Kurumsal İşleyişin Geliştirilmesine Yönelik Çalışmalar

Transkript

1 Kurumsal İşleyişin Geliştirilmesine Yönelik Çalışmalar Kurumsal İşleyişin Geliştirilmesine Yönelik Çalışmalar 151

2

3 Kurumsal İşleyişin Geliştirilmesine Yönelik Çalışmalar İMO Laboratuvarlarının Kurumsallaşmasına Yönelik Çalışmalar 40. Dönem Çalışma Döneminde Laboratuvar Komisyonu, Yapı Denetim Yasasıyla birlikte İMO laboratuvarlarının amacı, faaliyet kapsamları ile ekonomik sürdürebilirliğinin kurumsal yapıya uygun olarak devam etmesi amacıyla, İMO ya bağlı mevcut laboratuvarların, sertifikalı laboratuvar haline gelebilmesi için personel eğitimi ve laboratuvar cihazlarının kalibrasyonlarıyla ilgili yerinde bir çalışma programı yapılması kararı almıştı. Çalışma dönemi boyunca Komisyon, ülke genelinde istatistiksel olarak verileri toplayabilen, bunlara bağlı çözümler sunabilen, ulusal veri tabanı oluşturarak kamuoyu ile paylaşabilen laboratuvarlarımızın, o dönemde hazırlanmakta olan Laboratuvarlar Hakkında Kanun Tasarısı nda bahsedilen Bölge ve Referans Laboratuvar olarak kanun tasarısı kapsamında yerlerini alması için, kalitenin ve güvenin arttırılmasına yönelik çalışmalarını devam ettirmektedir. Komisyon tarafından 41. Dönem Çalışma Dönemi nde İMO laboratuvarlarında yerinde yapılan incelemeler sonucunda hedeflenen amaç Şube ve/veya Temsilcilik laboratuvarlarının mevcut durum tespitlerini yaparak gerekli revizyonları belirlemek, yürürlükteki yasa ve yönetmelikler çerçevesinde ve aynı zamanda yasa taslağında da belirtildiği gibi bu laboratuvarların daha fonksiyonel hale getirilerek bölge, referans ve hakem laboratuvar olarak belgelendirilmesi için gerekli altyapı çalışmasının sürdürülmesinin temin edilmesi olmuştur. Laboratuvar Komisyonu, 42. Dönemde de çalışmalarını sürdürerek İMO ya bağlı Şube ve Temsilcilik laboratuvarlarının görev yetki ve sorumluluk sınırlarının, durum ve kapasitelerinin belirlenmesi, yeniden yapılandırılmaları, ücret tarifelerinin tespit edilmesi, laboratuvar teknik personelinin eğitimi, Şube/Temsilciliklerde kurulacak olan laboratuvarların personel, ekipman ihtiyaçlarının karşılanması vb. sorunların çözümü ile genel olarak kalite ve güvenin arttırılmasına yönelik belirlenmiş hedeflilerini belirlemiştir. Komisyonumuz, bu bağlamda 16 İMO Laboratuvarının demirbaş ve envanterlerini, tespit edip gözden geçirdikten sonra kullanılabilir durumda olan cihazları, niteliklerine göre sınıflandırmıştır. Genel laboratuvar envanterleri ve Şubelere göre dağılımları incelendiğinde referans laboratuvarı niteliğinde devam etmesi öngörülen en az 4 adet beton laboratuvarının ekonomik olarak oluşturulabileceği tespit edilmiştir. Referans laboratuvarların tercihinde bölgesel konum, laboratuvarın mevcut donanımının yanında laboratuvar giderlerinin de düşük olması göz önünde bulundurulmuştur. Komisyon, fiziki şartları uygun olmayan, yeterli laboratuvar ekipmanı bulunmayan, iş kapasitesi yeterli seviyeye ulaşmayan, gerekli standart ve yönetmeliklere göre çalışma zorluğu yaşayacak, uygun olmayan ve yetkin laboratuvar teknik personeli olmayan Şube/Temsilcilik laboratuvarımızı tespit ederek Yönetim Kurulunun değerlendirmelerine sunmuştur. Oda Yönetim Kurulu, laboratuvarlarının mevcut durumunu değerlendirmek ve laboratuvarlarının bundan sonraki sürecini planlamak amacıyla laboratuvarı bulunan Şubelerimizin Başkanları ve yöneticileriyle 6 Ekim 2012 tarihinde bir toplantı gerçekleştirdi. Toplantıda, dönem itibariyle laboratuvarlardan bir gelir beklentisi içinde olunmadığını ancak 153

