İCRA DAİRELERİNİN ETKİNLİKLERİNİN ARTTIRILMASI

Transkript

1 İCRA DAİRELERİNİN ETKİNLİKLERİNİN ARTTIRILMASI EŞLEŞTİRME PROJESİ EĞİTİM PROGRAMI ÜNİTE I: İCRA DAİRELERİNİN YENİ TEŞKİLAT MODELİ

2 İCRA DAİRELERİNİN YENİ TEŞKİLAT MODELİ EVVELİYAT. YENİ BİR İCRA DAİRESİ MODELİ İHTİYACI Merkezi Kurumsal Çerçevedeki en önemli sorunlar : a) Yapı sorunları: Bakanlık içerisinde farklı organlarda çakışma İcra dairelerinin işleyiş ve performansına ilişkin etkin denetleme ve kontrol eksikliği Kalite sisteminden yoksunluk b) Teşkilata ilişkin sorunlar: İcra takiplerinin ele alınmasında ve işleyişinde uygulama birliğine ilişkin kriter eksikliği.

3 Usule ilişkin belirsizlik Günlük mali işlemlerde sıkınflar

4 İCRA DAİRELERİNİN YENİ TEŞKİLAT MODELİ EVVELİYAT. YENİ BİR İCRA DAİRESİ MODELİ İHTİYACI İcra dairesindeki en önemli sorunlar: a) Yapı sorunları: Dairelerde mevcut iş yüküne kaşılık verecek yeterli işlemsel kapasite yok ve giikçe artan dosya sayısına ayak uyduramamaktalar Taşra seviyesindeki parçalanmış teşkilat yapısı icra sisteminin etkinliğinde engel haline gelmeye başlamakta. b) Teşkilata ilişkin sorunlar: Ortak kriter yok

5 İşlevlerin heterojenliğinden yoksunluk Sınırlı kaynaklar, geleneksel çalışma yöntemleri, kağıt yığını alfndaki masalar, yetersiz denepm ve usule ilişkin belirsizlik İcra dairelerine her gün aşırı sayıda ziyaretçi Arşiv ve yedieminlerde kontrolden yoksunluk Aşırı iş yükü Günlük mali işlemlerde sıkınflar

6 İCRA DAİRELERİNİN YENİ TEŞKİLAT MODELİ EVVELİYAT. YENİ BİR İCRA DAİRESİ MODELİ İHTİYACI v Teşkilata ilişkin iki temel ihpyaç tespit edilmişpr: İcra dairelerinin işleyişinin yöneolmesi ve koordine edilmesi için kurumsal bir çerçeve oluşturmak. Parçalı mikro birimlerden oluşan mevcut yapının değişorilmesi icra konularında yüksek kaliteli kamu hizmeo

7 İCRA DAİRELERİNİN YENİ TEŞKİLAT MODELİ EVVELİYAT. YENİ BİR İCRA DAİRESİ MODELİ İHTİYACI v Spesifik değişiklikler gerekmekte: - Yönetim kriterinin takip edilmesi - Kalite kontrol tekniklerinin oluşturulması, - Yerine getirilecek belirli koşulların oluşturulması - Hizmetin işleyişi için yeterli dayanıklılıkta bir rejim kurmak Sağlayacakları: ü Dosyaların işleme alınmasında uygulama birliği ü İcra dairelerinin artan dosya sayısına ayak uydurabilmesi ü İcra dairelerinin gerçek ihpyaçlarının tahmin edilmesi ve planlanması ü İcra dairelerinin materyal ve insan kaynaklarının sağlanmasının planlanması. ü İcra dairelerinde uzmanlaşmanın gerekliliği veya uygunluğunun tespit edilmesi. ü İş yükü ve hedeflere ulaşabilmeye göre farklı icra daireleri arasında iş tazmininin organize edilmesi ihpmalinin tespit edilmesi.

8 İCRA DAİRELERİNİN YENİ TEŞKİLAT MODELİ İCRA DAİRESİNİN TEŞKİLAT VE İŞLEYİŞ İLKELERİ TEŞKİLAT v Two basic İLKELERİ needs were detected in organizaponal: v Bütünlük ilkesi: Tek bir teşkilat sistemi v Hiyerarşik yapı: q YönePm q TeTiş q Denetleme q Uyuşmazlık çözümü Planlama, karar verme, yöne.m, işin kontrolü ve dağılımı, performans kontrolü, emir ve talimat çıkartma ile gerçekleşir.

9 İCRA DAİRELERİNİN YENİ TEŞKİLAT MODELİ İCRA DAİRESİNİN TEŞKİLAT VE İŞLEYİŞ İLKELERİ TEŞKİLAT v Two basic İLKELERİ needs were detected in organizaponal: v Görev dağılımı: q Çalışanların ilgili rollerinin bepmlenmesi. Görev dağılımı. q İlginin ve çabaların yoğunlaşfğı alanın daralflıp, performansın arvrılması. q Takibin adım ve aşamasına göre yapılır. q Çalışanların daha üst seviyede uzmanlaşmasını sağlar. q HizmePn ihpyaçlarına göre teşkilafn uyum göstermesini sağlamak için daire içinde yeterli esneklik sağlanmalıdır.

10 İCRA DAİRELERİNİN YENİ TEŞKİLAT MODELİ İCRA DAİRESİNİN TEŞKİLAT VE İŞLEYİŞ İLKELERİ TEŞKİLAT v Two basic İLKELERİ needs were detected in organizaponal: v Eş güdüm: Yeni icra dairesinin kurulmasında kilit rol üstlenmektedir. EŞ GÜDÜM TEKNİKLERİ: ü Hiyerarşi ilkesi ü İşin düzenlenmesi ve dağılımı ü protokoller

11 İCRA DAİRELERİNİN YENİ TEŞKİLAT MODELİ İCRA DAİRESİNİN TEŞKİLAT VE İŞLEYİŞ İLKELERİ OPERATING İŞLEYİŞ v Two İLKELERİ basic PRINCIPLES needs were detected in organizaponal: v ETKİNLİK VE HIZLILIK: icra takiplerinin çabuk çözümlenmesi v ESNEKLİK: hizmexeki aksaklıklardan sakınmak için esneklik kriteri v İŞİN MODERNLEŞTİRİLMESİ: daha hızlı yöntemler ve en uygun araçlar

12 İCRA DAİRELERİNİN YENİ TEŞKİLAT MODELİ İCRA DAİRESİNİN TEŞKİLAT VE İŞLEYİŞ İLKELERİ OPERATING İŞLEYİŞ v Two İLKELERİ basic PRINCIPLES needs were detected in organizaponal: v YÖNETİM SORUMLULUĞU: işlevler ve sorumlulukların açık tanımı v KUSURSUZLUK VE SÜREKLİ İYİLEŞTİRME: güçlü ve zayıf noktaları belirlenerek icra hizmepnin iyileşprilmesi v STANDARTLAŞMA: metodolojik kriter: protokoller, pozisyonlar ve usul kitapçıkları. v BENZEŞTİRME: icra dairelerinin tek Pp işlemesi

