Zaman ve Öncelik Yönetimi Hedef ve İş Planlama Eğitimi. Devrim Ersöz

Ebat: px

Şu sayfadan göstermeyi başlat:

Download "Zaman ve Öncelik Yönetimi Hedef ve İş Planlama Eğitimi. Devrim Ersöz"

Ömer Akburç
8 yıl önce
İzleme sayısı:

1 Zaman ve Öncelik Yönetimi Hedef ve İş Planlama Eğitimi Devrim Ersöz 1

2 Ajandamız Zaman kavramı Zamanın değerini hesaplama Zaman tuzakları Ajanda telefonu ve e-postayı verimli kullanma Çalışma masası organizasyonu ve dosyalama sistemi Ziyaret ve randevuları verimli kullanma Erteleme-Hayır Deme Yetki devretme (delegasyon) Hedef Kavramı İş Önceliği belirleme Zaman ve Faaliyet Planı hazırlama Kaynak Kullanımı Zaman Yönetiminde Optimizasyon Teknikleri Etkin Okuma Teknikleri Etkin Hatırlama ve Öğrenme İpuçları 2

Erteleme-Hayır Deme Yetki devretme (delegasyon) Hedef Kavramı İş Önceliği belirleme Zaman ve Faaliyet Planı

3 Zaman Kavramı 3

4 AMAÇ YAŞAMIMIZI DAHA İYİ YÖNETMEK 4

5 Proudfoot Danışmanlık kişi 4 yıl 38 ülke Yılda 80 milyar pound zarar (%7 GSMH) Yetersiz iş gücü kullanımı (31%) Zayıf yönetim planlaması(30%) İletişim eksikliği(18%) IT problemleri, düşük moral, yetersiz yetkinlikler (21%) 5

6 Bir gün nasıl geçiyor? FAALiYET SÜRE (SAAT) UYKU 8 TEMIZLİK 1 YEMEK 3 SEYAHAT 2 ÇALIŞMA TOPLAM 22 6

7 Pareto kanunu 80:20 kuralı Ciromuzun % 80' nini müşterilerimizin % 20' si sağlar. % 20 üretim hatası % 80 kayba neden olur. Gazetenin % 20 'si haberlerin % 80' nini oiuşturur. Toplantı zamanının % 20 'si kararların % 80' nini doğrudan etkiler. Masa üstü çaiışmanın % 20' si işteki başarının % 80 ' nini sağlar. 7

Gazetenin % 20 'si haberlerin % 80' nini oiuşturur.

8 Zamanın Değeri 8

9 Bana 10 dk verir misin? Bana 10 TL verir misin? 9

10 Zamanın değeri Maliyet Yıllık brüt gelirinizi yazın İkramiye-komisyon vb ekleyin Genel masraflariçin gelirinizin %100 ünü ekleyin (ofis-vergi-ısınma-telefon vb) Toplamrakamı bir yıldaki iş günü sayısına bölün (Yaklaşık 230 gün) Saatlik maliyeti bulmak için günlük maliyeti 8 e bölün Dakikalık maliyeti bulmak için saatlik maliyeti 60 a bölün 10

Toplamrakamı bir yıldaki iş günü sayısına bölün (Yaklaşık 230 gün) Saatlik maliyeti

11 Zaman Yönetimi Uygulaması 1. Saat 10:00 da büyük siparişle sonuçlanacak bir görüşmeniz var müşteri size 40 dk mesafede 2. Saat 13:30 da ofisinizde yöneticinizle performans toplantınız var 3. Bugün annenizin doğum günü arayıp 10 dk konuşmanız gerekiyor. Ayrıca çiçek de göndermeniz lazım. 4. Haftalık raporunuzu akşam 16:00 ya kadar teslim etmeniz gerekiyor. 5. Bir arkadaşınızın sorunu için 1 saat görüşmeye söz verdiniz 6. Siparişi ulaşmayan bir sinirli müşteri çözüm istiyor. Siz henüz birşey yapmadınız 7. Bir müşteriniz yeni sipariş geçmek istediğini söylüyor. Ancak yarın seyahate gidecek ve 1 hafta olmayacak. Ofisi size yarım saat mesafede ve 1. maddedeki müşteri ile ters yönde. 8. Yarın ve önümüzdeki 3 gün için en az 50 arama yapıp 10 yeni müşteri yaratmanız gerekiyor. 1 saat sürer 9. Elektrik faturanızı bugün yatırmazsanız akşama ev elektriğiniz kesilecek. 10. Dün yaptığınız faaliyetleri bugün öğlen 12:00 ye kadar sisteme girmelisiniz. En az yarım saatinizi alır 11

Bir arkadaşınızın sorunu için 1 saat görüşmeye söz verdiniz 6. Siparişi ulaşmayan bir sinirli müşteri çözüm istiyor. Siz henüz birşey yapmadınız 7.

