Etkili Konuşma Yapmak Jackie Arnold. Çeviren: Zeynep Hale Akman

Transkript

1 Etkili Konuşma Yapmak Jackie Arnold Çeviren: Zeynep Hale Akman

2 ISBN , 2010 Jackie Arnold Orijinal adı ve yayıncısı: Make a Great Speech, Hodder Teach Yourself Optimist Yayım Dağıtım San. ve Tic. Ltd. Şti. Sertifika no. : Telefon : Faks : e-posta : optimist@optimistkitap.com facebook.com/optimistkitap twitter.com/optimistkitap Optimist yay n no. : 352 Konu : Yaşam Kültürü Yay na haz rlayan : Mutlu Dinçer Bas m : Kasım 2013, stanbul Düzelti : Ayşe Giritli Düzenleme : Nermin Uçar Vatan Sertifika no. : Bask ve cilt : Tor Ofset San. Tic. Ltd. Şti. Hadımköy Yolu Akçaburgaz Mah. 4. Bölge 9. Cadde 116. Sokak. No: 2 Esenyurt STANBUL Tel:

3 İçindekiler Teşekkür Yazarla tanışalım Giriş vııı ıx xv Birinci kısım: Hazırlıktan Konuşmaya 1 1 Planla, hazırla, pratik yap 3 Var olan becerilerinizi geliştirin 3 Hazırlık 5 Zamanlama 6 Konuşmayı hatırlamak 7 Yapabileceğinize inanın 14 Dinleyici 15 İçerik ve düzenleme 17 Açılış ve kapanış 19 Salon düzeni ve ekipman 22 2 Konuşma ve sunum becerileri 25 Nefes kontrolü 25 Duraksamalar ve sessizlik 28 Sesiniz 30 Jestler 33 Olumsuz düşünceleri bir kenara bırakın 34 İmaj yaratmak 37 3 İyi bir konuşma yazmak 41 İçerik her yerde 41 Biçim ve yapı 42 Aliterasyon 44 İnsan faktörü 44

4 4 Teknolojiyi kullanmak 47 Enformasyon toplamak ve doğrulamak 47 Görsel malzeme 47 Görsel araçlar 48 Etkileşim 50 Tuzaklar 51 Mikrofonlar 52 İkinci kısım: Özel günlerde konuşmak 55 5 Nikâh ve düğün törenleri 57 Eğlenceli bir düğün konuşması 58 Etki yaratmak 60 Öneriler 64 Gelinin babası 65 Gelinin annesi 68 Damat 71 Sağdıç/nedime 74 Gelin 77 Faydalı ipuçları 77 6 Doğum günleri 79 Kısa ve vurucu 79 Şakalar, alıntılar ve anektodlar 81 7 Cenaze törenleri 85 Duygular 85 Uygun sözler 86 Üçüncü kısım: Diğer özel günler 8 Akşam yemekleri 93 Mesaj ve tema 94 Sıkı bir giriş yapın 95 Komedi ve mizah 96 Söz kesenlerle baş etmek 100

5 9 Spor etkinlikleri 103 Üç kilit prensip 103 Temel noktalar Emeklilik 107 Kilit unsurlar 107 İyi bir veda konuşması Ödül törenleri 111 Ödül takdim etmek 111 Ödül kabul etmek Kulüpler ve yerel gruplar 117 Dinleyicileri konuşmaya katmak 118 Konuşmayı kişiselleştirmek 121 İlham verici kapanışlar Bağış etkinlikleri 125 Eyleme geçmek 125 Dinleyiciye dair 127 Etkili bir final Hobiniz hakkında konuşma yapmak 131 Konuşmak ve göstermek 132 Soru yöneltmek 134 Tamamlayıcı unsurlar 135 Profesyonellik 136 Dördüncü kısım: Sesinizi duyurmak Networking etkinlikleri 143 Dinlemenin anahtarı 143 Kendine güvenen bir networker olmak saniyelik giriş 146 Dikkat edilecek noktalar 148 Sakin kalmak 150

