Davranış Ve Etik Kuralları. Working with integrity. Building trust.

Transkript

1 S ojitz Group Davranış Ve Etik Kuralları Working with integrity. Building trust.

2 Sojitz Corporation Yürütme Kurulu Başkanı'ndan Bir Mesaj Sevgili Çalışanlarımız: Yüzyılı aşkın bir süredir Şirketimiz dürüstlükle iş yapmaya tavizsiz bağlılık göstermiştir. Bu taahhüde bağlı kalarak, yasalara uygun ve ahlaki davranış konusunda dünya çapında bir üne sahip olduk ve paydaşlarımızın güvenini kazandık. Çünkü, işimizi nasıl yaptığımızın elde ettiğimiz sonuçlar kadar önemli olduğuna inanıyoruz ve yerel topluluklara katkıda bulunan ve sosyal olarak sorumlu işletmeler oluşturmak için farklı işlevlerimizi ve küresel perspektifimizi kaldıraç olarak kullanmaya çalışıyoruz. Hepinizden Sojitz Grubu üyeleri olduğunuz için gurur duymanızı ve bu gururu işinizi nasıl yaptığınıza yansıtmanızı istiyorum. Şirketteki göreviniz ne olursa olsun, aldığınız kararlar itibarımıza yansır ve büyümeyi ve gelişimimizi sürdürmek açısından çok önemlidir. Bu Davranış ve Etik Kuralları (Kurallar) dünyanın her yerindeki tüm grup şirketi çalışanları için geçerli temel ilkeleri ve yüksek etik standartları belirler. Sizleri, bu ilkelerin işinizle nasıl ilişkili olduğunu anlamanıza yardımcı olmak için Kurallarda belirtilen kaynaklara başvurmaya teşvik ediyorum. Soru sorabileceğimiz ve kaygılarımız olduğunda dile getirebileceğimiz olumlu bir çalışma ortamını ve açık iletişim kültürünü geliştirmeye ve korumaya kararlıyız. Sizden Kurallarımız için zaman ayırmanızı ve zor durumlarla karşı karşıya kaldığınızda bunlara başvurmanızı rica ediyorum. Dürüstlük içinde çalışarak, güvenilir bir iş ortağı olarak itibarımızın artmasını sağlayacak ve daha pek çok yıl başarılı ve dinamik bir şirket olacağız. Yutaka Kase Başkan & Yürütme Kurulu Başkanı Sojitz Corporation 2

3 İŞ YÖNETİMİ KURALLARIMIZ 11 Ticaret Kontrolleri 12 İçindekiler Tedarik Zinciri Uygunluğu Ürün Sorumluluğu Devletin Bilgi İstekleri 33 Bu Davranış ve Etik Kuralları (Kurallar) Rekabet 18 İçeriden Bilgi İle Borsa İşlemleri 34 beş bölüm olarak düzenlenmiştir ve sonda içeriğin bir özeti yer almaktadır. Her bölümde genel bilgiler ve ardından TEMEL REHBERLİK, UYANIK OLUN ve SORULAR VE CEVAPLAR bölümlerinde iş faaliyetleriniz ile ilgili özel rehberlik veya talimatlar yer almaktadır. Özellikle, işinizde ortaya çıkabilecek özel durumlar için her bölümde UYANIK OLUN kısmını lütfen okuyun. Bunlar ve benzer durumlar Şirket kaynaklarına başvurmanızı ve uygun kararları vermenizi gerektirecektir. Sojitz Corporation Yürütme Kurulu Başkanı ndan Bir Mesaj DEĞERLERİMİZ 2 5 Çıkar Çatışmaları Hediyeler ve Eğlence Alışverişi Rüşvet ve Yolsuzluk Kara Para Aklama ve Şantajın Önlenmesi Toplum ve Siyasal Faaliyetler UYGUNLUK PROGRAMIMIZ Uygunluk Programı Hakkında Etik Kararlar Verme İhlalleri rapor etme Soruşturma Süreci *Bu Kurallar tüm grup şirketi çalışanları için geçerlidir. Bu Kurallarda Şirketimiz, biz veya bizim kelimeleri dünya çapında grup şirketlerimizin tüm işletme birimleri ve bağlı kuruluşları anlamına gelir. Misyonumuz ve Temel Değerlerimiz Kurumsal Sosyal Sorumluluk ÇALIŞANLARIMIZ Olumlu Ortam VARLIKLARIMIZ VE BİLGİLERİMİZ Özel ve Gizli Bilgiler Veri Gizliliği ÖZET OLARAK KURALLARIMIZ BU DAVRANIŞ VE ETİK KURALLARININ UYGULANMASI VE DENETLENMESİ Bilgi Teknolojisi (BT) Güvenliği 28 Sağlık ve Güvenlik 10 İş Kayıtlarını Oluşturma ve Yönetme 29 Yatırımcı ve Medya İlişkileri 31 3

4 Değerlerimiz Kararlarımıza ve eylemlerimize rehberlik eden belirli temel değerlere göre yaşamayı ve çalışmayı taahhüt ediyoruz. Sorumlu ve iyi kurumsal yurttaş olmamız ve yürüttüğümüz küresel ticaret ile sosyal değişmeyi etkilemeye zaman ve kaynak ayırmamız önemlidir. 4

