BAYBURT ÜNĠVERSĠTESĠ Yapı ĠĢleri ve Teknik Daire BaĢkanlığı Kontrol TeĢkilatının OluĢturulması ĠĢ AkıĢı

Transkript

1 Kontrol TeĢkilatının OluĢturulması ĠĢ AkıĢı DAĠRE BAġKANI ġube MÜDÜRÜ YAPI DENETĠM GÖREVLĠSĠ YÜKLENĠCĠ Yapı Denetim Görevlileri onaylandı mı? Yapı Denetim Görevlilerine iliģkin Teklifin Hazırlanması SözleĢmenin imzalanması Yapı Denetim Görevlilerine tebliğ edilmesi Proje ile ilgili dokümanlar yükleniciye tarif edilerek teslim edilir.

2 Yer Teslimi ĠĢ AkıĢı DAĠRE BAġKANI ġube MÜDÜRÜ YAPI DENETĠM GÖREVLĠSĠ YÜKLENĠCĠ SOSYAL GÜVENLĠK KURUMU Dilekçe Dilekçe ġube Müdürüne havale edilir. Dilekçe Yapı Denetim elemanlarına Havale edilir ĠĢyerine gidilerek yükleniciye yer teslimi yapılır. Tutanak onaylanır Tutanak Ġmzalanır ve BaĢkana gönderilir. Tutanak imzalanarak ġube Müdürüne gönderilir. 5 nusha ĠĢyeri teslim tutanağı düzenlenir. Fiilen iģe baģlamayı engelleyen unsurlar için gerekli yazıģmalar yapılır. Yer teslim tutanağı dağıtım yazısı yazılır Dosyasına kaldırılır. Yer teslim tutanağı gönderilir. ĠĢe baģlama yazısı ekinde yer teslim tutanağı gönderilir.

3 BAYBURT ÜNİVERSİTESİ ĠĢ Programı, All-Risk Sigorta Poliçesi ve Teknik Eleman Taahhütnamesi ĠĢ AkıĢı DAĠRE BAġKANI ġube MÜDÜRÜ YAPI DENETĠM GÖREVLĠSĠ YÜKLENĠCĠ ġube Müdürüne havale edilir. ĠĢ programı, All-risk sigorta poliçesi ve teknik eleman taahhütnamesi Dilekçe ile idareye sunulur. Yapı Denetim elemanlarına havale edilir. Belgeler eksiksiz ve uygun mu? Eksik ve Uygun olmayan belgelerin tamamlatılması istenir. ĠĢ programı onaylanır. ĠĢ programı onay için BaĢkana sunulur ĠĢ Programı imzalanır. Diğer evraklarla birlikte ġb.md. Sunulur. Dosyasına Kaldırılır.

4 HakediĢ Ödemeleri ĠĢ AkıĢı DAĠRE BAġKANI ġube MÜDÜRÜ YAPI DENETĠM GÖREVLĠSĠ YÜKLENĠCĠ HakediĢ dilekçesi verilir Dilekçe ġb.md. havale edilir Yapı Denetim Görevlilerine havale edilir ĠĢ yerinde gerekli incelemeler yapılır Uygun mu? Gerekli düzeltmeler yapılır. ĠĢçi alacakları ilanına bakılır ĠĢçi alacakları için tutanak düzenlenir ĠĢçi alacak tutanakları imzalanır HakediĢ onaylanır HakediĢ raporu imzalanır. HakediĢ raporu imzalanır HakediĢ Raporu hazırlanır ve imzalanır HakediĢ Tahakkuka bağlanır.

5 ĠĢ ArtıĢı ĠĢ AkıĢı DAĠRE BAġKANI ġube MÜDÜRÜ YAPI DENETĠM GÖREVLĠSĠ YÜKLENĠCĠ Ġlave ĠĢ yazısı ġb.md. Havale edilir. Ġlave yapılacak iģlerin listesi idareye verilir. Ġlave ĠĢ yazısı teknik personele havale edilir. Ġlave Yapılacak iģlerin hesabı yapılarak gerekçe raporu ile birlikte sure uzatım onayı hazırlanır ve imza altına alınır ĠĢ artıģı onaylanır Ġlave ĠĢlerin hesabı imzalanır Ġlave iģlere ait onay yükleniciye tebliğ edilir. Ġlave iģlerle ilgili ek teminat mektubu,ek damga vergisi, revize iģ programı ve All-risk sigorta poliçesi idareye sunulur. Revize ĠĢ programı imzalanarak BaĢkana gönderilir Belgeler incelenerek imzalanır. Revize iģ programı uygun mu? Revize iģ programı onaylanır Onaylanan Revize iģ programının bir sureti Yükleniciye gönderilir