12 Zaman Yönetimi Uygulaması-Ajanda Saat Görev-Açıklama Süre (dk) 12

13 Zaman Tuzakları 13

14 Zaman Tuzakları Plansızlık Öncelikleri belirleyememek ve sıralayamamak Ertelemek Kendini gereğinden fazla işe adamak Acelecilik Kırtasiyecilik ve verimsiz okuma Rutin ve gereksiz işler Açık kapı politikası (hayır diyememek) Gereksiz telefonlar Gündemsiz ve verimsiz toplantılar Kararsızlık Yetki verememek Dağınık masa ve büro düzeni 14

Rutin ve gereksiz işler Açık kapı politikası (hayır diyememek) Gereksiz telefonlar

15 Zaman Kaybettiriciler Düzensizlik Hayır diyememek Geciktirme Beklemeler Aksaklıklar Ziyaretçiler Posta Dedikodu Gereksiz titizlik Kahve sohbetleri 15

16 ETKĐNLĐK / VERĐMLĐLĐK??? 16

17 Fabre tırtıl deneyi 17

18 Tırtıllar 18

19 ETKİNLİK KAYNAKLARIN OPTİMUM KULLANIMI İLE HEDEFLERE ULAŞILMASI VE SONUÇ ÜRETİLMESİDİR 19

20 VERĐMLĐLĐK ĐŞLERĐ DOĞRU YAPMAKLA ĐLGĐLĐDĐR. ETKĐNLĐK ĐSE DOĞRU ĐŞLERĐ YAPMAKLA. Thomas K. Conellan 20

21 ÖNCELĐKLENDĐRĐN! PLANLAYIN! UYGULAYIN! 21

22 10 faaliyet Rutin bir günde yaptığınız 10 faaliyeti yazın 22

23 ABC Analizi Grup Önemi Değeri A Çok önemli Gerçek Zaman Kullanımı Öneri dk 3 Saat B Önemli dk 1 Saat C Daha az önemli dk 45 dk 23

24 Tipik Enerji Eğrisi % 100 en iyi zaman 0 8:00 Öğle 17:00 24

25 Enerji eğrinizi çizin % 100 en iyi zaman 0 8:00 Öğle 17:00 25

26 Zaman Kazanma İlkeleri İlke 1: Gitme, gelsin! İlke 2: Gitme, telefonla hallet! İlke 3: Yazılı ön hazırlık yap! İlke 4: Bilgiyi, kolay erişebileceğin şekilde sakla. İlke 5: Yapmaman gerekeni yapma! İlke 6: Başkasının yapması gerekeni yapma! İlke 7: Yapma, yapılmasını sağla! İlke 8: Bir taşla birkaç kuş vur! 26

27 Ajanda kullanımı 27

28 Telefon ve E-posta 28

29 Telefon Kullanımı Amaç Aciliyet Erteleme Özet Maliyet Anlaşma 29

30 E-posta kullanımı Belirli zamanlarda cevaplayın. Birkaç dakika boşluk bulduğunuzda, mesajlarınızı gözden geçirin. Çok sayıda mesajınız varsa, önce bütün mesajlara göz atın. Mesajlarınıza bakmaya en alttan başlayın. Acil olanları ve olmayanları ayırın. E-postanızı değerlendirirken göndericinin kimliğini göz önünde bulundurun. E-posta için klasörler hazırlayın. 30

31 Çalışma masası ve dosyalama 31

32 Masa yönetimi Masanızın üstünü temiz tutun Gelen evrak rafını doğru kullanın Dosyalamanızı, yaşam ve iş kategorilerinize göre düzenleyin. Evrak rafınız gerçek bir gelen evrak rafı olsun, çeşitli evrakı stokladığınız bir yer değil! 32

33 Dosyalama Gereksiz evraktan kurtulun Re- organizasyon Dosyaları zayıflatın! Renklerden faydalanın 33

34 Erteleme-Hayır Deme 34

35 Hedef kavramı 35

36 HEDEFLER Spesifik, net Ölçülebilir Üzerinde anlaşılmış Gerçekçi Zaman sınırlı + Yazılı 36

37 Yetki devri-delegasyon 37

38 Başarılı delegasyon Görevi belirleyin Birey veya takımı seçin Kaynakları gösterin Nedenleri açıklayın İstenen sonuçları belirtin Kaynak yeterliliğini sorgulayın Süre sınırı koyun Destek ve takip yapın Geribildirim verin 38

39 Delegasyon çeşitleri 1. İstediğimi yap. 2. Bak ve durumu analiz et. Ben karar vereceğim. 3. Bak ve durumu analiz et.beraber karar verelim 4. Bak, analiz et, yardım ihtiyacını söyle. Beraber karar verelim 5. Bak analiz et iyi kötü yanlarını söyle. Beraber karar verelim. 6. Bak karar ver kararını bana söyle. Uygulama için onayımı bekle. 7. Karar ver kararını bildir. Yapma diyene kadar bildiğini yap. 8. Karar ver ve uygula. Sonucu bildir. 9. Karar ver uygula. Bana sorma 10. Bundan sonra bu senin sorumluluğun her şeyi üstlen. 39

