T.C. KOCAELĠ ÜNĠVERSĠTESĠ YABANCI DĠLLER YÜKSEKOKULU KAMU ĠÇ KONTROL STANDARTLARI UYUM EYLEM PLANI III. DÖNEM RAPORU

Transkript

1 T.C. KOCAELĠ ÜNĠVERSĠTESĠ YABANCI DĠLLER YÜKSEKOKULU KAMU ĠÇ KONTROL STANDARTLARI UYUM EYLEM PLANI III. DÖNEM RAPORU KOCAELĠ

2 1. YABANCI DĠLLER YÜKSEKOKULU GENEL BĠLGĠLER, MĠSYONU VE VĠZYONU I. GENEL BĠLGĠLER Milli Eğitim Bakanlığı'nın tarihli ve sayılı yazısı üzerine 2809 sayılı Kanunun ek 30. maddesine göre Bakanlar Kurulu'nca tarihinde kararlaģtırılmıģ, Yükseköğretim Kurulu BaĢkanlığının tarih ve sayılı yazısı ile Yabancı Diller u kurulmuģtur. II. ĠDAREYE ĠLĠġKĠN BĠLGĠLER Kocaeli Üniversitesine ait bir binada eğitim-öğretim çalıģmalarını ve diğer sosyal faaliyetlerini sürdürmektedir. Kullanım Alanı: Ana Bina Görsel ĠletiĢim Laboratuar Alanı: 2 Adet Bilgisayar Laboratuarı 3 Adet Derslik Sayısı: umuzda Eğitim ve Öğretim Birinci ve Ġkinci Öğretim kapsamında olur. Dersliklerimiz 38 adet sınıflardan oluģmaktadır. III. MĠSYONUMUZ umuz, öğrencilerimize üniversite eğitimleri boyunca ve sonrasında da mesleki alanlarında kendilerini ifade edebilmeleri, bilgi alıģveriģinde bulunabilmeleri, yazılı ve görsel materyalleri takip etmeleri için gerekli olan yabancı dil bilgi ve becerilerini edinebilecekleri nitelikli bir eğitim sunmaktır. IV. VĠZYONUMUZ Üniversitemizin genel vizyonuna ve çağdaģ uluslararası niteliklere uygun biçimde öğrencileri gerek devam edecekleri bölümlerde, gerek yaģamın farklı alanlarında kullanacakları yabancı dil bilgisini daha kolay ve kalıcı Ģekilde öğrenmeleri için yeni yöntem ve teknolojik ekipmanları kullanarak interaktif öğretme metodları geliģtirmek ve nitelikleri ile ayırt edilen bir eğitim kurumu olmaktır. 2

3 2. YABANCI DĠLLER YÜKSEKOKULU ÖRGÜT YAPISI umuz yönetim ve organizasyonu 2547 sayılı yasa hükümlerine göre belirlenmiģtir. umuzun yönetim organları Müdür, Kurulu, Yönetim Kurulu ve Bölümlerde Bölüm BaĢkanlıklarından oluģur. YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ Prof.Dr.Metin TOPRAK YÜKSEKOKUL KURULU Prof.Dr.Metin TOPRAK Okutman Efsun AKKAYA Okutman ġule KILCI Okutman Ayten DEMĠR YĠGĠT YÖNETĠM KURULU Prof.Dr.Metin TOPRAK Doç.Dr.Bekir SAVAġ Yrd.Doç.Dr.Doğan YÜKSEL Yrd.Doç.Dr.Banu ĠNAN Okutman Efsun AKKAYA Okutman ġule KILCI YÜKSEKOKUL MÜDÜR YARDIMCILARI Okutman Efsun AKKAYA Okutman ġule KILCI AKADEMĠK BĠRĠMLER ĠDARĠ BĠRĠMLER TEMEL ĠNGĠLĠZCE BÖLÜM BAġKANLIĞI Okutman ġule KILCI MODERN DĠLLER BÖLÜM BAġKANLIĞI Okutman Efsun AKKAYA YÜKSEKOKUL SEKRETERLĠĞĠ Sevdanur DOĞAN 3

