PROTOKOL BİLGİSİ. Prof. Dr. Rıdvan DURAK Atatürk Üniversitesi Pasinler Meslek Yüksekokulu Pasinler/ERZURUM

Transkript

1 PROTOKOL BİLGİSİ Prof. Dr. Rıdvan DURAK Atatürk Üniversitesi Pasinler Meslek Yüksekokulu Pasinler/ERZURUM

2 IV. Toplantılar -2-

3 Kişilerin toplantılarla ilgili bazı temel ihtiyaçları vardır. Bunlar birey olarak değer verilmek, katkılarının dikkate alınacağını ve değerlendirileceğini bilmek, rahat ve konsantrasyonu kolaylaştıran bir fiziksel ortam, yapmayı üstlendiği işi yapan grubun bir üyesi olmaktır. Toplantılar bazen zaman savurganlığına yol açan bir etken olabilirler. Neye ihtiyaç olduğunu ve bunları profesyonel tarzda ve gerçek bir ilgiyle nasıl karşılanacağını bilmek gerekir. -3-

4 Çok sayıda toplantı iş yapısının zayıflığını ve yanlış örgütsel yapılanmayı gösterir. Bir işte ya da bir bölümde yapılması gereken işin bütün diğer işlere ve bölümlere de yayıldığını gösterir. Sorumluluğun dağıldığını ve bilginin ona ihtiyacı olanlara ulaşmadığının göstergesidir. Toplantının verimli olması için iyi bir toplantı planının yapılması gerekir. -4-

5 Tartışmaya değer bir konu yoksa, bir sonuca ulaşılmayacağı başlangıçta belliyse toplantı yapmaya gerek yoktur. Çok kişiye kısa zamanda bilgi aktarmak gerekiyorsa, bir karar almak gerekli ama örgütü çalıştırmaya zaman yoksa, tüm çalışanları aynı anda bilgilendirip koordinasyon içinde çalışmaları bekleniyorsa, aynı konuyla ilgili farklı görüşlere ihtiyaç varsa, sinerjiye ihtiyaç varsa toplantı yapmak gerekir. -5-

6 Toplantıların 4 temel işlevi vardır: 1. Bilgi ya da haber verme 2. Bilgi alışverişi ya da problemleri belirleme 3. Problem çözme 4. Karar alma Toplantılarda mutlaka bir gündem olmalıdır. Gündem toplantı öncesinde katılımcılara dağıtılmalıdır. Bu şekilde katılımcılar katkıyı planlayabilir ve gerekli bilgileri yanlarında getirebilmeleri mümkün olur. -6-

7 En yararlı gündem türü, konuyu ve bu konunun işlenme amacını belirleyen gündemdir. Gündem belirlenirken öncelikle eski toplantıların gündemleri incelenmeli, belirtilmiş maddelerin olup olmadığı araştırılmalıdır. Yapılan başvurular ve kaynak araştırmasından sonra gündem belirlenmelidir. Başlangıç zamanı titizlikle belirtilmelidir. Uzun toplantılarda mutlaka ara olmalıdır. Toplantının nasıl sona erdirileceği büyük önem taşır. Zaman doldu toplantıyı kapatıyorum ifadesi verimsiz ve anlamsız bir toplantının göstergesidir. Toplantı bitiminde varılan sonuç özetlenmeli ve hedefe ne kadar yaklaşıldığı belirtilmelidir. -7-

8 Toplantılarda oturma düzenleri de belli kurallara göre belirlenir. Konuk sayısına göre yeteri kadar koltuk sağlanmalıdır. Yer kartları hazırlanmalı ve düzenlenmelidir. Kalem, kağıt, kül tablası, su, bardak, ışık kontrolü, soğutma, ısıtma, havalandırma, kürsü donanımı, sunum cihazlarının hazırlanması, ses düzeni ve toplantı arası verilecekse servis için hazırlıkların yapılması gerekir. -8-

9 1. Oturma Düzenleri Oturma düzenlerinde temel kural olan en üst unvandaki kişi ortada, sağ tarafta birinci öncelikli kişi, sol tarafa ikinci öncelikli kişi yer alır. Daha sonra listedeki tüm katılımcılar bu kurala göre yerleştirilirler. -9-

10 2. Konferans Salonu Düzenine Göre Yerleştirme Biçimi Genel oturma kuralları geçerli olup öncelik sırası önemlidir. Katılımcıların öncelik sırasına göre yerleştirme yapılır. Şekilde öncelik sırasına göre yerleştirilmiş konferans salonunun ilk sırası gösterilmektedir Konferans Düzeni Yerleştirme -10-

11 3. Tribün Tribünde de aynı oturma kuralları geçerli olup ön kısımda, şeref locasında Cumhurbaşkanı ve onuruna tören düzenlenen şeref konuğu ve eşleri, TBMM Başkanı, Başbakan, tüm Bakanlar Kurulu, Cumhurbaşkanlığı üst kademe yöneticileri yer alır. Şeref locasının sol tarafında protokol sıralamasında yer alan diğer kişiler yer alırlar. Kural olarak şeref locasına yakın kısımlarda üst öncelikli kişiler otururlar. Sağ tarafta ise kordiplomatik kişiler kıdem sıralarına göre yer alırlar. -11-

