KATILIMCI KILAVUZU. Aklın Gözüyle Görmek Şubat 2014 Hilton İstanbul Convention & Exhibition Center

Transkript

1 2014 Aklın Gözüyle Görmek KATILIMCI KILAVUZU Şubat 2014 Hilton İstanbul Convention & Exhibition Center BU FUAR 5174 SAYILI KANUN GEREĞİNCE TOBB (TÜRKİYE ODALAR VE BORSALAR BİRLİĞİ) İZNİ İLE DÜZENLENMEKTEDİR

2 İÇİNDEKİLER 1. Organizasyon Komitesi 2. Etkinlik Takvimi ve Zamanlama Tablosu 3. Standart Stand Yapılandırması 4. Özel Stand Özel Dekorasyonlu Stand 5. Teknik Bilgiler 5.1. Tavan Yükseklikleri 5.2. Maksimum Taban Yükü 5.3. Teknik Bağlantı Noktaları 5.4. Havalandırma 6. Giriş/Yerleşme 6.1. Yerleşim Zamanlaması ve Çalışma Saatleri 6.2. Araçlar için Giriş 6.3. Katılımcı Ofisi ve ALL FUARCILIK Katılımcı Destek servisi 7. Ekstra Teknik Hizmetler 7.1. Elektrik 7.2. İnternet 8. Diğer Hizmetler 8.1. İlkyardım 8.2. Otopark 8.3. Etkinlik Davetiyesi/Afişler 8.4. Katılımcı Yaka Kartları 8.5. Etkinlik Kataloğu 9. Ekstra Destek Hizmetleri 9.1. Restoran ve Cafeler, Catering, Kokteyl ve Davetler, Stand İçi Bar 9.2. Mobilya, Elektrikli Gereçler ve Donanım 9.3. Güvenlik- Sigorta 9.4. Temizlik-Çöp ve Atıklar 10. Tesis Koruma Yöntemleri Ve Uyulması Gereken Kurallar Yangından Korunma Stand Materyalleri Çalışmalar Patlayıcılar Sigara Makine Donatım Çalışmaları Yazılı İzin Gerektiren Materyaller/Malzemeler Ses Seviyesi Çıkış Kapıları Diğer 11. Etkinlik Toplama ve Boşaltma 2

3 1. ORGANİZASYON KOMİTESİ ALL Fuarcılık Organizasyon Ekibi ADI GÖREVİ EPOSTA Ali Bilge Satış Direktörü Gül Baykara Satış Temsilcisi Ebru Eren Projeler İletişim Koordinatörü (YD) Ebru Gençoğlu Projeler İletişim Koordinatörü (Yİ) Erkan Kazan Teknik Proje Sorumlusu Okşan Atiz İletişim Jeyan Kültür Proje Asistanı Aslı Boduroğlu Halkla ilişkiler / Medya asli@prdepartment.org İdil Berkant Halkla İlişkiler / Kurumsal idil@prdepartment.org HILTON İstanbul Teknik Destek Ekibi ADI GÖREVİ TELEFON Nadya İZİK Etkinlik Müdürü ALL FUARCILIK A.Ş. Barbaros Bulvarı No:143 /1, PK: Balmumcu / Gayrettepe İstanbul / TÜRKİYE T: +90 (0212) / pbx F: +90 (0212) info@allevents-ist.com 3

4 2. ETKİNLİK TAKVİMİ Giriş ve Yerleşme Giriş ve Yerleşme Başlangıç Tarih / Saati Bitiş Tarih / Saati Özel Standlı Katılım / 09: / 08:00 A+ Standart Standlı Katılım / 15: / 08:00 Etkinlik Periyodu Tarih Açılış Saati Kapanış Saati Akreditasyon 09:30 19: Akreditasyon 09:30 19:00 Toplama ve Boşaltma Boşaltma Tarih Saat Boşaltma Başlangıcı :00 Alanın Boş Teslimi :30 Etkinlikte yer alan tüm katılımcılar bu zamanlama tablosuna uymak zorundadır. Zamanlamaya uymayan katılımcılara veya temsilcilerine m2/saat başına EUR 50,- + KDV cezai faturalama uygulanacaktır. ALL FUARCILIK A.Ş. Barbaros Bulvarı No:143 /1, PK: Balmumcu / Gayrettepe İstanbul / TÜRKİYE T: +90 (0212) / pbx F: +90 (0212) info@allevents-ist.com 4