4 3. YABANCI DĠLLER YÜKSEKOKULU PERSONELĠ GÖREV TANIMLARI T.C. KOCAELĠ ÜNĠVERSĠTESĠ YABANCI DĠLLER YÜKSEKOKULU GÖREV TANIMI FORMU YÜKSEKOKUL Görevi : YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ A- SORUMLULUKLAR Kurullarına baģkanlık etmek, Kurullarının 01- kararlarını uygulamak ve birimleri arasında düzenli çalıģmayı sağlamak. 02- Her öğretim yılı sonunda ve istendiğinde genel durumu ve iģleyiģi hakkında Rektöre rapor vermek. ödenek ve kadro ihtiyaçlarını gerekçesi ile birlikte rektörlüğe 03- bildirmek, bütçesi ile ilgili öneriyi yönetim kurulunun da görüģünü aldıktan sonra Rektörlüğe sunmak. 04- birimleri ve her düzeydeki personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapmak, 05- ve bağlı birimlerinin eğitim-öğretim kapasitesinin rasyonel bir Ģekilde kullanılması ve geliģtirilmesini planlamak. 06- Gerektiği zaman güvenlik önlemlerinin alınmasını sağlamak. 07- Öğrencilere gerekli sosyal hizmetleri sağlanmak. 08- Eğitim - öğretim, bilimsel araģtırma ve yayın faaliyetlerinin düzenli bir Ģekilde yürütülmesini sağlamak. 09- Bütün faaliyetlerin gözetim ve denetiminin yapılmasını, takip ve kontrol edilmesini ve sonuçlarının alınmasını sağlamak. B- Harcama Yetkisi ve Yetkilisi Harcama yetkilileri, harcama talimatlarının bütçe ilke ve esaslarına, 01- kanun, tüzük ve yönetmelikler ile diğer mevzuata uygun olmasından, ödeneklerin etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasından ve bu Kanun çerçevesinde yapmaları gereken diğer iģlemlerden sorumludur. Bütçeyle ödenek tahsis edilen her bir harcama biriminin en üst yöneticisi harcama yetkilisidir. Harcama yetkilileri bütçede öngörülen ödenekleri kadar, ödenek 02- gönderme belgesiyle, ödenek verilen harcama yetkilileri ise tahsis edilen ödenek tutarında harcama yapabilir. Bütçelerden harcama yapılabilmesi, harcama yetkilisinin harcama talimatı vermesiyle mümkündür. Harcama talimatlarında hizmet gerekçesi, 03- yapılacak iģin konusu ve tutarı, süresi, kullanılabilir ödeneği, gerçekleģtirme usulü ile gerçekleģtirmeyle görevli olanlara iliģkin bilgiler yer alır. C- Diğer görev ve sorumluluklar 01- Göreviyle ilgili evrak, eģya araç ve gereçleri korumak ve saklamak. 02- Tasarruf ilkelerine uygun hareket etmek. 03- Kullanmakta olduğu araç ve gereçleri her an hizmete hazır bir Ģekilde bulundurulmasını sağlamak. 04- Bağlı olduğu süreç ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer iģleri ve iģlemleri yapmak. 4

5 T.C. KOCAELĠ ÜNĠVERSĠTESĠ YABANCI DĠLLER YÜKSEKOKULU GÖREV TANIMI FORMU YÜKSEKOKUL Görevi : MÜDÜR YARDIMCILARI A- SORUMLULUKLAR 01- Müdürünün verdiği görevleri yapar. 02- Müdürü yüksekokulda bulunmadığı zaman ona vekalet eder. 03- Göreviyle ilgili evrak, eģya araç ve gereçleri korumak ve saklamak 04- Basın ve Halkla iliģkilerin yürütülmesinde Sekreterine yardımcı olmak 05- Gerektiği zaman güvenlik önlemlerinin alınmasını sağlamak 06- Bağlı olduğu süreç ile üst yöneticileri tarafından verilen diğer iģleri ve iģlemleri yapmak 07- Öğrencilere gerekli sosyal hizmeti sağlamada Müdürü ve Sekreterine yardımcı olmak 5

6 T.C. KOCAELĠ ÜNĠVERSĠTESĠ YABANCI DĠLLER YÜKSEKOKULU GÖREV TANIMI FORMU YÜKSEKOKUL Görevi : YÜKSEKOKUL SEKRETERĠ A- SORUMLULUKLAR 01- un idari personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapmak 02- Kendisine verilen diğer görevleri yapmak. 03- un ve bağlı birimlerinin öğretim kapasitesinin rasyonel bir Ģekilde kullanılmasını ve geliģtirilmesini sağlamak. 04- idari teģkilatında bulunan birimlerin verimli, düzenli ve uyumlu Ģekilde çalıģmasını sağlamak. Yönetim Kurulu ve Kurulunda oya katılmaksızın 05- raportörlük görevi yapmak; bu kurullarda alınan kararların yazılması, korunması ve saklanmasını sağlamak. 06- Kurulu ile Yönetim Kurulu'nun kararlarını 'a bağlı birimlere veya ilgili kurum veya kiģilere iletmek. 07- idari teģkilatında görevlendirilecek personel hakkında Müdürüne öneride bulunmak. 08- Basın ve halkla ĠliĢkiler hizmetinin yürütülmesini sağlamak. 09- yazıģmalarını yürütmek. 10- un protokol, ziyaret ve tören iģlerini düzenlemek. 11- Gerektiği zaman güvenlik önlemlerinin alınmasını sağlamak. 12- Öğrencilere gerekli sosyal hizmetlerin sağlanmasına yardım etmek. 13- Eğitim - öğretim, bilimsel araģtırma ve yayını faaliyetlerinin düzenli bir Ģekilde yürütülmesi için yardımcı olmak. Bütün faaliyetlerin gözetim ve denetiminin yapılmasında, takip ve kontrol 14- edilmesinde ve sonuçlarının alınmasında Müdürüne karģı birinci derecede sorumludur. C- Diğer görev ve sorumluluklar 01- Göreviyle ilgili evrak, eģya araç ve gereçleri korumak ve saklamak, 02- Tasarruf ilkelerine uygun hareket etmek, 03- Kullanmakta olduğu araç ve gereçleri her an hizmete hazır bir Ģekilde bulundurulmasını sağlamak, 04- Bağlı olduğu süreç ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer iģleri ve iģlemleri yapmak, 6

