.. izin veren bir ortamın yaratılmasına yardımcı olacak becerileri öğrenmeli. Takımların gerekli zamanlarda etkin kullanılamaması Takımların gerek duyulmadığı zamanlarda kullanılması

8 O halde ideal bir takım nasıl olmalı..? Takımlar,sürekli bir mücadele ve çatışma içerisinde bulunurlar. İşletme için uygun olmayan durumları düzeltmeye çalışırlar. Bir işletmedeki çalışanlar değişik uygulamalarda birbirine uymayan farklı fikirlerden sorumlu tutulabilir. 29 İdeal Bir Takımın Nitelikleri.. Güven İnsanların fikirlerini korkmadan serbestçe söyleyebilmeleri gerekir. Takımdaki üyelerin alaya alınmaktan veya zarar görmekten çekinmeyeceği bir ortamın hazırlanması şart Destek Takımdaki üyelerin gizli gündemleri ortaya koyduktan sonra birbirine destek olması ve birbirinden yardım alması istenmeli İletişim Takımdaki herkes karşılıklı olarak haberleşebilmeli ve duygularını açıklamalı 30 İdeal Bir Takımın Nitelikleri.. Çatışmaların Çözümlenmesi Çatışmaları bastırmaya veya yokmuş gibi göstermeye uğraşmamalı, aksine açıkça tartışarak çözüm getirilmeli Üyelerin Kullanılması Takımdaki üyelerin bireysel yeteneklerinden, bilgi ve tecrübelerinden en üst düzeyde yararlanılmalı Kontrol Takımdaki herkes, ilgili iletişim ve kontrollerin yapılmasından sorumludur. Takımın bütün çalışmaları göz önünde olmalı ve iletişim sağlanmalı İdeal Bir Takımın Nitelikleri.. Çalışma Ortamı Çalışma ortamı herkese açık ve takım üyelerinin saygınlık kazandığı bir ortam olmalı Takımın Hedefleri Takımdaki üyeler belirli bir hedef için çalışır. Takımda çalışanların başlangıçtaki değişik görüşleri, aynı hedef doğrultusunda değişir. Baştaki bu değişik görüşler açıkça belirtilmeli

9 Takımda fikir birliği A A B B B Şimdi.. 5 kişiden oluşan bir takım düşünelim..iki kişi A seçeneğine, diğer üç kişi ise B seçeneği yönünde görüş bildirsin.. Oylama sistemine göre B seçeneğine karar verilmesi gerekir değil mi?ama bu katılıma dayalı toplantıda A seçeneğine karar veriliyor. Çünkü.. Burada A seçeneğini öneren iki kişi seçim nedenlerini diğer takım üyelerine inandırıcı olarak, bilimsel ve tecrübelerin ışığında veriler sunarak grup kararını olumlu yönde almasını sağlıyor. 33 O halde.. Takımda geçerli olan bilgiye dayalı kararlardır. Takım karar alırken; Bunun dediği doğrudur. Bu tecrübelidir, bunun dediğine uyalım. denemez. Bu örnekte A seçeneğini öne sürenler B seçeneğini önerenleri iknâ etmek durumundadır. B seçeneğini önerenlerde A seçeneğini katlanabilir bulmaları gerekir. 34 Formula araba yarışlarında lastik değiştirme, benzin koyma vb. yapılması gereken işler bir takım çalışmasıyla 6 saniyede gerçekleşmesi takım çalışmasına çok güzel bir örnek.. Başarılı Bir Takım Oluşturmanın Basamakları.. Takımın Oluşturulması Takım Üyelerinin Birbirlerine Alışması Takım Üyelerinin Güç Kazanması Uygulamaların Başlaması SİNERJİ

10 Sinerji nedir? Birçok parçanın bir arada çalışarak her birinin tek başına alabileceği sonuçtan daha iyi sonuç alma girişimidir. Göç eden kazların V şekli çizerek uçtuklarını biliyor muydunuz? Sinerji, ortak güç ve ortak akıldır. Kuşların V şeklinde birlikte uçarak tek bir kuştan %70 daha hızlı uçmasının nedeni sinerjidir. V şeklindeki formasyonla uçan kuş grubu,kanat çırpışları sırasında oluşturdukları hava akımından meydana gelen kolaylık sayesinde uçuş menzillerini yüzde 70 gibi oldukça büyük bir oranda uzatıyorlar. Yani, tek başına gidebilecekleri maksimum yolu takım halinde neredeyse ikiye katlıyorlar. Yapılan araştırmalara göre,uçan her kuş,kanat çırpma esnasında arkasındaki kuş için onu kaldıran bir hava akımı meydana getiriyor. Sinerji Yine araştırmalara bu kuşlardan biri, V grubundan çıktığı anda uçmakta güçlük çekiyor. Çünkü kaldıraçlı hava akımının dışında kalmış oluyor. Bunun sonucu olarak da hemen formasyona geri dönüyor ve V nin takım gücünü tekrar yakalıyor. O halde.. Takım kompozisyonunu iyi oluşturmazsanız, takımın kimyası birbirine uymazsa, ve takım içi rol dağılımında farklılıklara dikkat etmezseniz sinerjik takım çalışması yerine elde edeceğimiz sonuç, asinerjik takım çalışması olur