40 İş önceliği belirleme 40

41 Öneri 1- Sevmediğiniz işleri önce yapın. 2- Erteleyebileceğiniz işleri küçük parçalara bölün. 3- Yapacağınız işe göre kendinize bir bitirme tarihi verin ve ona uyun. 4- İşi bitirdiğinizde kendinizi ödüllendirin, aynı şekilde bitiremeyince ceza verin. 5- Elinizdeki imkanlarla hemen şimdi başlayın. 6- Sıkıcı ve hoşlanmadığınız işi birine devredin ve takip edin. 7- Ertelemeciliğe karşı engeller oluşturun 41

42 Öncelik Belirleme Önemli Önemli Değil Acil 1 3 Acil Değil

43 Zaman ve faaliyet planı 43

44 Orta vadeli planlama Yıllık hedeflerı belirleyin Temel görevleri tanımlayın Projeler, ana görevler, seyahatler, tatiller vb. İçin geniş dönemler ayırın 44

45 Aylık planlama Ayın faaliyetlerini; Seyahatler, Toplantılar, Randevular, Davetler, Notlar, Bilgi toplama faaliyetleri vb. Hazırlayın Tarihi önceden belirli ve net olanları kapatın 45

46 Haftalık planlama Ne sonuç üretmek istediğinize karar verin (yaşam kategorileri...) Haftalık hedefe dönüştürün Toplantı, randevu ve tarih/saatli görevler için zamanı işaretleyin Gerekli hazırlıkları yapın/ zamanı tahsis edin / planlayın Çok sıkı bir program yapmayın Gerçekçi olun Esneklik payı bırakın 46

47 Günlük planlama Her gün, o gün yaptıklarınızı gözden geçirin Ertesi günün planını yapın Ertesi gün için hazırlanın 47

48 Karar ve süreç yönetimi örnekleri Beyin fırtınası Balık kılçığı-ishikawa Diyagramı GANT grafiği 48

49 Beyin fırtınası Beyin fırtınası yapılacak konu hakkında herkes hemfikir olmalıdır. Konuyu tahtaya yazın. Her fikri tahtaya veya bir çizelgeye yazın. Asla fikirleri eleştirmeyin. Yazılanları yorumlamadan söyleyenin kelimeleriyle yazın. Fikir çıkmayıncaya kadar birkaç tur döndürün Turlar bitince fikirlerin anlaşılması için tartışın 49

50 Balık Kılçığı-Neden / Sonuç analizi Bir problemin nedenlerini ve alt nedenlerini tanımlama sürecini yapılandırmaya yardım edebilir. Sorun,balık kılçığının baş tarafına yazılır. Sorunun olmasına sebep olan etkenler önem sırasına göre tek tek balık kılçığının yan kılçığına yazılır. Yazılan etkenlerin altına alt etmenler sıralanır,incelenir,soruna katkıları belirlenir. 50

51 7 Temel kılçık 51

52 52

53 Gant grafiği SIRA AKTİVİTE İLGİLİ PARTİLER Eyl.12 Eki.12 Kas.12 Ara.12 a b c d e abc x x x 2 abc x x 3 abc x x x x 4 abc x x x x x 5 abc x x x x x x x x x x x 6 abc x x x x abc x x x x abc x abc x 7 abc x x x x x x x abc x x x abc x x x abc x x 8 abc x x x x x x x x x x x x x x x x abc x x x x x abc x x x x x abc x x x x x 9 abc x x x x x x x x x x x x x x x x x 10 abc x x x x x x x x 53

54 Zaman yönetiminde optimizasyon teknikleri 54

55 Etkin okuma 55

56 İSOAT Tekniği İzle Sor Oku Anlat : 5 dakika içinde konunun ana hatlarına göz gezdir : Konuyla ilgili soru oluştur : Sorduğun soruların cevaplarını bulmak için seçerek oku : Öğrendiklerini yüksek sesle anlat Tekrarla : Notları ve kitabı kaldırıp konunun tekrarını yap 56

57 Etkin hatırlama ve öğrenme 57

58 58

59 İmajinasyon 59

60 Teşekkürler Devrim Ersöz devrim.ersoz@academictrend.com 60

Benzer belgeler

Kalite, İnsana Saygıyla Başlar...

KALİTE Kalite, İnsana Saygıyla Başlar... 1 Zaman Yönetimi Hayatı sevmiyor musunuz? O halde zamanı harcamayın, çünkü hayatın yapıldığı doku odur... Franklin Hayat da masal gibidir; ne kadar uzun olduğu