7 T.C. KOCAELĠ ÜNĠVERSĠTESĠ YABANCI DĠLLER YÜKSEKOKULU GÖREV TANIMI FORMU YÜKSEKOKUL Görevi : BÖLÜM BAġKANI A- SORUMLULUKLAR sayılı Akademik Personel kanununun ilgili akademik teģkilat yasasında belirtilen görevleri yapmak 02- Kuruluna üyelik yapmak 03- Programlarla ilgili her türlü faaliyetin düzenli ve verimli olarak yürütülmesini sağlamak 04- Programların kaynaklarının etkili bir Ģekilde kullanılmasını sağlamak 05- Öğretim elemanlarının görevlerini yapmalarını izlemek ve denetlemek 06- Bölümün misyonu ve vizyonunun gerçekleģtirilmesini sağlamak 07- Prosedürlerin uygulama alanlarında belirtilen faaliyetleri yerine getirmek 08- Görevinde bulunmadığı zaman yerine vekil bırakmak 7

8 T.C. KOCAELĠ ÜNĠVERSĠTESĠ YABANCI DĠLLER YÜKSEKOKULU GÖREV TANIMI FORMU YÜKSEKOKUL Görevi : ÖĞRETĠM ELEMANI A- SORUMLULUKLAR sayılı Akademik Personel kanununun ilgili akademik teģkilat yasasında belirtilen görevleri yapmak 02- Mevcut potansiyelin tümünü kullanarak Ġç Kontrol Standartları Eylem Planı amaçlarına ulaģmaya çalıģmak 03- Ġç Kontrol Standartları Eylem Planının uygulama alanında belirtilen faaliyetleri yerine getirmek 04- Sorumlusu olduğu dersler ve laboratuarlarda sürekli kalite iyileģtirme çalıģmaları yapmak 05- Sorumlusu olduğu dersler ve laboratuarlar için Bölüm BaĢkanlığı nın talep ettiği bilgileri ve dokümanları sunmak Her yarıyıl sonunda sorumlusu olduğu dersler için öğrencilerden geri 06- besleme (feedback) almak ve sonuçlara göre iyileģtirme çalıģmaları yapmak 07- Derslerin 14 haftalık uygulama programlarını ve yararlanılacak kaynakları her dönem baģı ilan etmek 08- Sorumlusu olduğu derslerin içerikleri ve laboratuarların kullanımında yapılacak değiģikler için Bölüm BaĢkanlığına öneri getirmek 09- DanıĢmanlık ve derslerini Yükseköğretim mevzuatı ve çağdaģ/geliģmiģ ülke idealine sadakatle bağlı olarak en iyi Ģekilde yerine getirir. Kendini sürekli geliģtirir; yabancı dil ve akademik bilgi seviyesi ile entelektüel donanımını geliģtirme; ders dıģı üniversite etkinlikleri 10- düzenleme ve düzenlenen faaliyetlere katkı sağlama; sosyal sorumluluk projeleri yapma, topluma önder ve öğrencilerine yararlı olma çabası içinde olur. 11- Müdürü ve Bölüm BaĢkanı nın verdiği görevleri yapar. 8

9 T.C. KOCAELĠ ÜNĠVERSĠTESĠ YABANCI DĠLLER YÜKSEKOKULU GÖREV TANIMI FORMU YÜKSEKOKUL Görevi : BÖLÜM SEKRETERĠ A- SORUMLULUKLAR 01- Öğretim elemanlarının derslere göre dağılımı ve derslerin öğretim elemanlarına göre dağılımı tablolarını hazırlamak. 02- Ders programı ve ders tebligatlarını hazırlayıp dağılmasını sağlamak. 03- Sorumlusu olduğu cihazların bakım ve onarımını yaptırmak. 04- Bölümdeki yazıģmaları yapmak, takip etmek ve kaydını tutmak. 05- Laboratuar ve dersliklerin dağılımıyla ilgili çizelgeleri düzenlemek. 06- Vize-Final sınav programlarını hazırlamak ve tebligatlarını hazırlayıp dağılımını sağlamak. 07- Sınav koordinatörlüğü yapmak. 08- Bölüm BaĢkanı tarafından verilen görevleri titizlikle yerine getirmek 9

