TÜRK KIZILAYI KAN HİZMETLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ 10. HEDEF 25 ÇALIŞTAYI TEKNİK ŞARTNAMESİ İÇİNDEKİLER

Transkript

1 TÜRK KIZILAYI KAN HİZMETLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ 10. HEDEF 25 ÇALIŞTAYI TEKNİK ŞARTNAMESİ İÇİNDEKİLER

2 İÇİNDEKİLER 1. KAPSAM TANIMLAR TOPLANTI İLE İLGİLİ GENEL BİLGİLER TEKNİK ŞARTLAR İHALE AŞAMASINDA İSTENİLEN TEKNİK BELGELER MALZEMELERİN TESLİMATI MUAYENE ÇEŞİTLİ HÜKÜMLER

3 1. KAPSAM Türk Kızılayı tarafından Antalya ili Belek Mevkiinde Ekim 2015 tarihleri arasında planlanan 10. Hedef 25 Çalıştayı organizasyonunun gerçekleştirilmesi. 2. TANIMLAR Bu maddede tarif edilen kelimeler, şartname ve eklerinde kullanıldığı takdirde aşağıdaki anlamları taşır; Kızılay Türk Kızılayı nü ifade eder. Firma şartnamede istenilen işlerin yapılmasını üstlenen ve sözleşmeyi imzalayan tarafı ve sözkonusu tarafın yetkili temsilcilerini ifade eder. 3. TOPLANTI İLE İLGİLİ GENEL BİLGİLER 10. Hedef 25 Çalıştayı, Ekim 2015 tarihleri arasında yapılacak olup, bu toplantıya Türk Kızılayı Genel Başkanı, Türk Kızılayı ve Yöneticileri ve Personelleri, Bölge Kan Bağışçısı Kazanımı Planlama Personeli ile Üniversite Öğrencileri katılacaktır. 4. TEKNİK ŞARTLAR 4.1. Otelin belirlenmesi Antalya ili Belek Mevkiinde 5 yıldızlı kongre otellerinden birinde alkolsüz her şey dâhil konseptinde yapılacaktır Kahvaltı, Öğle ve Akşam Yemekleri, her gün katılımcılara açık büfe şeklinde verilecektir. İçecekler alkolsüz ve sınırsız olacaktır Firma, belirtilen konsepte sahip en az 3 farklı 5 yıldızlı kongre otel adlarını teklif olarak Türk Kızılay ına sunacaktır. Belirtilen otellerden bir tanesi Kızılay tarafından seçilecektir. Firma sunacağı 3 kongre oteli için tek fiyat teklifi verecektir Firma, sunacağı otellerde kullanılacak salonların son hallerini gösteren fotoğrafları sunacaktır. Her bir salon için sunulacak fotoğraflar; bir genel açıdan ve dört adet dört farklı köşeden çekilmiş toplam 5 adet halinde hazırlanacaktır Konaklama hizmetinin sağlanması 10. Hedef 25 Çalıştayında kullanılacak oda tipi, konaklayacak kişi ve konaklanacak gün sayısı ile ilgili bilgiler Tablo-1 de verilmiştir. Tablo-1 Sıra No Katılımcı Sayısı Oda Tipi Giriş Çıkış Kişi Başı Konaklanacak Gün Sayısı 1 8 Single 25 Ekim Ekim Double 26 Ekim Ekim Single 26 Ekim Ekim