5 4. ÖZEL STANDLI KATILIM 4.1. Özel Dekorasyonlu Stand Etkinliğe özel dekorasyonlu stand ile katılmayı tercih eden katılımcı firmaya stand alanı boş olarak teslim edilir. Katılımcı firma, kendisi veya anlaşmış olduğu dekorasyon firmasıyla standını inşa edebilir. Bu amaçla ALL FUARCILIK olarak firmamız bünyesinde özel dekorasyon çalışmalarınızı gerçekleştirebileceğiniz ALL FUARCILIK ile irtibata geçebilirsiz. Stand alanında özel dekorasyonlu stand yapmak isteyen firmaların standart standlı konstrüksiyonunun kurulmaması doğrultusunda en geç bir hafta önceden talimat vermeleri gerekmektedir. Etkinliğe özel dekorasyonlu stand ile katılan firmaların dekorasyon projelerini en geç etkinlik başlangıç tarihinden bir ay önce Yerleşim, Planlama ve Organizasyon birimine onaylatmaları gerekmektedir. Özel Stand Yükseklikleri : Fuar Alanı Kat 1 : max. 4.00m Konferans ve Fuar Alanı Fuayesi: max. 2.50m Firma projeleri; Etkinlik Yönetimi ve Yerleşim, Planlama ve Organizasyon Ekibi tarafından her aşamada incelemeye alınacaktır.uygun olmayan standlar (yükseklik kuralı,menfez önlerinin kapatılması ve yanlış alan kullanımı, v.b) söz konusu olduğu taktirde projeniz onaylanmayacak ve stand inşasına kesinlikle izin verilmeyecektir. Stand dekorasyonu yapmak üzere etkinlik alanı içinde çalışma yapacak kişi ve firmalar etkinlik alanı içinde çalışacak elemanları için çalışma izin kartı başvurusu yapmak durumundadır.bu personelin çalışma izin kartları yerleşim süresince geçerlidir. Bu personel izin kartlarını sürekli üzerinde taşımak zorundadır. Güvenlik görevlileri, çalışma izin kartlarını göstermeyen personeli etkinlik alanına almama yetkisine sahiptir. Etkinlik yönetimi ve organizatör; uygun görülmeyen, inşaat öncesi projesi onaylanmayarak inşasına izin verilmemiş olan, güvenliği ve teknik konuları ihlal eden, her türlü aksesuar, donatı ve stand uygulamasını kaldırmaya veya değiştirmeye yetkilidir. Bunlardan doğacak tüm masraf ve cezalar katılımcıya aittir. Stand platform yükseklikleri azami 20cm olacaktır. Bu yükseklik toplam stand yükseklik limitine dahildir. Stand dekorasyonları stand alanını; enine, boyuna ve /veya çaprazlamasına toplam cephe açıklığının en çok yüzde 40 ına kadar kapatabilir. Üç tarafı açık olan standlarda her bir cephenin yüzde 30 undan fazlası kapatılmayacak şekilde dekorasyona izin verilecektir. Dört tarafı açık olan orta adalarda yer alan firmaların, açık cephelerinin herhangi yüzünde arka alanda kalan standların görülmesini engelleyecek şekilde dekorasyon yapmaları yasaktır. Etkinlik standları, dikmeler ve sergilenecek ürünler, kimse için tehlike arz etmemelidir.komşu standların duvarlarından daha yüksek kalan stand duvarı yapılacaksa, komşu standdan görünen kısmının her zaman etkinlik alanının ve komşu standın bütünlüğünü bozmayacak şekilde temiz ve düzenli gözükmesi sağlanacaktır. Lütfen unutmayınız ki bu duvarların arka taraflarına firma isim ve logoları asmak kurallara aykırıdır. Standların, koridorlardan görünen dış yüzeylerinin de dekore edilmeleri gerekmektedir. Firmalar kendilerine ayrılmış olan stand alanlarının dışına taşmamalıdır. 5

