İNSAN KAYNAKLARI BİLGİ SİSTEMLERİ Bu bölüm ÖZDEMİR, Y. (2013) İKBS Ders Notları, Yayınlanmamış Sakarya Üniv. İKY Uzaktan Öğr. Ders Notları, Sakarya.

Transkript

1 İNSAN KAYNAKLARI BİLGİ SİSTEMLERİ Bu bölüm ÖZDEMİR, Y. (2013) İKBS Ders Notları, Yayınlanmamış Sakarya Üniv. İKY Uzaktan Öğr. Ders Notları, Sakarya. dan yararlanılarak hazırlanmıştır. İKY ve TEKNOLOJİ Bilgi toplumuna geçiş ve bu dönemdeki özellikle teknoloji alanındaki değişim hızı tüm alanları değişime uyuma zorlamaktadır. Özellikle işletmecilik alanında ve işletmelerin en önemli parçalarından biri olan insan kaynaklarına olan etkileri oldukça fazladır. Bilgi toplumuna geçiş sürecinin yaşandığına ilişkin birçok gelişmeden söz edilebilir. Her şeyden önce, günümüzde bilgi patlamasının etkilerinin yaşandığı, bilginin araç olmaktan çıkıp önemli bir üretim alanı olduğu, yine bilginin temel güç olmaya başladığı iş hayatında bilgi çalışanlarının giderek daha çok istihdam edilmeye başlandığı görülmektedir. Bilgi toplumu, bu hızlı bilgi artışına dayanan ve hayatın tüm alanlarını kapsayan değişmeleri ve gelişmeleri içermektedir. Tüm bu gelişmeler, bilgi toplumunun genel özelliklerini de belirlemektedir. Genel anlamda bilgi toplumunda kitle iletişimin, eğitimin, kültürün, politikanın ve yönetimin yeni bilgi teknolojilerinden etkilendiği bilinmektedir. Bilgi çağı ile yoğunlaşan bilgi teknolojilerinin ilk dönemlerde organizasyonlarda neden olduğu yapısal ve davranışsal değişimlerin çoğu genellikle alt kademelerde hissedilmekteydi. Dolayısıyla bilgi teknolojilerinin kullanımının yönetsel düzeylere yaptığı etkiler üzerinde yeterince durulmamıştı. Ancak günümüzde nitelenen bu durumda yaşanan hızlı farklılaşmalar gözle görülür şekilde artmaktadır. Bu nedenle, birçok orta ve yüksek kademe yöneticileri, bilgi teknolojilerinin yarattığı nihai etkiyi algılamaya başlamışlardır. Bilgi çağı ile birlikte yaygınlaşan küreselleşme ve uluslararası rekabete açılma, yönetim ve insan faktörünü, çalışma normlarını yeni kurumsal hedef ve stratejilere doğru yönlendirmektedir. Organizasyon içinde en tepedeki yöneticiden en alt düzeydeki çalışana kadar bireyi, çalışmayı, çalışma yaşamını, ortamını ve statüleri etkilemekte ve organizasyonlarda çalışan insan kaynaklarından yeni çalışma profilleri istenmektedir (Ersen, 1997). İşletmecilik alanında yaşanan dönüşümlere paralel olarak İnsan Kaynakları Yönetimi (İKY) disiplini de çeşitli itici güçlerin etkisiyle dönüşüme uğramaya devam etmektedir. İKY alanındaki dönüşümü gerekli kılan ve hızlandıran faktörler genel anlamda; küreselleşme ve teknolojinin hızlı gelişimi başta olmak üzere insanlığın yaşadığı baş döndürücü değişim parametreleri ve bunların tetiklediği diğer değişim alanları olarak özetlenebilir. Günümüzün hızla değişen iş dünyası, örgütlerin tüm kademe ve fonksiyonlarını etkilerken bu gelişmelerden insan kaynakları yönetimi de etkilenmiştir. İnsan kaynakları yönetimindeki yeni gelişme ve farklı bakış açısı stratejik insan kaynakları yönetimini gündeme getirmiş ve bu anlayış, rekabetçi üstünlük sağlamak açısından önemli bir misyon üstlenmiştir (Bayraktaroğlu, 2011). İKY nin böyle bir misyon üstlenmesine günümüz koşullarında bilgilinin ayırt edici bir nitelik taşıması ve insan bilgiyi üreten konumunda olması neden olmuştur. Bilgi toplumlarında stratejik kaynak olarak kabul edilen bilgi, bilgi teknolojilerinin sağladığı imkânlarla üretilmekte, sınıflandırılmakta, erişilebilir kılınmakta ve toplumsal ve kurumsal sorunlarımızın çözümünde kullanılabilmektedir (Erkan, 1998). Bilgi toplumu dönüşümünün sonucunda ortaya çıkan yeni koşulların, birçok alanda olduğu gibi, insan kaynakları yönetiminde de meydana getirdiği değişiklikler, özellikle insan kaynakları bilgi sistemleri (İKBS) bağlamında ele alınabilir. Bu değişimin İKY faaliyetlerinin başarısına ve işletme amaçlarının gerçekleştirilmesine katkı sağlaması sahip olduğu bazı özellikler ile ilişkilidir. Teknoloji, hayatın tüm alanlarında olduğu gibi işletmecilik ve dersimiz bağlamında insan kaynakları yönetiminde (İKY) de temel dönüşüm alanlarından birini oluşturmaktadır. Teknoloji ve İKY nin kesişim noktalarından birini insan kaynakları bilgi sistemleri (İKBS) oluşturmaktadır. İKBS, İK fonksiyonların etkin ve sistematik bir şekilde sürdürülmesini sağlayan ve böylece İK yöneticilerinin rutin ve operasyonel faaliyetlerden çok stratejik etkinliklere odaklanması sağlayan bir yapıyı ifade etmektedir. Bilgi Teknolojilerinde meydana gelen değişimler insan kaynakları yönetimi departmanını ve insan kaynakları yönetimi uygulamalarını etkilemektedir. İşe alım süreçleri değişimin olduğu ve teknolojinin aktif kullanıldığı alandandır. Örneğin grup destek sistemleri ile işe alımda mülakatı birden fazla mülakatçı farklı mekânlarda yapabilmektedir. Böylece zaman, mekân ve mesafe gibi kısıtlar ortadan kalkmaktadır. Ayrıca maliyet olarak da avantaj sağlamaktadır. İşletmelerin büyük bir kısmında

