TONYA MESLEK YÜKSEKOKULU İÇ KONTROL/İZLEME STANDARTLARI/ STANDART 17: İÇ KONTROLÜN DEĞERLENDİRİLMESİ

Transkript

1 TONYA MESLEK YÜKSEKOKULU İÇ KONTROLÜN DEĞERLENDİRİLMESİ YAYIN TARİHİ REVİZE TARİHİ REVİZE NUMARASI SAYFA SAYSISI İÇ KONTROL SİSTEMİ İZLEME FORMU NU. KOD SORULAR EVET HAYIR GELİŞME SÜRECİNDE Etik davranışın kuralları uygulanıyor ve 1 KOS işlemler etik değerler doğrultusunda yürütülüyor 2 KOS Personel etik davranış kurallarını biliyor 3 KOS Etik kurallar belirli periyotlarla güncelleniyor 4 KOS İç kontrol sistemi ile ilgili kavramlar biliniyor 5 KOS Yöneticiler iç kontrol sistemini benimsiyor ve personele örnek oluyor 6 KOS İç kontrol sistemi personel tarafından sahipleniyor 7 KOS İç müşteri memnuniyeti düzenli olarak ölçülüyor ve değerlendiriliyor 8 KOS Faaliyetler detaylı standart yazılı kurallara göre mi yürütülüyor? 9 KOS Yazılı kurallar zorlayıcılığa sahip mi? 10 KOS Görev dağılımı çizelgesi personele bildiriliyor 11 KOS Teşkilat şemaları fonksiyonel görev dağılımları ile uyumlu 12 KOS Hasas görevler tanımlanıyor ve değişen koşullara göre güncelleniyor Yöneticilerin ve personelin görevlerinietkili bir şekilde 13 KOS yürütülebilmeleri için sahip olmaları gereken bilgi, deneyim ve nitelikleri tanımlı mı?

2 Görev tanımlarına uygun yetki ve 14 KOS sorumluluklar güncelleniyor ve personele bildiriliyor Personelin işe alınması ve görevde 15 KOS yükselmesine likayat ilkesi ve bireysel performans değerlendirmesi uygulanıyor Performans değerlendirmeleri düzenli 16 KOS aralıklarla yapılıp sonuçlar personele bildiriliyor 17 KOS Çalışan memnuniyeti düzenli olarak ölçülüyor ve değerlendiriliyor İnsan kaynakları yönetimine ilişkin 18 KOS konular yazılı olarak tanımlanıyor,düzenli olarak güncelleniyor ve personele bildiriliyor Personelin eğitim ihtiyaçları 19 KOS belirleniyor,eğitim faaliyetleri planlanıyor ve düzenli olarak yürütülüyor Eğitim eksikliği ndeniyle yapılan 20 KOS işlemlerde hata oluşması halinde,bu eksikliğe dönük eğitimler planlanmakta mıdır? 21 KOS Eğitimler uygulamaya yönelik mi? 22 KOS Eğitim dokümanları personelin kolay ulaşımına imkan verecekşekilde saklanmakta ve güncellenmekte mi? (Web intranet vb.) 23 KOS Yeni istihdam edilen personel için göreve uygun oryantasyon eğitimi yapılıyor 24 KOS İş akış süreçlerinde imza ve onay mercileri belirli mi? 25 KOS Yetki devirleri tanımlanmış kurallara uygun yapılıyor Yönetim, misyonu belirlediği hedefleri ve 26 RDS beklenen sonuçları tüm çalışanlara açıklıyor 27 RDS İç kontrole özgü hedefler belirleniyor 28 RDS İç kontrole özgü hedefler, kurumun hedefleri ve misyonu ile uyumlu 29 RDS Hedeflere yönelik performans göstergeleri var mı? 30 RDS Faaliyetler planlı olarak yürütülüyor 31 RDS Faaliyetlere yönelik performans göstergeleri tanımlı mı?

3 32 RDS 33 RDS 34 RDS 35 RDS 36 KFS 37 KFS 38 KFS 39 KFS 40 KFS 41 KFS 42 KFS 43 KFS 44 KFS 45 KFS 46 KFS Sonuçlar, karar alma süreçlerine katkı sağlayacak şekilde raporlanıyor Amaç ve hedeflere yönelik riskler belirleniyor Riskler yılda en az bir kere ve/veya değişen koşullara göre değerlendiriliyor ve güncelleniyor Değerlendirme sonuçlarına göre ris eylem planı oluşturuluyor Faaliyetler ve riskler için belirlenmiş olan kontrol yöntemleri uygulanıyor Kontrol yöntemlerinin maaliyeti ile beklenen fayda kıyaslanıyor Faaliyetler ve işlemler için belirlenmiş iş tanımları, iş akışları ve süreç tanımları ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir mi? Faaliyetler ve işlemler belirlenmiş tanımlar ve iş akışlarına göre yürütülüyor Personelin iş tanımları yapılan işe uygun olarak güncelleniyor İş süreçlerinde mevzuat,yasal düzenlemeler,denetim sonuçlarında yeni ürün / hizmetler ile ilgili değişiklik,düzeltme ve ekleme olması durumunda, ilgili tanım ve dökümanlarda güncelleme yapılıyor İş süreçlerinde güncelleme yapılırken özel ihtisas gerektiren konularda kurum içi/dışı uzmanlardan görüş alınıyor Birbiriyle bağlantısı bulunan işlemlere ilişkin süreçlerde çelişkili durum yada uyumsuzluk olup olmadığı araştırılıyor Kaynakların mevzuata uygun, etkili ve verimli kullanımını sağlıyor Kaynaklar hatalara, yolsuzluklara ve kötüye kullanıma karşı korunuyor Yöneticiler işlemlerde hata,eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk olması durumunda düzeltilmesi için hemen harekete geçiyor