4 İMO 43. Dönem Çalışma Raporu laboratuvarlarını devam ettirmek isteyen Şubelerin, laboratuvar giderlerini karşılayacak ekonomik güce sahip olup olmadığını da değerlendirmeleri gerektiğine dikkat çekildi. Söz konusu toplantıda yapılan değerlendirme ve görüşler, İMO Yönetim Kurulunun 10 no lu toplantısında değerlendirilmiş ve coğrafi bölgeler de göz önünde bulundurularak Antalya, Erzurum, İstanbul ve Konya Şube laboratuvarlarının devam etmesi yönünde karar alınmıştır. Laboratuvarların bölge referans laboratuvar olma özelliği taşımaları, İMO laboratuvarlarına olan güven ve kalitenin zedelenmemesi, yapılan hataların, eksikliklerin giderilmesi maksadıyla asgari TSE tarafından sertifikalandırılmış duruma getirilmiştir. Bu kapsamda mevcut dört Şube laboratuvarının yapacağı deneyler: Taze Beton (Basınç Mukavemeti) Deneyi, Çelik Çekme Deneyi, Sertleşmiş Beton (Karot) Deneyi olarak belirlenmiştir. Bu kapsamda dört şube laboratuvarında ihtiyaç olan cihazlar tespit edilip Yönetim kuruluna sunulmuş, ihtiyaç fazlası Beton Test Tabancalarının ve Donatı Tespit Cihazlarının Genel Merkezde toplanmış, ihtiyaç olan yerlere (deprem, bina çökmesi vs.) zamanında gönderilebilmesinin sağlanması için gerekli bakım kalibrasyonları yapılmış olarak bulunmaktadır. Komisyon tarafından laboratuvar deney ve raporlarının merkezi sistemle paylaşılabilir hale getirilmesinin teknik çalışmalarına ve laboratuvar personelinin mesleki bilgilerinin güncellenmesi amacıyla kurum içi eğitimler almaları sağlanması amaçlı iki yılda bir gerekli eğitim programlarının uygulanması çalışmalarına aynı zamanda ise İMO Laboratuvarları hazırlanacak Laboratuvar Çalışma Usul ve Esasları çerçevesinde iç denetim kriterlerinin oluşturulması ve denetleme çalışmalarının başlatılması çalışmalarına halen devam edilmektedir. Bütçe çalışmaları Bilindiği gibi, Çevre ve Şehircilik Bakanlığınca Planlı Alanlar Tip İmar Yönetmeliğinde ve Yapı Denetim Uygulama Yönetmeliğinde yapılan değişiklikler sonucunda gelirlerimizde önemli miktarda azalma olmuştur. Bu nedenle 43. Dönem Yönetim Kurulu olarak disiplinli bir mali yönetimin zorunlu olduğu sonucuna ulaşmış ve Tasarruf Tedbirleri Genelgesi hazırlayarak uygulamaya almıştır. Genelge Şubelerimize gönderilmiştir ve Şubelerimizin harcamalarını Genelge doğrultusunda yapması istenmiştir. Ayrıca Personel Ücretlendirme Yönergesi tüm bu hususlar dikkate alınarak yeniden düzenlenmiştir. Bunun yanı sıra Bütçe Uygulama Yönergesi hazırlayarak Şubelerimize gönderilmiştir. Bütçe Uygulama Yönergesi ndeki esas amaç bütçe disiplinini sağlamaktır. Bilindiği üzere kamu kurumlarında olduğu gibi, Şubelerimizin gelir-gider harcamasını öngörmesi, yılın başında bütçe hareketlerinin takip edilmesi, gelir-gider dengesini gözetmesi ve harcamaların buna göre yapılması sağlanmıştır. Şubelerimizce tahmini bütçesindeki fasıllarda belirtilen harcama yetkisi miktarının aşılması halinde başka bir fasıldan söz konusu fasıla ödenek aktarılması ancak yeni bir revize bütçenin yapılarak gerekçeli bir raporla İMO onayı alınmak kaydıyla mümkün kılınmıştır. Böylece Şubelerimiz harcamalarını bütçenin ilgili faslında ödeneğinin bulunması kaydıyla Oda Merkezi onayı almadan harcama yetkisi verilmiştir. Ancak bütçesinde ödeneği olması kaydıyla bazı harcamalar Oda Merkezi onayına tabi kılınmıştır. Bunlar personel alımı ve iş akdinin sonlandırılması, belli miktarı aşan demirbaş alımları, hizmet satın alımını gerektiren (danışmanlık, mali müşavirlik, hukuk vb.) süreli iş sözleşmeleri olarak belirlenmiştir. Bütçe Uygulama Yönergesi ndeki bir diğer önemli husus da şudur: Temsilcilikler ücret bord- 154