5 Sojitz Grubu Beyanı Sojitz Grubu dürüstlük ruhuyla, dünyanın ekonomik kaynaklarını ve insanlarını birbirine bağlayarak yeni servet kaynakları üretir. Sojitz Grubu Sloganı 5

6 Misyonumuz ve Temel Değerlerimiz Misyonumuz dünya çapında paydaşlarımızın birbirinden farklı ihtiyaçlarını ve beklentilerini anlamak ve bunları dürüstlükle karşılamaktır. Küçük ya da büyük fark gözetmeden tüm paydaşlarımızla aramızda yeni yöntemlerle yeni değerler sunarak güven ilişkisi inşa etmeyi ve bunu güçlendirmeyi taahhüt ediyoruz. TD En yüksek etik standartları savunmak ve yaptığımız her şeyi dürüstlükle yapmak; Misyonumuzu yerine getirirken, her zaman iyi niyetle şunları yapmaya çalışacağız: İş sonuçlarını uyumlu kılmaya ve paydaşların memnuniyet ve başarısına tutkuyla bağlı kalmak. İş faaliyetlerimizin tabi olduğu yasa ve yönetmeliklerin özüne ve sözüne bağlı kalmak; Çalışanların sağlığını, güvenliğini ve onurunu korumak ve işyerimizi sorumlu ve saygılı bir şekilde yönetmek; Hızla değişen ilişkilerin, yeni gerçekliklerin ve bireyler ve küresel toplumun mensupları olarak üzerimizde artan baskıların olduğu bir zamanda yaşıyoruz. Etik pusulamızı korumak için, sağlam, kalıcı ve zaman içinde sınanmış bu değerlere güveniyoruz. 6

7 Kurumsal Sosyal Sorumluluk (KSS) Sojitz Grubu Kurumsal Sosyal Sorumluluk Politikası Sojitz Grubu Beyanını sürekli hayata geçirerek toplum ve çevreyle uyum içinde iş yapmaya çalışacağız. Sojitz Grubu Beyanımız ve Sojitz Grubu Kurumsal Sosyal Sorumluluk Politikamızın özüne uygun olarak, Kurumsal Sosyal Sorumluluğu yönetim önceliğimiz ve kurumsal değerimiz olarak belirledik ve bu sorumluluğu yerine getirmeyi kurumsal misyonumuzun bir parçası olarak görüyoruz. Kurumsal Sosyal Sorumlulukta, sosyal olarak Sosyal olarak sorumlu olmanın anlamı sadece yasal gereklilileri yerine getirmekle sınırlı tutulamaz ama aynı zamanda uygunluğun ötesine geçmek ve beşeri sermayeye, çevreye ve paydaşlarla ilişkilere daha fazla yatırım yapmak anlamına da gelir. CSR sorumlu olmak sadece yasal beklentileri yerine getirmek değil, uygunluğun da ötesine giderek beşeri sermayeye, çevreye ve paydaşlarla ilişkilere daha çok yatırım yapmak anlamına gelir. Temel yasal yükümlülüklerin ötesine gitmek üretkenliği de doğrudan etkileyebilir; değişimi yönetmek ve sosyal gelişmeyi daha iyi rekabetçilik ile uzlaştırmak için bir yol açar. Küresel toplumun bir üyesi ve iyi ve sorumlu bir kurumsal yurttaş olarak, iyi niyetle şunları yapmaya çalışacağız: Kurumsal Sosyal Sorumluluğu temel iş stratejimiz, yönetim yapımız ve faaliyetlerimiz ile bütünleştirerek sürdürülebilir bir toplumun inşasına katkıda bulunmak; küresel çevrenin korunmasına ve yoksulluk ve insan hakları ihlalleri sorunlarının çözüme kavuşturulmasına destek olmak; iş faaliyetlerimizde adil davranmak ve çalışanlara ırk, renk, din, cinsiyet, hamilelik, ulusal köken, yaş, engellilik ya da yasanın yasakladığı diğer esaslarda ayrımcılık ve baskı yapılmasına karşı çıkmak; ve Şirket faaliyetlerimiz sırasında olabilecek her türlü rüşvet ve yolsuzluğu önlemek. Kurumsal Sosyal Sorumluluk hakkında ek bilgi için, lütfen veya adresinde Kurumsal Sosyal Sorumluluk üzerine tıklayın. 7

8 Çalışanlarımız En değerli ve temel varlıklarımızdan biri işgücümüzdür. Her çalışanın, başarımızı mümkün kılan benzersiz yetenek, deneyim ve perspektif bileşimini kucaklıyoruz. Kapsayıcı, saygılı ve güvenli ve çalışanlarımızın işlerini en iyi şekilde yapmalarını sağlayan bir iş ortamı geliştirmeyi taahhüt ediyoruz. 8

