T.C. ERZİNCAN ÜNİVERSİTESİ SAĞLIK YÜKSEKOKULU İDARİ PERSONEL GÖREV TANIMLARI Doküman No:Kos-2.4 Yayın Tarihi: 07/02/2014 Revizyon No/Tarihi:

Transkript

1 T.C. ERZİNCAN ÜNİVERSİTESİ SAĞLIK YÜKSEKOKULU İDARİ PERSONEL GÖREV TANIMLARI Doküman No:Kos-2.4 Yayın Tarihi: 07/02/2014 Revizyon No/Tarihi: No: Görevi : Yüksekokul Sekreteri Sorumlu Olduğu Üst Yönetici : Müdür Kendisine Bağlı Birimler ve Personel: Tüm İdari Birim Personeli 1. Yüksekokul idari personeli arasında işbölümünü sağlamak, gerekli denetim ve gözetimi yapmak. 2. Yüksekokulun üniversite içi ve dışı tüm yazışmalarını yaptırmak, idari işlerini yürütmek ve üst makamlara gerekli bilgileri vermek. 3. Yüksekokul idari birimlerinde görevlendirilecek personel hakkında müdüre öneride bulunmak. 4. Akademik genel kurul, yüksekokul kurulu, yüksekokul yönetim kurulu ve yüksekokul disiplin kurulu gündemini hazırlatmak, ilgililere duyurmak ve raportörlüğünü yapmak. Karar ve tutanakları hazırlamak ve uygulanmasını sağlamak. 5. Yüksekokul kurulu ve yönetim kurulu üyelerinin görev sürelerini izlemek. 6. Yüksekokul bina ve tesislerinin kullanılabilir durumda tutulmasını sağlamak, gerekli bakım ve onarım işlerini takip etmek. Temizlik, ısınma, aydınlatma, bahçe temizliği ve bakımı gibi hizmetlerin yürütülmesini sağlamak. 7. Eğitim-öğretim faaliyetleri ile yönetim görevleri ve diğer birimlerde kullanılan makine ve teçhizatın periyodik bakım ve onarımını yaptırmak. 8. Yüksekokula gelen duyurulardan ilgilileri haberdar etmek. 9. Yüksekokul ile ilgili istatistiklerin derlenmesini ve güncellenmesini sağlamak. 10. Öğrenciler için gerekli sosyal hizmetlerin sağlanmasına ve yüksekokul faaliyet raporunun hazırlanmasına yardım etmek. 11. Yüksekokula alınacak akademik personelin sınav işlemlerini izlemek ve sonuçlarının rektörlüğe iletilmesini sağlamak. Akademik personelin görev sürelerini izlemek. 12. Yüksekokul bünyesinde arşiv oluşturup sorumlusunu belirlemek, arşiv düzenini sağlamak ve geçmiş döneme ait her türlü evrakın Arşiv Yönetmelikleri doğrultusunda arşivlenmesini sağlamak. 13. Gerektiği zaman güvenlik önlemlerinin alınmasına yardımcı olmak. 14. İdari personelin görev ve çalışmalarını denetlemek, eğitilmelerini sağlamak. 15. İdari personele ve öğrencilere ilgili mevzuat hakkında bilgi vermek. 16. Yüksekokula gelen her türlü evrakı kontrol etmek ve gereğini yaptırmak. Gerçekleştirme görevlisi olarak mali işleri yürütmek. 17. Personelin özlük dosyalarının oluşturulmasını ve korunmasını sağlamak. 18. Personelin izinlerini planlamak ve hastalık raporlarını takip ederek gerekli işlemleri uygulatmak. 19. Öğrenci ve personelden gelen dilekçeleri ilgili yerlere yönlendirmek ve gereğini yapmak. 20. Halkla ilişkilere özen göstermek, tören, kongre, seminer, toplantı, sosyal etkinlik ve ağırlama çalışmalarında görev almak. 21. Hassas ve riskli görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek. 22. Etik kurallara uymak, iç kontrol faaliyetlerini desteklemek. 23. Müdür ve Müdür Yardımcılarının vereceği diğer görevleri yapmak ve sonuçlarından bilgi vermek. Yetkileri 1. Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak. 2. Faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için gerekli araç ve gereci kullanabilmek. 3. İmza yetkisine sahip olmak, 4. Gerçekleştirme Görevlisi yetkisi kullanmak. 5. Emrindeki yönetici ve personele iş verme, yönlendirme, yaptıkları işleri kontrol etme, düzeltme, gerektiğinde uyarma, bilgi ve rapor isteme yetkisine sahip olmak.