10 T.C. KOCAELĠ ÜNĠVERSĠTESĠ YABANCI DĠLLER YÜKSEKOKULU GÖREV TANIMI FORMU YÜKSEKOKUL Görevi : ÖĞRENCĠ ĠġLERĠ A- SORUMLULUKLAR 01- Yeni öğrencilerin kayıtlarını yapar. 02- Dönemlik baģarı oranlarını listeler. 03- Ġkinci öğretim öğrencilerinden % 10 a girenleri tespit eder. 04- Öğrencilerin eğitim-öğretim ile ilgili sorularını cevaplandırır ve ilgili birimlere yönlendirir. 05- YÖK ten gelen Ö1 formlarını doldurur. 06- Gerektiğinde öğrenci iģlemleri için kurum içindeki diğer birimlerle iletiģim kurar. 07- Öğrencilerle ilgili tüm evrakları 5 yıl süresince arģivler. 08- Servis dersleri için yapılan muafiyet sınav sonuçlarının ilanını yapar ve bu sonuçlar ile ilgili gerekli iģlemleri yürütür. 09- Öğrencilerin kayıt dondurma ve kendi isteğiyle kayıt sildirme taleplerine iliģkin iģlemleri yürütür. 10- Öğrencilerin stajla ilgili iģlemlerini yapar. 11- Katkı payı kredisi listelerini ilan eder ve dosyalar. 12- Öğrenci belgesi, transkript vb belgeleri hazırlar. 13- BaĢbakanlık bursu alan öğrencilerin baģarı durumlarını ilgili birime bildirir. 14- Kredi ve Yurtlar Kurumu ndan gelen listeleri inceleyerek, ilgili yerleri doldurur. 10

11 T.C. KOCAELĠ ÜNĠVERSĠTESĠ YABANCI DĠLLER YÜKSEKOKULU GÖREV TANIMI FORMU YÜKSEKOKUL Görevi : PERSONEL BÜROSU A- SORUMLULUKLAR 01- kurullarının toplantı zabıtlarını yazar ve arģivler 02- Personelden gelen dilekçeleri kabul eder ve yüksekokul sekreterini bilgilendirir. 03- Akademik ve Ġdari personelin kıdem yıllarını düzenler ve Muhasebe Birimine çıkartır. 04- Akademik personelinin görev uzatımını hazırlar ve takip eder. 05- Akademik ve Ġdari personelin yıllık izinlerini hazırlar ve takip eder. 06- sekreterinin yönlendirdiği her türlü kurum içi ve kurum dıģı yazıģmaları hazırlar ve takip eder. 07- sekreterinin vereceği diğer iģleri yapar. 11

12 T.C. KOCAELĠ ÜNĠVERSĠTESĠ YABANCI DĠLLER YÜKSEKOKULU GÖREV TANIMI FORMU YÜKSEKOKUL Görevi :TAHAKKUK MUHASEBE A- SORUMLULUKLAR 01- Akademik personelin ek ders iģlemlerini ve ödemelerini yapar. 02- Personelin yurt içi ve yurt dıģı geçici görev yollukları ile sürekli görev yolluklarını için gerekli iģlemleri hazırlar. 03- bütçe hazırlıklarını yapar. 04- un ihtiyaç duyduğu mal ve hizmetlerin satın alınması için gerekli çalıģmaları yapar. 05- Personel giysi yardımı evraklarını hazırlar. 06- Akademik personelin maaģ ve terfi cetvellerini hazırlar. 07- Ġdari personelin maaģ, terfi, fazla mesailerini ve ödeme evraklarını hazırlar. 08- Elektrik, su, telefon, doğalgaz vb faturaların ödeme hazırlığını yapar. 09- Akademik ve idari personelle ilgili özlük, terfi, kesinti ve her türlü yazıģma iģlemlerini yapar. 10- Mevcut potansiyelin tümünü kullanarak Ġç Kontrol Standartları Eylem Planı amaçlarına ulaģmaya çalıģmak 11- Ġç Kontrol Standartları Eylem Planı uygulama alanında belirtilen faaliyetleri yerine getirmek 12- Sekreteri tarafından verilen diğer görevleri yapar. 12

13 T.C. KOCAELĠ ÜNĠVERSĠTESĠ YABANCI DĠLLER YÜKSEKOKULU GÖREV TANIMI FORMU YÜKSEKOKUL Görevi :AYNĠYAT TAġINIR KAYIT KONTROL YETKĠLĠSĠ A- SORUMLULUKLAR 01- TaĢınır Mal Yönetmeliğine göre iģlem yapmak. 02- TaĢınır mal kayıt kontrol iģlemlerini yapar. 03- Depodaki malzemelerin giriģ, çıkıģ ve kontrol iģlemlerini yapar. 04- TaĢınır ĠĢlem FiĢi kesmek. 05- Ambar kaydı tutmak ayda Kocaeli Üniversitesi Rektörlüğü Strateji Daire BaĢkanlığına Tüketim Malzemeleri ÇıkıĢ Raporunu gönderir. 07- Sekreteri tarafından verilen diğer görevleri yapar. 13