9 Olumlu Ortam İnsan haklarına ve mahremiyete saygı gösteren olumlu bir iş ortamı sağlamaya çalışıyoruz. Aynı zamanda, ırk, renk, din, cinsiyet, hamilelik, ulusal köken, yaş, engellilik ya da yasaların yasakladığı diğer esaslarda her türlü ayrımcılıktan arınmış, tacizin olmadığı bir işyeri sağlamak için çalışıyoruz. Ek olarak, özellikle farklı kökenlerimizi dikkate alarak, herkesin işini daha iyi ve daha çok karşılıklı saygı ve güvenle yapabilmesi için, çalışanlar ve yöneticileri arasında ve tüm çalışanlar arasında iletişimi vurgulayarak işyerimizin açıklığını sürekli geliştirmeyi amaçlıyoruz. İş ve yaşam arasında denge sağlamanın önemini anlıyor ve tüm çalışanlarımızın bu yönde çabalarını destekliyoruz. TEMEL REHBERLİK Eşit İstihdam Fırsatları. Politikamız çalışanlara ve adaylara, iş yaptığımız her ülkenin yasalarına uygun şekilde, eşit istihdam fırsatları sağlamaktır. İş Uygulamaları. Adil çalışma uygulamalarına bağlıyız ve özellikle, zorunlu veya borca dayalı çocuk işgücü kullanmayız. Karşılıklı Saygı. Herkese saygı duyulan ve tacize hoşgörü gösterilmeyen bir iş ortamı geliştirmekte kararlıyız ve bu tacize, sınırlama olmaksızın, aşağılayıcı, istenmeyen, tehdit edici, iş performansını olumsuz etkileyen veya başkalarına gereksiz rahatsızlık, veya zarar veren veya başkalarını aşağılayan beyanlar, e-postalar, tavırlar veya eylemler de dahildir. SORULAR VE CEVAPLAR? S: İş arkadaşım, belli ki kısmen merak nedeniyle, farklı bir ulusal kökenden bir diğer çalışan hakkında sorular soruyor ve şakalar yapıyor. O çalışan buna pek aldırır görünmüyor ama bu bir sorun mu? C: Evet, bu davranış standartlarımıza uygun değildir. Bir diğer çalışanın kişisel özellikleri hakkında uygunsuz yorumların ayrımcılık veya taciz sayılabileceğini lütfen unutmayın. O çalışan buna aldırmasa bile, lütfen bölgesel Hukuk ve/veya Uygunluk Departmanı temsilcisiyle bağlantıya geçerek durumu görüşün. (!) UYANIK OLUN Şu durumlara dikkat edin: Bir yönetici tarafından astı üzerinde, uygun düzeyleri aşan tacizkar yetki kullanımı Birlikte çalıştığınız bir çalışan veya kişiye istenmeyen cinsel yaklaşımlarda bulunmak

10 Sağlık ve Güvenlik Çalışanlarımızın sağlık ve güvenliğini korumak temel değerlerimizden biridir. Yönetim liderliği ve çalışanların işbirliği ile, çalışma için uygun, güvenli bir işyeri sağlamayı amaçlıyoruz. Kendimizi, iş arkadaşlarımızı ve müşterilerimizi korumak için yürürlükteki sağlık ve güvenlik yasaları, kuralları, uygulamaları ve önlemlerine uymak, doğrudan üretimde çalışanlarımız da dahil, hepimizin sorumluluğudur. Her günü iyi sağlık ve güvenlik içinde tamamlamanın hepimiz için önemli olduğuna inanıyoruz. TEMEL REHBERLİK Güvenli Olmayan Eylemler. Herhangi bir kişinin sağlık veya güvenliğini tehdit eden güvenli olmayan eylemleri, riskli davranışları, yakın veya istenmeyen tehlikeleri mümkün olan en kısa sürede yöneticinizin dikkatine sunmak önemlidir. Bir Yaralanma Olursa. Tüm yaralanmaları derhal ve eksiksiz rapor edin. Derhal ve eksiksiz rapor tekrarlanmasını önlemek için tedbir almamızı sağlar. Rapor edilmezse tekrarlanma riski artabilir, uygun tıbbi tedavi verilmesi gecikebilir ve Şirketimiz ciddi sorumluluk ve cezalara maruz kalabilir. Çalışma İçin Uygun Olmak. Şirket mülkü üzerinde yasadışı uyuşturucuların bulundurulmasına, kullanımına veya satışına ya da alkol veya yasadışı uyuşturucuların etkisi altındayken çalışılmasına izin vermeyiz. İşyerinde Şiddet. Şirket mülkü üzerinde veya Şirketin işleri sırasında tehdit, şiddet eylemleri veya baskı ya da ateşli silah veya diğer silah bulundurmak ve satmak yasaktır. SORULAR VE CEVAPLAR? S: Bir iş arkadaşımın başka bir çalışanı tehdit ettiğini duydum ve o da durumu rapor etmeye korkuyor. Ne yapmalıyım? C: Olayı derhal müdürünüze veya bölgesel Hukuk ve/veya Uygunluk Departmanı temsilcisine iletin. Şiddet eylemleri veya tehditlere Hoşgörü göstermeyiz ve tüm raporları uygun şekilde ve dikkatle soruştururuz. (!) UYANIK OLUN Şu durumlara dikkat edin: çalışma saati kısıtlamalarıyla ilgili Şirket politikaları ve iş yasalarının ihlali Güvenli olmayan faaliyetler ve koşullar, şunlar dahil alkollü halde motorlu araç kullanmak dahil, yerel trafik yasalarına uyulmaması koruyucu teçhizat kullanılmaması veya Şirket güvenlik standartlarına uyulmaması ekipman ve makineler üzerindeki güvenlik kontrolleri ve koruyucuları ile oynanması veya yangın ya da acil çıkışların engellenmesi Tehlikeli madde ve kimyasalların taşınması ve atılması ile ilgili Şirket politikalarına uyulmaması 10