2 Görevi : Müdür Sekreteri Sorumlu Olduğu Üst Yönetici : Yüksekokul Sekreteri 1. Müdürün telefon görüşmelerini ve randevularını düzenlemek. 2. Müdürlüğe gelen misafirlerle ilgilenmek, görüşme başlayana kadar ağırlamak. 3. Senato, yüksekokul kurulu ve yönetim kurulu gibi önemli toplantıları müdüre hatırlatmak. 4. Müdüre ait özel ya da gizli yazıları hazırlamak, davetiye, tebrik kartı gibi taleplerini hazırlayarak zamanında ilgililere göndermek. 5. Müdüre ait dosyaları tutmak ve muhafaza etmek. 6. Üniversite içerisinde ve ilde uygulanan protokol listelerini ve telefon rehberlerini takip ederek, sürekli güncel kalmalarını sağlamak. 7. Gerekli görülmesi halinde müdürün ziyaretçilerini ve telefonla arayanları günlük olarak bir deftere ad, tarih ve saat belirterek kaydetmek. 8. Müdürlüğe gelen mektup faks notlarının anında ilgililere ulaştırılmasını sağlamak. 9. Müdürlüğe ihtiyaç duyulan malzemenin teminini sağlamak, sekreterliğin sürekli temiz ve düzenli tutulmasını sağlamak. 10. Hassas ve riskli görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek. 11. Etik kurallara uymak, iç kontrol faaliyetlerini desteklemek. 12. Yüksekokul sekreteri ve müdürün vereceği diğer işleri yapmak. Görevi : Bölüm Sekreteri, Bölüm Başkanı 1. Bölümün yazışmalarını yapmak ve ilgili yerlere teslim etmek. 2. Haftalık ders programlarını, uygulama rotasyon planlarını ve sınav programlarını müdürlüğe bildirmek. 3. Haftalık ders programlarını, uygulama rotasyon planlarını ve sınav programlarını öğrenci ilan panosunda ve Yüksekokul web sitesinde duyurmak, öğretim elemanlarına haftalık ders programlarını yazı ile bildirmek. 4. Öğretim elemanları ile gözetmenlere sınav programlarını yazı ile bildirmek. 5. Toplantı duyurularını yapmak. 6. Bölüm Kurulu kararlarını yazarak imzalandıktan sonra ilgili yerlere iletmek, bir örneğini dosyalamak. 7. Bölüm personelinin her tür izin ve görevlendirme yazılarını yazmak. 8. Müdürlükten gelen öğrenci ile ilgili Yüksekokul Yönetim Kurulu kararlarını ilgili öğretim elemanlarına duyurmak. 9. Bölüm öğretim elemanlarının görev sürelerinin uzatılması ile ilgili alınan bölüm kurul kararını müdürlüğe bildirmek. 10. Ders planları, ders yükleri, açık ders görevlendirmeleri, haftalık ders programları, görevlendirme değişikliği, ders değişikliği, dersin gruplara ayrılması işlemlerini yapmak. 11. Ara sınav, yarıyıl sonu sınavı, mazeret ve tek ders sınavı işlemlerini yürütmek. 12. Yüksekokul web sayfası ile ilgili güncellemeleri yapmak. 13. Birim dosyalama işlemlerini yapmak, arşive devredilecek malzemelerin teslimini sağlamak Hassas ve riskli görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek. 15. Etik kurallara uymak, iç kontrol faaliyetlerini desteklemek. 16. Yüksekokul sekreteri ve bölüm başkanının vereceği diğer işleri yapmak.

