T.C. Gördes Meslek Yüksekokulu Revizyon Tarihi 2018 İş Akış Süreç Çizelgesi Revizyon No 1 BURS İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI Sayfa 1

Transkript

1 Doküman No 1 BURS İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI Sayfa 1 Kurumlardan gelen burs kontenjanları öğrencilere duyurulur İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar Web sayfası/pano İlanı * * İşleri Müdürü tarafından burs komisyonu oluşturulur Müdürü ler belirlenen tarihlerde başvuru belgelerini ve burs başvuru formlarını öğrenci işleri bürosuna teslim eder K2 K1 R2 R1 Burs başvuru formu ve gerekli belgeler Burs Başvuru formu işleri belirlenen burs tarihi bitmeden burs başvuru evraklarını burs komisyonuna teslim eder. Burs başvuru evrakları işleri K3 R3 Burs Komisyonu burs başvurularını değerlendirir ve kontenjanlar dahilinde burs alacak öğrencileri asil ve yedek olarak belirler Burs verilecek asil ve yedek öğrenci isim listesi Burs Komisyonu Asil ve Yedek öğrenci isim listeleri Asil ve yedek öğrencilerin isim listesi ve burs başvuru belgeleri İşleri Daire Başkanlığına gönderilir. K4 R4 İşleri Burs alacak asil ve yedek öğrencilerin isim listesi ve başvuru formlarının birer örneği dosyaya kaldırılır İşleri

2 Doküman No 1 BURS İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI Sayfa 2 R1 nin başvurusunu zamanında yapmaması Riskler ve Kontroller K1 Web sayfasında ve ilan panosunda yapılan ilanların kontrol edilmesi R2 nin belge ve bilgilerinin eksik olması K2 Başvuru belgelerinin teslim alınırken kontrol edilmesi R3 Teslim edilen belgelerin kaybolması K3 İşleri Şefi tarafından sürecin kontrol edilmesi R4 Asil ve Yedek listelerin ilgili makamlara zamanında gönderilmemesi K4 nin süreci kontrolü

3 Doküman No 2 DERS MUAFİYET İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI Sayfa 1 K3 Üniversiteye ilk kaydını yaptırdığı yılın/ R1 Dilekçe, yarıyılın ders kayıtlarının yapıldığı süre zarfında Transkript, Ders muafiyet dilekçesi ile birlikte transkript ve ders İçerikleri Yönetmeliği 24. içeriklerini Müdürlüğe verir K1 Madde R3 R2 K2 Muafiyet başvuruları Eğitim-Öğretim Komisyonuna sunulur R4 Muafiyet başvuruları Eğitim-Öğretim Komisyonunda incelenir K4 Uygun Eğitim-Öğretim Komisyonunca uygun görülen dersler Yönetim Kuruluna sunulur Eğitim-Öğretim Komisyonundan gelen dersler Yönetim Kurulunda incelenir ve karar alınır R5 K5 Uygun değil Uygun değil ye bildirilir ye bildirilir Eğitim- Öğretim Komisyonu Eğitim- Öğretim Komisyonu Yönetim Kurulu * Yönetmeliği 24. M. *MCBÜ İlk Defa Kayıt Yaptıran ler İle Kurum İçi Veya Kurumlar Arası Yatay Geçiş Yapan lerin Daha Önce Alarak Başarılı Oldukları Derslerinin Transferine İlişkin Uyum Esasları Uygun Yönetim Kurulu Kararı doğrultusunda muaf olunacak dersler Otomasyonuna işlenir, kararlar ve ekleri arşivlenir K6 R6 İşleri

4 Doküman No 2 DERS MUAFİYET İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI Sayfa 2 R1 nin başvurusunu zamanında yapmaması Riskler ve Kontroller bilgi sisteminden ders kayıtlanma esnasında duyuru/bilgilendirme yapılması K1 R2 nin eksik/yanlış belge getirmesi K2 Belgelerin telim alınırken daha önce oluşturulacak istenen evraklar listesinden kontrol edilerek alınması R3 Teslim edilen belgelerin kaybolması K3 Teslim alınan belgelerin taranarak Elektronik Belge Yönetim Sisteminde (EBYS) kayda alınması R4 Uygun olmayan başvuru ve belgelerin komisyonda onaylanması K4 İnceleme öncesi Lisans Eğitim Öğretim Yönetmeliği 24. Maddesinin ve MCBÜ İlk Defa Kayıt Yaptıran ler İle Kurum İçi Veya Kurumlar Arası Yatay Geçiş Yapan lerin Daha Önce Alarak Başarılı Oldukları Derslerinin Transferine İlişkin Uyum Esaslarının yeniden gözden geçirilmesi R5 R6 Uygun olmayan başvuruların ve belgelerin onaylanması Muaf olunacak derslerin öğrenci otomasyonuna işlenmemesi K5 K6 Karar öncesi Lisans Eğitim Öğretim Yönetmeliği 24. Maddesinin ve MCBÜ İlk Defa Kayıt Yaptıran ler İle Kurum İçi Veya Kurumlar Arası Yatay Geçiş Yapan lerin Daha Önce Alarak Başarılı Oldukları Derslerinin Transferine İlişkin Uyum Esaslarının yeniden gözden geçirilmesi Sürecin İşleri Şefi tarafından takip edilmesi