6 Geçici Kabul ĠĢlemleri ĠĢ AkıĢı DAĠRE BAġKANI ġube MÜDÜRÜ YAPI DENETĠM GÖREVLĠSĠ YÜKLENĠCĠ Geçici kabul dilekçesi ġb.md. Havale edilir. Dilekçe Yapı denetim görevlilerine havale edilir. Ön inceleme yapılır Geçici kabul baģvurusu Eksik iģlere iliģkin liste idareye gönderilir. Geçici Kabule uygun mu? Eksiklikler tamamlattırılır Geçici Kabul Komisyonu Onaylanır Geçici Kabul Komisyonu oluģturulur. Geçici kabul teklif belgesi düzenlenir. Komisyon üyelerine ve Yükleniciye tebliğ edilir. Geçici kabulün yapılacağı tarih yükleniciye bildirilir. Geçici Kabul heyetince inģaat mahallinde gerekli incelemeler yapılır. Kabule engel bir durum var mı? Geçici kabul tutanağı hazırlanır ve imzalanır Geçici Kabul tutanağı onaylanır. Eksikliklerin tamamlatılması için sure verilir ve tutanak tutulur Eksiklikler yüklenici tarafından tamamlattırılması sağlanır Eksikliklerin tamamlanması durumunda Kabul tutanağı düzenlenir ve imzalanır Dosyasına Kaldırılır

7 ĠĢlemleri ĠĢ AkıĢı DAĠRE BAġKANI ġube MÜDÜRÜ YAPI DENETĠM GÖREVLĠSĠ YÜKLENĠCĠ dilekçesi ġube Md.Havale edilir Dilekçesi Ġdareye verilir. Dilekçe Yapı Denetin Görevlilerine havale edilir. Gerekli incelemeler yapılır.kesin Kabule uygun mu? Eksiklikler Yüklenici tarafından giderilir. Komisyon onaylanır Komisyonu OluĢturulur Teklif Belgesi hazırlanır. Yükleniciye Bildirimde bulunulur Komisyonu iģyerine giderek yüklenici tarafından yapılan iģleri muayene ederek inceleme yapar ĠĢ e Hazır mı? Tutanağı Düzenlenir tutanağı onaylanır Eksiklikler tutanakla belirtilir. Eksikliklerin tamamlanması için yeterli sure belirlenir, tutanaktan birer suret yapı denetim görevlisine ve yükleniciye verilir. Eksikliklerin yüklenici tarafından tamamlanması sağlanır Eksikliklerin tamamlanması üzerine yapı denetim görevlilerince durum tutanağa bağlanır ve imzalanarak onaya gönderilir. Eksikliklerin giderilmesi için yükleniciye bildirimde bulunulur. tutanağının dağıtımı yapılır Tutanağı gönderilir Tutanağı gönderilir Dosyasına kaldırılır

8 Kesin Hesap ĠĢlemleri ve Kesin Teminatın Ġadesi ĠĢ AkıĢı DAĠRE BAġKANI ġube MÜDÜRÜ YAPI DENETĠM GÖREVĠLĠSĠ YÜKLENĠCĠ Kesin HakediĢ Dilekçesi ġub.md Havale edilir. Yüklenici Tarafından Kesin Hesap Dilekçesi verilir. Kesin HakediĢ Dilekçesi Yapı Denetim elemanlarına havale edilir. Kesin HakediĢ Raporunun düzenlenmesi ve imzalanması Kesin HakediĢ Raporu yüklenici veya vekili tarafından imzalanır Kesin HakediĢ Raporu Ġmzalanır Kesin HakediĢ Raporu onaylandı mı? Gerekli düzeltmeler yapılarak onay için tekrar gönderilir Kesin hakediģ tahakkuka bağlanır ve yükleniciye gönderilir Kesin Hesap Raporu Yükleniciye gönderilir Teminatın çözülmesi Kesin kabulün ve kesin hesabın onaylanmasından sonra SGK dan getireceği iliģiksiz belgesi ile, yüklenici teminatının geri kalanını çözülmesi için Ġdareye dilekçe ile baģvuru.