4 Tüm katılımcıların konaklama listesi (double-single) Kızılay tarafından Firmaya verilecek olup, konaklamanın koordinasyonu bu liste doğrultusunda Firma tarafından sağlanacaktır Konaklama listesi Kızılay tarafından Firmaya verilecek olup, konaklamanın takibi ve konfirmasyonu Firma tarafından yapılacaktır Double konaklayacak katılımcıların Kadın-Erkek sayısının eşit olmaması ve double konaklamanın mümkün olmadığı durumlarda single oda konaklaması sağlanacaktır Konaklama listesinde belirtilen sayılar doğrultusunda ortaya çıkan double oda veya double konaklayacak kişi sayısında artı eksi %20, single oda veya single konaklayacak kişi sayısında ise artı eksi %20 sapma göz önünde bulundurulacaktır Katılımcıların çalıştaya gelememesi ya da belirtilen tarihten erken ayrılması halinde no-show a düşecek odaların ücretleri firma tarafından talep edilmeyecektir Double konaklama yapan katılımcılardan herhangi birinin belirtilen tarihlerden daha erken çıkış yapması durumunda single konaklama farkı alınmayacaktır Konaklama koordinasyonu Kızılay ın bilgisi ve önerileri doğrultusunda yürütülecektir Çalıştay süresince single konaklayacak katılımcıların odaları ana binada olacaktır Toplantı Kapsamında Kullanılacak Materyallerin Sağlanması Tablo-2 Sıra Cinsi No 1 Defter Teknik Özellikler İç: 80 gr. 1. hamur kağıda, tek renk baskılı, 96 yaprak Defterin içine ön kısmına yerleştirilecek şekilde, 4 renk baskılı 20 sayfa 10 yaprak 115 gr parlak kuşe kağıda basılmış bilgiler eklenecektir. Kapak: 300 gr kuşe kağıt, 4 renk baskılı, mat selefonlu, Yandan tel sipiralli defter şeklinde Miktar (Adet) Kalem Tek taraf gümüş renk lazer kazımalı baskı, bir tarafı dokunmatik ekran kalemi, diğer tarafı tükenmez kalem Çanta Sırt çantası şeklinde, en az 3 gözlü ve hacmi en az 20 lt olacaktır, Polyester kumaştan su geçirmez, Yastıklı gözenekli arka, fermuarları naylondan mamul ve kullanılan iplikler de naylon iplik olacaktır, Çanta siyah renk olup kenarları fitilli, iç kısımlardan aparat takviyeli, dibi tabana dikilmiş destek takviyeli olacaktır, Üzerine iki renk 12x8 cm ebadında logo basımı yapılacaktır

5 4 T Shirt 5 Sertifika Tohumlu Yaka Kartı Yaka Kartı Askı İpi ve Pvc Kart Poşeti Hedef 25 Kan Bağışçısı Kazanımı Bilgi Kitapçığı 9 Tohumlu kart T Shirt polo yaka, siyah renk, lacoste kumaş T Shirtlere Kızılay tarafından verilecek olan Türk Kızılayı etiketlerinin dikimi sağlanacaktır. 7 cm çapında 2 renkli logo T Shirt e işlenecektir. Sertifika A4 Ebadında 4 renk tuale karton 250 gr kağıda basılacaktır. Kızılay tarafından verilecek isimler sertifika üzerine basılarak teslim edilecektir. 9,5x13,5 cm ebadında 2 renk tek yön olarak Kızılay tarafından verilen tasarım doğrultusunda yapılacaktır. Yaka Kartı tasarımı teknik özellikler sabit kalacak şekilde iki çeşittir, eğitimci ve öğrenci sayısına göre basım yapılacaktır. 10,5x14,5 cm ebadında şeffaf yaka kartı poşeti Poşetin asma deliğine uygun askı ipi A5 ebadında, 45 Sayfa+ kapak, iç sayfalar 115 gr parlak kuşe, 4 renk baskılı, tel dikiş ve kapak 250 gr parlak kuşe kağıda 4 renk baskılı. Sayfa sayısında % 20 artış ya da azalış olabilir. 9,5/5,5 cm ebadında 2 renk tek taraflı Kızılay tarafından verilen tasarım doğrultusunda yapılacaktır Rollup 11 Pankart 12 Karikatür Kitapçığı 80x200 cm ebadında, tamamı alüminyumdan üretilmiş, alttan makaralı sistem ile görseli otomatik içeri saran, taşıma çantalı, 4 renk baskılı rollup. Pankart vinil malzemeden 4 renk olarak basılacaktır. 1,5x3 metre ebadında asıma hazır kuş gözü delikleri oluşturulmuş. A5 boyutunda 20 sayfa + kapak 4 renk 3. hamur 60 gr. Kağıda tel ortalı olacaktır Buff Kumaş siyah renk, nefes alabilen ve koku önleyen %100 polyester mikro fiberden olacaktır, boyutları düz bir zemine serildiğinde50 x 24.5 cm. ağırlığı ise 50 g. dan daha az olacaktır. Üzerine 4 renk baskı yapılacaktır Hatıra Çerçevesi 15 Hatıra Brandası 16 Hedef 25 Silikon Bileklik 10mm 100x70 cm boyutlarında FOREKS (DEKOTA) malzemeden yapılacak olup, üzeri digital baskı uygulanacak ve özel kesim yapılacaktır. 200x250 cm ebadında dikey, 4 renk, kenarlarından asılmak üzere kuş gözü delikli vinil baskı yapılacaktır. 150 Kabartma baskılı silikon bileklik, en az 12mm kalınlığında olacaktır. kırmızı renkte üretilecektir