2 personel seçiminde kişi- iş uyumunu daha iyi saptamak için psikoteknik ölçüm ve değerlendirme yöntemi kullanılmaktadır. Bu yöntemde verilerin toplanması ve analiz edilmesi aşamalarında BT yoğun olarak kullanılmaktadır. Daha önce insan kaynakları fonksiyonlarından bahsedilen bölümde anlatıldığı üzere hemen hemen bütün insan kaynakları yönetimi fonksiyonları teknoloji kullanılarak yapılmaktadır. İntranet, , Kurum Web siteleri, İnsan kaynakları bilgi sistemleri insan kaynakları departmanının teknolojiyi aktif kullandığının göstergesidir. İntranet; şirket çalışanlarına en ideal bilgiye ulaşma imkânı sunan, şirket içi bilgi paylaşımına imkân tanıyan web tabanlı yapılardır. Genellikle intranetlerde firma politik kararları, insan kaynakları prosedürleri, kataloglar v.b bilgileri içeren dokümanlar bulunur. (Şentürk, 1998: 246; akt. Saldamlı, 2008). E- mail; bu yöntem ile çalışanlar arasında iletişim kolay olmakta, bilgi akışı hızlanmaktadır. Kurumsal Web Siteleri; insan kaynakları departmanı web siteleri ile insan kaynakları politika, vizyon ve misyonunun herkese ulaştırmaktadır. Ayrıca işletme dışındaki potansiyel adaylar kurumu tanıma imkânı bulmakta, web siteleri işletmenin bilinirliğine katkı sağlamaktadır. Bununla beraber web sitesine başvuru formu konularak potansiyel aday havuzu oluşturulabilmektedir (Aras, 2012). İKBS kullanımının işletmelere sağladığı düşünülen, teori ve uygulamada sıkça vurgulanan avantajlarının ortaya çıkması esas itibari ile sistemin hem kendi içinde hem de diğer işletme fonksiyonları ile entegre olması oldukça önemlidir. Günümüz insan kaynakları yöneticilerinin kendi uzmanlık alanlarındaki yeni gelişmeleri yakından izlemeleri gerekmektedir. Bilgisayar teknolojisi, yazılım olanakları, telekonferans ve insan kaynakları bilgi sistemleri artık emek-yoğun ve zaman alıcı işlerde personelin yerine geçmektedir. Bu durum da, insan kaynakları yöneticilerinin en son teknolojiden yararlanabilme konusunda gerekli niteliğe sahip olmalarını zorunlu hale getirmektedir. Teknolojinin daha yoğun kullanıldığı bilgi toplumu anlayışının ürünlerinden birisi de insan kaynakları bilgi sistemleridir (Özgür, 2008). Teknolojik gelişmelerin İKY açısından etkilerini farklı şekillerde ele almak mümkündür: -Elektronik İKY (e-iky) -İnsan Kaynakları Bilgi Sistemleri (İKBS) -İKY fonksiyonları bazında ELEKTRONİK İKY (e-iky) E-insan kaynağı kavramı temel olarak insan kaynağı yönetimi anlayışının elektronik ortamda yeni bir yapılanma ile desteklenmesi anlamına gelmektedir. İnsan kaynağına yönelik stratejilerin, politikaların ve uygulamaların web teknoloji temelli kanallarla desteklemenin bir yolu olarak görülmektedir (Waring ve Burges 2005; akt. Güler, 2006). E-insan kaynakları yönetimi, işletme içi bilgisayar ve iletişim teknolojilerinin kullanımının yaygınlık kazanması ve işletme içi ağlarda bilgi birikiminin artmasıyla hız kazanmıştır. Bunun yanında iletişim teknolojilerindeki hızlı değişim, yeni düzenlemeler ve ekonomik yaşamdaki rekabet ortamının giderek artması, işletmeleri yeni çözüm arayışlarına yöneltmiştir. E-insan kaynakları yönetiminde, işletme içinde insan kaynakları bölümlerinin yerine getirdiği fonksiyonların büyük bir kısmının web ortamına taşındığı görülmektedir. Bunun birçok nedeni bulunmaktadır. Öncelikli olarak zamandan tasarruf sağlama, bürokrasiyi azaltma, maliyeti düşürme gibi özellikler ön planda yer almaktadır. İşletme içi bilgisayar ile iletişim teknolojilerinin kullanılmasının artmasıyla ve işletme içi veri tabanı oluşturmaya yönelik işlemlerin hız kazanmasıyla e-insan kaynakları yönetimine yönelik uygulamalar da yaygınlaşmaya başlamıştır. Bu tür uygulamalar rekabetçi pazar ekonomisinde yer alabilmek ve standartlarını genişletebilmek için işletme içi süreçleri yeniden yapılandırma gereğini ortaya çıkarmaktadır (Güler, 2006). Jones, e-insan kaynağı departmanlarının evriminin altı itici güce dayandığını belirtmektedir. Bu güçler aynı zamanda maliyetleri azaltırken, kendi değerlerini artırmak isteyen insan kaynağı departmanlarına yönelik olarak da gelişmektedir. Bu güçler kısaca şu şekilde özetlenebilir (Jones; 1997:5-6; akt. Güler, 2006): - Bilgi teknolojisi, - Süreci yeniden planlayıp düzenleme, - Yüksek hızda yönetim,

3 - Ağ organizasyonları, - Bilgi işçileri, - Küreselleşme İKBS VE KAVRAMSAL ÇERÇEVESİ Bilgi çağına geçiş sürecinde yöneticiler, insan kaynaklarının katılımı ve katkısı olmaksızın kurumsal gelişme sağlayamayacaklarını algılamışlardır (Bayraktaroğlu, 2002). Bugüne kadar organizasyonların bilgi çağına uyumlarını sağlamak ve etkinlik düzeylerini artırmak için genelde başvurulan yöntemler, yeniden yapılandırma veya değişim mühendisliği uygulamalarıdır. Bu yöntemler, çalışanların kuruluşlarında sergilemekte oldukları kişisel düzey; kişiler arası etkileşim düzeyi, yönetsel düzey ve organizasyon düzeyini hedef almaktadır (Bayraktaroğlu ve Tunçbilek, 2002). Bilgi toplumu anlayışının ve bilginin stratejik öneminin (Öğüt, 2001) vurgulandığı son zamanlarda insan kaynakları yönetiminde görülen en önemli değişimlerden birisi de insan kaynakları bilgi sistemlerinin (human resources information systems) kullanımının yaygınlaşmasıdır (Sayın ve Şen, 2000). Bilgi çağında, bilgi üreticisi ve kullanıcısı olarak insan kaynaklarının yönetim sürecinde etkinliğini artırmak amacıyla kullanılan bu sistemler, organizasyonlarda insan kaynaklarına yönelik bilgileri sağlamak, depolamak, kullanmak, irdelemek ve bilgi paylaşımını sağlamak amacıyla dağıtmak için kullanılan sistemlerdir (Tannenbaum, 1990). Bir örgütün insan kaynakları ile ilgili bilgi edinme, saklama, işleme, analiz etme, alma ve dağıtma için kullanılan bir sistemdir. İKBS sadece bir bilgisayar donanımı veya İK ile ilgili bir yazılım değildir. İKBS yazılım ve donanımı içermesine rağmen, insanları, formları, politikaları, prosedürleri ve verileri de bünyesinde bulunduran bir sistemdir (Kavanagh, 1990; akt ). İKBS nin tarihi gelişimine baktığımızda, bu sistemlerin öncelikle sınırsız dosyalama depoları (Martinsons, 1994; Robinson, 1997) ve alt düzey otomasyon (Martinsons, 1996) şeklinde algılandığı görülmektedir. Konunun akademik anlamda uzun yıllardan beri gündemde olmasına rağmen (örneğin Ackoff, 1967; DeSanctis, 1986); İKBS ile ilgili uygulama sonuçlarının ancak 1992 yılından itibaren ortaya çıktığı dikkati çekmektedir (Ball, 2001). İKBS nin gelişimini, İKY nin gelişimine paralel olarak ele alan bir bakış açısı da sözkonusudur (Kavanagh ve Thite, 2009; akt. Çalış, 2012); 1. II. Dünya Savaşı öncesi dönem, 2. II. Dünya Savaşı sonrası dönem ( ), 3. Sosyal konular dönemi ( ), 4. Maliyet etkinliği dönemi ( ), 5. Teknolojik gelişmeler ve stratejik İKY dönemi (1990- ). Stratejik yönetim anlayışının ve teknolojik gelişmelerin etkisi ile İKY nin değişen rolü İKBS kullanımının da yaygınlaşmasına neden olmuştur. Martinsons (1994) İKBS ni sofistike olma düzeylerine göre sınıflandırmıştır. Bu sınıflandırmaya göre özlük işleri, personel devam durumları ve ödemelerle ilgili elektronik düzenlemeler sofistike olmayan ; bilgi teknolojilerinin personel seçim ve tedariki, eğitim ve geliştirme, İK planlaması ve performans değerlendirme gibi İK fonksiyonlarının elektronik ortamda yürütülmesi ve özellikle karar verme sürecinde yöneticilere destek vermesi ise sofistike İKBS olarak nitelendirilmektedir (Martinsons, 1994). Bu sınıflandırma Ball (2001:679) tarafından idari ve analitik İKBS olarak ifade edilmiştir. Kovach ve diğerleri (2002) İKBS lerin idari ve stratejik avantajlarından bahsetmiştir. Bir başka ifadeyle, İKBS rutin yazışma ve dosyalama işlerinde destek sağlamanın ötesinde, stratejik karar vermeye kadar uzanan bir dizi yönetsel destek hizmetini de yerine getirmektedir (Duff, 1989). Bu sınıflandırmalar Zuboff un (1988) otomatikleştirme (automating) ve