6 16 Hakkınızı savunmak 151 Her durumda 152 İddialılık mı saldırganlık mı 154 Kurgu değil duygu Mülakata hazırlanmak 159 Şirket 159 Aday 160 Mülakat Etkin telefon konuşması 169 Etkin iletişim 169 Aktif dinleme 170 Samimiyet kurmak 173 Doğru Soru 175 Söyleyiş biçimi Talepte bulunmak 179 Korkuyla yüzleşmek 180 Vücut dili Şikâyette bulunmak 185 Adım atmadan önce bir an durup düşünmek Bir tartışmada taraf olmak 191 Tartışma yönetmek 192 Tez ve karşı tez 193 Beşinci kısım: İş konuşmaları 22 İş toplantıları 199 Toplantı yönetmek 199 Görevlendirmek 200 Mesaja odaklanmak 201 Profesyonel tutum 202

7 Yeni çalışanlara hoş geldin konuşması 205 Ayrılan çalışanlara veda konuşması Seminerler 209 Seminer yapısı 210 Katılım sağlamak 211 Geribildirim almak Uluslararası bir gruba hitap etmek 215 Müzakere 216 Dünya insanı olmak 217 Kültürel farklar 218 Açıklık Medyayla ilişkiler 221 Medya stratejinizi seçmek 221 İşin temeli 222 Çok ama çok dikkatli olun 223 Basın bülteni 225 Röportaj vermek Satış sunumları 229 Satış sunumunuz 230 Fayda sunmak 231 Satışı bitirmek 232 Altıncı kısım: Ve son olarak 27 Tuzaklardan kaçınmak 239 Olumlu düşünmek 239 Hep daha iyiye 241 Sık karşılaşılan sorunlar 241 Sonsöz 243

8 Teşekkür Geç kalan akşam yemeklerine, oflayıp poflamalarıma ve kimi zaman huysuzluklarıma katlandığı için kocam Steve e, Desteği ve teşviki için temsilcim Fiona Spenser Thomas a, Yardımları ve katkıları için Toastmasters Konuşma Kulübü üyeleri David Robertson, Steve Roberts, Marion Way, Adam Broomfield-Strawn, Michelle McManus ve John Postlewaite ye teşekkür ediyorum. VIII

9 Yazarla tanışalım Eski BBC radyo sunucusuyum ve Toastmasters International a bağlı Brighton & Hove Konuşma Kulübü nün kurucusu ve yayıncısıyım. Deneyimli bir spiker olarak İngiltere de ve Avrupa da konferans ve etkinliklerde açılış konuşmaları yapıyorum. Heyecanını yenmek ve genel olarak konuşma yapma becerisini iyileştirmek isteyen çeşitli kesimlerden insanlara koçluk desteği veriyorum. İnsanlar güçlü ve iyi yapılandırılmış konuşmalar yapmaları yönünde eğitim veriyorum. Konuşma yapmak çok eğlenceli olabilir ve güven kazanmanın harika bir yoludur. Dolayısıyla sizlerin de yeri geldiğinde harika bir konuşma yapabilmeniz için elinizdeki kitabı yazmaya karar verdim. Düğün konuşması, üye olduğunuz kulüpte konuşma yapmak, mülakata girmek veya işte sunum hazırlamak konusunda ihtiyacınız olan her şeyi burada bulacaksınız: Plan, hazırlık ve uygulamaya dair ipuçları ve teknikler, konuşma yazımı ve sesinizi salonun en arkasındaki kişinin bile duyabileceği şekilde ayarlama teknikleri. Jackie Arnold IX

10 Sadece bir dakikanız mı var? İster aile içinde, üyesi olduğunuz bir toplulukta, ister büyük bir konferansta, mülakatta veya iş toplantısında olsun, iyi konuşmak gereken beceri ve teknikler temelde aynıdır. Başlangıç için birkaç başlığa göz atalım: Hedeflerinizi belirleyin. İnsanları bilgilendirmek mi, motive etmek mi yoksa eğlendirmek mi istiyorsunuz? Konuşmanızın uzunluğuna ve temel başlıklara karar verin. İnsanlar konuşmanızdan ne alacak? Yeni bilgi mi, bir işe başlamak için motivasyon mu veya sadece keyifli geçen zamanın ardında bıraktığı iyi hisler mi? Bazı fikirleri yazın ve bunları size en uygun biçimde düzenlemeye başlayın. Birkaç noktayı seçin ve hangisiyle başlayacağınızı, hangisinin ana gövdeyi ve hangisinin sonuç kısmını oluşturacağını düşünün. X

