AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ

Transkript

1 AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI 2008 YILI FAALİYET RAPORU ŞUBAT 2009

2 SUNUŞ 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 41. maddesine istinaden tarih ve sayılı Resmi Gazete ile tarihinden itibaren yürürlüğe giren Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik in 4, 5, 6, 7, 8 ve 9. madde hükümlerine göre Başkanlığımız 2008 Mali Yılı Faaliyet Raporunu tamamlamıştır. Başta Başkanlığımız olmak üzere tüm Üniversitemiz çalışanları için faydalı olacağını düşündüğüm bu çalışmanın hayırlı olmasını diliyor, tüm çalışmalarımızda bize desteklerinden dolayı başta Sayın Rektörümüz Prof. Dr. Ali ALTUNTAŞ olmak üzere, ADEK üyeleri, tüm amirlerimiz ile değerli hocalarımıza ve özverili çalışmalarından dolayı çalışma arkadaşlarıma teşekkür ederim. Ahmet ERKAN Strateji Geliştirme Daire Başkanı 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 1

3 İÇİNDEKİLER I. GENEL BİLGİLER... 4 A. MİSYON VE VİZYON... 4 B. YETKİ GÖREV VE SORUMLULUKLAR... 4 C. BAŞKANLIĞA İLİŞKİN BİLGİLER Fiziksel Yapı Örgüt Yapısı Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar İnsan Kaynakları Sunulan Hizmetler Yönetim ve İç Kontrol Sistemi D. DİĞER HUSUSLAR II. AMAÇ VE HEDEFLER A. BAŞKANLIĞIN AMAÇ VE HEDEFLERİ B. TEMEL POLİTİKALAR VE ÖNCELİKLER III. FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A. MALİ BİLGİLER Bütçe Uygulama Sonuçları Mali Denetim Sonuçları Diğer Hususlar B. PERFORMANS BİLGİLERİ IV. KURUMSAL KAABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A. ÜSTÜNLÜKLER B. ZAYIFLIKLAR C. DEĞERLENDİRME Başkanlıktaki Çıktılar ve Sonuçların Değerlendirilmesi Faaliyetler İle İlgili Sonuçların Değerlendirilmesi V. ÖNERİ VE TEDBİRLER EK: 1- İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI Yılı Birim Faaliyet Raporu 2

4 TABLOLAR LİSTESİ Tablo 1 İdari Personel Hizmet Alanları ve Diğer Alanlara ait Tablo Tablo 2 Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Tablo 3 Personelin İstihdam Şekline Göre Dağılımı Tablo 4 Personel (Kadroların Doluluk Oranına Göre) Tablo 5 Personelin Eğitim Durumu Tablo 6 Personelin Hizmet Süreleri Tablo 7 Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı Tablo 8 Bütçe işlem sayıları ve tutarları tablosu Tablo 9 Amaçlar ve Hedefler Tablosu... Hata! Yer işareti tanımlanmamış. Tablo 10 Birim 2008 Yılı Bütçe Giderleri Tablosu Tablo 11 Mali Denetim Sonuçları EKLER Ek: 1- İç Kontrol Güvence Beyanı Ek:2- Geçici Mizan Ek:3- Kesin Mizan Ek:4- Bütçe Giderleri ve Ödenek Tablosu Ek:5- Ekonomik Ayırıma Göre Bütçe Gelirleri Uygulama Sonuçları Tablosu Ek-6: Ekonomik Ayırıma Göre Bütçe Giderleri Uygulama Sonuçları Tablosu Ek-7: Fonksiyonel Ayırıma Göre Bütçe Giderleri Uygulama Sonuçları Tablosu Ek:8- Kurumsal Ayırıma Göre Bütçe Giderleri Uygulama Sonuçları Tablosu Ek:9- Finansal Ayırıma Göre Bütçe Giderleri Uygulama Sonuçları Tablosu Ek:10- Sayıştay İlamları Cetveli Yılı Birim Faaliyet Raporu 3

5 I. GENEL BİLGİLER A. MİSYON VE VİZYON 1. Misyonumuz Afyon Kocatepe Üniversitesi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığımız, yasal mevzuata dayanarak, Ulusal yükseköğretim ve Üniversitemiz stratejik hedefleri, kalkınma planları ve programlarda yer alan politika ve hedefler doğrultusunda Üniversitemiz kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde elde edilmesi ve kullanılmasını sağlamayı; hesap verebilirlik ve malî saydamlığa dayalı malî yönetim yapısının, iç kontrol sisteminin kurulmasını sağlamayı ve işleyişini takip etmeyi; Üniversite bütçesini hazırlanmayı, uygulanmaları izlemeyi, tüm malî işlemleri muhasebeleştirmeyi, raporlanmayı ve malî kontrolü yapmayı görev edinmiştir. 2. Vizyonumuz Strateji Geliştirme Daire Başkanlığımızın Vizyonu; Strateji ve mali bilgi birikimi ile kalite anlayışına sahip çok iyi yetişmiş kalifiye personelle, verimliliği esas alarak, teknoloji kullanımına öncelik tanıyarak, plan ve projeye önem vererek, ulusal normlarda etkin mali denetim ve danışma hizmeti veren ve standartları belirleyen, hesap verebilirlik ve malî saydamlığa dayalı görev anlayışı içinde, Üniversitemiz birimleri arasında saygın bir birim olmaktır. B. YETKİ GÖREV VE SORUMLULUKLAR 1. Yetkilerimiz Başkanlığımız, 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanununun 32 nci maddesi ve bu maddeye istinaden Maliye Bakanlığınca çıkartılan Harcama Yetkilileri Hakkında Genel Tebliğ hükümleri gereği Başkanlığımız bütçesine konulan ödenekleri ön ödeme veya kesin ödeme şeklinde kullanmakla yetkilidir. Üniversitemize gelirlerinin ve alacaklarının tahsili, giderlerin hak sahiplerine ödenmesi, para ve parayla ifade edilebilen değerler ile emanetlerin alınması, saklanması, ilgililerine verilmesi, gönderilmesi ve diğer tüm malî işlemlerin kayıtlarının yapılması ve raporlanmasıyla Başkanlığımız yetkilidir. Kanunla verilen yukarıdaki yetkilerin yanında Rektör tarafından verilen diğer yetkiler de kullanılmaktadır. 2. Görevlerimiz 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 4

6 Strateji Geliştirme Daire Başkanlığımızın görevleri 5436 Sayılı Kanun, 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu ile Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelikte belirtilmiştir. Bu yasal düzenlemelere göre Başkanlığımızın görevleri aşağıda belirtilen fonksiyonlar kapsamında yürütülür: 1. Stratejik Planlama ve Yönetim Bilgi Sistemi, 2. Bütçe ve Performans Programı. 3. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol, 4. Muhasebe, Kesin Hesap ve Raporlama. Başkanlığımız, fonksiyonlar itibarı ile belirtilen bu görevlerini kurulmuş olan alt birimler aracılığı ile yürütmektedir. Bu fonksiyonlar kapsamında 2007 faaliyet dönemi içerisinde tüm alt birimler oluşturulmuştur. Üniversitemizde, muhasebe yetkililiği görevi, Başkanlığımız muhasebe-kesin hesap ve raporlama fonksiyonunu yürüten alt birim yöneticisi tarafından yerine getirilmektedir. Yukarıda belirtilen yasal çerçeveye dayalı olarak fonksiyonlar itibarıyla ayrıntılı olarak görevlerimiz aşağıdaki gibidir; I. Stratejik Planlama ve Yönetim Bilgi Sistemi fonksiyonu kapsamında yürütülen aşağıdaki görevler Stratejik Planlama ve Yönetim Bilgi Sistemleri Şube Müdürlüğü tarafından yürütülmektedir: A. Ulusal kalkınma strateji ve politikaları, yıllık program ve hükümet programı çerçevesinde Üniversitenin orta ve uzun vadeli strateji ve politikalarını belirlemek, amaçlarını oluşturmak üzere gerekli çalışmaları yapmak, B. Üniversitenin stratejik plan hazırlanmasını, güncellenmesini ve yenilenmesini koordine etmek ve sonuçlarının konsolide edilmesi çalışmalarını yürütmek: Stratejik planlama çalışmalarında 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunun 9 uncu Maddesi uyarınca yapılan düzenlemeler de göz önüne alınarak, Üniversitenin diğer birimlerinin katılımı ile özetle aşağıdaki görevler yapılır; 1. Üniversitenin stratejik planlama çalışmalarına yönelik bir hazırlık programı oluşturmak, stratejik planlama sürecinde ihtiyaç duyulacak eğitim ve danışmanlık hizmetlerini vermek veya verilmesini sağlamak ve stratejik planlama çalışmalarını koordine etmek, 2. Stratejik planlamaya ilişkin diğer destek hizmetlerini yürütmek, 3. Üniversitenin misyonunun belirlenmesi çalışmalarını yürütmek, C. Üniversite Stratejik Planlama çalışmalarında Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulunun (ADEK in) sekretarya hizmetlerini yürütmek, D. Harcama birimleri tarafından hazırlanan birim faaliyet raporlarını da esas alarak Üniversitenin faaliyet raporunu hazırlamak ve Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kuruluna sunmak. Ayrıca Başkanlığın faaliyet raporunu hazırlamak, E. Üniversitenin görev alanına giren konularda, hizmetleri etkileyecek dış faktörleri incelemek, kurum içi kapasite araştırması yapmak, hizmetlerin etkililiğini ve tatmin düzeyini analiz etmek ve genel araştırmalar yapmak üzere özetle aşağıdaki görevler yapılır; 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 5

7 1. Üniversitenin görev alanıyla ilgili araştırma-geliştirme faaliyetlerini yürütmek, 2. Üniversitenin görev alanına giren konularda, hizmetleri etkileyecek dış faktörleri incelemek, 3. Yeni hizmet fırsatlarını belirlemek, etkililik ve verimliliği önleyen tehditlere tedbirler araştırmak ve önermek, 4. Üniversitenin üstünlük ve zayıflıklarını tespit etmek, 5. Kurum içi kapasite araştırması yapmak, hizmetlerin etkililiğini ve yararlanıcı memnuniyetini analiz etmek ve genel araştırmalar yapmak, 6. Üniversitenin faaliyetleri ile ilgili bilgileri toplamak, tasnif etmek, analiz etmek, F. Üniversitenin görev alanına giren konularda performans ve kalite ölçütleri geliştirmek ve bu kapsamda verilecek diğer görevleri yerine getirmek üzere özetle aşağıdaki görevler yapılır; 1. Üniversitenin görev alanına giren konularda performans ve kalite ölçütleri geliştirmek, 2. Üniversitenin ve/veya birimlerin belirlenen performans ve kalite ölçütlerine uyumunu değerlendirerek üst yöneticiye sunmak, G. Üniversitenin yönetimi ile hizmetlerin geliştirilmesi ve performansla ilgili bilgi ve verileri toplamak, analiz etmek ve yorumlamak; H. Yönetim bilgi sistemlerine ilişkin hizmetleri yerine getirmek üzere özetle aşağıdaki görevler yapılır; 1. Yönetim bilgi sistemlerine ilişkin hizmetleri ilgili birimlerle işbirliği içinde yerine getirmek, 2. Yönetim bilgi sisteminin geliştirilmesi çalışmalarını yürütmek, 3. İstatistikî kayıt ve kalite kontrol işlemlerini yapmak, II. Bütçe ve Performans Programı fonksiyonu kapsamında yürütülen aşağıdaki görevler Bütçe ve Performans Şube Müdürlüğü tarafından yürütülmektedir: A. Üniversitenin performans programının hazırlanmasını koordine etmek ve sonuçlarının konsolide edilmesi çalışmalarını yürütmek; Bu çalışmalarda kullanılacak belge ve cetveller ile gerekli dokümanları harcama birimlerine göndermek, harcama birimleri tarafından hazırlanan birim performans programlarını da esas alarak Üniversitenin performans programını hazırlamak ve Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kuruluna sunmak. B. İzleyen iki yılın bütçe tahminlerini de içeren Üniversite bütçesini, stratejik plan ve yıllık performans programına uygun olarak hazırlamak ve birim faaliyetlerinin bunlara uygunluğunu izlemek ve değerlendirmek, C. Üniversitenin Bütçesini hazırlamak; Bütçe teklifinin hazırlanmasında orta vadeli program, orta vadeli malî plan, Üniversitenin stratejik planı ve performans programı, bütçe 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 6

8 çağrısı ve bütçe hazırlama rehberi, yatırım genelgesi ve yatırım programı hazırlama rehberi esas alınarak bütçenin hazırlanmasında kullanılacak belge ve cetveller ile gerekli dokümanları hazırlamak ve harcama birimlerine göndermek. Harcama birimler tarafından birim performans programları ile uyumlu olarak hazırladıkları bütçe teklifleri esas alınarak Üniversitenin bütçe teklifini hazırlamak ve Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kuruluna sunmak. Üniversitenin bütçe teklifi Maliye Bakanlığına, Üniversite performans programını ise Maliye Bakanlığına ve Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığına Rektör ile Milli Eğitim Bakanı tarafından imzalandıktan sonra göndermek. Bütçe ve yatırım programı teklifleri hakkında Maliye Bakanlığı ve Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığında teklifler hakkında görüşmeler yapmak ve yatırım programının vize işlemini ve bütçe kanun teklifini Maliye Bakanlığına ve TBMM ne sunmak. Kanunlaşan bütçeye göre performans programını revize etmek. D. Üniversite faaliyetlerinin stratejik plan, performans programı ve bütçeye uygunluğunu izlemek ve değerlendirme, E. Üniversitenin yatırım programının hazırlanmasını koordine etmek, uygulama sonuçlarını izlemek ve yıllık yatırım değerlendirme raporunu hazırlamak üzere özetle aşağıdaki görevler yapılır; 1. Yatırım programı hazırlıklarının koordinasyonunu sağlamak; Yatırım programı tekliflerinin hazırlanmasında orta vadeli program, orta vadeli malî plan, Üniversitenin stratejik planı ve performans programı, bütçe çağrısı ve bütçe hazırlama rehberi, yatırım genelgesi ve yatırım programı hazırlama rehberi esas alınarak Üniversitenin yatırım programı teklifinin hazırlanmasında kullanılacak belge ve cetveller ile gerekli doküman yatırımcı harcama birimlerine gönderilir ve ilgili harcama birimleri tarafından hazırlanan yatırım teklifleri konsolide edilerek Üniversitenin yatırım programı teklifi hazırlanır. 2. Yatırım uygulama sonuçlarını izlemek ve yıllık yatırım değerlendirme raporunu hazırlamak; Yatırım projelerini uygulayan harcama birimleri tarafından hazırlanan bilgi ve belgeler esas alınarak yatırım projelerinin gerçekleşme ve uygulama sonuçlarına ilişkin yıllık yatırım değerlendirme raporu hazırlanır izleyen yılın Mart ayı sonuna kadar Sayıştay a, Bakanlığına ve Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığına gönderilir. F. Mevzuatı uyarınca belirlenecek bütçe ilke ve esasları çerçevesinde, ayrıntılı finansman programı hazırlamak ve hizmet gereksinimleri dikkate alınarak ödeneğin ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak üzere özetle aşağıdaki görevler yapılır; 1. Ayrıntılı finansman programını hazırlamak; Ayrıntılı finansman programı, harcama birimlerinin teklifleri dikkate alınarak hazırlanır ve Rektör tarafından onaylandıktan sonra vize edilmek üzere Maliye Bakanlığına gönderilir. Maliye Bakanlığının vizesi üzerine gerekli revize yapılarak ayrıntılı finansman programının son hali verilir. Harcama yetkilileri harcamaları Maliye Bakanlığınca vize edilen bu programa uygun olarak yaparlar. 2. Ödenek gönderme belgesi düzenlemek; Maliye Bakanlığınca vize edilen Ayrıntılı Finansman Programına uygun olarak ödenek gönderme belgeleri düzenlenir. G. Bütçe kayıtlarını tutmak, bütçe uygulama sonuçlarına ilişkin verileri toplamak, değerlendirmek ve malî istatistikleri hazırlamak; Bütçe işlemleri 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu, Merkezî Yönetim Bütçe Kanunu ve Bakanlıkça yürürlüğe konulan düzenlemelere göre, gerçekleştirilir, kaydedilir, gerekli koordinasyon sağlanır ve izlenir. Bütçe 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 7

