ECZANE TEKNİSYENİ yetkinlik klavuzu

Transkript

1 ECZANE TEKNİSYENİ yetkinlik klavuzu T A N I M I İ Ş G E R E K L E R İ ( Ç a l ı ş a n P r o f i l i ) İ Ş T A N I M I ( İ ş P r o f i l i ) - Y E T K İ N L İ K L E R

2 2 POZİSYON TANIMI Eczane Teknisyeni Eczaneye gelen müşteriyi karşılayan, eczane hizmetlerinde doktorlarca düzenlenen reçetelerde yer alan hazır ilaçları müşteriye sunan,iş kayıtlarını tutan ve ilaç satış işlemini yapan, eczacı teknisyenliği sertifikasına sahip hasta/müşteri ile bire bir iletişim içinde olan eczacı yardımcısıdır. İŞ GEREKLERİ ÇALIŞAN PROFİLİ YETKİNLİKLER o En az lise veya tercihen yüksek okul / üniversite mezunu olmak. o Eczane teknisyenliği sertifikasına sahip olmak. o 19 yaşından büyük olmak. o Erkek adaylar için tercihen askerlik hizmetini tamamlamış olmak. o Office programlarını kullanabilmek. o Mevzuat, SGK prosedürleri (reçete ve ödemesi olmayan ilaçlar) ve ekranları konusunda bilgili olmak, kişisel temizliği ve dış görünüşü düzgün, dikkatli, düzenli, güleryüzlü olmak. 1. Müşteri odaklılık, 2. İletişim becerileri ve ilişki yönetimi, 3. Gelişim, değişim ve öğrenmeye açıklık, 4. Ekip çalışması, 5. Sistemli çalışma ve sistematik iş planlama, 6. Sorumluluk alma ve inisiyatif kullanma, 7. Sonuç odaklılık problem çözme, 8. Mevzuat bilgisi ve uygulama, 9. İlaç ve ilaç dışı ürünleri hakkında bilgi, 10. Temsil yeteneği, 11. Hesap verebilirlik,

3 3 İŞ TANIMI İŞ PROFİLİ ( GÖREV ve YETKİLER) o Eczaneye gelen hasta ve hasta yakınlarını karşılayıp reçetede yer alan ilaçları hazırlayıp hastaya sunmak o Resmi veya özel kurum/kuruluş sigorta reçeteleri için kurumların ilgili web sayfalarına girerek yazılı ya da telefonla sözlü onay almak suretiyle reçetede yazılı olan ilaçları, belirlenen esas ve kurallar çercevesinde, hasta veya hasta yakınlarına vermek. o Herhangi bir resmi kurum veya özel sigortası olmayan hastaların reçetelerinde yer alan ilaçları hasta veya hasta yakınlarına vermek. o Reçetede yazılı bilgiler ile ilaçların kullanımı hakkında hasta ya da hasta yakınlarını bilgilendirmek ve sorularını yanıtlamak. o Reçetesiz satılan ilaçlar hakkında hasta ve hasta yakınlarını bilgilendirmek ve gerekli olan durumlarda hastaya en uygun ürünü önermek. o Tüm ilaç ve ilaç dışı ürünlerin stoklarını takip etmek, gereksinimleri belirlemek ve ilgili depo/şirketlere zamanında ve eksiksiz olarak siparişlerini vermek. o Eczaneye giriş yapan tüm ürünlerin sipariş formu ve fatura ile uyumunu kontrol etmek ve raflanmasını sağlamak. o Eczanede mevcut bulunan her türlü ürünün son kullanma tarihlerini periyodik olarak kontrol ve takip etmek. o Miadı geçen ürünleri belirlemek ve eczacı ile birlikte yasal kurallar ve yöntemler çercevesinde imha edilmesini sağlamak. o Anlaşmalı kurum reçetelerinin belirlenen ve ilgili esaslar çerçevesinde düzenlenmesi, listelenmesi, paketlenmesi ve kuruma gönderilmesini/teslimini sağlamak. o Fiyatı değişen ilaçların yeni fiyatlarının güncellenmesini, bilgisayar sistemine girişini ve yasal etiket kullanarak etiketlenmesini sağlamak. o Eczaneye giren ilaç dışı ve diğer ürünlerin fiyatlarını kontrol etmek, yasal kar oranını da dikkate alarak eczacı ile birlikte gerekirse yeni fiyatları belirlemek, eski fiyatların güncellenmesini, yeni fiyatların bilgisayar sistemine girişini ve yasal etiket kullanarak etiketlenmesini sağlamak. o Eczanenin laboratuar bölümünde kullanılan malzemenin temizliğini ve gerektiğinde sterilizasyonunu yapmak.

