4.Yükseköğretim Kurumları Strateji Geliştirme Daire Başkanları Toplantısı BURSA. BİLGİ ve İLETİŞİM

Transkript

1 4.Yükseköğretim Kurumları Strateji Geliştirme Daire Başkanları Toplantısı BURSA BİLGİ ve İLETİŞİM

2 SUNUM PLANI GENEL OLARAK BİLGİ VE İLETİŞİM BİLGİVE İLETİŞİM STANDARTLARI BİLGİ VE İLETİŞİM RAPORLAMA KAYIT VE DOSYALAMA SİSTEMİ HATA, USULSÜZLÜK VE YOLSUZLUKLARIN BİLDİRİLMESİ SONUÇ 2

3 Genel Olarak Bilgi ve İletişim -Bilginin literatürde yüzlerce tanımı vardır. Konumuzla ilgili slogan tanımlardan bazıları şunlardır: Bilgi, Gereksinim duyduğumuz şeydir. Bilgi, İlerlemedir. / Bilgi, Kalkınmadır. Bilgi, Egemen olmadır. Bilgi, güçtür. / Bilgi, Güçlü olmadır. Bilgi, Yönetebilme gücüdür. / Bilmediğiniz şeyi yönetemezsiniz. -İletişim ise kısaca; İletişim, Bilgi alış-verişidir / Bildirişimdir. 3

4 Bilgi Niçin Önemli? Bilgi, Çalışanların görev ve sorumluluklarını yerine getirebilmesi, Her düzeyde sağlıklı karar alınabilmesi, Şeffaf ve hesap verebilir bir şekilde raporlama yapılabilmesi, Amaçların gerçekleşme performansının takip edilebilmesi, Risklerin yönetilebilmesi, Açısından önem arz eder. Bilgi, güçtür. Bilgi sahibi iseniz; İşinizi en iyi şekilde yapabilirsiniz. Yönetebilirsiniz. Performansı ölçebilirsiniz. Sorunları çözebilirsiniz. Kontrol edebilirsiniz. Sağlıklı karar alabilirsiniz. Doğru ve güvenilir raporlama yapabilirsiniz. Değişime ayak uydurabilirsiniz. 4

5 Bilginin Gücü Bilginin bir güç olması kalitesiyle doğru orantılıdır. Bilginin kaliteli olması da; İhtiyacı karşılamasına, Zamanında erişilebilir olmasına, Tam ve doğru olmasına, Güvenilir olmasına, Güncel olmasına bağlıdır. 5

6 Bilginin Özellikleri Zamanlı: İlgili: Erişilebilir: Anlaşılabilir: Kullanılabilir: Tam: Doğru: Güncel: 6

7 Bilginin Gücüne İnananlar Bilginin gücüne inanan kurumlar, Gereksinim duyulan bilgilerin NE olduğunu, Bu bilgilerin elde edileceği KAYNAĞI Bilginin NASIL derleneceğini Bilgilerin derlenmesinden ve sunulmasından KİM lerin sorumlu olacağını Bilgilerin NEREDE ve NASIL kullanılacağını Bilgilerin GİZLİLİK derecesini Belirleyip söz konusu bilginin işleneceği ve raporlanacağı yönetim bilgi sistemleri geliştirir. 7

8 BİLGİ YÖNETİMİ Bilgi yönetimi: - Bilgi ihtiyacının planlanması, -Bilginin elde edilmesi -Depolanması -Tasnif edilmesi, -Gözden geçirilmesi -Kullanılması ve -İmha edilmesi Süreçlerinden oluşur. Sürecin aşamaları birbirini tamamlayıcı nitelikte olup, herhangi bir aşamada bir önceki ya da bir sonraki aşamanın adımlarının dikkate alınması gerekebilir. 8

9 Genel Olarak Bilgi ve İletişim Bilginin gücü ve önemi nedenle, Kamuda yeni yönetim anlayışını düzenleyen mevzuatların başında gelen 5018 Sayılı Kanun ve ikincil mevzuatlarında, kamu kurumlarında İç Kontrol Sistem lerini kurmaları gerektiği belirtilmiş ve uyumlaştırma kapsamında Bilgi ve İletişim unsurunun da yer aldığı Kamu İç Kontrol Standartları Tebliğ ile düzenlemiştir. 9