13 İCRA DAİRELERİNİN YENİ TEŞKİLAT MODELİ MODELİN GENEL TANIMI Yeni teşkilat modeliyle icra dairelerinin teşkilatlanmasında aşağıdakilerden: Merkezi düzeyde kurumsal çerçeve yoksunluğu; Taşra seviyesinde parçalanmış teşkilat yapısı; ve İşlemsel kapasitenin eksikliği Bunlara geçilmesi amaçlanmaktadır: KaF bir kurumsal çerçeve ile yönepm Yeni teşkilat modelinde oluşum Farklı konularda uzmanlaşmış daireler temeli İşlemsel destek alan bilgi işlem teknolojisi

14 İCRA DAİRELERİNİN YENİ TEŞKİLAT MODELİ MODELİN GENEL TANIMI YENİ TEŞKİLAT MODELİNİN ANA TEMELLERİ: 1. Kurumsal çerçeve: Adalet Bakanlığı içerisinde, polipka oluşturan, düzenli işleyişi kontrol eden ve kalite ile en iyi teşkilat uygulamalarını belirleyen. 2. TeTiş sistemi ve Kalite yönepm sistemi, sürekli iyileşprmeyi temin etmeye yönelik. 3. İcra dairelerinde yatay ve uzmanlaşmış birimler bilgi işlem teknolojisi sistemleriyle desteklenen, bütn ve esnek bir teşkilat modeli içerisinde, her boyuxaki icra dairesine uyumlaşfrılan.

15 İCRA DAİRELERİNİN YENİ TEŞKİLAT MODELİ MODELİN GENEL TANIMI: MERKEZİ SEVİYE Aşağıdakileri yapan, Adalet Bakanlığı içerisinde spesifik bir birim: Ø İcra dairelerinin yönepmini merkezileşpren Ø İcra dairesi polipkalarını çıkaran Ø Düzenli işleyişi kontrol eden Ø Kalite ve en iyi teşkilat uygulamalarını belirleyen.

16 İCRA DAİRELERİNİN YENİ TEŞKİLAT MODELİ MODELİN GENEL TANIMI: MERKEZİ SEVİYE MERKEZİ SEVİYENİN YAPISI 1. İnsan Kaynakları: İcra dairelerinde insan kaynakları yönepmi, eğipm, hem vatandaşlar hem de çalışanlara bilgi konularında yetkili. 2. YöneOm: tetiş ve kalite, mali konular, harçlar, vergiler, reddiyatlar vs konularında yetkili 3. Planlama: planlama, proje kontrolü, kuralların standartlaşfrılması ve değişim yönepmine ilişkin eylemlerle ilgili Bir danışma kurulu, Merkezi Birimin yetkilisine doğrudan teknik destek sağlayacak.

17 İCRA DAİRELERİNİN YENİ TEŞKİLAT MODELİ MODELİN GENEL TANIMI: MERKEZİ SEVİYE MERKEZİ SEVİYENİN YAPISI MERKEZİ'BİRİM' YAPISI' İCRA%DAİRESİ%SORUMLU% BİRİM% Danışma' kurulu' Yöne%m'' Te)iş'&'kalite' İsta%s%k' İnsan'Kaynakları' İKY' Eği%m' İlgi've' bilgi' Planlama' Proje' planlama' &'kontrol' Standartla şbrma' Bilgi'işlem'

18 İCRA DAİRELERİNİN YENİ TEŞKİLAT MODELİ MODELİN GENEL TANIMI: İCRA DAİRESİ İCRA DAİRESİNİN YAPISI İCRA%BİRİMİ% İdari%Birim% İcra%Birimi% Danışma' masası' Arşiv' Tedarik' Tebligat'Birimi' Ön'büro' Dosya' açma' birimi' Haciz' '' Mali'Birim' Aile'

19 Example of General Affairs Office İCRA DAİRELERİNİN YENİ TEŞKİLAT MODELİ MODELİN GENEL TANIMI: İCRA DAİRESİ İcra dairesinin yapısı: İdari Birim Danışma, tedarik ve arşiv de dahil olmak üzere icra birimine genel destek sağlayan tüm işlevleri içermektedir. İdari Birim Danışma masası Arşivler o Tedarik

20 İCRA DAİRELERİNİN YENİ TEŞKİLAT MODELİ MODELİN GENEL TANIMI: İCRA DAİRESİ İcra dairesinin yapısı: İcra Birimi ü İcra takiplerinin tüm işlemlerini uygulayacakfr. ü Birim, çalışanları arasında iş birliği ve dayanışma ilkelerine dayanan iki işlevsel bölüme ayrılacakfr. ü Beş ana bölüme ayrılmışfr: - Ön büro - SaFş - Dosya açma - Aile - Haciz

21 İCRA DAİRELERİNİN YENİ TEŞKİLAT MODELİ MODELİN GENEL TANIMI: İCRA DAİRESİ İcra dairesinin yapısı: İcra Birimi Ayrıca, icra biriminde spesifik bölümler olarak yer alacak: Harçlar ve vergiler ile tahsilatlar ve reddiyatlar olarak iki bölüme ayrılmış mali birim Tebligat birimi

22 İCRA DAİRELERİNİN YENİ TEŞKİLAT MODELİ MODELİN GENEL TANIMI: İCRA DAİRESİ İcra dairesinin yapısı: İcra Birimi İCRA%BİRİMİ% İdari%Birim% İcra%Birimi% Danışma' masası' Arşiv' Tedarik' Tebligat'Birimi' Ön'büro' Dosya' açma' birimi' Haciz' '' Mali'Birim' Aile'

23 İCRA DAİRELERİNİN ETKİNLİKLERİNİN ARTTIRILMASI EŞLEŞTİRME PROJESİ EĞİTİM PROGRAMI ÜNİTE II: MERKEZİ BİRİM VE İCRA DAİRESİNİN İŞLEYİŞİ

24 1.- MERKEZİ BİRİMİN İŞLEVLERİ İcra dairesinin işleyişinin stratejik noktalarının koordine edilmesi İcra dairelerinin işleyişini iyileş4rmek adına emirler çıkarmak ve yönlendirmek İcra dairelerinde insan kaynakları yöne4mi Çalışanların hizmet öncesi ve hizmet içi eği4mi İcra daireleri ve vataandaşların sorularına cevaplar vermek Aşırı borçlanmayı önlemek için vatandaşlara bilgi sunmak İcra dairelerinin performansını iyileş4rmek (icra dairelerinin işleyişini iyileş4rmek) için standardizasyon araçları oluşturmak Yeni modelin düzgün işlemesi için gereken bilgi- işlem teknolojisi projelerini UYAP ile işbirliği içerisinde teşvik etmek

25 TeJiş faaliyetleri aracılığıyla, icra dairelerinin sunduğu hizmetlerin performans ve etkinliğinin değerlendirilmesi İcra dairelerinde kalite sisteminin yöne4lmesi Mali konulara ilişkin tüm hususların idaresi İcra dairelerindeki ista4s4ki bilginin işlenmesi, merkezileş4rilmesi ve toplanması Tüm ülke çapında icra dairelerinin konuşlandırılması ve uygulanmasının planlanması ve koordine edilmesi Yeni teşkilat modeline ilişkin değişim yöne4mini farkındalık, eği4m ve ile4şim konularında desteklemek.