4 bilgilendirme (informating) diye ifade ettiği düzeylere karşılık gelmektedir. Buradaki otomatikleştirme ve bilgilendirme birbirinden ayrı ve bağımsız iki boyuttan çok, birbirini tamamlayan hiyerarşik düzeyleri ifade etmektedir (Tansley vd., 2001:368). Bununla birlikte, insan kaynakları bilgi sistemlerinin salt bilgisayar donanımı ve ilgili insan kaynakları yazılımlarından oluştuğu düşüncesi bir yanılsamadır (Kovach ve Cathcart, 1999). Ayrıca İKBS nin teknoloji olmadığı, 21. yüzyılda yöneticiler için süregelen bir meydan okuma insan ve insan yönetim sanatı olduğu da ileri sürülmektedir (Çalış, 2012). İnsan Kaynakları Bilgi Sistemlerini oluşturan unsurlar aşağıdaki şekilde özetlemek mümkündür: Şekil 1: İnsan Kaynakları Bilgi Sisteminin Yapısı Kaynak: Ceriello, Vincent, R., Human Resource Management Systems: Strategies, Tactics and Techniques, Jossey Bass, San Francisco, 1998, s. 7; akt.lazol, 2005: 17 İnsan kaynakları bilgi sisteminden en yüksek düzeyde fayda sağlanabilmesi için iyi bir planlama yapılması, sistemin oluşturulmasında kullanıcılar (İK çalışanları) ile sistemin teknik yönünü tasarlayanlar (sistem yazılım ve analistleri) arasında iyi bir iletişimin sağlanması önem arz etmektedir. İKBS, sağladığı yararlarla hem insan kaynakları bölümünü daha etkili hale getirmiş hem de insan kaynakları yönetimi anlayışının önemli ölçüde değişmesine yol açmıştır. İKBS, teknolojik gelişmelerin insan kaynakları yönetimi alanında bir dönüşüm yaşanmasına neden olan temel faktörlerden biridir. Teknoloji desteğiyle çalışanlara ait bütün bilgilerin kaydedilmesi bu İKY nin bütüncüllüğü açısından değerlendirildiğinde fonksiyonların daha etkin, daha tutarlı, daha entegre bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlamaktadır. Böylece İK uzmanları daha kaliteli ve daha doğru bilgilere kısa sürede ulaşmakta ve bu bilgileri gerekli alanlarda daha yalın bir şekilde kullanıp farklı şekillerde raporlayabilmektedirler. Bu durum İK yöneticilerinin rutin işlere ve gereksiz detaylara boğulmadan stratejik düşünmesine ve işletmenin diğer yönetim faaliyetlerinde daha etkin bir şekilde katılmasını mümkün kılmaktadır. Kullanılan yazılımlarının genel itibari ile sistem mantığı ve ERP düşüncesi ile içsel ve dışsal entegresyonu sağlayacak şekilde olması işletmelerin büyük bölümü tarafından vurgulanmıştır. Diğer bir ifade ile bu entegrasyon, İKBS kullanımı ile İKY fonksiyonlarının kendi içinde ve diğer işletme fonksiyonları ile bütünleşik bir yapıyı ifade etmektedir. Operasyonel süreçleri ve iş yükünü azaltması, karmaşık süreçler içinde doğru veriye kısa sürede ulaşmak, raporlama kolaylığı, ortak bir veri tabanı, işlerin takibinin kolaylığı, mevcut durum analizi ve planlama, personel özlük işleri takibi ve muhasebe gibi birimlerle entegrasyon gerekliliği, primli ücret sistemlerinde değişimi izleme gibi unsurların İKBS nin diğer işletme fonksiyonları ile entegre olmasını çok daha önemli kılmaktadır. Ayrıca bu entegrasyonun ERP kullanımı, işletmenin amaçları ve ihtiyaçları, maliyet bir parçası oldukları

5 holdingin yapısı, şubeler arası iletişim gibi faktörlerden etkilendiği vurgulanmıştır. İKBS nin içsel entegrasyonunun önemini farklı şekillerde dile getiren işletmeler içsel entegrasyonu etkileyen faktörler olarak diğer işletme fonksiyonları ile entegrasyonunu etkileyen faktörlerde olduğu gibi İKBS nin yararları kısmında yer alan doğru bilgiye kolay ve kısa sürede erişim, raporlama, iş kalitesinin ve verimliliğin artması, bordro programlarında kullanılan baz verilere ulaşım, zaman tasarrufu, İK birimi çalışanlarının hatalarının azaltılması, ERP ve İK fonksiyonlarının sistem mantığı ile entegre düşünülmesi zorunluluğu ve bu sebeple tekrarları önleyecek bir yapının gerekliliği yer almaktadır. İşletmelerin İKBS yazılımlarının entegrasyonunda etkili olduğunu ifade ettikleri faktörler, literatürde İKBS nin yararlı olmasında dile getirilen ya da İKBS nin başarı şartları olarak sıralanan unsurlarla benzer niteliktedir. İşletmeler İKBS kullanma kararının hayata geçirirken öncelikli olarak mevcut durumu iyi analiz etmeli, doğru yazılım seçimi için çok yönlü bir ekip oluşturmalı ve aşamalı bir süreçle kullanıma geçmelidir. İKBS nin yararlı olması için açık sistem mantığı esas alınmalı, genel işleyişte önemli olan etkileşim unsurları İKBS yazılımlarının entegrasyonu için de dikkate alınmalıdır. İKY Fonksiyonları Bazında Teknolojinin Etkileri İKBS uygulamaları farklı şekillerde olmakla birlikte aşağıdaki belirtilen temel İKY fonksiyonlarını kapsamalıdır (Parker ve Case, 1993; Currie, 2002, Torrington ve diğ., 1983; akt. Uçan ve Tekşen, 2005). Personel kayıtları, İşe alma, İşten ayrılma ve görev değişimleri, İK planlaması, İK gelişimi, Performans yönetimi, Maaşlar ve ücret. Bu noktadan hareketle insan kaynakları bilgi sistemlerinin insan kaynakları fonksiyonları bazında etkilerini ve yararlarını özetlemek gerekirse (Aras, 2012); İnsan Kaynakları Planlaması; insan kaynakları bilgi sisteminin kritik önem arz ettiği alanların basında yer alır. İş örgütleri, gerek bugün için gerekse de gelecek yıllara dönük olarak kendi insan kaynakları ihtiyaçlarını planlama aşamasında iken faaliyetlerindeki planlı değişiklikler hakkında ve insan kaynaklarına dönük değişikliklerin sonuçların hakkında bilgiye ihtiyaç duyacaklardır. Temel olarak insan kaynakları planlaması fonksiyonu; örgütün gerek bugün gerekse de geleceğe dönük nitelik ve nicelik açısından en uygun işgücü ihtiyacını analiz etmeyi kapsar (Şimşek ve Öge, 2004). İnsan Kaynakları Temin ve Seçimi; İnsan kaynakları planlaması çerçevesinde ihtiyaç duyulan insan kaynakları ya iç ya da dış kaynaklara müracaat edilerek karşılanmakta ve süreç tamamlanmaktadır. Gerek iç gerekse de dış kaynaklara müracaat edilmesi durumunda insan kaynakları enformasyon sistemi ilgili yöneticilere yol gösterici bir misyonu üstlenir. İş analizinden elde edilen veriler ile oluşturulan iş gerekleri ile örgüt içi potansiyel adayların niteliklerinin sistem içerisinde karşılaştırılması dış kaynaklara başvuru gereğinin olup olmadığını ortaya koyacaktır (Dündar, 2002: ). İnsan Kaynakları Eğitim ve Geliştirme; İş örgütleri ağır rekabet koşulları ve hızlı teknolojik gelişmeler karsısında ekonomik varlıklarını korumak için sahip oldukları insan kaynağını güncel bilgiler ile donatmak zorundadırlar. Bu durum örgütlerin eğitim faaliyetlerini dikkatli bir biçimde ele almalarını ve sistematik uygulamalara yönelmelerini gerekli hale getirmektedir. İnsan kaynakları bilgi sistemi, çalışanların eğitim durumlarına dönük değişik nitelikteki bilgileri içerir. Bunlar çalışanın eğitim geçmişi, katıldığı seminerler, yabancı dil bilgileri ve dereceleridir. Bu bilgiler doğrultusunda personelin mevcut işi ile geleceğe dönük kariyerleri için hangi konularda eğitilip geliştirilmeleri gereği ortaya çıkacaktır (Dündar, 2002: 365).