6 Kullanılan stand materyallerinin yangın sertifikaları standların imalatçı firmaları tarafından özel dekorasyon projeleri ile birlikte verilmek zorundadır. Buna göre kullanılan tüm malzemelerin alevli yanmaz veya yangına dayanıklı maddeden yapılmış olması gerekmektedir. İhtiyaç duyulduğunda, firmaların yetkililerinden kullanılan malzemelerin yangına dayanıklılığını belirten bir belge istenebilecektir. Katılımcı statik güvenliği sağlamak ve gerekli görüldüğü takdirde ispat etmek üzere isimlerini içeren tabelalarını, oluşturacakları dekorasyon çalışmaları dahilinde bulundurmak durumundadırlar. Bu tabelalar stand sınırı dışına taşamaz. Etkinlik salonlarında; materyallerin kesimi, sprey boyanma ve büyük ölçüde kaynak işlemlerinin yapılması yasaktır. Katılımcı kendi kaplama malzemesini kullandığı takdirde, bunları zemine yapıştırma veya çakma yapamayacağını göz önünde bulundurmalıdır. Zemin kaplamaları için katılımcının stand zeminini bir ahşap platform ile döşemesi ve bunun üzerine kaplama malzemesi uygulaması tavsiye edilir. Salonların zeminine boya ya da harç direkt olarak uygulanmamalıdır. Zemine dökülen yağ, vb. materyaller hemen temizlenmelidir. Ayrıca alana verilecek zarardan firma Hilton Oteli ne karşı sorumludur ve Hilton İstanbul un zarar faturasını hemen ve defaatle ödemekle yükümlüdür. Bu zarar ziyandan ALL FUARCILIK AŞ yi sorumlu tutamaz. Standlar yangın algılama donanımları ve yangın söndürücülerin kullanımına uygun yerleştirilmelidir. Özel dekorasyonlu standlarda, elektrik kullanımı ücrete tabidir, ALL FUARCILIK tarafından karşılanmaz. Toplanma ve boşaltma aşamasında; katılımcıların veya stand inşa ekibinin halı veya yer kaplaması öncesi kullandıkları çift taraflı yapışkan bandı zeminden tamamen sökmeleri gerekmektedir. Bu sökme işleminden sonra geride kalan tüm zarar görmüş alan ve /veya ekipmanların tamir ve yenileme masrafları katılımcıdan talep edilecektir. Salonlardaki herhangi bir bölgenin (duvarlar, kolonlar, zemin vb.) değiştirilmesi, zarar verilmesi, kirletilmesi, lekelenmesi, kırılması, kesilmesi, delinmesi kesinlikle yasaktır. Standların içinde bulunan kolonların üzerindeki yangın söndürme noktaları ve menfez önlerinin kapatılması kesinlikle yasaktır. 5.TEKNİK BİLGİLER 5.1. Tavan Yükseklikleri Fuar Alanı 1: Orta Kısım: 4.50m Fuayeler: 7.00m Balkon altlarında farklı tavan yükseklikler olabilir. Eğer yerinizin nerede olduğundan emin değilseniz, lütfen etkinlik yönetimine ve/veya organizatöre başvurunuz. Bunun için asılması istenen flamalara ilişkin talepler etkinlik başlangıcından en az 2 hafta önce ALL FUARCILIK a bildirilmelidir. Katılımcıların, etkinliğin genel estetik yapısını göz önünde bulundurmaları ve bu konuda etkinlik yönetiminin uyarılarını dikkate almaları rica olunur. 6

7 5.2. Maksimum Taban Yükü Etkinlik binası içinde metrekareye düşen uygun görülmüş taban ağırlığı maksimum 200 kg (ikiyüz kilogram) olarak saptanmıştır. Tek nokta yüklemesine izin verilmemektedir. Ağırlık dağıtılmalıdır Teknik Bağlantı Noktaları Teknik bağlantı noktaları organizatör tarafından katılımcıya sağlanacaktır. Servis bölümünde her türlü çalışma yetkisi Hilton Convention & Exhibition Center Teknik Servis elemanlarına aittir. İzinsiz çalışma saptandığı takdirde 50 Euro cezai işlem uygulanır Havalandırma Tüm salonlarda elverişli havalandırma, ısıtma ve soğutma sistemleri bulunmaktadır. Sistemin etkili kullanılması için havalandırma menfez önü kapatılmaması kuralına titizlikle uyulmalıdır. 6.GİRİŞ_YERLEŞME 6.1. Yerleşim Zamanlaması ve Çalışma Saatleri Zaman tablosundan da görülebileceği gibi, etkinlik alanına yerleşme giriş saati 09:00 da başlayacaktır. Yerleşme boyunca genel açılış ve kapanış saatleri sabah 09:00, akşam 23:00 dır. Tüm standlar kuruluş aşamasının son günü saat 08:00 da tamamlanmış olmalıdır Araçlar için Giriş Etkinlik alanına araç girişi yoktur. Araçlar sadece Hilton Convention & Exhibition Center alan giriş kapılarına kadar ALL FUARCILIK in izni dahilinde belli bir süre aralığında giriş yapabilirler. Güvenlik için gerekli görüldüğü takdirde, yetkili personel, etkinlik alanı girişinde ve çıkışında bütün araçları kontrol edebilir. Araçların acil çıkış kapılarının, yangın söndürme gibi güvenlik donanımlarının ya da kargo kapılarının önünde bırakılması ve etkinliğin kuruluşu esnasında taşıma yapan ticari nakliye araçlarının etkinlik süresince otoparkta bulundurulması yasaktır. Bu kurallara uymayan araçlar,otopark ve çekici ücreti araç sahibine fatura ettirilmek suretiyle çektirilebilir. Oluşabilecek hasarlardan firmamız sorumlu değildir Katılımcı Ofisi ve ALL FUARCILIK Katılımcı Destek servisi Giriş ve yerleşme, etkinlik ve toplama-boşaltma esnasında her türlü sorununuz için ana giriş kapısında bulunan ALL FUARCILIK Katılımcı Destek Servisi ne başvurabilirsiniz. 7.EKSTRA TEKNİK HİZMETLER 7.1. Elektrik Etkinliğe standlı(modüler stand) katılan katılımcılara 220V grup prizden 1KW lık enerji çıkışı verilir, bunun dışında güç kullanımı talebe bağlı olarak bedel karşılığı yapılmaktadır. Etkinliğe standsız katılımla (özel dekorasyonla) katılan katılımcılarımızın elektrik taleplerini bildirmeleri kesinlikle zorunludur. (Ödemesi yapılmayan talepler geçerli değildir.) Talep edilecek minimum enerji 1 KW / 10 m2 olarak hesaplanır. Talep ettiğiniz elektrik, klemensli kablo çıkışı ile standınıza bırakılır. Bağlantı sorumluluğu size aittir. Katılımcının kullanımına sunulabilecek elektrik enerjisi: Topraklama, sistemde 5Ω seviyesinde mevcuttur. Özel topraklama mutlaka önceden talep edilmelidir. 7