4 4 o Buzdolabının ısısını, eczanenin ısı ve nem oranlarını belirlenen standartlar çerçevesinde ölçmek ve kaydetmek, o Kişiye özel majistral ilaçların hazırlanması söz konusu olduğunda gerekli madde ve malzemeleri hazırlamak, son kontrolü eczacı tarafından yapılmak şartıyla, banko üzerine çıkartılmasını sağlamak. o İlaç hammadde temininde eczacıya yardımcı olmak. o Reçete kayıt defterini düzenlemek ve takip edilmesi gereken ilaçlarla ilgili reçetelerin kaydını tutmak. o Ölçü ve tartı aletlerinin periyodik bakımını yapmak, periyodik muayenelerinin yapılmasını sağlamak. o Eczaneye ait her türlü fatura düzenlemek, fiş kesmek, ve kredili satışlarda POS cihazını kullanmak. o Eczanede çalışan yardımcı elemanlar arasında Eczacı ile mutabık kalınan esaslar çercevesinde iş bölümü yapmak. o Eczacı ile birlikte işçi sağlığı ve güvenliğine ilişkin önlemler almak veya alınmasını sağlamak. Eczanede bulunan belgelerin arşivini düzenlemek. o Eczanenin tüm iş ve işlemleri ile ilgili bilgisayar programlarını kullanmak.( ürün girişleri, fatura aktarımı, fiyat güncelleme, ürün miad ve stok kontrolü, hasta kayıt bilgilerinin tutulması, güncelleştirilmesi, provizyon alınması vb.) o Telefonlara cevap vermek. o Eczane genel temizliğini ve düzenini sağlamak. o Rafların düzeni ve temizliğini sağlamak. o Eczane vitrininin düzenlenmesini sağlamak. o Nöbetçi eczane duyurusunu eczanenin vitrinine asılmasını sağlamak.

5 5 KAZANILAN DAVRANIŞ BİÇİMLERİ ( YETKİNLİKLERE BAĞLI ) 1) MÜŞTERİ ODAKLILIK o iç ve dış müşterilerin gereksinimleri ve beklentileri konusuna büyük önem verir. o müşterileri dinler, anlar ve müşteri için önemli olan konulara gerçekten öncelik verildiği konusunda kendisini ikna eder. o müşterilerin gereksinimlerini en etkin şekilde tespit ederek kaliteli hizmet sunar o müşteriye empati gösterir, sorunları müşteri açısından görebilir, bu sorunlara etkin ve hızlı çözümler bulur, o açık ve direkt iletişim becerilerini kullanarak, müşterinin güvenini kazanır ( etkin dinleme becerilerini kullanmak, zamanında geri bildirim sağlamak) o müşterinin eczane için öneminin farkındadır, müşteri memnuniyetini arttırmak için önerilerde bulunur, o müşteri odaklı hizmet anlayışını benimser ve müşterilerden geri bildirim alır, şikayetlerine önem verir ve hizmet kalitesini geliştirir, o müşteri beklenti ve gereksinimlerindeki değişmelere hızla uyum gösterir ve müşteri tatminini karşılamak üzere bireysel sorumluluk üstlenerek uygun kaynakları harekete geçirir, o müşteri ilişkilerinde nezaket kurallarına uyar, onlarla açık ve etkili iletişimde bulunur. o müşteri /hastayı göz teması kurarak karşılar, o müşteri /hastaya ismi ile hitap eder (Ayşe Hanım, Murat Bey vb.).müşteri /hasta ile olan ilişkiyi sürdürülebilir kılmak için güvene dayalı ilişkiler kurar o müşterilerin özel alanlarına saygı duyar ve bunları korur, o mevcut müşterileri elde tutmaya çalışmak daha az maliyetli olduğu için verimlilik açısından uzun vadeli ilişkiler kurar ve yönetmeye çalışır.