6 Performans Değerleme; Çalışanların performanslarını değerlendirme, insan kaynakları yönetiminin önemli bir fonksiyonunu oluşturur. Performans değerleme çalışması ile ulaşılan sonuçlar, ücret yönetimi, stratejik planlama, eğitim geliştirme ihtiyacının saptanması, kariyer planlaması, işten çıkarma gibi farklı alanlarda kullanılabilir. Performans değerleme sonuçlarından hareketle iş örgütlerinde insan kaynaklarına dönük kararların alınması, insan kaynakları bilgi sistemi içerisindeki performans alt sisteminin önemini arttırmaktadır (Dündar, 2002: 367). Kariyer geliştirme; Örgütler çalışanlarının bağlılıklarını arttırmak ve iş tatminini sağlamak için kariyer geliştirme uygulamalarına önem vermelidirler. İnsan kaynakları bilgi sistemleri ile çalışanların mevcut durumu, eğitim ihtiyaçları ve işletmedeki boş pozisyonlar takip edilerek çalışanların geleceğe dönük kariyerleri için nasıl bir gelişim göstermeleri gerektiği ortaya konulabilir. Ücret Yönetimi; İşletmeler için kritik öneme sahip olan ücret yönetimi bilimsel temellere dayalı olarak ve sistematik bir şekilde ele alınmalıdır. Bu süreçte başarılı olabilmek için farklı nitelikte bilgilere( iş unvanı, ödeme türü, ödenen ikramiyeler, ortalama piyasa ücreti, normal ve fazla çalışma süreleri) ihtiyaç olacaktır. İKBS de yer alan bilgiler dâhilinde ve uygun istatistik programları kullanarak ileriye dönük ücret alternatifleri ve ücret planları oluşturmak mümkün olmaktadır (Dündar, 2002: 366). Yönetim-Çalışan İlişkileri; İşçi-işveren ilişkileri fonksiyonu insan kaynakları departmanının en kapsamlı faaliyeti olarak dikkate alınabilir. Bu ilişkiye dönük olarak örgütün insan kaynakları bilgi sisteminde ihtiyaç duyulacak bilgiler şunlar olabilir; normal çalışma ile fazla çalışma ücretleri, çalışılmayan süreler için tahakkuk ettirilecek ücretler, toplu sözleşmelerde yer alan hakların içerikleri ve süreleri ile sosyal yardımlar (Dündar, 2002: 368). İKBS KULLANIMININ AMAÇLARI İKBS örgütsel performans ve verimliliği arttırmak için önemli bir olanak haline gelmiştir. Başlangıçta personel yönetimi ile ilgili işlemsel süreçleri desteklemek ve operasyonları kontrol etmek için kullanılan bu sistemler günümüzde daha gelişmiş uygulamalarla rekabet edebilirliğe katkı sağlamak ve karar verme sürecini geliştirmek gibi temel amaçlar için kullanılmaktadır (Haines ve Petit, 1997). İKBS nin önemli bir diğer amacı, sistemin kullanıcılarına ya da müşterilerine bilgi formunda hizmet sunarak verilere daha hızlı ulaşılmasında destek olarak rekabet avantajı sağlanmasıdır. İKBS çalışanların, Seçilmesi ve istihdam edilmeleri, Görevlerinin belirlenmesi, Performanslarının değerlendirilmesi, Ücret ve diğer ödemelerin analizi, Yetiştirme ve geliştirme, Sağlık ve sosyal güvenlik sorunlarının çözümü gibi konularda organizasyona destek sağlayan araçlardır (Bayraktaroğlu ve Tunçbilek, 2002). Bu temel amaçlar daha detaylı bir şekilde ele alınabilir (Denisi ve Griffin, 2001:126;): Web tabanlı insan kaynakları bilgi sistemleri kullanan işletmeler; e-işe alım, e- öğrenme gibi fonksiyonlar yoluyla en uygun adaylara ulaşma veya çalışanlarının becerilerini geliştirme ve ölçme gibi konularda coğrafi sınırları büyük ölçüde kaldırmışlardır. Çalışanların yeteneklerini, işverenin ihtiyaçları ile eşleştirerek organizasyonel uyum ve esnekliği sağlamak, Toplam Kalite Yönetimi çerçevesinde, çalışanların karar süreçlerine daha çok katkıda bulunmalarını sağlamak, Organizasyonun tüm prosedür ve yapılarını kaydetmek suretiyle, bunlardan herkesin haberdar olmasını sağlamak,