12 4. Basın Toplantıları Basın bülteniyle açıklanamayan konularda medya mensuplarını bilgilendirmek ve sorulacak soruları cevaplamak amacıyla basın toplantıları düzenlenir. Basın mensuplarının sorularının olduğunun bilinmesi basın toplantısı düzenlemek için geçerli nedendir. Formal düzeyde olan basın toplantılarında gazetecilere daha informal bir ortamda görüşme olanağı sağladığı için toplantı sonrası kokteyl düzenlenebilir. -12-

13 4. Basın Toplantıları Basın resepsiyonları basın toplantılarında daha planlıdır. Toplantı yeri, davetli listesi, yiyecek servisi, konuşma metni, ürün demostrasyonunu içeren uygulamalarla ilgili hazırlıklar önceden başlar. Basınla dostluk zemini yarattığı için basın resepsiyonları ayrı bir önem taşır. Genellikle sabah saatlerinde düzenlenir. -13-

14 4. Basın Toplantıları Ulusal ve yerel basın temsilcilerine, ticari basın temsilcilerine davetiye gönderilir. Politikacılar, konu ile ilgili kişiler de resepsiyona davet edilebilirler. Yiyecek servisi planlanmalıdır. Davetiyeye cevap vermeyenler bir süre öncesinde aranmalı ve isim kartları geleceklermiş gibi doldurulmalıdır. Konu ile ilgili açıklayıcı bilgilerin yer aldığı basın dosyaları toplantı günü isim kartları ile birlikte verilmelidir. -14-

15 4. Basın Toplantıları Basın toplantıları ve resepsiyonlarında da oturma düzeninde temel kurallar geçerlidir. Toplantıyı düzenleyen kişiler baş masada yer alırlar. Açıklama yapacak olan en üst düzeydeki kişi baş masanın orta kısmına, ikinci öncelikli kişi sağa, üçüncü öncelikli kişi sola olacak şekilde yerleştirme yapılır Basın Toplantıları Yerleştirme -15-

16 5. Taşıtlarda Oturma Düzenleri Taşıtlarda birinci öncelikli kişi sağ arka koltuğa oturur. Direksiyonu sağda bulunan taşıtlarda ise birinci öncelikli kişi sol arka koltuğa oturur. Protokol düzeninde şoförün yanındaki koltuğa mihmandar ya da tercüman oturur. Cumhurbaşkanının taşıtında ise şoförün sağına başyaver oturur. Taşıt konvoyunda yer alan araçlarda şeref konuğu ya da üst kademedeki kişiler taşıtlarına binmeden diğer kişiler taşıtlarına binmemelidirler. -16-

17 V. Davetler -17-

18 1. Davet Türleri Davetlerin tüm detaylarıyla planlanması gerekir. Genellikle öğle ve akşam yemekleri her üç şekilde de düzenlenebilirler. Davetler genel olarak 3 bölüme ayrılır: 1. Resmi Olmayan Davetler Davetin haberi davetiyeyle verilmez. Masa düzenlemesi ve mönü diğer davetlere göre daha sadedir. -18-

19 1. Davet Türleri 2. Yarı Resmi Davetler Davetin haberi basılı davetiye ile olabilir. Mönü kartı basılı hazırlanabilir. Masa kartları kullanılabilir. Mönü resmi olmayan davetlere göre daha geniştir. -19-

20 1. Davet Türleri 3. Resmi Davetler Protokol kurallarına tam anlamıyla uyulur. Özel basılı davetiye ile konuklar davet edilir. Salona girişte kabul hattı oluşturulabilir ya da isimler anons edilebilir. Masa planı hazırlanarak salon girişinde ve ilgili görevlilerde bulunur. Masalarda konukların isimlerinin yazıldığı masa kartları bulunur. Mönü kartı basılı olarak hazırlanır. -20-

21 2. Protokolde Masaya Oturma Düzeni Ayakta verilen resepsiyonlar dışında, konukların masaya oturarak düzenlendiği ziyafetler yaygındır. Masada oturma düzeni belli kurallara göre düzenlenir. Bu kurallar birçok ülkede geçerlidir, ülkemizde de özellikle resmi ziyafetlerde bu oturma düzenlerine uyulmaktadır. Masalara tek tek yer verilebileceği gibi (yuvarlak masa gibi) kombine şekillerine (E, U, I, T gibi) de yer verilebilir. -21-

22 2. Protokolde Masaya Oturma Düzeni Resmi ziyafetlerde özel ziyafetlerdeki kurallar geçerlidir ancak burada önceliği belirleyen makamdır. Protokol sıralamasına uyulur. Öncelikle katılacak misafir sayısı belirlenir. Daha sonra istenilen masa düzeni belirlenir, baş masanın kaç kişilik olacağı belirlenir. -22-