BURSA SU VE KANALİZASYON İDARESİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI 1- KONTROL ORTAMI

Transkript

1 BURSA SU VE KANALİZASYON İDARESİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI 1- KONTROL ORTAMI Standart KOS1 KOS 1.1 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. sistemi ve işleyişi yo netici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. Strateji Geliştirme lerinin Usul ve Esasları Hakkında Yo netmelik, Yo neticiler ic in I c Kontrol ve Rehberi esas alınarak birim oluşturulmuş ve kurum geneline Genelge yayımlanmıştır. Sistemin amac lı danışmanlık hizmeti alınmıştır. I c Kontrol Standartlarına Uyum Planı hazırlanmıştır. KOS KOS KOS Öngörülen veya ler eylem planı hakkında U st Yo netime bilgi verilecek, I c Kontrol Planı tu m birimlerdeki personele duyurularak sahiplenilmesi ve sorumlulukların alınması sağlanacaktır. el kitabı hazırlanarak personele dağıtılacaktır. sistemi ile ilgili bilgilendirme c alışmaları (Seminer, duyuru) yapılacaktır. veya Grubu Üyeleri Strateji Geliştirme si Bşk.() 1.Bilgilendirme toplantıları, 2.Genelge, 3.Eğitim El kitabı Eposta, 2.Web duyuruları, 3.Eğitim programları Uygulamanın sahiplenilmesi Sisteminin tanınması KOS 1.2 I darenin yo neticileri ic kontrol uygulanmasında personele o rnek olmalıdır. Kurumda tu m yo neticiler ic kontrol değerine ve zorunluluğuna henu z gereken o nemi vermemektedir. KOS KOS U st Yo netim aracılığıyla ic kontrol sistemi ile ilgili uygulamalara yo neticilerin o ncelikli katılımı ve personele o rnek olmaları teşvik edilecektir. I c Kontrol Sistemi ile ilgili c alışma genel toplantılarına Yo neticilerin katılmaları ve faaliyetlere gereken o nemin verilmesi yoluyla personele o rnek olunması sağlanacaktır., U st Yo netim Etkinlik ve Uygulamalara Katılma kayıtları 1. Genelge, 2.Toplantı tutanakları Sistemin sahiplenilmesi KOS U st yo netimin ic kontrol sistemi ile ilgili beklentilerinin alınmasına ilişkin yıl sonlarında toplantılar yapılacak ve her yılın başında beklentiler kuruma duyurulacaktır., U st Yo netim 1.Toplantı tutanakları, 2.Genelge, 3.Web duyurusu Sisteme ilişkin yo netim beklentisinin ve duyurulması KOS 1.3 Etik kurallar bilinmeli ve tu m faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. Mevcut durum genel olarak iyi olmakla birlikte, "Kamu Go revlileri Etik Davranış I lkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yo netmelik" esasları doğrultusunda, kurumda etik değerler bilinci ve farkındalığı eğitimine ihtiyac vardır. KOS Oryantasyon Eğitimi ve diğer hizmet ic i eğitimlerde "Etik Değerler ve Du ru stlu k Genel Standartlarına" yer verilecektir. I lgili yasa ve yo netmelik doğrultusunda; "Kurum Etik Kuralları" belirlenerek tu m personele duyurulacaktır. Ayrıca kurumun tu m personeline planlı eğitimler verilecektir., 1.Eğitim kitapcıkları, 2.Eğitim katılım kayıtları Kurumda etik kurallarının bilinmesi ve etik ku ltu ru n

2 KOS 1.4 KOS 1.5 KOS 1.6 Faaliyetlerde du ru stlu k, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. I darenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. I darenin faaliyetlerine ilişkin tu m bilgi ve belgeler doğru, tam ve gu venilir olmalıdır. Kurum, 5018 sayılı yasanın 1.kısım 3. bo lu mu nde belirlenen ilkeler gereği, hazırlamış olduğu Stratejik Planı, Performans Programı, Bu tc e ve Faaliyet Raporlarını du zenli şekilde Web sitesinde yayımlamaktadır. I dare personelinin c alışma şartları, u cret ve sosyal hakları u lke şartları, iş piyasası durumuna go re oldukc a iyi durumdadır. Farklı dış hizmet sağlayıcılardan temin edilen c alışanlar arasında, sosyal yardım ve u cret konularında adil ve eşit koşulların konusunda aksaklıklar mevcuttur. Hizmet verilen vatandaşlara genel olarak adil ve eşit davranılmaktadır. Kurumda ortak bir bilgi ve istatistik veri tabanı mevcut dğildir. KOS KOS KOS KOS Öngörülen veya ler BUSKI stratejik planında yer alan amac ve hedeflerine uygun olarak, yapılacak faaliyetlerin doğru ve anlaşılabilir raporlanması ve geniş kitlelere ulaşması adına hazırlanan raporlar web sitesinde yayınlanmaya devam edilecektir. Kurum sosyal imkanlarından tu m c alışanların bilgi sahibi olması ve faydalanması konusunda c alışmalar gerc ekleştirilecektir. I dare personeli ve hizmet verilen diğer paydaşlara adil ve eşit davranılması uygulamalarının gerc ekleşmesine yo nelik anket ve diğer arac lar kullanılarak geri besleme alınacaktır. Kurumun yaptığı yatırım, hizmet ve faaliyetlerinin o lc u mu nu ve takibi sağlayacak bilgi ve istatistik raporlama sistemi kurulacaktır. ler u retmiş olduğu verileri bu sisteme girecektir. lerdeki işlem su rec lerinde bilgi ve belgelerin doğru, tam ve gu venilir olmasını sağlayacak kontroller oluşturulacaktır. veya Grubu Üyeleri, Bilgi I şlem D.B. Eğitim D.Bşk., Kaynakları D.B., Bilgi I şlem D.B., Hukuk Mu şavirliği, Çağrı Merkezi 1.Stratejik Plan, 2.Performans Programı, 3.Bu tc e, 4.Yıllık Faaliyet raporları, 5.Periyodik Bilgilendirme raporları 1.Genel yazı, 2.Broşu r, 3.Bilgilendirme e- postaları 1.Anket formları, 2.Çağrı merkezi geri bildirim formları I ş Su rec leri Kurum faaliyetlerinin, şeffaflık, hesap verebilirkilk ilkelerinin gereği olarak kamuoyunda bilinirliğinin sağlanması Adil ve eşit hizmet standardı Kurumun faaliyetleri sonucunda u rettiği tu m bilgilerin ortak bir veritabanında toplanması ve raporlanması amac lanmaktadır KOS2 Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: I darelerin misyonu ile birimlerin ve personelin go rev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. KOS 2.1 I darenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. Kurumun yazılı bir misyonu mevcut olup, tu m personel tarafından bilinmesi ve sahiplenilmesi konusunda aksaklık bulunmaktadır. KOS Kurum genelinde; Kamu I c Kontrol Rehberi ve Kamu I dareleri ic in Stratejik Planlama Rehberindeki ilke ve esaslar doğrultusunda misyon gu ncelleme c alışması yapılacaktır., Misyon Bildirisi Kurum misyonun bilinirliğini ve etkililiğini artırmak hedeflenmiştir.

