Üniversite Yerleşkelerinde İletişim Gereksinimi ve Bir Çözüm Önerisi

Transkript

1 inet-tr 06 - XI. "Türkiye'de İnternet" Konferansı Bildirileri Aralık 2006 TOBB Ekonomi ve Teknoloji Üniversitesi, Ankara Üniversite Yerleşkelerinde İletişim Gereksinimi ve Bir Çözüm Önerisi Ondokuz Mayıs Üniversitesi, Eğitim Fakültesi, Bilgisayar ve Öğretim Teknolojileri Eğitimi Bölümü, Atakum/Samsun gokhanoztopuz@hotmail.com, ucoruh@omu.edu.tr Özet: Üniversite yerleşkelerinde, rektörlükle akademik ve idari birimler arasında ve ayrıca bu birimlerin kendi içlerinde sürekli ve dinamik bir iletişim gerçekleşmektedir. Bu iletişimin içeriğini, duyurular, akademik faaliyetler, sosyal faaliyetler gibi çeşitli etkinlikler oluşturmaktadır. Bu iletişim gereksinimi son zamanlara kadar ağırlıklı olarak geleneksel iletişim yöntemleri kullanılarak karşılanıyordu. Bilişim teknolojilerinin gelişimi ile birlikte, iletişim yöntemleri de çeşitlilik kazanmaya başladı ve giderek bilişim teknolojilerine dayalı iletişim yöntemlerinin kullanım oranı artış gösterdi. Bu çalışmada Ondokuz Mayıs Üniversitesinde (OMU) henüz kullanılmayan ve bilişim teknolojilerine dayanan bir yöntemin geliştirilmesi hedeflendi. Bu hedef doğrultusunda geliştirilen uygulamanın OMÜ, Eğitim Fakültesi toplantılarının duyurulmasını sağlayacak uyarlama yapıldı. Ayrıca bu çalışmanın, düşünülen başka çalışma alanları için yaygınlaştırılması hedeflenmektedir. 1. Giriş İletişim, kaynak ile alıcı arasında karşılıklı etkiyi gerektiren karmaşık bir süreçtir. Bu süreçte, kaynak ile alıcının yanı sıra, ileti, kaynak, dönüt gibi öğeler önemli görevler üstlenir. İletişim gereksinimi, sıraladığımız bu öğelerin tümleşikliğine dayalı bir biçimde, kaynaktan kanal aracılığıyla bir iletinin alıcıya eksiksiz olarak ulaştırılmasını ve bunun sonucunda da alıcının dönüt öğesine başvurmasını gerektiren bir düzeneği içerir. Bu düzeneğin işleyişi, birbiriyle bağlantılı tekil bireyler arasında kendini gösterebildiği gibi, belirli bir kurumun birimleri arasında da gerçekleşmektedir. Gerçekleşen bu işleyiş, günümüz üniversite yerleşkelerinde üniversitenin değişik birimleri arasında çeşitli yöntemlerle şu ya da bu biçimde yürütülmektedir. Türkiye üniversitelerinde iletişim gereksinimi, rektörlüklerle fakülteler, yüksek okullar, enstitüler ve idari birimler arasında bugün daha çok kırtasiyeye dayalı bir yazılı iletişim kullanılarak gerçekleştirilmektedir. Oysa çağımız, bilişim teknolojilerinin olabildiğince sıçramalı bir biçimde geliştiği bir çağdır. Böyle bir çağda, 317 yazılı evrak yoluyla, iletişim gereksiniminin giderilmeye çalışılması, deyiş yerindeyse, otomobil, hızlı tren, uçak vb. teknolojik araçlarla yolculuğun yapılabildiği bir ortamda atla yolculuk yapmaya benzemektedir. Üniversite rektörlüklerine çeşitli resmi kurumlardan gelen ve tüm birimlere veya bazı birimlere duyurulması istenen bazı resmi yazılar, üniversitelerde düzenlenen çeşitli sosyal ve kültürel etkinlikler, bilimsel toplantılar, konferanslar, senato toplantıları, üniversite yönetim kurulu toplantıları, fakülteler, enstitüler ve meslek yüksekokullarında yapılan kurul ve yönetim kurulu toplantıları vb. etkinlikler, üniversite yerleşkelerindeki iletişim gereksiniminin büyük bir bölümünü oluşturmaktadır. Geleneksel yöntemlerle bir yazının duyurulması, zaman, işgücü ve kırtasiye bakımından kayıplar oluşturmaktadır. OMÜ, iletişim gereksinimini karşılamada son zamanlarda bilişim teknolojilerinin kullanım oranını arttırmış durumdadır. Üniversitedeki tüm bireyleri (öğrenciler, akademisyenler ve idari personel) ilgilendiren duyuruları web sayfasından, öğretim elemanlarını ilgilendiren duyuruların bir