8 15 KW tan büyük enerji gerektiren taleplerde stand içine mutlaka cihaz tepe akımını sınırlayan bir düzenek (kontrolör, vb) kurulması zorunludur. Trifaze uygulamalarda, fazlara binen yükler eşit olarak dağıtılmalıdır. Hatalı ve eksik dağıtımdan etkinlik yönetimi sorumlu değildir. Hatalı ve eksik uygulama sonucunda sistemde veya tesiste meydan gelen hasarlar katılımcıya faturalandırılacaktır. Genel olarak standların elektriği etkinlik kapanış saatinden 30 dakika sonra kapatılır. Katılımcı tarafından, etkinlik yönetiminden önceden talep edilmesi ve tesisatının uygunluğunun denetimi sonrasında; standlara 24 saat elektrik sağlanabilir. Ekstra elektrik taleplerinizi eksik bildirdiğiniz durumlarda, standlarınızda aşırı güç kullanmanız elektrik yangınlarına yol açacağından taleplerinizi doğru hesaplayarak veriniz. Aksi durumda oluşabilecek olumsuzluklardan sorumlu tutulmanız söz konusu olabilir. Aşırı yük çekimi belgelendiğinde KW ücreti ve hizmet yüzde 25 zamlı alınır. Katılımcı tarafın dan kullanılan tüm elektrik malzeme ve materyallerin IEC ve TSE standartlarına uygun olmaları gerekmektedir. Bu belgeler gerektiğinde denetimimize maruzdur. Ekstra teknik hizmetler ALL FUARCILIK bünyesinde çalışan teknik servis elemanlarınca verilmektedir. Ehliyetsiz ve yetkisiz elemanları alt yapı giriş noktalarında görevlendirmeyiniz. Aksi halde ortaya çıkabilecek tüm olumsuzluklardan sorumlu tutulursunuz İnternet İnternet talebi Form 3 e belirtilmelidir. 8. DİĞER HİZMETLER 8.1. Etkinlik Kataloğu Bu hizmet ücretsizdir. Geç iletilen formlar harf sırasına göre değil, kataloğun ek bölümlerinde yer alacak ya da katalogda yer almayacaktır. Her katılımcı firmaya bir adet katalog verilecektir Katılımcı Yaka Kartları Katılımcı firmalara stand da duracak kişi sayısına göre düzenlenecek yaka kartı ücretsiz olarak verilmektedir. Katılımcılar kendilerine verilmiş olan katılımcı yaka kartlarını etkinlik süresince üzerlerinde taşımak zorundadırlar. Güvenlik görevlileri katılımcı kartlarını göstermeyen kişileri etkinlik alanına almama ya da etkinlik alanı dışına çıkarma yetkisine sahiptir. Lütfen katılımcı yaka kartı alacak isimlerle ilgili ayrıntıları, (stand kuran personel hariç) Form 2 de belirtiniz Etkinlik Davetiyesi/Afişler Etkinlik Yönetimi ve Organizatör her katılımcı firmaya tanıtım alanı için stand metrekaresine uygun olarak etkinlik davetiyesi gönderecektir Otopark Her firmaya bir adet indirimli otopark kartı verilecektir. İndirimli otopark kartları, etkinlik alanındaki ALL FUARCILIK Katılımcı Destek Servisi nden temin edilebilir. Lütfen, otopark kartlarını manyetik alanlardan kesinlikle uzak tutunuz ve otopark kartlarını üzerinde yazan prosedüre uygun olarak kullanınız. (Giriş yapılmamış olan bir otopark kartı, araç çıkışına onay vermez.) 8