3 Görevi : Öğrenci İşleri Sorumlusu 1. Yeni öğrenci kayıt evraklarını eksiksiz olarak almak ve kayıtlarını yapmak. 2. Öğrenci işleri otomasyonuna girilmesi gereken bilgileri zamanında girmek ve gerekli kontrolleri ve güncellemeleri yapmak. 3. Yeni kayıt yaptıran öğrencilerin kütüklerini, sınıf listelerini varsa gruplarını oluşturmak. 4. Yeni kayıt yaptıran öğrencilerin muafiyet, kayıt dondurma vb. işlemlerini takip etmek. 5. Askerlik tecil işlemlerini takip etmek, belgeleri hazırlayarak postaya vermek. 6. Öğrenci ders kayıtlarını, harç bilgilerini kontrol etmek. 7. Dönemlik başarı oranlarını, onur ve yüksek onur listelerini ilan etmek, öğrencilerin kütük ve not kayıtlarını tutmak, öğretim elemanlarından gelen sınav sonuç listelerini dosyalamak. 8. Öğrencilerin eğitim-öğretim ile ilgili sorularını nazik bir şekilde cevaplamak veya ilgili birime yönlendirmek. 9. Gerektiğinde öğrenci işlemleri için kurum içindeki diğer birimlerle işbirliği yapmak. 10. Öğrencilerle ilgili her türlü yazışmayı ve dosyalama işlemlerini yapmak, arşive devredilecek malzemelerin teslimini sağlamak. 11. Öğrenci ile ilgili tüm duyuruları web sayfasında ve öğrenci panolarında ilan etmek. 12. Öğrenciler ile ilgili yönetim kurulundan çıkan tüm kararları yerine getirmek, ilgili yerlere işlemek. 13. Öğrenci disiplin işlemlerini yürütmek. Öğrencilerin belge isteklerini karşılamak. 14. Öğrencilerin kayıp kimlikleri ile ilgili işlemleri yapmak. 15. Burs alan öğrencilerin başarı durumlarını ilgili yerlere bildirmek. 16. Kredi Yurtlar Kurumundan gelen listeleri inceleyerek ilgili bilgileri hazırlamak. 17. Mezuniyet aşamasına gelen öğrencilerin durumlarını titizlikle incelemek ve transkript ve geçici mezuniyet belgelerini hazırlamak. Diploma işlemlerini yapmak. 18. Öğrenci İşlerinde kullanılan tüketim malzeme ihtiyacını Yüksekokul sekreterliğine bildirmek. 19. Hassas ve riskli görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek. 20. Etik kurallara uymak, iç kontrol faaliyetlerini desteklemek. 21. Yüksekokul sekreterinin vereceği diğer işleri yapmak. Görevi : İdari İşler Sorumlusu 1. Yüksekokula gelen tüm evrakları kayıt etmek ve havale edildiği birimlere zimmetle teslim etmek. 2. Birime gelen her türlü evrakı incelemek, gerekli yazıları yazmak, paraf ve imzaları tamamladıktan sonra ilgili yere zimmetle vermek/postalamak ve bir nüshasını dosyalamak. 3. Yüksekokuldaki akademik ve idari personelinin her türlü posta evraklarının teslim alınıp ilgililere dağıtımını yapmak. 4. Yüksekokul kurulu, yüksekokul yönetim kurulu gündem ve kararlarını yazmak, karar defterlerine yapıştırmak ve kararları gereği için ilgililere zimmetle teslim etmek. 5. Yüksekokul yönetim kurulu üyelerinin görev sürelerini takip etmek, süre sona ermeden ilgilileri uyarmak. Komisyon ve koordinatörlüklerin yazışmalarını yapmak. 6. Yüksekokula gelen duyurulardan müdürün uygun gördüklerini öğrenci panolarına asmak ve birer suretini dosyalamak. 7- Birimin dosyalama işlemlerini yapmak, arşive devredilecek malzemelerin teslimini sağlamak. 8. Yüksekokulun genel arşiv hizmetlerini yürütmek. 9. Hassas ve riskli görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek. 10- Etik kurallara uymak, iç kontrol faaliyetlerini desteklemek. 11. Yüksekokul sekreterinin vereceği diğer işleri yapmak.