2 Üniversite Yerleşkelerinde İletişim Gereksinimi ve Bir Çözüm Önerisi bölümünü de e-posta kullanmak suretiyle duyurmaya başlamıştır. OMÜ, Eğitim Fakültesinde gördüğümüz bir uygulamadan hareketle, bu çalışmanın konusunu oluşturan çözüm önerisini geliştirdik. Fakültemizde, fakülte kurulları ve fakülte yönetim kurullarıyla bunların gündemleri geleneksel iletişim yöntemleri kullanılarak ilgililere duyurulmaktaydı. Çözüm önerimizdeki yöntemin üniversitelerin tüm birimlerinde yapılan genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarının gündem, tarih, saat ve yer bilgilerinin duyurulmasında, öğrenci bilgi sistemine not girişi yapan öğretim elemanlarının kullanıcı adı ve şifre bilgilerini kaybettiklerinde öğrenci işlerine gitmeden bir telefon açarak bilgilerinin cep telefonlarına gönderilmesini sağlamak, aynı biçimde, e-posta hesaplarına ait bilgilerin ilgili kişilere gönderilmesi gibi güvenli iletişimi gerektiren durumlarda da uygulanabileceği düşüncesi, bizi bu çalışmaya yöneltmiştir. 2. Çalışmanın Erekleri Bu çalışma ile üniversite yerleşkelerinde var olan iletişim yöntemlerine ek bir yöntem daha sunulması tasarlanmakta ve bu tasarlanan sistemin üniversite rektörlükleri, akademik ve idari birimlerin önerileriyle geliştirilmesi ve uygun amaçlar için kullanımının yaygınlaştırılması amaçlanmaktadır. Çalışmanın ana ereklerini şöyle sıralayabiliriz. OMÜ, Eğitim Fakültesi genel kurul ve fakülte kurulu gibi toplantıların, gündem, yer, tarih ve saat bilgilerinin kurul üyelerine iletilmesi, Öğrenci bilgi sistemine not girişi yapan öğretim elemanlarının, sisteme giriş yapabilmeleri için gerekli olan kullanıcı adı ve şifre bilgilerinin ilgili kişilere kısa ileti servisi (SMS) yoluyla gönderilmesi için oluşturulacak yapıya temel oluşturması, Bilgi işlem merkezinden alınan e-posta hesaplarına ait kullanıcı adı ve şifre bilgilerinin gerek duyulduğunda, ilgili kişilere SMS yoluyla gönderilebilmesini mümkün kılacak bir sistemin oluşturulmasına altyapı oluşturması. 3. Çalışmanın Aşamaları Çalışmanın aşamaları adım adım ve kısa açıklamalar içerecek biçimde aşağıda verilmektedir. Tüm bu adımlar çizim 3.1 de de aşama aşama görülebilir. 1. Aşama: Sisteme monte edilmiş olan GSM modemini AT (Hayes firması tarafından geliştirilmiştir.) komutlarıyla kontrol edecek kodların hazırlanması ve bu kodların bir kütüphanede toplanması. 2. Aşama: Sunucuda kullanıcı sistemi için gerekli tablo yapılarının oluşturulması ve bu işlemleri gerçekleştirecek saklı yordamların hazırlanması. 3. Aşama: Sunucuda kütüphane şeklinde derlenmiş olan GSM modem iletişim kodlarını kullanıcı hizmetine sunacak ve bu işlemleri bir şifre aracılığıyla gerçekleştirecek XML web servislerinin oluşturulması. 4. Aşama: Sistemin yönetilmesine yardımcı olacak web ara yüzlerinin oluşturulması. Bu ara yüzler içerisinde, yeni iletişim gurupları ve kişilerinin oluşturulması işlemleri yapılabilecektir. 5. Aşama: Arşiv sisteminin oluşturulması. 6. Aşama: Kullanıcılar için XML web servisleriyle iletişimde olacak hazır formların oluşturulması. 4. Çalışmanın Ayrıntıları 1. Aşama Ayrıntıları: Sisteme Option GSM modem kurulur. Bu modem, sistemle iletişim kurmak için herhangi bir bağlantı noktasını (bizim sistemimiz Com7 bağlantı noktasını kullanmaktadır) kullanacak biçimde sisteme bağlanır. Daha sonra yapılan işlemler, çizimsel olarak Şekil 1'deki gibi sıralanabilir: 318