26 1.- MERKEZİ BİRİMİN İŞLEVLERİ - Yapı MERKEZİ BİRİM YAPI Yöne4m alanı TeJiş & kalite İCRA DAİRESİNİN SORUMLU BİRİMİ Danışma kurulu İnsan Kaynakları alanı İnsan kaynakları yöne4mi Planlama alanı Projelerin planlanması ve kontrolü İsta4s4k Eği4m StandartlaşSrma Mali işler İlgi ve Bilgi Bilgi işlem

27 1.- MERKEZİ BİRİMİN İŞLEVLERİ Danışma Kurulu Misyon İlgili farklı iş alanlarında yüksek seviyede tavsiyeler vererek tayin edilen hedefleri yerine ge4rmekte iş birliği yapmak İşlevler Birim başkanına, güçlerinin tespi4 için gerekli olanyeterli yasal veya diğer bilgilere sahip olması için tavsiyeler vermek. Merkezi birime bağlı üç alanı desteklemek.

28 1.- MERKEZİ BİRİMİN İŞLEVLERİ YöneIm Alanı TeJiş & kalite Misyon TeJiş sisteminin koordinasyonu, denetlenmesi ve nasıl çalışsğının gözlemlenmesi İcra dairelerinin tejiş güçlerinin gelişiminin devralınması İcra dairelerinde bütünleşmiş kalite sisteminin yerleş4rilme planının yöne4mi, uygulaması ve sürdürülmesi İşlevler Standart işlem prosedürleri geliş4rerek tejiş sisteminin poli4ka uygulamaları, kılavuzları ve hedeflerinin gerçekleş4rilmesi TeJiş sisteminin işleyişine ilişkin yöne4m ve koordinasyon. TeJiş sisteminin planlanmasının geliş4rilmesi ve uygulaması. TeJiş programı ve planlama için hedef ve stratejik kriter oluşturulmasına kaslma.

29 İcra dairelerinde kalite yöne4m sistemin uygulamasının planlanması ve koordine edilmesi. Kalite standartlarında uygulanacak usule ve düzenlemeye ilişkin çerçevenin oluşturulması. Kalite yöne4m sisteminde belirlenecek süreç faaliyetlerinin uygulamasının oluşturulması. Kalite standartlarının geliş4rilmesi ve uygulanması için yerel temsilcilerle koordine halinde çalışmak.

30 1.- MERKEZİ BİRİMİN İŞLEVLERİ YöneIm Alanı İstaIsIk Misyon Ista4s4ki bilginin toplanması ve standart, güncel ve homojen bir şekilde işlenmesinin yöne4mi İşlevler İcra dairelerine ilişkin ista4s4klerin gelişiminin planlanması ve koordine edilmesi. Tüm ülke çapında icra dairelerinin ista4s4ki bilgilerinin toplanması ve işlenmesinin planlanması ve koordine edilmesi. Türk icra sistemine ilişkin ista4s4ki bilginin üre4mi, işlenmesi ve dağısmı için gereken dengeli sonuç karsnın veya bilgi işlem araçlarının gelişimi ve incelenmesinin koordine edilmesi Yetkili kişiye toplanmış ve onaylanmış ista4s4ki bilginin sunulması ve kullanımına açılması

31 1.- MERKEZİ BİRİMİN İŞLEVLERİ YöneIm Alanı Mali işler Misyon İcra dairelerinde, tahsilat, reddiyat, depozito ödemesine ilişkin mali konuların merkezi şekilde yöne4lmesi İşlevler İcra dairelerinde mali işlemlerin işleyişinin denetlenmesi ve kontrol edilmesi. Mali işlemlerin gerçekleş4rilmesinden soumlu finans kurumu ile düzenli ilişkiler. Kullanıcı yöne4mi ve sorun çözme aracılığıyla mali işlemler sisteminin ilk düzeyinin işlemsel yöne4mi. İcra dairelerinde depozito sisteminin denetlenmesi ve koordine şekilde yürütülmesi

32 1.- MERKEZİ BİRİMİN İŞLEVLERİ İnsan Kaynakları Alanı İnsan Kaynakları YöneImi Misyon İcra dairelerinin insan kaynakları yöne4minde, alanındaki ih4yaçları karşılamaya yönelik uzmanlaşmış ve merkezileşmiş yöne4m aracılığıyla etkinliğin arzrılması İşlevler İcra dairelerinde kadro planlaması ve düzenli personel yöne4mi İcra dairelerine yeni çalışan alma ve çalışsrma süreçlerinin geliş4rilmesi. İcra dairelerinde açık pozisyonların doldurulması ve kadro tayinine ilişkin süreçlerin yöne4mi Adalet Bakanlığı na verilen, icra müdürleri ve icra müdür yardımcıları üzerinde yürütme yetkisi.

33 1.- MERKEZİ BİRİMİN İŞLEVLERİ İnsan Kaynakları Alanı Training Misyon İcra dairesinin tüm çalışanlarının, görevlerini mümkün olduğunca yürütebilmesi için uygun bir eği4m almalarını sağlamak İşlevler İcra müdürü ve dairenin tüm çalışanlarının hizmet öncesi eği4min planlanması ve uygulanması İcra müdürü ve dairenin tüm çalışanlarının uzmanlaşması ve sürekli eği4minin planlanması ve uygulanması İcra dairesi çalışanlarının eği4minin iyileş4rilmesini sağlayabilecek çalışmaların, kamu araşsrmalarının, seminerlerin ve diğer faaliyetlerin teşvik edilmesi ve yürütülmesi. Merkezi Birim tara\ndan verilen çalışmaların yürütülmesi.

34 1.- MERKEZİ BİRİMİN İŞLEVLERİ İnsan Kaynakları Alanı İlgi ve bilgi Misyon Vatandaşların ilgisine ilişkin tüm konularla ilgilenmek İşlevler İcra dairelerinin işleyişine ilişkin tüm konularda vatandaşların ilgisi ve bilgisi. Toplumda aşırı borçlanmayı engelleyecek bir kültür oluşmasını teşvik etmeye yönelik tedbirlerin planlanması ve uygulanması İcra dairelerine genel ilgi ve bilgi İcra dairelerinin işleyişi ve çalışanlarına ilişkin vatandaşların sundupu bireysel şikayetlerin işleme alınması Daha önceki şikayetlerden kaynaklanan disipline ilişkin sonuçların uygun olduğu durumlarda işleme alınması

35 1.- MERKEZİ BİRİMİN İŞLEVLERİ PLANLAMA Proje planlama ve kontrol Misyon Yeni teşkilat modeline geçişi sağlarken, yürütüülen uygulama süreçlerinin denetlenmesi ve icra dairelerindek modernizasyon projelerinin planlanması ve kontrolü Yeni sistemin uygulanmasına ilişkin sonuçlara yönelik dahil olan aktörler ile farklı sosyal grupların hazırlanması İşlevler Yeni modelin kurulmasında yürütülmesi gereken farkındalık faaliyetlerinin planlanması ve koordine edilmesi Yeni icra daireleri modelinin tanıslmasını amaçlayan ile4şim faaliyetlerinin yürütülmesini tasarlamak, koordine etmek ve denetlemek. Yeni icra daireleri modelinde dahil olan aktörlere yönelik eği4m faaliyetlerinin uygulamasının tasarımı, koordinasyonu ve denetlenmesi

