E-FATURA UYGULAMASI VE OTELLER

Transkript

1 E-FATURA UYGULAMASI VE OTELLER Hazırlayan: Ozan GÜNER Mail: Amaç: tarihinde e-fatura uygulamasını kullanmaya başlayan; 5 yıldızlı 3 adet oteldeki operasyon süreçleri, işlem tipleri ve sorunlara yaklaşım gibi konuları belirlemek ve açıklık getirmek. Kapsam: E-fatura kullanan 5 yıldızlı 3 otel (2 şehir, 1 sezon oteli) Tarih:

2 İÇİNDEKİLER Sayfa 1. GİRİŞ RAPORA KONU OLAN OTELLER DOUBLE TREE BY HİLTON MODA, İSTANBUL ONYRİA CLAROS BEACH&SPA RESORT ÖZDERE, İZMİR NOVOTEL, İSTANBUL OTELLERDEKİ E-FATURA OPERASYONU Seyahat Acentası Aracılığıyla Konaklayanlar Şirket Aracılığıyla Konaklayanlar Özel Olarak Konaklayanlar E-FATURA OPERASYON ŞEMASI E-FATURA OPERASYONUNDA KARŞILAŞILAN DİĞER DURUMLAR Kur Farkı Yazılı Onay SONUÇ

3 1. GİRİŞ tarihinde yaklaşık olarak 20 bin firma e-fatura uygulamasına zorunlu olarak geçmiştir. 3 aylık bir ertelemeyle (fatura kesme 3 ay ertelenmiştir) şirketlerin tam anlamıyla efatura uygulamasına geçişi tarihinde gerçekleşmiştir. Bu kapsamda; bazı otellerde e-fatura uygulamasına geçmiştir. Otellerin kullanmış oldukları muhasebe sistemlerinin e- fatura entegrasyonları kısa sürelerde sağlanmış ve farklı çözümlerle oteller sürece adapte olmuşlardır. Geçiş aşamasında oteller bazı sıkıntılar yaşamışlardır. Bu sıkıntılar ise kısa sürede aşılmıştır. Konaklama sektöründe faaliyet gösteren bir işletmenin e-fatura operasyon sürecinde izlediği adımları belirlemek amacıyla bu rapor TÜROFED için hazırlanmıştır. 2. RAPORA KONU OLAN OTELLER 2.1 DOUBLE TREE BY HİLTON MODA, İSTANBUL Hilton otelleri bünyesinde kullanılmakta olan ONQ adlı otomasyon sisteminin e-fatura entegrasyonu sadece giden (kesilen) faturalar için gerçekleştirilmiştir. Bu entegrasyona istinaden Taşyapı İnşaat bünyesinde bulunan ve tek VKN si bulunan (VKN Taşyapı İnşaat ındır) 250 odalı bu şehir oteline gelen misafirlerin %80 yabancı turist olmakla birlikte bu kişilerin %90 ı seyahat acentesi, online booking veya şirket aracılığıyla konaklamaktadır. Geriye kalan %20 ise özel olarak konaklayan misafirlerdir ve bunların ağırlıklı olarak yarısı da yabancı misafirdir. 2.2 ONYRİA CLAROS BEACH&SPA RESORT ÖZDERE, İZMİR Otel bünyesinde kullanılmakta olan Opera-Micros adlı otomasyon sisteminin e-fatura entegrasyonu gelen ve giden faturalar için PORTAL+ adlı ürün ile gerçekleştirilmiştir. Opera otomasyon sistemini kullanmakta olan 504 odalı bu sezonluk otele gelen misafirlerin %90 yabancı turist olmakla birlikte bu kişilerin neredeyse tamamı bir seyahat acentesi aracılığıyla konaklamaktadır. Geriye kalan %10 luk kesim ise özel olarak konaklayan yerel ve yabancı misafirlerdir. 2.3 NOVOTEL, İSTANBUL Otel bünyesinde kullanılmakta olan Fidelio-Micros adlı otomasyon sisteminin e-fatura entegrasyonu gelen ve giden faturalar için PORTAL+ adlı ürün ile gerçekleştirilmiştir. Fidelio otomasyon sistemini kullanmakta olan 208 odalı bu şehir oteline gelen misafirlerin %70 i seyahat acentesi, online booking veya şirket aracılığıyla konaklamaktadır. Geriye kalan %30 luk kesim ise özel olarak konaklayan yerel ve yabancı misafirlerdir. 3