6 6 2) İLETİŞİM BECERİLERİ ve İLİŞKİ YÖNETİMİ o Sözlü ve yazılı iletişim araçları ile beden dilini etkili bir tarzda kullanarak düşünce ve duygularını açıkça ifade eder, bilgi ve görüşlerini etkili ve anlaşılır biçimde aktarır. o Bilgi alışverişini doğru kişilerle, doğru iletişim araçlarıyla, zamanında ve eksiksiz yapar, o Yazılı ve sözlü iletişimde eczane standart ve kurallarına dikkat eder, o Dinlemeye önem verir, karşısındaki aktif dinler ( etkin ve ilgiyle dinler), o Zor ve karmaşık mesajları anlar ve karşı tarafın da anlamasını sağlar, o Farklı ortam ve kişilere uygun bir dil ve yaklaşım kullanır, o Soru sorma becerilerini etkinlikle kullanır, o Tüm iç ve dış paydaşlar (eczacı, hasta, hasta yakını, ekip arkadaşları, tedarikçiler vb.) etkin iletişim kurar o Güleryüzlü ve iletişimde Türkçeyi doğru kullanan bir diksiyona sahip olmalıdır. o Kendini doğru ifade edebilme becerisine sahiptir, o Empati yapabilme becerisine sahiptir, o Hoşgörülü, önyargısız ve eleştirilere açıktır, o Beden dilini ses vurgu ve tonlamayı doğru kullanmalıdır, o Müşterinin /Hastanın ihtiyaç ve beklentilerini doğru analiz edebilmeli ve faydayı sunmaya yönelik bir çaba içerisinde olmalıdır.

7 7 3) GELİŞİM, DEĞİŞİM ve ÖĞRENMEYE AÇIKLIK o Konusu ile ilgili yeni bilgiler edinir, becerilerini geliştirir, güncel kalabilmek için öğrenmeye istekli ve araştırmacıdır. o Bilmediğini öğrenmek için çaba gösterir ya da diğerlerine danışır. o İşi ve sosyal yaşamla ilgili bilgisini ve becerilerini artırmak için istekli ve araştırmacıdır. o Kendini geliştirmek için farklı görev ve sorumluluklar üstlenmeye isteklidir. o İşiyle ilgili geri bildirim almak ister ve eleştiriye açıktır. o Kendisindeki güçlü ve iyileştirmeye açık alanlarının farkındadır, o İyileştirmeye açık alanlarını geliştirmek için çaba gösterir ve talepte bulunur. o Yenilikleri takip eder ve konusu ile ilgili eğitimlere katılmaya isteklidir. o Bilgiyi paylaşmaktan mutluluk duyar. o Öğrendiklerini kendi hayatına ve çalıştığı eczaneye entegre edebilme becerine sahiptir.

8 8 4) EKİP ÇALIŞMASI o Empati gösterir; kendi objektifliğini yitirmeden olayları, karşısında ki insanın içinde bulunduğu durumu ve onun görüş açısını dikkate alarak değerlendirir, o Yapıcı eleştirilerde bulunur, o Güçlü bir iletişim sergiler, o Ekip çalışmasına destek olur ve ekibin aldığı kararları sahiplenir, o Ekibin diğer üyelerinin görüşlerine saygı duyar ve değer verir, o Ekip üyelerine yardımcı olur, o Ekip üyeleri ile bilgi paylaşımına önem verir, o Ortaya çıkan çatışma durumlarında pozitif davranış biçimi göstererek uzlaşma veya işbirliği yolunu seçer, o Ekip çalışmalarında esnek ve uyumlu davranış biçimi sergiler, o Ekip üyelerine karşı şeffaf ve dürüst davranır, o Ekip ruhuna sahiptir. o Ekip arkadaşlarının da gelişim ve değişimine katkıda bulunur. o Farklı bakış açılarının ekibe katkısının olacağının bilincindedir.