9 işlemleri Rektör veya yetki verdiği kişilerin onayından sonra gerçekleştirilir. Bütçe kayıt ve işlemleri e-bütçe programında gerçekleştirilir ve harcama birimlerinin kullanımına açık tutulur. H. İlgili mevzuatı çerçevesinde, Üniversitenin hazine yardımlarına ilişkin gelir ve alacaklarının tahakkuk ve takip işlemlerini ilgili mevzuatı çerçevesinde yürütmek, İ. Bütçe ve performans ile ilgili malî kanunlarla ve diğer mevzuatın uygulanması konusunda Rektöre ve harcama yetkililerine gerekli bilgileri sağlamak ve danışmanlık yapmak, J. Üniversitenin, diğer idareler nezdinde takibi gereken malî iş ve işlemlerini yürütmek ve sonuçlandırmak; Üniversitenin, diğer idareler nezdindeki (Bütçe ve Performans Programı Şube Müdürlüğü görev tanımı içindeki) malî iş ve işlemleri yürütmek ve sonuçlandırmak, harcama birimleri arasında koordinasyon sağlanarak, III. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol fonksiyonu kapsamında yürütülen aşağıdaki görevler İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Şube Müdürlüğü tarafından yürütülmektedir: A. İç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak, üst yönetimin iç denetime yönelik işlevinin etkililiğini ve verimliliğini artırmak için gerekli hazırlıkları yapmak üzere özetle aşağıdaki görevler yapılır; 1. İç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak, 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanununa ve Maliye Bakanlığınca belirlenen standartlara aykırı olmamak şartıyla, Üniversite tarafından gerekli görülen her türlü yöntem, süreç ve özellikli işlemlere ilişkin standartlar hazırlamak ve sonuçlarını Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kuruluna sunmak, 2. Üniversitenin görev alanına ilişkin konularda standartlar hazırlamak, 3. Amaçlar ile sonuçlar arasındaki farklılığı giderici ve etkililiği artırıcı tedbirler önermek, B. Ön malî kontrol faaliyetini ve görevlerini yürütmek; Ön malî kontrol süreci malî karar ve işlemlerin hazırlanması, yüklenmeye girişilmesi, iş ve işlemlerin gerçekleştirilmesi ve belgelendirilmesinden oluşur. Kaynakların amaçlarına ve mevzuata uygun, etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması için Maliye Bakanlığınca ve Üniversite Senatosu tarafından yapılan düzenlemelere uygun olarak gerekli ön malî kontrol işlemlerini yürütmek ve yapılan ön malî kontrolün sonucu ilgili harcama birimine yazılı görüş vermek veya dayanak belge üzerine şerh düşülmek suretiyle bildirmek. Ön malî kontrol sonucunda düzenlenen yazılı görüşün ilgili malî işleme ilişkin dosyada muhafaza edilmesi ve bir örneğinin de ödeme emri belgesine eklenmesi zorunludur. Ön malî kontrol sonucunda uygun görüş verilmediği durumlarda harcama yetkilileri tarafından gerçekleştirilen işlemlerin kayıtları tutulur ve aylık dönemler itibarıyla üst yöneticiye bildirilir. Söz konusu kayıtlar iç ve dış denetim sırasında denetçilere de sunulur. C. İç kontrol ve ön mali kontrol hususlarındaki malî kanunların ve ilgili diğer mevzuatın uygulanması konusunda üst yöneticiye ve harcama yetkililerine gerekli bilgileri 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 8

10 sağlamak ve danışmanlık yapmak ve malî mevzuatta meydana gelen değişiklikler konusunda harcama birimlerini bilgilendirmek, D. Üniversitenin, diğer idareler nezdinde takibi gereken malî iş ve işlemlerini yürütmek ve sonuçlandırmak; Üniversitenin, diğer idareler nezdindeki (İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Şube Müdürlüğünün görev tanımı içindeki) malî iş ve işlemleri izlemek ve sonuçlandırmak, harcama birimleri arasında koordinasyonu sağlanarak, IV. Muhasebe, Kesin Hesap ve Raporlama fonksiyonu kapsamında yürütülen aşağıdaki görevler Muhasebe, Kesin Hesap ve Raporlama Şube Müdürlüğü tarafından yürütülmektedir: A. Üniversite özel bütçesinin muhasebe hizmetlerini yürütmek; Muhasebe hizmetleri, 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu ve ilgili mevzuat çerçevesinde, Muhasebe, Kesin Hesap ve Raporlama Şube Müdürlüğü yöneticisi de olan muhasebe yetkilisi tarafından yerine getirilir. B. İlgili mevzuatında özel bir düzenleme bulunmadığı takdirde Üniversite gelirlerinin tahakkuku, gelir ve alacakların takibi ve bu gelir ve alacakların tahsil işlemlerini yürütmek. C. Üniversitenin mülkiyetinde veya kullanımında bulunan taşınır ve taşınmazların mal yönetim dönemine ilişkin icmal cetvellerini düzenlemek/hazırlamak; Üniversitenin mülkiyetinde veya Üniversiteye tahsisli olan ya da Üniversitenin kullanımında bulunan taşınır ve taşınmazlar ile bunlara ilişkin işlemlerin kaydı ilgili mevzuatında belirlenen kişiler tarafından tutulur. D. Bütçe kesin hesabı ile bütçe uygulama sonuçlarına ilişkin verileri toplamak, değerlendirmek ve malî istatistikleri hazırlamak üzere özetle aşağıdaki görevler yapılır; 1. Bütçe kesin hesabını hazırlamak; Bütçe uygulama sonuçları dikkate alınarak bütçe kesin hesabı, hazırlanır. Üniversitenin bütçe kesin hesabı, Maliye Bakanlığınca belirlenen usul ve esaslar çerçevesinde hazırlanarak, Rektör ve Milli Eğitim Bakanı tarafından imzalandıktan sonra merkezi yönetim kesin hesap kanun tasarısına dahil edilmek üzere Maliye Bakanlığına gönderilir. 2. Bütçe uygulama sonuçlarına ilişkin her türlü rapor, cetvel ve belgeyi hazırlamak, 3. Üniversitenin malî istatistiklerini hazırlamak ve Maliye Bakanlığına göndermek. E. Malî kanunların ve ilgili diğer mevzuatın uygulanması konusunda üst yöneticiye ve harcama yetkililerine gerekli bilgileri sağlamak ve danışmanlık yapmak; Muhasebe, Kesin Hesap ve Raporlama Şube Müdürlüğü görev tanımı içindeki konularında gerekli bilgi ve dokümantasyonu, yetki ve görevleri çerçevesinde, oluşturmak, izlemek ve istenilmesi halinde Rektöre, ilgili birim veya kurumlara vermek. Malî mevzuatta meydana gelen değişiklikler konusunda gerekli bilgi ve belgeler uygun araçlarla harcama birimleri bilgilendirilir. F. Üniversitenin, diğer idareler nezdinde takibi gereken malî iş ve işlemlerini 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 9

11 yürütmek ve sonuçlandırmak; Üniversitenin, diğer idareler nezdinde ki (Muhasebe, Kesin Hesap ve Raporlama Şube Müdürlüğünün görev tanımı içindeki) malî iş ve işlemleri izlemek ve sonuçlandırmak, harcama birimleri arasında koordinasyon sağlamak, 3. Sorumluluklarımız Strateji Geliştirme Daire Başkanlığımız, görevlerinin yerinde ve zamanında yerine getirilmesinden Rektöre karşı sorumludur. Başkanlığımız, Üniversite kaynaklarının etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak elde edilmesinden, muhasebeleştirilmesinden, raporlanmasından ve kötüye kullanılmaması için gerekli önlemlerin alınması hususunda çalışmalar yapmaktan sorumludur. Üniversite gelirlerinin tarh, tahakkuk, tahsiliyle yetkili ve görevli olan Başkanlığımız, ilgili kanunlarda öngörülen tarh, tahakkuk ve tahsil işlemlerinin zamanında ve eksiksiz olarak yapılmasından, etkin bir ön malî kontrol yapılmasından sorumludur. Başkanlığımız, gelirlerin ve alacakların tahsili, giderlerin hak sahiplerine ödenmesi, para ve parayla ifade edilebilen değerler ile emanetlerin alınması, saklanması, ilgililere verilmesi, gönderilmesi ve diğer tüm malî işlemlerin kayıtlarının yapılması ve raporlanması hizmetlerin yapılmasından ve muhasebe kayıtlarının usulüne uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasından sorumludur. Başkanlığımız, 5018 Sayılı Kanunun 34 üncü maddenin birinci fıkrasındaki ödemeye ilişkin hükümler ile bu maddenin üçüncü fıkrasında belirtilen ödemeye ilişkin kontrol yükümlülüklerinden dolayı sorumludur. Başkanlığımız, bütçesinin harcama yetkilisi olarak verilen harcama talimatlarının bütçe ilke ve esaslarına, kanun, tüzük ve yönetmelikler ile diğer mevzuata uygun olmasından, ödeneklerin etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasından ve ilgili Kanunlar çerçevesinde yapılması gereken diğer işlemlerden dolayı hesap vermekle sorumludur. Başkanlığımız görevlilerine, kullanılmak üzere teslim edilen taşınır bu taşınırların kullanım sırasında korunmasından ve taşınıra verilen zararlardan sorumludur. C. BAŞKANLIĞA İLİŞKİN BİLGİLER 1. Fiziksel Yapı Başkanlığımız Ahmet Necdet Sezer kampusunda bulunan Rektörlük binası (C) blok 2 inci katta faaliyetini yürütmektedir. Tablo 1 de görüldüğü üzere Başkanlığımız 4 yönetici çalışma odası, 6 servis, 4 diğer hizmet alanı (1 arşiv, 1 sekreter odası, 1 denetçiler için çalışma odası ve 1 toplantı odası) olmak üzere toplam 14 bölüm ve 600 m² den oluşan idari ve diğer hizmet alanlarında faaliyet yürütmektedir. Fiziksel yapı bakımdan Başkanlığın tüm eksiklikleri 2008 yılı içinde tamamlanmıştır Yılı Birim Faaliyet Raporu 10

12 Sayısı (Adet) Alanı (m2) Kullanan Sayısı Çalışma Odası Servis Diğer Hizmet Alanları (Arşiv vb.) TOPLAM Tablo 1 İdari Personel Hizmet Alanları ve Diğer Alanlara ait Tablo 2. Örgüt Yapısı Strateji Geliştirme Daire Başkanı, Başkanlığın en üst amiri olup yasal düzenlemelerle Başkanlığa verilen görevlerin yerine getirilmesinden dolayı Rektöre karşı sorumludur. Başkan, Başkanlığın alt birimleri ve çalışanları arasında işbölümü ve koordinasyonu sağlamakla görevlidir. Başkanlık 5436 sayılı Kanunla kurulmuş ve yetki ve görevleri aynı Kanun, 5018 sayılı kanun ve Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik ile belirlenmiştir. Başkanlığımızı örgütsel yapısı kanunlara ve Yönetmeliğe uygun olarak şekillendirilmiştir. Kanun ve Yönetmelikte belirtilen zorunluluklar, görevlerimizin fonksiyonel dağılımı, personel durumu ve iş yoğunluğu dikkate alınarak aşağıdaki şekilde dört alt birim şeklinde örgütlenme çalışmaları yürütülmektedir. Başkanlığın alt birimleri; organizasyon yapısı ve iş akış haritasına göre sırasıyla Stratejik Planlama ve Yönetim Bilgi Sistemi Şube Müdürlüğü, Bütçe ve Performans Programı Şube Müdürlüğü, İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Şube Müdürlüğü ve Muhasebe-Kesin Hesap ve Raporlama Şube Müdürlüğünden oluşmaktadır. Şekil; 1 Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Örgüt Şeması 3. Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 3.1 Yazılımlar Başkanlığın iş ve işlemlerinin tamamı yazılım programları, kelime işlemci ve sayısal işlemci programlar sayesinde yürütülmektedir. Ayrıca, Başkanlığa ait web sitesi ( üniversite sunucusu üzerinden hizmet vermeye devam etmekte olup, sitemizde gerekli çağrı ve duyurular, yasal mevzuatlar ve onayı alınmış raporlar yayımlanmaktadır. Başkanlıkta kullanılan yazılımlar ise aşağıya çıkarılmıştır Yılı Birim Faaliyet Raporu 11

13 e-bütçe: Başkanlığın bütçe işlemlerinin yürütülmesinde ve Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü ile bütçe işlemlerine ait bilgi akışını sağlamak üzere kullanılan aynı Genel Müdürlüğe ait yazılım programıdır. say2000i: Üniversitemizin ve Başkanlığımızın muhasebe, yönetim dönemi ve kesin hesap işlemleri, maaş bordo kontrolleri ve Sayıştay ile Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü ile muhasebe işlemleri hakkında bilgi akışını sağlamak üzere kullanılan aynı Genel Müdürlüğe ait donanım ve yazılım programıdır. Global: Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından yapılan ve Üniversite bütçe işlemlerinin takip edildiği yazılım programıdır. Ekders: Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından yapılan ve öğretim üye ve elamanlarının ders yükleri ile ekders ödemelerinin kontrolünün yapılabildiği yazılım programıdır. Evrak: Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından yapılan ve gelen, giden evraklarının kaydının tutulduğu yazılım programıdır. Taşınır: Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine göre Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından hazırlanan ve taşınırların kayıt, kontrol ve muhasebeleştirilmesinin yapılabileceği yazılım programıdır. Kira: Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından hazırlanan ve kiralanan taşınmazların takip ve kontrolü için yapılan yazılım programıdır. TTS: TÜBİTAK Projelerinin yürütüldüğü ve TÜBİTAK a bağlı yazlım programıdır. Başkanlığımızın iş ve işlemlerini daha etkin ekonomik ve verimli bir şekilde yürütebilmesi için entegre bir yönetim bilgi sistemi kurulmasına ihtiyaç vardır. 3.2 Bilgisayarlar Masaüstü Bilgisayar Sayısı : 7 Adet (Maliye Bakanlığına ait) : 18 Adet (Üniversiteye ait ) Dizüstü Bilgisayar Sayısı : 1 Adet Başkanlığımızda mevcut bilgisayarların sayı ve niteliklerinin arttırılmasına ihtiyaç vardır. 3.3 Kütüphane Kaynakları Basılı Yayınlar (Kitaplar, Dergiler, Gazeteler, Mevzuat Kitapları v.s) : 21 Adet Başkanlığın iş ve işlemlerini daha etkin yürütebilmesi için daha çok süreli ve süresiz yayınlara ihtiyacı vardır. 3.4 Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Başkanlığın kullanımında bulunan diğer bilgi ve teknolojik kaynaklar Tablo 2 de gösterilmiştir. Başkanlıkta mevcut diğer bilgi teknolojik kaynaklar sayı ve niteliklerinin arttırılmasına ihtiyaç vardır Yılı Birim Faaliyet Raporu 12

14 Cinsi İdari Amaçlı (Adet) Yazıcılar 12 Fotokopi Makinesi 1 Faksimile Makinesi 1 Sabit Telefon 27 Telsiz Telefon 2 Santral Swich (Anahtar) 4 Televizyon 1 Tablo 2 Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 4. İnsan Kaynakları Eğitim Amaçlı (Adet) Araştırma Amaçlı (Adet) Başkanlığın 2008 yılı faaliyet dönemi sonunda mevcut insan kaynakları 1 Daire Başkanı, 2 Mali Hizmetler Uzmanı, 1 Mühendis, 2 Şef, 9 Memur, 1 Hizmetli, 5 Kısmi Zamanlı Öğrenciden oluşmaktadır. Başkanlığın organizasyon yapısına göre tarihi itibarı ile istihdam şekline göre dağılımı Tablo 3 teki gibidir. Bir önceki yıla göre mali hizmetler uzmanı bir azalmış, hiç şef yokken yapılan sınav sonucu kazanan iki şef atanmıştır. Başkanlığımız personel sayısı en az mevcut sayı kadar arttırılmasına ihtiyaç vardır. Birim/Unvan Başk. Mali Hizme t.uzm. Mühe ndis Şef Memu r Hizmetli Kıs. Zam, Öğr. Topl. Yüzde Başkanlık %14 Stratejik Planlama ve Yönetim Bilgi Sistemleri Şube Müdürlüğü %10 Bütçe ve Performans Programı Şube Müdürlüğü %19 Muhasebe-Kesin Hesap ve Raporlama Şube Müdürlüğü %47 İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Şube Müdürlüğü %10 T O P L A M %100 Tablo 3 Personelin İstihdam Şekline Göre Dağılımı 4.1 Personel Durumu Başkanlığın tarihi itibariyle çalışanların kadrolarının doluluk oranına göre durumu Tablo 4 te gösterilmiştir. Başkanlığımız çalışanlarının ¼ ü başka birim kadrolarında bulunup görevlendirme suretiyle Başkanlığımızda çalışmakta olup, kadrosunda bulunan tek şube müdürü ise başka birimde görevlendirilmiştir. Mevcut çalışanların ¼ ü ise kısmi zamanlı öğrenci statüsündedir. Başkanlığımızın iş ve işlemleri konusunda uzmanlaşmayı gerektiren işler olup, bu da alanında eğitim görmüş, tecrübe ve bilgi birikimi gerektirmektedir. Bunun için çalışanların tamamı Başkanlık kadrolarında olması, kadrosunda bulunanlarında Başkanlıkta çalışması ve 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 13