11 İş Yönetimi Kurallarımız Güven, karşılıklı saygı ve etik davranış iş ortaklarımız, müşterilerimiz, çalışanlarımız ve diğer paydaşlarımızla ilişkilerimizde temel önemdedir. Bu ilişkilerde, işimizi en yüksek etik standartlar ve dürüstlükle yürütmeli ve her zaman davranışımızın Şirket politikaları, yürürlükteki yasalar ve yönetmeliklerin özüne ve sözüne uygun olmasını ve iyi bir ticari akıl yürütme ile yürütülmesini sağlamalıyız. 11

12 Ticaret Kontrolleri Faaliyette bulunduğumuz ülkelerde yürürlükteki ticaret kontrolleri ve diğer ilgili yasalar ve uluslararası güvenlik ve barışa odaklanan ulusal ve bölgesel programlara uymayı taahhüt ediyoruz. Ticaret kontrolleri malların, hizmetlerin ve teknolojinin ulusal sınırlar ötesinde hareketini etkiler ve sadece ürünlerin sevkiyatıyla değil faaliyetlerimizin birçok yönü ile ilgilidir. Ulusal sınırlar içinde ve ötesinde bilgi alışverişi, e-posta ve web erişimi de dahil, ticaret kontrollerine tabidir. Ticaret kontrol yasaları malların, hizmetlerin ve teknolojinin ulusal sınırlar ötesi dolaşımı üzerinde etkilidir ve operasyonlarımız için birçok açıdan geçerlidir. TEMEL REHBERLİK Doğru Sınıflandırmalar. Uygun vergi ve resim borcunu belirlemek için sınıflandırın ve doğru tarife (HTS) numaralarını uygulayın. Ticari belgelerde malların değerinin düşük gösterilmesinin ve vergi ve resimleri düşürmek amacıyla tercihli gümrük programlarına uygunsuz katılımla ekonomik avantaj elde etme girişiminin yasak olduğunu asla unutmayın. İhracat Sınıflandırmaları. İhracat öncesinde ihracat ruhsatı gibi özel izinlerin gerekli olup olmadığını belirlemek için ürün, yazılım veya teknolojinin ihracat sınıfını kontrol edin. İş Ortaklarının Liste Denetimi. İşlemlerinizde yer alan iş ortaklarınızı, tedarikçileri ve tarafları devlet tarafından verilen izleme listelerinden kontrol edin ve son kullanıcılar ve ürün son kullanımları hakkında gerekli araştırmaları yapın. Ayrıca, işlemlerin ticari kontrol yasalarından kaçmak amacıyla aracılarla yapılmamasına dikkat edin. Üçüncü Taraf Gümrük Aracılarının Kullanımı. Üçüncü taraf gümrük aracıları ve hizmet sağlayıcılara aşırı güvenmeyin ve özellikle, ithalatçı veya ihracatçı olarak riski üstlendiğimiz işlemlerde, malların değeri, menşei ülke ve diğer gerekli hususlarda tarafımızdan veya temsilcilerimiz tarafından resmi mercilere tam ve doğru bilgi verilmesini sağlamak için uygun önlemleri alın. İşlem Denetimi. İşlemlerinizi, yaptırıma tabi belirli ülkeler, kişiler ve yasaklı son kullanıcılarla işlemleri kısıtlayan geçerli kurallara göre denetleyin. 12

13 (!) UYANIK OLUN Şu durumlara dikkat edin: Ticaret Kontrolleri (devam ediyor) SORULAR VE CEVAPLAR S: Yeni bir müşteriden özel bir yakıttan olağandışı bir miktar için bir sipariş aldık ve müşteri mal göndermemize izin verilen bir ülkede ama müşterinin mal göndermemiz yasak olan bir ülkedeki rejim ile yakın bağları olabileceğini duyduk. Büyük bir satış ve yerel temsilcimiz endişelenmememizi söylüyor. Yakıtın göndereceğimiz ülkede kullanılacağını varsayıp geçebilir miyiz yoksa bu bir sorun mu? C: Elinizdeki bilgiler yakıtın yasaklı bir ülkeye gönderilebileceğini gösteriyor. Açıktır ki yeterince uyarı işareti var ve bir işlem yapmadan önce bölgesel Hukuk ve/veya Uygunluk Departmanı temsilcisinden tavsiye almalısınız.? ABD İhracat İdaresi Yönetmelikleri veya ABD Uluslararası Silah Kaçakçılığı Yönetmeliği gereklerine uygunluğu dikkate almayan tarafların ikili kullanımı ya da askeri uygulamaları olan ABD yapımı ürünleri, hizmeti veya teknolojiyi ithal veya ihraç etmesi Biyolojik, kimyasal veya nükleer silahların ya da diğer kitle imha silahlarının geliştirilmesi, kullanımı ve/veya depolanması ile bağlantılı olduğundan şüphelenilen ya da devlet tarafından verilen listelerde olabilen ya da olmayan taraflar Yazılı olan fiyatın malların değerini ve/veya navlun ve sigortayı yansıtmadığı, malların tanımının tam olmadığı veya menşei ülkenin belirtilmediği ithal mal faturalarında uygunsuzluklar İlgili taraflar arasında (Sojitz grubu içi taraflar arasında) uygun maliyet ve fiyatları desteklemeyen transfer fiyatları Fatura fiyatında belirtilmeden veya başka şekilde bildirilmeden satıcıya/ihracatçıya sağlanan bir ödeme ya da avantaj Yeni ve bilinmeyen işletmeler ve iş ortakları, bilinmeyen işlem piyasaları, şüpheli ödeme veya diğer işlem yapıları ya da kaygı uyandıracak diğer etkenler olan işlemler TEMEL DEĞER TD Birden çok yasa ile düzenlenen ürünler. İthalat veya ihracat yapılan ülkedeki ithalat-ihracat yasalarını ve sınırlama olmaksızın çevre, vergi ve gıda ile ilgili yasalar dahil diğer mevzuat hususlarını anladığınızdan emin olun En yüksek etik standartları savunmak ve yaptığımız herşeyi dürüstlükle gerçekleştirmek 13