10 Yasada, Bilgi ve İletişim 5018 Sayılı Kanunun 55 inci Maddesinde; İç kontrol; İdarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütünüdür. şeklinde tanımlanmıştır. 10

11 İç Kontrolde Bilgi ve İletişim İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar ın; İç Kontrolün Amaçları başlıklı 4 üncü Maddesinde; İç kontrolün amaçları; :..d) Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini, sağlamaktır. İç kontrolün unsurları ve genel koşulları başlıklı 7 inci Maddesinde; İç kontrolün unsurları ve genel koşulları şunlardır: d) Bilgi ve iletişim: İdarenin ihtiyaç duyacağı her türlü bilgi uygun bir şekilde kaydedilir, tasnif edilir ve ilgililerin iç kontrol ile diğer sorumluluklarını yerine getirebilecekleri bir şekilde ve sürede iletilir. denilmektedir. 11

12 İç Kontrolde Bilgi ve İletişim Uyumlaştırma kapsamında hazırlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği nin Kamu İç Kontrol Standartları başlıklı bendinde Kamu İç Kontrol Standartları, idarelerin, iç kontrol sistemlerinin oluşturulmasında, izlenmesinde ve değerlendirilmesinde dikkate almaları gereken temel yönetim kurallarını göstermekte ve tüm kamu idarelerinde tutarlı, kapsamlı ve standart bir kontrol sisteminin kurulmasını ve uygulanmasını amaçlamaktadır. denilmiştir. Burada dikkat çekilen hususlardan birisi Kamu İç Kontrol Standartlarının tüm kamu idarelerinde tutarlı, kapsamlı ve standart bir kontrol sisteminin kurulmasını ve uygulanmasını öngörülmüş olmasıdır. 12

13 İç Kontrolde Bilgi ve İletişimin Yeri COSO Modeli ve iyi uygulama örnekleri ile Kamu İç Kontrol Standartları çerçevesinde, İç Kontrol;Kontrol ortamı, risk değerlendirmesi, kontrol faaliyetleri, bilgi ve iletişim ile izleme bileşenleri esas alınarak, tüm kamu idarelerinde uygulanabilir düzeyde olmasını sağlamak üzere genel nitelikte düzenlenmiştir. -Kontrol Ortamının gerekleri, -Risk Değerlendirmeleri, -Kontrol faaliyetleri, -İzleme, Bilgi ve iletişim yoluyla sağlanır. 13

14 Bilgi ve İletişim Standartları Kayıt ve Dosyalama Bilgi ve İletişim BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI Raporlama Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi 14

15 Bilgi ve İletişim Standartları Bilgi ve iletişim, gerekli bilginin ihtiyaç duyan kişi, personel ve yöneticiye belirli bir formatta ve ilgililerin iç kontrol ve diğer sorumluluklarını yerine getirmelerine imkân verecek bir zaman dilimi içinde iletilmesini sağlayacak bilgi, iletişim ve kayıt sistemini kapsar. Bu bileşenin standartları; Standart: 13. Bilgi ve iletişim; İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. 15

16 Bilgi ve İletişim Standartları Bilgi ve İletişimin Standardının genel şartları: 1. Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir. 2. İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır. 3. İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır. 4. Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır. 5. Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir. 6. Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir. 7. Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır. 16

17 Bilgi ve İletişimle İlgili Mevzuat -Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik -Devlet Teşkilatı Veri Tabanı, -Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara -Elektronik İmza Kanunu 17