15 kısmi zamanlı öğrenci statüsünde çalışanların yerine kadrolu personel çalıştırılması önem arz etmektedir. Diğer Başka Birimden Başka Birimlere Toplam Çalışan Dolu Boş Personel Görevlendirilen Görevlendirilen İdari Personel (1+2+3)-4 Genel İdari Hizmetleri Sınıfı Teknik Hizmetler Sınıfı 1 1 Yardımcı Hizmetler Sınıfı 1 1 Kısmi Zamanlı Öğrenci 5 5 Toplam Tablo 4 Personel (Kadroların Doluluk Oranına Göre) 4.2 Personelin Eğitim Durumu Başkanlık çalışanlarının tarihi itibariyle eğitim durumu Tablo 5 te gösterilmiştir. Başkanlığın eğitim durumu ortalama olarak ön lisans seviyesindedir. Başkanlığın iş ve işlemleri konusunda uzmanlaşmayı gerektiren işler olup, bu da alanında en azından lisans düzeyinde eğitim görmüş çalışanların bulunmasını gerektirmektedir. Personelin Eğitim Durumu İlköğretim Lise Ön Lisans Lisans Y.L. ve Dokt. Toplam Kişi Sayısı Yüzde 4,76 38,10 14,28 38,10 4, Tablo 5 Personelin Eğitim Durumu 4.3 Personelin Hizmet Süreleri Başkanlık çalışanlarının tarihi itibariyle hizmet süreleri Tablo 6 da gösterilmiştir. Buna göre Başkanlık çalışanlarının ortalama kıdem yılı 9 yıldır. Personelin Hizmet Süresi 1 3 Yıl 4 6 Yıl 7 10 Yıl Yıl Yıl 21 Üzeri Kişi Sayısı Yüzde 38,10 4,76 23,81 14,29 14,29 4,76 Tablo 6 Personelin Hizmet Süreleri 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 14

16 4.4 Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı Başkanlık çalışanlarının tarihi itibariyle yaş göre dağılımı Tablo 7 de gösterilmiştir. Buna göre Başkanlık çalışanlarının yaş ortalaması 32 dir. Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı Yaş Yaş Yaş Yaş Yaş 51 - Üzeri Kişi Sayısı Yüzde 42,86 28,57 9,52 19,05 Tablo 7 Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı 5. Sunulan Hizmetler Başkanlığın alt birimler itibarıyla sunduğu hizmetler aşağıya çıkarılmıştır; 5.1 Stratejik Planlama ve Yönetim Bilgi Sistemi Şube Müdürlüğü Stratejik Planlama ve Yönetim Bilgi Sistemi Şube Müdürlüğü tarafından sunulan hizmetler şunlardır; a) Üniversitemiz 2007 Yılı Faaliyet Raporu tamamlandı ve Maliye Bakanlığı na gönderildi. b) Üniversitemiz 2007 Yılı Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Raporu hazırlandı. c) yıllarını kapsayan üniversitemizin ilk Stratejik Planı hazırlandı, Üniversitemiz Senatosu tarafından kabul edilerek DPT ye gönderildi. d) Üniversitemiz Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Yönergesi hazırlandı ve Üniversitemiz Senatosu tarafından kabul edildi. e) Üniversitemiz Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulu toplantılarında sekretarya görevleri yürütüldü, kurulun verdiği görevler tamamlandı. 5.2 Bütçe ve Performans Programı Şube Müdürlüğü Bütçe ve Performans Programı Şube Müdürlüğü tarafından sunulan hizmetler şunlardır; a) Üniversitemiz 2008 Yılı Bütçesi Ayrıntılı Harcama ve Finansman Programı hazırlanmıştır. b) Her türlü bütçe işlemi (ödenek aktarma, ödenek ekleme, ödenek revize, ödenek gönderme ve tenkis) yapılmıştır. c) Bütçe işlemleri ile ilgili Üniversitemiz birimlerine danışmanlık hizmeti sunulmuştur. d) Yukarıda saylan her türlü bütçe işlemleri ile ilgili yazışmalar yapılmıştır. e) Bütçe işlemleri ile ilgili her türlü araştırma, inceleme ve planlama yapılmıştır Yılı Birim Faaliyet Raporu 15

17 f) 2009 Yılı Bütçesi ve yatırım programı hazırlık çalışmaları yürütülmüş Maliye Bakanlığı ve DPT ile bütçe görüşmeleri gerçekleştirilmiş, birimlerimize bütçe hazırlıkları ile ilgili danışmanlık yapılmış ve 2009 bütçesi hazırlanmıştır. g) 2009 yılı Afyon Kocatepe Üniversitesi İdare Performans Programı hazırlanıp Maliye Bakanlığı, Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı ve Türkiye Büyük Millet Meclisine gönderilmiştir. Ayrıca bütçe ve performans programının hazırlanırken, e-bütçe işlemlerinin gerçekleştirilmesi hususunda harcama birimlerine danışmanlık yapılmıştır tarihi itibariyle gerçekleşen bütçe işlemlerinin sayısal verileri aşağıda listelenmiştir: Bütçe İşlemleriyle İlgili Sayısal Bilgiler Bütçe hizmeti verilen birimlerin sayısı : 44 Yapılan Harcama Tutarı : İşlemin Türü Adedi Tutarı (YTL) Ödenek Gönderme ,16 Ödenek Tenkis ,87 Ödenek Ekleme ,00 Ödenek Aktarma ,00 AHP Revize ,00 Bütçe İşlem İptali 5 0,00 T O P L A M ,03 Tablo 8 Bütçe işlem sayıları ve tutarları tablosu 5.3 İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Şube Müdürlüğü İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Şube Müdürlüğü tarafından sunulan hizmetler şunlardır; Üniversitenin 2008 mali yılına ait harcamalarının ön malî kontrol işlemleri yerine getirilmiştir. Gelir, gider, varlık ve yükümlülüklere ilişkin malî karar ve işlemler, idarenin bütçesi, bütçe tertibi, kullanılabilir ödenek tutarı, ayrıntılı harcama veya finansman programları, merkezi yönetim bütçe kanunu ve diğer malî mevzuat hükümlerine uygunluk yönlerinden kontrol edilmektedir. Üniversitemizde istihdam edilen devlet memurlarından, hangi işi yapanlara ve hangi görevde bulunanlara zam ve tazminat ödeneceği, ödenecek zam ve tazminatın miktarları ile ödeme usul ve esaslarına ilişkin olarak anılan Kanunun 152 inci maddesine dayanılarak yürürlüğe konulan Bakanlar Kurulu kararı uyarınca, zam ve tazminat ödemesi yapılacak personelin kadro 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 16

18 veya görev unvanları, sınıfları, dereceleri, sayıları ve hizmet yerleri ile bunlara uygun olarak ödenecek zam ve tazminatın miktarlarını gösteren ve serbest kadro üzerinden hazırlanan cetvel ile bunların birimler itibarıyla dağılımını gösteren listeler kontrol edilerek onaylanmak üzere Rektörlük makamına sunulmuştur. Üniversitemizde geçici işçi pozisyonlarında çalışanlardan 5620 sayılı Kanunda belirtilen kriterlere uyanlar aynı kanunun 5 inci maddesine göre Devlet Personel Başkanlığının görüşü üzerine Maliye Bakanlığının izni ile 657 Sayılı Kanun 4/b pozisyonlarındaki (2) adet personelin, iç kontrol ve ön mali kontrole ilişkin usul ve asalar çerçevesinde kontrol işlemleri yapılmıştır. Malî kanunlarla ilgili diğer mevzuatın uygulanması konusunda üst yönetici ve harcama yetkililerine talep ettikleri konularda gerekli bilgiler sağlanmış ve danışmanlık hizmeti verilmiştir. 5.4 Muhasebe, Kesin Hesap ve Raporlama Şube Müdürlüğü Muhasebe, Kesin Hesap ve Raporlama Şube Müdürlüğü tarafından sunulan hizmetler şunlardır; Üniversitemizin 2008 yılına ait tüm muhasebe hizmetleri yerine getirilmiştir; Gelirlerin tahsili, giderlerin hak sahibine ödenmesi, para ve parayla ifade edilebilen değerler ile emanetlerin alınması, saklanması, ilgililere verilmesi, gönderilmesi ve diğer tüm mali işlemlerinin kayıtlarının yapılması ve raporlanması muhasebe hizmetidir. Üniversitenin 2007 mali yılı bütçe kesin hesabı çıkarılarak 100 adet bastırılmış ve Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğüne, Sayıştay Başkanlığına ve TBMM ye teslim edilmiştir. Üniversitenin 2007 mali yılı yönetim dönemi raporları hazırlanarak Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğüne ve sarf evraklarıyla birlikte Sayıştay Başkanlığına teslim edilmiştir. Üniversitenin 2007 mali yılı sarf evrakları Sayıştay Denetçilerince yerinde yapılan denetime ibraz edilmiş ve bu denetçiler tarafından hazırlanan sorgulara Üniversitemiz adına savunmaları ve izahatları yazılmıştır. Üniversitenin tüm gelirlerinin tarh, tahakkuk ve tahsil işlemleri yürütülmüştür. Üniversitenin istenen tüm mali istatistikleri hazırlanmış ve sunulmuştur. Üniversitemize ait taşınırların amortisman işlemleri yapılmış ve Üniversitemize bağlı birimlerin taşınır yönetim hesabı cetvelleriyle say2000i arasında mutabakat sağlanmıştır. Bütçe Gelirleri Toplamı : ,84 YTL Bütçe Giderleri Toplamı : ,08 YTL Yevmiye Sayısı : Takip Edilen İcra Dosyası Sayısı : 102 Takip Edilen Kişi Borcu Sayısı : yılı sonu itibariyle izlenen toplam 25 TÜBİTAK projesi bulunmaktayken, 2008 yılı içinde 4 yeni proje kabul edilmiş ve 10 proje tamamlanarak sona ermiştir Yılı Birim Faaliyet Raporu 17

19 2008 yılı içinde AB Hibeleri Proje Kapsamında 1 adet ERASMUS Projesinin say2000i sitemine girişi ve muhasebeleştirilmesi yapılmıştır. 6. Yönetim ve İç Kontrol Sistemi İç Kontrol işlemleri tarih ve sayılı 3 nolu Mükerrer Resmi Gazetede Yayımlanan İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar çerçevesinde harcama birimleri ve Strateji geliştirme Daire Başkanlığımız tarafından yürütülmektedir. a) Başkanlık, iç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmaya devam etmekte ve ön malî kontrol faaliyetini İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar çerçevesinde yürütmektedir. Başkanlık Muhasebe Yetkilisi, muhasebe kayıtlarının usulüne ve standartlara uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasından sorumlu olduğunun bilinci içinde hareket etmektedir. b) Başkanlık iş ve işlemlerin yürütülmesinden dolayı Rektöre karşı sorumludur. Başkanlık idari yönden Genel Sekretere bağlı olup, ikinci derecede görev dağılımı ile belirlenmiş olan Rektör yardımcısına bağlı ve ona karşı sorunludur. Yaptığımız iş ve işlemler Üniversitemiz Rektörü ve yukarıda belirtilen amirlerin yönetim ve kontrolündedir. c) Daire Başkanı, bağlı müdür, mali hizmetler uzmanı, memur ve diğer tüm personelin yaptığı iş ve işlemleri takip ve kontrol etmekte, Muhasebe yetkilisi bağlı memurlar ve diğer personelin yaptığı tüm işlemleri kontrol ettikten sonra ödeme yapmaktadır. Diğer yetkililerde bağlı memur ve personelin yaptığı işleri kontrol etmektedir. D. DİĞER HUSUSLAR Faaliyet yılı içerisinde Daire Başkanı ve mali hizmetler uzmanları nezdinde 5018 ve 5436 Sayılı Kanunlarla Başkanlığımıza verilen görevler ile mali mevzuat ve diğer iş ve işlemler konusunda personellerimizi bilgilendirme ve eğitim çalışmaları yapılmıştır. Başkanlığımız personeli bilgi ve becerilerini arttırmak üzere Kurum dışı eğitim ve toplantılara katılmışlardır. Başkanlığımız personelinin katıldığı eğitimler ve toplantılar şunlardır; T.C Maliye Bakanlığı tarafından düzenlenen Performans Programı Hazırlama Eğitim Programı seminerine Ahmet ERKAN, Süleyman GÜRSOY, Özlem K.GENELİOĞLU Mayıs 2008 tarihleri arasında katılmıştır. T.C Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü tarafından düzenlenen Mali Hizmetler Uzmanı Eğitim Programı Seminerine Mali Hizmetler uzmanı Süleyman GÜRSOY Kasım 2008 tarihleri arasında, Mali Hizmetler uzmanı Yeliz ATAK Ekim 2008 tarihleri arasında katılmıştır. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Standartları oluşturulması konularında Dokuz Eylül Üniversitesi nde 4 Nisan 2008 tarihinde ve Hacettepe Üniversitesi nde 27 Haziran 2008 tarihinde yapılan toplantılara Ayşen Kılıç iştirak etmiştir Yılı Birim Faaliyet Raporu 18

20 TUBİTAK tarafından Antalya da düzenlenen hizmet içi eğitim programına Mart 2008 tarihinde Yeliz ATAK katılmıştır. Maliye Bakanlığı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından tarihinde Ankara da düzenlenen İç Kontrol Yol Haritası adlı paylaşım toplantısına Yeliz ATAK katılmıştır. Maliye Bakanlığı ve Ulusal Ajans tarafından Ankara da düzenlenen AB Hibelerinin Muhasebeleştirilmesi ve Vergi Maliyeti seminerine Mali Hizmetler uzmanı Yeliz ATAK tarihinde katılmıştır. II. AMAÇ VE HEDEFLER A. BAŞKANLIĞIN AMAÇ VE HEDEFLERİ Başkanlığımızın iki ana amacı mevcut olup, bu amaçlara üzere her amaca ait üç er hedef belirlenmiştir. Bu amaç ve bağlı hedefler Tablo 9 da gösterilmiştir. Stratejik Amaçlar Amaç 1 Üniversitenin stratejik yönetim çalışmaları ile planlamayı gerçekleştirmek, Amaç 2 Üniversitenin mali hizmetlerini yürütmek Tablo 9 Amaçlar ve Hedefler Tablosu B. TEMEL POLİTİKALAR VE ÖNCELİKLER Stratejik Hedefler Hedef -1 Üniversite stratejik planın, hazırlanması, yenilenmesi ve/veya revizesi sırasında, yasal mevzuatla belirtilen şekil ve süreler içinde yasal mevzuatla istenen düzeyde stratejik planlama çalışmaları tamamlamak. Hedef -2 Üniversite stratejik plan çalışmalarının izlenmesi ve değerlendirilmesi amacıyla her yıl periyodik olarak, yasal mevzuatla belirtilen şekil ve sürede yasal mevzuatla istenen düzeyde faaliyetlerin değerlendirilme ve geliştirme çalışmaları yürütmek. Hedef -3 Üniversite stratejik plan çalışmalarını etkinleştirmek için yönetim bilgi sistemlerine ilişkin hizmetleri yerine getirmek. Hedef -1 Stratejik plana uygun olarak yasal mevzuatla belirtilen şekil ve süreler içinde performans programını hazırlamak; Üniversite stratejik planına ve performans programına uygun olarak yasal mevzuatla belirtilen şekil ve süreler içinde bütçeyi hazırlamak ve uygulama çalışmalarını yerine getirmek, Hedef -2 İç kontrol ve ön mali kontrol hizmetlerini yerine getirmek, Hedef -3 Muhasebe ve raporlama hizmetlerini yerine getirmek, Başkanlığımız, yıllarını kapsayan Üniversitemizin ilk stratejik planında benimsenen temel politika ve öncelikler aynen benimsenmiş olup bu politika ve öncelikler 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 19