3 inet-tr 06 - XI. "Türkiye'de İnternet" Konferansı Bildirileri Aralık 2006 TOBB Ekonomi ve Teknoloji Üniversitesi, Ankara CEP TELEFONLARI Veritabanı Gsm Modem SIM GSM WEB SERVİSİ SUNUCUSU Gsm.dll Gsm Web Servisi WEB SUNCUSU (omuegitim.edu.tr) Web Yönetim Sayfaları WEB SUNUCUSU (omu.edu.tr) Fakülte Otomasyon Programı Fakülte içi ve Dışı Ofis Programları (Excel,Outlook) Web Tarayıcı üzerinden internet Kullanıcıları Çizim 3.1 Sistemin tüm katmanlarını içeren çizimsel görünüm. Com7 bağlantı noktası ve modemin etkin olma durumu denetlenir. Kütüphanemize gelecek olan iletilerin metin olarak kodlanması sağlanır. İleti, telefon numarası, uzunluk gibi bilgilerin doğrulanması yapılır. İletinin +CMGS komutuyla gönderilebileceği bir kod oluşturulur. Gelen iletiler söz konusu olunca, +CMGL ile ileti listesi alınır. Yeni iletiler +CMGR AT komutuyla okunur ve veritabanına kaydedilir. +CMDG komutuyla silinir. Tüm bu işlemler Visual Studio 2005 [1] ortamında kütüphane olarak derlenir yani.dll uzantılı bir program parçacığı oluşturulur. Şekil 1: 1.Aşama Ayrıntıları 319

4 Üniversite Yerleşkelerinde İletişim Gereksinimi ve Bir Çözüm Önerisi 2. Aşama Ayrıntıları: Sunucuda sistem tarafından kullanılacak olan tabloların birbiri ile olan ilişkisi çizim 4.1 de gösterilmektedir. Ayrıca bu tabloları işleyecek olan saklı yordamlar bu aşamada hazırlanmıştır. Bunlar, yeni fakülte, gurup, üye ekleme, silme, düzenleme şeklindeki SQL yordamlarıdır. 3. Aşama Ayrıntıları: Çalışmamızı ortama girilmeden ve standart olarak tüm kullanıcıların, tüm uygulamalarını kullanılabilmesi için, sistemimizde XML web servisleri arabirimi oluşturulmasının uygun olacağı düşünüldü. Bu servisler, en son belirlenen WS-I (Web Services Interoperability) standartlarına uygun olarak kodlandı. Bu yolla, sistemin kullanımı ve kullanıcı istekleri üzerindeki sınırlamaların en düşük düzeye indirilmesi düşünülmüştür. Geliştirme ortamı olarak Visual Studio 2005 kullanıldı. Kod oluşturulurken izlenen akış, çizimsel olarak Şekil 2'deki gibidir: Çizim 4.1: Tablo yapısı. Viusal Studio ortamında WS-I standartlarına uygun yeni bir web servisi projesi oluşturuldu. Projeye 1. aşamada oluşturulan kütüphane dahil edildi. Bu çalışma içerisinde kullanacağımız web sayfalarımız ve işlev yapımızı oluşturulup kullanıcı kimlik doğrulaması işlemlerimiz gerçekleştirildi. Web sayfalarımızda çalışmamıza dahil edilen kütüphanemizi kullanarak kısa ileti gönderme işlemleri gerçekleştirildi. Gerekli grupların iletileri alması için gerekli web yöntemi oluşturuldu. Gruplara gelen iletiler kullanıcılara geri döndürüldü. Şekil 2: 3. Aşama Ayrınntıları 320