3 Öngörülen veya ler veya Grubu Üyeleri KOS 2.2 Misyonun gerc ekleştirilmesini sağlamak u zere idare birimleri ve alt birimlerince yu ru tu lecek go revler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. I dare birimleri ve alt birim iş akışları daire başkanlıkları go revleri doğrultusunda hazırlanmıştır. KOS I dare misyonu doğrultusunda yu ru tu lecek her iş ic in; iş tanımı, iş akış şemaları ve analizleri ile su rec analizleri yapılacak ve uygun iletişim unsurlarıyla personele duyurulacaktır. Tu m go rev tanımlarında ic kontrol standartlarının gereklerini yerine getirecek go rev sorumlulukları belirtilecektir., 1.I şlem Su rec leri, 2.Go rev Tanımları Kurumun misyonunun, etkili, bilinir olması sağlanacaktır. Ortak bir go rev tanımı standartı KOS 2.3 KOS 2.4 KOS 2.5 KOS 2.6 KOS 2.7 I dare birimlerinde personelin go revlerini ve bu go revlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan go rev dağılım c izelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. I darenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel go rev dağılımı belirlenmelidir. I darenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini go sterecek şekilde olmalıdır. I darenin yo neticileri, faaliyetlerin yu ru tu lmesinde hassas go revlere ilişkin prosedu rleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. Her du zeydeki yo neticiler verilen go revlerin sonucunu izlemeye yo nelik mekanizmalar oluşturmalıdır. I darenin tu m birimlerinde belirlenmiş bir go rev dağılım şablonu ve standartı Yeni kurulan birimlerle birlikte tu m birimlerde go rev dağılım şemaları gerekmektedir. Teşkilat Şeması olmasına karşın go rev dağılımı fonksiyonel değildir. Mevcut durum genel şart doğrultusundadır. KOS KOS I darede hassas go revler belirlenmemiştir. KOS Dosyalama sistemleri ve proje faaliyetlerin ne yo nelik performans programı raporları mevcuttur ancak standart değildir. KOS KOS KOS Tu m birimlerde belirlenecek ortak bir standart şablona go re personel go rev dağılım şemaları oluşturulup personele duyurulacaktır. Fonksiyonel go rev dağılımı gerc ekleştirilmesi ic in c alışmalar yapılacaktır. Kurumun hassas go revleri tanımlanarak, kurum o nceliklerine go re sıralanıp listelenecek ve bu go revlerin yu ru tu lmesine ilişkin prosedu rler belirlenerek personele duyurulacaktır. Standart Dosya planı yapılarak bu sistem u zerinden iş ve işlemlerin izlenebilirliği sağlanacaktır. Yo netim go zden gec irme toplantıları, birim ic i mu du rler toplantıları ile izleme ve değerlendirme mekanizmaları kurulacak tır. Her du zeydeki yo neticiler tarafından verilen go revlerin sonucunu izlemeye yo nelik girdi, c ıktı, sonuc ilişkisine dair uygun takip ve teknolojiye uygun raporlama mekanizmaları oluşturulacaktır., Eğtim D.B., Go rev dağılım şemaları Organizasyon Şeması Hassas Go revler ve Uygulama Prosedu rleri I ş raporları Toplantı tutanakları Kontrol ve bilgilendirme raporları Kurumun daha fonksiyonel kurumsal bir yapıya Kurumun daha fonksiyonel kurumsal bir yapıya Yeni bir du zenleme ve uygulamaya gerek Kurumda modern bir iş yo netim modeli Kurumda modern bir iş yo netim modeli Kurumda modern bir iş yo netim modeli Kurumda modern bir iş yo netim modeli

4 KOS3 Personelin yeterliliği ve performansı: I dareler, personelin yeterliliği ve go revleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve ne yo nelik o nlemler almalıdır. Öngörülen veya ler veya Grubu Üyeleri KOS 3.1 kaynakları yo netimi, idarenin amac ve hedeflerinin gerc ekleşmesini sağlamaya yo nelik olmalıdır. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 4857 sayılı I ş Kanunu ve 4734 sayılı Kamu I hale Kanunu kapsamında hizmet alımı şeklinde personel c alışmaktadır. lerde personel dağılımı go rev ve iş yu klerine go re yapılmamıştır. KOS KOS KOS Kurum organizasyon yapısı ve hizmet gereklilikleri go zden gec irilerek uygun nitelik ve nicelikte personel temini sağlanacaktır. Norm kadrolar yo netmelikte belirlenen sayılarda oluşturulup revize edilecektir. Hedeflerin gerc ekleştirilmesine yo nelik performans o lc u m sistemi oluşturulacaktır. Personel yo netiminden insan kaynakları yo netimi yaklaşımına gec işin sağlanması ve insan kaynakları yo netimi su rec lerinin sağlanacaktır. Norm kadro şemaları Performans kriterleri Kaynakları yo netim prensipleri Kurumun ihtiyacına uygun personel temini Kurumda performans değerleme Kurumda performans değerleme KOS Kurumun yo neticileri ve personelinin go revlerini yetkin ve etkin bir şekilde yu ru tebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olduklarının o lc u lmesine yo nelik değerlendirme c alışmaları gerc ekleştirilecektir. Yetkinlik haritaları Kurumun insan kaynaklarının iş yapma kapasite ve becerilerinin arttırılması KOS lerin eğitim ihtiyac larına uygun talepleri dikkate alınarak, bilgi ve becerilerini geliştirmeye do nu k yıllık eğitim programları ic erikleri oluşturularak buna uygun eğitimler du zenlenecektir. Hizmet kalitesini ve verimliliğini artıracak Yurt ic i ve Yurt dışı toplantı, seminer ve konferanslara ilgili personelin katılımı sağlanacaktır. Teknik ve beceri eğitim programları Kurumun insan kaynaklarının iş yapma kapasite ve becerilerinin arttırılması KOS 3.2 I darenin yo netici ve personeli go revlerini etkin ve etkili bir şekilde yu ru tebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Kişisel becerilerin ve sosyal sorumlulukların ne yo nelik eğitimler du zenlenmektedir. KOS Yo neticilik ve personel yetkinliklerinin ne yo nelik hizmet ic i eğitimler du zenlenecektir. Teknik ve beceri eğitim programları Kurumun insan kaynaklarının iş yapma kapasite ve becerilerinin arttırılması