9 Etkinlik süresi boyunca Hilton İstanbul Convention & Exhibition Center ın bünyesindeki otopark kullanılacaktır. İndirimli otopark kartı olanlar için etkinliğin açık olduğu günler boyunca park etmek mümkündür. İndirim kartı olmayanlar araçlarını Hilton İstanbul un belirleyeceği ücret tarifesine göre ödeme yaparak bu servisten yararlanabilirler. 8.5.İlkyardım Etkinlik giriş ve yerleşme, etkinlik periyodunda ve toplama ve boşaltma esnasında Hilton İstanbul Convention & Exhibition Center bünyesindeki ilkyardım birimi, ALL Fuarcılık Info daki görevlilerimiz ve ambulansımız katılımcılarımızın hizmetindedir. 9. ALL FUARCILIK KATILIMCI DESTEK SERVİSİ Etkinlik alanında ihtiyaç duyacağınız tüm malzeme, işçilik ve benzeri gereksinimleriniz ALL FUARCILIK Katılımcı Destek Servisi tarafından karşılanacaktır. Aşağıda ayrıntıları verilmiş olan ekstra destek hizmetlerini ilgili formları doldurarak veya ekibimizin elemanlarını arayarak talep edebilirsiniz. Ekibimizin elemanları formları gönderdikten sonra sizlerle hemen temasa geçecektir Temizlik-Çöp ve Atıklar Giriş/Yerleşme-Toplanma/Boşaltma süresince etkinlik alanı genel temizliği yapılmaktadır. Giriş/ Yerleşme nin son günü tüm alan elektrik süpürge ile temizlenmektedir. Stand içlerinde yapılan detay temizlikten ALL FUARCILIK sorumlu değildir. Hollerin genel temizliği ve Standart Stand içlerinin halı süpürme işleri yapılarak, standlar katılımcılara etkinlik açılış günü sabahı temiz şekilde teslim edilir. Etkinlik süresince; etkinlik alanı genel temizliği her gün etkinlik açılışından önce koridorun temizlenmesi, atık ve çöplerin boşaltılmasını içerir. Stand içlerindeki temizlik esnasında koridorlara ve komşu standlara kirlilik taşınmamalıdır. Etkinlik süresince her sabah genel salon temizliği yapılırken katılımcıların kendilerine ait atık madde ve çöplerini plastik torba veya çöp konteynerlerinin içine koyarak stand önüne bırakılmaları gerekmektedir. Bu çöpler görevliler tarafından toplanacaktır. Stand içi temizliği katılımcıya aittir. Toplanma/Boşaltma Esnasında katılımcılardan öncelikle istenen stand ve stand alanının etkinlik sonu terk etmeden temiz bırakılmalıdır. Geride bırakılan her türlü atık ve çöpün temizlenmesi için katılımcıdan ücret talep edilecektir Güvenlik- Sigorta Etkinlik alanı güvenliği (etkinliğe giriş, yerleşim, etkinlik günleri, toplanma ve boşaltma süresince) 7 gün/24 saat esasına göre Hilton İstanbul Convention & Exhibition Center tarafından ve All Fuarcılık AŞ tarafından TOBB yönetmeliği doğrulusunda sağlanmaktadır. Güvenlik görevlileri ve kameralar kanalıyla etkinlik alanı kontrol edilmektedir. Güvenlik görevlileri can güvenliği, hırsızlık, yetkisiz ve kaçak girişler ile katılımcı klavuzunda yer alan kısıtlama ve yasaklamalar ile ilgili olarak gerekli gördüğü uyarıları yapmaya ve tedbirleri almaya yetkilidir. Katılımcı firma personeli, ALL FUARCILIK tarafından bildirilen uyarı ve tedbirlerin yanı sıra katılımcı klavuzunda belirtilen kurallara uymak yükümlülüğündedir. Katılımcı standların iç güvenliğinden, kendileri sorumludurlar. ALL FUARCILIK in kendi sorumluluklarını ve katılımcı lehine kamu sorumluluklarını içeren sigortası vardır. Herhangi bir etkinliğin iptali veya terki olasılığından doğacak olan maddi kayıplar ya da kendi standlarında, malzemelerinde kasıtlı veya kasıtsız oluşabilecek zarar ziyan için katılımcıların kendilerine ait özel sigortaları olması gerekmektedir. Katılımcı, etkinlik süresince stand konstrüksiyonu veya stand görevlisi olarak çalıştıracağı işçilerinin her türlü sosyal sağlık yükümlülüklerini üstlenir. Etkinlik alanı içinde sigortasız işçi çalıştırılması yasaktır. 9