7 Coğrafi olarak dağılım gösteren şirketlerin, değişik yerlerdeki tüm birimlerinde aynı sistemi kullanarak, çalışanları gerçek anlamda evrensel bir tarzda yönetmek, Personelin sağlık durumunu izleyip bunlara ilişkin yönetim kararlarını hızlı almak, Çalışanlara kariyer planları sunmak ve iş şartnamelerini belirlemek, Boş pozisyonların belirlenmesinden başlayarak seçilen kişilerin işe yerleştirilmesine kadar süreçleri etkin şekilde yönetmek, Personel eğitimleri, iş tanımları, iş şartnamelerini personelin bilgi ve yeteneklerine göre planlamaktır. İşletmelerin İKBS kullanımı ile gerçekleştirmeye hedeflediği diğer amaçları ise şu şekilde sıralamak mümkündür (Bayraktaroğlu, 2011): Çalışanın yeteneklerini, işverenin ihtiyaçlarıyla eşleştirerek organizasyonel esnekliği sağlamak. Organizasyonun tüm prosedür ve yapılarını kaydetmek suretiyle bunlardan herkesin haberdar olmasını sağlamak. Toplam kalite yönetimi çerçevesinde çalışanların karar süreçlerine daha çok katkıda bulunmalarını sağlamak. Çalışanlar tarafından kendilerine ait bilgilerin güncel tutulması ve bu sayede kişilerin kendi bilgilerinde gerçekleşen değişiklikler sonucunda sahip olabilecekleri hakların zamanında uygulamaya geçirilmesini sağlamak. Çok uluslu şirketlerin değişik yerlerdeki tüm şirketlerinde aynı sistemi kullanarak çalışanlarını gerçek anlamda evrensel bir tarzda yönetmek. Boş pozisyon tanımlarıyla başlayan ve seçilen kişinin işe yerleştirilmesine kadar devam eden süreçleri etkin bir biçimde yönetmek. Personelin sağlık durumunu izleyip bunlara ilişkin yönetim kararlarını hızla almak. Personel eğitimlerini, iş tanımlarına ve personelin yetkinlik yetenek gereksinimlerine göre planlanmak ve bütçeleyebilmek. İKBS NİN YARARLARI İKBS nin geçmişte sadece İKY işlemlerini desteklemek ve yönetim kontrolünü sağlamak olan görevinin günümüzde karar verme ve rekabetçiliği artırma şeklinde devam ettiği görülmektedir (Kovach ve Cathcart, 1999). İKBS nin yararları şu şekilde sıralanabilir: Tek ve entegre bir veri tabanı olarak kapsamlı bir bilgi sağlama; örgütlere birim ve faaliyetler arasında yapısal bir bağlantı kurma ve bilgi işlemlerinin hızını artırma imkanı tanır (Lengnick-Hall ve Lengnick-Hall, 2006). İK operasyonlarının ve yönetim süreçlerinin iyileştirilmesi yoluyla rekabet artırımı sağlamak, Karar verme sürecinin kaliteli ve zamanında gerçekleşmesi için uygun veri toplama ve bu verileri enformasyon ve bilgiye dönüştürmek, Zamanında, doğru ve daha çok sayıda İK ile ilgili raporlar oluşturmak, İK yönetsel fonksiyonların, etkililiği ve etkinliği düzene sokmak ve bunları artırmak, Odak noktayı İKY den stratejik İKY ye kaydırmak, İK süreçleri ve fonksiyonlarını yeniden yapılandırmak, İK hizmetlerinin daha çabuk ve doğru sağlanması yoluyla çalışan memnuniyetini artırmak (Çalış, 2012), Bilgisayarlı sistemler eğer bilgiler doğru girilmişse ve program da hatasız yazılmışsa hatasız çalışırlar. Fakat insan unsurunun bulunduğu yerlerde hata elbette olabilir. Bununla birlikte insanın el ile yaptığı işler veya işlemlerde hata yapma olasılığı çok daha yüksektir. Bunun içindir ki; öncelikli problem iki unsurun, yani; insan ve programın düzgün çalışmasını sağlamaktır. Bilgisayar,

8 kullanılan programda tanımlı olan işlemler doğrultusunda imkansız değerleri reddeder ve her sorguya tam sonuç verir. Pek çok insan bilgisayarların hız konusunda büyük avantaja sahip olduğunu düşünür. Bilgisayarlar; veri girişi, güncelleme, hesaplama, sınıflandırma ve raporlama konularında el ile yapılan işlemlerden hızlı olabilirler. İnsan kaynakları bilgi sistemi çalışanlarla ilgili bir raporu anında hazırlayabilirler. Bu hız büyük bir avantaj sağlar. İnsan kaynakları bilgi sistemi elle yapılan angarya işleri eleyebilir, geriye sadece bazı basit işler kalacaktır. Örnek olarak, dosya tutan elemanlar veri giriş elemanına dönüşecektir (Bayraktaroğlu, 2011: 275). İnsan kaynakları bilgi sistemleri, verileri kolaylıkla tasnif edebilir, hesaplayabilir ve değişkenler arasında bağlantı kurabilir. Bu nedenle kullanıcılar insan kaynakları sorunlarıyla ilgili daha detaylı bilgiler elde edebilirler. Örnek olarak, bilgisayar yardımıyla adayları eleyebilirler, ayrıntılı demografik bilgilere ulaşabilirler, maliyet hesaplayabilirler, iş kazası ve hastalıklarıyla ilgili faktörleri belirleyebilirler, kariyer planlamasıyla ilgili tercihleri görebilirler, yedekleme yapabilir ve terfi planlayabilirler, örgüt şemaları hazırlayabilirler (Altuntaş, 2005: 46) İnsan kaynakları bilgi sisteminin verimliliğinin artması birçok şekilde sağlanabilir. Kurduğunuz bilgisayarlı sisteminizin performanslı ve sorunsuz çalışıyor olmasını sağlamanız gerekmektedir. Bunun yanında bilgisayarlarınızın gerek ana makinenin gerekse ona bağlı olarak çalışan istemcilerin (client) düzenli bir şekilde bakımlarının yapılması gerekmektedir. İnsan kaynakları ile ilgili tüm faaliyetlerin elektronik ortamda saklanması diğer bir ifade ile İKBS kullanımı birçok avantajı beraberinde getirmektedir (Bayraktaroğlu, 2011); Veri doğruluğunda artış, İşlem hızında artış, Daha kullanışlı ve kaliteli sonuçlar, Verimlilikte artış. Bu tabii ki size özel yazılmış veya uyarlanmış programında düzgün çalışmasıyla desteklenecektir. Bir başka önemli nokta ise; bu bilgisayarları ve programı kullanacak kişilerin herhangi bir problemle karşılaşmalarını engellemek için gerekli eğitimlerinin verilmesinin sağlanmasıdır. Bunların yardımıyla birlikte işgücü kalitesinin artışı sağlanacaktır. Sistem yardımıyla işin veya sistematiğin düzenleneceği, belirginleşeceğinde bir işi yaparken ki işlemler kolaylaşacaktır. Tüm bunlar ışığında da birçok yer kontrol altında tutulacağı için giderler kontrol altına alınacaktır (Altuntaş, 2005: 47). İKBS den etkin bir şekilde yararlanılması diğer bir ifade işletmelerin İKBS den yararlanma yeterlilikleri çeşitli faktörlere bağlıdır (Çalış, 2012); Örgütün büyüklüğü, Üst yönetimin desteği ve bağlılık düzeyi, Para, zaman ve insan gibi kaynakların kullanılabilirliği, Örgütün vizyonu, kültürü, yapısı ve sistemleri, felsefesi, Çapraz fonksiyonel karar verme, çalışan katılımı ve koçluk uygulamalarında yönetsel yetkinlikler, Fonksiyonlar içinde veya arasında artan otomasyon gibi değişime uyumda, çalışanların yeteneği ve motivasyonu. İKBS NİN SINIRLILIKLARI Amaçlarına uygun ve iyi işleyen bir insan kaynakları bilgi sistemi, bilgisayar sistemi ve yönetim sürecinin bileşimidir. Bilgisayar sistemi; çalışana ilişkin verileri, işe, pozisyona, örgüt yapısına ilişkin verileri, yazılımı ve donanımı kapsar. Yönetim süreci ise; çalışanları, elle yapılan işlemleri, kuralları, prosedürleri ve kullanıcıları içerir. Bu unsurlardan herhangi birinin yokluğu insan kaynakları bilgi sistemini eksik ve ihtiyacı karşılamaz hale getirir (Lazol, 2005: 16).

