e KAYIT UYGULAMASI KILAVUZU

Transkript

1 e KAYIT UYGULAMASI KILAVUZU (Resmi İlköğretim Okulları) eğitim öğretim yılında ilköğretim okullarına yapılacak kayıtlarla ilgili esaslar İlköğretim Genel Müdürlüğü nün 26/03/2009 tarih ve 2009/30 sayılı Genelgesiyle duyurulmuştu. Bu çerçevede uygulama aşağıdaki şekilde yapılacaktır: Öğrenci Yerleştirme Komisyonları her okulun kayıt bölgesini e okul sistemi üzerinden belirleyecektir eğitim öğretim yılında okula kaydı yapılacak olan öğrencilerin adres bilgileri, İçişleri Bakanlığı Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü nden alınıp e okul sistemi üzerinden İl/İlçe kullanıcılarına gönderildikten sonra, öğrenci yerleştirme komisyonlarının belirlediği bilgiler karşılaştırılarak kaydın yapılacağı okul belirlenecek ve sistem tarafından otomatik kayıt işlemi gerçekleştirilecektir. Öğrenciler Adres Kayıt Sisteminde kayıtlı göründükleri adrese göre yerleştirileceğinden yerleştirme işleminden önce adres kontrolü yapılmalıdır. Adresi halen bulunduğu adresten farklı görünenler güncelleme yapmak için ilçe nüfus müdürlüklerine başvuru yapmalıdır. İlköğretim okullarına kayıt yaptıracak öğrenci velileri aşağıdaki adresten bulundukları adresin doğruluğunu kontrol ettikten sonra Bakanlık tarafından yapılacak yerleştirme işleminin sonucuna göre kayıtlarının yapıldığı okulu öğreneceklerdir. Yerleştirme işleminde tüm çocuklar evlerine en yakın okula bir seferde yerleştirilecektir. Daha sonra özel durumlarını belgelendiren öğrenciler (şehit ve muharip gazi çocukları ile özel eğitime ihtiyacı olan çocuklar) nakil yoluyla istedikleri okula gidebileceklerdir. Özel ilköğretim okullarında öğrenim görmek isteyen öğrencilerin aday kayıtları, özel ilköğretim okulu yöneticileri tarafından aday kayıt bölümüne girildiğinde ikamet adresine göre yerleştirildiği okulun aday kaydından sistem tarafından özel okula aktarılacaktır. Ancak ikamet adresine göre yerleştirilen okulda kesin kayda geçirildikten sonra özel okula gitmek isteyen öğrenciler nakil yoluyla gidebilecek olup, özel okuldan nakil talebi gelen okullarımızın yöneticileri nakil onayını hiçbir kısıtlama ve gecikmeye mahal bırakmadan onaylayacaktır. Diğer durumlarda kayıt ve nakil olacak öğrenciler için kayıt bölgesi zorunluluğu ve kontrolü geçerli olacaktır. Anasınıfını aynı okulda okuyan, kayıt bölgesi dışındaki

2 kardeşleriyle aynı okula gitmek isteyen ve çalışan anne babaların işyerlerine yakın okula kaydedilmeleriyle ilgili istekler dikkate alınmayacaktır. Adres kontrolü: x Öğrenci Yerleştirme Komisyonları Öğrenci Yerleştirme Komisyonları il ve ilçe milli eğitim müdürlükleri tarafından oluşturularak okulların öğrenci alacağı çevreler her okul için ayrı ayrı belirlenecektir. Kayıt bölgeleri belirlenirken yerleşim yerinin en son adres bilgilerinin kullanılmasına dikkat edilmelidir. Komisyon çalışması sonucunda kağıt üzerinde belirlenen bölgeler daha sonra e Okul sistemine aktarılacaktır. 1. Yeni Kayıt Kontenjanı Belirleme İlköğretim okul müdürlükleri tarafından öğretim dönemi içinde alınacak yeni kayıt öğrenci sayıları sisteme girilecektir. Yerleştirme işlemi sırasında burada girilen kontenjanlar dikkate alınacaktır. Önemli Uyarı: Okul kontenjanı alınacak öğrenci sayısından farklı girildiği durumda daha sonra nakil hariç sisteme öğrenci aktarılamayacaktır. Nakil işlemlerinde de kayıt bölgesi kontrolü yapılacaktır. Yeni oluşturulacak şubeler varsa kontenjan girilmeden önce planlanmalıdır. 2. Kayıt Bölgesi Belirleme Öğrenci Yerleştirme Komisyonları tarafından belirlenen kayıt bölgeleri e Okul sistemi içinde yer alan e Kayıt modülüne aktarılacaktır. E Kayıt modülünde, Ulusal Adres Veritabanından (MERNİS) alınan il, ilçe, belde, mahalle, cadde, sokak bilgileri