5 I darenin Kamu İç yo netici Kontrol ve Standardı personeli ve Genel Kişisel becerilerin ve sosyal sorumlulukların go revlerini etkin ve etkili bir şekilde KOS 3.2 ne yo nelik eğitimler yu ru tebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe du zenlenmektedir. sahip olmalıdır. KOS Öngörülen veya ler veya Grubu Üyeleri Eğitim sonrası değerlendirme anketi ve/veya sınavlar du zenlenerek eğitimlerin faydasının objektif olarak değerlendirilmesi sağlanacaktır. 1.Anket sonuc ları, 2.Sınav sonuc ları Kurumun insan kaynaklarının iş yapma kapasite ve becerilerinin arttırılması KOS Kurumda tu m personelin Bilgisayar Okur Yazarlık Belgesinin alınması sağlanacaktır. Eğitim Do ku manları, Sertifika Kurumun insan kaynaklarının iş yapma kapasite ve becerilerinin arttırılması KOS Kurumda kullanılan tu m programların kullanma eğitim do ku manlarının ve kullanıcılara imza karşılığı eğitimlerinin verilmesi sağlanacaktır. Eğitim Do ku manları, Sertifika Kurumun insan kaynaklarının iş yapma kapasite ve becerilerinin arttırılması KOS 3.3 KOS 3.4 KOS 3.5 Mesleki yeterliliğe o nem verilmeli ve her go rev ic in en uygun personel sec ilmelidir. Personelin işe alınması ile go revinde ilerleme ve yu kselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı go z o nu nde bulundurulmalıdır. Her go rev ic in gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yu ru tu lmeli ve gerektiğinde gu ncellenmelidir. Mevcut personelin uygun go revlere dağıtımı yapılmaya c alışılmakla birlikte aksaklıklar bulunan go revler bulunmaktadır. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 4857 sayılı I ş Kanunu ve 4734 sayılı Kamu I hale Kanunu kapsamında hizmet alımı şeklinde personel c alışmaktadır. KOS KOS KOS KOS Kişilik ve yetkinlik envanteri testi c alışmaları yapılacaktır. Kuruma giriş ve go revde yu kselmelerde go revmesleki yeterlik uyumu sağlanacaktır. Personel alımı ve go rev değişikliklerinde nitelik indeksine ve liyakat ilkesine uygun istihdam politikaları izlenecektir. Personelin ilerlemesi ve yu kselmesine ilişkin du zenlemelerde bireysel performanslarının da dikkate alınmasını sağlayacak şekilde değişiklik yapılacaktır. KOS de belirtilen eylem uygulanacaktır 1.Kişilik Testleri, 2.Yetkinlik envanteri Yetkinlik raporu I şe alım prosedu rleri Performans değerlendirme formları Eğitim planları I şe uygun personel istihdamı I şe yerleştirme ve go revde yu kseltmeyi liyakat esasına go re yapmak hedeflenmiştir. I şe yerleştirme ve go revde yu kseltmeyi liyakat esasına go re yapmak hedeflenmiştir. I şe yerleştirme ve go revde yu kseltmeyi liyakat esasına go re yapmak hedeflenmiştir.

6 KOS 3.6 Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yo neticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuc ları personel ile go ru şu lmelidir. Performans değerlendirme su reci uygulanmamaktadır. KOS Öngörülen veya ler KOS de belirtilen c ıktı esas alınarak yo neticilerin yılda en az bir kez olmak kaydı ile do nemsel bireysel performans değerlendirmeleri yaparak personelle go ru şmesi sağlanacaktır veya Grubu Üyeleri En az Şube Mu du ru du zeyinde Tu m Yo neticiler Performans değerlendirme formları Kurumda performans değerleme KOS 3.7 Performans değerlendirmesine go re performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yo nelik o nlemler alınmalı, yu ksek performans go steren personel ic in o du llendirme mekanizmaları geliştirilmelidir. Bu mekanizma mevcut değildir. KOS Performans değerlendirme nı takiben yetersizliklerin giderilmesine yo nelik eğitim c alışmaları ve yu ksek performansın o du llendirilmesine yo nelik takdir mekanizmaları oluşturulacaktır 1.Teknik ve beceri Eğitim programları 2.Ödu llendirme prensipleri Kurumda performans değerleme KOS 3.8 Personel istihdamı, yer değiştirme, u st go revlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, o zlu k hakları gibi insan kaynakları yo netimine ilişkin o nemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır. I lgili kanunlar ve yo netmeliklere uygun hareket edilmektedir. KOS Performans değerlendirme nı takiben kriterler uygun arac larla uygun mecralarda personele duyurulacaktır. 1.Genelge, 2.Web duyurusu, 3.e-posta Kurumun Kaynakları Yo netim Politikası KOS4 Yetki Devri: I darelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları ac ıkc a belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin o nemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. KOS 4.1 I ş akış su rec lerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. Başkanlıkları esas alınarak du zenlenen iş akışlarının bazılarında onay mercileri belirtilmiş olmasına karşın bu yu k bir oranında eksiklik mevcuttur KOS KOS lerde işlem su rec leri ile bu su rec lerde imza ve onay mercilerinin belirlenmesi amacıyla işlem su rec haritalarının c ıkarılması sağlanacaktır. Su rec haritasının c ıkarılmasını takiben tu m kuruma yazılı olarak dağıtımı yapılacaktır., Su rec haritaları Web duyurusu I ş akışları ve su rec lerin verimli hale getirilmesi I ş akışları ve su rec lerin verimli hale getirilmesi KOS 4.2 Yetki devirleri, u st yo netici tarafından belirlenen esaslar c erc evesinde devredilen yetkinin sınırlarını go sterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. KOS Yetki devrine ilişkin ilke ve esaslar belirlenecektir.,, 1. Hukuk Mu şavirliği Prensipler seti Kurumda yetki ve sorumlulukların net olarak belirlenip tu m c alışanlar tarafından bilinmesi sağlanacaktır.

7 Yetki Kamu devirleri, İç Kontrol u st yo netici Standardı tarafından ve Genel belirlenen esaslar c erc evesinde KOS 4.2 devredilen yetkinin sınırlarını go sterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. KOS 4.3 KOS 4.4 Yetki devri, devredilen yetkinin o nemi ile uyumlu olmalıdır. Yetki devredilen personel go revin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Kurumda kapsamlı yetki devri c alışması yapılmamıştır. KOS KOS KOS Öngörülen veya ler Kurumun yetki matrisinin hazırlanması ve personele duyurulması sağlanacaktır de o ngo ru len eylem ile oluşturulacak genelge taslağında bu konu da ac ıklıkla belirtilecektir. Yetki devredilen personelin taşıması gereken asgari kriterler tespit edilecektir. veya Grubu Üyeleri U st yo netim,, U st yo netim,, U st yo netim,, 1.Yetki matrisi 2.Genelge Kriterler seti Kurumda yetki ve sorumlulukların net olarak belirlenip tu m c alışanlar tarafından bilinmesi sağlanacaktır. Kurumda yetki ve sorumlulukların net olarak belirlenip tu m c alışanlar tarafından bilinmesi sağlanacaktır. Kurumda yetki ve sorumlulukların net olarak belirlenip tu m c alışanlar tarafından bilinmesi sağlanacaktır. KOS 4.5 Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli do nemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. KOS Yetki devir alan ile devir eden arasında du zenli bilgi akışı ve raporlama zamanları ile raporların ic ereceği bilgilerin niteliği belirlenecektir. U st yo netim,, 1.Raporlama c izelgesi 2.Raporlama Gereklilik kriterleri 3.Rapor formatları Kurumda yetki ve sorumlulukların net olarak belirlenip tu m c alışanlar tarafından bilinmesi sağlanacaktır.