6 17 Sahne Fonu 6x4 m ebatlarında yatay, germe baskı (çelik konstrüksiyon üzerine) vinil üzeri 4 renk baskı yapılacaktır. Sahne ebatlarında toplantı salonunun ölçülerine göre değişiklik yapılabilir. 18 Fon Kartonu Eşit sayıda, 10 farklı renk, 50x70 cm ebadında, 160 gr Board Marker Siyah, mavi, yeşil ve kırmızı renklerde eşit sayıda Makas 21 Rozet Paslanmaz çelik, en az 17 cm ebadında, kağıt ve büro makası Elektrostatik metale 2 renk serigrafi baskıdan oluşmaktadır. P 1795 PC / Siyah Toplantı Salonu için verilecek hizmetler tarihlerinde 4 (dört) adet salon, tarihinde 1 (bir) salon kullanılacaktır. Salonlardan biri ana salon olup en az 150 kişilik sınıf düzeninde oturma kapasiteli konferans salonu olacaktır. Diğer 3 salon en az 30 kişilik sınıf düzeninde oturma kapasiteli konferans salonu olacaktır Salonlar, konaklamanın yapıldığı aynı yerleşke içerisinde olacaktır Kullanılacak olan salonların genel özellikleri aşağıdaki gibi olacaktır; Salon düz bir zemine ve sahne düzenine sahip olacaktır Sahne, salonu tam ortalayacak şekilde ve salonun her noktasından görünecek şekilde olacaktır Toplantıların gerçekleştirileceği salonlarda; yeterli güçte merkezi havalandırma, merkezi ısıtma, merkezi soğutma, seslendirme ve aydınlatma sistemi olacaktır Salonlarda, uygun iklim koşulları sağlanacaktır. Ortam sıcaklık ve nemi, merkezi havalandırma, ısıtma ve soğutma sistemleri ile sağlanacak olup, bunun dışında ekstra herhangi bir ekipman ( UFO, Jumbo ısıtıcı, portatif klima vb.) kullanılmayacaktır Salonda eğitim süresince nem ve koku gibi olumsuz koşullar oluşmayacaktır Salonda katılımcıların sahne görüşünü engelleyecek şekilde sütunlar olmayacaktır Salon sahne düzeninin salon zemininden minimum 50 cm yüksek olacaktır Sahne düzeninde, salonun ölçülerine uygun tüm katılımcılar tarafından rahatlıkla görülebilecek şekilde sunum perdesi ve kürsüsü olacaktır Eğitimler süresince sabah ve öğleden sonra her masaya kapalı su ve şeker ikramı yapılacaktır Eğitim merkezinde ücretsiz ve kesintisiz kablosuz internet hizmeti sunulacaktır Eğitim süresince kullanılacak toplantı salonlarının; aydınlatma, ses ve görüntü sistemi ve havalandırma sistemlerini karşılayacak şekilde jeneratör kaynağı sağlanacaktır. 6