36 1.- MERKEZİ BİRİMİN İŞLEVLERİ PLANLAMA StandartlaşWrma ve normalleşirme Misyon Görevlerin standardizasyonu ile tüm ülke çapında icra dairelerinin eşit ve benzer şekilde faaliyet gösterebilmesi için gerekli düzenleyici araçlara sahip olmalarını temin etmek İşlevler İcra dairelerinde görevlerin ve çalışma yöntemlerinin standartlaşsrılmasını amaçlayan müfredatlar, talimatlar ve diğer araçlara ilişkin projeler geliş4rmek İyi uygulamalar geliş4rmek için birleş4rme aracı olarak icra dairelerinden Merkezi birime sunulan sorulara yönelik cevap hizme4ni yönetmek

37 1.- MERKEZİ BİRİMİN İŞLEVLERİ PLANLAMA Bilgi İşlem Misyon UYAP poli4kaları ile koordinasyon içerisinde icra dairelerinde teknolojik güncellemeyi teşvik etmek İşlevler İcra dairelerinde gereken teknolojik araçların uygulanmasının planlanması ve ih4yaçların araşsrılması için UYAP ile koordinasyon içerisinde faaliyet. Yeni modelin planlandığı gibi yürütülmesi için gerekli görülen bilgi işlem projelerinin teşvik edilmesi

38 2.- İCRA BİRİMİNİN İŞLEVLERİ - Yapı İCRA BİRİMİ İdari Birim İcra Birimi Danışma masası Arşiv Tedarik Tebligat Birimi Ön büro Dosya açma birimi Haciz SaSş Mali Birim Aile

39 2.- İCRA DAİRESİNİN İŞLEVLERİ İdari Birim Danışma Masası Misyon İlgili taraflara, çalışma performansına müdahale olmaksızın, icra takibi hakkında talep edilen bilgiyi sağlamak İşlevler İlgili taraflara yetkili oldukları takibin durumu hakkında bilgi vermek. Başvuruları merkezileş4rmek ve ilgili tarafların icra hizme4nde ele alınan dosyalara erişimini sağlamak Vatandaşlar tara\ndan sunulan, icra dairelerinin işleyişine ilişkin şikayetler, iddialar ve önerileri yönetmek İcra dairesinin diğer çalışanlarına dosya hakkında gerekli bilgiyi sağlamak.

40 2.- İCRA DAİRESİNİN İŞLEVLERİ İDARİ BİRİM Tedarik İşlev: Materyal kaynakları yöne4mi Arşiv Misyon Dosyaların muhafazası ve dağısmın daha etkin bir şekilde yürütülebilmesi için icra dairelerinde dosyaların arşivinin düzgün işleyişinin yöne4lmesi İşlevler İcra dairelerinde sonuçlandırılmış dosyaların alınmasıi kaydı ve sınıflandırılması. İcra dairelerinde arşivlenmiş tüm dosyaların yöne4mi ve idaresi. İh4yaç duyulduğunda arşivlenmiş dosyaların bulunması ve dağısmı.

41 2.- İCRA DAİRESİNİN İŞLEVLERİ İCRA BİRİMİ Ön büro Misyon İcra dairelerine sunulan tüm başvuru, talep ve belgelerin belirlenen kılavuzlar ve kriterlere uygun olarak düzgün bir şekilde alınmasının, kaydının ve dağısmının yöne4lmesi İşlevler İcra dairelerine sunulan belgelerin alınması, kaydı ve dağısmı Yukarıda belir4len görevlerin yerine ge4rilebilmesi için destekleyici araçlar ve erişilebilir uygulamaların düzgün kullanımını sağlamak.

42 2.- İCRA DAİRESİNİN İŞLEVLERİ İCRA BİRİMİ Dosya açma birimi Misyon Dosya açarak, icra takibinin başlaslması. Bu bağlamda, başvuruları kabul edip, taraflarca talep edilen işlemleri yürüterek, dosyanın sonuçlandırılmasına kadar usule ilişkin gerekli tüm tedbirlerin alınması. İşlevler Ön börodan gelen başvuruların alınması Ödeme emirlerinin çıkarılması ve borcun ödenmesi halinde dosyanın kapaslması. İlam olması duurumda icra hkimine gönderilmesi gereken temyiz dosyalarıyla ilgilenmek. Borçlunun i4raz etmesi halinde alacaklının yetkili mahkemeye açacağı davada takibi askıya almak. Parasal olmayan davalarda gönüllü riayet için emir çıkarmak.

43 2.- İCRA DAİRESİNİN İŞLEVLERİ İCRA BİRİMİ Haciz bölümü Misyon Gönüllü riayet olmaması durumunda, borçlunun yükümlülüklerini yerine ge4rmesi için gereken tüm işlemlerin yapılması. İşlevler Gönüllü ödeme olmaması veya i4razın reddedildiği dosyalarda gerekli işlemleri yapmak. Borçlunun mal varlığının tespi4 Taşınabilir malların haczinin konulması Gayrimenkul ve araç haczinin online olarak konulması Mahcuz malların kıymet takdiri Gönüllü riayet olmaması durumunda paraya ilişkin olmayan yükümlülüklerin icrası İcra hakimine gönderilmesi gereken temyiz davalarıyla ilgilenmek Dosya tamamen icra edildiğinde dosyayı kapasp, kaydetmek.

44 2.- İCRA DAİRESİNİN İŞLEVLERİ İCRA BİRİMİ SaWş bölümü Misyon Birimlerin geri kalanında dosya yükünü hafifleterek, takiplerin daha hızlı bir şekilde yapılmasını sağlayarak, arsrılmış şeffaflık sağlayarak ve hem alacaklı hem de borçluya yarayan daha iyi fiyatlar sunarak tüm icra dairelerindeki sasşların merkezi olarak ilan edilmesi ve uygulanması İşlevler İcra dairesinde uygulanacak sasşların talep edilen şekilde ilan edilmesini sağlamak SaSşların yürütülmesi SaSşa çıkarılmış malın en yüksek teklif verene ile4lmesi.

45 2.- İCRA DAİRESİNİN İŞLEVLERİ İCRA BİRİMİ Aile bölümü Misyon Aile hukukuna ilişkin takiplerin merkezi ve uzmanlaşmış şekilde yöne4mi İşlevler Aile hukukuna ilişkin tüm icra takiplerinin genel konular dairesinden alınması. İcra edilmiş ilamın sonucu olan tüm ödeme ve diğer emirlerin çıkarılması Gönüllü riayet olmaması durumunda, aile hukukuna ilişkin kararların icrasına yönelik tüm işlemlerin yerine ge4rilmesi.

46 2.- İCRA DAİRESİNİN İŞLEVLERİ İCRA BİRİMİ Tebligat birimi İşlev: Taraflar veya vekilleri tara\ndan icra takibinin gelişimi hakkında bilinmesi gereken tüm hususların bildirilmesi.