21 dikkate alınarak, bu politikaların önceliklere dikkate alınarak uygulanabilmesi için ayrıca Başkanlığımızca aşağıdaki değerleri de kabul etmiştir. 1. Mali bilgi konusunda kendisini sürekli yenileyen ve geliştiren yaratıcı düşünceye sahip personelle hizmet sunmak, 2. İşbirliği içinde görev ve sorumluluklarına bağlı çalışma anlayışı, 3. Mesleki değerlere saygı, dürüst, katılımcı ve paylaşımcı yönetim anlayışı, 4. Hizmetler esnasında tüm çalışanlarımız etik kurallara en üst düzeyde uyma anlayışı, 5. Tüm faaliyetlerin icrasında hukukun üstünlüğü ve kanunlara uygunluk, 6. Tüm hizmetlerde üst düzey profesyonellik, detaylara dikkat edilerek sıfır hata anlayışı, 7. Planlamaya ve teknoloji kullanımına önem verme, 8. Üniversite kaynaklarını etkinlik, ekonomiklik, verimlilik ilkelerini gözeterek amacına uygun kullanım, 9. Stratejik önceliklere göre dağıtılan kaynakların etkin kullanılıp kullanılmadığının izlenmesi, kontrolü, düzenleme ve buna dayalı bir hesap verme sorumluluğu, 10. Planlama çalışmalarımızda tüm paydaşların katılımı, 11. Kurum kültürüne sahip çıkma, 12. İnsan odaklı hizmet ve yönetim anlayışı, 13. Sunulan hizmetlerde yararlılık, güvenilirlik ve eşitlik anlayışı, 14. Hızlı ve kaliteli hizmet sunumu anlayışı ve tüm paydaşların memnuniyeti, 15. Performans değerlendirme sonuçlarını mali saydamlık ilkesi gereği kamuoyu ile paylaşımı, III. FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A. MALİ BİLGİLER 1. Bütçe Uygulama Sonuçları Başkanlığımıza ait bütçe uygulama sonuçları bütçe giderleri ve temel mali tablolara ilişkin açıklamalar başlıkları altında ele alınmıştır. 1.1 Bütçe Giderleri Başkanlığımızda, memur maaşlarına yapılan zamlar ile yeni atanan personelin maaş ödemelerinden dolayı personel giderleri gerçekleşme oranı %108,4, sosyal güvenlik kurumlarına devlet prim giderlerinin gerçekleşme oranı %96 olup personel giderleri toplamının ortalaması %106,73 tür ve beklenen düzeydedir. Hedeflenen eğitimlerin gerçekleştirilememesi, aylık finansal dağılım ve tasarruf tedbirlerinden dolayı kırtasiye, büro malzemesi vb. alımlarının yeterince yapılamamasından dolayı mal ve hizmet alım giderlerinin gerçekleşme oranının %40,2 de kalmasına neden olmuştur. Bütçe giderleri toplamının kesintili başlangıç ödeneğine oranı % 100,89 olarak gerçekleşmiştir, ve toplamda bütçe hedeflerinden önemli bir sapma meydana 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 20

22 gelmemiştir. Bütçe uygulama sonuçları Tablo 10 da gösterilmiştir. Bütçe Giderleri 2008 BÜTÇE BAŞLANGIÇ ÖDENEĞİ 2008 GERÇEKLEŞME TOPLAMI GERÇEKLEŞME ORANI YTL YTL % BÜTÇE GİDERLERİ TOPLAMI ,56 100, PERSONEL GİDERLERİ ,10 108,4 02 SOS. GÜV. K. DEV. PRİMİ GİD , MAL VE HİZ. ALIM GİDERLERİ ,68 40,2 Tablo 10 Birim 2008 Yılı Bütçe Giderleri Tablosu 1.2 Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar Mali Tablo kavramını daha açık bir şekilde ortaya koyabilmek için muhasebenin tanımını bilmek gerekir. Muhasebe, "Mali karaktere sahip olayları para birimi ile ifade ederek sınıflayan, tarih sırası ile kaydeden, raporlayan ve bu raporları yorumlayan bir mali sanat" seklinde tanımlanmaktadır. Bu tanımdan yola çıkıldığında, muhasebenin yerine getirdiği raporlama işlevi "Mali Tablo" kavramını doğurmaktadır. Buna göre Mali Tablolar, muhasebe sistemi içinde kaydedilen ve toplanan bilgilerin, belirli zaman aralıklarıyla bu bilgileri kullanacak olan kişilere iletilmesini sağlayan araçlar olup kurulusun mali yapıları hakkında bilgi vermektedirler. Mali raporlama ile genel olarak kaynakların dağıtımı, uygulanan mali politikaların etkileri ile ileriye yönelik politika oluşturulması ve karar verilmesinde, kamu idaresinin mali durumu, performansı ve nakit akımları hakkında kullanıcılara kapsamlı bilgi sağlanır. Mali tablolar kamu idarelerinin; Kaynaklarının dağılımı ve kullanımını, Faaliyetlerinin nasıl finanse edildiği ve nakit ihtiyacının nasıl karşılandığını, Faaliyetlerini finanse edebilme ve sorumlulukları ile taahhütlerini yerine getirebilme yeteneğini, Mali durumu ve mali durumundaki değişiklikleri, Faaliyetlerindeki performans, etkinlik ve başarısını, Kendilerine sağlanan kaynakları bütçelerine uygun ve yasal şekilde kullanıp kullanmadıklarını, Mali işlemlerinde saydam olup olmadıklarını ve hesap verilebilirliğini gösterir. Mali tablolar, bu amaçların gerçekleştirilebilmesi için; kamu idarelerinin varlıkları, yabancı kaynakları, öz kaynakları, gelirleri, giderleri ve nakit akımları hakkında bilgi verir. Mali tabloların, kullanıcıların karşılaştırma yapabilmelerini mümkün kılmak için son üç dönemin verilerini de içermeleri ve herkes tarafından anlaşılmalarını sağlayacak şekilde ve açıklamaları ile birlikte hazırlanmaları esastır tarih ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 49 uncu maddesi, 178 sayılı Maliye Bakanlığının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 21

23 Kararnamenin 11 inci maddesi ve tarih ve 2005/8844 Sayılı Bakanlar Kurulu Kararıyla yürürlüğe konulan Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği hükümlerine dayanılarak hazırlanan ve tarih ve Mükerrer Sayılı Temsi Gazetede yayımlanan Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği nin Mali Raporlama başlıklı 513 üncü maddesinde Malî tablolar, Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinde belirtilen ilkelere ve standartlara uygun olarak hazırlanır ve belirtilen sürelerde ilgililerin bilgisine sunulur. denilmektedir. Mizan cetveli ve mali tablolar şunlardır; Mizan cetveli Bilanço Faaliyet sonuçları tablosu Bütçe uygulama sonuçları tablosu Nakit akım tablosu Malî varlık ve yükümlülükler değişim tablosu İç borç değişim tablosu Dış borç değişim tablosu Şarta bağlı varlık ve yükümlülükler tablosu Gelirlerin ekonomik sınıflandırılması tablosu Giderlerin kurumsal sınıflandırılması tablosu Giderlerin fonksiyonel sınıflandırılması tablosu Giderlerin ekonomik sınıflandırılması tablosu Bütçe gelirlerinin ekonomik sınıflandırılması tablosu Bütçe giderlerinin kurumsal sınıflandırılması tablosu Bütçe giderlerinin fonksiyonel sınıflandırılması tablosu Bütçe giderlerinin finansal sınıflandırılması tablosu Bütçe giderlerinin ekonomik sınıflandırılması tablosu Bütçe giderleri ve ödenekler tablosu Bu tablolar birim faaliyet raporunda oluşturulması mümkün olmadığından Muhasebe Birimimizce oluşturulduktan sonra Üniversite 2008 Faaliyet Raporunun ekinde yer verilecektir. 2. Mali Denetim Sonuçları Başkanlığımız harcamaları Sayıştay Başkanlığının dış denetimine tabidir. Sayıştay Başkanlığı denetçileri 2008 yılı içinde, Üniversitemiz 2007 yılına ait gelir ve gider belgeleri üzerinde yaptığı denetimler sonucunda aşağıda ayrıntıları gösterilen on sekiz maddesi Başkanlığımıza ait olmak üzere Üniversite harcama birimleri adına toplam 41 madde sorgu yazılmış ve bu sorgularla ilgili Sayıştay Başkanlığına cevap verilmiş olup henüz karar çıkmamıştır. Sayıştay Başkanlığı tarafından düzenlenen sorgu maddelerinin ayrıntıları Tablo 11 de gösterilmiştir Yılı Birim Faaliyet Raporu 22

24 Sorgu No Afyon Kocatepe Üniversitesi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Sorgu İlgili Birim Miktarı (YTL) Sağlık Bilimleri Enstitüsü 105,00 Sorgu Konusu Yapılan İşlem Tahsilât Miktarı (YTL) 118,00 1 Teknik Eğitim Fakültesi 29,99 32,47 Fazla Ödenen Yurtiçi Geçici Çay Meslek Yüksekokulu 7,50 Faizi ile Birlikle 8,50 Görev Yolluğu Sandıklı Meslek YO. 34,00 Tamamı Tahsil 37,00 İkt. ve İd. Bil. Fakültesi 39,16 Edildi 42,10 2 İdari ve Mali İşler Daire 897,33 971,00 3 Başkanlığı 140,40 Hatalı Asgari Ücret Fiyat 152,75 4 S.K.S. Daire Başkanlığı 1.059,61 Farkı Ödemesi 1.180,00 5 Yapı İşl. Teknik D. Başk ,65 Yersiz Ödeme Savunma 0, Afyon Eğitim-Sağlık ve 987,00 Mevz. Aykırı Kiraya Verme 1.950,00 8 Bilimsel Araştırma Vakfı 1.122,90 Eksik Gelir Tahsilâtı 1.235, Sultandağı Meslek YO 288,57 330,00 11 Afyon Sağlık YO. 364,45 417,00 12 Atatürk Sağl. Hizm. M.YO. 466,97 536,30 Faiziyle Tahsil 13 Beden Eğit.Spor YO. 427,31 483,00 Edildi 14 Turizm İşl.ve Otel. YO. 107,38 Yersiz Ödeme 124,68 15 Sosyal Bilimleri Enst. 625,05 717,00 16 Fen Bilimleri Enstitüsü 303,74 578,39 17 Şuhut M.YO. 210,88 240,00 18 Sağlık Bilimleri Enstitüsü 686,94 783,90 19 S.K.S. Daire Başkanlığı ,58 KİK na Aykırı işlem Savunma 0, Strateji Geliştirme D. Bşk ,16 Eksik KDV tefkifatı Savunma 0,00 38 İdari ve Mali İşler Daire 1.519,75 Sosyal Tesis Giderlerinin Faiziyle Tahsil 1.744,75 39 Başkanlığı 5.865,00 Bütçeden Karşılanması Edildi 6.429,42 40 Hukuk Müşavirliği 1.523,38 Faiz ve Mah. Harç gideri Savunma 0,00 41 Güzel Sanatlar Fak. 172,50 Yurtiçi Geçici Görev Yolluğu Tahsil Edildi 185,00 T O P L A M , ,53 Tablo 11 Mali Denetim Sonuçları 3. Diğer Hususlar Birim faaliyet raporları da esas alınarak hazırlanacak olan Üniversitemiz 2008 Yılı Faaliyet Raporlarında yer verilecek olan Üniversitemize ait mali bilgiler Rapor Ekli tablolarda gösterilmiştir. B. PERFORMANS BİLGİLERİ Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmeliğin Performans Bilgileri Başlıklı Geçici Madde 2 de Kamu idareleri ilk performans programlarını hazırladıkları yıla kadar, faaliyet raporlarının performans bilgileri bölümünde sadece faaliyet ve projelere ilişkin bilgilere yer verirler. denilmektedir. Üniversitemiz ilk stratejik planı dönemini kapsadığı, Kurum ve Birimin ilk performans programı 2009 yılı için hazırlandığından dolayı performans bilgilerine 2009 yılı faaliyet raporumuzda yer verilecektir Yılı Birim Faaliyet Raporu 23

25 IV. KURUMSAL KAABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A. ÜSTÜNLÜKLER 1. Başkanlığımızda mali hizmetler konusunda uzman iki personelin bulunması, 2. Bilgisayar ihtiyacının büyük ölçüde karşılanmış olması, 3. Başkanlığımızın genç ve dinamik bir kadroya sahip olması, 4. Çalışanların yeterli kıdem (hizmet yılı) ortalamalarına sahip olması, 5. Çalışanların tamamının bilgisayar kullanmayı biliyor olması, 6. Çalışanlar arasında işbirliği ortamının yeterli olması, 7. Çalışanlar arasında iş arkadaşlığı ve sosyal ortamın yeterli olması, 8. Maliye Bakanlığı tarafından muhasebe ve bütçe işlemleri konusunda, TÜBİTAK tarafından bilimsel araştırma projelerinin muhasebe ve bütçe işlemleri konusunda ücretsiz yazılım desteği veriliyor olması, 9. İhtiyacımız olan birçok yazılım programının karşılanmış olması, 10. Başkanlığın yeterli fiziksel alana sahip olması, 11. Başkanlığımız görev ve sorumlulukları yasal olarak belirlenmiş olması, 12. Görev ve yetkilerin yasal olarak belirlenmiş olması, 13. Başkanın yeterli liderlik yaklaşımına sahip olması, 14. Başkanlık yöneticilerinin, yönetici yaklaşımının yeterli olması, 15. Birim stratejileri belirlenmiş olması, 16. Başkanlığın karar verme süreçlerinin yeterli olması, 17. Başkanlığımızın iş süreçlerinin yeterli olması, 18. Başkanlığımızın insan kaynakları süreçlerinin yeterli olması, 19. Başkanlığımızın finans kaynakları süreçlerinin yeterli olması, 20. Başkanlığımızın faaliyet ve hizmetleri kendi ve Üniversite misyonuna uygun olması, B. ZAYIFLIKLAR 1. Personel ve kadrolu konusunda uzman personel eksikliği, 2. Kısmi zamanlı öğrenci statüsünde çalışan personel oranının yüksekliği, 3. Çalışanların hizmet içi eğitim yetersiz olması, 4. Çalışanların eğitim düzeyi ortalamasının ön lisans düzeyinde olması, 5. İyi derecede yabancı dil bilen personelin bulunmaması, 6. Başkanlığımız çalışanlarının bilgi işlem alanındaki bilgisinin beklenen düzeyde olmaması, 7. Genel olarak idari personel özelliklerinin iyileştirilmesine ihtiyaç olması, 8. Çalışanların memnuniyet düzeyinin düşük olması, 9. Personelin değişik nedenlerle motivasyonunun eksik olması, 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 24

