Risk Düzeyi** Yüksek. Yüksek. Zamanında yapılamamasından doğan hak kaybı. Yüksek

Transkript

1 HASSAS GÖREV TESPİT FORMU HARCAMA BİRİMİ: ANKARA ÜNİVERSİTESİ GÜZEL SANATLAR FAKÜLTESİ ALT BİRİM:*ÖĞRENCİ İŞLERİ Sıra No Hizmetin/Görevin Adı Riskler Risk Düzeyi** 1 Öğrenci belgesi ve transkript verme Yanlışlıkla başkalarına verilme işi Düşük Ders kataloglarının, ders programlarının, sınav programlarının kontrolü ve takibi Öğrenci Bilgi Sistemi (OBS) giriş şifresi Öğrenci disiplin ve soruşturma 5 Ders açma-kapama işlerinin 6 7 Staj ve dönem içi uygulama dersleri olan öğrencilerin sigorta nin Öğrenci işlerine bildirilen bölümlerin danışman öğretim üyelerinin yeni kayıt yapan öğrencilere dağılımını yaparak sisteme girmesi Öğrenci ders seçimi yapamaz ya da hatalı seçim yapabilir Düzgün olmayan programdan dolayı sınavlarda aksama Öğrencinin sınava girememe riski Fiziki koşullarda meydana gelebilecek değişiklikler ile ilgili idare birimin bilgi ve görüşünü almalı Şifrenin gizliliği Sisteme hatalı veya kötü niyetli giriş riski Zamanında yapılamamasından doğan hak kaybı Zamanında yapılmalı ve ciddi bir takip olmalı Zamanında Sosyal Güvenlik Kurumu girişi yapılmayan stajyer öğrenciler için kurum ve personel cezai işleme maruz kalabilir Öğrenci ve danışmanı belli olunmadığı zaman ders seçme işlemi zamanında yapılamadığı için öğrencilerin ders seçememe durumuyla karşılaşması Kontroller/ Tedbirler Bu belgeler öğrenci dışında kimseye Bu n zamanında sağlanmalı İdare ile birim arasında koordinasyon, bilgi paylaşımı zamanında ve düzgün yapılmalı Şifreler öğrenci ve öğretim elemanları dışında kimseye Gizlilik ve usulüne uygun işlem Akademik birimlerle koordinasyon tam olmalı Bu n zamanında sağlanmalı Bütün işlerin zamanında EK 1 Görevi Yürütecek Personelde Aranacak Kriterler Görevi ile ilgili mevzuata sahip bilgili birisi olmalı. Günlük mevzuatları ve değişiklikleri dikkatlice takip edebilecek, eğitim ve bilgiye sahip olmalı Personelin görev ve sorumluluklarının bilincinde olması Eğitim, yüksek koordinasyon ve ekip çalışmasına uygun düşünce tarzı Eğitimli, işine ve mevzuatlara hakim, koordinasyon ve ekip çalışma kapasitesi yüksek personel

2 8 Öğrenci Temsilcisi seçimi 9 Mezuniyet Öğrenci Temsilcisi seçimlerinin ilan edilen takvime uyulmaması Yönetmeliğe uygun olarak n yapılmaması Orta Seçim Yönergesi takvimine göre Yönetmelik maddelerine göre işlem (AKTS kredi hesaplanmasında dikkatli olunmalı) Dikkatli, dürüst ve sorumluluk Personelin görev ve sorumluluklarının bilincinde olması HAZIRLAYAN Fakülte Sekreteri * Şube Müdürlüğü ** Risk düzeyi görevin ve belirlenen risklerin durumuna göre, Orta veya Düşük olarak belirlenecektir.