9 Arıza Talepleri ve Bakım-Onarım ĠĢleri ĠĢ AkıĢı DAĠRE BAġKANI ġube MÜDÜRÜ TEKNĠK PERSONEL ĠLGĠLĠ BĠRĠM Arıza talebinin değerlendirilmesi Arıza talep formunun düzenlenmesi Arıza talebinin bildirilmesi(telefon, Mail, Yazı) Arıza talebi Bakım ve Onarım ġb. Md. görev alanına giren bir talep mi? Ġlgili birime bilgi verilmesi Teknik personel görevlendirilmesi Teknik Personel tarafından arızanın yerinde inceleme yapılması Arıza Teknik Personel tarafından giderilebilecek bir arıza mı? Arıza talep formu düzenlenerek arızanın muhtemel nedenleri ile gerekli ise malzeme ihtiyacı belirtilecek. Formun bir sureti birim yetkilisine imzalatılıp teslim edilecek Arızanın giderilmesi Arıza talep formunun imzalanması Arıza talep formunun düzenlenmesi Arıza Talep formunun bir suretinin ilgili birim yetkilisine teslim edilecek. Arıza talep formunun dosyasına kaldırılması

10 BAYBURT ÜNĠVERSĠTESĠ Geçici Görevlendirme ve Yolluk Ödemeleri ĠĢleri ĠĢ AkıĢı GENEL SEKRETER DAĠRE BAġKANI ġube MÜDÜRÜ TAHAKKUK SERVĠSĠ STRATEJĠ GELġ. DAĠRE BġK. Dosyasına Kaldırılır Onaylandı mı? Yazının Genel Sekretere Gönderilmesi Yazının Daire BaĢkanına gönderilmesi Görevlendirme Yazısının(Onayının) Yazılması Görevlendirilen Personellere bilgi verilir. Geçici Göreve iliģkin Belgeler Teslim alınır (Görevlendirme Yazısı veya Harcama Talimatı- Yurt Ġçi/Yurt DıĢı Geç. Grv. Yolluğu- Varsa Yatacak Yer teminine ĠliĢkin Belgeler) Belgeler tam ve doğru mu? Ödeme Emri Belgesi Kontrol edilerek Ġmzalanır Ödeme Emri Belgesi Düzenlenir Ödeme Emri Onaylanır ÖEB ve ekleri Strateji Gel. D.BĢk.Zimmetle teslim edilir Ödeme Yapılır Dosyasına Kaldırılır

11 Sürekli Görev Yolluk Ödemeleri ĠĢleri ĠĢ AkıĢı DAĠRE BAġKANI ġube MÜDÜRÜ TAHAKKUK SERVĠSĠ ĠLGĠLĠ PERSONEL STRATEJĠ GELĠġTĠRME DAĠRE BAġKANLIĞI Daire BaĢkanınca ġube Md.havale edilir Talep Dilekçesi Tahakkuk Servisine Havale edilir Gerekli belge kontrolleri yapılır (Atama Kararnamesi, Göreve BaĢlama Yazısı, Aile durum bildirimi, Mesafe Cetveli Sürekli Görev Yolluk Bildirimi imzalanır Sürekli Görev Yolluk Bildirimi hazırlanır Sürekli Görev Yolluk Bildirimi imzalanır Belgeler tam ve doğru mu? Ödeme Emri Belgesi ve Eki Belgeler Kontrol edilerek imzalanır Ödeme Emri Belgesi Hazırlanır ÖEB imzalanır Tahakkuk Teslim Listesi ile Strateji GeliĢtirme Daire BĢk. Teslim edilir Ödeme yapılır Dosyasına Kaldırılır

12 Giden Evrak ĠĢ AkıĢı REKTÖR GENEL SEKRETER DAĠRE BAġKANI ġube MÜDÜRÜ EVRAK BĠRĠMĠ Yazı Elektronik imza ile imzalanır Genel Sekreterin imzalayacağı bir yazı mı? Daire BaĢkanının imzalayacağı bir yazı mı? Ġlgili Ģube Müdürünce incelenen evrakta hata yoksa paraflanarak Daire BaĢkanına imzaya gönderilir Giden evrak sitem üzerinden hazırlanır ve ilgili ġube Müdürüne gönderilir. Yazı Elektronik imza ile imzalanır Yazı Elektronik imza ile imzalanır Sistem üzerinden imzalanan yazının çıktısı alınarak Elektronik imza ile imzalanmıģtır kaģesi basılarak Evrak Servisine Teslim edilir.

