ŞİKÂYETLER ve İTİRAZLAR PROSEDÜRÜ

Transkript

1 / 6 ŞİKÂYETLER ve İTİRAZLAR PROSEDÜRÜ GF02 Rev.(04)

2 / 6 REVİZYON NO SAYFA NO REVİZYON DURUMU REVİZYON TANIMI YÜRÜRLÜK TARİH İLK YAYIN 5 Madde şikayetlerin ele alınması. Madde Tüm Sayfalar Prosedür numarası revize edildi ONAY İSİM İMZA TARİH HAZIRLAYAN Ruşen BAHTIŞEN ONAYLAYAN Burhan EROĞLU GF02 Rev.(04)

3 / 6 İÇİNDEKİLER 1 Amaç 4 2 Kapsam 4 3 Tanımlamalar ve Kısaltmalar 4 4 Yetki ve Sorumluluklar 4 5 İlgili Dokümanlar 4 6 Prosedür Detayı Müşteri Şikayetleri Şikayetlerin Ele Alınması ve Kaydı Şikayetlerin Değerlendirilmesi ve Çözümlenmesi İtirazlar İtirazların Alınması ve Kaydı İtirazların Değerlendirilmesi ve Çözümlenmesi 6 7 Kayıtlar 6 GF02 Rev.(04)

4 / 6 1. AMAÇ Müşterilerimizin laboratuar faaliyetlerimiz ile ilgili yaptığı şikayet ve itirazların değerlendirilmesi ve giderilmesi için gerekli yöntemi tanımlamaktır. 2. KAPSAM Laboratuarımız tarafından gerçekleştirilen her türlü faaliyete ilişkin müşterilerimiz tarafından yapılacak olan şikayet ve itirazları kapsamaktadır. 3. TANIMLAR ve KISALTMALAR Şikâyet: Müşterilerimizin; laboratuarımızın performansı, prosedürleri, politikaları, personeli vb. ile ilgili herhangi bir konuya ilişkin yaptıkları sözlü ve yazılı olumsuz başvurulardır. İtiraz: Müşterilerimizin, laboratuarımız tarafından hazırlanan ve kendilerine sunulan raporlara/sertifikalara ilişkin yaptıkları yeniden değerlendirme başvurularıdır. 4. YETKİ ve SORUMLULUKLAR Genel Müdür: Prosedürün onaylanması, şikâyet ve itirazların değerlendirilmesi, prosedürün uygulanması için gerekli kaynağın sağlanması, Kalite Müdürü: Prosedürün hazırlanması, şikayet ve itirazların değerlendirilmesi, kayıt altına alınması, ilgili bölümlere yönlendirilmesi, sonucunun takibi, kayıtların muhafazası, Laboratuar Müdürü: Şikayet ve itirazların değerlendirilmesi, çözümlerin araştırılması, teknik konularda müşteriye bilgi verilmesi, Laboratuar Sorumlusu: Şikâyet ve itirazlara ilişkin müşterilere teknik konularda bilgi verilmesi, belirlenen çözüm uygulamalarının gerçekleştirilmesi, Müşteri Temsilcisi: Müşteriden geri besleme alınması, müşteri şikâyet, itiraz ve önerilerinin kayıt altına alınması, müşteri ile iletişim ve bilgilendirme, 5. İLGİLİ DOKÜMANLAR GF25 Müşteri Memnuniyeti Anketi GF30 Şikâyet Kayıt ve Değerlendirme Formu GF09 Düzeltici Faaliyet Formu P04 Düzeltici Faaliyet Prosedürü P02 Kayıtların Kontrolü Prosedürü GF02 Rev.(04)