3 HARCAMA BİRİMİ: ÖĞRENCİ İŞLERİ Sıra No Hassas Görevler HASSAS GÖREV ENVANTERİ Görevin Yürütüldüğü Birim* 1 Öğrenci belgesi ve transkript verme 2 Ders kataloglarının, ders programlarının, sınav programlarının kontrolü ve takibi 3 Öğrenci Bilgi Sistemine (OBS) giriş şifresi 4 Öğrenci disiplin ve soruşturma 5 Ders açma-kapama işlerinin 6 7 Staj ve Dönem içi uygulama dersleri olan öğrencilerin sigorta nin. Öğrenci işlerine bildirilen bölümlerin danışman öğretim üyelerinin yeni kayıt yapan öğrencilere dağılımını yaparak sisteme girmesi 8 Öğrenci Temsilcisi seçimi 9 Mezuniyet Sorumlu Birim Amiri** Görevin Yerine Getirilmemesinin Sonuçları EK 2 Öğrenci dışındakilere yanlışlıkla verilmesi, öğrenci aleyhine sonuçlar oluşabilir Derslerin ve sınavların aksaması ve yapılamama riski Başkalarının eline geçen şifreler ile olumsuzluklar Hak kaybı ve yanlış kararlar oluşması Öğrenci aleyhine hak kaybı Öğrencinin stajını yapamama ve geç başlama riski Öğrenci ve danışmanı belli olmadığı zaman ders seçme işlemi zamanında yapılamadığı için öğrencilerin ders seçememe durumuyla karşılaşması Hak kaybı Öğrencinin mezun olamamasından dolayı hak kaybı *Bu bölüme, Şube Müdürlüğü yazılacaktır. ** Bu bölüme Şube Müdürü yazılacaktır.

4 HASSAS GÖREV LİSTESİ Birimi: ANKARA ÜNİVERSİTESİ GÜZEL SANATLAR FAKÜLTESİ Alt Birimi: ÖĞRENCİ İŞLERİ Hassas Görevler Öğrenci belgesi ve transkript verme Ders kataloglarının, ders programlarının, sınav programlarının kontrolü ve takibi Öğrenci Bilgi Sistemine (OBS) giriş şifresi Öğrenci disiplin ve soruşturma Ders açma-kapama işlerinin Staj ve dönem içi uygulama dersleri olan öğrencilerin Hassas Görevi Olan Personel Ad-Soyad Risk Düzeyi** Görevin Yerine Getirilmeme Sonucu Öğrenci dışındakilere yanlışlıkla verilmesi, öğrenci aleyhine sonuçlar Derslerin ve sınavların aksaması ve yapılamama riski Başkalarının eline geçen şifreler ile olumsuzluklar İlk Yayın Tarihi : 02/10/2017 Güncelleme Tarihi : - İçerik Revizyon No : Sayfa No : Hak kaybı ve yanlış kararlar Gizlilik esas olmalı Öğrenci aleyhine hak kaybı oluşması Öğrencinin stajını yapamama ve geç başlama riski EK 3 Prosedürü (Alınması Gereken Önlemler veya Kontroller) Yetkisiz kişilerin girmesinin önlenmesi Görevli personelin görev bilinci, sorumluluklar v.s. konularında sık sık hizmet içi eğitimine tabi tutulması Yapılanlara rağmen bu birimde sıkıntı yaşanıyorsa istenen özellikler sahip personelle yer değişikliği Fiziki koşullarda meydana gelebilecek değişiklikler ile ilgili idare birimin bilgi ve görüşünü almalı Şifrelerin ilgililer dışında kullanımına izin Akademik birimlerle koordinasyon tam olmalı Kontroller dikkatli yapılmalı

5 sigorta nin. Öğrenci işlerine bildirilen bölümlerin danışman öğretim üyelerinin yeni kayıt yapan öğrencilere dağılımını yaparak sisteme girmesi Öğrenci Temsilcisi seçimi Mezuniyet Öğrenci ve danışmanı belli olunmadığı zaman ders seçme işlemi zamanında yapılamadığı için öğrencilerin ders seçememe durumuyla karşılaşması Akademik birimlerle koordinasyon tam olmalı Orta Hak kaybı Seçim Yönergesi takvimine göre Öğrencinin mezun olamamasından dolayı hak kaybı Yönetmelik maddelerine göre işlem (AKTS kredi hesaplanmasında dikkatli olunmalı) HAZIRLAYAN Fakülte Sekreteri *Bu bölüme, Şube Müdürlüğü yazılacaktır. ** Bu bölüme Şube Müdürü yazılacaktır.