8 BURSA SU VE KANALİZASYON İDARESİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI 2- RİSK DEĞERLENDİRME Standart Öngörülen veya ler veya RDS5 Planlama ve Programlama:I dareler, faaliyetlerini, amac, hedef ve go stergelerini ve bunları gerc ekleştirmek ic in ihtiyac duydukları kaynakları ic eren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. RDS 5.1 I dareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amac lar ve o lc u lebilir hedefler saptamak, performanslarını o lc mek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yo ntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır. Kurumun Stratejik Planı katılımcı yo ntemlerle hazırlanmış ve Genel Kurul'da onaylanmıştır. Yeni bir du zenleme ve uygulamaya gerek RDS 5.2 I dareler, yu ru tecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve go stergelerini ic eren performans programı hazırlamalıdır. Kurumun, yu ru teceği, program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacı, performans hedef ve go stergelerini ic eren kurum performans programı hazırlanmaktadır. Yeni bir du zenleme ve uygulamaya gerek RDS 5.3 I dareler, bu tc elerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır. Kurumun bu tc esi stratejik plan ve performans programına uyugun olarak hazırlanmaktadır. Yeni bir du zenleme ve uygulamaya gerek RDS 5.4 Yo neticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amac ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır. Faaliyetlerin Stratejik Plan ve Performans Programına uygunluğunu kontrol eden mekanizma mevcut değildir. RDS Faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amac ve hedeflere uygunluğunun sağlanması amacıyla tu m birimlerin do nemsel (aylık/ 3 aylık / 6 aylık/ yıllık) olarak U st Yo netime rapor go ndermesi, U st Yo netimin bilgi aktarımını garanti etmek ic in du zenli toplantılar organize etmesi sağlanacaktır. Faaliyet ve performans raporları Kurumun planlı ve programlı hizmet u retme kapasitesinin RDS 5.5 Yo neticiler, go rev alanları c erc evesinde idarenin hedeflerine uygun o zel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır. Stratejik Plan doğrultusunda o zel hedefler belirlenmektedir. Yeni bir du zenleme ve uygulamaya gerek RDS 5.6 I darenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, o lc u lebilir, ulaşılabilir, ilgili ve su reli olmalıdır. I dare ve birimlerin hedeflerinin genel şartta belirtilen kritelere go re değelendirilmesi yapılmamaktadır. RDS hedeflerinin birime o zel, o lc u lebilir, ulaşılabilir, ilgili ve su reli olması ic in, birimlerle birlikte metodolojik c alışmalar gerc ekleştirilip, su rdu ru lecektir. Stratejik hedef form ve tabloları Kurumun planlı ve programlı hizmet u retme kapasitesinin

9 Öngörülen veya ler veya RDS6 Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: I dareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amac ve hedeflerinin gerc ekleşmesini engelleyebilecek ic ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak o nlemleri belirlemelidir. RDS 6.1 I dareler, her yıl sistemli bir şekilde amac ve hedeflerine yo nelik riskleri belirlemelidir. I darenin planlı bir risk değerlendirme su reci RDS Kurumda her birimin bir risk koordinato ru ve alt birimlerin de risk sorumluları belirlenecektir. Bunların u zerinde kurum risk koordinato ru bulunacaktır. Altı ayda bir olmak u zere, hedeflere yo nelik risk ve fırsatlara ilişkin toplantılar du zenlenerek olasılık ve etkilerin de analiz edilmesi yolu ile risk değerlendirmesi yapılarak risklerin belirlenmesi c alışması gerc ekleştirilecektir. En az yılda bir kere risk değerlendirme kurulu, kurumun hedeflerini etkileyen riskleri değerlendirme toplantısı yapacak, c alışmanın sonuc ları I KI YK'na raporlanacaktır. Risk Raporu Kurumda risk odaklı bir ic kontrol ortamı oluşturarak, Stratejik Planda belirlenen amac lara ulaşmak hedeflenmiştir. RDS Risk değerlendirme c alışma grubu u yelerine Risk Analizi Eğitimi verilecektir. Eğitim değerlendirme formları Kurumda risk odaklı bir ic kontrol ortamı oluşturarak, Stratejik Planda belirlenen amac lara ulaşmak hedeflenmiştir. RDS 6.2 Risklerin gerc ekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir. I darenin planlı bir risk değerlendirme su reci RDS de belitilen risk değerlendirme toplantısı yapılacaktır., i Risk Raporu Kurumda risk odaklı bir ic kontrol ortamı oluşturarak, Stratejik Planda belirlenen amac lara ulaşmak hedeflenmiştir. RDS 6.3 Risklere karşı alınacak o nlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır. I darenin planlı bir risk değerlendirme su reci RDS lerce riskleri o nlenebileceği ya da etkisinin azaltılabileceği du şu nu len işlemlere ilişkin eylem planları oluşturulacaktır. Kurum du zeyinde amac ve hedeflere ulaşılmasını engelleyebilecek risklere karşı oluşturulacak bu planda inin go ru şleri dikkate alınacaktır. Riskleri Önleme Planı Kurumda risk odaklı bir ic kontrol ortamı oluşturarak, Stratejik Planda belirlenen amac lara ulaşmak hedeflenmiştir.

10 BURSA SU VE KANALİZASYON İDARESİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI 3- KONTROL FAALİYETLERİ Standart Öngörülen veya ler veya KFS7 KFS 7.1 Kontrol stratejileri ve yöntemleri: I dareler, hedeflerine ulaşmayı amac layan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yo ntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. Her bir faaliyet ve riskleri ic in uygun kontrol strateji ve yo ntemleri (du zenli go zden gec irme, o rnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, go zetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Kurum genelinde bazı faaliyetler ic in du zenli go zden gec irme, karşılaştırma, onaylama, raporlama, doğrulama yo ntemleri kullanılmaktadır. Ancak, o zellikle riskli alanlarda o rnekleme yolu ile kontrol, doğrulama, yetkilendirme, go zetim, inceleme ve izleme gibi uygun kontrol yo ntemlerinin belirlenmesi ve uygulanmasına yo nelik yazılı prosedu rler KFS KFS KFS Risk eylem planında tespit edilen riskler ic in su rec akış şemaları da go z o nu nde bulundurularak uygun kontrol yo ntemleri tespit edilecektir. Harcama birimleri faaliyetlerine ve risklerine ilişkin uygulanan kontrol yo ntemleri yazılı şekilde tanımlanacaktır. I dari du zeyde ve harcama birimleri du zeyinde belirlenen kontrol yo ntemleri uygulanması sağlanacaktır. I c Kontrol i, Tu m ler I c Kontrol i, Tu m ler Tu m birimler i i i Kontrol raporu Kontrol raporu Hakediş raporları, tutanaklar, alındı belgeleri V.B. Kurum faaliyetliyetlerinin risk odaklı kontrol su rec leriyle yu ru tu lmesi Kurum faaliyetliyetlerinin risk odaklı kontrol su rec leriyle yu ru tu lmesi Kurum faaliyetliyetlerinin risk odaklı kontrol su rec leriyle yu ru tu lmesi KFS 7.2 Kontroller, gerekli hallerde, işlem o ncesi kontrol, su rec kontrolu ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır. Bazı faaliyetlerde, işlem o ncesinde, su rec ic erisinde ve işlem sonrasında gerc ekleştirilen o nleyici ve tespit edici kontroller mevcuttur. Bununla birlikte, kontrol eksiklikleri belirlenen su rec ler bulunmaktadır. KFS KFS Riskleri en aza indirecek ve/veya etkisini azaltacak nitelikte işlem o ncesi o nleyici, işlem esnasında su rec ve işlem sonrasında du zeltici ve iyileştirici kontroller geliştirilecektir. Bilgi işlem sistemlerine belirlenen hususlarla ilgili otomatik kontroller yerleştirilmesi ic in c alışmalar gerc ekleştirilecektir. i Denetim raporları Yazılım ekleme doku manları Kontrol faaliyetlerinin riskleri o nleyecek nitelikte olması Bilgi sistemlerinin, işlemlerde o nleyici kontrol faaliyeti olarak kullanılması KFS Tu m taşınır, taşınmaz varlık kayıtlarının do nemsel kontrolu ve gu venliğinin sağlanması ic in tek elden işlemler yu ru tu lecek ve her tu rlu kontrol faaliyeti gerc ekleştirilecektir., Emlak ve I stimlak, Elektrik Mak. Malz. I km. D.B. Sayım Tutanakları, Ambar I cmal Rapoları, Muhasebe raporları Kurum varlıklarının doğru bir şekilde kayıt altına alınması ve korunması KFS 7.3 Kontrol faaliyetleri, varlıkların do nemsel kontrolu nu ve gu venliğinin sağlanmasını kapsamalıdır. Varlıkların do nemsel kontrolu ve gu venliğinin sağlanmasına yo nelik uygulamalar bulunmaktadır. Ancak, daha etkin yapılmasına yo nelik geliştirmelere ihtiyac duyulmaktadır.