10 9.3. Mobilya, Elektrikli Gereçler ve Donanım Etkinlik alanında, etkinlik boyunca kullanılmak üzere talep edilen ekstra mobilyaları All FUARCILIK firması vasıtasıyla temin edebilirsiniz. Eposta: Telefon: Tüm teknik donanımlar, malzemeler ve stand eşyaları etkinlik boyunca belli bir kiralama esasıyla geri alınmak üzere verilmektedir. Donanımlar daimi olarak organizasyonun malıdır. Kiralanan parçalar, tek kullanımlık değildir ve bu yüzden her zaman yeni görünümlü olmayabilir. Teslim anında katılımcı, malzemelerin iyi durumda olduğunu onaylar ve kabul eder. Servis ya da donanım kalitesi hakkındaki şikayetlerin etkinlik bitmeden önce etkinlik yönetimi ve organizatöre yazılı olarak bildirilmesi gerekmektedir. Kiralık donanımlar, üçüncü şahıslara aktarılamazlar. Zarar görmüş ya da kaybedilmiş donanımların onarılması ya da yenilenmesi gerekli görüldüğünde katılımcıya fatura edilecektir. Stand yapılandırılması hakkında daha fazla bilgi için lütfen stand yapılandırılmasını okuyunuz. Etkinlik kapandıktan hemen sonra, tüm malzemeler süratle toplanılmaları için hazırlanmalıdır. Geri verilmeyen, kaybedilen veya hasar tespit edilen malzemelerin bedelleri Katılımcıdan tazmin edilir Restoran ve Cafeler, Catering, Kokteyl ve Davetler, Stand İçi Bar Etkinliklerin gerçekleştiği salonlarda Hilton İstanbul Convention & Exhibition Center Catering e etkinlik öncesinden başlayarak etkinlik süresince devam eden yiyecek içecek hizmetleri sunulmaktadır. Etkinliklerin gerçekleştiği salonlara uygun olarak bu hizmetler fastfood noktalarından, barlardan, açık büfeden ve a la carte restoranlarımızdan sağlanmaktadır. Hilton İstanbul Convention & Exhibition Center Catering her türlü özel kokteyl ve davetlerinizde sizlere tecrübeli kadrosu, zengin hizmet seçenekleri ile hizmet verir. Hilton İstanbul Convention & Exhibition Center içerisinde organize edilen tüm etkinliklerin yiyecek ve içecek hizmetleri Hilton İstanbul Convention & Exhibition Center Catering tarafından geniş imkanlar ile sunulduğundan, etkinlik alanlarına dışarıdan hiçbir şekilde yiyecek ve içecek sokulmasına izin verilmez. Her türlü yiyecek ve içecek ihtiyaçlarınız için lütfen Hilton İstanbul Convention & Exhibition Center ile temasa geçiniz. Etkinlik öncesinde ve sonrasında yararlanmak için etkinliğin açık olduğu salonlarda bar/ restoran bulunmaktadır. Etkinlik personelinize fastfood menüleri verebilmek için lütfen ALL FUARCILIK Katılımcı Etkinlik Destek Servisi ile temasa geçiniz. 10