4 Görevi : Personel İşleri Sorumlusu 1. Akademik ve idari personel atama sürecinde gerekli işlemleri yapmak. 2. Akademik ve idari personel ile ilgili kurum içi ve kurum dışı yazışmaları yapmak. 3. Akademik ve idari personelin terfi işlemlerini takip etmek ve gerekli yazışmaları yapmak. 4. Akademik personelin görev süresini takip etmek, gerekli işlemleri yapmak. 5. Akademik ve idari personelin yıllık, mazeret ve hastalık izin işlemlerini yapmak. 6. Akademik ve idari personelin görevden çekilme, çekilmiş sayılma ve emeklilik işlemlerini takip etmek ve sonuçlandırmak. 7. Akademik ve idari personelin yurt içi ve yurt dışı görevlendirme işlemlerini yapmak. 8. Yüksekokul kurullarına üye seçim işlemlerini takip etmek. 9. Akademik ve İdari Personelin almış oldukları hastalık raporlarının süresinin bitiminde gerekli kesintinin yapılması için Mali İşler Birimine bildirimde bulunmak. 10. Birimlerde görev yapan akademik ve idari personelin listelerini hazırlamak ve güncel tutulmasını sağlamak. 11. Hassas ve riskli görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek. 12. Etik kurallara uymak, iç kontrol faaliyetlerini desteklemek. 13. Yüksekokul sekreterinin vereceği diğer işleri yapmak. Görevi : Mali İşleri Birimi Maaş-Tahakkuk İşleri Sorumlusu 1. Akademik ve İdari personelin maaş, ek ders ücreti, geçici ve sürekli görev yollukları ve jüri üyeliği ücreti ödemeleri ile ilgili işlemleri yapmak, kontrol etmek ve ödenmesini sağlamak.. 2. Terfi, ceza, hastalık raporu vb. kesintilerin maaş programına işlenmesini sağlamak. 3. Akademik ve İdari personelin aile, doğum, çocuk, ölüm vb. sosyal yardımlarını tahakkuk ettirmek ve ödenmesini sağlamak. 5. Ücretsiz izne ayrılma, askere sevk, görevden çekilme ve yurtdışı görevlendirmesi gibi nedenlerle önceden tahakkuk eden ve peşin ödenmiş olan fazla ödemelerden dolayı borçlandırma işlemlerinin yapılmasını sağlamak. 6. Ödeme Emri Belgelerinin Harcama Yönetim Sitemine girişinin yapılmasını sağlamak. Bütçe tertipleri ödenek durum listesini takip etmek. 7. Aile bilgisi ve yabancı dil bilgisine ait değişikliklerin Kamu Bilgi Sistemine işlenmesini sağlamak. 8. Sendika üyesi personelin maaşlarından kesilen sendika aidatı listelerinin hazırlanarak ilgili sendikalara iletilmesini sağlamak. 9. Akademik ve İdari personelin maaşlarından kesilen Emekli Kesenekleri ve Sosyal Güvenlik prim kesintilerinin her ay Sosyal Güvenlik Kurumu Kesenek Bilgi Sistemi internet sayfasına girişlerini sağlamak. 10. Yüksekokulun elektrik, su, doğal gaz ve telefon abonelik giderlerinin ödeme işlemini yapmak. 11. İlgili mevzuatı sürekli takip ederek evraklarda maddi hatanın bulunmamasını sağlamak. 12. Birimin dosyalama işlemlerini yapmak, arşive devredilecek malzemelerin teslimini sağlamak. 13. Hassas ve riskli görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek. 14. Etik kurallara uymak, iç kontrol faaliyetlerini desteklemek.