14 3. YARIYIL HAZIRLIK FAALĠYET PROGRAMI Faaliyet No 1 Faaliyet Referans Kayıt Sorumlular Zaman Haftalık ders programının yapılması Kayıt hazırlıklarının yapılması Dershane ve laboratuarların kontrol edilerek gerekli düzenlemelerin yapılması Akademik Takvim Ġlgili yılın müfredat programı Eğitim-Öğretim Sınav Yönetmeliği DanıĢmanlık Prosedürü Ders Programları Öğrenci ve DanıĢman Listeleri Müdürü Bölüm BaĢkanları Öğretim Elemanları Ġdari ve Teknik Personel Ders Programları ve Sınav Koordinatörlüğü Bölüm BaĢkanları Ders Kayıtlarından Bir Hafta Önce 2 Ara sınav programı yapılır ve uygulanır Eğitim-Öğretim Sınav Yönetmeliği DanıĢmanlık Prosedürü Ara Sınav ve Ara Sunum Programları Ders Programları ve Sınav Koordinatörlüğü Öğretim Elemanları Akademik Yarıyıl Boyunca Stajlar Ġlan Edilen Haftalarda 3 Öğretim elemanlarının kendi performanslarını ölçmesi ve değerlendirmesi DanıĢmaların öğrencileri ile görüģmesi Sınıf Ġçi Eğitim Prosedürü DanıĢmanlık Prosedürü DanıĢman Raporları Bölüm BaĢkanları Öğretim Elemanları DanıĢmanlar Ara Sınavlardan Sonra 4 Yarıyıl sonu sınavlarının, yerlerinin, tarihlerinin ve gözetmenlerinin belirlenmesi Eğitim-Öğretim Sınav Yönetmeliği Yarıyıl Sonu Sınav Programı Bölüm BaĢkanı Ders ve Sınavlar Koordinatörü Derslerin Bitiminden Bir Hafta Önce 5 Yarıyıl sonu sınavlarının yapılması Notlarda maddi hata baģvurularının değerlendirilmesi Sınav evraklarının toparlanması ve arģivlenmesi Sınıf Ġçi Eğitim Prosedürü Eğitim-Öğretim Sınav Yönetmeliği Değerlendirme Formları Yarıyıl Sınav Sonuçları Anket Değerlendirme Sonuçları Bölüm BaĢkanı Ders ve Sınavlar Koordinatörü DanıĢmanlar Derslerin Bitiminden Bir Hafta Önce Akademik Takvimde Belirtilen Zaman Aralığında Yarıyıl Sonu Sınav Bitiminden Ġki Hafta Sonra 14

15 4. YABANCI DĠLLER YÜKSEKOKULU ĠÇ KONTROL EYLEM PLANI: SWOT ANALĠZĠ Yabancı Diller unun eğitim, öğretim ve yönetim faaliyetleri değiģik açılardan incelenerek üniversitenin kuvvetli yönleri, zayıf yönleri, öneri ve tedbirler değerlendirilmiģtir. Değerlendirme; Eğitim-öğretim, Ders yükleri, Akademisyenlerin değerlendirilmesi, Öğrenci/akademisyen iletiģimi, Destek birimleri kapsamında yapılmıģtır Güçlü Yanlar Kocaeli Üniversitesi tarafından Yabancı Diller u eğitim programlarının desteklenmesi Ders programlarının güncel geliģmeler doğrultusunda uygulanması UlaĢımdaki kolaylıklar Ġkili Öğretim Alanında gerekli yetkinliğe sahip akademik kadronun varlığı, 4.2. Zayıf Yanlar Modern Diller kadromuz üniversitemiz ihtiyacı olan ders isteklerini karģılayacak sayıda olmakla birlikte, özellikle meslek yüksekokullarının çok fazla ve dağınık olması nedeni ile bölümümüz ile yeterli iletiģim içinde bulunmamaktadırlar. Servis derslerinde görev alan öğretim elemanlarından ders yükümlülüklerinin dıģında yararlanılamamaktadır. Meslek larında görev yapan öğretim elemanlarımızın en büyük sorunu bu okullardaki öğrenci seviyelerinin ve motivasyonlarının çok düģük olması ve bunun da baģarıyı düģürmesidir. Mevcut 40 dersliğimizi sabah ve öğlen tam kapasite kullanmamıza yetecek kadar okutman sağlandığı takdirde daha fazla öğrenciye yabancı dil eğitimi vermemiz sağlanacaktır. Aynı sebepten dolayı sınıf mevcutlarımız ideal yabancı dil eğitimi sınıf mevcudunun iki katına yakındır. 15

16 4.3. Fırsatlar Üniversitemiz ve umuz yönetiminin tüm geliģme ve fırsatlarda destek vermesi ve diğer üniversite öğretim üyeleri arasındaki iliģkinin yeterli olması öğretim elemanlarının tecrübe ve yeteneğinin yeterli olması Üniversitemizin Strateji Planının getireceği ileriye dönük misyon ve vizyonumuz Öneri ve Tedbirler - Dil öğretiminin en temel koģulu olan 15 kiģilik sınıflar oluģturmak, - Verilen teorik bilgilerin multimedya desteği ile pekiģtirilmesi için yeni yazılım ve donanımları temin etmek, - Öğretimin daha verimli hale getirilmesi için öğretim elemanı sayısını en az 115 e yükseltmek, - Öğretim elemanlarının kendilerini geliģtirmelerine yardımcı olacak yurtdıģı bilimsel faaliyetlere katılmalarını teģvik etmek ve desteklemek için kaynak sağlamaktır. 16