13 BAYBURT ÜNĠVERSĠTESĠ Gelen Evrak ĠĢ AkıĢı DAĠRE BAġKANI ġube MÜDÜRÜ EVRAK BĠRĠMĠ ĠLGĠLĠ PERSONEL Posta, kargo, Faks ve Elektronik ortamda gelen evraklar kaydedilir. Ġlgili Ģubeye havale edilmek üzere Daire BaĢkanına gönderilir. Daire BaĢkanlığını ilgilendiren bir evrak mı? Evrak ilgili olduğu birime geri gönderilir. Gereği yapılmak üzere ilgili ġube Müdürüne havale edilir Gereği yapılmak üzere ilgili Personele havale edilir Ġlgili Personel tarafından evrağın gereği yerine getirilir. Dosyasına kaldırır.

14 BAYBURTÜNĠVERSĠTESĠ Doğrudan Temin ĠĢ AkıĢı BAġKAN ġube MÜDÜRÜ GÖREVLĠ PERSONEL Ġhtiyacın ortaya çıkması Ġhtiyacın ortaya çıkması Ġhtiyaç Raporunun Düzenlenmesi Ġhtiyaç Raporunun onaylanması Ġhtiyaç Raporunun Kontrolu YaklaĢık Maliyet Tespiti ve değerlendirilmesi/ Tutanağın onaylanması Tutanağın Kontrol edilmesi YaklaĢık Maliyet Tespit Tutanağının hazırlanması Ġhale Onayının hazırlanması/piyasa Fiyat AraĢtırması için Personel Görevlendirme Ġhale Onaynın imzalanması Onayın kontrolü Fiyat tekliflerinin alınması Tutanağın onaylanması Piyasa Fiyat AraĢtırma Tutanağının Kontrol edilmesi Piyasa Fiyat AraĢtırma Tutanağının Düzenlenmesi Alım sonucun ilgililere bildirilmesi/sipariģ/ SözleĢmenin imzalanması/yer teslimi Mal/Hizmet/Yapım ĠĢinin Tamamlanması Muayene ve Kabul Komisyonunun onaylanması Muayene ve Kabul Komisyon olurunun imzalanması Muayene ve Kabul Komisyonunun oluģturulması Mal/Hizmet/Yapım iģinin kabulü Tutanağın onaylanması Muayene ve Kabul Tutanağının kontrol edilmesi Muayene ve Kabul Tutanağının düzenlenmesi Fatura Alınması/ Mal alımlarında TĠF oluģturulması ÖEB onaylanması ÖEB nin imzalanması Ödeme Emri Belgesinin hazırlanması/vergi Borcu Sorgulama ÖEB Strateji GeliĢtirme Daire BaĢkanlığına gönderilmesi

15 BAYBURT ÜNİVERSİTESİ TaĢınır mal GiriĢ ĠĢlemleri ĠĢ AkıĢı DAĠRE BAġKANI TAġINIR KAYIT KONTROL YETKĠLĠSĠ STRATEJĠ GELĠġTĠRME DAĠRE BAġKANLIĞI TaĢınır Kayıt Kontrol Yetkilisi tarafından taģınır malın Satın alma, bağıģ, sayım fazlası, ambarlar arası devir yolu vb. hangi usulle edinildiğine göre iģlemlere baģlanır TaĢınır mal satın Alma sureti ile mi edinilmiģtir? TKYS üzerinde gerekli iģlemler yapılır. (BağıĢ, sayım fazlası, ambarlar arası devir) Kaydedilerek HYS ye gönderilir KBS-TKYS Sistemine girilir TaĢınır Malların satın alındığı firma kayıtlı değilse firmanın öncelikle kaydı yapılır, Malzeme ekleme butonu ile giriģi yapılacak malzemeler seçilerek kayıt yapılır HYS ye girildikten sonra; -ÖEB dıģı iģlemlerden girilerek gereli iģlemler yapılır. -TaĢınır tıklanır(öeb dıģı ĠĢlemler) -TIF sorgula tıklanır, birimin vergi numarası girilir. -TIF sorgula tıkla. -ĠĢlem nedenini seç (BağıĢ, sayım fazlası, ambarlar arası devir) -TĠF sorgulama tıkla ve TĠF i seç. -Kaydet ve Muhasebe Birimine gönder. Onaysız TĠF oluģturulur. Gerekli kontroller yapılır varsa hata ve eksiklikler tamamlanır. TĠF düzenlenir. Düzenlenen TĠF düzenlendiği tarihten itibaren en geç 10 gün içinde ve her halükarda yıl bitimden SGDB na gönderilir. Onaysız TĠF ler bölümünden TĠF onaylanır. 3 Adet TĠF çıktısı alınır 3 Adet TĠF çıktısı alınır. 2 Suret SGDB gönderilir. MuhasebeleĢtirilir. Onaylı TĠF butonu ile satın alma TĠF seçilir. HYS ye gönderilir. 1 adet TĠF dosyasına konur HYS ye girilir. HYS üzerinde; - TaĢınır ÖEB iģlemleri açılır, -Ödeme yapılacak firma bilgileri girilir, -Hesap Numarası seçilir. -TaĢınır sorgula tıklanır. -ĠĢlem tipi seçilir(satın alma) -ĠĢlem tipi detay seçilir.(doğrudan alım) -Verilen gönderme emirleri hesabı seçilir. -Damga Vergisi seçilir. -TĠF sorgula tıklanır ve ĠĢlem yapılacak TIF seçilir. -Gelen ÖEB üzerinden Gerekli Bütçe Kodları seçilir. -ÖEB oluģturulur. -Muhasebe Birimine gönder Butonu seçilir. -3 Suret ÖEB çıktısı alınır ÖEB Ġmzalanır Ġmzalanan ÖEB ekinde 2 suret TĠF SGDB gönderilir. MuhasebeleĢtirilir. 1 adet TĠF dosyasına konur.