11 İyi bir alıntıyla veya kısa bir anektodla başlamak insanların ilgisini çeker. Konuşmanızı şaşırtıcı bir olguyla veya kısa bir hikâyeyle de bitirebilirsiniz. Sıkıcı toplantılarda bile insanların dikkatini sürekli tutarak mesajınızı kolaylıkla iletebilirsiniz. Kilit kişilerin isimlerini söyleyin ve insanların katılımını sağlayın. Konuya uygunsa, fotoğraflar ve resimler her konuşmayı canlandırır. Görselleri salondaki herkesin görebildiğinden emin olun. Sahnede her şeyin jestlerin, ses tonunun, görsellerin vb. gerçekte olduğundan daha büyük olması gerektiğini unutmayın. Yakınınızda bir bardak su bulundurun ve ihtiyaç duyduğunuzda bir yudum alın. Bu size kafanızı toparlama imkânı sunar. Ayrıca konuşmaya başlamadan önce birkaç derin nefes alıp verin. Bu sizi sakinleştirir ve beyninizin ihtiyacı olan oksijeni sağlar! Sadece bir dakikanız mı var? XI

12 Giriş Alanında bir ilk olan elinizdeki kitap şu soruların cevabını veriyor: Topluluk önünde konuşma yapmam istendiğinde bundan kaçınmamın nedeni nedir? Mülakatlarda bir grup insanın önünde otururken bana neler oluyor? Niye böyle durumlarda normal bir insan olmaktan çıkıp bir enkaza dönüşüyorum? Yaklaşan radyo konuşmam nedeniyle neden karnıma ağrılar giriyor? En iyi arkadaşımın düğününde konuşacak olma düşüncesi neden beni hasta ediyor? Bunlar, ses koçu olarak duyduğum sorulardan bazıları. Oysa her gün yabancılarla farklı durumlarda konuşuyorsunuz. Bu da demek oluyor ki, herkes yıllarca hatırlanacak güzel bir konuşma yapmak için kendini geliştirebilir. O zaman, bu kitap size neler katacak? İlk üç bölüm çeşitli durumlarda topluluk önünde konuşma becerilerinizi geliştirmeniz için yeni teknikler sunuyor. Konuşmanızı planlamak, hazırlamak ve düzenlemek için ipuçları var. Net hedefler koymayı ve iyi konuşma yapmayı sağlayacak teknikleri öğreneceksiniz. İşe doğru nefes almakla ve sesinizi en fazla etkiyi oluşturacak şekilde kullanmakla başlayacaksınız. Keşfe devam ettikçe dinleyicinizle bağ kurmayı öğreneceksiniz. Kendinize güveniniz arttıkça sessizliği ve duraksamaları kullanabilir hale geleceksiniz. Konuşmanıza canlılık katmak için vücut dilini ve jestleri kullanmaya dair XV

13 ipuçları da var. PowerPoint sunumu yapacak veya video konferans hazırlayacaksanız 4. Bölümde bu konuya ilişkin faydalı ipuçları bulabilirsiniz. 5. Bölümden 22. Bölüme kadar olan bölümler farklı etkinliklere ayrıldı, dolayısıyla ihtiyacınız olan bilgiyi kolaylıkla bulabilirsiniz. Düğün ve benzeri toplantılarda nasıl bir konuşma yapacağınızı mı düşünüyorsunuz? 5. Bölüm size bu konuda iyi fikirler sunabilir. Her iki kızının düğününde de konuşan bir gelin babasından bazı faydalı ipuçları veriyorum. Düğün, doğum günü, yıldönümü gibi kutlamalarda konuşma yapacak olanlar bu bölümde eğlenceli fikirler ve alıntılar bulabilir. Bir spor etkinliğinde veya üye olduğunuz kulübün bağış toplantısında mı konuşacaksınız? 10. ve 14. Bölümler bu konuda size ilham verebilir. Akşam yemekleri de deneyimsiz olanlar için göz korkutucu olabilir ve korkunuzu yenmek için 9. Bölüme göz atabilirsiniz. Bir cenazede veya emeklilik partisinde konuşma yapmanız istenirse 8. ve 11. Bölümler size faydalı bilgiler sunabilir. Buralarda kendi konuşmanızı hazırlarken esinlenebileceğiniz gerçek olaylardan alınmış hoş konuşmalar var. Bu tür örnek konuşmaların size rehberlik etmesine izin verin ve bu heyecanlı serüvenin tadını çıkarmaya bakın. Topluluk önünde konuşmak için mutlaka büyük bir olay gerekmiyor. Gündelik yaşamınızda çeşitli nedenlerle küçük gruplarla konuşmak zorunda kalıyorsunuz. İnsanların haftalık veya aylık bazda çok çeşitli gruplara katıldığı günümüz toplumunda networking çok yaygın bir kavram haline geldi. Danışanlarım bana sıklıkla bir networking etkinliğinde tanımadıkları insanlarla nasıl konuşacaklarını soruyor. Ayrıca koyu bir sohbete dalmış bir gruba, kabalık etmiş gibi XVI