5 Doküman No 3 DİPLOMA HAZIRLAMA İŞ AKIŞI Sayfa 1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar Belirli dönemlerde (dönem sonunda, ek sınav sonunda vb.) mezun durumunda olup mezuniyet aşamasında hazırlanan listeler ve diploma basım tablosu ile Yönetim Kurulu Kararı İşleri Daire Başkanlığına gönderilir Yönetim Kurulu Kararı, Listeler ve Diploma basım tablosu * İşleri * Yönetmeliği 35. M. * İşleri Daire Başkanlığı tarafından diplomalar basılır ve imza süreçleri tamamlanır Diplomalar İşleri Daire Başkanlığı Yönetmeliği 35. M. İşleri Daire Başkanlığından teslim alınan diplomalar imza karşılığında öğrencilere teslim edilir. (Geçici mezuniyet belgesi verilmiş öğrencilerden Geçici Mezuniyet Belgelerinin aslı öğrenciden alınır, belgesini kaybedenlerden ise kayıp için gazetede verilen ilan alınır Geçici Mezuniyet Belgesi İşleri *MCBÜ Önlisans ve Lisans Eğit. Öğrt. Yönetmeliği 35. M.

6 Doküman No 4 EK SINAV İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI Sayfa 1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar En fazla 3 dersten başarısız olan veya tüm derslerden başarılı olup GANO su 2'nin altında olan öğrenci ek sınava girmek istediği dersler için Akademik Takvimde belirtilen süre içerisinde Müdürlüğe dilekçesi ile müracaat eder Dilekçe MCBÜ Önlisans ve Lisans Eğit. Öğrt. Yönetmeliği 31. Madde ek sınav için müracaat ettiği dersleri UBS den kayıtlanır Ek sınav programı web sitesinde ve ilan panosunda ilan edilir * İşleri * İlgili öğretim elemanları sınav programı dahilinde sınavlarını yapar Ek sınavların not girişleri ilgili öğretim elemanlarına açılır Öğretim Elemanı İşleri MCBÜ Önlisans ve Lisans Eğit. Öğrt. Yönetmeliği 31. Madde İlgili öğretim elemanları belirlenen süre içerisinde not girişlerini yapar Öğretim Elemanı

7 MANİSA CELAL BAYAR ÜNİVERSİTESİ HAFTALIK DERS PROGRAMININ HAZIRLANMASI İŞ AKIŞI Doküman No 5 İlk Yayın Tarihi 2016 Sayfa 1 Bölüm başkanlıklarınca derslerin yapılacağı uygun gün ve saatler belirlenerek haftalık ders programı hazırlanır Bölüm Başkanı Yönetmeliği 22. Madde Bölüm başkanlıklarınca hazırlanan ders programı Yönetim Kurulunun onayına sunulur. Haftalık ders programları Bölüm Başkanı Ders programlarının incelenmesi Uygun değil İlgili bölüm başkanlığına bildirilir Yönetim Kurulu Uygun Yönetim Kurulunda onaylanan ders programları kayıt yenileme tarihlerinden önce öğrenci otomasyonuna girilir İşleri Ders programları web sitesinde ve ilan panosunda ilan edilir * İşleri *