16 BAYBURT ÜNĠVERSĠTESĠ Tüketim Malzemeleri ÇıkıĢ ĠĢlemleri ĠĢ AkıĢı TAġINIR KAYIT KONTROL YETKĠLĠSĠ ĠSTEK BĠRĠM YETKĠLĠSĠ TKYS üzerinden; >TaĢınır Mal ĠĢlemleri>>TaĢınır Talepleri>>TaĢınır Ġstek Belgesi açılır. >>TĠF oluģtur Butonu ile Ambar mevcudu Tüketim Malzemesi Talepleri KarĢılama ekranına görüntülenir TaĢınır Ġstek Belgesi Düzenlenir >Tüketim Malzemesi Talepleri KarĢılama ekranında talep miktarları ve ambar miktarları karģılaģtırılır>>karģılananlar sütununa karģılanacak miktar girilir>>tamamı karģılanacaksa üst barda yer alan Tüketim Malzemelerinin Tümünü KarĢıla butonu tıklanır. >KarĢılanacak Miktar belirlendikten sonra üst barda yer alan Malzeme Listesi butonuna tıklanır>>açılacak yeni pencerede TaĢınır ĠĢlem/Zimmet FiĢi oluģtur butonu tıklanır. >Tüketim Malzemeleri çıkıģı için onaysız bir TĠF oluģacaktır. Onaysız Tif onaylamak için Onaylama iģlemleri Tif çeģidi kombosundan çıkıģ tiflerini seçin Listelenen TĠF ler den en baģtaki son iģlem yapılan TĠF i gösterir>>tġfin bulunduğu satıra tıklayın ve onayla butonuna ile onaylayın. Onaylanan TĠF sistem tarafından Onaylı TaĢınır ĠĢlem FiĢleri menüsünün altına atılır.>>tüketim Malzemeleri ÇıkıĢ TĠF i seçilerek Harcama Yönetim Sistemine gönder butonuna basılarak TĠF!in HYS ye gitmesi sağlanır Gerekli MuhasebeleĢtirme iģlemler yapılır

17 Ġhale ĠĢlemleri ĠĢ AkıĢı DAĠRE BAġKANI(ĠHALE YETKĠLĠSĠ) ġube MÜDÜRÜ(GERÇEKLEġTĠRME GÖREVLĠSĠ) ĠHALE KOMĠSYONU GÖREVLĠ PERSONEL Ġhtiyaç Raporu Onaylandı mı? Ġhtiyaç raporunun Kontrolü Ġhtiyacın Ortaya Çıkması ve Ġhtiyaç raporunun Düzenlenmesi Ġhale Onaylandı mı? Ġhale Onay Belgesinin Kontrol ve imzalanması Ġhale Onay Belgesinin Hazırlanması Ġhale Dokümanının hazırlanması EKAP a GiriĢ Ġhalenin Kabulü ve Onayı Ġhale Ġlanının Yapılması Doküman satıģ Sureci İhale Komisyonunun Oluşturulması Komisyon Kararı Onaylandı mı? Ġhalenin Yapılması ve Tekliflerin Değerlendirilmesi/ Komisyon Kararının yazılması Tekliflerin Alınması ve Ġhale komisyonuna teslimi KesinleĢen Ġhale Kararının Tebliği ve EKAP üzerinden gerekli kayıtların yapılması SözleĢmenin imzalanması SözleĢmeye Davet