9 9 5) SİSTEMLİ ÇALIŞMA SİSTEMATİK İŞ PLANLAMA o Zamanı iyi yönetir, o Günlük, haftalık ve aylık program yapabilme yeteneğine sahiptir, o İşlerinde önceliklendirme yapabilir, o Bekleyen işler listesi oluşturarak bu işleri zamanında tamamlar, o Rutin ve rutin dışı tüm işleri, belirlenen esaslar çercevesinde maksimum özen ve dikkati göstermek suretiyle zamanında yerine getirir, o İşinin gerektirdiği tüm detaylara önem verir ve bu konuda üzerine düşeni yapar, o Kendi yetki ve sorumlulukları dahilinde bulunan tüm raporlamaları/onay işlemlerini zamanında düzenler, o İş disiplinine sahiptir, 6) SORUMLULUK ALMA ve İNİSİYATİF KULLANMA o üzerine düşen görevleri yerine getirir ve kendine ait bir olayın başkaları üzerindeki etkilerinin sonuçlarını üstlenir, o başkalarının haklarına saygı gösterir, o kendi davranışlarının sonuçlarına sahip çıkar, o eczanedeki her türlü süreçte sorumluluk bilincindedir. o yetki ve görev sınırları içinde başkalarının yardımı ya da önerisi olmaksızın kendi başına davranır ve karar verebilir, o olaylar karşısında pasif bir şekilde durumu kabullenmek yerine seçenekler oluşturur ve bunları hayata geçirir. o eczaneyi sahiplenir, o eczanenin lehine olacak hertürlü kararda insiyatif kullanabilir,

10 10 7) SONUÇ ODAKLILIK ve PROBLEM ÇÖZME o karşısına çıkabilecek engelleri önceden tahmin eder ve olunca ne yapabileceğinizi düşünmeye çalışır. o işinde karşılaştığı sorunları çözmek, sonuç almak için çaba gösterir ve olaylara yapıcı tarzda yaklaşır. o sorumluluğunda olan işi gereklerine uygun olarak yürütür ve zamanında sonuçlandırılmasını sağlar,sorunlardan yılmaz, görevlerini yarım bırakmaz, o İşini yaparken planlı bir şekilde çalışır, hedeflerden sapmaları ve yaşanan güçlükleri çözülmesi gereken sorunlar olarak görür ve alternatif çözüm yolları üretir o sorunları çözmek için ihtiyaç duyduğu kaynakları bilir, analiz eder, bunlardan sistematik bir biçimde yararlanır o alternatifler yaratmak süretiyle mevcut soruna yaklaşır o analiz ve gözlem becerisiyle sorunları fark eder o bütünü görerek ihtiyaca uygun çözümler geliştirir o probleme sebep olan noktalara yoğunlaşır. o suçlu aramaz.

11 11 8) MEVZUAT BİLGİSİ ve UYGULAMA o Güncel SGK - SUT bilgisine sahiptir, SGK reçetelerini bu kriterler çercevesinde karşılar/verir, o SGK SUT değişikliklerinden haberdar olup, takip eder ve geçerlilik tarihlerine uygun olarak reçeteleri kabul eder/karşılar, o Raporlu ilaçlara ait reçetelerin rapor uyumu/reçete verme koşullarını dikkate alarak işlem yapar, o SUT un bedeli ödenecek ilaçlar listesinde yapılacak düzenlemeler hakkında bilgiye sahiptir ve gerekli aksiyonları alır, o Ürün geri çekme esaslarına (özellikle 2.derece B seviyesi) ait bilgiye ve bu uygulama amaçları ile ilgili yayınlanan bilgilendirmelere sahiptir ve bu konuyu takip ederek gerekli aksiyonları alır. o Tüm resmi kurum ve kuruluşlara ait ilaç verilme ilkelerini bilir ve reçeteleri belirtilen ilaç verme koşullarına uygun olarak hazırlayarak hastaya verir, o Resmi kurumlara gönderilecek reçete paketleri hakkında belirlenen kurallar hakkında bilgi sahiptir ve gerekli olan hazırlıkları yaparak gönderimleri gerçekleştirir. o Her bir özel sigorta ve özel kurum/kuruluşlarına ait ilaç verme koşulları bilgisine sahiptir ve güncelleme/değişiklikleri takip eder, o Özel kurum ve kuruluşlara ait reçeteleri ilgili kurumun ilaç temin ilkelerine göre karşılar, o Kırmızı, yeşil, beyaz, mor ve turuncu reçete ile satılan ilaçlar ile A-B-C Grubu Sıralı ve C Grubu Yurtdışı reçetelerine ait güncel yönetmelik bilgilerine sahiptir ve bu esaslar çerçevesinde ilaçları verir, o Tüm resmi ve özel kurum/kuruluşların sözlü provizyon alma kuralları hakkında bilgi sahibidir ve bu kurallar çercevesinde geçerli olan sözlü provizyonları alır, o Güncel fiyat kararnameleri / yönetmelikleri hakkında bilgiye sahiptir ve söz konusu değişikleri / güncellemeleri yakından takip eder, o İlaçların KÜB ve HKT ile ilgili bilgi sahibi olmak ve değişiklikleri takip etmek. o T.C. Sağlık Bakanlığı, İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu ile T.C. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı, Sosyal Güvenlik Kurumu tarafından yayınlanan duyuruları takip ederek gerekli olan durumlarda aksiyonları alır, o Meslek kuruluşları (Eczacı Odası, Türk Eczacılar Birliği vb.) tarafından yayınlanan duyuru/haber/bültenleri takip eder ve gerekli olan durumlarda aksiyon alır, o İlaç depoları tarafından yayınlanan iade ürün, kamu kurum iskontosu değişen ürünler için yapılacak uygulama vb. benzeri konularda bilgi sahibidir ve belirlenen esaslar çercevesinde hareket eder, o eczane teftişleri için uyulması gereken konular ve yapılması gereken hususlarda bilgi sahibidir,