26 10. Başkanlığımız çalışanları için düzenlenen kültürel ve sosyal etkinliklerin ve bu etkinliklere katılımın yetersiz olması, 11. Başkanlığımız çalışanları arasında ekip çalışması alışkanlığı/kültürü beklenen düzeyde gelişmemiş olması, 12. Etkin bir personel performans değerlendirme ve ödül sisteminin kurulmamış olması, 13. Başkanlığımız görev alanlarındaki hızlı değişime karşı birimlerin adaptasyon güçlüğü ve direnci, 14. İş ve işlemlerimizde gereksiz bürokrasi ve kırtasiyeciliğin olması, 15. Başkanlığın ortak kültür ve değerlerin çalışanlarca yeterince paylaşılmıyor olması, 16. Başkanlığımız alt birim yöneticilerinin vekâleten görevlendirilmiş olması, 17. Birim bütçesinin Üniversite bütçesi içindeki oranının düşük olması, 18. Personel başına düşen bütçe ödeneğinin düşük olması, 19. Personel ile bütçe süreç ve hizmetlerinin iyileştirilmesine ihtiyaç olması, 20. Başkanlığımızın tüm ihtiyaçlarını bir arada bulunduran kompleks bir yazılımın eksikliği, 21. Süreli yayın aboneliği ve kitap sayısının eksik olması, 22. Bilgisayar sayısının eksik olması, 23. Makine - teçhizat eksikliği ve mevcutların yetersiz olması, 24. Stratejilerin henüz uygulamaya başlanamamış olması, 25. Stratejik planlama ve izleme süreçlerinin yetersiz olması, 26. Kalite geliştirme süreçlerinin yetersiz olması, 27. Bilgi yönetimi süreçlerinin yetersiz olması, 28. İdari faaliyetler ile sonuçların iyileştirilmeye ihtiyaç olması, C. DEĞERLENDİRME 1. Başkanlığın Girdilerinin Değerlendirilmesi 1.1. Personel Niteliğinin Değerlendirilmesi Başkanlığımız, planlama, istatistik, yönetim bilgi sistemleri, raporlama, bütçe kanun tasarıları hazırlama, bütçe uygulama, danışmanlık, iç kontrol sisteminin kurulması, ön mali kontrol, muhasebe, mali raporlama vb. hizmetlerini yerine getiren bir birim olduğundan, iş ve işlemleri etkin, ekonomik, verimli, zamanında, eksiksiz ve kaliteli bir şekilde yerine getirmesi gerekmektedir. Başkanlığımız çalışanlarının bu iş ve işlemleri kaliteli bir şekilde yerine getirebilecek nitelikte olması gerekmektedir. Bunun için personelimizin tamamı Başkanlığımız kadrolarında görev yapması yani geçici görevlendirme şeklinde olmaması gerekmektedir. Başkanlığımız iş ve işlemleri, uzman personel gerektirdiğinden memur dışındaki personel (İşçi, sözleşmeli, geçici personel ve kısmi zamanlı öğrenci vb.) oranının mümkün olduğunca az (%10>) olması gerekmektedir. Başkanlığımız çalışanlarının yukarıda belirtilen iş ve işlemleri kaliteli bir şekilde yerine getirebilmesi için eğitimlerini ilgili alanlardan birinde yapmış olmaları önem arz etmektedir. Ayrıca Başkanlığımız çalışanlarının kurum içinde ve/veya kurum dışında yılık ortalama 50 saatten az olmamak üzere görev alanları ile ilgili konularda hizmet içi eğitim 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 25

27 görmesi gerekmektedir. Başkanlığımız iş ve işlemleri araştırmacı uzman çalışanları gerektirdiği için, çalışanların en az %5 inin yabancı dil tazminatı alacak düzeyde yabancı dil bilmesi verimliliği arttıracaktır. Başkanlığımız çalışanlarının %25 i kısmi zamanlı öğrenci, %25 i geçici görevle Başkanlığımızda çalışmaktadır. Başkanlığımız çalışanları 2008 yılı içinde kurum içi ve kurun dışı ortalama 25 er saat görev alanları ile ilgili hizmet içi eğitim almışlardır. Başkanlığımızda yabancı dil tazminatı alan personelimiz bulunmamaktadır. Başkanlığımız çalışanlarının eğitim düzeyi ortalaması ön lisans düzeyinde olup lisans eğitimi görenlerin bazıları da eğitimlerini belirtilen alanlar dışında yapmışlardır. Buna göre Başkanlığımız çalışanlarının daimi nitelikte olma durumu, ortalama hizmet içi eğitim durumu, yabancı dil bilen durumu bakımlarından beklenen düzeyin çok altında; Eğitim gördüğü bölümlerin durumu ve kıdem ortalaması bakımlarından beklenen düzeyin altında; Genel olarak bakıldığında Başkanlığımızın personel niteliğinin ortalaması beklenen düzeyin altında olduğu görülmektedir. İş ve işlemlerin zamanında eksiksiz ve kaliteli bir şekilde yapılması ve yukarıda belirtilen niteliklerin beklenen düzeye getirilmesi için, yeni alınacak personelin belirtilen bölümlerden mezun olmaları, belirtilen sürelerde hizmet içi eğitimlerinin sağlanması ve tüm çalışanların geçici statüde değil Başkanlık kadrolarında gerekmektedir Mali Kaynakların Değerlendirilmesi Mali kaynaklar, Başkanlığımızın iş ve işlemlerini kaliteli bir şekilde yerine getirmesine yetecek miktarda mali kaynağa ihtiyaç bulunmaktadır. Başkanlığımız iş ve işlemlerini yerine getirmesinde Üniversite bütçesinin binde üç ü olan ,00-YTL ayrılmış; bu bütçenin %79 u personel girerleri, %13 ü sosyal güvenlik kurumlarına devlet prim gideri ve %8 i de cari giderler olarak hedeflenmiştir. Bu ödenek miktar ve oranı belirlenirken Başkanlığımız tüm çalışanları ile kadromuzdaki personel oran ve toplam çalışan sayıları, diğer mal, malzeme, hizmet ve bakımonarım ihtiyaçları maliyeti hesaplamış; rutin olarak alınan mal ve malzeme ihtiyaçlarının Rektörlüğün diğer birimleri tarafından karşılanmakta olduğu dikkate alınmıştır. Başkanlığımızın bütçesi personel giderleri %108, sosyal güvenlik prim giderleri ise %96 harcama ile beklenen düzeyde gerçekleşmiştir. Hedeflenen mal ve hizmetlerin tamamı alınmadığından dolayı %40 harcama ile beklenen düzeyde gerçekleştirilememiştir. Genel olarak ise ,00-YTL harcama ile %101 oranı ile beklenen düzeyde gerçekleşmiştir. Ancak 2008 yılı içinde başka birimlerden ,00YTL tutarında tüketime yönelik mal ve malzeme alımı, ,00-YTL dayanıklı mal olmak üzere toplam ,00-YTL cari mal ve malzeme alımı yapılmıştır. Bu alımlarda dikkate alındığında Başkanlığın toplam cari gideri ,00-YTL dir. Bu değerlendirmelere göre Başkanlığımız mali kaynaklarının yeterliliği beklenen düzeydedir Yılı Birim Faaliyet Raporu 26

28 1.3. Bilgi Teknolojileri ve Kaynaklarının Değerlendirilmesi Bilgi teknolojileri ve kaynakları, Başkanlığımız iş ve işlemlerin etkin, ekonomik ve verimli bir şekilde yerine getirilmesine imkân nitelik ve sayıda olması gerekmektedir. Başkanlığımız iş ve işlemlerini yerine getirmesinde (Maliye Bakanlığına ait olanlar hariç) her çalışana bir bilgisayar; yeterli sayıda ve/veya etkinlikte yazılım; tüm ihtiyaçlara cevap verebilecek ve yüksek ziyaretçi sayısına sahip web sitesi; Başkanlığımız çalışanlarının mevzuat bilgilerini güncel tutmak ve değişiklikleri takip edebilmek için en az 2 süreli yayın aboneliği ve güncel kitap 20 kitaba ihtiyaç bulunmaktadır. Başkanlığımız bilgisayar sayısı %92, kitap sayısı bakımından %100 ü gerçekleşme oranı ile beklenen düzeyde bulunmaktadır. Başkanlığımızda, Maliye Bakanlığına ait Say 2000i ve e-bütçe yazılım programları ve TÜBİTAK a ait TTS yazılım programı ücretsiz olarak kullanılmaktadır. Ayrıca Üniversitemiz Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından yapılan ödenek takip için Global programı, ek derslerin kontrolü için Ek ders programı, gelen-giden evrakların takibi için Evrak programı, taşınır mal işlemlerinin takip ve kontrolü için Taşınır programı, taşınmaz kiralarının takibi için Kira takip programı Başkanlığımız tarafından kullanılmaktadır. Yazılım programı olarak hedeflenen program sayı ve kapasite olarak %89 gerçekleşme ile beklenen düzeyin altında kalmıştır. Başkanlığımız web sitesinin büyüklüğü hedeflenene göre %47, web sitesin yıllık ziyaretçi sayısı hedeflenene göre %60 ve abone olunan süreli yayın ise hedeflenene göre %50 ile beklenen düzeyin çok altında gerçekleşmiştir. Başkanlığımızın bilgi teknolojileri ve kaynaklarının yeterliliği genel olarak beklenen düzeyin altındadır. Bilgi teknolojileri ve kaynaklarının yeterliliğini beklenen düzeye getirebilmek için; Maliye Bakanlığına ait olanlar hariç her çalışanın bir bilgisayarı olmalıdır. Stratejik planlama, akademik değerlendirme ve kalite geliştirme, faaliyet ve diğer raporlamalarda, bütçe hazırlık ve uygulama ile muhasebeleştirmede kullanılabilecek yönetim bilgi sisteminin kurulması, Global programının güncellenmesi gerekmektedir. Birim web sayfası güncel hale getirilmeli ve Başkanlığın ve ilgilenen herkesin ihtiyacını karşılayacak hale getirilmelidir. Böylece çalışanlar ile ilgililerin web sayfasını daha fazla ziyaret etmeleri sağlanmalıdır. Başkanlığın iki ana fonksiyonu ile ilgili birer süreli yayın aboneliği sağlanmalıdır. İhtiyaç olan yeni güncel kitaplar alınmalıdır İş Teknolojilerinin Değerlendirilmesi İş teknolojileri, Başkanlığımız iş ve işlemlerin etkin, ekonomik ve verimli bir şekilde yerine getirilmesine imkân nitelik ve sayıda olması gerekmektedir. Başkanlığın iş ve işlemlerini yerine getirilmesinde projeksiyon, bir faks, bir fotokopi, bir televizyon, bir tarayıcı, 12 yazıcı ve 25 telefon vb. makine teçhizatın olması gerekmektedir. Yukarıda belirtilen makine teçhizatın tamamı Başkanlığımızda mevcut olup genel olarak beklenen düzeydedir. İş teknolojileri yeterliliğinin beklenen düzeyde olması ile birlikte iş ve 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 27

29 işlemlerin daha kaliteli yürütülebilmesi için iş teknolojilerine ait faks ve fotokopi makinesinin yenilenmesine, bazılarının ise niteliklerinin arttırılması gerekmektedir Fiziki Olanakların Değerlendirilmesi Başkanlığımızın fiziki çalışma alanları iş ve işlemlerini etkin şekilde yerine getirilmesine yetecek miktarda olması gerekmektedir. Başkanlığımız personel sayısı ile alt birimleri dikkate alındığında 5 yönetici çalışma odası, 7 servis/çalışma odası, 1 toplantı odası, 1 denetim odası, 1 arşiv alanının olması gerekmektedir yılsonu itibarı 4 yönetici odası, 6 servis, 1 toplantı odası, 1 denetim odası, 1 arşivde hizmet verilmekte, iki çalışma odası eksik durumdadır. Ancak mevcut personel sayısı dikkate alındığında fiziki alanlar beklenen düzeyde olduğu söylenebilir Çalışanlarla İlişkilerin Değerlendirilmesi İş ve işlemlerin verimli olabilmesi için Başkanlığımız iç paydaşları olan çalışanlarımız ile ilişkilerin yeterli düzeyde olması gerekmektedir. Başkanlığımız iş ve işlemleri uzmanlaşmayı ve iş tecrübesini gerektirmekte olduğundan, personel devir hızı düşük olmalıdır. Başkanlığımızın yeni kurulması ve devir oranının yüksek olmasından dolayı çalışanların memnuniyet oranı %60 hedeflenmiştir. Başkanlığımız personeline yönelik sosyal (gezi, yemek, vb.), kültürel ve sportif faaliyet hedeflenmiştir. Personelimiz yıl içinde bir adet ödül alabileceği, Üniversite ile davalı ve disiplin cezası alan personelin bulunmaması hedeflenmiştir. Başkanlıkta çalışanları ile ilişkilerin iyi düzeyde olması için, işe başlama, işten ayrılmaları, doğum günleri, nişan ve evlenmeleri, çocuklarının doğumu ve sünnetleri toplu olarak kutlanmakta; kendisi veya yakınlarının hastalanmaları halinde geçmiş olsun, cenazesi olması durumunda birlikte taziye ziyaretleri yapılmaktadır. Başkanlık çalışanları üniversitenin servis, yemek ve sağlık hizmetlerinden yararlanmakta olduğundan, personelin kurum hizmetlerinden ortalama yararlanma düzeyi hedeflenenin %60 si gerçekleştiği, personele yönelik yürütülen sosyal, kültürel, sanatsal ve sportif etkinlik gerçekleşmesinin %75 olduğundan ve personele yönelik herhangi bir ödül almadığından bu kriterler açısından gerçekleşmeler beklenen düzeyin çok altında kalmıştır. Başkanlığımız personelinin kurum ile arasında herhangi bir dava bulunmadığından ve hiçbir personelimiz disiplin cezası almadığından bu kriterler beklenen düzeyin üstünde gerçekleşmiştir. Başkanlığımız çalışanlarına düzenlenen anket sonucunda gerçekleşen %52,54 memnuniyet oranı ile hedefe göre gerçekleşme oranı %88 ile beklenen düzeyin altında kalmıştır. Başkanlığımız çalışanlar ile ilgili ilişkilerin yeterliliği genel olarak beklenen düzeyin altında ancak beklenen düzeye yakın gerçekleşmiştir. Personel memnuniyet düzeyinin yükseltilmesi için yıl içinde iki anket uygulanması ve sonucunun tüm personele duyurulması gerekmektedir. Birinci anket sonucuna göre varsa gerekli iyileştirmeler yapılarak ikinci ankette memnuniyet düzeyindeki iyileşme gözlenmelidir. Personele kurum içinde yılda en az 50 saat hizmet içi eğitim düzenlenmelidir. Personelin Kurum hizmetlerinden daha fazla yararlanma 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 28

30 yolları araştırılmalıdır. Personel arasındaki kaynaşmayı sağlamak, personele yönelik yürütülen etkinlik sayısını arttırmak için çalışanların doğum günleri kutlamaları ve işten ayrılanlara veda yemeği düzenlemeler başlatılmıştır. Bunun dışında personele yönelik yürütülebilecek etkinlikler belirlenmeli ve personele yönelik yürütülen etkinlik sayısını arttırılmalıdır. Başkanlığımız çalışanlarının Kurum ile davalı olması ve disiplin cezası almasına fırsat verilmemelidir. Başkanlık personelinden başarılı olanların ödüllendirme sistemi geliştirilmeli ve uygulanmalıdır. 2. Başkanlığın Kurumsal Niteliklerinin ve Özelliklerinin Değerlendirilmesi 2.1. Personel Sayılarının Değerlendirilmesi Başkanlığımız, planlama, istatistik, yönetim bilgi sistemleri, raporlama, bütçe kanun tasarıları hazırlama, bütçe uygulama, danışmanlık, iç kontrol sisteminin kurulması, ön mali kontrol, muhasebe, mali raporlama vb. hizmetlerini yerine getiren bir birim olduğundan, iş ve işlemleri etkin, ekonomik, verimli, zamanında, eksiksiz ve kaliteli bir şekilde yerine getirmesi gerekmektedir. Başkanlığımız çalışanlarının bu iş ve işlemleri kaliteli bir şekilde yerine getirebilecek sayıda ve nitelikte olması gerekmektedir. Üniversitemizin büyümesinden ve iş ve işlemleri her geçen gün detaylanmasından dolayı Başkanlığımızın iş yükü her geçen gün artmaya devam etmektedir. Başkanlığımız 5 i kısmi zamanlı öğrenci ve 5 i geçici görevlendirme olmak üzere toplam 21 çalışan ile hizmet vermektedir. Kısmi zamanlı öğrenciler ile geçici görevlilerin sık değişmesinden dolayı verim düşük olmaktadır. Çalışanların sık değişmemesi için Başkanlık kadrosunda çalıştırılmaları gerekmektedir. Mevcut iş dikkate alındığında, Başkanlığımız bu işi 40 personel ile yürütmesi halinde daha etkin ve verimli olacaktır. Bu kapsamda 4 şube müdürü, 10 mali hizmetler uzmanı ve 5 mali hizmetler uzman yardımcısına ihtiyaç bulunmaktadır. Bu nedenlerle Başkanlığın personel sayıları yetersiz olup beklenen düzeyin çok altındadır. Personel sayılarının beklenen düzeye ulaştırılması için gerekli kadroların ayarlanması, kadroların doldurulması için açıktan atama ve kurumlar arası geçiş için gerekli tedbirlerin alınması gerekmektedir Çalışanların Yaş Ortalamalarının Değerlendirilmesi Başkanlığımız, planlama, istatistik, yönetim bilgi sistemleri, raporlama, bütçe kanun tasarıları hazırlama, bütçe uygulama, danışmanlık, iç kontrol sisteminin kurulması, ön mali kontrol, muhasebe, mali raporlama vb. hizmetlerini yerine getiren bir birim olduğundan, iş ve işlemleri etkin, ekonomik, verimli, zamanında, eksiksiz ve kaliteli bir şekilde yerine getirmesi gerekmektedir. Başkanlığımız çalışanlarının bu iş ve işlemleri kaliteli bir şekilde yerine getirebilecek yaş ortalamasında olması gerekmektedir. Bu nedenle Başkanlığımız çalışanlarının ideal yaş ortalamasının (40) olması gerekmektedir. Başkanlığımız çalışanlarının yaş ortalaması ise 32 olup, yeterli ve beklenen düzeyde olduğu söylenebilir Yılı Birim Faaliyet Raporu 29