8 MANİSA CELAL BAYAR ÜNİVERSİTESİ HARÇ VEYA ÖĞRENİM ÜCRETİ İADE İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI Doküman No 6 İlk Yayın Tarihi 2016 Sayfa 1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar İkinci öğretimden birinci öğretime aktarılan veya yüzde on başarı dilimine girip birinci öğretim harç ücreti ödemesi gerekirken ikinci öğretim harç ücreti ödeyen öğrenciler IBAN numaraları içeren dilekçe ve dekontları ile birlikte harç iadesi için Müdürlüğe başvururlar Dilekçe ve dekont *Bakanlar Kurulu Kararı *MCBÜ Yüzde On Başarı Değerlendirmesi Yönergesi Harç iade talepleri Yönetim Kuruluna sunulur Harç iade talepleri incelenir ve gerekli kararlar alınır Yönetim Kurulu *Bakanlar Kurulu Kararı *MCBÜ Yüzde On Başarı Değerlendirmesi Yönergesi Yönetim Kurulunda alınan karar ve başvuru dilekçeleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir Yönetim Kurulu Kararı ve Dilekçeler İşleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından harç/öğrenim ücreti iade işlemleri yapılır Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı *Bakanlar Kurulu Kararı *MCBÜ Yüzde On Başarı Değerlendirmesi Yönergesi

9 Doküman No 7 Revizyon Tarihi 2016 KAYIT DONDURMA İŞ AKIŞI Sayfa 2 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar R1, kayıt dondurma dilekçesini ve mazeretini gösterir belgesini Müdürlüğe verir K2 R2 K1 Dilekçe ve mazereti gösterir belge MCBÜ Önlisans ve Lisans Eğit. Öğrt. Yönetmeliği 33. M. Yönetmeliği 33. M. Kayıt dondurma talebi Yönetim Kurulu onayına sunulur Kayıt dondurma talebinin incelenmesi K3 R3 Uygun Uygun değil ye red kararı bildirilir Yönetim Kurulu MCBÜ Önlisans ve Lisans Eğit. Öğrt. Yönetmeliği 33. M. Yönetim Kurulu gerekli kararları alır Yönetim Kurulu MCBÜ Önlisans ve Lisans Eğit. Öğrt. Yönetmeliği 33. M. Yönetim Kurulu Kararı doğrultusunda öğrenci işleri otomasyon sistemine giriş yapar K4 R4 İşleri MCBÜ Önlisans ve Lisans Eğit. Öğrt. Yönetmeliği 33. M.

10 Doküman No 7 KAYIT DONDURMA İŞ AKIŞI Sayfa 2 Riskler ve Kontroller R1 nin belge getirmesi yanlış/eksik K1 Lisans Eğitim Öğretim Yönetmeliği 33. Maddesi uyarınca evrak kontrol listesinin oluşturulması ve belgelerin teslim alınırken bu listeye göre kontrol edilmesi R2 R3 Teslim edilen belgelerin kaybolması Uygun olmayan belgelerin onaylanması K2 K3 Teslim alınan belgelerin taranarak dijital ortama (EBYS) aktarılması İnceleme öncesi Lisans Eğitim Öğretim Yönetmeliği 33. Maddesinin tekrar gözden geçirilmesi R4 Otomasyon sistemine bilgi girişinin yapılmaması K4 İşleri Şefi veya tarafından sürecin kontrol edilmesi ve güncel bilgilerin YÖKSİS te görülmesinin de sağlanması

11 Doküman No 8 KAYIT SİLDİRME İŞ AKIŞI Sayfa 1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar, kayıt sildirme dilekçesini Müdürlüğe verir Dilekçe Yönetmeliği 36. M. Kayıt sildirme talebi Yönetim Kurulu onayına sunulur Kayıt sildirme talebinin incelenmesi Yönetim Kurulu Yönetmeliği 36. M. Yönetim Kurulu gerekli kararları alır Yönetim kurulu Kararı Yönetim Kurulu Yönetmeliği 36. M. Yönetim Kurulu Kararı doğrultusunda öğrenci işleri otomasyon sistemine kayıt silme bilgilerini işler İşleri Yönetmeliği 36. M. nin şahsi dosyası öğrenciye verilir, fotokopisi alınarak arşivlenir İşleri