47 2.- İCRA DAİRESİNİN İŞLEVLERİ İCRA BİRİMİ Mali birim Misyon Tüm icra dairesinin mali işlemlerinin bir bilgi işlem aracı ile idare edilmesi ve bu şekilde her icra dairesinde nakit akışını engelleyerek tahsilat ve reddiyatların merkezi olarak banka sistemi ile yapılmasının sağlanması. İki bölüme ayrılmışsr: vergiler ve harçlar ile tahsilatlar ve reddiyatlar. İşlevler İcraya ilişkin işlemin veya bir verginin ödenmesinin gerçekleşmesi amacıyla vatandaşların yapsğı ödemeleri kontrol etmek. İcra takibinden kaynaklı ödeme emirlerinin çıkarılması. Taraflarca ödenen miktarların devlet hazinesine aktarılması. İcra dairelerine yapılan tahsilat ve reddiyatlardan menfaa4 olan tüm taraflara ilgili bilgiye erişim sağlanması.

48 2.- İCRA DAİRESİNİN İŞLEVLERİ İCRA BİRİMİ Tahsilat ve reddiyat birimi Misyon Tüm icra dairesinin mali işlemlerinin bir bilgi işlem aracı ile idare edilmesi ve bu şekilde her icra dairesinde nakit akışını engelleyerek tahsilat ve reddiyatların merkezi olarak banka sistemi ile yapılmasının sağlanması İşlevler İcraya ilişkin işlemin veya bir verginin ödenmesinin gerçekleşmesi amacıyla vatandaşların yapsğı ödemeleri kontrol etmek. İcra takibinden kaynaklı ödeme emirlerinin çıkarılması. Taraflarca ödenen miktarların devlet hazinesine aktarılması. İcra dairelerine yapılan tahsilat ve reddiyatlardan menfaa4 olan tüm taraflara ilgili bilgiye erişim sağlanması.

49 3.- PROTOKOLLER KAVRAM VE ÖZELLİKLER Ø KAVRAM: Proje Yöne4m Kitapçığı söz konusu işlemin nasıl yapılacağı ve düzenleneceğine ilişkin bilgiyi hedeflemektedir. Ø ÖZELLİKLER: v İcra müdürü, icra biriminin müdürü tara\ndan hazırlanır v Çerçeve Protokolü içerisinde Adalet Bakanlığı tara\ndan kurulan tasarım ve teşkilata uyumlaşsrılır. v Adalet bakanlığı tara\ndan onaylanan genel kritere uyarlanır. v Görevlerin standartlaşsrılması, gereksiz aşamaların kaldırılmasıyla sürecin yöne4minin düzenlenmesi. v Prosedürün her aşamasında icra dairesinin hangi birimlerinin yetkili olacağının belirlenmesi. v Icra dairelerindeki usule ilişkin işlemlerin kalite kontrolünün arsrılması v Birimler arasındaki ile4şim kolaylaşsrıması

50 3.- PROTOKOLLER İÇERİK Ø Dosyaların ele alınmasında öncelik kriteri Ø Belgelerin standartlaşsrılması Ø Usule ilişkin görevlerin standartlaşsrılması için gereken poli4ka kuralları Ø İcra dairesinin farklı birimleri arasında kontrol sistemleri, işleyiş prosedürleri ve ile4şim. Ø Herhangi bir zamanda icra dairesinde yapılan işlemlerin kalitesinin onaylanması için gerekli somut adımlar. Ø Adalet bakanlığı tara\ndan çıkarılan talimatların entegrasyonu Ø Diğer ilgili bilgiler

51 4.- İCRA BİRİMİ ARASINDAKİ VE İCRA BİRİMİ İLE DİĞER BİRİMLER ARASINDAKİ İLİŞKİLER İDARİ BİRİM SAĞLAYICILAR: o DAHİLİ: İcra biriminin farklı birimleri o HARİCİ: Taraflar ve bireysel davacılar Avukatlar Adalet Bakanlığı Diğer kamu kurumları TEDARİKÇİLER - ALICILAR : Yukarıdakilerin tümü

52 4.- İCRA BİRİMİ ARASINDAKİ VE İCRA BİRİMİ İLE DİĞER BİRİMLER ARASINDAKİ İLİŞKİLER İCRA BİRİMİ Ön büro - Alıcılar: Talep veya başvuru sunan taraflar, bireysel davacılar ve avukatlar - Dosya açam ve aile biriminin tedarikçisidir. Dosya açma bölümü - Ön büronun alıcısıdır - Tebligat birimi be mali birimin alıcısı ve tedarikçisidir. - Haciz bölümünün tedarikçisidir. Haciz bölümü - Dosya açma bölümü, bu bölümün tedarikçisidir. - SaSş bölümü ve tebligat ile mali birimlerin tedarikçisi ve alıcısıdır.

53 SaWş - Haciz, tebligat ve mali birimlerin tedarikçisi ve alıcısıdır. Aile - Ön büro, aile biriminin temel sağlayıcısıdır. Dairenin geri kalanının bu bölümle sadece mali ilişkileri bulunmaktadır. Mali birim - Bu birimin takip sırasında talep edilenler, harç ve vergi ödemesi gerekenler, ihaleyi kazananlarla ilişkileri bulunmaktadır. - Mali birim, dosya açma, haciz, sasş ve aile bölümünün tedarikçisi ve alıcısıdır. Tebligat birimi - Dosya açma, sasş, aile bölümlerinin tedarikçisi ve alıcısıdır.

54 5.- SORUMLULUKLARIN BELİRLENMESİ Hukuki ve usule ilişkin sorumluluklar Tüm icra dairesi çalışanları. Yöne4m ve yönlendirme sorumlulukları İcra müdürleri, icra müdür yardımcıları, icra birimi ve idari birimin müdürleri Pozisyonların sorumlulukları İcra dairesinde çalışan personelin tümü.

55 İCRA DAİRELERİNİN ETKİNLİĞİNİN ARTTIRILMASI EŞLEŞTİRME PROJESİ EĞİTİM PROGRAMI ÜNTE III: İŞ POZİSYONLARI VE USUL KİTAPÇIĞI

56 1.- ÖNSÖZ İCRA DAİRESİNİN İŞ POZİSYONLARI VE USUL KİTAPÇIĞINA İHTİYACI Ne değiş4? Mevcut çalışma şekillerini değiş4ren yeni bir teşkilat modeli belirlendi. Yeni teşkilat gerçekliğine uyum sağlamaları için farklı pozisyonların yeni işlemlerin belirlenmesi gerek. Kim ne yapar? Herkes aynı şekilde hareket ediyor İcra dairesinin kurulduğu tüm şehirlerdeki her pozisyonda benzeşme ve standartlaşma sağlanmalı son olarak, icra dairelerinde erişilebilir olan insan kaynaklarının modernize ve optimize edilmesi gerekmektedir.

57 2.- İŞ POZİSYONLARI KİTAPÇIĞI İŞ POZİSYONLARI KİTAPÇIĞI NEDİR? Aşağıdakileri sağlayan bir insan kaynakları aracıdır Spesifik işlevlerinin belirlenmesi ve tanımlanması ile pozisyonun sorumluluğunu belirlemek Organik ve işlevsel ilişkiler kurarak pozisyonlar arasındaki bağımlılık ilişkilerini bilmek Doğru uygulamasının sağlanması için pozisyonun gerekliliklerini (tutum, yetenek ve bilgi) tanımlamak Bireylerden beklenen sonuçlar ve bunların teşkilata uyumunu kararlaşprmak Birime entegrasyonunu kolaylaşprarak yeni personeli Bütünleş4rilmek ve yönlendirmek Kitapçık bir kişiliğin, kurum veya kuruluşun pozisyonlarının varlığına anlam katan ve gerekçelendiren destekten oluşur.