5 / 6 6. PROSEDÜR DETAYI 6.1 Müşteri Şikâyetleri Şikâyetlerin Alınması ve Kaydı Laboratuar faaliyetlerimiz ile ilgili şikayetler genel olarak; personelin performansı, yeterliliği, davranışı ve işe olan ilgisi, uygulanan prosedür ve politikalar vb. gibi nedenlerle olabilir. Şikayetlerin ele alınması hususunda proseslerinin tamamında alınan kararlardan laboratuvarımız sorumludur. Yazılı ve sözlü olarak firmamıza ulaşan şikâyetler; Müşteri Temsilcisi tarafından; ŞİKÂYET KAYIT VE DEĞERLENDİRME FORMU ile şikayetlerin öncelikle bizim faaliyetlerimizle ilgili olup olmadığı değerlendirilir ve kayıt altına alınarak Kalite Yöneticisine teslim edilir Şikâyetlerin Değerlendirilmesi ve Çözümlenmesi Kalite Yöneticisi gelen şikâyetleri değerlendirir. Teknik konulardaki şikâyetleri ise değerlendirilmek üzere Laboratuar Müdürü ne iletir. Kalite Yöneticisi ve Laboratuar Müdürü tarafından faaliyet sorumlusu ve takip sorumlusu belirlenerek düzeltici faaliyetler açılır. Şikâyetin çözümlenmesi sağlanır. Düzeltici Faaliyetin sonucu, yönetime ve müşteriye yazılı olarak iletilir. Şikâyetin geldiği gün esas alınarak sonuç; 30 (otuz) gün içerisinde ilgili müşteriye yazılı olarak iletilir. Müşteri şikâyetleri ile ilgili her türlü kayıt Kalite Müdürü tarafından muhafaza edilir. Yönetim Gözden Geçirme toplantısına veri olarak kullanılır. 6.2 İtirazlar İtirazların Alınması ve Kaydı Müşterilerimiz kendilerine sunulan rapor veya sertifikalardaki sonuçların doğruluğuna itiraz edebilirler. İtirazlar, Müşteri Temsilcisi tarafından Şikâyet Kayıt ve Değerlendirme Formu ile kayıt altına alınarak Kalite Müdürü ne teslim edilir. Bir itiraz başvurusunun firmamız tarafından etkin bir biçimde ele alınması için aşağıdaki bilgileri içermesi gerekir: İtiraz konusu EMC Test ve Kontrol Hizmetleri A.Ş. belgesi, belge numarası ve tarihi, Konuyla ilgili firmamız çalışanlarının isimleri, İtiraz nedenleri, İtiraz eden firma ve kişinin ismi, Firmamızın itiraz ile ilgili daha fazla bilgi alabileceği kişinin adres, telefon, faks numaraları, GF02 Rev.(04)

6 / İtirazların Değerlendirilmesi ve Çözümlenmesi Yapılan itirazlar, Genel Müdür, Kalite Müdürü, teknik ve idari personellerden oluşan bir kurul tarafından değerlendirilir. Kurul başvuruyu -uygulamada mümkün ise- 30 (otuz) gün içinde çözümler. Alınan nihai karar şikâyete konu laboratuvar faaliyetlerinde yer almayan Müşteri Temsilcisi tarafından hazırlanıp, gözden geçirilip ve onaylanıp müşteriye iletilir Deney/Kalibrasyon sonuçları ile ilgili itirazlar numune laboratuvar kontrolü altındayken işleme alınır. Numune laboratuvar kontrolü dışına çıktığında itiraz kabul edilmez. Laboratuvar kontrolündeki numune ile ölçümler tekrar edilir. Müşteri itirazında haklı bulunursa ücret talep edilmez. İtiraz sonucunda tekrar edilen hizmet bir öncekiyle aynı sonucu veriyorsa hizmetin maliyeti müşteri tarafından karşılanır Müşteri yapılan işlemler sonrasında itirazında ısrarcı olursa, her iki tarafın üzerinde anlaşacağı Üniversite, TSE, TÜBİTAK, TÜRKAK, temsilcileri ve hukukçulardan oluşturulabilecek bağımsız, tarafsız, bir hakem heyetine başvurulur. Hakem heyeti tarafından müşteri itirazının reddedilmesi durumunda oluşacak masraflar müşteri tarafından karşılanır. Hakem heyeti benzeri hizmet veren diğer laboratuarlara müracaat edip karşılaştırma ölçümleri yaptırabilir. Bu durumda masraflar maddesinde izah edildiği şekliyle tazmin edilir Müşteri ile anlaşmazlığın devam etmesi durumunda ilgili bölge mahkemelerine başvurulabilir. 7. KAYITLAR Bu prosedürün uygulanması sonucu ortaya çıkan kayıtların nerede ve ne kadar süre ile saklanması gerektiği Kayıtların Kontrolü Prosedüründe belirtilmiştir. GF02 Rev.(04)