12 Doküman No 9 MAZERET SINAVI İŞ AKIŞI Sayfa 1 R2 mazeret sınavına girmek için ilgili belge ve dilekçeyi belirten süre içerisinde Müdürlüğe verir K2 K3 R3 R1 K1 Dilekçe ve mazereti gösterir belge Yönetmeliği 32. M. MCBÜ Önlisans ve Lisans Eğit. Öğrt. Yönetmeliği 32. M. Mazeret talebi Yönetim Kurulu onayına sunulur Mazeret talebinin incelenmesi K4 uygun R4 Uygun değil ye red kararı bildirilir Yönetim Kurulu Yönetmeliği 32. M. Yönetim Kurulu gerekli kararları alır ve ilgili mazeret sınav takvimini belirler K5 R5 Mazeret sınav programı Yönetim Kurulu Yönetmeliği 32. M. Yönetim Kurulu nda alınan kararlar doğrultusunda ilgili öğrenci işleri personeli otomasyon K6 sistemine giriş yapar R6 İşleri Personeli K8 Mazeret sınav programı web sitesinde ilan edilir ve ilgili öğretim elemanları bilgilendirilir K7 Sekteri R8 R7 MCBÜ Önlisans ve Lisans Eğit. Öğrt. Yönetmeliği 27. M. İlgili öğretim elemanı sınav R9 programı dahilinde sınavı yaparak belirlenen süre K9 içerisinde otomasyona not girişini gerçekleştirir K10 R10 Öğretim Elemanı Yönetmeliği 32. M.

13 Doküman No 9 MAZERET SINAVI İŞ AKIŞI Sayfa 2 Riskler ve Kontroller R1 R2 R3 R4 R5 R6 nin belgesini zamanında getirmemesi nin yanlış/eksik belge getirmesi Teslim edilen belgelerin kaybolması K1 K2 K3 Vize sınav programı açıklandığında mazeret sınavlarına ilişkin yönetmeliğe link verilmesi Lisans Eğitim Öğretim Yönetmeliği 32. Maddesi uyarınca evrak kontrol listesinin oluşturulması ve belgelerin teslim alınırken bu listeye göre kontrol edilmesi Teslim alınan belgelerin taranarak dijital ortamda yedeklerinin saklanması Uygun olmayan belgenin onaylanması K4 İnceleme öncesi Lisans Eğitim Öğretim Yönetmeliği 32. Maddesinin tekrar gözden geçirilmesi Sınav programında eksik sınav olması K5 Programın ilan edilmeden önce tarafından gözden geçirilmesi Otomasyon sistemine yanlış/eksik giriş yapılması K6 İşleri Şefi veya nin süreci kontrolü R7 Öğretim elemanının bilgilendirilmemesi K7 Mazeret sınavlarına ilişkin alınan kararların tüm a mail ile bildirilmesi ve maillerin atılıp atılmadığının tarafından kontrol edilmesi R8 Mazeret sınav programının web sitesinde ilan edilmemesi K8 Programın ilan edilip edilmediğinin tarafından kontrol edilmesi R9 Öğretim elemanının sınavını unutması K9 Sınav gününden bir gün önce öğretim elemanına SMS veya mail yoluyla hatırlatma yapılması R10 Öğretim elemanının belirtilen süre içerisinde not girişini yapmaması K10 Öğretim elemanına otomasyon sistemi üzerinden hatırlatma yapılması

14 Doküman No 10 MEZUNİYET İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI Sayfa 1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar Mezun durumunda olan öğrencilerin listeleri öğrenci bilgi sisteminden alınır K1 R1 Mezun olacak öğrenci listeleri Listeler incelenmek üzere Eğitim Öğretim Komisyonuna sunulur Listeler Eğitim Öğretim Komisyonu tarafından incelenir Zorunlu dersler alındı mı? R2 Evet Seçmeli dersler alındı mı? Hayır K2 Varsa zorunlu staj yapıldı mı? mezun edilmez Listeler Eğitim-Öğretim Komisyonunca Müdürlüğe sunulur Listeler Yönetim Kurulunun onayına sunulur Yönetim Kurulu gerekli kararları alır Yönetim Kurulu Kararı Karar doğrultusunda öğrenci işleri öğrencileri öğrenci bilgi sistemi üzerinden mezun eder

15 Doküman No 10 MEZUNİYET İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI Sayfa 2 R1 Mezun durumunda olmayan öğrencilerin listeye eklenmesi Riskler ve Kontroller Lisans Eğitim Öğretim Yönetmeliği 35. Maddesi uyarınca listelerin kontrol edilmesi K1 R2 Mezuniyet şartlarını taşımayan öğrencinin mezun edilmesi K2 İncelemenin Lisans Eğitim Öğretim Yönetmeliği 35. Maddesi uyarınca yapılması