11 Öngörülen veya ler veya KFS 7.3 Kontrol faaliyetleri, varlıkların do nemsel kontrolu nu ve gu venliğinin sağlanmasını kapsamalıdır. Varlıkların do nemsel kontrolu ve gu venliğinin sağlanmasına yo nelik uygulamalar bulunmaktadır. Ancak, daha etkin yapılmasına yo nelik geliştirmelere ihtiyac duyulmaktadır. KFS Mevcut kayıtlı varlıklar ile fiili durum kontrol edilecek, kayıtlarda yer alıp mevcut olmayan varlıklar kayıtlardan du şu lecek, mevcut olup kayıtlarda olmayanları kayıtlara alınacaktır. Bu işlemler yapıldıktan sonra periyodik mutabakatlar yapılacaktır., Emlak ve I stimlak, Elektrik Mak. Malz. I km. D.B. Mutabakat raporları Kurum varlıklarının doğru bir şekilde kayıt altına alınması ve korunması KFS Varlık kayıtlarının ve varlık hareketlerinin bilgi sistemi u zerinden takibi ic in sistem geliştirmeleri gerc ekleştirilecektir., Emlak Yazılım ve I st. D.B, gu ncelleme Elektrik Mak. doku manları Malz.I km.d.b. Kurum varlıklarının doğru bir şekilde kayıt altına alınması ve korunması KFS 7.4 Belirlenen kontrol yo nteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır. KFS Belirlenen kontrol yo nteminin fayda maliyet analizleri yapılarak etkin, verimli ve ekonomik olacak şekilde uygulanması sağlanacaktır. I c Kontrol i Fayda/Maliyet raporu Kontrol faaliyetlerinin uygun maliyetli kontrollerden KFS8 Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: I dareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri ic in gerekli yazılı prosedu rleri ve bu alanlara ilişkin du zenlemeleri hazırlamalı, gu ncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. KFS 8.1 I dareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedu rler belirlemelidir. Faaliyetler ile mali karar ve işlemler, ilgili mevzuat ve du zenleme hu ku mleri doğrultusunda gerc ekleştirilmektedir. lerin o nemli faaliyetleri ile mali karar ve işlemlerinin gerc ekleştirilmesine ilişkin yazılı prosedu rlere ihtiyac duyulmaktadır. KFS Kurumun faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedu rler belirlenerek personelin bilgisine sunulacak ve uygulanacaktır. U st Yo netim ve Tu m ler Kaynakları D.B., Yazılı Prosedu rler Kurumun tu m mali işlemlemlerini kapsayan bir mali işlemler su recinin KFS 8.2 KFS 8.3 Prosedu rler ve ilgili doku manlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuc landırılması aşamalarını kapsamalıdır. Prosedu rler ve ilgili doku manlar, gu ncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır. KFS KFS KFS KFS Belirlenen prosedu rler ve ilgili do ku manlar; faaliyet veya mali karar ve işlemin başlama, uygulama ve sonuc landırma aşamaları dahil bu tu n aşamaları kapsayacak şekilde du zenlenecektir. Prosedu rler ve su rec akışları hazırlanarak, ilgililerine gu ncelleme sorumluluğu verilecektir. Tu m ilgili doku manlar, personelin ulaşabileceği şekilde elektronik ortama aktarılacak tır. Su rec sahipleri ic in prosedu r uygulama eğitim planı oluşturulacaktır. U st Yo netim ve Tu m ler, Kaynakları D.B., Kaynakları D.B., Yazılı Prosedu rler Su rec akış şemaları Kurum intranetinde veritabanları 1.Eğitim değerlendirme raporları 2. Eğitim sınav sonuc ları Kurumun tu m mali işlemlemlerini kapsayan bir mali işlemler su recinin Tu m iş ve işlemlerin su rec bazlı yo netilmesi Tu m iş ve işlemlerin su rec bazlı yo netilmesi Tu m iş ve işlemlerin su rec bazlı yo netilmesi

12 Öngörülen veya ler veya KFS9 Görevler ayrılığı:hata, eksiklik, yanlışlık, usulsu zlu k ve yolsuzluk risklerini azaltmak ic in faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi go revleri personel arasında paylaştırılmalıdır. KFS 9.1 Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolu go revleri farklı kişilere verilmelidir. Bazı su rec lerin go revler ayrılığı prensibine uygun olarak yeniden yapılandırılması gerekmektedir. KFS Mu du rlu klerce iş akış şemaları, her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolu go revleri farklı kişilere verilecek şekilde go zden gec irilerek, gerekirse yeniden du zenlenecektir. Go revler ayrılığı ilkesi gereği kesinlikle farklı kişiler tarafından yu ru tu lmesi gereken go revler, tespit edilecek ve ilgili yo neticilere bildirilecektir. lerce personel arasında go revler ayrılığı ilkesine uyulacak şekilde go revler ayrılığını du zenleyen "du zenleyici işlemler " yapılacaktır. Tu m birimler I c Kontrol i, 1.Hukuk Mu şavirliği, Genelge Kurum faaliyetlerinin doğru, etkin ve yu ru lu kteki yasalara uygun yu ru tu lmesi KFS 9.2 Personel sayısının yetersizliği nedeniyle go revler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yo neticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli o nlemleri almalıdır. KFS Personel yetersizliği nedeniyle go revler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı durumlarda, karşılaşılacak risklerin azaltılmasına yo nelik gerekli o nlemler, U st yo netim ve birim yo neticileri tarafından alınacaktır. Tu m Yo neticiler Du zeltici o nlemler raporu Kurum faaliyetlerinin doğru, etkin ve yu ru lu kteki yasalara uygun yu ru tu lmesi KFS10 Hiyerarşik kontroller:yo neticiler, iş ve işlemlerin prosedu rlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. KFS 10.1 Yo neticiler, prosedu rlerin etkili ve su rekli bir şekilde uygulanması ic in gerekli kontrolleri yapmalıdır. Bazı su rec lerdeki yo netici kontrollerinin gerekmektedir. KFS Yo neticiler, birimlerinde yapılan iş ve işlemlerin belirlenen iş su rec leri doğrultusunda yerine getirilip getirilmediği konusunda genel işleyişi temsil edecek bir o rnekleme u zerinden sistematik olarak kontrolleri gerc ekleştirecek ve birim kontrol listesi oluşturacaklardır. Tu m Yo neticileri Kontrol listeleri Tu m kurum genelinde su rec kontrol standartları KFS 10.2 Yo neticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsu zlu klerin giderilmesi ic in gerekli talimatları vermelidir. Bazı su rec lerdeki yo netici kontrolleri ve onay mekanizmalarının gerekmektedir. KFS Yo neticiler, personelin bu tu n iş ve işlemlerini periyodik toplantılar ve/veya raporlama talepleri ile izleyecek, inceleyerek onaylayacak, hataların giderilmesine yo nelik yo nlendirmeleri yapacak, usulsu zlu kleri engellemeye yo nelik mekanizmaları oluşturacak, usulsu zlu klerin tespit edilmesi durumunda gerekli bilgilendirme ve cezalandırma mekanizmalarını işletecektir. Tu m Yo neticileri i, 1. Hukuk Mu şavirliği 1. Toplantı tutanakları, 2. I zleme raporları, 3.Bilgilendirme mesajları Tu m kurum genelinde su rec kontrol standartları KFS11 Faaliyetlerin sürekliliği: I dareler, faaliyetlerin su rekliliğini sağlamaya yo nelik gerekli o nlemleri almalıdır. KFS lerce, yeni bilgi sistemlerine gec iş, yo ntem değişikliklerinin varlığı, mevzuat değişiklikleri gibi durumlarda personele eğitim verilip bilgilendirilecektir. Eğitim değerlendirme formları Tu m kurum genelinde su rec kontrol standartları