5 Kurumsal İşleyişin Geliştirilmesine Yönelik Çalışmalar rosu, SGK bildirgeleri, muhtasar ve KDV beyannamelerini düzenliyor ve bu işlemlerin takibi Şubeler tarafından yapılamıyordu. Bu durum farklı sorunlara yol açıyor ve Temsilcilikler bu işler için hizmet satın alıyordu. Sorunları ortadan kaldırmak ve Temsilciliklerin mali müşavirlik hizmeti almak için yaptığı harcamaları azaltmak amacıyla bu işlemlerin Şubelerce yapılması sağlanmıştır. Çalışma dönemimizde, Bütçe Uygulama Yönergesi, Tasarruf Tedbirleri Yönergesi, Personel Ücretlendirme Yönergesi yayımlanmasıyla önemli sonuçlar elde edilmiştir. Ruhsat verilerinin taranması TMMOB nin İçişleri Bakanlığı Nüfus ve Vatandaşlık Genel Müdürlüğü ile yapmış olduğu protokol kapsamında ülke genelinde 2007 yılından itibaren ruhsat almış olan tüm yapıların ruhsat bilgilerine ulaşılmış, bu kapsamda ilk olarak 1 Temmuz Nisan 2013 tarihleri arasında düzenlenen 8116 adet yeni yapı ruhsat bilgileri ile üye kayıtlarımızın karşılaştırmalı incelenmesi yapılmıştır. İşyeri Tescil Belgesi (İTB) hiç bulunmadığı ya da geçersiz olduğu halde statik proje müellifi olarak ruhsata imza attığı tespit edilen 1226 yapıdan 470 inin ilgili idarelerle yazışması tamamlanmış, bunlardan 106 sının statik proje müellifinin hiç İTB si bulunmadığı, 23 ünün statik proje müellifinin İTB sinin geçersiz olduğu tespit edilmiştir. Planlı Alanlar Tip İmar Yönetmeliğinin Proje müellifliği üstlenen mühendis ve mimarların ilgili meslek odasına kayıtlı olmaları ve büro tescillerini yaptırmaları gerekir. hükmüne aykırı beyanda bulunarak yapı ruhsatlarına statik proje müellifi olarak imza attığı tespit edilen 47 üye hakkında disiplin soruşturması başlatılmıştır Ajandası İnşaat Mühendisleri Odası 42. Dönem itibariyle gerek maliyetlerin aşağıya çekilmesi, gerekse kurumsal bütünlük açısından ajandaların merkezi basımı doğrultusunda bir çalışma gerçekleştirmiştir. Bu çalışma sırasında Şube ajandalarında yer alan mesleğimizin icrasında faydalı olacağı düşünülen teknik bilgiler seçilerek derlenmiştir. Merkezi düzeyde hazırlanan yılları ajandaları, kapaklarında her şubenin kendi adının yer alacağı şekilde üyelerimizin hizmetine sunulmuştur. 155