58 2.- İŞ POZİSYONLARI KİTAPÇIĞI İŞ POZİSYONLARI KİTAPÇIĞI NEDİR? İş Pozisyonları Kitapçığı ne değildir Pozisyona bağlı olan ama açıkça belirlenmemiş işlevlerin yapılmasını engellemekte bir bahane olarak kullanılacak bir belge değildir. Bir pozisyonun misyonlarının yerine getirilmesini sağlayan işlevleri belirlemektedir yani bir görev ve süreç kitapçığı değildir. Etkinliğin kaybından sakınmak için sürekli devinime ve güncellemeye ihtiyaç duyan bir belge olup, statik değildir.

59 2.- İŞ POZİSYONLARI KİTAPÇIĞI İŞ POZİSYONLARI KİTAPÇIĞI NEDİR? İş Pozisyonları Kitapçığı ne değildir Pozisyona bağlı olan ama açıkça belirlenmemiş işlevlerin yapılmasını engellemekte bir bahane olarak kullanılacak bir belge değildir. Bir pozisyonun misyonlarının yerine getirilmesini sağlayan işlevleri belirlemektedir yani bir görev ve süreç kitapçığı değildir. Etkinliğin kaybından sakınmak için sürekli devinime ve güncellemeye ihtiyaç duyan bir belge olup, statik değildir.

60 2.- İŞ POZİSYONLARI KİTAPÇIĞI İŞ POZİSYONLARI KİTAPÇIĞI HEDEFLERİ Ø Farklı pozisyonların arasındaki görev dağılımlarında benzeşen bir kriter oluşturabilmek için bir çerçeve sağlamak. Ø İcra dairelerinin farklı pozisyonlarında, amaçların yerine getirilebilmesi için gerekli bilginin sağlanması ile performansın kolaylaştırılması. Ø İcra dairesi çalışanlarının pozisyonlarında etkin yürütme gösterebilmeleri için temel bilginin sağlanması.

61 Ø İcra dairesinin uygulanmasından sorumlu yetkililere insan kaynakları yönetimini iyileştirebilmek için bir araç sunmak: eğitim ihtiyacının tespiti, yeni çalışanların alınması, beklenen bilgi ve tavırlar vb. Ø Yeni sistemin temel ilkelerini karşılayan etkinlik standartları ve öz denetleme kriterinin geliştirilmesini sağlamak.

62 2.- İŞ POZİSYONLARI KİTAPÇIĞI İŞ POZİSYONLARI KİTAPÇIĞI İÇERİĞİ Her pozisyonun tanımlanmasına ilişkin veri Pozisyonun misyonu Pozisyonun teşkilat şeması Her pozisyondan beklenen katkılar ve sonuçlar Pozisyonun işlevleri Diğer pozisyonlarla temel ilişkiler

63 Pozisyonun teknik araçları Pozisyonun gereklilikleri Gözlemler

64 2.- İŞ POZİSYONLARI KİTAPÇIĞI İŞ POZİSYONLARI KİTAPÇIĞININ PRATİK UYGULAMASI İş pozisyonları kitapçığının ile4lmesi Günlük işlemlerde düzgün kullanım ve tam olarak anlaşılmasını sağlamak adına İş Pozisyonları Kitapçığının yeterli oranda tüm çalışanlara ile4lmesi son derece önemlidir. İLETİM HEDEFLERİ: Ø İcra dairesinin çalışma grubunu bilgilendirmek ve mo4ve etmek Ø İcra dairesindeki her bir kişinin misyonunu göstermek Ø Tüm çalışanlar arasında bağlılık oluşturmak Ø Kitapçığın uygulamasından doğabilecek muhtemel riskleri tahmin etmek Ø Kitapçığı icra müdürleri ve icra müdür yardımcıları aracılığıyla çalışanlara iletmek

65 2.- İŞ POZİSYONLARI KİTAPÇIĞI İŞ POZİSYONLARI KİTAPÇIĞININ GÖZDEN GEÇİRİLMESİ VE GÜNCELLENMESİ İcra dairelerindeki uygulamasından sonra, etkinliğin kaybını engellemek adına İş Pozisyonları Kitapçığının yapısına hükmeden ilkelere uyumu denetlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmak gerekmektedir. Bu bağlamda; Ø Her dairenin iş pozisyonlarında doğrudan etkisi olan düzenleyici reformlar veya yeni ih4yaçların tespi4 için düzenli gözden geçirmeler gerekecek4r. Ø Bu incelemeler, Kitapçığın belirlenen tarihten önce güncellenmesini gerek4ren is4snai durumlar olmadıkça yılda en az bir kez gerçekleşecek4r.

66 3.- USUL KİTAPÇIĞI USUL KİTAPÇIĞI NEDİR? Vatandaşlara daha etkin, hızlı, kaliteli ve iyi bir hizmet sunmak için icra dairelerindeki hizmetlerin sağlanmasında ortak bir uygulama birliği kurmak ve bunları benzer hale ge4rmeyi mümkün kılacak bir yöne4m aracıdır..

67 3.- USUL KİTAPÇIĞI İCRA DAİRESİNDE SÜREÇ YÖNETİMİ İHTİYACI İcra daireleri açısından süreçlerle yöne4m, teşkila\n spesifik görevlerle dona\lan birimlerden oluşmasına ilişkin klasik anlayışın aksine, her icra dairesinin, toplam kalite ve kullanıcı memnuniye4ni sağlamaya yönelik, genel prosedürler oluşturmasını gerek4ren bir yöne4m modelidir. Klasik yöne4m ile süreç yöne4mi arasındaki temel farklar: Klasik yöne_m Süreç yöne_mi Spesifik işlevler gören departmanlardan oluşan bir teşkilat Müşteriyi düşünmeden, birim hedeflerini gerçekleş4rip, genel müdürlüğe rapor etmeye odaklı Bütünlük vizyonundan yoksunluk Genel süreçlerden oluşan bir teşkilat. Toplam kalite ve müşteri memnuniye4ne odaklı Her alan veya birimin özel menfaatlerinin üzerinde bir vizyon Usul Kitapçığı icra dairesinin süreçlerle yönetim modelini benimsemesini sağlayacak araçtır.

68 3.- USUL KİTAPÇIĞI USUL KİTAPÇIĞININ KULLANIŞLILIĞI Ø İcra dairesinin faaliyetleri hakkında ayrınplı bir açıklama verdiğinden çalışanların eği4mine yardımcı olmaktadır Ø İçeriğindeki görevlerin analizi için, sürekli güncelleme, iyileş4rme ve düzeltmeyi tüm çalışanlar için mümkün kılan bir şekilde kullanılır. Ø Gereksiz değişikliklerden sakınarak görevlerin sadeleş4rilmesi, sorumlulukların verilmesi ve çalışma ru4nlerinin standart hale ge4rilmesini sağlamaktadır. Ø Tegiş, iç kontrol ve değerlendirmeyi rahatlatmak amacıyla sorumlulukları daha basit bir şekilde be4mlemektedir. Ø İcra dairesinin verdiği hizmetlerde, neyin nasıl yapılması gerek4ğini göstererek, etkinlik sağlamayı amaçlamaktadır.