14 Tedarik Zinciri Uygunluğu Müşterilerimize kaliteli ürünler ve hizmetler sunmak için tedarikçi ve tedarik zinciri satıcıları ağımıza güveniriz. Tedarikçi ve tedarik zinciri satıcılarımızın işi dürüstlükle, güvenli bir şekilde ve yasal, verimli ve adil uygulamalara dayalı yapma taahhüdümüzü paylaşmaları çok önemlidir. Bu taahhüde bağlı kalmak tedarikçi ve tedarik zinciri satıcılarıyla ilişkimizin itibarımıza zarar vermemesini sağlayacaktır. Tedarik ve tedarik zinciri satıcılarımızın işi dürüstlükle ve güvenli bir şekilde yapma taahhüdümüzü paylaşmaları çok önemlidir TEMEL REHBERLİK Yasalara Uygunluk. Yürürlükteki çalışma, çevre, sağlık ve güvenlik ve uluslararası ticaret kontrolü yasalarına uygunluğu sağlamak için tedarikçi ve tedarik zinciri satıcıları ile birlikte çalışın. Tüm tedarik zincirinde, bir ürünün üretim noktasından küresel taşınmasına ve hedefine varana kadar, risk temelli uygun güvenlik önlemleri uygulanmalıdır. Eleme. Tedarikçi ve tedarik zinciri satıcılarını elemeden geçirerek ve onlardan herhangi bir malzeme, ürün veya hizmet satın almadan önce tedarikçi ve tedarik zinciri satıcılarını değerlendirerek muteber, vasıflı ve fiziki güvenlik gereklerine uyabilecek kapasitede olduklarından emin olun. Satıcılar seçildikten sonra, iş kapsamının net olmasını ve uygun bir satıcı sözleşmesi ile belgelenmesini sağlayın. Çıkar Çatışması Olmaması. Bir tedarikçi ve tedarik zinciri satıcısının görevlendirilmesinin fiilen veya görünürde bir çıkar çatışmasına yol açmamasını sağlayın. Gizli ve Özel Bilgilerin Korunması. Kişisel verilerimizi ve diğer gizli ve özel bilgilerimizi bir gizlilik sözleşmesi ile koruyun ve tedarikçi tarafından bir gizlilik sözleşmesi kapsamında verilen kişisel verileri ve diğer bilgileri koruyun. 14

15 (!) UYANIK OLUN Tedarik Zinciri Uygunluğu (devam ediyor) SORULAR VE CEVAPLAR S: Tedarikçilerimizden biri rekabetçi fiyatla, kaliteli ve güvenilir ürünler sağlıyor ama tedarikçinin fabrikasında çalışan işçilerden birinden çalışma koşulları hakkında şikayetler duydum. Bu işçi tedarikçinin işçilerine sağladığı çalışma ve çevre koşullarının kötü ve ücretin de aynı sektör ve coğrafi bölgede diğer şirketlere göre çok daha düşük olduğunu söyledi. Bir şey yapmayı planlamıyorum çünkü bu tedarikçi bir iştirakimiz değil. Bu konuda susmak doğru mu? C: Sorunu görmezden gelmeyin. Birincisi, ticaret departmanınızdan ve ilgili diğer departmanlardan birisiyle görüşerek sorunu nasıl ele alacağınızı düşünün ve tedarikçi ile uygun kanallardan nasıl bir yol izlenebileceğini belirleyin. Gerekirse, sorunu bir üst düzeye çıkarın ve seçenekleri bölgesel Hukuk ve/veya Uygunluk Departmanı temsilcisi ile görüşün. Bu büyük bir sorundur, itibarımız işçilerine ve yerel çevreye karşı sorumlu davranan tedarikçilerle iş yapmamıza bağlıdır.? Şu durumlara dikkat edin: Çevresel sorunlar ve konularda bilinçli, çevreyle dost politika ve uygulamalar izleyen ve genel olarak küresel çevrenin korunmasına öncelik veren tedarikçi ve tedarik zinciri satıcılarının görevlendirilmesi için fırsatlar Tedarikçi ve satıcıların uygun ön araştırma olmadan ve makul düzeyde rekabetçi ve açık bir teklif verme süreci olmadan seçilmesi Devlet sözleşmeleri ve devlet sözleşmelerinin yerine getirilmesi için malzeme ve hizmet alımında resmi ihale yönetmeliklerini bilen ve bunlara uyan tedarikçi ve tedarik zinciri satıcılarının görevlendirilmesi TEMEL DEĞER TD Ticari faaliyetlerimizde geçerli yasaların ve düzenlemelerin özüne ve sözüne bağlı kalmak. 15