9 İnsan kaynakları bilgi sisteminden en yüksek düzeyde fayda sağlanabilmesi için iyi bir planlama yapılması, sistemin oluşturulmasında kullanıcılar (İK çalışanları) ile sistemin teknik yönünü tasarlayanlar (sistem yazılım ve analistleri) arasında iyi bir iletişimin sağlanması önem arz etmektedir. İKBS, sağladığı yararlarla hem insan kaynakları bölümünü daha etkili hale getirmiş hem de insan kaynakları yönetimi anlayışının önemli ölçüde değişmesine yol açmıştır. Sağladığı yararlar yanında insan kaynakları bilgi sistemi, bütün sorunlara çözüm getiren, hataları sıfıra indiren bir yapı olarak görülmemelidir. Sistemin sağladığı yararlar yanında ne kadar gelişmiş bir sistem olursa olsun sınırlı kaldığı alanlar da bulunmaktadır. Aşağıda yer alan bu sınırlılıklar aynı zamanda İKBS nin etkinliğini de azaltmaktadır (Bayraktaroğlu, 2011): olması, Çok geniş bir çevreye hizmet etmek zorunda olması, Yasal zorunlulukların fazlalığı, karmaşıklığı ve hızla değişmesini aşmak zorunda Örgütsel veri, süreç ve olayların fazla olması, Kurulumunun ve sonrasındaki destek hizmetlerinin maliyetli olması, Çalışanların ve yöneticilerin değişime karşı olmaları, Verilerin güvenliği ve mahremiyet, Sistemi isteyenlerin tam olarak ne istediklerini bilmemeleri, Sistemin sınırlarının bilinmemesi, Yanlış ürün/satıcı seçimi, Kullanıcı seviyelerinin yetersizliği, Düşük düzeyde kullanıcı içermesi, Yönetimin gerçekçi olmayan beklentileri, İnsan kaynakları kayıtlarına ilişkin plan eksikliği, İnsan kaynakları bilgi sisteminin özelliklerini yanlış anlama, İnsan kaynakları ve bilgi sistemi arasındaki zayıf iletişim, Dönüşüm çabalarının yanlış değerlendirilmesi, İnsan kaynakları bilgi sisteminin yanlış değerlendirilmesi. İKBS nin yukarıda ifade edilen amaçlara ulaşılmasını sağlaması ve ortaya çıkabilecek sınırlılıklar ile sakıncalarının ortadan kaldırılması için İKBS kullanımı ve sürecindeki entegrasyon oldukça önemlidir. İKBS NİN ENTEGRASYONUNU VE ENTEGRASYONU ETKİLEYEN FAKTÖRLER İKBS nin 1980 lerdeki görece düşük kullanımının sebepleri arasında özellikle İK departmanı ile bağlantılı konular gösterilmiş ve organizasyon büyüklüğü, örgüt kültürü, strateji, örgütsel güç ve politikalar, bilgi teknolojisi kullanımı gibi faktörlerin İKBS kullanımını belirlediği iddia edilmiştir (Hall ve Torrington, 1986). Kısacası; İKBS yazılım araçlarına ek olarak, çalışanlar, politikalar, veriler, formlar ve prosedürleri de kapsadığından entegre bir yapıyı temsil etmektedir. İnsan kaynakları bilgi sistemlerinin başarılı olması, planlama, tasarlama ve uygulama aşamalarının iyi bir şekilde yapılmasını gerektirir (Altuntaş, 2005). Bu aşamaların tümünde bilgi toplanır, mevcut problemler gözden geçirilir, bu problemler için çözüm önerileri geliştirilir ve hangi çözümlerin kullanılacağına karar verilir. Geliştirme aşaması temel olarak; kaliteli bilginin sağlanması, sistemin kullanılabilir ve fonksiyonel olması, etkili girdinin sağlanması, süreç ve çıktı kapasitesi, kullanım kolaylığı ve uygunluğunun belirlenmesi olmak üzere beş konuyu göz önüne almalıdır. İKBS lerinin bahsedilen avantajlarının en üst düzeyde olabilmesi için insan kaynaklarıyla ilgili veri tabanlarının işletmelerde (örneğin kurumsal kaynak planlama türü) entegre bir sistem içinde yer alması gerekmektedir. Böylece İK departmanı hem gerekli verilere anında ulaşabilecek hem de üst yönetime hem idari hem de stratejik anlamda destek olabilecektir. Bu da İKY disiplinindeki önemli değişim parametrelerinden birini ifade etmektedir. İKBS kullanımıyla organizasyon büyüklüğü arasındaki ilişki ilk olarak Hall ve Torrington (1986) tarafından ortaya konmuştur. Thaler-Carter (1998) küçük ve büyük işletmelerin İKBS kurma taleplerini etkileyen en önemli sebebin maliyet ve risk olduğunu söylemektedir. Küçük işletmelerin özellikle bütçe kısıtları nedeniyle (SAP ya da Peoplesoft benzeri) kurumsal kaynak