13 Öngörülen veya ler veya KFS Kritik go revler ile personel ac ığı nedeniyle hizmette aksama yaşanabilecek go revler tanımlanarak, bu pozisyonlarda go revli personelin yedekleri belirlenecektir. Kaynakları D.B. Kurum faaliyetlerinin su rekliliğini devam ettirecek bir yapı hedeflenmiştir. KFS 11.1 Personel yetersizliği, gec ici veya su rekli olarak go revden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine gec iş, yo ntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanu stu durumlar gibi faaliyetlerin su rekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli o nlemler alınmalıdır. Kurum genelinde gerc ekleştirilen tu m faaliyetler go zden gec irilerek, kritik o neme sahip olanların belirlenmesi, bu faaliyetlerin su rekliliğini tehdit eden fakto rler analiz edilerek gerekli organizasyonun yapılması ve tedbirlerin alınması gerekmektedir. KFS lerce, yeni bilgi sistemlerine gec iş, yo ntem değişikliklerinin varlığı, mevzuat değişiklikleri gibi durumlarda hizmet su rekliliğini sağlayacak o nlemler geliştirilecektir Kurum faaliyetlerinin su rekliliğini devam ettirecek bir yapı hedeflenmiştir. KFS I lgili personel bilgilendirilerek, go revlendirilecektir. Kurum faaliyetlerinin su rekliliğini devam ettirecek bir yapı hedeflenmiştir. KFS 11.2 Gerekli hallerde usulu ne uygun olarak vekil personel go revlendirilmelidir. Mevcut durumda ilgili mevzuat ve du zenlemeler doğrultusundaki uygulamalar makul gu vence sağlamaktadır. Yeni bir du zenleme ve uygulamaya gerek KFS Her bir iş pozisyonu ic in go revden ayrılma durumunda hazırlanacak rapor ic eriğinin ne olacağı ve hangi belge ve bilgilerin devir edileceğine ilişkin kriterler belirlenecektir. i Kriter listesi Kurum faaliyetlerinin su rekliliğini devam ettirecek bir yapı hedeflenmiştir. KFS 11.3 Go revinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de ic eren bir rapor hazırlaması ve bu raporu go revlendirilen personele vermesi yo netici tarafından sağlanmalıdır. KFS Devir teslim protokolu hazırlanması ve imza edilmesi sağlanacaktır. Tu m Yo neticileri Kaynakları D.B. Devir Protokolu Kurum faaliyetlerinin su rekliliğini devam ettirecek bir yapı hedeflenmiştir. KFS12 KFS 12.1 Bilgi sistemleri kontrolleri:i dareler, bilgi sistemlerinin su rekliliğini ve gu venilirliğini sağlamak ic in gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. Bilgi sistemlerinin su rekliliğini ve gu venilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Mevcut kontroller olmakla birlikte yazılı halde değildir. Bunun yanında eksiklikler mevcuttur. KFS KFS Kaynakları D.B. Özlu k I şleri Şube Mu du rlu ğu ne devir teslim protokolu ulaşmaksızın ilişik kesilme (kurumdan ayrılma) işlemleri gerc ekleştirilmeyecektir. Mevcut kontrollerin yazılı hale getirilmesi, kontrol eksiklikleri olan su rec lerin go zden gec irilerek uygun kontrollerin ic in c alışma grubu oluşturularak, bilgi sistemlerinin su rekliliği ve gu venilirliğini sağlayacak o nlemler alınacaktır. Tu m Yo neticileri, Özlu k I şleri Şube Mu du rlu ğu I lişik Kesme Onay Belgesi Bilgi Sistem gu venlik protokolleri Kurum faaliyetlerinin su rekliliğini devam ettirecek bir yapı hedeflenmiştir. Bilgi faaliyetlerin yu ru tu lmesinde verimli ve etkin olarak kullanılması

14 KFS 12.1 KFS 12.2 KFS 12.3 Bilgi sistemlerinin su rekliliğini ve gu venilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsu zlu klerin o nlenmesi, tespit edilmesi ve du zeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır. I dareler bilişim yo netişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir. Mevcut kontroller olmakla birlikte yazılı halde değildir. Bunun yanında eksiklikler mevcuttur. Erişim yetkileri personel bazında ve ilgili daire başkanlığının talebine go re verilmektedir. Tu m kurum personelini kapsayacak şekilde belirlenmiş kullanıcı profilleri ve her bir profilin erişim haklarını go steren yetkilendirme matrisi na ihtiyac duyulmaktadır. lerin kullandığı bilişim sistemlerinin entegrasyonu tamamlanmamıştır. KFS KFS KFS KFS KFS KFS Öngörülen veya ler Bilişim varlıklarının (sunucu, PC vb...) bakım ve yenileme takvimleri verimlilik esasına go re yazılı olarak hazırlanacaktır. Go rev/yetki matrisi c alışması yapılarak kullanıcı profilleri belirlenecek ve erişim yetkileri bu matrise go re yeniden verilecektir. Mevcut yetkilendirmeler go zden gec irilerek, yetkilendirme gu ncellenen su rec ler ele alınarak yeniden du zenlenecektir. Yetki izleme ve yetkisiz işlem raporları tasarlanarak, periyodik olarak ilgililerine go nderilecektir. Kurumsal Yo netim Bilişim mevcut durum ve ihtiyac larını ortaya c ıkaracak ihtiyac analizi gerc ekleştirilecektir. Bilgi gu venliği standartı olan ISO:27001 belgesi alınması ic in gerekli c alışmalar yapılacaktır. veya Bakım ve yenileme programları Kullanıcı profil matirsi Yetki aşım/kayıt raporları I htiyac Analiz raporları Standart Do ku manları Bilgi faaliyetlerin yu ru tu lmesinde verimli ve etkin olarak kullanılması Bilgi faaliyetlerin yu ru tu lmesinde verimli ve etkin olarak kullanılması Bilgi faaliyetlerin yu ru tu lmesinde verimli ve etkin olarak kullanılması Bilgi faaliyetlerin yu ru tu lmesinde verimli ve etkin olarak kullanılması Bilgi faaliyetlerin yu ru tu lmesinde verimli ve etkin olarak kullanılması Bilgi faaliyetlerin yu ru tu lmesinde verimli ve etkin olarak kullanılması