11 Sinerji aşamasında neler yapılır..? Bu aşamada takım üyeleri, misyonlarını yerine getirmek üzere önemli ölçüde birlik içindedir. Üyeler enerjik ve arzu doludur. Takımlarının başarısı için bireysel başarılarını feda ederler. Hedef, sinerji aşamasında, takımın gücü, iletişimi, bağımsız çalışma yeteneği ve yaratıcılığı en üst düzeye çıkarmaktır. Üyeler burada bütün güçleri ile çalışarak liderin takım içinde daha rahat hareket edebilmesini sağlar. Peki iyi bir takım nasıl oluşur ve nasıl çalışır? İletişim kurma, Sorgulama, Eğitimin gözden geçirilmesi, Çok sesliliğe değer verme Sorgulama Bilgi toplama, fikir yaratma, yeni yaklaşımların uygulanabilirliğinin tespiti, işlerin yürümesi için organizasyon yapma ve uygulama, sistemlerin nasıl çalıştığının kontrol edilmesi, işlemlerin ve standartların korunması ve sürdürülmesi gibi konuları kapsar Çok sesliliğe değer verme En iyi sonuçları almak için çok farklı düşüncelerin bir araya gelmesi gerekir ve çok sesliliğinde kakafoni'ye dönüşmemesi ayrıca önemlidir. İletişim kurma Takımı birbirine bağlayan iletişimdir. Takım içindeki iletişim dinamiktir. Farklı insanlarla farklı yollarla iletişim kurabilmek, herkesi dinlemeyi bilmek, problem ve çözüm-odaklı fikir paylaşımlarını yürütebilmek gerekir. Eğitimin gözden geçirilmesi Geribildirim almak her tür öğrenmede olduğu gibi burada da çok önemlidir. Takım oluşumunun ve çalışmasının her aşamasının değerlendirilmesi ve gözden geçirilmesi özellikle ilerideki çalışmalar için çok faydalı olacaktır. Kakafoni:Ses uyumsuzluğu

12 Takım çalışmasından istediğiniz verimi almak istiyorsanız, bu takımı oluştururken dikkatli olmanız gereken noktalar var! Bunlardan en önemlisi; Rol dağılımı Lider seçimi Takım çalışması çoğu zaman daha kolay ve daha verimli bir yol olduğu için seçilse de, iyi bir takım oluşturmak sanıldığı kadar kolay değil Takım çalışması giderek daha çok talep edilen bir eğilimdir. Dikkat edilmesi gereken noktalar gözden kaçırıldığında avantajlarından çok dezavantajlarının olabileceği gözden kaçırılmamalıdır! Takım Başarısının Sağlanmasında Temel Stratejiler İş Hedeflerini Belirlemek Hızlı Çözümler Üretmek Bütünleşik Çözümler Kullanmak İç Uzmanlık Oluşturmak

13 Toplam Kalite Yönetiminde Neden Takım Çalışmasına İhtiyaç Olabilir? Etkili bir TKY kültürü oluşturabilmek için takım çalışmasının yaygınlaştırılması ve bunun kurumun tümünde özelliklede karar verme ve problem çözme aşamalarında etkili olarak kullanılabilmesi gereklidir. Dolaysıyla.. Yeni çevrede başarılı olmak; Bu özelliklere sahip insanların birlikte çalışmasını gerektirmektedir. 49 Örgütler, çok yönlü sorunları çözmek, iyi bir karar vermek ve tüketicilere bu çözümü sunmak durumundadırlar. Bu nedenle takımlara duyulan ihtiyaç gittikçe artmaktadır. 50 Toplam Kalite İçin Neden Takım Çalışması Gereklidir? Takım çalışması,her yönüyle toplam kalitenin vazgeçilmez bir parçasıdır. Projeler ve bunları üreten takımlar takım çalışmasına öncelik tanımazlarsa toplam kalite başarılı olamaz. Kaliteli bir işletmecinin düşüncesine takım çalışması kültürü hâkim olmalıdır. Toplam Kalite İçin Neden Takım Çalışması Gereklidir? Eğer işletmemiz kaliteci olacaksa takım çalışması düşüncesini benimsemelidir. Burda takım liderliği ve takım üyeliği becerilerinin geliştirilerek işletme içinde yaygınlaştırılması gerekir. Bundan böyle bir çalışanın takım şeklinde nasıl organize olup çalışabileceğini bilmesi, görevinin önemli bir parçası olacaktır

14 Bir Kıssa.. Aristo 21 yaşındayken, Makedonya Kralı Phillip, 11 yaşındaki oğlu Alexander'a ders vermesini rica eder. Geleceğin Büyük İskenderi çok zeki bir oğrencidir. Bir gün matematik dersinde Aristo'ya "Bir kaç eder?" diye sorar. Aristo bir, birliğe işaret eder, ikinin yarısıdır, yarımın iki katıdır gibi birşey söylebilirdi. Ancak bir gün düşünmek için izin ister. Döndüğünde genç öğrencisine şöyle cevap verir: "Bir, binlere bedel olabilir". Hangisine katılıyorsunuz? Nerdeyse uyuyacaktım.. Alkışlayayım bari de ayıp olmasın.. Gerçekten kötü olmuş.. Yok yok iyi olmuş