4 3. OTELLERDEKİ E-FATURA OPERASYONU 3.1 Seyahat Acentesi Aracılığıyla Konaklayanlar Fatura gönderimi TC sınırları içerisinde bir yerel ofisi bulunan acenteler için efatura kayıtlı kullanıcılar listesinin kontrol edilmesini takiben (acentenin yerel iştiraki listede ise) kesilecek olan fatura e-faturaya dönüştürülmektedir. Fatura gönderimi TC sınırları içerisinde bir yerel ofisi bulunmayan acenteler için kesilecek olan faturalar kâğıt fatura olarak kesilmektedir. 3.2 Şirket Aracılığıyla Konaklayanlar Fatura gönderimi TC sınırları içerisinde bir yerel ofisi bulunan yabancı şirketler için kâğıt veya e-faturaya dönüştürülmektedir. Fatura gönderimi TC sınırları içerisinde bir yerel ofisi bulunmayan yabancı şirketler için kâğıt faturaya dönüştürülmektedir. Fatura gönderimi Türk şirketler için e-fatura kayıtlı kullanıcılar listesinin kontrol edilmesini takiben kesilecek olan fatura kâğıt veya e-faturaya dönüştürülmektedir. 3.3 Özel Olarak Konaklayanlar Fatura kesilecek olan kişi bu faturayı bir şirket adına kestirmek istediğinde öncelikle şirketten yazılı bir onay alınır ve daha sonra (kayıtlı kullanıcılar listesinin kontrol edilmesini takiben) e-fatura olarak düzenlenmektedir. Fatura kesilecek olan kişi bu faturayı bir şirket adına kestirmek istediğinde öncelikle şirketten yazılı bir onay alınır ve daha sonra (kayıtlı kullanıcılar listesinin kontrol edilmesini takiben) kâğıt olarak düzenlenmektedir. 4

5 4. E-FATURA OPERASYON ŞEMASI KKL Kontorlü: Kayıtlı Kullanıcılar Listesi Kontrolü (Online veya Manuel) 5. E-FATURA OPERASYONUNDA KARŞILAŞILAN DİĞER DURUMLAR 5.1 Kur Farkı Erken rezervasyon dönemlerinde gerçekleştirilen satışların faturaları misafir otele geldiği anda kesilirse; kur farkı oluşmaktadır. Bu tür durumlarda Acenta ile otel arasındaki sözleşme belirleyici olmaktadır. Faturanın kesildiği tarih ile satış yapılan tarih (voucher düzenlenme tarihi) arasındaki fark bir kur farkına neden olduğu için işlemin Kur Farkı Kar veya Kur Farkı Zarar hesaplarına yansıtılması söz konusudur. Erken rezervasyon dönemlerinde gerçekleştirilen satışların faturaları misafir otele gelmeden önce kesilirse; kur farklı oluşmamaktadır. Normal işlemler yapılmaktadır. 5.2 Yazılı Onay Özel olarak konaklayan bir misafir ödemesini front Office de yaparken faturasını bir şirket adına kestirmek isteyebilmektedir. Bu tür durumlarda e-fatura kesilecek olan şirketten yazılı bir onay istenmektedir. Bu onay alındığında oteldeki ilgili birim müdürünün onayını da takiben fatura, e-fatura olarak düzenlenebilmektedir. Misafir e ise Örnektir veya Aslı Gibidir ifadeli bir çıktısı verilmektedir. 5

6 6. SONUÇ Bu raporda yer alan operasyonel yaklaşımlar (otelden otele değişiklik göstermekle birlikte) öne çıkan şehir otellerinin tercih etmiş olduğu yaklaşımlar dikkate alınarak hazırlanmıştır. Türkiye de faaliyet gösteren konaklama işletmelerinin (e-fatura kullanma zorunluluğu bulunan otellerin) e-fatura operasyonları değişiklik göstermektedir. Bu anlamda; otellerin ihtiyaçlarını anlamak ve sorunlara ivedilikle çözüm sunabilmek için otomasyon (ERP) üreticileri de bir özel entegratörle anlaşmak yoluyla; genellikle sistem güncelleştirmesi veya yeniden satın alım şeklinde çözümler sunmaktadırlar. Ancak; özellikle personelin eğitimi, e-fatura sürecinde karşılaşılan sorunlara yönelik verilmesi gereken teknik destek noktasında bu çözümler yetersizdirler. Mevzuatın sürekli takibi, otomasyon sistemlerin düzenli olarak güncellenmesi gibi işlemlerin oteller tarafından (kendi bünyelerinde) takip edilmesi çok zordur. Özellikle sezon otellerinde bu durum yoğun dönemlerde neredeyse imkânsızdır. Bu sebeple; e-fatura sürecine adapte olurken ve sonrasında otellerin bir özel entegratörle çalışmaları ve danışmanlık almaları gerekmektedir. Otellerin Özel entegratör tercihini belirleyecek olan bazı başlıklar ise; Şirketin e-dönüşüm, e-fatura proje geçmişi, Teknik destek hizmetinin niteliği, Çözümün arşivleme çözümünü içerip içermediği, Arşivleme hizmeti verebilecek şirketlerin GİB onayını alıp almadığı, ERP-Otomasyon üreticisiyle ortak bir çözüm sunup sunmadığı, Bilgi güvenliği için ISO27001 başta olmak üzere ilgili sertifikalara sahip olup olmadığı, gibi başlıklardır. Mali kayıtların uzun süreler (10 yıl) saklanması gerektiği için arşivleme çözümleriyle entegre cloud çözümlerin tercih edilmesi oteller açısından kritik öneme sahiptir. 6