17 Standart Kod No KOS 1.1. KOS 1.2. KOS 1.3. KOS 1.4. KOS 1.5. KOS 1.6. KOS 2.1. KOS 2.2. KOS 2.3. KOS 2.4. KOS 2.5. Kamu Ġç Kontrol Standardı ve Genel ġartı Ġç kontrol sistemi ve iģleyiģi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. Ġdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır Ġdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eģit davranılmalıdır. Ġdarenin faaliyetlerine iliģkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır Ġdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır Misyonun gerçekleģtirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır Ġdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere iliģkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluģturulmalı ve personele bildirilmelidir Ġdarenin ve birimlerinin teģkilat Ģeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir Ġdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama iliģkisini gösterecek Ģekilde olmalıdır. Kocaeli Üniversitesi Yabancı Diller unda Yapılan ĠĢlem Yönetici ve Personel tarafından sahiplenilmekte ve desteklenmektedir Açıklama Tamamlanma Tarihi Uygulamada personele örnek olunmaktadır Personele yetki ve sorumluluk beraberinde verilmiģtir.faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmaktadır Ġdare personeline ve hizmet verilenlere adil ve eģit davranmaktadır. Tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir durumdadır. umuzda etik kurul bulunmamaktadır Gerekli duyurular yapılmıģtır Birimlerimizce yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlı ve ilan panolarında duyuru yapılmıģtır. Birim Ģeflikleri ve personelin görev dağılımları yapılmıģtır. TeĢkilat Ģeması mevcuttur. Görev dağılımı belirlenmiģtir. Ġdare ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama iliģkisini gösterecek Ģekilde planlanmıģtır

18 Standart Kod No KOS 2.6. Kamu Ġç Kontrol Standardı ve Genel ġartı Ġdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere iliģkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. Kocaeli Üniversitesi Yabancı Diller unda Yapılan ĠĢlem Ġdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere iliģkin prosedürleri belirlemiģ ve personele duyurmuģtur Açıklama Tamamlanma Tarihi KOS 2.7. KOS 3.4 KOS 3.8 KOS 4.2 KOS 4.3 KOS 4.4 KOS 4.5 RDS.5.4. Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluģturmalıdır. Personelin iģe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır Personel istihdamı, yer değiģtirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine iliģkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiģ olmalı ve personele duyurulmalıdır Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek Ģekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına iliģkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır. ĠĢ ve sonuç iliģkileri takip edilmektedir. Rektörlükçe yapılan duyurular personele imza karģılığı iletilmektedir. Yetki devri Kanun,Tüzük,Yönetmelik ve Rektörlük Olurları dahilinde yürütülmektedir. Uyum Sağlanmaktadır Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olarak seçilmektedir. Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına iliģkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermekte, yetki devreden ise bu bilgiyi aramaktadır. Yöneticilerin ve personelin stratejik plana ve performans programına uygun olarak çalıģmalarının temini için gerekli bilgilendirme yapılmıģtır. 18

19 Standart Kod No RDS 5.5. RDS.5.6. KFS 8.1 KFS 8.2 KFS 8.3 KFS 9.1 KFS 9.2 Kamu Ġç Kontrol Standardı ve Genel ġartı Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır. Ġdare ve birimler hedeflerini spesifik, ölçülebilir, ulaģılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır. Ġdareler, faaliyetleri ile mali karar ve iģlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve iģlemin baģlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aģamalarını kapsamalıdır. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaģılabilir ve ulaģılabilir olmalıdır. Her faaliyet veya mali karar ve iģlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kiģilere verilmelidir. Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır. Kocaeli Üniversitesi Yabancı Diller unda Yapılan ĠĢlem Akreditasyon kapsamında istenmekte olan özel hedeflerin yerine getirilmesi sağlanmaktadır. Ġdare ve birimler hedeflerini ölçülebilir, ulaģılabilir, spesifik ve süreli olarak belirlenmesine özen göstermekte ve bunun için araģtırmalar yaparak bir önceki yıl hedefleri veya ülkemiz ve dünya üniversiteleri ile karģılaģtırmalar yapılarak eğitim programlarında Bölüm Kurulu Kararları ile değiģiklikler yapmaktadır. Kurulu ve Yönetim Kurul Kararları ile yazılı prosedürler belirlenmektedir. Prosedürler, faaliyet veya mali karar iģlemin baģlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aģamalarını kapsamaktadır. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun olarak hazırlanmakta personele imza karģılığı bildirilmektedir. Karar ve onay iģlemleri farklı personel tarafından gerçekleģtirilmektedir. Açıklama Yönetim Kurulu ile Yurtiçi-YurtdıĢı kongrelere katılım ücreti öğretim üyesi ve elemanlarına standart olarak mali yılı bütçesini kapsayacak Ģekilde belirlenmiģtir. Tamamlanma Tarihi Personel sayısının yetersizliği nedeniyle gerekli önlemler alınmaktadır. 19