5 Görevi : Mali İşleri Birimi Taşınır Kayıt Kontrol İşleri Yetkilisi 1. Yüksekokulca edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarda muhafaza etmek. 2. Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek. 3. Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini konsolide görevlisine göndermek. 4. Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek. 5. Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak. 6. Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek. 7. Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgarî stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek. 8. Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak. 9. Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak. 10. Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmak. 11. İlgili mevzuatı sürekli takip ederek evraklarda maddi hatanın bulunmamasını sağlamak. 12. Birimin dosyalama işlemlerini yapmak, arşive devredilecek malzemelerin teslimini sağlamak. 13. Hassas ve riskli görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek. 14. Etik kurallara uymak, iç kontrol faaliyetlerini desteklemek. 15. Yüksekokul sekreterinin vereceği diğer işleri yapmak.

6 Görevi : Mali İşleri Birimi Satın Alma İşleri Sorumlusu 1. Kamu İhale Kanunu uyarınca satın alınacak her türlü ihtiyaç maddeleri, taşınır mal, bakım ve onarım ile ilgili evrakları hazırlamak, 2. Yüksekokul makine ve teçhizatının bakım ve onarımını yaptırmak. 3. Giyecek yardımı alacak personel için gerekli işlemleri yapmak. 4. Yüksekokulun tüketim ve taşınır malzeme ihtiyacını tespit etmek. 5. Satın alma işlemlerinde tutulan evrakların arşivlenmesini yapmak. 6. Satın alma işlemlerini kanun ve yönetmeliklere uygun bir şekilde yapmak. 7. Bütçe tertipleri ödenek durum listesini takip etmek. 8. İlgili mevzuatı sürekli takip ederek evraklarda maddi hatanın bulunmamasını sağlamak. 9. Hassas ve riskli görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek. 10. Etik kurallara uymak, iç kontrol faaliyetlerini desteklemek. 11. Yüksekokul sekreteri ve müdürün vereceği diğer işleri yapmak. Görevi : Destek Hizmetler Birimi Teknik Hizmetler Sorumlusu Tekniker 1. Yüksekokulun ve eklentilerinin teknik hizmetlerini yürütmek. 2. Yüksekokul ve eklentilerinin basit elektrik arızaları ile ilgili tamiratlarını yapmak. 3. Bina ve tesislerdeki arıza işlemlerini ilgili birimlere bildirmek ve takibini yapmak. 4. Yüksekokulun laboratuarlarındaki tamir-bakım ve onarım işlemlerini sağlamak. 5. Her türlü bilişim malzemelerinin tamir, onarım ve bakımını sağlamak. 6. Hassas ve riskli görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek. 7. Etik kurallara uymak, iç kontrol faaliyetlerini desteklemek. 8. Yüksekokul sekreteri ve müdürün vereceği diğer işleri yapmak.

7 Görevi : Destek Hizmetler Birimi Yardımcı Hizmetler 1. Sorumluluğunda olan iç ve dış alanların günlük, haftalık ve aylık olarak temizliğini yapmak. 2. Bahçenin temizliğini ve bakımını yapmak. 3. Bakım, onarım, aydınlatma, ısıtma vb. işleri yapmak. 4. Derslik, laboratuar ve koridor gibi alanları havalandırmak. 5. Fotokopi çekmek, sınav evraklarını basmak, resmi evrakları iletilmesi gereken yerlere götürmek ve zimmetle teslim etmek. 6. Elektrik, su, cam, çerçeve, kapı vb. yerlerde görülen aksaklıkları yüksekokul sekreterine bildirmek. 7. Açık kalmış projeksiyon cihazı, lamba, musluk vb. israfa neden olan her şeye müdahale etmek. 8. Yüksekokul kaynaklarını verimli ve ekonomik kullanmak. 9. Etik kurallara uymak, iç kontrol faaliyetlerini desteklemek. 10. Hassas ve riskli görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek. 11. Yüksekokul sekreterinin vereceği diğer işleri yapmak. HAZIRLAYAN ONAYLAYAN İç Kontrol Çalışma Grubu Doç.Dr.Rabia HACIHASANOĞLU AŞILAR Müdür