31 2.3. Çalışanların Kadın / Erkek Personel Dağılımının Değerlendirilmesi Başkanlığımız, planlama, istatistik, yönetim bilgi sistemleri, raporlama, bütçe kanun tasarıları hazırlama, bütçe uygulama, danışmanlık, iç kontrol sisteminin kurulması, ön mali kontrol, muhasebe, mali raporlama vb. hizmetlerini yerine getiren bir birim olduğundan, iş ve işlemleri etkin, ekonomik, verimli, zamanında, eksiksiz ve kaliteli bir şekilde yerine getirmesi gerekmektedir. Başkanlığımız çalışanlarının bu iş ve işlemleri kaliteli bir şekilde yerine getirebilecek kadın/erkek oranı çok önem arz etmemekle birlikte Başkanlık olarak çalışanlarımızın kadın/erkek oranının (0,5) aralığında olması gerekliliği beklenmektedir. Başkanlığımız çalışanlarının kadın/erkek oranı 0,75 olup yeterli ve beklenen düzeyde olduğu söylenebilir Çalışanların kıdem ortalamalarını Değerlendirilmesi Başkanlığımız, planlama, istatistik, yönetim bilgi sistemleri, raporlama, bütçe kanun tasarıları hazırlama, bütçe uygulama, danışmanlık, iç kontrol sisteminin kurulması, ön mali kontrol, muhasebe, mali raporlama vb. hizmetlerini yerine getiren bir birim olduğundan, iş ve işlemleri etkin, ekonomik, verimli, zamanında, eksiksiz ve kaliteli bir şekilde yerine getirmesi gerekmektedir. Başkanlığımız çalışanlarının bu iş ve işlemleri kaliteli bir şekilde yerine getirebilecek iş tecrübesine sahip olması çok önem arz etmektedir. Bu nedenle Başkanlık olarak çalışanlarımızın ortalama kıdem yılı ortalamasının 9 yıl olması gerekliliği beklenmektedir. Başkanlığımızın yeni kurulması ve 5 çalışanının kısmi zamanlı öğrenci statüsünde olmasından dolayı, çalışanların kıdem yılı ortalaması 8,33 olup beklenen düzeyin altında gerçekleşmiştir. Kısmi zamanlı öğrenci statüsünde çalıştırılanların oranı azaltılması durumunda kıdem yılı ortalaması beklenen düzeye ulaşacaktır Çalışanların Eğitim Düzeyinin Değerlendirilmesi Başkanlığın, planlama, istatistik, yönetim bilgi sistemleri, raporlama, bütçe kanun tasarıları hazırlama, bütçe uygulama, danışmanlık, iç kontrol sisteminin kurulması, ön mali kontrol, muhasebe, mali raporlama vb. hizmetlerini yerine getiren bir birim olduğundan, iş ve işlemleri etkin, ekonomik, verimli, zamanında, eksiksiz ve kaliteli bir şekilde yerine getirmesi gerekmektedir. Başkanlığın çalışanlarının bu iş ve işlemleri kaliteli bir şekilde yerine getirebilecek nitelikte olması gerekmektedir. Çalışanlarının yukarıda belirtilen iş ve işlemleri kaliteli bir şekilde yerine getirebilmesi için eğitim düzeyi ortalamasının Başkanlığın faaliyet alanında lisans düzeyinde olması gerekmektedir. Başkanlıkta 5 kısmi zamanlı öğrencinin de çalışmasından dolayı, çalışanlarının eğitim düzeyi ortalaması ön lisans düzeyinde olup, çalışanların eğitim düzeyi açısından beklenen düzeyin altında gerçekleşmiştir. Çalışanların eğitim düzeylerinin yükseltilebilmesi için yeni alınacak personelin tamamı Başkanlığın faaliyet alanında lisans düzeyinde eğitim görmüş adaylar 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 30

32 arasından alınması ve mevcut çalışanların açıköğretim lisans bitirmelerini teşvik edilmesi gerekmektedir Birimin Fiziksel Büyüklüğünün (m²) Değerlendirilmesi Başkanlığımız, planlama, istatistik, yönetim bilgi sistemleri, raporlama, bütçe kanun tasarıları hazırlama, bütçe uygulama, danışmanlık, iç kontrol sisteminin kurulması, ön mali kontrol, muhasebe, mali raporlama vb. hizmetlerini yerine getiren bir birim olduğundan, iş ve işlemleri etkin, ekonomik, verimli, zamanında, eksiksiz ve kaliteli bir şekilde yerine getirmesi gerekmektedir. Başkanlığımız bu iş ve işlemleri kaliteli bir şekilde yerine getirebilmesi için kişi başına ortalama 15 m 2 fiziki alan düşmesi gerekmektedir. Başkanlığımızda tüm alanlar dikkate alındığında kişi başına toplam 28,57 m 2, sadece çalışma odaları servisler dikkate alındığında 22,4 m 2 fiziki alan düşmekte olup, personel sayısının yetersiz olmasından dolayı hedefin üzerinde gözükmektedir. Çalışan başına beklenen düzeyde fiziki alan düşmesi için Başkanlığa gerekli sayıda personelin biran önce atanması gerekmektedir. 3. Başkanlığın İdari ve Destek Süreçlerinin Değerlendirilmesi 3.1. Personel İşleri ile İlgili Hizmetlerin Değerlendirilmesi Başkanlığımızda çalışan her personelin bir dosyası oluşturulmuştur. İlgili personelin atanması, işe başlaması, kademe, derece yükselmelerinin yapılması, izin, rapor, hasta sevk görevlendirmeler ve işten ayrılmalar ile personel hakkında yapılan her türlü yazışmalar bu dosyada saklanır. Ayrıca Personel Daire Başkanlığı ile yapılan yazışmaların takip edildiği ortak bir dosya tutulmaktadır. Ayrıca diğer işlerinin yanında bu işleri de takip etmek üzere bir memur görevlendirilmiştir. Başkanlığımız çalışanlarının özlük haklarının takibi ise İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı tarafından yürütülmektedir. Başkanlığın personel işleri ile ilgili hizmetler yeterli ve beklenen düzeydedir. Başkanlıkta ayrıca Üniversitenin tüm çalışanlarına ait atama, işe başlama, derece kademe yükselmesi ve işten ayrılmalar say200i programına işlenerek maaşları hazırlanmakta ve ödenmek üzere gelen maaşlarla mutabakat sağlandıktan sonra ödeme işlemi yapılmaktadır. Ayrıca, Başkanlığa ulaşan tüm maaş, ek ders, harcırah, tedavi ve diğer özlük haklarına ait ödemeler yapılmaktadır. Bu nedenle personel işleri ile ilgili hizmetler açısından yeterli ve beklenen düzeye yakındır. Başkanlığımız yeterli ve beklenen düzeyde yerine getirmeye çalıştığı bu hizmetlerin kalitesini daha çok geliştirmeli ve detaylandırılmalıdır. Başkanlığımız bu hizmetlerini daha etkin, kaliteli ve verimli yerine getirebilmesi için mevcut personelin hizmet içi eğitime tabi tutulması ve yeni personelle takviye edilmesi gerekmektedir Yılı Birim Faaliyet Raporu 31

33 3.2. Bütçe ile ilgili süreç ve hizmetlerin Değerlendirilmesi Başkanlığımızın bütçe ile ilgili olarak görevi; Maliye Bakanlığından alınan tavan rakamlara göre birim bütçe tavan rakamlarını belirlemek, birimlerin hazırladıkları bütçeler doğrultusunda Üniversitenin yatırım programını, performans programını ve 3 yıllık bütçe kanun tasarıları hazırlanarak, Devlet Planlama Teşkilatı ile Maliye Bakanlığında görüşülerek onaylattıktan sonra TBMM sine sunmaktır. Kanunlaşan bütçenin yıl içinde uygulanmasına yönelik aylık finansman programını hazırlayarak Maliye Bakanlığının onayından sonra tüm birimleri bilgilendirip, bu programına uygun harcamaların yapılmasını sağlamak; eğer zorunlu hallerde ödeneklerin revize, aktarma, Maliye Bakanlığı yedek ödenek tertibinden, likidite, gelir karşılığı ödenek ve bu ödenekler karşılığı finansmanı temin etmek, bütçe ve yatırımların performans raporlarını hazırlamak ve ilgili kurumlara göndermek ve diğer bütçe işlemlerini gerçekleştirmektir. Yukarıda belirtilen süreçlerdeki iş ve işlemler zamanında yerine getirildiğinden dolayı yeterli olmakla birlikte; işlere ait mevzuatların yeni olması, giderek daha fazla detaylanması ve artmasına rağmen çalışanların çok büyük bir kısmı yeterli düzeyde bilgi birikimi ve tecrübeye sahip olmaması, yeterli sayıda uzman personel bulunmamasından dolayı hizmetlerin detayları açısından kalitesi beklenen düzeyin altında bulunmaktadır. Başkanlığımızın bütçe ile ilgili süreç ve hizmetlerin kalitesinin yeterli ve beklenen düzeye getirmek için mevcut personelin yaptığı işlerle ilgili olarak 50 şer saatten az olmamak üzere hizmet içi eğitim ile kurum içi ve kurum dışı eğitim seminerlerine katılımı sağlanmalıdır. Ayrıca bu birime yeterli sayıda personelin ataması yapılmalıdır. Başkanlığımız 2008 yılı içinde bütçe ile ilgili süreçler kapsamındaki hizmetlerin yeterliliğini beklenen düzeye ulaştırmak için her türlü gayreti göstermiştir. 4. Başkanlığın Yönetsel Özelliklerin Yapısal değerlendirilmesi 4.1. Organizasyon Yapısının Değerlendirilmesi Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkındaki Yönetmeliğin Strateji Geliştirme Birimleri başlıklı 4 üncü Maddesinde; Strateji geliştirme birimlerinin görevleri, aşağıda belirtilen fonksiyonlar kapsamında yürütülür: a) Stratejik yönetim ve planlama. b) Performans ve kalite ölçütleri geliştirme. c) Yönetim bilgi sistemi. d) Malî hizmetler. 1) Bütçe ve performans programı. 2) Muhasebe, kesin hesap ve raporlama. 3) İç kontrol. İdarelerin görev alanı ve teşkilat yapılarına göre, bu fonksiyonlar alt birimler tarafından yürütülür. Bu fonksiyonlar birleştirilerek bir veya daha fazla alt birim tarafından yürütülebileceği gibi, bir fonksiyon birden fazla sayıda alt birim tarafından da yürütülebilir. Ancak, malî hizmetler fonksiyonu kapsamında yürütülen iç kontrol faaliyetinin, diğer faaliyetleri 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 32

34 yürüten alt birim ve personelden ayrı bir alt birim ve personel tarafından yürütülmesi zorunludur hükmü yer almaktadır. Bu hükümler ve mevcut personel sayıları dikkate alınarak performans ve kalite ölçütlerini geliştirme alt birimi ve yönetim bilgi sistemleri alt birimi hariç, diğer alt birimler; 1. Stratejik Planlama ve Yönetim Bilgi Sistemleri Şube Müdürlüğü, 2. Bütçe ve Performans Şube Müdürlüğü, 3. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Şube Müdürlüğü, 4. Muhasebe, Kesin Hesap ve Raporlama Şube Müdürlüğü şeklinde şekilde oluşturulmuştur. Bu alt birimlerden Muhasebe, Kesin Hesap ve Raporlama Şube Müdürlüğü birisi vezne olmak üzere üç servis halinde diğerleri ise birer servis şeklinde yapılandırılmıştır. Başkanlığın yöneticisi olan kadrolu Başkan bulunmakta olup, kadrolu alt birimlerin yöneticileri bulunmadığından dolayı, mevcut çalışanlar arasından vekaleten görevlendirilmişlerdir. Yeterli sayı ve nitelikte çalışan bulunmadığı için Performans ve kalite ölçütlerinin geliştirilmesi ve Yönetim bilgi sistemleri fonksiyonlarına ait görevler hakkında geniş çaplı bir çalışma yapılamamıştır. Başkanlığın yeni kurulduğundan dolayı 6 alt birimde 4 ü oluşturulabilmiş, oluşturulan alt birimlere kadrolu yönetici atanmamış olduğundan, Başkanlığın organizasyon yapısı tamamlanamamış olup, organizasyon yapısının açısından beklenen düzeyin altında kalmıştır. Yeterli nitelik ve sayıda personel (alt birim yöneticileri dahil) atamasının yapılması, durumunda Başkanlığın organizasyon yapısı tamamlanabilecektir Görev ve Sorumluluk Tanımlarının Değerlendirilmesi Başkanlığın tüm görev ve sorumlulukları yasal mevzuatlarla çok açık bir şekilde tanımlanmıştır. Alt birimlerin tamamı oluşturulamadığından dolayı bazı görevler oluşturulan alt birimlere dağıtılmıştır. Bu nedenle görev ve sorumluluklarımızla ilgili olarak hedef ve gerçekleşmeler beklenen düzeydedir. Bu kriterle ilgili olarak iyileştirmeye yönelik olarak birimler itibarı ile ayrı ayrı mevzuatlarda yer alan görev ve sorumluluklar derlenerek bir görev ve sorumluluklar katalogu oluşturulacaktır Görev Yetkilerinin Değerlendirilmesi Görev, yetki ve sorumluluklar açık bir şekilde tanımlandığı için görev ve yetkiler yeterli ve beklenen düzeydedir. Ancak görev ve yetki açık olarak tanımlanmış olmasına rağmen iyi anlatılamadığından veya eski alışkanlıklardan dolayı yöneticiler ve/veya harcama yetkilileri bazı görev ve yetkileri başka birimlerin görev ve yetkileri ile karıştırmaktadırlar. Ayrıca alt birim yöneticilerinin tanımlanan görevlerine karşılık yetki devrinin gerçekleşmesiyle başkanlık organizasyonu tam anlamını kazanacaktır. İç kontrol sisteminin kurulması ile karışıklık ortadan kalkacaktır. Başkanlık çalışanlarının görev alanlarında daha etkin çalışabilmeleri açısından sürekli eğitim verilmesi gerekmektedir Birim Stratejilerin Değerlendirilmesi Başkanlığın dönemini kapsayan ilk stratejik planı 2008 içinde tamamlanmıştır. Bu stratejik plan hazırlanırken öncelikle iç ve dış değerlendirme yapılarak GZFT 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 33