14 görünmeden nasıl yaklaşacaklarını da merak ediyorlar. Bu tür soruların yanıtlarını 16. Bölümde bulabilirsiniz. Hazırlıksız gittiğiniz bir mülakatta işi alamayabilirsiniz. Ara verdikten sonra işe dönen insanlar da becerilerini kaybettiklerini düşünerek bir süre güvensizlik yaşarlar. 18. Bölümde bu konuya ilişkin faydalı fikir ve örnekler bulabilirsiniz. Telefonda konuşmayı topluluk önünde konuşma olarak görmeyebilirsiniz. Ancak telefonda konuşmak da pek çok insan için korkutucu bir deneyimdir ve bir talepte bulunmak, kısa ve net olmak, şikâyet konuşması yapmak ve sizden daha baskın biriyle başa çıkmak gibi çeşitli konularda faydalı ipuçları sunuyoruz. Muhtemelen en kolay konuşma en iyi bildiğiniz şey hakkında konuşmaktır: hobileriniz veya ilgi alanlarınız. Bu tür durumlarda coşkunuz tüm konuşmaya yansır. 15. Bölüm bu konudaki bilginizi artırmak ve konuşmanıza mizah ve sürpriz öğeleri taşımayı öğretmek için yazıldı. Elbette, her zaman üstesinden gelinmesi gereken engeller olacak. Daha iyi bir hazırlık yapmak için olası hataları bilmek faydalıdır (28. Bölüme bakın). Teknik konularda sıkıntı çekebilir, notlarınızı unutabilir veya çok hayati bir noktayı atlayabilirsiniz. Tüm bunların üstesinden gelmek mümkün; hayatta her konuda olduğu gibi, korktuğumuz şey başımıza geldiğinde o kadar da dehşet verici olmadığı anlaşılır. Pratik yapmak için yerel bir konuşma kulübüne üye olabilirsiniz. Birkaç yıl önce Brighton&Hove da bir konuşma kulübü aradım ama bulamadım. Komşu kasabalar olan Chichester ve Guildfor da birkaç Toastmaster konuşma kulübünü ziyaret Giriş XVII

15 ettiğimde yöntemleri çok hoşuma gitti. Verdikleri eğitim mükemmeldi ve tam ihtiyacım olan şeydi. Ben de 2001 de aylar süren araştırma ve tanıtımın ardından Brighton&Hove Konuşma Kulübü nü kurdum ve şu anda pek çok üyesi var. Yakınlarda bir konuşma kulübü varsa en azından bir deneyin. İlk günden konuşma yapmanız beklenmez ve çoğu kulübün yeni gelenlere destek olan bir mentorluk sistemi vardır. Sadece durup diğer konuşmacıları dinlemek motive edici ve eğlencelidir. Yapılan konuşmalar değerlendirilir ve siz de insanların hangi noktalarda iyi olduğunu ve hangilerinde kendilerini geliştirmeleri gerektiğini görebilirsiniz. Sonra, ilk konuşmanız için bir tarih belirlersiniz, başlangıçta 1-2 dakikalık bir konuşma yeterlidir. Eğer bir kulübe katılamıyorsanız küçük bir ses kayıt cihazıyla pratik yapın; bu gerçekten de mükemmel bir tekniktir. Her şeyden önemlisi, eğlenin; topluluk önünde konuşmak çok eğlenceli bir deneyim olabilir. Ben konuşmanın tatile çıkmaya benzediğini düşünüyorum: Seyahat özenli bir hazırlık, organizasyon ve zamanlama gerektirir. Gideceğiniz yere ilişkin tüm hazırlıkları yapmış olmanız gerekir. Vardığınızda biraz gergin ve endişeli olursunuz. Ama yerleştiğinizde rahatlar ve keyif almaya başlarsınız. Yeni insanlarla tanışır, tecrübe edinir ve kendinizi akışa bırakırsınız. Otelin yanında inşaat olsa ve disko sizi sabaha kadar uyutmasa bile tatilin sonunda kendinizi enerjik hissedersiniz; planlamaya ve ayrıntılara daha fazla özen gösterdiğinizde bir dahaki sefer her şeyin daha iyi olacağını bilirsiniz! XVIII