7 Organizasyonların yapıldığı salonlarda kullanılmak üzere ihtiyaç duyulan ses ve sunum sistemleri aşağıdaki gibi olacaktır: Bir adet min 3000 ansilumen gücüne sahip projeksiyon, adet kürsü ve kürsü mikrofonu, Salondaki katılımcılar için 2 adet el telsizi mikrofonu ve konuşmacı için 1 adet yaka mikrofonu, 1 adet headset mikrofon, adet 3 kişilik delege masası ve 3 adet kablolu delege mikrofon seti Yukarıda belirtilen sisteme uygun mikser ve hoparlör sistemi, *Yukarıda belirtilen ses ve sunum sisteminin sağlanmasından, kurulmasından, gerekli ayarlamaların yapılmasından, organizasyon süresince aktif olarak kullanılmasından ve güvenliğinden Firma sorumlu olacaktır Salonun dekorasyonu, Kızılay ın öneri ve onayı doğrultusunda, Firmanın yaptıracağı Roll-up lar ile oluşturulacaktır Kızılay tarafından eğitim süresince talep edilecek sahne ve katılımcı oturma düzeni değişiklikleri, eğitimden bir gün ya da eğitim saatinden 2 saat öncesinde yerine getirilecektir Eğitim süresince baskı materyallerin muhafazası ve hazırlık aşaması için organizasyon grubu tarafından kullanılmak üzere ana binada en az 30 m 2 alanında kilidi olan bir oda tahsis edilecektir Eğitimde iki gün süresince keypad hizmeti alınacaktır. Keypad hizmeti tarihinde 20 kişilik 4 farklı gruba değişik zamanlarda uygulanacaktır tarihinde ise 80 kişiye bir gün süresince uygulanacaktır Firma Tarafından Katılımcıların Otele Giriş ve Çıkış Süresince Verilmesi Gereken Hizmetler Firma, hazırlanan brandanın (pankartın) otelin girişinde katılımcıların görebileceği uygun bir noktaya asılmasını sağlayacaktır Firma, Kızılay ın vereceği örümcek stant ve yaptırılacak rollup görsellerini de kullanarak kayıt masasının kurulmasını sağlayacaktır Kayıt işlemlerinden önce yaptırılan promosyon malzemeleri Firma tarafından çanta içine yerleştirilerek eğitim kiti haline dönüştürülecektir Firma, toplantı salonuna yönlendirme levhaları ile yönlendirme yapacaktır Firma, tüm katılımcıların, Havaalanı Otogar Otel ve Otel Havaalanı Otogar arasında gidiş ve dönüşlerin sağlanması için otele giriş ve çıkış günlerinde transfer hizmetini sağlayacaktır Transfer hizmeti tarihlerinde günde 6 sefer, tarihinde ise tek sefer olarak yapılacaktır Transfer hizmetinde sefer sayısı araç sayısından bağımsız olup, katılımcı sayısı doğrultusunda tek seferde birden fazla araç kullanılabilecektir. Sefer sayısında artı eksi %20 sapma olabilir Firma Tarafından Eğitim Süresince Verilmesi Gereken Hizmetler Toplantı süresince; Gün içerisinde 2 defa kahve arası verilecektir. Kahve arasında katılımcı sayısına yetecek kadar çay, kahve ikramı yapılacaktır. Türk çayının yanı 7

8 sıra en az dört çeşit bitki çayı da ikram edilecektir. İkram edilecek kuru pasta ve kurabiyelerin zengin içerikli olması gerekmektedir. Kuru pasta ve kurabiyelerin günlük, taze ve kaliteli olmasına dikkat edilecektir. Mola saatleri Kızılay tarafından bildirilecektir Firma tarafından görevlendirilecek en az iki personelin toplantı süresince salonda bulunması sağlanacaktır. 5. İHALE AŞAMASINDA İSTENİLEN TEKNİK BELGELER Bu işle ilgili belirlenen asgari yeterlilik şartları aşağıda belirtilmiş olup teklif sahiplerinin bu şartların tamamını sağlamaları gerekmektedir Teklif veren Firmanın benzeri tür işlerde ana yüklenici olarak tecrübesi olması gerekmektedir. Son 5 yıl içinde işin yapıldığı kurum ve kuruluştan alınan iş bitirme belgeleri ile belgelendirme koşuluyla bu ihale konusu işlerle benzer mahiyette olmak üzere iki (2) farklı sözleşme paketi kapsamında en az 200 er kişilik, minimum iki (2) organizasyon işini ana yüklenici ve şartnamesine uygun olarak başarılı bir şekilde tamamlamış olması gerekmektedir. Son teklif verme tarihine kadar alınan iş bitirme belgeleri de değerlendirmeye alınacaktır. İş durum belgeleri geçerli sayılmayacaktır Teklif veren Firma adına tescil edilmiş ve asgari 3 yıllık A Sınıfı Turizm Belgesi (Teklif veren firma adına tescil edilmiş ve asgari üç yıllık olacaktır) ve Türkiye Seyahat Acenteleri Birliği (TURSAB) Belgesi sahibi olmak Teklif edilen tesislerin turizm işletme/deneme belgesi sunulacaktır. Firma adına düzenlenmiş otel yetkilisince imzalı; toplantı tarihi için rezervasyonlarının bulunduğu belirtilen belge, teknik şartnamede istenilen özellikleri karşıladığını belirten taahhütname (sınıf düzeni şeklinde kullanımda salonunun kişi kapasitesine ve teknik özelliklere uygunluğu) teklifle birlikte sunulacaktır. 6. MALZEMELERİN TESLİMATI 6.1. Firma, söz konusu malzemeleri, kolilenmiş ve sevkiyata hazır şekilde, sözleşmenin imzalanmasına müteakip en geç 25 (yirmibeş) gün içerisinde Kızılay a teslim edecektir. 7. MUAYENE Tablo-2 de belirtilen malzemelerin muayenesi iki aşamada gerçekleştirilecektir; 7.1. Ön değerlendirme muayenesi Ön değerlendirme muayenesinde Tablo-2 de belirtilen 20 ve üzeri adette yaptırılacak malzemelerin muayenesi yapılacaktır Firma, Tablo-2 de belirtilen 20 ve üzeri adetteki malzemelere ait aslına uygun en az 2 (iki) adet numuneyi, sözleşmenin imzalanmasına müteakip en geç 7 (yedi) gün içerisinde bedelsiz olarak Kızılay a teslim edecektir. Muayene komisyonunun olumlu veya olumsuz raporu en geç 3 (üç) gün içerisinde Firmaya yazılı olarak bildirilecektir. Yapılan muayene sonucunda malzemelerde tespit edilen uygunsuzluklar ve malzemelerin içeriğinde talep edilecek değişiklikler Firma tarafından, malzemelerin teslim süresi de düşünülerek, yerine getirilecektir. Bu husus Firma tarafından ayrıca taahhüt edilecektir. Olumlu muayene raporunun Firmaya teyitli faks yazısı ile tebliğ edilmesinden sonra Firma seri üretime geçecektir. 8