16 TEMEL REHBERLİK Ürün Sorumluluğu Değerli müşterilerimize sunulan ürünlerin güvenli ve kaliteli olmasını amaçlıyoruz. Çoğu zaman, küresel müşterilerimize sunduğumuz ve dağıttığımız ürünlerin üretiminde doğrudan yer almayız. Böyle durumlarda, ürün güvenliğini ve kalitesini nasıl doğruladığımızı göz önüne almamız ve üretici, müşterimiz ve kendimiz arasında ve tedarik zincirinin her evresinde olası ürün sorumluluğunu sözleşme ile yönetmemiz önemlidir. Yasalara Uygunluk. Üreticilerden aldığınız ve müşterilerimize sunduğunuz ve dağıttığınız ürünlerle ilgili yürürlükteki yasaları, ürün etiketleme gereklerini, garanti standartlarını, güvenlik ve denetim standartlarını, ürün sorumluluğu talep prosedürlerini ve tüketici korumalarını iyice öğrenin. Ürün Sorumluluğunun Yönetimi. Müşterilerimize sunduğunuz ve dağıttığınız tüm ürünler ile birlikte standart bir üretici ürün garantisi olmasını sağlayın; Şirket sigortası ticari işlemlerde uygun bir garanti koruması almanın yerine geçemez. Bizim için ürün güvenliğini ve kalitesini doğrulamak ve tedarik zincirinin her evresinde olası ürün sorumluluğunu sözleşme ile yönetmek önemlidir. Ürün Sorumluluğu talepleri. Bir ürün sorumluluğu talebi alındığında, tüm bilgileri uygun dahili Şirket personeli ile paylaşın, derhal tüm maddi olguları, özellikle kamu güvenliği ile ilgili olan taleplere ilişkin olanları doğrulayın, Şirket personeli ile kararlaştırılan şekilde, kamu güvenliğine yönelik başka tehditleri ve yeni ürün sorumluluk taleplerini önleyecek makul işlemleri yapmak için girişimde bulunun. Ürünlerde Şirket Adının Kullanılması. Bir ürün üzerinde satıcı, satış mümessili, üretici, ithalatçı vb. olarak Şirket adının sergilenmesinin hukuksal önemini tam olarak anlayın. İş ortaklarının Şirket adını kullanma istekleri, gereksiz yasal sorumluluğun doğmaması için, bölgesel Hukuk ve/veya Uygunluk Departmanı temsilcisi ile görüşülmelidir. 16

17 Ürün Sorumluluğu (devam ediyor) SORULAR VE CEVAPLAR S: Şirketimiz ürünleri satın alır, satar ve dağıtır. Benim anladığıma göre, ürünlerin doğrudan üretimi içinde yer almadığımızdan, ürün sorumluluğumuz yok ve bir sorun olursa bize dava açılamaz. Doğru mu anlıyorum? C: Maalesef, yanlış. Bazı ülkelerde ürünün ithalatçısına ürün sorumluluğu yükleyen yasalar vardır. Bu tür yasaların olmadığı ülkelerde bile, bazı ülkelerde ürünler bireysel müşterilere satış için yerel mağazalara Şirketimiz tarafından dağıtılacağından, bize karşı dava açılma olasılığı vardır çünkü yerel mağazalar ve bireysel müşteri ile üretici arasında doğrudan bağlantı yoktur. Ürün sorumluluk istemlerine maruz kalmamızı azaltmak için, bireysel müşterilere satılan her ürünle birlikte üreticinin garantisi olmasını ve garanti belgesinde garanti kapsamının ve üretici aleyhine istemde bulunma prosedürünün açıkça belirtilmesini sağlamalısınız. Lütfen uygun garantinin düzenlenmesi ve ticari işlemlerinizde diğer korumalar için önce bölgesel Hukuk ve/veya Uygunluk Departmanı temsilcileriniz ile iletişim kurun.? (!) UYANIK OLUN Şu durumlara dikkat edin: Üreticinin veya tedarikçinin tesislerinde yetersiz kalite kontrolleri, sınırlama olmaksızın gıda ürünleri ve güvenlik ile ilgili kalite kontrolleri dahil Üreticinin ürettiği ve sattığı ürün için standart ürün garantileri vermeyi reddetmesi Bir ürünü sadece satın alma siparişlerine göre, önce üreticinin ürün garantisini almadan ve garanti ve diğer risk yükümlülüklerini belgelemeden satın almak ve satmak Şirketimiz ve bir iştiraki arasında ürün satışları ile ilgili belgelenmemiş işlemler TEMEL DEĞER TD Çalışanların sağlığını, güvenliğini ve onurunu korumak ve iş yerimizi sorumluluk duygusuyla ve saygılı bir şekilde yönetmek. 17