18 Bilgi Sistemleri Yönetim Bilgi Sistemleri (YBS), yöneticilerin karar verebilmeleri için ihtiyaç duydukları stratejik bilginin talep edildiği şekilde sunulmasını sağlayan bilgisayar destekli (yazılım vedonanımdan oluşan) sistemlerdir. -Bu sistemlerin güncellenmesi ve bakımı sürekli olarak yapılmalı, sürdürülebilir ve geliştirilebilir olmalıdır. -YBS, doğru ve eksiksiz bilginin, ilgili kişilere uygun biçimde (form, rapor, tablo, grafik v.s.) ulaştırılmasını hedeflemelidir. -YBS idarenin, kaymaklarına (beşeri, mali, taşınır ve taşınmazlarına) ilişkin bilgileri, performans bilgilerini, kurumsal evrak arşivindeki bilgileri vb. karşılaştırarak değerlendirmelidir. -İdareye risk yönetimi konusunda da bilgi vermelidir. -Bilgi işleme sürecinde yapılan işler; kaydetme, sınıflandırma, hesaplama, özetleme, raporlama, saklama, erişme ve yedekleme yapabilmelidir. 18

19 Sisteme Sahip İdare İdarenin, elektronik Yönetim bilgi sistemi; -Yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsamakta, -Personelin, değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamakta, -Kaynaklarla ilgili olanlar da dahil, gerekli bilgi ve raporları zamanında, doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmakta. Yönetici, hedef ve beklentilerini personeline bildirmekte ve performanslarını ölçebilmektedir. 19

20 Sistemi Olmayan İdare Bilgi iletişim sistemleri gerektiği gibi işlemediği takdirde; Zamanında ve güvenilir bilgi üretilemez ve sonuç olarak, yöneticiler ve personel karar alamama, bunları uygulayamama ve nihayetinde amaçlarına, belirlenmiş politika ve hedeflere, istenildiği şekilde ulaşamama, faaliyetlerin mevzuata uygun olarak etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülememe, varlık ve kaynakların korunamaması, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulamaması, gibi riskler ile karşı karşıya kalabilirler. 20

21 Yönetim Bilgi Sistemleri Yönetim Bilgi Sistemleri, kurumiçivedışından aldığı verileri derleyip, işleyerek bilgi haline getirdikten sonra yöneticilere sunan ve istedikleri bilgiyi üretmeleri için gerekli araçları sağlayan bir sistemdir. Yönetim Bilgi Sistemleri Örnekleri: Performans YBS Harcama YBS Taşınır YBS Taşınmaz YBS İnsan Kaynakları YBS Ön Mali Kontrol YBS Evrak YBS Arşiv YBS Denetim YBS Proje YBS Mevzuat YBS Satın AlmaYBS 21 Risk Yönetimi BS

22 İletişim İletişim, İdarenin hizmet sunumu, kararları destekleme ve paylaşma, faaliyetleri yürütme ve koordine etme gibi amaçlarla yapılan bilgi değişimidir. -Sağlıklı bir iç kontrol sisteminin geliştirilmesinde ve iç kontrolün diğer unsurlarının nasıl işlediği hususunda yönetime geri bildirim sağlayarak karar alınmasında ve kararların ilgililere bildirilerek uygulanması açısından kilit bir role sahiptir. İdarede, hedeflerin gerçekleştirilmesi ve bunlara ilişkin risklerin yönetilmesi için her seviyede bilgiye ihtiyaç duyulmaktadır. Bu kapsamda, bilgi akışı idarenin içerisinde yatay ve dikey olabileceği gibi, idare dışından da gerçekleşebilir. 22

23 İletişim İletişim olmaksızın, bilginin hiçbir önemi yoktur. Bu nedenle, gerek kurum içi gerekse kurum dışı iletişim kanalları ile bilginin zamanında ve doğru kişi ya da taraflara iletilmesi gerekir. Kurum içi iletişim, üst yönetimden çalışanlara doğru aşağı yönlü iletişim kanalları ile çalışanlardan üst yönetime doğru yukarı yönlü iletişim kanallarını ve birimler arasındaki iletişimi kapsar. 23

24 Doğru İletişim Aşağı doğru: Amaçlar/ Hedefler Talimatlar Politika/ Prosedürler ÜST YÖNETİCİ Üst Düzey Yönetici Orta D. Yönetici Yukarı doğru: Performans raporları Problemler İyileştirme önerileri Çalışanlar Aşağı - Yukarı İletişim Kanalları 24