16 MANİSA CELAL BAYAR ÜNİVERSİTESİ ÖĞRENCİ BELGESİ VE TRANSKRİPT VERME İŞ AKIŞI Doküman No 11 İlk Yayın Tarihi 2016 Sayfa 1 Belge alacak öğrenci İşlerine giderek belge talebinde bulunur. işleri birimi tarafından belge için bilgiler öğrenci otomasyon sistemine girilir ve belgenin çıktısı alınır İşleri Otomasyon sisteminden çıktısı alınan belge ıslak imza veya elektronik imza ile birim amiri tarafından imzalanır İmzalanan belge öğrenciye verilir İşleri

17 Doküman No 12 ÖĞRENCİ DİSİPLİN İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI Sayfa 1 Evrak Kayıt *Yükseköğretim Kurumları Disiplin Yönetmeliği hakkındaki şikayet dilekçesi kayda alınır Müdürü tarafından dilekçe incelenir ve soruşturmacı tayin edilir veya bizzat kendisince yürütülebilir Müdürü * Soruşturmacı yasal süresi içerisinde ilgili kişi/ kişileri yazılı veya sözlü olarak davet ederek savunmalarını alır Soruşturmacı *Yükseköğretim Kurumları Disiplin Yönetmeliği Soruşturmacı gerek görmesi halinde varsa tanıkların ifadelerine de başvurabilir Soruşturmacı Soruşturmacı idareden öğrencinin sicil özetini isteyebilir Soruşturmacı Soruşturmacı soruşturmayı yasal süresi içerisinde tamamlayamadığı durumlarda ek süre isteyebilir Soruşturmacı Uyarma, Kınama ve Yükseköğretim Kurumlarından bir haftadan bir aya kadar olan uzaklaştırma cezaları Disiplin Amiri tarafından verilir Soruşturmacı hazırladığı raporu, dizi pusulasını da ekleyerek dilekçe ile birlikte gizlilik esasları çerçevesinde evrak kayda teslim eder Kayda alınan dosya Disiplin amiri tarafından incelenir Soruşturma dosyası disiplin kurulunda görüşülür ve karar alınır Yükseköğretim kurumundan bir veya iki yarıyıl için uzaklaştırma cezası ile yükseköğretim kurumundan çıkarma cezaları, yetkili disiplin kurulunca verilir Soruşturmacı Disiplin Amiri Disiplin Kurulu * *Yükseköğretim Kurumları Disiplin Yönetmeliği *Yükseköğretim Kurumları Disiplin Yönetmeliği Disiplin soruşturması sonunda verilen disiplin cezası, soruşturma açmaya yetkili amir tarafından; a) Hakkında disiplin soruşturması yapılan öğrenciye, b) İlgili yerlere bildirmek üzere Rektörlük Makamına bildirilir Disiplin Amiri * ye verilen disiplin cezası Otomasyonuna işlenir İşleri

18 Doküman No 13 ÖĞRENCİ KONTENJANLARI İŞ AKIŞI Sayfa 1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar Bir sonraki akademik yıl için öğrenci kontenjanı önerileri ile ilgili yazı İşleri Daire Başkanlığı tarafından umuza gönderilir İşleri Daire Başkanlığı umuza gelen yazı bölüm başkanlıklarına bildirilir Bölümler kontenjanları belirleyerek Bölüm Kurulu kararı alır ve Müdürlüğe sunar Bölüm Başkanı Bölümlerden gelen kontenjanlar Kurulunda görüşülerek karar alınır Kurulu Kontenjanlar İşleri Daire Başkanlığından gelen tabloya işlenir ve alınan Kurulu Kararı ile İşleri Daire Başkanlığına iletilir * Kurulu Kararı *Kontenjan tablosu İşleri

19 Doküman No 14 ÖĞRENCİ STAJI İŞ AKIŞI Sayfa 1 Staj tarihleri öğrencilere web sitesinden ve ilan panosundan ilan edilir Staj yapacak öğrenciler öğrenci işlerinden staj başvuru formunu alırlar İşleri Yönetmeliği 25. Madde Staj yapacak öğrenciler başvuru formu ile staj yapacakları iş yerine müracaat ederler Staj başvurusu iş yeri tarafından değerlendirilir Uygun değil staj yapacak başka iş yeri arar Staj için başvurulan İşyeri Uygun Staj başvurusu kabul edilen öğrenci iş yerinden onaylattığı başvuru formunu staj komisyon başkanına da onaylatarak öğrenci işlerine teslim eder, Staj defterini, değerlendirme formunu öğrenci işlerinden veya web sitesinden alır Staj başlamadan önce öğrencilerin SGK Giriş Bildirgeleri yapılır İşleri SGK girişi yapılan öğrenci stajına başlar

