BARTIN ÜNİVERSİTESİ GENEL SEKRETERLİK Senato, Yönetim ve Disiplin Kurulu Sekretaryası İş Akış Şeması

Transkript

1 Senato, Yönetim ve Disiplin Kurulu Sekretaryası Gündem tekliflerinin alınması Birimlerden gelen teklifler tarafından değerlendirilir ve Rektöre arz edilir. Gelen evrak Gündemin yazılması in incelemesinden geçen teklifler sırasıyla gündeme yazılır. Toplantı gündemi taslağı Toplantıya davet ve gündemin bildirilmesi ve Rektör tarafından kararlaştırılan toplantı günü ve saatinin üyelere EBYS üzerinden yazı ile bildirilmesi Davet yazısı (EBYS), , SMS Toplantı karar tutanağının yazılması ve imzaya açılması Toplantıda alınan kararlar yazılarak Genel Sekreterin onayına ve ardından kurul üyelerine imzaya sunulur. Kararlar Karar suretlerinin hazırlanması in onayından geçen kararların karar suretleri hazırlanır, Genel Sekretere aslı gibidir yaptırılır. Karar suretleri Kararların ilgili birimlere/kurumlara gönderilmesi Karar suretleri, varsa ekleri ile birlikte ilgisine göre birimlere veya kurumlara üst yazı (EBYS) ekinde gönderilir. Giden evrak Kararların ve suretlerinin arşivlenmesi İmzası tamamlanan karar tutanağının bir nüshası karar defterine yapıştırılır. Diğer nüshası ile ekler ve karar suretleri ilgili toplantı dosyası ile birlikte klasöründe arşivlenir Karar tutanağı, karar sureti, karar defteri

2 Gelen-Giden Evrak kaydı/sevki, Yardımcısı, görevli personel Evrak kaydı ve işleme alınması KEP üzerinden diğer kurumlardan gelen ve Rektörlüğün evrak kaydına girenler ile EBYS'den kurum içi birimlerden Genel Sekreterliğe hitaben gelen belgeler Genel Sekreter tarafından Yardımcısına havale edilir. Yardımcısı da iş tanımına göre ilgili personele havale eder. İşlem süreci başlar. Gelen evrak, Yardımcısı, görevli personel Evraka cevap yazılması İlgili personel tarafından resmi yazının gereği yapılır, yasal süresi içinde cevabi yazısı hazırlanır. Giden evrak Yazının postalanması/gönderimi EBYS sisteminde elektronik olarak veya fiziki ortamda imza süreci tamamlanan belge ilgili birime EBYS üzerinden ulaşır. Kurumdışına gidecek yazılar KEP adresi olan kurumlara KEP üzerinden elektronik olarak gönderilir. Islak imzalı veya KEP adresi olmayan kurumlara ise posta yoluyla gönderim yapılır. Giden evrak, zarf

3 REKTÖRLÜK Gelen-Giden Evrak kaydı/sevki Evrak kaydı Rektörlüğe hitaben, ıslak imzalı olarak posta yoluyla elden veya KEP sisteminden elektronik olarak gelen belgeler kontrol edilerek EBYS sistemine aktarılır. Gelen evrak Gizlilik dereceli zarflar Rektörlüğe hitaben gelen gizlilik dereceli zarflar açılmadan zimmet defterine kaydedilerek imza karşılığı Özel Kalem Müdürüne teslim edilir. Gelen evrak KEP ile belge gönderimi Birimlerce diğer kurumlara EBYS sisteminden yazılan belgeler, KEP sisteminden KEP Belge Memuru tarafından elektronik imzası ile gönderilir. Elektronik belge Posta ile evrak gönderimi Rektörlüğe bağlı birimlerin diğer kurumlara göndereceği yazılar zarflanmış şekilde teslim alınır. Pul yapıştırılıp PTT şubesine teslim edilir. Giden evrak Posta alındı belgelerinin takibi Posta ile iadeli taahhütlü olarak gönderilen belgelere ait posta alındıları ilgili birimlere teslim edilir. Posta alındı belgeleri Broşür/Afiş vb. dağıtımı Gelen evrak kaydı yapılan belgenin ekindeki duyuru niteliği taşıyan afiş, broşür vb. materyaller, belgenin havale edildiği birime elden teslim edilir. Broşür/Afiş Yerel gazetelerin dağıtımı tarafından alınan yerel gazeteler Rektör, Rektör Yrd., Genel Sekreter, Gen. Sek. Yrd. ve Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Koordinatörüne teslim edilir. Yerel gazete