35 analizi yapılmıştır. Daha sonra birimin geleceği (misyon, vizyon, temel değerler, amaç ve hedefler ile faaliyetler), performans kriterleri ile izleme ve değerlendirme kriterleri belirlenmiştir. Buna göre gerçekleştirilen faaliyetler, yeterli ve beklenen düzeyde olup olmadığı tespit edilip, bu kriter açısından iyileştirilmesi gereken hususlar belirlenerek uygulama aşamasında iyileştirme yöntem ve faaliyetleri ile iyileştirilecektir. Bu stratejiler belirlenmiş olup, stratejik planlama yeni başlayan bir yöntem olmasına rağmen Başkanlık ilgi alanı içinde olmasının verdiği tecrübeden de yararlanılarak Birim stratejilerinin oluşturulması açısından beklenen düzeyde olunmasına rağmen sistemdeki gelişmeler de dikkate alınarak geliştirilmesi gerekmektedir Karar Verme Süreçlerinin Değerlendirilmesi Üst makamlar tarafından alınan kararlar Başkanlığımızca zamanında uygulanmaktadır. Başkan, iş ve işlemlerinden dolayı doğrudan üst yöneticiye karşı sorumlu olmakla birlikte, idari yönden Genel sekretere bağlı olduğu için, Rektörden gerekli talimatları alarak hızlı karar verilmesi gereken konularda gecikmeler olabilmektedir. Başkanlıkta karar verme süreçleri konusunda yazılı bir kural getirilmemiştir. Başkanlıkta, Daire Başkan yetki ve sorumluluğu çerçevesinde Başkanlık hedeflerine uygun olarak zamanında karar alırlar ve bu kararlar ilgilileri tarafından uygulanır. Alt birimlerde ise alt birim yöneticileri birimleri ile ilgili konularda yetki ve sorumluluğu çerçevesinde birim hedeflerine uygun olarak gerekirse Başkana danışarak zamanında karar alırlar ve bu kararlar ilgilileri tarafından uygulanır. Karar verme süreçleri konusunda beklenen düzeye yakın ancak biraz altında kalmaktadır. Karar verme süreçlerinin beklenen düzeyde olabilmesi için, tüm karar verme süreçlerindeki yetkilileri kapsayacak şekilde hangi konularda karar vermeye yetkili oldukları yazılı olarak belirlenmelidir İş Süreçlerinin Değerlendirilmesi Başkanlığımızda kurulu bulunan 4 alt birimin görevleri yasal mevzuatla belirlenmiştir. Bu birimlerden Muhasebe, Kesin Hesap ve Raporlama, İç Kontrol, Bütçe ve Performans Programı alt birimlerinin iş süreçleri ve zamanları yasal mevzuatla tam olarak belirlenmiştir. Stratejik Yönetim ve Planlama alt biriminin iş süreçleri yasal mevzuatla tanımlanmış olmakla birlikte Ülke çapında yeni ihdas edilen bir birim ve görevler olduğu için iş süreçlerinin ve öneminin Üniversitenin diğer birimleri ve çalışanlarınca benimsenerek uygulanmasında sıkıntılar mevcuttur. Stratejik planlama, inceleme ve değerlendirme, faaliyetlerin raporlanması, akademik değerlendirme ve kalite geliştirme raporlarının düzenlenmesi performans kriterlerinin belirlenerek performansların raporlanması ve bütçelerin bu performanslara göre tahsis edilmeye başlanması ile Üniversite çapında stratejik planlama surecindeki sıkıntılar giderilecektir. Genel olarak bakıldığında iş süreçleri %85 olarak tanımlanmış olup, beklenen düzeyin altındadır. Üniversitemizde başlatılan iç kontrol süreciyle, tüm birimlerin, tüm süreçleri belirlenip, diğer süreçlerle ilişkilendirilmektedir. Bu çalışmalarla tüm çalışanların kendi yaptıkları işin bütün içindeki yerini ve önemini anlaması, aksaklıkların daha kısa sürede algılanarak giderilmesini sağlayacaktır Yılı Birim Faaliyet Raporu 34

36 4.7. Stratejik Planlama ve İzleme Süreçlerinin Değerlendirilmesi Üniversitemizin ve bu kapsamda Başkanlığımızın dönemini kapsayan ilk stratejik planı 2007 yılı içinde başlamış ve 2008 yılında tamamlanmıştır. Üniversitemizin stratejik planlama hizmetlerini Başkanlığımız Strateji Planlama birimi tarafından yürütüldüğü için Stratejik Planlama birimi, Birim ve Üniversite stratejik planlama ve izleme süreçleri hakkında bilgi sahibi olup diğer personel bu süreç hakkında yeterli bilgiye sahip değildir. Üniversitemiz stratejik planlama çalışmalarında tüm çalışanların katılımını sağlamak ve konu hakkında bilgilendirmek için tüm birimlerde birim stratejik planlama hazırlama ekipleri oluşturuldu ve bu birimler tarafından birim stratejik planları ve akademik değerlendirme ve kalite geliştirme raporları hazırlandı, tüm çalışanlara anket uygulandı, birim stratejik plan hazırlama ekibi üyelerine çalıştaylar ve toplantılar düzenlendi. Ancak Üniversite çalışanları genelinde stratejik planlama ve izleme süreçleri ile ilgili yeterli bilinç oluşmamıştır. İdari personel memnuniyet anketinde başkanlığımız çalışanlarının stratejik planlama ve izleme süreçleri hakkında yeterliliği %68 ile beklenen düzeyin üstünde değerlendirilmiştir. Başkanlığımız üniversite stratejik planlama ve izlem süreçlerinden sorumlu ADEK kuruluna sekreterya görevini de yürüttüğü için bu süreçlerin yönlendirilmesinde önemli bir görevi vardır Kalite Geliştirme Süreçlerinin Değerlendirilmesi Üniversitemizde ve dolayısı ile Başkanlığımızda kalite geliştirme çalışmalarına 2007 yılında başlanılmış olup kalite geliştirme süreçleri Üniversitemiz genelinde olduğu gibi Başkanlığımız çalışanlarınca da tam olarak kavranamadığı ve stratejik plan 2008 yılında tamamlandığı için yetersiz ve hedeflere göre beklenen düzeyin altında gerçekleşmiştir. Başkanlığımızın stratejik planı 2008 yılında tamamlanmasıyla çalışanlara kalite ve iç kontrol süreçleri tanıtılmıştır. Başkanlığımızda kalite geliştirme süreçleri konusundaki çalışma 2010 yılı sonuna kadar tamamlanarak kalite belgesi alınması hedeflenmektedir. Belirtilen nedenlerden dolayı kalite geliştirme süreçleri konusunda Başkanlığımızda çalışmalar sürdürülmesine rağmen beklenen düzeye ulaşılamamıştır. Üniversitemiz genelinde kalite geliştirme süreçleri tüm birimlere profesyonel ekipler tarafından tanıtılması ve tüm birim yöneticileri tarafından benimsenerek Üniversite amaç ve hedefleri doğrultusunda stratejik planlama ve kalite geliştirme süreci uygulanarak birim kalitelerinin dolayısıyla Üniversitenin kalitesi konusunda hedefe ulaşılması gerekmektedir Bilgi Yönetimi Süreçlerinin Değerlendirilmesi Başkanlığımızın kıllanmakta olduğu bilgi kaynakları Raporun 3 üncü bölümünde belirtilmiştir. Muhasebe işlemleri açısından kullanım ve istenilen sonuçlara ulaşarak, ihtiyaç olan hizmet ve ürünleri elde etme ve muhasebe açısından bilgi yönetim sürecinde kullanılmakta olan Maliye Bakanlığına ait program yeterli ve beklenen düzeydedir. Üniversitemiz öğretim üyeleri 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 35

37 tarafından yürütülen TÜBİTAK projelerinin muhasebeleştirme takip ve TÜBİTAK la bilgi iletişimi sağlayan TTS isimli yazılım programı ile ilgili bilgi yönetim süreci yetersiz ve beklenen düzeyin altında olmakla birlikte ihtiyaçlar doğrultusunda eksiklikler tamamlanmaya devam etmektedir. Üniversitemize ait taşınmazların kira gelirlerinin takip edilmekte kullanılan Kira programı ile ilgili bilgi yönetim süreci yetersiz ve beklenen düzeyin altında olup, bu program yenilenmesine ihtiyaç bulunmaktadır. Üniversitemize ait olan taşınırların takibi, muhasebeleştirme ve mal hesabını vermeye yönelik Taşınır Mal Programı kullanılmakta, bu programın yazılımı yeni olduğundan ihtiyaçlar doğrultusunda eksiklikler giderilmeye devam etmekte olup, bu programla ilgili bilgi yönetim süreci yeterli olup beklenen düzeydedir. Bütçe ve Performans birimi iş ve işlemlerini Maliye Bakanlığına ait e-bütçe programı üzerinden yürütmekte ve Bakanlık ile bilgi iletişimi sağlamakta olup, bu programla ilgili bilgi yönetim süreci yeterli olup beklenen düzeydedir. Üniversitemize ait bütçe işlemlerinin yürütüldüğü Global programı yeniden işlevini sürdürmekle birlikte artan ihtiyaçlar karşısında beklenen düzeyin altında kalmış olup yeniden yazılmasında fayda olduğu düşünülmektedir. Ayrıca birimlerin değerlendirmelerinin yapılarak Üniversitenin yıllık değerlendirme raporlarının, faaliyet raporlarının, stratejik planının, birim maliyetlerinin vb. çalışmaların etkin ekonomik ve verimli şekilde oluşturulabilmesi içim tüm programları entegre edebilecek yani Başkanlığımızın tüm fonksiyonlarını iyi bir şekilde yerine getirebilecek bir yönetim bilgi sisteminin kurulmasına acil ihtiyaç bulunmaktadır. Başkanlığımız açısından bilgi yönetim süreçleri genel olarak değerlendirildiğinde yetersiz ve beklenen düzeyin altında bulunmaktadır. Başkanlığımızın bilgi yönetimi ve istatistik kapsamındaki görevleri de dikkate alınarak, Üniversitemizde kullanılan tüm programlardan raporlamaya ilişkin veri alabileceği bilgi yönetim ve istatistik programı ile bütçe ve muhasebe verilerinin birlikte takip edilebileceği bir programa ihtiyaç bulunmaktadır. Genel olarak Üniversitenin kullanmakta olduğu programların tamamı tek bir programda birleştirilerek uygulama birliği, verilerde standart, kaynak tasarrufu sağlanarak Üniversite açısından bilgi yönetim süreci daha sağlıklı, yeterli ve beklenen düzeye ulaştırılmalıdır İnsan Kaynakları Süreçlerinin Değerlendirilmesi 2008 sonu itibarıyla Başkanlıkta bir daire başkanı, bir mühendis, iki mali hizmetler uzmanı, iki şef, dokuz memur, bir hizmetli, beş kısmi zamanlı öğrenci statüsünde olmak üzere toplam 21 çalışan bulunmaktadır. Bu çalışanların on ikisi başkanlık kadrosunda, diğerleri ise görevlendirme suretiyle çalışmaktadır. Başkanlık kadrosunda olmakla birlikte bir şube müdürü başka birimde görevlendirilmiş durumdadır. Ayrıca bilgimiz dahilinde 4 mali hizmetler uzmanı ve 3 mali hizmetler uzman yardımcısı kadromuz boş durumdadır. Görevlendirmelerin iptali ve kısmi zamanlı öğrencilerin çok sık işten ayrılmaları nedeniyle Başkanlık personelinin devir oranı çok yüksek gerçekleşmektedir. Başkanlığımız alt birimlerinin iş yoğunluğu dikkate alınarak iki kişi Stratejik Planlama biriminde, dört kişi Bütçe biriminde, iki kişi İç Kontrol biriminde, on kişi Muhasebe biriminde görevlendirilmiştir. Ancak, İç Kontrol birimine dört, Stratejik Planlama birimine üç, Muhasebe birimine iki ve Bütçe birimine bir olmak üzere toplam on yeni personelin atanmasına acil ihtiyaç vardır Yılı Birim Faaliyet Raporu 36

38 Başkanlık çalışanlarına ilişkin her türlü görevlendirilmelerin yapılması, sicil, izin, hasta sevk işlemleri, özlük haklarına ilişkin işlemler ve insan kaynaklarına ilişkin diğer her türlü işlem zamanında yapılmıştır. Bu nedenle insan kaynaklarını süreçlerin yeterli ve beklenen düzeydedir. Ancak Üniversite düzeyinde insan kaynaklarına ilişkin süreçlerin izlendiği entegre bir yazılımın hazırlanması, insan kaynaklarına ilişkin süreçleri daha etkini, ekonomik ve verimli halde yapılması sağlanabilir Finans Kaynakları Süreçlerinin Değerlendirilmesi Başkanlığın kendisine ait finansal kaynağı bulunmamakta olup sadece kendisine tahsis edilen bütçesi bulunmaktadır yılı başında Başkanlığa tahsis edilen ödeneklerin %100 ünden fazlası harcanarak beklenen düzeyde bir performans gösterilmiştir. Üniversitenin iki ayrı bütçeden finans sağlamaktadır. Bumların birincisi Döner Sermeye bütçede yer alan mal ve hizmet satışları karşılığında elde edilen finansman, diğeri ise Üniversite özel bütçesinde yer alan kaynaklardan sağlanan finansmanlardır. Başkanlığın görevleri arasında Üniversitenin özel bütçesinin yönetimini sağlamak da yer almaktadır. Özel bütçenin üç ayrı kaynaktan finans elde etmektedir. Bu kaynaklar Hazineden alınan bağış ve yardımlar, Üniversitenin kendi teşebbüslerinden elde edilen teşebbüs ve mülkiyet gelirleri ile diğer gelirlerden oluşmaktadır. Hazineden alınan bağış ve yardımlar Üniversite bütçesinin B Cetveline konan Hazine Yardımları miktarı, Maliye Bakanlığı tarafından vize edilen ayrıntılı finansman dayanılarak Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü tarafından aylık tahakkuklar şeklinde serbest bırakılmasından sonra Bakanlık saymanlığınca Hazine Müsteşarlığına ödeme belgesinin iletilmesi ve Hazine Müsteşarlığı tarafından Üniversite hesabına aktarılması ile tamamlanmaktadır yılsonunda Maliye Bakanlığı tarafından ödenek serbest bırakılmadığından dolayı YTL hazine yardımı karşılığı gelir elde edilememiştir. Ayrıca ödeme belgesine bağlandığı halde Hazine Müsteşarlığı tarafından yaklaşık TL 2009 yılı içinde ödenmiştir. Hazine yardımlarına ilişkin finansman kaynaklarına ilişkin süreçler değerlendirildiğinde üç aşamalı bir kontrol ve ödeme sistemi ile karşılaşılmakta ve her aşamada değişik nedenler gösterilerek bu aşamalardaki kurumlar tarafından gelirin elde edilmesi önlenmekte veya geciktirilmektedir. Bu nedenle Hazine yardımlarına ilişkin süreçlerdeki işlemler beklenen düzeyin çok altında gerçekleşmiştir. Hazine yardımlarına ilişkin şartlar, standartlar ve yetkili kurum bir belirlenmeli ve şartlar gerçekleşince yetkili kurum tarafından ödeme derhal yapılmalıdır. Öz gelirler ve diğer gelirlerde ise belirlenen kurallar dahilinde tahsil edilmekte olup, bu kaynakların elde etme süreçleri açısından 2008yılı içinde yeterli ve beklenen düzeydedir Yılı Birim Faaliyet Raporu 37

39 5. Başkanlığın Yönetsel Özelliklerin Davranışsal Değerlendirilmesi 5.1. Ortak Kültür ve Değerlerin Paylaşımının Değerlendirilmesi Başkanlığımızın ortak kültür ve değerleri belirlenmiş olmasına rağmen, yeni kurulmuş olmasından ve çalışanların büyük bir kısmının geçici görevlendirme olmasından dolayı bu kültür ve değerlerin paylaşımı tam olarak yerleşmemiş olup, beklenen düzeyin altında gerçekleşmiş bulunmaktadır. Başkanlığımızda ortak kültür ve değerlerin öğrenilmesi ve yeterince paylaşılması konusunda gerekeli çalışmalar yapılmaktadır Çalışan Memnuniyetinin Değerlendirilmesi Başkanlık çalışanları için %60 memnuniyeti oranı hedeflenmiş ve 2008 yılı sonunda yapılan anket sonucuna göre Başkanlık çalışanlarının memnuniyeti %52,44 oranı ile beklenen düzeye göre %87 gerçekleşme beklenen düzeyin altındadır. Çalışanların memnun olmadığı alanlar ve ihtiyaçları tespit edilerek karşılaması, başkanlığın misyonu, vizyonu, değerleri ile amaç ve hedeflerinin paylaşımının sağlanması sonucu sonraki yıllarda personelin memnuniyet oranı artması hedeflenmektedir Başkanlıktaki Liderlik Yaklaşımının Değerlendirilmesi Başkanlıkta iş ve işlemleri yöneten ve yönlendiren Başkan olup, 3 yılı Başkanlıkta başkan ve Maliye Bakanlığının değişik birimlerinde 10 yıl değişik kademelerde yöneticilik, aynı zamanda ilçe idare kurulunda üyelik kariyerine sahip, toplam 20 yıllık hizmeti bulunmaktadır. Başkanlık çok önemli görevlerin yerine getirildiği yeni kurulan bir birim olmasına, yeterli sayıda personelin bulunmamasına ve mevcut personelin işler konusunda yeterli tecrübe sahibi olmamasına rağmen, iş ve işlemler ile ilgili kararlar Daire Başkan tarafından yerinde ve zamanında alınmasından dolayı, işlerle ilgili önemli herhangi bir problem olmadığı gibi aynı dönemde kurulan birçok üniversitelerin strateji geliştirme daire başkanlıklarından iş ve işlemler konusunda daha iyi durumdadır. Başkanlıkta iş ve işlemlerin daha etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesi için yeni yöntem ve yazılımlar geliştirilmesi konusunda liderlik yapmaktadır. Bundan dolayı Başkanlıkta liderlik yaklaşımı yeterli ve beklenen düzeydedir Başkanlıktaki Yönetici Yaklaşımlarının Değerlendirilmesi Başkanlıkta, iş ve işlemleri genel anlamda yöneten ve yönlendiren Strateji Geliştirme Daire Başkanıdır. Daire Başkanına bağlı dört alt birim bulunmakta ve bu birimler ilgili alt birimlerin işleri konusunda yeterli seviyede iş bilgisi, tecrübesi ve sorumluluğuna sahip şube müdürleri tarafından yönetilmesi gerekmektedir. İlgili alt birimlerin işleri konusunda şube müdürü bulunmadığı için bu alt birimlerde görevli mali hizmetler uzmanları, mühendis ve şef görevlendirme yolu ile vekâleten yürütülmektedir. Strateji Geliştirme Daire Başkanı ve alt birim yöneticileri, yönetiminde bulunan çalışanları yeterli düzeyde tanımaktadır. Yöneticilerin, birim 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 38