20 2/1 Doküman No 14 ÖĞRENCİ STAJI İŞ AKIŞI Sayfa 2 Stajını tamamlayan öğrenci iş yeri tarafından onaylanmış staj dosyasını ve değerlendirme formunu kapalı zarf içerisinde Staj Komisyonuna teslim eder Yönetmeliği 25. Madde Staj dosyası komisyon tarafından değerlendirilir Uyun değil stajını tam olarak yada eksi gün sayısı kadar tekrarlar Staj Komisyonu Staj Komisyonu Staj başarı raporları öğrenci işlerine teslim edilir Staj sonuçları öğrenci otomasyonuna işlenir Öğren İşleri

21 2/2 Doküman No 15 ÖĞRENCİ TEMSİLCİLİĞİ SEÇİMİ İŞ AKIŞI Sayfa 1 Konseyi Seçim Takvimi Senato tarafından belirlenir Seçim takvimi üniversite akademik birimlerine bildirilir Yükseköğretim Kurumları Senato Konseyleri ve Yükseköğretim Kurumları Ulusal Konseyi Yönetmeliği Seçim takvimi İşleri Daire Başkanlığı Müdürlüğümüz tarafından öğrenci temsilcisi seçileceği öğrencilere duyurulur R1 K1 Duyuru ve ilan temsilcisi adayları başvurularını Müdürlüğe yapar ve seçim kampanyalarını yürütürler R2 K2 Başvuru formu Başvuruların sona ermesi ile seçim takvimine göre seçim sandıkları oluşturulur ve bölüm/program temsilcisi seçimi yapılır ve oy pusulaları saklanır Oy pusulaları İşleri Seçim takvimine göre bölüm/program temsilcileri kendi aralarında birim (okul) temsilcisini seçerler Bölüm/Program temsilcileri Akademik birim (okul) temsilcisi İşleri Daire Başkanlığına bildirilir işleri

22 Doküman No 15 ÖĞRENCİ TEMSİLCİLİĞİ SEÇİMİ İŞ AKIŞI Sayfa 2 Riskler ve Kontroller R1 Seçim için duyurunun zamanında yapılmaması K1 Sürecin tarafından kontrolü R2 Adaylık başvurusunun zamanında yapılmaması K2 Duyuruların zamanında yapılıp yapılmadığının gözden geçirilmesi

23 Doküman No 16 ÖĞRETİM PLANI İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI Sayfa 1 Bir sonraki akademik yılda açılacak olan dersler ve dersleri verecek öğretim elemanları Bölüm Başkanlıkları tarafından belirlenir Bölüm Başkanı Yönetmeliği 22. Madde Dersler ve öğretim elemanı görevlendirmeleri Kurulunun onayına sunulur Bölüm Başkanı Dersler ve görevlendirmelerin Kurulunda incelenmesi Uygun değil İlgili Bölüm Başkanlığına bildirilir Kurulu Yönetmeliği 22. Madde Uygun Kurulunda onaylanan dersler ve öğretim elemanı görevlendirmeleri İşleri Daire Başkanlığına gönderilir Dersler, İşleri Daire Başkanlığı tarafından Senatoya sunulur İşleri Daire Başkanlığı Senatodan onaylanan dersler ve görevlendirmeler otomasyon sistemine girilir İşleri

24 MANİSA CELAL BAYAR ÜNİVERSİTESİ SINAV EVRAKLARININ SAKLANMASI SÜRECİ İŞ AKIŞI Doküman No 17 İlk Yayın Tarihi 2016 Sayfa 1 Her türlü sınav evrakı öğretim elemanı tarafından ilgili dönem sonunda İşlerine teslim edilir Öğretim Elemanı Yönetmeliği 27. Madde Sınav evrakları uygun görülen yerde 5 (beş) yıl süre ile saklanır İşleri Yönetmeliği 27. Madde

25 MANİSA CELAL BAYAR ÜNİVERSİTESİ SINAV PROGRAMLARININ HAZIRLANMASI İŞ AKIŞI Doküman No 18 İlk Yayın Tarihi 2016 Sayfa 1 Bölüm Başkanlıkları tarafından akademik takvime göre Ara sınav, final, bütünleme ve ek sınavların yeri, günü ve saati belirlenerek sınav programları oluşturulur Bölüm Başkanı Yönetmeliği 27. Madde Sınav programları Yönetim Kurulunun onayına sunulur Sınav programaları Bölüm Başkanı Yönetim Kurulunda onaylanan sınav programları web sitesinde ve ilan panosunda ilan edilir * İşleri * Öğretim elemanı Sınav programına göre sınavlar yapılır