25 Kurum İçi İletişim Kurum içi iletişim, birimler arasında yazılı ve sözlü iletişimi, kurumun her kademesinde yapılan periyodik değerlendirme toplantılarını, seminer ve konferansları ve eğitimleri de kapsar. Kurum içi iletişim araçları; Haftalık-aylık toplantılar E-posta Kurum intraneti Konferans ve seminerler Kurum bültenleri Periyodik raporlamalar Üst yönetimin tebrik ve mesajları Doğum günü ve diğer etkinlikler Genelge ve yönergeler Talimatlar Dilek ve öneri kutuları 25

26 Kurum Dışı İletişim Kurum dışı iletişim; Kurumun amaçları, kaynakları performans sonuçlarının, (araçları) ve Meclis başta olmak üzere kamuoyuna ve diğer ilgili taraflara şeffaflık ve hesap verebilirlik çerçevesinde raporlanmasını Faaliyetlerin olağan seyri içinde meclis, vatandaşlar, ulusal ve uluslararası diğer resmi kurum kuruluşlarla ve sivil toplum örgütleriyle iletişimini ve kapsar. Kurum dışı iletişim aynı zamanda, kurum faaliyetleri ve hizmetleri hakkında, diğer kamu kurumlarının, vatandaşların, ulusal ve uluslar arası STK ların görüş ve önerilerinin alınmasını, gerçek ve tüzel kişilerin bilgi edinme taleplerinin karşılanmasını içerir. 26

27 Bilgi ve İletişimle İlgili Görüş ve Öneriler Aynı mevzuata tabi, aynı faaliyetleri yürüten ve aynı üst kurul tarafından koordine edilen üniversitelerde, bilgi ve iletişime yönelik farklı yazılımlar, farklı uygulamalar kullanılmaktadır. Böylece her kurum ayrı ayrı yazılımlar üretmekte/satın almakta, her bir kurumun üretmiş olduğu bilgiler diğer kurumlarla karşılaştırma yapılamamakta ve yazılımlar entegre olamamaktadır. -Bu nedenle, Üniversitelerin görüş ve katkıları da alınarak YÖK koordinesinde üniversiteler genelinde ortak kullanılabilecek ulusal düzeyde yükseköğretim yönetim bilgi sistemi oluşturulması önerilmektedir. Üniversiteler açısından olduğu kadar ulusal düzeyde yükseköğretimin strateji ve politikalarının belirlenmesi ve kaynak tasarrufu açısından önem arz 27 etmektedir.

28 Bilgi ve İletişimle İlgili Görüş ve Öneriler Mali işlem ve süreçlere yönelik bilgi sistemi olan Say2000i programı üniversiteler de sadece strateji geliştirme daire başkanlıkları kullanabilmekte ve Bakanlıkça belirlenen formatlar da mali raporlar üretilebilmektedir. Bu programa entegre yeni modüller (KBS / HYS) geliştirilmeye çalışılmaktadır. -Say2000i programına entegre olarak geliştirilme aşamasında olan programların (KBS / HYS) üniversitelerde çeşitli karar mekanizmalarına yönelik olarak ihtiyaç duyulan analizlerin yapılabildiği raporların üretilebildiği, diğer bilgi sistemleri ile entegre edilebilen ve birim bazlı çalışılan bilgi sistemleri olarak tasarlanması ve geliştirilmesi önerilmektedir. 28

29 Bilgi ve İletişimle İlgili Görüş ve Öneriler Mali işlem ve süreçlere yönelik bilgi sistemi olan Performans programlarına ilişkin e-bütçe programı içerisinde yapılan yazılım da, kurum içi/birim bazlı kullanıma elverişli değil ve diğer yazılım programları ile entegrasyona olanak sağlamamaktadır. Performans programına ilişkin yazılımında birim bazlı kullanıma uygun olması ve diğer programlarla entegre olabilecek hale getirilmesi önerilmektedir. Bu durum da hem kaynak tasarrufu olacak, hem de kurum içi eşgüdüm ve kurumlar arası eşgüdüm sağlanacaktır. 29