69 3.- USUL KİTAPÇIĞI USUL KİTAPÇIĞININ TEMEL KAVRAMLARI. Süreç girdi ve çıktıların açıkça betimlendiği, ilgili, yapılandırılmış işlemler veya görevlerin toplamıdır. ü Riayet ve etkinliği sağlamak durumundadırlar. ü (P) Plan, (E) Eylem, (K) Kontrol, (H) Hareket çemberini oluşturmalıdırlar. ü İçlerindeki evrimi belgeleyecek göstergelere sahip olmalıdırlar. T

70 3.- USUL KİTAPÇIĞI USUL KİTAPÇIĞININ TEMEL KAVRAMLARI. İcra dairesinde, süreç, dairelerin sunduğu kamu hizmetinin müşterileri, kullanıcıları veya faydalanıcıları gibi dahil olan farklı aktörler (avukatlar, vatandaşlar, hakimler ) için belirli bir hizmet üreten faaliyetlerin düzenli sıralamasıdır. İcra dairesi tarahndan yürütülen işlemlerin bazıları şu şekildedir: Kayıt ve dosya dağıpmı Arşivleme prosedürü Bilgi prosedürü

71 3.- USUL KİTAPÇIĞI USUL KİTAPÇIĞININ TEMEL KAVRAMLARI. Prosedür, bir süreç, alt süreç veya işlemi gerçekleştirmenin belirli bir yolu hakkında bilgi içeren bir belgedir. Süreçler, neyin, nasıl yapılması; ne zaman, nerede ve nasıl yürütülmesi gerektiği; hangi araçlar, materyaller ve belgelerin kullanılacağı ve nasıl denetlenip, kontrol edileceğini gösteren görevlere ayrılmış işlemleri barındıran belgelerle ifade edilmektedir. Tanımlama X Prosedürü Mühür/Tarih Geri dönen posta Hatalı alıcı? Sınıflandırma Bilgisayara veri girişi DağıPm

72 3.- USUL KİTAPÇIĞI USUL KİTAPÇIĞININ TEMEL KAVRAMLARI. İşlem daha iyi bir yönetim sağlamak için genellikle bir prosedür içerisinde düzenlenmiş görevlerin toplamıdır. Süreç, işlemlerin düzgün bir sıraya dizilmiş haliyle üretilmektedir. İşlemlerin düzgün sıraya dizilmiş hali bir altı süreç veya süreci ortaya çıkarmaktadır. 1. Teslim alma Sahip İcra Bririmi- Kayıt Dairesi ES- ACT- PRO Açıklama 1. İcra dairelerine sunulan belgelerin alınması. 2. Nüshalara tarih ve mühür Girdiler ÇıkPlar Araçlar Yetkililer Avukatlar, taraflarca sunulan belgeler Yerel süreç UYAP Denetleyen İcra müdürü icra müdür yardımcıları Yürüten Ka4pler İşlemin olgu kağıdı

73 3.- USUL KİTAPÇIĞI USUL KİTAPÇIĞININ TEMEL KAVRAMLARI. Görev işlemlerin bölünebilen en küçük halidir. Görev seviyesinde ayırım, belirli bireylerin tahsis edilmesine yardım edecek ve sorumlulukların çakışmasını engelleyecek sorumlulukların bölünmesine yardımcı olacaktır.

74 3.- USUL KİTAPÇIĞI USUL KİTAPÇIĞININ TEMEL KAVRAMLARI. Hizmet tedarikçi (icra dairesi) ve müşteri ve/veya kullanıcı arasındaki ilişki içerisinde bir sürecin veya en azından bir işlemin sonucudur. PROSEDÜR SÜREÇ HİZMET Bir süreci yürütmenin spesifik yolu Girdilern çık\ya dönüşmesi ve iligili veya etkileşen işlemler Bir sürecin sonucu

75 3.- USUL KİTAPÇIĞI USUL KİTAPÇIĞININ TEMEL KAVRAMLARI. Akış şeması bir sürecin içerisindeki işlemler dizisinin grafik sunumudur. Akış şemasının işe yarar olması için esnek ve basit olması önem taşımaktadır. İşlem veya görev Karar veren Belge İleten Sayfalar arasındaki apf Bilgi İşlem - UYAP Sürecin kısmının sonu Sürecin başı/sonu BağlanPlı süreç Sürecin akış şemasının özellikleri

76 3.- USUL KİTAPÇIĞI USUL KİTAPÇIĞININ GENEL HATLARI Süreçlerle yöne4min uygulama süreci çerçevesinde, icra dairesinin faaliyetlerin mümkün olduğunca detaylı bir şekilde açıklamak ve düzenlemek adına bir Usul Kitapçığı oluşturulmalıdır. Çalışanlar arasındaki ilişkileri teşvik eder ve destekler. Tüm çalışanları teşkila\n stratejisine dahil eder. Tüm teşkila\n kapsamlı yapısının genel bir görüntüsünü sunar. Görevlerin sürekli güncellenmesi, düzel_lmesi ve iyileş_rilmesini sağlamak üzere detaylı analizlerini sunar. Teeiş, iç dene_m ve değerlendirmeyi kolaylaş\rmanın yanı sıra sorumlulukları be_mler. Neler yapılması gerek_ğini ve en iyi hangi şekilde yapılacağını göstererek icra daireleri tarafndan sunulan hizmetlerin etkinliğini argrır. İşlemlerin koordinasyonunu desteklemenin yanı sıra tekrar tekrar yapılmalarını engeller. İcra dairelerine yönelik Usul Kitapçığı, icra daireleri içerisindeki standart çalışma yöntemleri ve yöne_m kriterinin kullanımını mümkün kılan faydalı bir araç\r

77 4.- USUL KİTAPÇIĞI USUL KİTAPÇIĞININ İÇERİĞİ Ø Hizmet sağlanmasında uygulanması gereken işlemler ve görevleri tanımlar. Ø Sürece sahip olan birimi belirler Ø Süreçte uygulanan görevlerin denetlenmesi ve yerine getirilmesinde yetkili kişileri belirler. Ø Daha düzgün bir uygulama için talimatlar, belgeler, formlar veya diğer destekleyici belgeleri içerir. Ø İcra dairelerinin faaliyetlerinin düzgün işleyişine yardımcı olabilecek bir araç seti ve yazılım uygulamalarına ile diğer bilgi sistemlerine atıfta bulunulmaktadır.