26 Doküman No 19 SINAV SONUÇLARI İLANI İŞ AKIŞI Sayfa 1 Sınavlarda (ara sınav, final, bütünleme ve ek sınav) öğrencinin her notu süresi içerisinde ilgili öğretim elemanı tarafından otomasyon sistemine girilir Öğretim Elemanı Yönetmeliği 27. Madde Not girişleri yapıldıktan sonra notlar öğrenciler tarafından görülmesi için otomasyon sisteminden yayınlanır Öğretim Elemanı Sınav sonuçlarının onaylı bir sureti öğretim elemanı tarafından İşlerine verilir Öğretim Elemanı

27 MANİSA CELAL BAYAR ÜNİVERSİTESİ SINAV SONUÇLARINA İTİRAZ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI Doküman No 20 İlk Yayın Tarihi 2016 Sayfa 1 Sınav notuna itiraz edecek öğrenci sonuçların açıklanmasından itibaren 5 (beş) iş günü içerisinde dilekçesini Müdürlüğe verir Dilekçe Yönetmeliği 29. Madde İtiraz dilekçesi ilgili bölüm başkanlığına iletilir nin sınav sonucuna itiraz ettiği dersin sınav kağıdı yeniden değerlendirilir *Bölüm Başkanı *Öğretim Elemanı Yeni değerlendirme sonucu Müdürlüğe bildirilir Bölüm Başkanı Sonuç Yönetim Kurulunda karara bağlanır Karar öğrenciye bildirilir Yönetim Kurulu Yönetmeliği 29. Madde İşleri

28 Doküman No 21 ÜNİVERSİTE KAYIT İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI Sayfa 1 umuzun herhangi bir bölümünü kazanan öğrenci ilan edilen kayıt tarihlerinde bizzat umuza gelerek ya da E-Devlet üzerinden kayıt işlemlerini gerçekleştirir Lise Diploması, ÖSYM Yerleştirme Sonuç Belgesi Yönetmeliği 11. Madde Kesin kaydını tamamlayan öğrenci Akademik Takvimde belirtilen tarihler arasında UBS den ders kayıtlanmasını gerçekleştirir. İkinci öğretim öğrencisi ve dönem uzatan öğrenci harç ücretini yatırarak kaydını tamamlamış olur Yönetmeliği 20. Ve 12. Madde Üniversite kaydını E-Devlet üzerinden yapan öğrenci Üniversitenin belirlediği tarih aralığında Lise Diplomasının aslını ve ÖSYM Yerleştirme Sonuç Belgesini İşlerine teslim eder. Kayıt için öğrencilerden alınan belgeler her öğrenci için açılan dosyalarda arşivlenir İşleri İşlem Sonu

29 Doküman No 22 YATAY GEÇİŞ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI Sayfa 1 Yatay geçiş takviminin ilan edilmesine müteakip öğrenciler istenen belgeler ile Müdürlüğümüze başvurusunu yapar Başvurular bölüm başkanlıklarına gönderilir Başvurular bölüm intibak komisyonlarında incelenir * Dilekçe ve ekleri Yönetmeliği 13. Madde * Yükseköğretim Kurumlarında Önlisans ve Lisans Müdürü Düzeyindeki Programlar Arasında Geçiş, Çift Anadal, Uygun değil Yan Dal ile Kurumlar İntibak Arası Kredi Transferi Başvuru kabul edilmez Komisyonu Yapılması Esaslarına İlişkin Yönetmelik Uygun Evrakları tam olup, durumları kurumlar arası yatay geçiş yönetmeliğine uygun olanlar; 1-Başarı puanıyla yatay geçişe başvurmuşsa genel not ortalamasına göre sıralanır, 2- ÖSYM puanıyla yatay geçişe başvuranlar yükseköğretimi kazandığı yılın ÖSYM puanına göre sıralanır ve asil ile yedek listeler belirlenir Yönetim Kuruluna sunulur *İntibak Komisyonu *Bölüm Başkanı Başvurular Yönetim Kurulunda görüşülerek kabul edilir Yönetim Kurulu Asil ve yedek listeler ile başvurusu kabul edilmeyenler web sitesinde ilan edilir Başvurusu kabul edilen ve edilmeyenlere durumları tebliğ edilir, başvurusu kabul edilen öğrencilere muaf olacağı ve alacağı dersleri de bildirilir İşleri Kesin kayıtlarını yaptıran öğrencilerin bilgileri öğrenci otomasyonuna işlenir İşleri