30 Bilgi ve İletişim Standartları Standart: 14. Raporlama; İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: 1. İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır. 2. İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikincialtı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır. 3. Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır. 4. Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir. 30

31 Raporlama ile İlgili Mevzuat Sayılı Kanunun Stratejik Planlama ve Performans Esaslı Bütçeleme başlıklı 9 uncu Maddesi; 1.1- Kamu İdarelerince Hazırlanacak Performans Programları Hakkında Yönetmelik Sayılı Kanunun Bütçe Politikası, Gelir ve Giderlerin İzlenmesi başlıklı 30 uncu Maddesi, Sayılı Kanunun Faaliyet raporları başlıklı 41 inci Maddesi ve 3.1- Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik, 3.2-Yükseköğretim Kurumlarında Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Yönetmeliği 3.3- Akademik Faaliyet Raporu (2547/7) 31

32 Raporlama Etkili bir iç kontrol sistemini kurabilmek, gerekli değerlendirmeleri yapabilmek ve kontrollerin etkililiğinin izlenmesini kolaylaştırmak açısından raporlar önemli bir araçtır. Diğer yandan raporlama, risk yönetiminin önemli bir unsurudur. İdareler, iç ve dış raporlama prosedürlerini yazılı olarak belirlenmelidir. Bu kapsamda, idarelerde raporların; -Türü, -Kim tarafından, hazırlanacağı, ne sıklıkta ve ne zaman -Kime sunulacağı, -Dayanağı, -Raporlama ilkeleri, yazılı olarak açıkça duyurulmuş olmalıdır. belirlenmiş ve personele 32

33 BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI Standart: 15. Kayıt ve dosyalama sistemi; İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: 1. Kayıt ve dosyalama sistemi (KDS), elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır. 2. (KDS), kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır. 3. (KDS), kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır. 4. (KDS), belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır. 5. Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir. 6. İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır. 33

34 KDS ile İlgili Mevzuat -Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik, Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, -Standart Dosya Planı /Devlet Teşkilatı Veri Tabanı, -Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun, -Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik 34

35 KDS Bulunmayan İdare -UYGUN KAYIT SİSTEMİ OLMAYAN İDARE UYGUN DOSYALAMA SİSTEMİ OLMAYAN İDARE 35

36 KDS Bulunan İdare -Gelen ve giden evrak ile idare içi her türlü haberleşme, iş ve işlemlerin zamanında kaydedildiği, -Belirlenmiş standartlara uygun sınıflandırma, arşivleme ve muhafaza sistemine sahip, -Yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir, -Kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlayan, Elektronik ortamda, kapsamlı güncel bir kayıt ve dosyalama sistemi (Evrak Yönetim Sistemi) nin bulunduğu bir idare. 36

37 KDS ile İlgili Görüş ve Öneriler Başbakanlık genelgeleri ile Resmi Yazışma Kuralları, Standart Dosya Planı ve Devlet Teşkilatı Veri Tabanı uygulamaya konulmuş ve yazışmalarda uyulacak kurallar belirtilmiştir. Çalışmaları kurumlar, birimler, dosyalar bazında standart hale getirecek kodlama sisteminin oluşturulmasını öngörmektedir. Ancak ayrıntılı görev tanımlarının yapılmadığından ve kurumlar arası ortak bir yazılım programı geliştirilmediğinden kayıt ve dosyalama sisteminde kurumlar arası farklı yorumlamalar nedeni ile farklı uygulamalar bulunmaktadır. Dolayısı ile de standart hale getirilmeye çalışılan sistem oluşturulamamaktadır. 37

38 KDS ile İlgili Görüş ve Öneriler Üniversitelerin iç kontrol çalışmaları, üniversitelerin katılımı ile YÖK koordine edilmeli, -Bu kapsamda öncelikle üniversite birimleri ve alt birimlerinin ayrıntılı görev tanımları tespiti yapılmalı, -Bu görev tanımları ve Başbakanlık Genelgeleri doğrultusunda Yükseköğretim Evrak Yönetim Sistemine ilişkin yazılım oluşturulmalı, Böylece iç kontroldeki, görev tanımları, bilgi ve iletişim, kayıt ve dosyalama başlıkları büyük ölçüde tamamlanmış ve büyük kaynak tasarrufu sağlanmış olur. 38