15 BURSA SU VE KANALİZASYON İDARESİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI 4- BİLGİ VE İLETİŞİM Standart Öngörülen veya ler veya BİS13 BI S 13.1 BI S 13.2 Bilgi ve iletişim: I dareler, birimlerinin ve c alışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma su rec lerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. I darelerde, yatay ve dikey ic iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve su rekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır. Yo neticiler ve personel, go revlerini yerine getirebilmeleri ic in gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir. I c yazışmalar, Doku man Yo netim sistemi (DYS) ve e-posta sistemiyle bilgi ve belge akışı sağlanmaktadır. Ancak daha verimli ve etkin kullanıma yo nelik c alışma yapılmalıdır. Özellikle yasal yu ku mlu lu klerin zamanında yerine getirilebilmesi ic in birimlerin birbirlerin u rettiği bilgi ve belgelerin eksiksiz akışının sağlanması konusunda aksaklıklar yaşanabilmektedir. BI S BI S BI S BI S BI S Dış iletişimi arttıracak kaynakların (dergi, web site, bu lten vb...) daha iyi kullanılmasına yo nelik yeni projeler geliştirilecektir. Yatay ic iletişimi arttırmak ic in tu m birimlerin kendi ic lerinde du zenli toplantılar yapılacaktır. Dikey ic iletişimi arttırmak ic in periyodik olarak birim yo neticileri ve u st yo netimle toplantılar du zenlenecekitr. Yo netici ve personelin go revlerini yerine getirebilmeleri ic in gereksinim duydukları her tu rlu mevzuat ile iş, işlem, yo nerge ve talimatların kategorize edilerek internet u zerinden erişilebilir hale getirebilecek bir sistem kurulacaktır. I dare Yo neticileri ve personelin ihtiyac duyduğu bilgileri ve raporları u retebilecek ve analiz yapma imkanı sağlayan Yo netim Bilgi Sistemi geliştirilecektir. Basın ve Halkla I lişkiler Şube Mu du rlu ğu Tu m Yo neticileri Tu m Yo neticileri 1. Hukuk Mu şavirliği,,, D.B. Proje raporları Toplantı tutanakları Toplantı tutanakları Kurumun dış ve ic paydaşlarıyla iletişiminin Kurumun dış ve ic paydaşlarıyla iletişiminin Kurumun dış ve ic paydaşlarıyla iletişiminin

16 BI S 13.2 Yo neticiler ve personel, go revlerini yerine getirebilmeleri ic in gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir. Özellikle yasal Mevcut yu ku mlu lu klerin Durum zamanında yerine getirilebilmesi ic in birimlerin birbirlerin u rettiği bilgi ve belgelerin eksiksiz akışının sağlanması konusunda aksaklıklar yaşanabilmektedir. BI S Öngörülen veya ler lerin go revlerini yerine getirebilmek ic in ihtiyac duyduğu diğer birimlerce u retilen bilgi ve belgelere zamanında ulaşabilmesi ic in ilişkili go revler belirlenerek koordine c alışmalarını sağlayacak tedbirler alınacaktır. veya BI S 13.3 BI S 13.4 Bilgiler doğru, gu venilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır. Yo neticiler ve ilgili personel, performans programı ve bu tc enin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir. ler arası bilgi ve belge akışında hata / eksiklikler yaşanabilmektedir. Bu hususta gereken alanlar mevcuttur. Bu konuda geliştirmeye ihtiyac duyulmaktadır. BI S BI S BI S BI S Koordineli go revlerin işleyişine ilşkin eğitimler du zenlenecektir. Bilgilerin doğru, gu venilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olması ic in birimlerin faaliyet alanları ile ilgili bilgiler belirlenerek uygun periyotlarda gu ncellenmesi sağlanacaktır. Her birim kendi sorumluluğunda olan ya da u rettiği ve başka birimlerce kullanılan bilgilerin doğru, gu venilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmasını sağlayacak tedbirleri uygulayacaktır. ler kendi bu tc elerinin uygulanması ve kaynak kullanımına ilişkin takip mekanizması kuracaklardır. 1.Bu tc e takip raporları, 2. Bu tc e gerc ekleşme raporları BI S 13.5 Yo netim bilgi sistemi, yo netimin ihtiyac duyduğu gerekli bilgileri ve raporları u retebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır. Kurumda Yo netim Bilgi Sistemi mevcut değildir. BI S Bo lu m/birim performanslarının daha kapsamlı şekilde takip edilebileceği, Yo netim Bilgi Sistemlerini tek bir veri yo netim sisteminde toplayacak ERP (Yo netim Kaynak Planlama) sistemi kurulacaktır., Bilgi I şlem U st Yo netim ERP raporları BI S 13.6 Yo neticiler, idarenin misyon, vizyon ve amac ları c erc evesinde beklentilerini go rev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir. Web sitesinde ve faaliyet raporlarında kurumun misyon, vizyon ve amac ları tu m paydaşlara bildirilmiştir. BI S BI S Stratejik planda yer alan amac, hedef ve faaliyetler ile ilgili yo netim beklentilerinin tu m personele aktarılması ic in u st yo netim tarafından bilgilendirme toplantıları yapılacaktır. Sadece personelin sorun ve o nerilerinin derleneceği periyodik değerlendirme toplantıları yapılacaktır. U st yo netim, U st yo netim, Raporlar Tu m Yo neticileri BI S 13.7 I darenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, o neri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır. Şikayet Öneri Sistemine hem vatandaş hem de kurum c alışanlarınca giriş yapılabilmektedir.

17 Öngörülen veya ler veya BI S 13.7 I darenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, o neri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır. Şikayet Öneri Sistemine hem vatandaş hem de kurum c alışanlarınca giriş yapılabilmektedir. BI S Sadece personelin sorun ve o nerilerinin derleneceği periyodik değerlendirme toplantıları yapılacaktır. Basın ve Halkla I lişkiler Şube Mu du rlu ğu BI S Ac ık kapı politikası uygulanacak, personelin birim ic i toplantılar ve Çalışan/Genel Mu du r- Genel Mu du r Yrd.- Başkanı go ru şmeleri ile sorunlarını iletebilmeleri sağlanacaktır. U st yo netim, Tu m Yo neticileri BİS14 Raporlama:I darenin amac, hedef, go sterge ve faaliyetleri ile sonuc ları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. BI S 14.1 I dareler, her yıl, amac ları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yu ku mlu lu kleri ve performans programlarını kamuoyuna ac ıklamalıdır. Kurumun faaliyet raporu ve performans raporu her yıl kurumsal web sitesi aracılığıyla kamuoyuna ac ıklanmaktadır. Yeni bir du zenleme ve uygulamaya gerek BI S 14.2 I dareler, bu tc elerinin ilk altı aylık uygulama sonuc ları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna ac ıklamalıdır. Kurumun, bu tc elerinin ilk altı aylık uygulama sonuc larını, ikinci altı aya ilişkin beklentilerini ve hedefler ile faaliyetlerini kurumsal web sitesi aracılığıyla kamuoyuna ac ıklamaktadır. Yeni bir du zenleme ve uygulamaya gerek BI S 14.3 Faaliyet sonuc ları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda go sterilmeli ve duyurulmalıdır. Yıllık faaliyet raporunda, faaliyet sonuc ları ve değerlendirmelere yer verilmektedir. Yeni bir du zenleme ve uygulamaya gerek BI S 14.4 Faaliyetlerin go zetimi amacıyla idare ic inde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, go revleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir. Yazılı olarak belirlenmiş bir raporlama ağı mevcut değildir. BI S BI S Kurum ast-u st ilişkisi ic erisindeki yatay ve dikey raporlama hatları (kim tarafından kime), periyotları, sunuş bic imi (yazılı, so zlu ) ve rapor tipleri belirlenerek yazılı doku man haline getirilecektir. Go rev ve faaliyetlere ilişkin hazırlanması gereken raporlar hakkında yazılı ve diğer yo ntemlerle ilgili birim personelinin bilgilendirilmesi sağlanacaktır., Kay. Ve Eğt.D.Bşk., Kay. Ve Eğt.D.Bşk. Faaliyet raporları I c genelge Kurumda raporlama sistemi Kurumda raporlama sistemi BİS15 Kayıt ve dosyalama sistemi:i dareler, gelen ve giden her tu rlu evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve gu ncel bir sisteme sahip olmalıdır.