30 Doküman No 22 YATAY GEÇİŞ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI Sayfa 2 Asil listesinde olup kayıt yaptırmayan öğrencinin yerine sırasıyla yedek listeden öğrenci çağırılır Kesin kayıt yaptıran öğrencilerin listeleri İşleri Daire Başkanlığına bildirilir nin muaf olduğu dersler öğrenci otomasyonuna işlenir nin geldiği okuldan şahsi dosyası istenir İşleri İşleri İşleri İşleri * Yönetmeliği 13. Madde * Yükseköğretim Kurumlarında Önlisans ve Lisans Düzeyindeki Programlar Arasında Geçiş, Çift Anadal, Yan Dal ile Kurumlar Arası Kredi Transferi Yapılması Esaslarına İlişkin Yönetmelik * nin önceki okulundan gelen şahsi dosyası arşivlenir İşleri

31 Doküman No 23 YENİ DERS AÇMA İŞ AKIŞI Sayfa 1 Öğretim elemanı yeni açılmasını teklif edeceği ders için Ders Açma Öneri Formunu hazırlayarak Bölüm Başkanlığına verir Dilekçe ve Ders Açma Öneri Formu *Öğretim Elemanları Ders açma talebi Bölüm Kurulunun onayına sunulur *Bölüm Başkanı Uygun değil Ders açma talebinin incelenmesi uygun Karar öğretim elamanına bilirilir *Bölüm Kurulu *Bölüm Başkanı Bölüm kurulu kararı alındıktan sonra Yönetim Kurulunda görüşülmek üzere Müdürlük Makamına sunulur *Bölüm Başkanı Yeni ders açma talebi Kuruluna sunulur * Yeni ders açma talebi Kurulunda görüşülür ve Üniversite Eğitim Öğretim Komisyonuna sunulur Kurulu Kararı ve Ekleri * Müdürlüğü Eğitim Öğretim Komisyonunda değerlendirildikten sonra Senato gündemine alınır. *Üniversite Eğitim Öğretim Komisyonu * İşleri Daire Başkanlığı Senatoda onaylanan ders İşleri Daire Başkanlığınca uygun ders kodu verilerek öğrenci otomasyonuna girilir *Senato * İşleri Daire Başkanlığı Yeni açılan ders döneminde müfredata eklenir *Bölüm Başkanlığı İşlem Sonu

32 MANİSA CELAL BAYAR ÜNİVERSİTESİ YÜZDE ON LUK BAŞARI DİLİMİNE GİREN ÖĞRENCİLERİN İŞ AKIŞI Doküman No 24 İlk Yayın Tarihi 2016 Sayfa 1 İş Akışı Adımları Sorumlu İlgili Dokümanlar otomasyonu sistemi üzerinden döneme ait tüm notlar girildikten sonra ikinci öğretimde okuyan öğrencilerin başarı durumları tespit edilir. Başarı durumlarına göre %10'luk başarı dilimine giren öğrenciler belirlenir. (% 10'luk başarı dilimine giren ikinci öğretim öğrencisi birinci öğretim harç ücreti öder) Listeler İşleri MCBÜ Yüzde On Başarı Değerlendirmesi Yönergesi K1 R1 %10'luk başarı dilimine giren öğrenci listeleri Yönetim Kuruluna sunulur %10'luk başarı dilimine giren öğrencilerin listeleri sınıf bazında Yönetim Kurulunda onaylanır Yönetim Kurulu MCBÜ Yüzde On Başarı Değerlendirmesi Yönergesi K2 R2 Yönetim Kurulunda onaylanan listeler İşleri Daire Başkanlığına gönderilir, bir nüshası arşivlenir Yönetim Kurulu Kararı İşleri

33 MANİSA CELAL BAYAR ÜNİVERSİTESİ YÜZDE ON LUK BAŞARI DİLİMİNE GİREN ÖĞRENCİLERİN İŞ AKIŞI Doküman No 24 İlk Yayın Tarihi 2016 Sayfa 2 R1 %10 luk başarı durumuna giren öğrencilerin zamanında belirlenmemesi Riskler ve Kontroller K1 Sürecin İşleri Şefi tarafından takip edilmesi R2 Uygun olmayan listelerin onaylanması K2 İnceleme ve onaylama öncesi MCBÜ Yüzde On Başarı Değerlendirmesi Yönergesinin tekrar gözden geçirilmesi