12 12 9) İLAÇ ve İLAÇ DIŞI ÜRÜNLER HAKKINDA BİLGİ o İlaçların hangi terapötik gruplara girdiğini bilir, o İlaçların Hasta Kullanım Talimatı (HKT) ve Kısa Ürün Bilgisi (KÜB) de yazan bilgilerine hakimdir, o İlaçların etki mekanizmaları, endikasyonları, yan etkileri, kontrendikasyonları, dozajı, uyarılar ve önlemleri, ticari şekilleri hakkında genel bir bilgiye sahiptir, o İlaçların hangi reçete grubuna (beyaz, kırmızı, mor, turuncu vs.gibi) girdiğini bilir ve bu reçete grupların düzenlenme kurallarına göre hareket eder, o Sorumluluk alanına giren (medikal, besin desteği, ıtriyat, v.b) ürünlerin içerik, kullanım alanı, kullanım şekli işleyiş ve etkilerini bilir. o Sorumluluk alanına giren ürünlerle ilgili soruları etkin karşılayabilir. o Müşterinin ihtiyacını karşılayacak ürün alternatifleri arasından en uygun olanı seçer. o Gerektiğinde alternatif sunabilir. o Birlikte kullanılacak diğer ürünleri bilir ve sunar. o Hangi ürünün nereden temin edileceğini bilir. o Aynı kategoriden tercih edilen markaları bilir. o Ürünlerin fiyatlarını bilir. o Ürün taleplerinin mevsimsel, dönemsel değişikliklerini bilir.

13 13 10) TEMSİL YETENEĞİ o Sağlığına ve kişisel temizliğine (saç, cilt, eller, diş) dikkat eder. Saçlar uzun ise derli topludur. o Kılık ve kıyafetine özen gösterir. o Hareket ve davranışlarına önem verir. o Konuşma şekli saygılı ve empatiktir. o Görgü ve nezaket kurallarına uyumludur. o İş ahlakı ve iş disiplinine sahiptir, hak ve adalet prensiplerini benimseyerek uygular. o Tertipli ve düzenlidir. o Sorun yaratmak yerine çözüme yardımcı olur. o Aidiyet duygusu taşır. Eczanenin bir parçası olduğunu hisseder ve benimser. o Eczane dışında olduğu zamanlarda çalıştığı eczanenın imajını zedeleyecek hal ve hareketlerden kaçınır.. o Eczaneye girenlere hizmet yaparken hassas ve güler yüzlü davranır.

14 14 11) HESAP VEREBİLİRLİK o Tüm resmi ve özel kurum/kuruluşlara götürülen evrak/dosya için evrak teslim alındı kaydına ait evrağın eczacıya/eczane yetkilisine teslim eder, o Eczane adına gerçekleştirilen her türlü mal ve hizmet alımlarında fatura/kasa fişi alır ve eczacıya/eczane yetkilisine teslim eder, o Eczane takaslarında alınan ilacın teslim edildiğine ait bilgi/dökümanın eczacıya/eczane yetkilisine verir, o Eczaneyi telefon ile arayan dış paydaşlar ile ilgili gerekli olduğu durumlarda not alır ve eczane yetkilisine zamanında iletir, o Eczaneden gönderilen faksların gittiğine dair teyit raporunu eczane yetkilisine verir.