78 Ø İcra dairesinin yönetimi ve/veya teşkilatlanmasında yer alan süreçlerin haritasını barındırır. Ø Görevlerin değerlendirilmesi, incelenmesi ve iç teftişini daha kolay kılacaktır. Ø Söz konusu iş hakkında hem çalışanlar hem müdürlerde farkındalığı arttıracaktır

79 4.- USUL KİTAPÇIĞI USUL KİTAPÇIĞININ PRATİK UYGULAMASI Yöne_m prosedürlerinin kullanımı v süreçlerle yöne4m, işlemlerin ve görevlerin icra dairesine uygulanması Kitapçıkta belirlenen süreçler ve prosedürlerin desteği yoluyla olacağını işaret etmektedir v Her bir teşkilat birimi aşağıdakilerin sorumluluğunu almalıdır: - birimin spesifik prosedürleri - tüm birimlerce uygulanması gereken ortak prosedürler

80 4.- USUL KİTAPÇIĞI USUL KİTAPÇIĞININ PRATİK UYGULAMASI Prosedürlerin düzgün kullanımına ilişkin kilit noktalar Ø KATILACAĞIM PROSEDÜRLERİN BELİRLENMESİ Ø PROSEDÜRDE ROLÜMÜN NE OLDUĞUNU BİLMEK Ø İHTİYAÇ DUYULAN PROSEDÜRLERİN YAKINDAN TAKİP EDİLMESİ Ø NEYİN BİR PROSEDÜRLE BAŞLAYIP BİTTİĞİNİ ANLAMAK Ø GÖREVLERİN VE İŞLEVLERİN SIRASINI TAKİP ETMEK Ø ŞÜPHE DUYULDUĞUNDA SORULAR SORMAK

81 4.- USUL KİTAPÇIĞI USUL KİTAPÇIĞININ PRATİK UYGULAMASI Usul kitapçığının doğru bir şekilde iletilmesi. Usul kitapçığının kullanımının düzgün bir şekilde kontrol edilebilmesi için icra müdür ve yardımcıları, aşağıdaki kriterlere dayanarak, denetmen rolünü devralmalıdır: Ø Teşkilata ilişkin ve yönetim alanlarında sağlanan rehberlik Usul Kitapçığında belirtilen ifadelerle uyumlu olmalıdır. Ø Takım içerisindeki görev dağılımı, her prosedürde belirtilen denetleme ve tamamlamaya ilişkin profillerini dikkate alarak yapılacaktır.

82 Ø İcra müdürleri ve icra müdür yardımcıları, prosedürlerin günlük uygulamasında ortaya çıkan soru ve sorunlara cevap verebilmek üzere daima erişilebilir olmalıdır. Ø Tüm çalışanlar arasında ortak bir bağlılık oluşturmak. Ø Kitapçığın uyarlanması veya güncellenmesine ilişkin oluşabilecek muhtemel risklerin tahmin etmek.

83 4.USUL KİTAPÇIĞI USUL KİTAPÇIĞININ PRATİK UYGULAMASI Yönetim prosedürlerinin kullanımı. Uygulamanın denetlenmesi. Usul kitapçığının düzgün iletilmesi için icra müdürleri ve yardımcılarının: Ø Her bir teşkilat birimine günlük işlemlerinde uygulayacakları prosedürlerin belirtilmesi. Ø Her bir teşkilat birimine kendi prosedürlerinin, icra dairesinin diğer prosedürleri ile nasıl bir etkileşim içinde yürüdüğünün göstermesi.

84 Ø Prosedürlerin uygulanmasına ilişkin şüpheler olması durumunda icra dairesi çalışanları tarafından takip edilmesi gereken iletişim akışının gösterilmesi. Ø Diğer birimlerle düzgün koordinasyonu temin edebilmek amacıyla prosedürler arasındaki ilişkiyi anlamak önemlidir. Ø Prosedürün işleyişine ilişkin kalıcı bir kontrol ve kurulan hedeflere uygunluğunun temin edilmesi gerekmektedir. Ø Bir aksaklık tespit edilmesi durumunda, zamanında düzeltmek amacıyla iyileştirilebilecek noktaları (düzeltici tedbirler) belirlemek gerekmektedir.

85 4.- USUL KİTAPÇIĞI USUL KİTAPÇIĞININ PRATİK UYGULAMASI Denetleme aracı olarak yönetim göstergeleri. Bir gösterge, farklı faaliyetlerin kalitesini kontrol etmeye ve değerlendirmeye ilişkin bir rehber olarak kullanılabilecek nicel bir ölçüdür. ü Sonuçların sebeplerini ölçerler ü Çıktı Tedbirlerinin değerini tahmin ederler ü Göstergelerin belirlenmesi neyin aksayabileceği ve neyin kontrol edilmesi gerektiğine karar vermek adına uzmanlık gerektirmektedir.

86 4.- USUL KİTAPÇIĞI USUL KİTAPÇIĞININ PRATİK UYGULAMASI Kalite ve sürekli iyileştirme çerçevesinde denetleme. Kitapçık aşağıdakileri sağlamayı hedefleyen tam bir Kalite Yönetim Sistemi oluşturmaktadır: ü İcra takiplerinin düzgün uygulanması ü Kullanıcıların ihtiyaçları ve beklentilerini karşılamak amacıyla icra dairesi hizmetlerinde sürekli iyileştirme. İcra dairesindeki temel ilkeler: Ø Belgelerin kontrolü

87 Ø Kullanıcı memnuniyeti Ø Teftiş Ø Sürekli iyileştirme Ø Düzeltici tedbirler

88 5.- TEŞKİLATA İLİŞKİN KİTAPÇIK TEŞKİLATA İLİŞKİN KİTAPÇIK NEDİR? Hem hizmetlerden sorumlu olanlar hem de ilgili memurlar için bir destek aracı icra dairesi için işin düzenlenmesi, işlemlerin geliş4rilmesi ve icra dairesi tarahndan sunulan hizmetlere ilişkin kurallar oluşturulmasını temin eden op4mizasyonu sağlamaya yarayan bir araç Aşağıdakilere olanak tanır: Teşkilat ve iş dağılımına ilişkin spesifik ve genel bir kriter OLUŞTURMAK Hizmetlerin yeterli düzeyde sağlanmasına yönelik insan kaynaklarının ve materyal kaynakları BİLMEK Sunulan hizmetlerin en iyi performansını sağlayan kuralları BELİRLEMEK Sunulan hizmetlerin başlaması, yöne4mi ve dene4mine ilişkin temel kriterler ve tavsiyeleri OLUŞTURMAK Birime katkılarını kolaylaşprarak personeli ENTEGRE ETMEK ve onlara REHBERLİK ETMEK.

89 5.- TEŞKİLATA İLİŞKİN KİTAPÇIK TEŞKİLATA İLİŞKİN KİTAPÇIĞIN YAPISI Açıklayıcı bir belge: Kitapçığın kullanımını kolaylaşprmaya yönelik. Hizmet formları: İcra dairesinin sunduğu farklı hizmetleri tanımlayan formlar içermektedir.

90 Diğerleri 5.- TEŞKİLATA İLİŞKİN KİTAPÇIK TEŞKİLATA İLİŞKİN KİTAPÇIĞIN GÖZDEN GEÇİRİLMESİ VE GÜNCELLENMESİ İcra dairelerinin Teşkilata İlişkin Kitapçığı yöne4mi, teşkilap ve icra dairesinin sunduğu hizmetleri desteklemeye yönelik canlı bir araç olarak algılanmalı ve aşağıda belir4len yöntemlerle devamlı olarak güncellenmeli ve zenginleş4rilmelidir: Bölümler, takımlar veya çalışma grupları aracılığıyla iş dağılımın yapılmasına yönelik yeni yöntemlerin tespit edilmesi. Hizmete yönelik yeni işleyiş kurallarının oluşturulması veya mevcut kuralların yeniden düzenlenmesi. Daha önce tespit edilememiş olan aksaklıkların tespit edilmesi. Zaman çizelgesi, insan kaynakları ve materyal kaynaklar, ile4şim bilgileri ve yeri etkileyen hizmepe gelecekteki değişiklikler.