20 Standart Kod No KFS 10.1 Kamu Ġç Kontrol Standardı ve Genel ġartı Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir Ģekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır. Kocaeli Üniversitesi Yabancı Diller unda Yapılan ĠĢlem Yöneticiler, gerekli kontrolleri yapmaktadır. Açıklama Tamamlanma Tarihi KFS 10.2 KFS 11.1 KFS 11.2 KFS 11.3 KFS 12.1 KFS 12.2 KFS 12.3 Yöneticiler, personelin iģ ve iģlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir. Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiģ, yöntem veya mevzuat değiģiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karģı gerekli önlemler alınmalıdır. Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir. Görevinden ayrılan personelin, iģ veya iģlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır Bilgi sistemine veri ve bilgi giriģi ile bunlara eriģim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluģturulmalıdır Ġdareler biliģim yönetimini sağlayacak mekanizmalar geliģtirmelidir Gerekli hassasiyet gösterilmektedir. Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiģ, yöntem veya mevzuat değiģiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karģı gerekli önlemler alınmakta olup; mevcut personelin kendi alanı dıģındaki iģ ve iģlemleri öğrenmesi sağlanmaktadır. Birim içi destek sağlanmaktır. Görevinden ayrılan personelin, iģ veya iģlemlerinin durumu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmaktadır Bilgi sistemlerinin sürekliliği ve güvenilirliği sağlamak amacıyla; sunucu sistem kapalı ortamda ve gerekli yazılımları temin edilerek tedbirler alınmıģtır. Bilgi sistemleri konusunda yetiģmiģ personel bulunmadığından yeterli verim alınamamaktadır. Herhangi bir yöntem belirlenmemiģtir. 20

21 Standart Kod No BĠS 13.1 BĠS 13.2 BĠS 13.3 BĠS 13.4 BĠS 13.5 BĠS 13.6 BĠS 13.7 Kamu Ġç Kontrol Standardı ve Genel ġartı Ġdarelerde, yatay ve dikey iç iletiģim ile dıģ iletiģimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletiģim sistemi olmalıdır. Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaģabilmelidir Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanıģlı ve anlaģılabilir olmalıdır Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına iliģkin diğer bilgilere zamanında eriģebilmelidir Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak Ģekilde tasarlanmalıdır Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir Ġdarenin yatay ve dikey iletiģim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır Kocaeli Üniversitesi Yabancı Diller unda Yapılan ĠĢlem Yatay, dikey iç iletiģim ile dıģ iletiģimi kapsayan etkisiz ve sürekli bir iletiģim sağlanmaktadır. Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaģabilmektedir. Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanıģlı ve anlaģılabilir durumda hazırlanmaktadır. Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına iliģkin diğer bilgilere zamanında eriģebilmektedir Açıklama Tamamlanma Tarihi Web sayfamızda iletiģim ve duyuru hizmetleri aktif hale getirilmiģtir. Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele yapılan toplantılar ile bildirilmektedir. ĠletiĢim problemi yaģanmamaktadır. BĠS 14.1 BĠS 14.2 Ġdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır. Ġdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya iliģkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır Gerekli duyurular Web sayfası üzerinden yapılamaktadır. Strateji Dairesi BaĢkanlığı Web sayfasında gerekli duyuru ve bilgilendirmeler yer almaktadır. BĠS 14.3 Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır Faaliyet Raporları iç ve dıģ takipçilere Ġnternet üzerinden sunulmaktadır. 21

22 Standart Kod No BĠS 14.4 BĠS 15.1 BĠS 15.2 BĠS 15.3 BĠS 15.4 BĠS 15.5 BĠS 15.6 Kamu Ġç Kontrol Standardı ve Genel ġartı Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleģmeyi kapsamalıdır Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaģılabilir ve izlenebilir olmalıdır Kayıt ve dosyalama sistemi, kiģisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiģ standartlara uygun olmalıdır Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir Ģekilde sınıflandırılmalı ve arģiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir Ġdarenin iģ ve iģlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve eriģimini de kapsayan, belirlenmiģ standartlara uygun arģiv ve dokümantasyon sistemi oluģturulmalıdır Kocaeli Üniversitesi Yabancı Diller unda Yapılan ĠĢlem Yeterli eğitimli personel ve yazılım bulunmadığından gerekli hizmet verilmemektedir. Açıklama Tamamlanma Tarihi Gerekli olan yazılım bulunmadığından gelengiden evrak kaydı ve haberleģme eski sistem yürütülmektedir. Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel, yönetici ve personel tarafından ulaģılabilir ve izlenebilir durumdadır, Kayıt ve dosyalama sistemi, kiģisel verilerin güvenliğini koruma amaçlı yapılandırılmıģtır. Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiģ standartlara uygun yapılandırılmıģtır. Gerekli olan yazılım bulunmadığından gelengiden evrak kaydı ve haberleģme eski sistem yürütülmektedir. ArĢiv sistemine uygun muhafaza edilmektedir. Standartlara uygun arģiv ve dokümantasyon sistemi oluģturulmuģtur. BĠS 16.2 Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır BelirlenmiĢ hataların tespitinde komisyonlar marifeti ile gerekli inceleme yapılmakta ve sonuçların uygulanması sağlanmaktadır. 22