6 İMO 43. Dönem Çalışma Raporu Yeni Şube Binaları İnşaat Mühendisleri Odası, üyelerine daha iyi koşullarda hizmet verebilmek amacıyla şube hizmet binalarını yenilemeye 43. dönemde de devam etti. İMO Mersin ve İstanbul Şubeleri nin hizmet ve eğitim binaları bu kapsamda yenilendi. İMO 43. çalışma döneminde şubelerin yanı sıra Amasya, Kütahya, Bitlis, Akhisar, Tarsus ve Silifke Temsilcilikleri de daire satın alarak hizmet yapıları yeniledi. Mersin Şube binasının açılışı İMO Mersin Şubesi nin yeni hizmet ve eğitim binası 8 Haziran 2012 tarihinde düzenlenen törenle hizmete açıldı. Açılışa, İMO Yönetim Kurulu Başkanı Taner Yüzgeç, Yönetim Kurulu II. Başkanı Şükrü Erdem, Yönetim Kurulu Sekreter Üyesi Levent Darı, Yönetim Kurulu Sayman Üyesi Nevzat Ersan, Yönetim Kurulu Üyesi Cihat Mazmanoğlu, İMO 42. Dönem Yönetim Kurulu Başkanı H. Serdar Harp, İMO İstanbul Şube Başkanı Cemal Gökçe, Adana Şube Başkanı Abdullah Bakır ve Hatay Şube Başkanı Selim Harbiyeli katıldı. Ayrıca, Mersin Valisi Hasan Basri Güzeloğulu, Mersin Büyükşehir Belediye Başkanı Macit Özcan, Yenişehir Belediye Başkanı İbrahim Genç, Mezitli Belediye Başkan vekili Enver Küçükalıç, Akdeniz Belediye Başkanı M. Fazıl Türk, Toroslar Belediye Başkanı Hamit Tuna, kamu kurum ve kuruluş temsilcileri, TMMOB Mersin İKK Sekreteri Dr. Bülent Halisdemir, Meslek Odalarının Mersin Şube Başkanları ve temsilcileri ile İMO üyeleri katılım gösterdiler. Binanın açılış kurdelesini İMO Yönetim Kurulu Başkanı Taner Yüzgeç ve İMO 42. Dönem Yönetim Kurulu Başkanı H. Serdar Harp birlikte kesti. İstanbul Şube binasının açılışı İMO İstanbul Şube yöneticilerinin büyük katkılarıyla Odamıza kazandırılan ve güçlendirme çalışmaları tamamlanan şube binasının açılışı 6 Nisan 2013 tarihinde gerçekleştirildi. Açılışa, TMMOB, İMO ve İMO Şube Yönetim Kurulu Üyeleri ile bini aşkın üye ve davetli katıldı. Açılış töreni kurdele kesimiyle başladı. Kurdele kesiminin ardından açılış konuşmalarını gerçekleştirmek üzere İMO İstanbul Şube Konferans salonuna geçildi. Konferans salonunda ilk sözü İMO İstanbul Şube Başkanı Cemal Gökçe aldı. Gökçe nin ardından Eski İMO Yönetim Kurulu Başkanı 156