18 Rekabet Serbest ve adil rekabete inanıyoruz. Faaliyette bulunduğumuz ülkelerin çoğunda serbest, açık ve rekabetçi bir piyasayı geliştirmek için tasarlanmış, gelişkin rekabet yasaları vardır ve: Karteller ve ihalelere fesat karıştırma gibi rakipler arasında rekabeti ortadan kaldıran anlaşmalar ve mutabakatlar yasaktır; Piyasaya hakim şirketlerin aşırı fiyat kırma, fiyatları belirleme ve sabitleme gibi istismara yönelik davranışları düzenlenmektedir ve Rekabeti yok edecek veya önemli ölçüde azaltacak işlemlerin önlenmesi için, şirket birleşmeleri ve diğer bazı işlemlerde raporlama, önceden gözden geçirme ve bazı durumlarda ön izin gereklidir. Rekabet yasaları karmaşık ve küresel kapsamlıdır. Bu yasalar özel durumlarda farklı işleyebilir ve bu nedenle, yeni ticari inisiyatifler geliştirirken ilk aşamalarda bölgesel Hukuk ve/veya Uygunluk Departmanı temsilcisi ile görüşmeniz önemlidir. Rekabet yasalarının ihlalleri hem Şirketimiz hem de çalışanlar için potansiyel olarak ciddi sonuçlar doğurabilir. Cezalar yüksek para cezasından bazı ülkelerde hapis cezasına kadar uzanabilmektedir. TEMEL REHBERLİK Rakiplerle İlişkilerde. Rakiplerle açık veya zımni, resmi veya gayrı resmi herhangi bir anlaşma ya da mutabakata girmeyi önermeyin ve şu konularda rakiplerle iletişimde bulunmayın: Fiyatlar, fiyatlandırma yöntemleri, taban veya tavan fiyatlar, fiyatların dondurulması; Önceki, şimdiki veya gelecekteki stok düzeyleri, üretim, satış kapasitesi veya hacmi, kapasite düşürme anlaşmaları da dahil; Pazar payı; Satış şartları veya vadeleri, kredi şartları; Maliyetler, karlar veya kar marjları; ve Ürün veya hizmet teklifleri, dağıtım yöntemleri. Tüm İlişkilerde. Rakipler, temsilciler, aracılar ve müşteriler dahil hiç kimseyle açık veya zımni, resmi veya gayrı resmi herhangi bir anlaşma ya da mutabakata girmeyi önermeyin ve şu konularda iletimde bulunmayın: Bir işi elde etme amacı dışında bir amaç için teklif sunma veya teklif şartları hazırlama ve Fiyatı kısıtlama veya sabitleme, müşteri veya ürün hatlarını tahsis etme, bölgeleri veya pazarları paylaşma veya bir ürün veya hizmeti bir üçüncü tarafa bizim ya da bir müşterinin yeniden satacağı veya kiralayacağından farklı şartlar düzenleme. SORULAR VE CEVAPLAR? S: Rakip şirketin bir çalışanı yeni bir ürün hakkında fiyat bilgilerini değişmemizi öneriyor. Ben de o şirketin fiyatlarını merak ediyorum. Şirketimizde fiyatların belirlenmesinde görevli olmadığıma göre bu bilgilerin alışverişinde bulunabilir miyim? C: Hayır, fiyat bilgilerini alamaz ve veremezsiniz. Fiyat bilgilerinin alınıp verilmesi, fiyat düzenleme anlaşması için bir kanıt ya da fiyat düzenleme anlaşmasının kendisi sayılabilir. (!) UYANIK OLUN Şu durumlara dikkat edin: Sadece belirli müşterilere elverişli ya da indirimli fiyatlar önermek Mal veya hizmetleri bağlamak (örn. bir ürünü satın almak isteyen bir alıcının ikinci bir bağlı ürünü de almasını zorunlu tutan sözleşmeler) Fiyatlandırma ile ilgili bilgilerin sorulduğu bir sektör anketini yanıtlamak Bir ticaret birliği üyeliği elde etmek ya da onun sponsorluğundaki toplantılara katılmak Ürün veya hizmetlerin alışı veya satışı amacıyla münhasır düzenlemeler (örn. bir şirketin sadece Şirketimizden alış veya satış yapmasını zorunlu tutan sözleşmeler) 18

19 Çıkar Çatışmaları Özel çıkarınız Şirketin çıkarlarına aykırı olduğu hatta aykırı göründüğü zaman bir çıkar çatışması doğabilir. Tüm iş kararları sadece Şirketimizin çıkarları gözetilerek ve kişisel kazanım amacı olmadan verilmelidir. Şirketimiz için nesnel ve etkin biçimde çalışmalısınız. TEMEL REHBERLİK Kişisel Finansal Çıkarlar. Siz veya bir akrabanız bir rakip, tedarikçi, distribütör veya satıcımızda finansal menfaati, işi ya da yönetim kurulunda görevi varsa bir çıkar çatışması doğabilir. Ayrıca, siz veya bir akrabanız doğrudan ya da dolaylı olarak, Şirketimiz ile rekabet eden, iş yapan veya iş yapmayı amaçlayan bir şirkette önemli bir finansal yatırıma sahipse, bir çıkar çatışması doğabilir. Sizin ve akrabalarınızın bir rakip, tedarikçi, distribütör veya satıcımızda finansal menfaati, işi ya da yönetim kurulunda görevi varsa bunu açıklamalısınız. İlişkili Taraflar Arasında İşlemler. Bir aile ferdiniz ya da sizinle yakın kişisel bağı olan birisi departmanınızda ya da yönetim ekibinizde çalışıyorsa bir çıkar çatışması doğabilir. Bu durumlar dikkatle ele alınmalıdır. Dış İş Faaliyetleri. Şirketimizdeki sorumluluklarınızla çatışabilen ikinci bir işte çalışıyorsanız ya da kendi işiniz varsa bir çıkar çatışması doğabilir. Şirketimizde iş yapma kabiliyetinizi etkileyen başka bir iş yapamazsınız ve böyle bir faaliyete girmeden önce Şirketten onay almanız gerekebilir. Buna iş saatleri sırasında, Şirket harici amaçlar için Şirket varlıklarını, ekipmanını ya da bilgilerini kullanarak dışarıda bir iş yapmak veya Şirketin bir rakip, tedarikçi, distribütör veya satıcısında ayrı bir işte çalışmak da dahildir. Rehberlik için lütfen yerel İnsan Kaynakları temsilcinize danışın veya yerel personel el kitabı ve politikalarına başvurun. Şirket Fırsatları. Şirketimiz, müşteriler, tedarikçiler, yükleniciler, danışmanlar veya diğer iş ortakları aracılığıyla elde edilen bilgiler temelinde kişisel fırsatlardan yararlanırsanız bir çıkar çatışması doğabilir. Şirketimizle rekabet edemez, Şirket varlıkları, bilgileri veya görevinin kullanımı ile öğrenilen veya oluşturulan fırsatlardan kişisel olarak yararlanamazsınız. SORULAR VE CEVAPLAR? S: Müdürümün kardeşi kısa süre önce Şirketimizin işi ile rekabet eden ürünleri alıp satan bir şirket kurdu. Müdürüm sık sık kardeşi ile görüşüyor ve öyle görünüyor ki iş konuşuyorlar. Ne yapmalıyım? C: Olayı derhal daha kıdemli bir müdüre veya bölgesel Yasal Uygunluk Departmanı temsilcisine bildirin. Onlar bir çıkar çatışması olup olmadığını ve uygun işlemi belirler. (!) UYANIK OLUN Şu durumlara dikkat edin: O şirketle işimizi kişisel olarak etkileyebileceğiniz bir şirketin yönetim kurulunda görev almak ya da hisse sahibi olmak Akrabalarınıza ait ve onlar tarafından çalıştırılan belirli satıcılara iş verilmesi için etkide bulunmak İş saatleri dışında bile olsa, Şirketin çıkarları ile çatışabilen yarı zamanlı işler Sizin ya da bir akraba veya yakın bir arkadaşınızın menfaati olan bir işletme aracılığı ile Şirketimizin müşterilerine ürün veya hizmet sağlamak 19