23 Standart Kod No BĠS 16.3 ĠZS 18.1 Kamu Ġç Kontrol Standardı ve Genel ġartı Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır Ġç denetim faaliyeti Ġç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir Ģekilde yürütülmelidir Kocaeli Üniversitesi Yabancı Diller unda Yapılan ĠĢlem Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamakta, gizlilik ilkesi uygulanmaktadır. Ġç denetim faaliyeti Ġç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir Ģekilde yürütülmektedir. Açıklama Tamamlanma Tarihi ĠZS 18.2 Ġç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir Eylem Planı olmamakla birlikte,yazılı olarak Ġç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemler uygulanmakta ve izlenmektedir. 23

24 T.C. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ YABANCI DİLLER YÜKSEKOKULU İŞ SÜRECİ Sorumlular İş Akışı Faaliyet Doküman/Kayıt Evrak Kayıt Sorumlusu Gelen Evrak Gelen evraklar Evrak Kayıt Sorumlusu tarafından kayda alındıktan sonra incelenmek üzere Sekreterine yönlendirilir. Gelen Evrak Kayıt Defteri. Sekreteri Personeli Personeli Personeli Personel İşleri Öğrenci İşleri Birimi Evrak incelenir ve birimlere havale edilir. Tahakkuk Muhasebe Birimi Gelen evrakların Evrak Kayıt Sorumlusu tarafından zimmet ile dağıtımı yapılır kurullarının toplantı zabıtlarını yazar ve arşivler. Öğrenci ve personelden gelen dilekçeleri kabul eder ve yüksekokul sekreterini bilgilendirir.. sekreterinin yönlendirdiği her türlü kurum içi ve dışı yazışmaları hazırlar ve takip eder. Akademik personelin ek ders işlemlerini ve ödemelerini yapar.personelin yurt içi ve yurt dışı geçici görev yollukları ile sürekli görev yolluklarını için gerekli işlemleri hazırlar. un ihtiyaç duyduğu mal ve hizmetlerin satın alınması için gerekli çalışmaları yapar.akademik ve idari personelle ilgili özlük, terfi, kesinti ve her türlü yazışma işlemlerini yapar. Dönemlik başarı oranlarını listeler. İkinci öğretim öğrencilerinden % 10 a girenleri tespit eder. Öğrencilerin eğitim-öğretim ile ilgili sorularını cevaplandırır ve ilgili birimlere yönlendirir. Öğrenci belgesi, transkript vb belgeleri hazırlar. Öğrencilerin kayıt dondurma ve kendi isteğiyle kayıt sildirme taleplerine ilişkin işlemleri yürütür Evrak Zimmet Defteri. Personeli Ayniyat-Taşınır Kayıt Kontrol Birimi Taşınır mal kayıt kontrol işlemlerini yapar. Depoda ki malzemelerin giriş, çıkış ve kontrollerini yapar. Personeli Bölüm Sekreterliği Mevcut potansiyelin tümünü kullanarak İç Kontrol Standartları Eylem Planı amaçlarına ulaşmaya çalışmak ve uygulama alanında belirlenen faaliyetleri yerine getirmek. Sorumlusu olduğu cihazların bakım ve onarımını yaptırmak. Bölümdeki yazışmaları yapmak, takip etmek ve kaydını tutmak. Bölüm Başkanı tarafından verilen görevleri titizlikle yerine getirmek. Evrak Kayıt Sorumlusu Personelin Hasta Sevk işlemleri yürütülür. 24

25 T.C. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ YABANCI DİLLER YÜKSEKOKULU İŞ SÜRECİ Sorumlular İş Akışı Faaliyet Doküman/Kayıt Evrak Kayıt Sorumlusu Yazışma İşlemleri Üniversite içi ve dışı yazışma işlemleri yapılır. Resmi Yazışma Kurallarını Belirleyen Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Evrak Kayıt Sorumlusu EVET Yazı ve ekleri uygun mu? HAYIR Yazı ve eklerinin doğru ve tam olup, olmadığı incelenir. Resmi Yazışma Kurallarını Belirleyen Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Müdürü veya Sekreteri Evrak paraflanır ve imzalanır. Evrakın paraf ve ilgili imza işlemleri tamamlanır. Resmi Yazışma Kurallarını Belirleyen Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Evrak Kayıt Sorumlusu Evrak kayıt edilir ve dosyalanır. Giden Evrak Kayıt Defteri ne kayıt edilir. Paraflı suretleri ilgili dosyasında muhafaza edilir. Resmi Yazışma Kurallarını Belirleyen Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Giden Evrak Kayıt Defteri Evrak Kayıt Sorumlusu Evrakın dağıtımı yapılır ve işlem sonlandırılır. Kayıt edilen evrak ilgili birime veya kişiye Zimmet Defteri ile teslim edilir. Resmi Yazışma Kurallarını Belirleyen Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Evrak Zimmet Defteri 25