10 planlama (ERP) çözümleri yerine kısmi modülleri (çözümleri) tercih ettiği dikkat çekmektedir. Maliyetin yüksekliği yanında küçük işletmelerin bu tür çözümlere ihtiyaç duymaması ve hem sistemin kullanılmasının zaman alıcı olması hem de sistemin adapte edilmesi konusundaki olası sıkıntılar nedeniyle riskli görülmesi bu durumu anlaşılır kılmaktadır. İKBS NİN KURULUM SÜRECİ İKBS nin işletmede kullanımına geçiş bir süreci ifade etmektedir. Bu süreç 3 temel aşamadan oluşmaktadır: sistemin planlanması, programın tasarlanması ya da paket programın satın alınması ve sistemin uygulamaya geçilmesi. 1. İKBS nin Planlanması Planlama tüm işletme faaliyetlerinde olduğu gibi İKBS kurulumuna temel teşkil etmektedir ve İKBS planlanırken aşağıdaki iki konu üzerinde durulmalıdır (Lazol, 2005) : 1. İnsan kaynakları bilgi sisteminin işlevsel yapısının nasıl olması gerektiği (Mevcut bir sistem var ise, düzeltilmesi veya geliştirilmesi gereken noktalar) 2. İnsan kaynakları işlevi için teknoloji kullanımı ile nelerin gerçekleştirilip nelerin gerçekleştirilemeyeceği. İKBS nin planlanması aşağıdaki aşamalardan oluşmaktadır: - Proje Tasarımı ve Proje Takımlarının Oluşturulması: Proje takımı oluşturulurken; takımda bilgi, beceri, deneyim ve kişilik özellikleri bakımından bir denge olmasına dikkat edilmelidir. Takım üyeleri, işlevsel bilgilerin yanında bilgisayar okuryazarlığına da sahip olmalıdır. Sistemin temel kullanıcısı ve oluşturulmasında itici güce sahip olan insan kaynakları departmanı olacağından proje yöneticisinin bu bölümden olması, projenin daha fazla sahiplenilmesini sağlar. Takımların denetlenmesi ve başarılarının ölçülmesini yapacak bir proje yöneticisine ihtiyaç vardır. Yönetici dış firmalardan ya da kişilerden danışmanlık hizmeti şeklinde temin edilebilir (Lazol, 2005). - Yazılım Yapısının Belirlenmesi: Kullanıcı ara yüzleri sistemin doğru ve verimli bir biçimde kullanılmasında çok önemli bir role sahiptir. Sistemin istenen düzeyde çalışması için veri girişlerinin doğru yapılması gereklidir. Bu yüzden ara yüz tasarımlarının kullanıcı ve işlenecek veri türlerine uygun biçimde oluşturulması önemlidir (Lazol, 2005). Kullanıcı ara yüzü kadar önemli diğer bir şey de ekran görünümleri ve menülerdir. Bunlar verilerin seçilmesinde ve girilmesinde kullanıcılara rehberlik eder. Kullanım kolaylığını, hızını ve verilerin doğru bir şekilde girişini yüksek oranda yapabilmek için ekran görünümündeki yerleşimin kullanışlı, mesajların açık ifade edilmiş ve seçeneklerin esnek yapıya sahip olması gerekir. İşin teknik yanı kadar görsel yanı da dikkate alınmalı metin tasarımı ile grafik tasarımları bir arada düşünülmelidir. Ayrıca raporlar sistem başarısında önemli yer tutar. Sistemde hangi raporlara yer verileceği ve bu raporların özellikleri iyi belirlenmelidir (Lazol, 2005). - Donanım Yapısının Belirlenmesi: insan kaynakları bilgi sistemi yazılımının istenen performansta çalışması uygun donanım yapısının var olmasına bağlıdır. Bu yüzden uygun bilgisayar yapısı ve çevre birimleri belirlenmelidir. İşletmelerde personel sayısının fazla olduğu ön görüsü ile bilgi sisteminin kullanıcı sayısının fazla olacağını söyleyebiliriz. Bu sebeple yüksek bellek kapasitesine ve işlemci hızına ihtiyaç duyulacaktır. Sistem için donanım yapısı belirlenirken işletme mevcut iş yükü, kullanıcı sayısı, olması gereken işlem sayısı ve bu değişkenlerin gelecekte nasıl değişim göstereceği konuları dikkate alınmalıdır. Bu değerlerden düşük olarak donanım yapısı belirlenirse sistemden düşük düzeyde performans alınır, değerler gereğinden yüksek olarak belirlenir ve ona göre donanım yapısı belirlenirse para kaybı olacaktır (Haag ve diğ., 2002) - Kullanıcıların Eğitimi: sistemin kullanıcılarının sistemden faydalanma oranları bir başka deyişle sistemi aktif olarak kullanabilme yetenekleri sistem başarısında önemli rol oynar. Diğer bir ifadeyle kullanıcılar sistem hakkında yeterli bilgiye sahip değilseler istenen başarı elde edilemez. Bu sebeple kullanıcılara; sisteme giriş, uygulamaların çalıştırılması, veri girişi, raporların oluşturulması gibi konularda eğitim verilmelidir. Kullanıcı eğitimleri planlanırken sistem kullanıcı düzeylerine göre eğitimler planlanmalıdır (Lazol, 2005).

11 2. Programın tasarlanması ya da paket programın satın alınması Planlama sürecinde yapılan çalışma ve analizler sonucuna göre insan kaynakları bilgi sistemleri programının tasarımı ya işletme içinde işletme birimleri ya da danışmanlar ile yapılır ya da hazır bir program satın alınır (Ceriello, 1998; akt. Lazol, 2005). Programın satın alınması ya da işletme içinde tasarlanması kararı bu aşamanın işleyişini de farklılaştırmaktadır. 3. Sistemin uygulamaya geçilmesi İşletmelerde yeni bir sistemin uygulamaya geçirilmesi, genellikle karmaşık ve zaman alan bir iştir. Uygulamaya geçiş aşamasının düzgün bir şekilde gerçekleşmesi; uygun yönetim becerilerini, teknik ve işlevsel bilgiyi ve de ilgili çalışanlarla sürekli iletişimi gerektirir. İnsan kaynakları bilgi sisteminin uygulamaya geçirilmesinde, dikkate alınması gereken üç temel boyut olduğu konusunda birçok araştırmacı ve uygulamacı hemfikirdir. Bu boyutlar; teknoloji boyutu, insan boyutu ve süreçler boyutudur. Söz konusu üç boyutun da ele alınmasını sağlayan bir uygulamaya geçiş planındaki aşamalar; süreçlerin ve prosedürlerin gözden geçirilmesi, sistem donanım ve yazılımının kurulumu, kullanıcıların eğitimi, sistemin test edilmesi, sistem uyarlamaları, sistemin kullanımına geçilmesi, bakım ve geliştirme şeklinde sıralanabilir. Bu süreçte İKBS nin kullanımına başlanması için yapılması gereken ilk iş, tüm insan kaynakları verilerinin yeni sisteme geçirilmesidir. Önceden insan kaynakları verilerinin takibinin gerçekleştirildiği evraklarda veya bilgisayar dosyalarında yer alan veriler, yeni sisteme dört farklı stratejiden biri seçilerek aktarılır. Bu dört strateji ve açıklamaları şu şekildedir (Laudon ve Laudon, 2000; akt. Lazol, 2005). Paralel Strateji: Var ise önceki sistem ve yeni sistem, yeni sistemin düzgün biçimde işlediğinden emin olunana kadar bir arada işletilir. Bu, en güvenli stratejidir. Yeni sistemde işlem hataları veya aksamalar oluşması durumunda, eski sistem yenisinin yedeği olabilir. Ayrıca iki sistemin oluşturduğu çıktıları değerlendirme imkanı olacağından yeni sistemin performansı karşılaştırmalı olarak görülebilir. Bununla birlikte, fazladan bir sistem daha çalıştırmak daha fazla kaynak gerektireceğinden bu stratejinin maliyeti yüksektir. Riskleri en aza indirmesi bakımından kritik öneme sahip uygulamalar için uygundur. Doğrudan Geçiş Stratejisi: Belirlenen tarihte yeni sistem uygulamaya konur ve mevcut bir sistem var ise bu sistemin tamamen yerini alır. İlk bakışta, paralel stratejiye göre daha düşük maliyetli görünmesine karşın yeni sistemde problemler oluşması durumunda daha yüksek maliyetlere sebep olabilir. Yeni sistemin hiçbir yedek olmadan işlemesi yönünden oldukça risklidir. Kritik önem taşımayan uygulamalar için kullanılabilir. Pilot Sistem Stratejisi: Sistem, insan kaynakları ile ilgili sınırlı bir alanda (sadece bir işlevde veya bölümde) işletilmeye başlanır. Pilot olarak seçilen alanda sistem sorunsuz işlemeye başladıktan sonra geri kalan alanların tümünde veya bu alanlarda da aşamalı olarak sistem uygulamaya geçirilir. Aşamalı Yaklaşım Stratejisi: Yeni sistemin yavaş yavaş işlemlere uygulanması ve parçalar halinde var ise önceki sistemin yerini alması söz konusudur. Örneğin bordro takibinde aşamalı yaklaşım stratejisi ile yeni bir sisteme geçilmesi durumunda ilk olarak aylık maaş alan kadrolu çalışanlar için belli bir süre sonra günlük veya haftalık maaş alan geçici süreli çalışanlar için işlemlerin yeni sistemde yapılması gösterilebilir. Farklı stratejiler izleyerek İKBS kurulumunu gerçekleştirmeye çalışan işletmeler seçtikleri yazılımın uygunluğunu diğer bir ifade ile başarısını test etmekte böylece süreçle ilgili maliyetleri minimize etmeye çalışmaktadırlar. Farklı bir değerlendirme ile Walker a göre ise etkili bir İKBS için takip edilmesi gereken 7 aşamalı bir süreç hayata geçirilmelidir (Çalış, 2012): 1. Yönetime sunulan teklifler, 2. İhtiyaç analizi, 3. Sistem özellikleri,