18 Öngörülen veya ler veya BI S 15.1 Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare ic i haberleşmeyi kapsamalıdır. Doku man Yo netim sistemi mevcut olup, kağıt ortamındaki bilgilerin de Elektronik Arşiv sistemine aktarılması projesi devam etmektedir. Arşiv Bilgi Yo netim sistemi BI S eylem gerc ekleştirilecektir., Eğitim, I c Denetim i, 1. Hukuk Mu şavirliği ve diğer birimler. Kurumda yazışma ve arşiv tamamıyla elektronik ortama taşınması BI S 15.2 BI S 15.3 BI S 15.4 BI S 15.5 Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve gu ncel olmalı, yo netici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin gu venliğini ve korunmasını sağlamalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır. Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir. Makul gu vence sağlanmaktadır. lerde gelen ve giden evraklar dosyalama standarlarına tam olarak uygun dosyalanmamaktadır. Makul gu vence sağlanmaktadır. BI S BI S Kayıt ve dosyalama sisteminde, kişisel verilerin, gizlilik ic eren bilgi ve belgelerin gu venliği sağlanacak şekilde gerekli o nlemleri alacak mekanizmalar geliştirilecektir. Tu m birimlerde evrak kayıt ve dosyalama işlemlerinin standartlara uygun yapılması ic in ilgili personele eğitimler verilecektir. Eğitim do ku manı Yeni bir du zenleme ve uygulamaya gerek Kurumda yazışma ve arşiv tamamıyla elektronik ortama taşınması Kurumda yazışma ve arşiv tamamıyla elektronik ortama taşınması Yeni bir du zenleme ve uygulamaya gerek BI S 15.6 I darenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve doku mantasyon sistemi oluşturulmalıdır. BI S Belge yo netim sistemleri ve uygulamalarına; iş ve işlemlerinin kaydına, sınıflandırılmasına, korunmasına ve erişimine ilişkin standartlara go re belirlenecek ve bu standartlara uygun olarak arşiv ve doku mantasyon sistemi geliştirilecektir. Eğitim, 1. Hukuk Mu şavirliği, i Kurumda yazışma ve arşiv tamamıyla elektronik ortama taşınması BİS16 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi:i dareler, hata, usulsu zlu k ve yolsuzlukların belirlenen bir du zen ic inde bildirilmesini sağlayacak yo ntemler oluşturmalıdır.

19 Öngörülen veya ler veya BI S 16.1 Hata, usulsu zlu k ve yolsuzlukların bildirim yo ntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır. Kurumun bu genel şarta uygun bir sistemi mevcut değildir. BI S Hata, usulsu zlu k ve yolsuzlukların bildirim yo ntemleri belirlenecek ve personele yazılı olarak duyurulacaktır. Teftiş Kurulu, U st Yo netim i, Genelge Kurumda kamu go revlileri etik yo netmeliği ilkelerine uygun şeffaf bir c alışma ortamı BI S 16.2 Yo neticiler, bildirilen hata, usulsu zlu k ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır. BI S Yo neticiler bildirilen hata, usulsu zlu k ve yolsuzlukları mevzuat c erc evesinde değerlendirerek gerekli işlemleri yapmaları yolunda bilgilendirilecek ve bilgilendirme c erc evesinde hareket etmeleri, yeterli incelemenin yapılabilmesi ic in ilgili birimleri bilgilendirmeleri sağlanacaktır. Tu m Yo neticileri Teftiş Kurulu Kurumda kamu go revlileri etik yo netmeliği ilkelerine uygun şeffaf bir c alışma ortamı BI S 16.3 Hata, usulsu zlu k ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır. BI S Hata, usulsu zlu k ve yolsuzlukları bildiren personelin bu bildiriminden dolayı herhangi bir olumsuz muameleyle karşılaşmaması ic in, bildirim yapan personelin başvurusuna ilişkin gizlilik kuralları ic erisinde yo neticilerce gerekli tedbirler alınacak, bildirim yolu ac ık tutulacaktır. Kurumda kamu go revlileri etik yo netmeliği ilkelerine uygun şeffaf bir c alışma ortamı

20 BURSA SU VE KANALİZASYON İDARESİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI 5- İZLEME Standart Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Öngörülen veya ler veya İS17 I S 17.1 I S 17.2 İS17 I S 17.1 I S 17.2 İç kontrolün değerlendirilmesi:i dareler ic kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. sistemi, su rekli izleme veya o zel bir değerlendirme yapma veya bu iki yo ntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir. u n eksik yo nleri ile uygun olmayan kontrol yo ntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli o nlemlerin alınması konusunda su rec ve yo ntem belirlenmelidir. I c Kontrol Sisteminin o ngo rdu ğu makul gu vence ile, I c Kontrol Sistemi c alışmaları başlatılmıştır. I c Kontrol Sisteminin o ngo rdu ğu makul gu vence ile, I c Kontrol Sistemi c alışmaları başlatılmıştır. I S I S I S I S I S I S I c Kontrol c alışma alanında su rekli izlenecek alanların (risk belirleme, o nceliklendirme, kontrol faaliyetleri vb...) belirlenerek değerlendirilmesi sağlanacaktır. I c Kontrol c alışma alanında o zel değerlendirme yapılacak alanların (kontrol ortamı, amac ve hedefler vb...) belirlenerek değerlendirilmesi sağlanacaktır. işleyişine ilişkin periyodik aralıklarla tu m birimlerle c alışmalar yapılacaktır. Hazırlanacak olan eylem planı sonuc ları go zlemlenecektir. I c Kontrol I zleme ve Değerlendirme Rehberi hazırlanarak birimlere dağıtılacaktır. Mevcut su rec lerdeki kontrolleri değerlendirecek ve yeni kontroller geliştirecek sorumlular belirlenecektir. Geliştirilen kontrol yo ntemlerinden uygun olmayanların tespitine ilişkin c alışmalar gerc ekleştirilecektir. eksik yo nleri vatandaş şikayet istek ve o nerileri, ic ve dış denetim raporlarının değerlendirilmesi sonucunda ortaya c ıkan uygunsuzluklara ilişkin du zenleyici ve du zeltici o nlemlerin alınması sağlanacaktır. I c Kontrol i I c Kontrol i I c Kontrol i I c Kontrol i Tu m Yo neticiler i, I c Kontrol su 1.Risk toplantıları, 2.Risk haritaları 1.Takip raporları 2.I c Kontrol I zleme ve Değerlendirme Rehberi Genelge planları planları