5 inet-tr 06 - XI. "Türkiye'de İnternet" Konferansı Bildirileri Aralık 2006 TOBB Ekonomi ve Teknoloji Üniversitesi, Ankara 4. Aşama Ayrıntıları: Bu aşamada ASP.net 2.0 [1] altyapısı kullanılarak aşağıdaki işlemleri gerçekleştirmemize olanak sağlayacak web sayfaları hazırlandı. Sistem yöneticileri ve kullanıcılar için ayrı ayrı giriş sayfaları hazırlandı ve kullanıcıların yetkisi dışındaki sayfalara girişini yasaklayacak düzenlemeler yapıldı. Kullanıcıların kendi gruplarını oluşturmasına olanak sağlayacak web sayfası hazırlandı. Oluşturulan gruplara üye kayıt ve bilgi güncelleme işlemlerinin yapılabileceği web sayfası hazırlandı. Belirlenen grup üyelerine hazırlana iletinin gönderilmesini sağlayacak web sayfası hazırlandı. Grup üyelerinden gelen yanıtların web üzerinden denetlenmesini sağlayan web sayfası hazırlandı. 5. Aşama Ayrıntıları: Gönder düğmesine basıldığında, giden iletinin veri tabanına kaydolmasını sağlayan kod düzenlendi. Kayıtlı iletilerin ayrıntılı dökümünü sağlayacak kod ve arayüz hazırlandı. Yukarıdaki iki maddede belirtilen tüm işlemler, gelen iletilar için de yapıldı. 6. Aşama Ayrıntısı: Kullanıcıların kendi ofis uygulamalarını kullanarak ileti gönder-al yapabilmesi için web servisleriyle bağlantıya geçecek makro kod oluşturulmuştur. ziyaretçilerin ve yetkisiz kullanıcıların giriş yapamadığı yönetim sayfamıza erişebilirler. 2. Basamak: Sisteme giriş yapıldıktan sonra Eğitim Fakültesi Yönetim Kurulu kullanıcı grubu oluşturulur. 3. Basamak: Oluşturulan Fakülte Yönetim Kurulu üyelerinin kimlik bilgileri sırayla hücrelere girilir. 5. Bir Uygulama Örneği Örnek uygulamamız, kullanıcı fakülte yönetim kurulu için bir grup oluşturup, bu grubun üyelerini toplantıya çağıran ve gelemeyecek olan üyelerin, bu durumlarını bu iletiye yanıt vererek bildirmelerini sağlayacak bir senaryoyu konu almaktadır. 1. Basamak: Bu basamakta sistem yöneticileri veya yetkili kullanıcı grupları sisteme şifreli giriş yaparak Basamak: Kullanıcılar, yetkili bulundukları gruplara ortak iletiler, gerekirse, istenilen kişilere ayrı iletiler gönderebileceklerdir.

6 Üniversite Yerleşkelerinde İletişim Gereksinimi ve Bir Çözüm Önerisi ve katılımcıların yanıtlarının işlenmesini sağlayacak ortam hazırlandı. Bu ortam test edilerek uygulamaya açıldı. Çalışmanın daha sonraki aşamalarında sisteme sesli haberleşme yeteneklerini kazandıracak düzenleme ve buna uygun web servislerinin hazırlanması tasarlanmaktadır. Ayrıca, çekirdek servis yapısına eklenmek üzere, hasta randevu sistemi, öğrenci bilgi giriş sisteminin şifre yönetimi, akademisyen e-posta şifre yönetim sistemi gibi katmanların hazırlanması ve sistemin daha geniş ve işlevsel ortam haline dönüştürülmesi düşünülmektedir. 5. Basamak : Kullanıcılar Gelen SMS Yönetimi arayüzünden yetkili bulundukları grup üyelerinden gelen iletileri denetlenip arşivleyebilirler. Kaynaklar [1] Microsoft Visual Studio, Sonuç ve Öneriler Çalışmanın ayrıntılarında anlatılan işlemler yapılarak OMÜ Eğitim Fakültesi toplantılarının katılımcılara SMS yoluyla duyurulabilmesini 322