39 Bilgi ve İletişim Standartları Standart: 16. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi; İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: 1. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır. 2. Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır. 3. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır. 39

40 Bildirim Sistemi ve Kapsamı Bildirimlere ilişkin yöntemler belirlenmeli ve bu yöntemler uygun araçlarla duyurulmalıdır. Yöntemlerinde; Nelerin ihbar edilebileceği, İyi niyetli ihbarcının güvenliğinin ve gizliliğinin nasıl sağlanacağı, İhbarın idare içinde sırasıyla hangi aşamalardan geçilerek yapılabileceği, Yapılan ihbarların idarece nasıl değerlendirileceği ve hangi eylemlerin gerçekleştirileceği (kurum içi inceleme veya resmi soruşturma vb.), İhbarcıya konuyla kimin ilgilendiğinin, onunla iletişime geçip geçemeyeceğinin ve değerlendirme ve/veya sonuçlarının bildirilmesi, İhbar ve şikayetlerin asılsız olduğu tespit edilmesi durumunda, yapılacak işlem, 40 gibi hususlara yer verilmelidir.

41 Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzluk Türk Ceza Kanunun 279 uncu maddesinde kamu adına soruşturma ve kovuşturmayı gerektiren bir suçun işlendiğini göreviyle bağlantılı olarak öğrenip de yetkili makamlara bildirimde bulunmayı ihmal eden veya bu hususta gecikme gösteren kamu görevlisinin suç işlemiş sayılacağı hükme bağlanmıştır Hata, mevzuata uygun olmayan fiilin kasıt olmaksızın yapılmasıdır. Usulsüzlük ve yolsuzluk ise idare personelinin veya üçüncü şahısların kasıtlı olarak, yasal olmayan bir menfaat sağlamak amacıyla mevcut kurallara uygun olmayan davranışlarda bulunmalarını ifade eder. İhbar, idare içerisindeki, yasadışı ve etik değerlere uygun olmayan davranış ve eylemlerin idareye ve idare dışındaki üçüncü şahıslara veya kurumlara zarar vermemesi için bilgi sahibi kişiler tarafından ilgili birimlere veya kişilere bildirilmesidir. 41

42 Bildirim Konularıyla İlgili Mevzuat İhbar ve şikâyetler üç temel hususu kapsayabilir. Bu temel hususlar ve ilgili mevzuatları; -Usulsüzlük, yolsuzluğa yönelik ihbar ve şikâyetler: 4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun -Etik değerlerin ihlaline yönelik ihbar ve şikâyetler: 5176 sayılı Kanun, Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik -Devlet memurlarının amirleri veya kurumları tarafından kendilerine uygulanan idari eylem ve işlemlerden dolayı yapacakları şikâyetler: Devlet Memurlarının Şikâyet ve Müracaatları Hakkında Yönetmelik 42

43 HUTB ile İlgili Görüş ve Öneriler Her kurumda hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirimi ile ilgili yöntemler belirlenmemiş olmakla birlikte, yapılan bildirim ve şikayetler üniversiteler tarafından sayılan mevzuatlar kapsamında değerlendirilmektedir. Etik değerlerin ihlaline yönelik ihbar ve şikâyetlerin değerlendirilmesi için ilgili mevzuat gereği ulusal düzeyde Kamu Görevlileri Etik Kurulu, kurumlarda ise etik komisyonları kurulmuştur. -Kamu Görevlileri Etik Kurulu hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirimleri ile ilgili genel bilirim yöntemler oluşturmalı; YÖK te bu genel bilirim yöntemlerini esas alarak Yükseköğretim Kurumları Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildirim yöntemleri ne ilişkin düzenlemeyi yapması önerilmektedir. 43

44 Teşekkürler 44