9 Ön değerlendirme muayenesi için istenilen malzemelerin zamanında teslim edilmemesi durumunda, Firmaya beher gecikme günü için 100,00 TL gecikme cezası uygulanacaktır Ön değerlendirme muayenesi için teslim edilecek numuneler Tablo-2 de belirtilen malzemelerin miktarına dahil değildir Kesin Kabul Muayenesi Teslimatı yapılan malzemelerin kontrol ve muayenesi teknik şartname koşulları çerçevesinde yapılacaktır Muayene sırasında şartnameye uygun olmadığı tespit edilen ve katlama, ambalaj, kağıt gramajı, kağıt kalitesi, baskı kalitesi, bıçak kesimi, bozuk ürün ve diğer nedenlerle oluşan hatalı materyaller, Kızılay tarafından düzenlenecek bir tutanakla Firmaya iadesi gerçekleştirilecektir. Bu durumda İdari Şartnamede belirtilen Ayıplı Malzeme Değişimi ne ilişkin esaslar geçerlidir Firma teslim aşamasında yapılan muayene sonuçlarına ilişkin hiçbir hak ve ücret talep edemez. 8. ÇEŞİTLİ HÜKÜMLER 8.1. Firma tarafından sunulan 3 farklı 5 yıldızlı otellerin teknik şartnameye uygunluğu Kan Hizmetleri Genel Müdürlüğünce oluşturulan muayene komisyonu tarafından ihale sonrası sözleşme yapılmadan önce değerlendirilecek ve seçim yapılacaktır Firma, muayene komisyonunun sözleşme öncesi yapacağı otel değerlendirme ve seçim sürecinde ulaşım, yemek ve seçimi yapılan otelde konaklama masraflarını karşılayacaktır Muayene Komisyonu, Firma tarafından teklifte sunulan 3 otelde de uygunsuzluk tespit ettiği takdirde, Kızılay, şartname koşullarına uygun olmak kaydıyla, muayene komisyonunca belirlenecek 4. bir otelde eğitimi gerçekleştirme hakkına sahiptir. Firma teknik şartnamede belirtilen tüm yükümlülüklerini Kızılay tarafından seçilen bu otel için de yapmakla yükümlü olacaktır. Firma bu hususu ayrıca yazılı olarak taahhüt edecektir Toplantı ile ilgili tüm işlemlerin yapılmış olması ve her şeyin şartnameye uygun devam etmesine rağmen, mücbir sebeplerden dolayı bu toplantı tehir veya iptal edilebilir.(harp, grev, lokavt, salgın, karantina, deprem, sel vb.) Tehir durumunda, organizasyon yine ihaleyi alan Firma tarafından gerçekleştirilecektir Firma, konaklama ücretlerinin karşılanmasından sorumludur Firma söz konusu baskı materyallerin basımından Kızılay a ve toplantının yapılacağı otele ulaştırılmasından sorumludur Firma, Kızılay ın vereceği diğer materyallerinde otele ulaştırılmasından ve toplantı sonrası geri getirilmesinden sorumludur Materyallere ait güncel tasarımlar ve katılımcı listesi sözleşme sırasında Firmaya CD ortamında teslim edilecektir. 9