12 4. Sistem tasarımı, 5. Sistem geliştirme, 6. Kurulum ve dönüşüm, 7. Değerlendirme. Başarı için insan kaynakları yönetimi, insan kaynakları bilgi sistemi proje ekibinin planlama aşamasının her adımındaki performansından emin olmalıdır. Bu aşamalar(bayraktaroğlu, 2011): Proje ekibinin oluşturulması Sistem gereksinmelerinin belirlenmesi Fizibilite analizinin yapılması İnsan kaynakları bilgi sistemine desteğin sağlanmasıdır. Sistemin ihtiyaçlarının belirlenmesi kapsamında şu faaliyetler gerçekleştirilmelidir (Bayraktaroğlu, 2011): Mevcut İnsan Kaynakları Bilgi Sisteminin Değerlendirilmesi: Diğer insan kaynakları bilgi sisteminin değerlendirilmesi Kullanıcı anketleri ve görüşmeleri İşleyiş analizi Senaryo analizi Prototip oluşturma Fizibilite analizinin yapılması İnsan Kaynaklan Bilgi Sisteminin Tasarımı Veri Tabanı Oluşturulması Veri Kaynaklarının Belirlenmesi Kullanıcı Ekranlarının Belirlenmesi Bilgi Akışının Belirlenmesi Raporların Belirlenmesi Veri Kontrolü ve Güvenliğinin Sağlanması

13 İKBS kurulum sürecini aşağıdaki şekilde özetlemek mümkündür (Bayraktaroğlu, 2011): Kaynakça Ackoff, R. L. (1967) Management Information Systems, Management Science. 14 (4): Altuntaş, Ö. (2005). İnsan Kaynakları Bilgi Sistemleri ve Uygulama Aşamaları, Sakarya Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi, Sakarya. Aras, M. (2012) İnsan Kaynakları Bilgi Sistemlerinin Başarısında Rol Oynayan Faktörler: Bir Araştırma, Sakarya Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, Basılmamış Doktora Tezi, Sakarya. Ball, K. S. (2001) The Use of Human Resource Information Systems. Personnel Review, 30 (6): s Bayraktaroğlu, S. (2002) İşletmelerde Yönetim Bilişim Sistemleri, Sakarya Kitabevi, Sakarya. Bayraktaroğlu, S. ve M. Tunçbilek (2002), Bilgi Toplumunda İKY nin Değişen Yüzü, 1.Ulusal Bilgi, Ekonomi ve Yönetim Kongresi, Mayıs, Kocaeli Üniversitesi, Kocaeli. Bayraktaroğlu, Serkan (2011) İnsan Kaynakları Yönetimi, Genişletilmiş Baskı, Sakarya Kitabevi, Sakarya. Çalış, Ş. (2012) İKBS Ders Notları, (e.t. Ekim, 2013) Denisi, A. S. ve Griffin, R. W. (2001). Human Resource Management. Boston: Houghton Mifflin Company. DeSanctis, G. (1986) Human Resources Information Systems. MIS Quarterly, 10(1): Duff, K. (1989) HRIS: A Report from the Workplace. Personnel. May: Dündar, G. (2002), İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi, Editör: GEYLAN, R, İnsan Kaynakları Yönetimi, Anadolu Üniversitesi Yayınları, s Erkan, H. (1998) Bilgi Toplumu ve Ekonomik Gelişme. 4.Baskı. İstanbul: T. İş Bankası Yayınları. Ersen, H. (1997) Toplam Kalite Yönetimi ve İnsan Kaynakları Yönetimi İlişkisi, 2.Baskı. İstanbul: Sim Matbaası. Güler, E. Ç. (2006) İşletmelerin E-İnsan Kaynakları Yönetimi ve E-İşe Alım Süreçlerindeki Gelişmeler, Ege Akademik Bakış Dergisi, Ege Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi, Cilt 6 sayı 1, s

14 Haag, Stephen, - Cummings, Maeve, - McCubbrey, Donald, J., (2002) Management Information Systems for the Information Age, 3rd Ed., McGraw-Hill, New York, s. 13. Haines, V. Y ve A. Petit. (1997). Conditions for Successful Human Resource Information Systems, Human Resource Management, 36 (2), s Hall, L. ve Torrington, D. (1986) Why not Use the Computer? The Use and Lack of Use of Computers in Personel, Personnel Review, 15(1): 3-7. Kavanagh, (1990) Human Resource Information System, (e.t ) Kovach, K. A ve C. E. Cathcart. (1999). Human Resource Information Systems (HRIS):Providing Business with Rapid Data Access, Information Exchange and Strategic Advantage. Public Personnel Management, Vol. 28, No. 2, Summer, s Kovach, K.A., A.A. Hughes, P. Fagan, ve P.G. Maggitti. (2002), Adminisrative and Strategic Advantages of HRİS. Employment Relations Today, 29(2),s Laudon, Kenneth C. ve Laudon, Jane P. (2000) Management Information Systems: and Technology in the Networked Enterprise, 6th Ed., Prentice Hall, New Jersey. Organization Lazol, A. (2005), İşletmelerde İnsan Kaynakları Bilgi Sisteminin Kurulması ve Bir Uygulama. Uludağ Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi, Bursa. Lengnick-Hall, C. A. & Lengnick-Hall, M. L. (2006). HR, ERP, and Competitive Advantage, Human Resource Management, 45, Martinsons, M. G. (1994). Benckmarking Human Resource Management Information Systems in Canada and Hong Kong. Information and Management, 26: s Martinsons, M. G. (1996) Human Resource Management Applications of Knowledge Based Systems, International and Management, 17 (1): Öğüt, A. (2001) Bilgi Çağında Yönetim. İstanbul: Nobel Basım Yayım Dağıtım. Özgür, E. (2008) sitesinden tarihinde yazdırılmıştır. Robinson, D. (1997) HR Information Systems: Stand and Deliver, Institute for Employment Studies Report 335, IES, Brighton. Saldamlı, A. (2008) İnsan kaynakları Yönetiminde Bilişim Teknolojilerinin Kullanımına Yönelik Bir Araştırma: Tekirdağ Örneği, İstanbul Ticaret Üniversitesi Sosyal Bilimler Dergisi, yıl 17, sayı 3, s Sayın, E. R. ve Şen, T. D. (2000) Yönetim Bilgi Sistemi, Açıköğretim Fakültesi Yayın No: 472, Eskişehir. Şimşek, M.Ş. ve Öge, S. (2004) İnsan Kaynakları Yönetimi, Ders Notları, Yelken Yay. Konya. Tannenbaum, S. (1990).Human Resource Informaiton Systems: User Group Applications. Journal of Systems Management, 41(1), s Tansley, C., Newell, S. ve Williams, H. (2001) Effecting HRM-Style Practices Through an Integrated Human Resource Information System, Personnel Review. 30(3): Thaler-Carter, R. E. (1998) The HRIS in Small Companies: Tips for Weighing the Options, HR Magazine, 43(8): Uçan, M. Y. ve Tekşen, Ö, (2005) İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi (İKBS): Pratik Bir Yaklaşaım Eviteks A.Ş. İle İTEKS A.Ş. Örneği, Süleyman Demirel Üniversitesi İİBF Dergisi, Cilt 10, Sayı 2, s Zuboff, S. (1988) In the Age of the Smart Machine, Basic Boks, New York.