4 47 KFS Görevler ayrılığı ilkesi uygulanıyor (Her faaliyet ve işlemin onaylanması, uygulanması,kaydedilmesi ve kontrolü farklı personel tarafından yapılıyor ) Tek kişinin sorumluluğunda bulunan 48 KFS işlemlerde olası riskler için önlem alınmakta mı? Faaliyetler ve işlemler yöneticiler 49 KFS tarafından kontrol ediliyor, izleniyor ve değerlendiriliyor 50 KFS Faaliyetlerin sürekliliğini etkileyebilecek durumlara karşı gerekli önlemler alınıyor 51 KFS Vekalet sistemi etkilş olarak uygulanıyor 52 KFS Görev devri raporlamaları yapılıyor Personelin (özellikle stratejik görevlerdeki) görevini yapamaz hale 53 KFS gelmesi ve/veya izinli olması durumuna karşı yedek personel belirlenmekte ve yetiştirilmekte mi? 54 KFS Personelin işlerini kesintiye uğratabilecek veya yavaşlatabilecek riskler hakkında önceden bilgilendirmekte mi? 55 KFS Personel değişimleri takip edilmekte ve nedenleri araştırılarak raporlanmakta mı? 56 KFS Bilgi sistemlerine veri,bilgi girişi ve erişim konusunda yetkilendirmeler yapılıyor 57 BİS İşlemler belgelerle doğru,güvenilir, tam, kullanışlı, anlaşılabilir ve standartlara uygun şekilde kayıt altına alınıyor ve arşivleniyor Gelen/giden evrak elektronik 58 BİS ortamlardakiler dahil, zamanında, standartlara uygun şekilde kaydediliyor ve arşivleniyor 59 BİS Doğru ve güvenilir bilgiye zamanında ulaşılabiliyor 60 BİS Bilginin güvenilirliği yazılı kurallara göre kontrol ediliyor 61 BİS Bilgi teknolojileri ile desteklenen iç/dış iletişim ve raporlama kanalları etkili kullanılıyor 62 BİS Bilgi sistemleri yönetime faaliyetlerin gözetimi,hedeflerin izlenmesi ve analizi

5 63 BİS 64 BİS 65 BİS 66 BİS 67 BİS 68 BİS 69 BİS 70 İS 71 İS 72 is 73 İS 74 İS 75 İS Hazırlayan amacıyla zamanında ve açıklayıcı raporlar birbiriyle tutarlı mı? Farklı biçimlerce hazırlanan raporlar birbiriyle tutarlı mı? Finansal tablolar finansal değerlendirmeye yönelik yeterli, doğru, tutarlı ve güncel bilgi içeriyor Hata,usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirimi için belirlenmiş olan yöntem personel tarafından biliniyor İletişim sistemi değerlendirme, öneri, sorun ve şikayetlerin raporlanması sağlanıyor Faaliyetlerle ilgili risklerin/zayıflıklıkların, iş akışlarındaki aksaklıkların belirlenmesi, ilgili birimlere bildirilmesi, ölçülmesi, giderilmesi ve yönetilmesi için tüm birimler arasında iletişim ve eşgüdüm var mı? Yönetim ve destek birimleri ile operasyonel birimler arasında etkili iletişim ve eşgüdüm var mı? Kayıt ve arşiv sistemi kişisel bilgilerin güvenliğini sağlıyor İç kontrol sistemi en az yılda bir kez izlenip değerlendiriliyor İç kontrolün değerlendirilmesi görüşler talepler ve şikayetler dikkate alınarak katılımcılık esasına göre mi yapılıyor? İç kontrol sistemine ilişkin hata eksiklikler yönetime raporlanıyor İç kontrole ilişkin mevcut sistem yeterince açık ve tutarlı mı? İç denetim faaliyeti standartlara uygun bir şekilde yürütülüyor İç kontrolün değerlendirilmesi ve iç denetim sonucunda eylem planı hazırlanıyor ve uygulanıyor TOPLAM PUAN: ONAYLAYAN HAKAN KAMİLOĞLU Meslek Yüksekokul Sekreteri Prof. Dr. Nuri İhsan KALYONCU Tonya Meslek Yüksekokul Müdürü