16 Birinci kısım Hazırlıktan Konuşmaya

17 1 Planla, hazırla, pratik yap Bu bölümde şunları öğreneceksiniz: Becerilerinizi ve güveninizi artırmayı Konuşma hedefleri belirlemeyi Etkin hazırlık ve plan yapmayı İçeriği sıraya dizmeyi, üzerinde düşünmeyi ve hatırlamayı. Sizden özel bir günde konuşma veya eğlenceli bir sunum yapmanız istendi. İlk tepkiniz ne olur? Dizlerinizin bağı mı çözülür? Belki de bir grup insanın önünde konuşma fikri karnınıza ağrılar girmesine yol açıyor. Aslında sizi böylesine korkutan bu şeyi her gün yapıyorsunuz. Topluluk önünde konuşma becerilerinizi geliştirmek ve korkunuzu yenmeye dönük teknikleri öğrenmek son derece kolaydır. Var olan becerilerinizi geliştirin Neredeyse her gün telefonda konuşuyorsunuz. Evet, belki sadece bir kişiyle konuşuyorsunuz ama bunu elinizde bir metin olmadan, hazırlıksız yapıyorsunuz. Genellikle birini arayıp bir olay anlatıyorsunuz. Çıktığınız son tatilden bahsediyorsunuz veya bir meslektaşınızla iş konuşuyorsunuz. Ve bunları düşünmeden, kendiliğinden yapıyorsunuz. 3

18 Peki ya yüz yüze yaptığınız konuşmalar? Hesap açmak için bankaya, bir şikâyette bulunmak için belediyeye gidiyorsunuz. Bir toplantıda soru soruyorsunuz. Bütün bunları yapmadan önce söyleyeceklerinizi yazıyor musunuz? Elbette hayır. Durum ne olursa olsun konuşma yetinize güveniyorsunuz. Yabancılarla elinizde bir metin olmadan ve hata yapma korkusu duymadan konuştuğunuz zamanları hatırlamak cesaret vericidir. Toplantıda küçük bir gruba konuşmak veya bir düğün kalabalığına hitap etmek aynı şeydir. Bu tür etkinliklerde konuşmak için ihtiyaç duyduğunuz araçlara aslında sahipsiniz. Elinizdeki kitabın yardımıyla zaten sahip olduğunuz becerileri geliştirecek ve yeni teknikler öğreneceksiniz. O halde paniğe gerek yok, sadece hazırlık yapın. Buradaki rahatlatıcı nokta şu: Neler söyleyeceğinizi bilen tek kişi sizsiniz. Birkaç noktayı atlar ve bunları daha sonra eklerseniz, bunu kimse fark etmez. Biri sizden konuşmanızı istediğinde, başkalarının sizi ilginç bulduğunu ve dinlemek istediğini düşünün. İş hakkında veya bir aile toplantısında konuşmanız istenebilir. Tabii ki topluluk önünde konuşmak birebir konuşmayla aynı şey değildir ama becerilerinizi parlatmak için bir fırsat sunar. Günümüz yaşamında sıklıkla başkaları önünde konuşmamız gerekiyor. Topluluk önünde konuşmaktan kaçınmanızın gerçek nedenini keşfederseniz çözümü de bulursunuz. Sizi korkutan şeyin ne olduğunu öğrenmeden yeni teknikler işe yaramaz. Buradaki kilit nokta özgüveni artırmaktır. Hitap ettiğiniz kişiler kadar değerli biri olduğunuzu bilmeniz gerekiyor. Gergin sinirlerinizi yatıştırmanın yolu paniğe son verip plan, hazırlık ve pratik yapmaktır. Şimdi yan sayfadaki örnek duruma bakalım: 4