11 10.TESİS KORUMA YÖNTEMLERİ VE UYULMASI GEREKEN KURALLAR Yangından Korunma Tüm salonlar yangın söndürücülerle donatılmıştır. Bu malzemelerin bulunduğu noktaların stand yapımı sırasında kapatılması kesinlikle yasaktır. Katılımcı bir firma, sergilendiği bir ürünün durumuna göre özel yangın söndürücüleri ve ekipmanlarını kendisi getirmek durumundadır. Ancak standlarda bulundurulan tüm söndürücülerin yerleri ilgililere dekorasyon planında bildirilmelidir Stand Materyalleri Stand yapımında kullanılan materyaller ve diğer stand malzemeleri kolayca yanan maddelerden olmamalıdır. Bu materyallerin hangi maddeden olduklarını belgeleyen sertifikaları standlarında bulundurulmalıdır. Tahta, kamış, saman, vs. gibi materyaller yukarıdaki standarda uymaları için özel bir sıvıyla ıslatılmalıdır Çalışmalar Salon içinde yapılması zorunlu küçük ölçekli kaynak işleri ve materyallerin kesim işleri ALL FUARCILIK Katılımcı Destek Servisine bildirilmeli ve çevredeki alanlar korumaya alınarak yangın söndürücü materyaller göz önünde tutulmalıdır Patlayıcılar Patlayıcı materyallerin kullanımı ve sergilenmesi kesinlikle yasaktır. Mühimmatlar için de aynı şey geçerlidir Sigara Etkinlik alanı içerisinde sigara içilmesi kesinlikle yasaktır Makine / Donatım Çalışmaları Mühendislik ve işletme güvenlik standartlarına uygun olan makinelere onay verilir. Kaza önlemleri alınmış olmalıdır. Makineler çalıştığı sürece yetkili operatörleri başlarında bulunmalıdır. Makinelerin çalışması durdurulduğunda operatörler uzaklaşabilir. Sağlık riski taşıyan egzost gazı üreten makineler ve malzemeler ancak bu gazı boruyla açık havaya aktarabiliyorlarsa salon içinde çalıştırılabilir. Aksi takdirde bu makinelerin çalıştırılması yasaktır. ALL FUARCILIK in, insanlara ya da çevreye zarar verdiği gözlenen makinelerin çalışmalarını gerekli görüldüğü takdirde yasaklama hakkı vardır Yazılı izni Gerektiren Materyaller / Malzemeler Aşağıdaki materyaller ve malzemeler etkinlik yönetimi ve organizatörü tarafından yazılı bir izin olmaksızın salonlarda kullanılamazlar: Basınç tüpleri, Kompres ve sıvı gaz donanımları (LPG), Kolayca yanabilen sıvılar, Patlayıcılar, Her türlü fişek, Radyoaktif materyaller, X-ray malzemeler, Lazer sistemleri, Yüksek frekans malzemeleri ve radyo sistemleri, Asbest içeren materyaller ve ürünler. 11

12 10.8. Ses Seviyesi Standlarda ses seviyesi minimum düzeyde tutulmalıdır. Lütfen unutmayınız ki; sözlü yapılan uyarıdan sonra, ses seviyesinin azaltılmaması halinde ALL Fuarcılık ses kaynağını veya stand elektriğini kapatma yetkisine sahiptir. Kabul edilen maksimum ses seviyesi; stand sınırında 80db olmalıdır Çıkış Kapıları Tüm katılımcılar ve ekipleri bulundukları salon ve kısımlarda konumlandırılmış olan acil çıkış kapılarının yerlerini öğrenmek zorundadır. Çıkış kapılarının önleri hiçbir şekilde kapatılmamalı, Çıkışlar engellenmemelidir Diğer Etkinlik alanında aşağıdakilerin yapılması kesinlikle yasaktır: Stand alanı dışında baskılı malzeme dağıtmak, Etkinlik alanı etrafında reklam yapmak, reklam malzemesi dağıtmak, Etkinlik katılımcısı olmayan firmaların reklamını yapmak, ürünlerini sergilemek, Boş alanları depo olarak kullanmak, Etkinlik alanında yanıcı madde depolamak ve / veya bulundurmak, Etkinlik alanında dışarıdan bir catering firmasından hizmet almak, Stand host/ hosteslerinin tuvaletleri soyunma / giyinme kabini olarak kullanması. 11. ETKINLIK TOPLAMA VE BOŞALTMA Etkinlik alanı boşaltımı takvime uygun olarak yapılacaktır. Standlardaki sergi malzemelerinin toplanması bitmeden malzeme çıkışına izin verilmemektedir. Etkinliğin son günü kapanış saatinden itibaren zayide hiçbir sorumluluk kabul edilmeyecektir. Sergilenen malzemelerin toplanması bitmeden malzeme çıkışına izin verilmeyecektir. Boşaltma süresi bittiğinde etkinlik alanından alınmayan stand ve malzemelerinin alandan çıkarılacağı, ALL FUARCILIK in hiçbir sorumluluğunun olmayacağı, bedelinin fatura edileceği bilinmelidir. Toplanma ve boşaltma esnasında stand alanı ve /veya konstrüksiyonunda herhangi bir hasar tespit edilirse bu tutanakla belirlenecek ve hasarın bedeli katılımcı tarafından karşılanacaktır. Boşaltma süresince etkinlik alanı elektrik ve ışıklandırma hizmeti vermeyi sürdürecektir. Boşaltma esnasında ALL FUARCILIK Katılımcı Destek Servisi nden izin almak koşuluyla taşıyıcı araçlar etkinlik alanına girebilirler. Binek araçları ve motosikletler etkinlik alanına alınmayacaktır. Sergilenen ürünlerin etkinliğin kapanış saatinden önce toplanmasına ve paket edilmesine etkinliğin düzeni açısından izin verilmemektedir. ALL FUARCILIK A.Ş. Barbaros Bulvarı No:143 /1, PK: Balmumcu / Gayrettepe İstanbul / TÜRKİYE T: +90 (0212) / pbx F: +90 (0212) info@allevents-ist.com 12