40 faaliyetlerine değer katan ve üstün başarı gösteren çalışanlara maddi olarak takdir etme yetkisi bulunmadığından, maddi olarak herhangi bir ödüllendirme yapamamakta olup, çalışmalarından, başarılarından ve katkılarından dolayı takdir ve teşekkür edilmektedir. Başkanlıkta 2008 yılı içinde insan ilişkileri konusunda doğum günlerinin kutlanması, düğünlerine katılım, işten ayrılmalarda veda toplantıları, vb. hasta ziyaretleri vb. etkinlikler düzenlenmiş olmasına karşın, insan ilişkileri konusundaki anket sorusu %45,05 memnuniyet oranı ile beklenen düzeyin altında ve yetersiz olarak gerçekleşmiştir. Bu da, söz konusu etkinliklerin yöneticiler tarafından emir olarak algılanarak yapıldığı anlamına geldiği söylenebilir. Bu konuda yapılması gerekenler araştırılarak uygulamaya koyup insan ilişkileri konusunda daha fazla gelişme sağlanmaya çalışılacaktır. Başkanlığımız yeni kurulan bir birim olmasına rağmen yeterli miktarda yetki devri yapılmıştır. Zaman içinde alt birim yöneticileri ve çalışanları alanlarında uzmanlaştıkça bu yetki devri daha da arttırılacaktır. Genel anlamda bakıldığında yönetici yaklaşımları beklenen düzeyin altında ve yetersiz olduğu görülmektedir Başkanlıktaki Çalışan Özelliklerinin Değerlendirilmesi Başkanlıkta çalışanların ortalama eğitim düzeyinin lisans düzeyinde, özellikle üniversitelerin iktisat, işletme, maliye, hukuk, kamu yönetimi, istatistik, bilgisayar ve yazılım, bölümlerinden mezun olmaları tercih sebebi olmalıdır. Başkanlığımızda çalışan personel bilgi teknolojilerini çok iyi derecede kullanır durumda olmalıdır. Ayrıca bilgi teknolojilerini kullanarak elde edilen bilgileri ve istatistikleri yorumlama, raporlama yeteneği ile iyi derecede mali bilgiye sahip olmalıdır. Başkanlığımız çalışanları bilgi teknolojilerini kullanabilme ortalamaları beklenen düzeye yakın olmakla birlikte arttırılmaya ihtiyaç vardır. Bunun yanında Başkanlık çalışanları, elde edilen bilgi ve istatistikleri yorumlama ve raporlama konusu ile iyi derecede mali bilgiye sahip olma konusunda beklenen düzeyin altındadır. Başkanlığın iş ve işlemleri araştırma yapmayı da içerdiği için çalışanların %5 i yabancı dil bilen personelden oluşmasına ihtiyaç vardır. Başkanlıkta yönetici görevi olan personel özellikleri beklenen düzeydedir. Genel olarak, Başkanlık çalışanlarının özellikleri yetersiz ve beklenen düzeyin altındadır. Çalışan özelliklerinin yeterli ve beklenen düzeye ulaştırmak için yeni atanacak personellerin lisans mezunu, yabancı dil bilenler ve bilgi teknolojilerini iyi derecede kullananlar arasından atanmasının yapılması, mevcut personelin bilgi teknolojilerini iyi derecede kullanma ve bilgi teknolojilerini kullanarak elde edilen bilgileri ve istatistikleri yorumlama, raporlama konuları ile mali mevzuat konusunda hizmet içi eğitim verilmelidir Başkanlıktaki Çalışanlar Arasındaki İş Birliği Ortamının Değerlendirilmesi Başkanlıkta iş ve işlemleri alt birimler ve çalışanlar arasında hatta Üniversitenin diğer birimleri ile işbirliğini gerektirmektedir. Bu açıdan Başkanlık çalışanları kendi aralarında ve Üniversitenin diğer birimlerindeki muhatapları arasında yeterli düzeyde işbirliği yapmaktadır. Bu nedenle Başkanlığımızda çalışanlar arasında işbirliği ortamı yeterli ve beklenen düzeydedir. Başkanlık çalışanları arasında mevcut işbirliğinin arttırılması için gerekli çalışmalar yapılmaktadır Yılı Birim Faaliyet Raporu 39

41 5.7. Başkanlıktaki İş Arkadaşlığı ve Sosyal Ortamın Değerlendirilmesi Başkanlıkta çalışanlar aynı zamanda iş arkadaşı olduğu kabul edilmiş olup, işyerinde iş arkadaşlığı ile iş yerinde sosyal olarak doğum günleri ve atama-yükselme vb. gibi özel günlerin kutlaması adet haline getirilmiş olup iş arkadaşlığı ve sosyal ortam geliştirilmeye çalışılmaktadır. Başkanlıkta iş arkadaşlığı yeterli ve beklenen düzeyde olmakla birlikte sosyal ortam beklenen düzeye ulaştırılamamıştır. Bundan sonrada iş arkadaşlığı ve sosyal ortamı daha fazla iyileştirmek için çalışmalar yapılacaktır. 6. Başkanlıktaki Çıktılar ve Sonuçların Değerlendirilmesi 6.1. Faaliyetler İle İlgili Sonuçların Değerlendirilmesi Başkanlığın 2008 yılı faaliyetleri sonucu elde üretilen hizmetleri alt birimler itibarı ile değerlendirilirse; 1. Stratejik Planlama Şube Müdürlüğü; dönemini kapsayan Üniversitenin ve Başkanlığın ilk Stratejik Planı hazırlanmıştır. Üniversitenin ve Başkanlığın 2007 yılı Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Raporu hazırlanmıştır. Üniversitenin ve Başkanlığın 2007 yılı Faaliyet Raporu hazırlanmıştır, İş ve işlemlerle ilgili diğer tüm rapor, yazı, bilgi ve belgeler hazırlanmıştır, Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Yönergesi hazırlanmış ve ADEK ve Senato tarafından karara bağlandıktan sonra yürürlüğe girmiştir. Personel yetersizliği, belirtilen işlerin yeni bir iş olmasından dolayı tecrübe eksikliği ve en önemlisi ilgili birimlerden alınması gereken bilgi, belge ve raporların zamanında ve istenilen nitelikte olmamasından dolayı yukarıda belirtilen raporların tamamı süresinden sonra tamamlanabilmiş olup sonuçlar açısından beklenen düzeyin altındadır. Birime yeterli nitelikte ve sayıda personel atanması, Başkanlık çalışanlarına ve birimlerde bu işlerle görevli olanlar ile harcama yetkililerine stratejik planlama konusunda eğitim verilmesi halinde belirtilen raporlar daha etkin, verimli ve zamanında hazırlanacaktır. 2. Bütçe Şube Müdürlüğü; Üniversitenin ve Başkanlığın 2009 yılı Performans programı, 2009 yılı yatırım programı ve bütçe kanun tasarısı hazırlanmış ve Maliye Bakanlığı ve Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı ile mutabakat sağlandıktan sonra TBMM sine sunularak kanunlaşmıştır yılı içinde yatırımların koordinasyonu, izleme ve değerlendirme raporları hazırlanmıştır yılı bütçe uygulamalarına ilişkin iş ve işlemler tamamlanmıştır. Personel yetersizliğine rağmen, yukarıda belirtilen işlerin bazıları yeni bir iş olmasına rağmen işlerin tamamı süresi içinde tamamlanmış olup, sonuçlar açısından beklenen düzeydedir. Birime yeterli nitelikte ve sayıda personel atanması, Başkanlık çalışanlarına ve birimlerde bu 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 40

42 işlerle görevli olanlar ile harcama yetkililerine bütçe ve performans sistemi konularında eğitim verilmesi halinde belirtilen raporlar daha etkin ve verimli hazırlanacaktır. 3. İç Kontrol Şube Müdürlüğü; Bütçeden yapılan her türlü harcamaları ön mali kontrole tabi tutularak harcamaların mevzuata uygunluğu açısından kontrol edilmiştir. Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Hakkındaki Yönerge hazırlanmış olup, ADEK ve Senato tarafından kabul edildikten sonra yürürlüğe girmiştir. Personel yetersizliği, belirtilen işlerin yeni bir iş olmasından, tecrübe ve bilgi eksikliğin dolayı yukarıda belirtilen işlerin tamamı süresi içine tapılmasına rağmen daha etkin bir şekilde yapılabileceğinden ve iç kontrol sisteminin kurulması çalışmalarına başlanılamadığı için sonuçlar açısından değerlendirildiğinde beklenen düzeyin altındadır. Birime yeterli nitelikte ve sayıda personel atanması, Başkanlık çalışanlarına ve birimlerde bu işlerle görevli olanlar ile harcama yetkililerine iç kontrol ve ön mali kontrol konularında gerekli eğitimlerin verilmesi halinde belirtilen iç kontrol sistemi daha etkin, verimli ve zamanında kurulabilir. 4. Muhasebe Şube Müdürlüğü; Üniversitenin 2008 yılı gelirlerin toplam hizmetleri yapıldı, Üniversitenin 2008 yılı tüm ödemeleri yapıldı, Üniversitenin 2008 yılı tüm Muhasebe hizmetleri yapıldı, Üniversitenin 2008 yılı TÜBİTAK destekli projelerin muhasebe işlemleri yapıldı, Üniversitenin 2008 yılı AB kaynaklı projelerin muhasebe işlemleri yapıldı, Muhasebe biriminin 2008 yılı Yönetim dönemi hesabı hazırlandı, Üniversitenin 2007 yılı kesin hesap kanun tasarısı hazırlandı, Üniversitenin 2007 yılı Taşınır Kesin Hesabı hazırlandı, Ayrıca Sayıştay Başkanlığının yaptığı denetimlerde gerekli savunmalar yapıldı, Personel yetersizliğine rağmen yukarıda belirtilen raporların ve işlerin tamamı süresine tamamlanmış olup, sonuçlar açısından beklenen düzeydedir. Birime yeterli nitelikte ve sayıda personel atanması, Başkanlık çalışanlarına ve birimlerde bu işlerle görevli olanlara tahakkuk ve muhasebe işlemleri konusunda eğitim verilmesi halinde belirtilen raporlar daha etkin, verimli ve zamanında hazırlanacaktır. Başkanlığımızın yürütmekte olduğu idari faaliyetler ve ilgili sonuçları nicelik olarak beklenen düzeyde olmasına karşın nitelik olarak iyileştirilmesi gereken birçok alan bulunmaktadır. Bu alanların düzeltilmesi için yeterli nitelik ve nicelikte personel atanmasına ve çalışanların sürekli olarak eğitime tabi tutulmasına ihtiyaç vardır. V. ÖNERİ VE TEDBİRLER Başkanlık, Türkiye deki yeni kamu yönetim anlayışından kaynaklanan ihtiyaçlardan dolayı kurulmuştur. Bu nedenle üstlendiği misyon çok önemlidir. Başkanlığın görevleri kısaca; Danışmanlık, 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 41

43 Planlama ve programlama, Yönetim bilgi sistemini kurma, Maliyetlendirme/Bütçeleme, Finansmanı sağlama, Uygulama/Uygulamayı kontrol etme, iç kontrol sistemini kurma Faaliyetlerin uygulama bedellerini ödeme, Muhasebe kayıtlarını tutma, raporlama ve Sayıştay denetimine sunma, Şeffaflığı sağlamak üzere hazırlanan raporları kamuoyuna duyurma, İzleme ve değerlendirme, Şeklinde özetleyebiliriz. Başkanlık faaliyetlerinin daha etkin, ekonomik ve verimli olabilmesi için; Başkanlık faaliyet ve hizmetlerini daha etkin bir şekilde yürütebilmesi için Yönetim Bilgi Sisteminin kurulması, Başkanlığın danışmanlık hizmetlerini daha etkin yürütmesi, Faaliyet alanları ile ilgili en geç ayda bir Rektöre bilgi vermesi, Başkanlığa yeteri kadar (mevcudun en az iki katı) uzman ve memur kadrosu tahsis edilmesi, Çalışanların tamamı Başkanlık kadrolarında olması, Başkanlıkta mümkün oldukça geçici statüde personel çalıştırılmaması, Başkanlık kadrolarında bulunanların mümkün olduğunca başka birimlere geçici görevlendirme yapılmaması, Başkanlığın boş bulunan uzman veya memur kadrolarına faaliyet alanlarında eğitim görmüş personel atamasının yapılmasına, Mevcut personelin sürekli olarak hizmet içi eğitime tabi tutulmasına, Başkanlığın ihtiyacı olan bilgi teknolojileri kaynakları ile diğer işyeri makine teçhizat ihtiyacının giderilmesine, gerekmektedir Yılı Birim Faaliyet Raporu 42

44 Ek: 1- İç Kontrol Güvence Beyanı İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI Harcama yetkilisi olarak yetkim dahilinde; Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim. Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm. Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dahilindeki hususlara dayanmaktadır. Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. Afyonkarahisar 24/02/2009 Ahmet Erkan Strateji Geliştirme Daire Başkanı 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 43

45 Ek:2- Geçici Mizan Afyon Kocatepe Üniversitesi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 44

46 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 45

47 Ek:3- Kesin Mizan Afyon Kocatepe Üniversitesi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 46

48 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 47

49 Ek:4- Bütçe Giderleri ve Ödenek Tablosu 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 48 48

50 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 49 49

51 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 50 50

52 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 51 51

53 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 52 52

54 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 53 53

55 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 54 54

56 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 55 55

57 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 56 56

58 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 57 57

59 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 58 58

60 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 59 59

61 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 60 60

62 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 61 61

63 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 62 62

64 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 63 63

65 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 64 64

66 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 65 65

67 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 66 66

68 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 67 67

69 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 68 68

70 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 69 69

71 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 70 70

72 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 71 71

73 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 72 72

74 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 73 73

75 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 74 74

76 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 75 75

77 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 76 76

78 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 77 77

79 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 78 78

80 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 79 79

81 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 80 80

82 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 81 81

83 Ek:5- Ekonomik Ayırıma Göre Bütçe Gelirleri Uygulama Sonuçları Tablosu 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 82

84 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 83

85 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 84

86 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 85

87 Ek-6: Ekonomik Ayırıma Göre Bütçe Giderleri Uygulama Sonuçları Tablosu 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 86

88 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 87

89 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 88

90 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 89

91 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 90

92 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 91

93 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 92

94 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 93

95 Ek-7: Fonksiyonel Ayırıma Göre Bütçe Giderleri Uygulama Sonuçları Tablosu 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 94

96 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 95

97 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 96

98 Ek:8- Kurumsal Ayırıma Göre Bütçe Giderleri Uygulama Sonuçları Tablosu 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 97

99 Ek:9- Finansal Ayırıma Göre Bütçe Giderleri Uygulama Sonuçları Tablosu Ek:10- Sayıştay İlamları Cetveli 2008 Yılı Birim Faaliyet Raporu 98