7 Kurumsal İşleyişin Geliştirilmesine Yönelik Çalışmalar ve aynı zamanda Eski İMO İstanbul Şube Başkanı İzzettin Silier bir konuşma yaptı. İMO Yönetim Kurulu adına söz alan Nevzat Ersan, İnşaat Mühendisleri Odası`nın derme-çatma binalardan, daireden bozma mekânlardan bugünkü görkemli, işlevsel, estetik yapılarda üyelere ve vatandaşa hizmet verebiliyor olmasında tüm Oda üyelerinin katkı ve alın terinin olduğunu ifade etti. Açılışta ayrıca Odaya yeni kayıt yaptıran en genç üye Neslişah Eroğlu ve genç-imo üyesi üniversite temsilcisi Sibel Sevat da birer konuşma yaptı. Açılış konuşmalarının ardından binanın yapımında emeği geçen ve değerli katkıları olan kişi ve firmalara plaket verildi. Açılış töreni tamamlandıktan sonra yaklaşık bin kişinin katıldığı kokteyl gerçekleştirildi. Amasya Temsilcilik bürosunun açılışı İMO Amasya Temsilcilik yeni hizmet bürosu açılışı 23 Kasım 2013 tarihinde düzenlenen törenle hizmete açıldı. Samsun Şubesi ne bağlı Amasya Temsilciliği bürosunun açılışına İMO Yönetim Kurulu Sayman Üyesi Nevzat Ersan, İMO Samsun Şube Başkanı Hüseyin Tüfek, Amasya temsilcisi Mustafa Hatipoğlu ve temsilcilik üyeleri katıldı. Açılış konuşmasını Nevzat Ersan yaptı. Ardından Hüseyin Tüfek ve Mustafa Hatipoğlu birer konuşma yaptı. Patent Enstitüsü nden Marka Tescil Belgesi İnşaat Mühendisleri Odası, logosu, amblemi ve isminin haksız ve bilinçsiz kullanımının önüne geçmek amacıyla Marka Tescil Belgesi almak üzere Türk Patent Enstitüsü ne başvuruda bulundu. Türk Patent Enstitüsü Markalar Dairesi Başkanlığı, yaptığı inceleme sonucunda ve Markaların Korunması Hakkında 556 Sayılı Kanun Hükmünde Kararname uyarınca İMO logosunu, amblemini ve ismini on yıl süreyle tescil etti. 157

8 İMO 43. Dönem Çalışma Raporu Bilgi İşlem Çalışmaları Kongre, Sempozyum, Seminer ve Eğitimlerin canlı yayınlanması Odamız, sistem çalışmalarının yanı sıra, düzenlediği kongre, sempozyum ve benzeri bilimsel etkinlikleri, kendi bünyemizdeki sunucular üzerinden embed kod sistemi kullanarak canlı yayınlandı. Böylelikle katılımcı, etkileşimli hizmet verilmiş oldu. Çeşitli tarihlerde düzenlenen; - Su Yapıları Sempozyumu, - Afet Sempozyumu, - Çelik Yapılar Sempozyumu, - Tarihi Yapıların Güçlendirilmesi ve Geleceğe Güvenle Devredilmesi Sempozyumu, gibi birçok sempozyum, kongre, konferans ve oturumlara online ortamda web sitesi üzerinden canlı yayın yapmış, alt alan adı (Örneğin: suyapilari.imo.org.tr) açarak, iletişim sağlamıştır. Merkezi muhasebat (Bordro) sistemine geçilmesi Daha iyi ve daha güvenli bir şekilde bordro hazırlanması amaçlandı, bunun için dışarıdan destek almak yerine tüm birimlerimizin Merkezi Bordro Yazılımı kullanması için gerekli yazılım ve donanım yapısı hazırlandı. Oda ve Şube çalışanları, uzaktan eğitim yoluyla, İMO bilgi teknolojileri altyapısına hakim hale getirildi ve sistem devreye alındı. Bordro programı için kullanıcının kendi yazıcısını kullanması sağlandı. Güvenlik açısından, 256 bit şifreleme tercih edildi. İMO bilgi işlem destek sistemi ile ilk kez birebir uzaktan eğitim verilerek Peer to Peer sistemi kullanılmaya başlandı. Tüm birimlerin Web ve Mail alan adlarının merkezileştirilmesi Odamız, imo.org.tr alan adına ait e-posta (Bilgi Güvenliği Kuralları gereği), yeni sunucu üzerinde çalıştırılarak tüm birim çalışanlarımızın tek noktadan ( e-posta kontrolünün yapılması sağlandı. Ayrıca yeni sunucuda antispam, antivirus, webmail arayüzü vb. çeşitli bölüm ve servislerde iyileştirmeler gerçekleştirildi. Bu kapsamda; - e-posta sunucusu, 24 çekirdekli ve 48 GB RAM li yeni donanıma taşındı. - e-postaların depolanması ve yedeklenmesi için ilgili sunucuya 2 farklı storage donanımından disk alanları bağlandı. - e-posta istemcisi programlar ile sunucu arasındaki trafik şifreli hale getirildi. Gelen e-posta sunucusunun sadece şifreli bağlantı ile yanıt vermesi sağlandı. 158