13 Form 1 Katalog Bilgi Formu Ali Bilge ali@allevents-ist.com Tel: Fax: Katılımcı firmalar, Türkçe- İngilizce hazırlanacak olan Etkinlik Kataloğunda; 200 kelimeyi geçmeyecek (100 kelime İngilizce- 100 kelime Türkçe) şekilde tanıtım yazısı ve logoları ile birlikte yer alacaklardır. Firma Ünvanı: Yetkili: Görevi: Adres: Telefon: Faks: Web: E-posta: Stand Numarası: Firmanızın tanıtım yazısını word ortamında İngilizce-Türkçe hazırlayarak mail ile gönderebilirsiniz. Formu ve tanıtım yazınızı ali@allevents-ist.com adresine gönderebilirsiniz. Yetkili İsim ve İmza ALL FUARCILIK A.Ş. Barbaros Bulvarı No:143 /1, PK: Balmumcu / Gayrettepe / İstanbul / TÜRKİYE T: +90 (0212) / pbx F: +90 (0212) info@allevents-ist.com 13

14 Form 2 Katılımcı Personel Formu Ali Bilge ali@allevents-ist.com Tel: Fax: Katılımcı Firma adı: Stand No: Personelin Adı Soyadı: Form 2; fuar süresince standınızda görev yapacak personel bilgilerini içerir. Yetkili İsim ve İmza Tarih:.. /.. /. ALL FUARCILIK A.Ş. Barbaros Bulvarı No:143 /1, PK: Balmumcu / Gayrettepe / İstanbul / TÜRKİYE T: +90 (0212) / pbx F: +90 (0212) info@allevents-ist.com 14

15 Form 3 Ekstra Teknik Hizmetler Ali Bilge ali@allevents-ist.com Tel: Fax: Katılımcı Firma adı: Stand No: Elektrik talebi: KW Miktarı: Monofaze: Trifaze: KW KW İnternet talebi: Ücretli Hizmetlerimiz: Standınıza masa,sandalye, raf vb malzeme kiralamak isterseniz, Form 5 ten kiralamak istediğiniz malzemeyi seçerek, yukarıdaki adresimize gönderebilirsiniz. Yetkili İsim ve İmza Tarih:.. /.. /. ALL FUARCILIK A.Ş. Barbaros Bulvarı No:143 /1, PK: Balmumcu / Gayrettepe / İstanbul / TÜRKİYE T: +90 (0212) / pbx F: +90 (0212) info@allevents-ist.com 15

16 Form 4 Özel Dekorasyonlu Stand Yapım Detayları Ali Bilge ali@allevents-ist.com Tel: Fax: Katılımcı Firma adı: Stand No: Form 4, etkinliğe özel dekorasyonlu stand ile katılacak tüm katılımcılar tarafından doldurulmalıdır. Stand dekorasyonunu gerçekleştiren firma bilgileri. Standımız, aşağıda bilgileri verilen firma tarafından uygulanacaktır. Firma Adı : Yetkili Kişi : Telefon : Faks : Eposta : Adres : Stand dekorasyonuna ilişkin yerleşim planı ve tasarım çalışmalarının etkinlik başlangıcından en geç 1 ay önce Organizasyon ekibine ulaştırılması ve onay alınması gerekmektedir. Yetkili İsim ve İmza Tarih:.. /.. /. ALL FUARCILIK A.Ş. Barbaros Bulvarı No:143 /1, PK: Balmumcu / Gayrettepe / İstanbul / TÜRKİYE T: +90 (0212) / pbx F: +90 (0212) info@allevents-ist.com 16