20 Hediyeler ve Eğlence Alışverişi Birçok kültürde, mütevazı hediye ve eğlenceler işi yapmanın bir parçası olarak görülür. Bazı kültürlerde ise, hediye ve eğlence sağlamak kesinlikle yasaktır. Hediye ve eğlenceye nakit, indirimler, borç, hizmetler, ödüller, ulaşım, başka bir şirketin taşıtının kullanımı, tatil tesislerinin kullanımı, hisse ve diğer menkul kıymetler, sportif etkinlikler, golf turnuvaları, biletler ve hediye sertifikaları gibi değer taşıyan her şey dahildir. Bu da çıkar çatışmasının doğabileceği başka bir durumdur. Uygunsuz hediye veya eğlence sağlamak veya kabul etmek işimizi ve itibarımızı zedeleyebilir ve yasaya aykırı olabilir. Eğer bir yükümlülük yaratıyor, vereni veya alanı taraflı görünen bir duruma sokuyor ya da bir iş kararını etkileme amacı taşıyorsa, hediye veya eğlence sağlamak veya kabul etmek uygun değildir. TEMEL REHBERLİK Yürürlükteki Yasalara ve Endüstri Standartlarına Uygunluk. Yerel yasalara, yönetmeliklere, endüstri standartları ve teamüllerine veya yerel faaliyetlerinizin daha katı departman veya bölge politikalarına uymalısınız. Hediye ve Eğlence Politikalarının Uygulama Kapsamı. Hediye ve eğlencelere ilişkin kurallar yıl boyu, bayramlarda bile geçerlidir ve sadece sizin için değil, eşiniz veya aile fertleriniz için de geçerlidir. Uygunsuz Bir Hediye Alırken. Size uygunsuz bir hediye ya da eğlence teklif edilirse reddetmelisiniz. Bir hediyeyi reddetmenin teklif eden kişiyi utandıracağı veya inciteceği bir durum varsa, hediyeyi Şirketimiz adına kabul edebilir ve sonra müdürünüze rapor edebilirsiniz. Ödün Veren Görüntülerden Kaçının. Bir rüşvet verme veya kabul etme ya da Şirketimiz adına karar verme kabiliyetinizden ödün verme görüntüsü yaratacak durumlardan kaçının. SORULAR VE CEVAPLAR? S: Yetkili olduğum bir alım için bir tedarikçiyi değerlendirirken bana bir dijital kamera gönderdi. Hediyeyi kabul edebilir miyim? C: Hayır, bunun adil ve dengeli iş kararları vermenizi engelleme ihtimali olduğundan, hediyeyi kabul etmemelisiniz. S: Müşteri ile ilişki geliştirmeye yardımcı olması için, bazı müşteri temsilcilerini yemeğe davet etmeyi planlıyorum. Bu kabul edilebilir mi? C: Bölgesel politikalarınıza ve müşterinin kendi politikasına bağlı olarak, temsilcilere profesyonel ve iş kapasiteleri dahilinde makul fiyatlı bir yemek ısmarlanmasına izin verilebilir. Sorunuz varsa, bölgesel Hukuk ve/ veya Uygunluk Departmanı temsilcisine danışın. (!) UYANIK OLUN Şu durumlara dikkat edin: Hediyeler ve eğlence konusunda bölgesel politikaların etrafından dolaşmak için kişisel mali kaynakları kullanmak Bir alım ya da tedarik sürecine ilişkin karar verme konumundayken hediye alışverişi 20