9 Kurumsal İşleyişin Geliştirilmesine Yönelik Çalışmalar - Giden eposta sunucusunun kimlik doğrulama işlemi yapması sağlanarak, sadece şifreli bağlantıya yanıt verecek konuma getirildi. - Kullanıcıların e-posta şifre bilgileri daha yüksek güvenlik değerine sahip şifreleme algoritması ile tutulur hale getirildi. - Antivirus taraması için daha performanslı yapıya geçildi. - Antispam kontrollerinde kırpılan mail içerikleri ile ilgili sorunun giderilmesi için Antispam taraması hizmeti yeni servis uygulamalarına taşındı.. - Kullanıcı disk alanlarının yönetimi için kota kontrolü etkinleştirildi. - Webmail arayüzünde sayfalama sırasında yaşanan performans sorununun giderilmesi için yeni webmail uygulamasına geçildi. Kurulan bu sistemle özellikle çalışanlarımızın tek yerden ve hızlı bir şekilde kurum e-postası (xxxxxx@imo.org.tr) kullanmaları sağlandı. Yedekleme sisteminin Standartlara uygun hale getirilmesi İMO Bilgi Teknolojileri Yedekleme Sistemi adı altında başlatılan çalışmayla, İMO Bilgi Teknolojileri Sisteminin, internet tabanlı tek bir uygulama ortamında yedeklenebilmesi sağlandı. Bu çalışmayla, tüm şube ve temsilcilik işlerinin daha hızlı, etkin ve hatasız yürütülmesi, buna ek olarak örgüt dinamiğinin sürdürülebilirliğini sağlayacak, geliştirilebilir nitelikte bir yedekleme sisteminin olması amaçlandı. Nihai hedef olarak her ne kadar anlık yedekleme hedeflense de gerekli donanımın ileride meydana gelebilecek teknolojik ihtiyaçları şimdiden barındırması düşünüldü. Odamızda bulunan File Server in özellikleri aşağıdaki gibidir: Windows, Mac OS and Linux/ Unix Platformlarında Çapraz Dosya Paylaşımı, Protokoller: CIFS/ SMB, AFP(3.1), NFS, FTP, HTTP, HTTPS Web Dosya Yöneticisi, FTP Server FTP Üzerinden SSL/ TLS, Eş Zamanlı Bağlantı: 256 FXP Desteği Pasif FTP Port Aralığı Kontrolü FTP Bant Genişliği & Bağlantı Kontrolü Unicode Desteği, Web Server HTTP/ HTTPS Bağlantıları WebDAV Bağlantı Desteği Importable SSL Sertifikası Database Server, MySQL Server phpmyadmin ile Web-Tabanlı Yönetim (QPKG) Backup Server Remote Replication Server (Rsync üzerinden) Apple Time Machine Desteği 3rd Party Yedekleme Programları Desteği: Acronis True Image sayesinde mirror back up alınması. 159

10 İMO 43. Dönem Çalışma Raporu Çağrı destek biriminin Standartlara uygun hale getirilmesi Odamız kendi bünyesinde bilgi işlem destek birimi kurmak amacıyla bir ekip oluşturmayı ve böylece sistemin aksaklıklarını ve gereken güncellemeleri daha doğru ve hızlı şekilde çözüme kavuşturmayı, oda çalışanlarımıza ve kullanıcılarımıza kesintisiz hizmet verebilmeyi kararlaştırdı. Bu kararla Destek İş Akış Şeması belirlenerek probleme en hızlı şekilde uzak bağlantı yöntemleri, uzak eğitim videoları veya hazırlanan dokümanlar ile destek vermek amaçlandı. Teknik Destek Masası telefonları, e-posta adresleri ve SMS sistemi ile sürekli hizmet vermektedir. 160