4 Yazışmalar, Gen. Sek. Yrd., Şube Müd., Şef, Havale liğe hitaben gelen veya ilgilisi nedeniyle Rektörlük gelen evraktan doğrudan liğe havale edilen belgeler, silsile yolu ile ilgili personele havale edilir. Resmi yazı, dilekçe Yazının hazırlanması İlgili personel tarafından yazıya EBYS sisteminden veya fiziki olarak mevzuat çerçevesinde ve yasal süresi içinde cevap yazılır ve paraf süreci başlatılır. Resmi yazı, Gen. Sek. Yrd., Şube Müd., Şef, Yazının paraf ve imza süreci Parafçılar sırasıyla yazının ve eklerinin kontrollerini yaparak paraflarlar ve son olarak imzacının imzasından sonra imza süreci tamamlanır. Resmi yazı Yazının gönderimi Yazıyı oluşturan personel, yazının takibini yapar, imza sürecinin bitiminden sonra yazının varsa KEP sisteminden yoksa Posta yolu ile ilgili kuruma gönderimini sağlar. Resmi yazı

5 Taşınır Mal Çıkış İşlemleri Taşınır istek yazısı ve eki Taşınır İstek Belgesi liğe bağlı birimden gelen Taşınır İstek Belgesindeki ürünlerin ambarda mevcut olup olmadığı kontrol edilir. Taşınır istek yazısı ve Taşınır İstek Belgesi Malzemenin karşılanması Ambarda mevcut olan malzeme ilgili birime Taşınır İşlem Fişi ile imza karşılığı teslim edilir. Demirbaşlar için Zimmet Fişi düzenlenir. Taşınır İşlem Fişi Zimmet Fişi Zimmet verme Zimmet Fişinin bir sureti büroda alıkonur. Zimmet Fişi Tüketim Çıkış Raporu Tüketim malzemelerinin düzenli olarak üç ayda bir Tüketim Çıkış Raporu Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. Tüketim Çıkış Raporu

6 Taşınır Mal Giriş İşlemleri, Taşınır talebinde bulunma Temin edilmesi istenen malzemeler tespit edilerek İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığından üst yazı ile istenir. Taşınır istek yazısı ve Taşınır İstek Belgesi Malzemenin ambara teslimi Mevcut olan veya temin edilen malzemeler İMİD ambarından lik ambarına TİF ile sevk edilir. Taşınır İşlem Fişi Giriş işlemleri nce kontroller yapıldıktan sonra malzemeler ambara teslim alınır. TİF imzalanarak bir sureti alıkonur. Taşınır İşlem Fişi, Muhasebeye bildirilmesi Malzemenin ambara girşine ait imzalı TİF'ler muhasebe kaydının yapılması için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. Taşınır İşlem Fişleri, üst yazı

7 Yurtiçi / Yurtdışı Geçici Görev Yolluğu İşlemleri Talep eden personel, Talep alınması Harcırah talep eden personelin başvurusu alınır. Rektörlük Oluru Talep eden personel, Yolluk bildiriminin hazırlanması Talepte bulunan personel harcırah beyanını hazırlayarak liğe teslim eder. Yolluk bildirimi ve dayanağı belgeler Ödeme Emri Belgesi hazırlanması Yolluk bildirimine göre Ödeme Emri Belgesi hazırlanır ve Harcama ne sunulur. Yolluk bildirimi ve Ödeme Emri Belgesi, Gen.Sek. Yrd., Onay Gerçekleştirme Görevlisi tarafından kontrol edilerek imzalanır ve Harcama ne sunulur. Yolluk bildirimi ve Ödeme Emri Belgesi Muhesebe birimine gönderim Onaylanan Ödeme Emri Belgesi ve ekleri tahakkuk teslim listesi ile Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. Yolluk bildirimi ve Ödeme Emri Belgesi, Tahakkuk Teslim Listesi

8 Sürekli Görev Yolluğu İşlemleri Başvuruda bulunan personel, Başvurunun alınması Kuruma naklen gelen veya emekli olan personel yolluk bildirimi, dilekçe ve diğer ek belgelerle başvuruda bulunur. Yolluk bildirimi, dilekçe, Emeklilik Olur Belgesi, Maaş Nakil Bildirimi, Aile Durum Bildirimi Ödeme Emri Belgesi düzenlenmesi MYS sistemi üzerinden Ödeme Emri Belgesi düzenlenerek yolluk bildirimi ile birlikte onay için imzaya sunulur. Ödeme Emri Belgesi, Yolluk Bildirimi Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Onay Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama tarafından onaylanır. Ödeme Emri Belgesi, Yolluk Bildirimi Muhasebeye bildirim Ödeme Emri Belgesi ekleri ile birlikte tahakkuk teslim tutanağı hazırlanarak Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına gönderilir. Ödeme Emri Belgesi, Tahakkuk Teslim tutanağı