3 bulunmaktadır. Bölgesi belirlenecek okul seçildikten sonra okulun çevresinde bulunan mahalle, cadde ve sokak isimleri teker teker bu okulla ilişkilendirilecektir. Kayıt bölgesi belirlenirken her adres tek bir okulla ilişkilendirilebilir. Aynı adres 2 okulla ilişkilendirilemez. Sokak ve caddeler bölünerek okulun kayıt bölgesine giren numara aralığı yazılabilir. Beldenin, köyün, mahallenin, sokağın tamamı tek bir seçimle okulla ilişkilendirilebilir. Okul için belirlenen kayıt bölgesinin raporu alınabilir. Aynı sokak içinde tek numaralı binalar ile çift numaralı binalar farklı okullar için ilişkilendirilebilir. Yerleşim biriminde (köy, mezra vb.) okul bulunmayıp öğrencilerin YİBO veya taşıma merkezi okula planlanmasında ilgili yerleşim birimi adresleri YİBO veya taşıma merkezi okulla ilişkilendirilecek; yerleşim biriminde 1 5. sınıfları olup 6 8. sınıfları taşıma ve YİBO ya gidecek öğrenciler nakil yoluyla kayıt yaptıracaktır. 3. Kayıt Bölgelerini e Okul Sistemine Giriş

4 İlçe Öğrenci Yerleştirme Komisyonları tarafından kayıt bölgeleri belirlendikten sonra e Okul sistemine işlenmelidir. Kayıt bölgelerinin e Okul sistemine girişi şu şekilde olacaktır: e Okul sisteminde MEM işlemleri bölümü altına e Kayıt İşlemleri kısmı eklenmiştir. Bu bölüme sadece İlçe kullanıcıları giriş yapabilir. 1 Sadece İlçe kısıtlaması olan kullanıcıların girebileceği Kayıt Bölgesi Belirleme ekranı MEM İşlemleri Modülü içinde e Kayıt İşlemleri altında bulunmaktadır. e Kayıt İşlemleri hakkındaki haberler ve duyurular Notlar ve Duyurular bölümde yer alacaktır. 2 e Kayıtla ilgili raporlara Notlar ve Duyurular ekranındaki Yazıcı simgesinden ulaşılabilecektir. 3 Sisteme giriş yapan kullanıcı hangi ilçe kullanıcısıysa o ilçeyle ilgili işlem yapabilir. Kurum bölümünde ilçede yer alan tüm ilköğretim okulları listelenmektedir. Her bir okul sırasıyla seçilerek kayıt bölgesi belirlenmelidir. Kayıt bölgesi belirleme işlemi sırasında kullanılacak olan il, ilçe, bucak, köy,mahalle,cadde/sokak/bulvar (CSB) isimleri İçişleri Bakanlığı Ulusal Adres Veritabanından alınmaktadır. Belirli aralıklarla İçişleri Bakanlığı veritabanındaki

5 değişiklikler alınarak sisteme aktarılacaktır. Öğrenci Yerleştirme Komisyonları ek gönderilen adresleri aynı yöntemle okullara aktaracaktır. 4 Kayıt bölgesi belirleme işleminde seçimler sırasıyla yapılmalıdır. Önce bölgesi belirlenecek okul, daha sonra okulun kayıt bölgesi olarak seçilecek il, ilçe, bucak, köy, mahalle ve CSB seçilmelidir. Coğrafi koşullar nedeniyle birbirine komşu olan il/ilçelerden de kayıt bölgesine ekleme yapılabilmesi için İl ve İlçe seçimine izin verilmiştir. Çankaya da yer alan bir okul için Yenimahalle ilçesinden ya da Şereflikoçhisar ilçesindeki okul için Aksaray ilinden bölge belirlenebilir.

6 5 Kayıt bölgesine eklenecek CSB seçildiğinde o CSB da yer alan bina numaraları aralığı gösterilir. Eklenecek bina başlangıç numarası tek ve çift olarak ayrı ayrı seçilebilir. Okulun etrafından yer alan tüm sokaklar bu şekilde seçilerek kayıt bölgesi oluşturulur. Yanlışlık yapılırsa değişiklik yapılacak kayıt Seç bölümünden seçilerek değişiklikten sonra kaydedilebilir ya da Sil bölümünden tamamen çıkarılabilir. Mahallenin Tamamını Bir Okulla İlişkilendirme Eğer mahallede tek bir okul varsa mahalle içinde yer alan tüm adresleri teker teker seçerek okulla ilişkilendirmeye gerek yoktur. Tek bir seçimle tanımlama yapılabilir. Eklenecek mahalle seçildikten sonra CSB seçmeden Kaydet simgesine tıklanır.

7 Hangi okul için hangi mahallenin tamamının kayıt bölgesi olarak ekleneceğini gösteren ve seçim için onay isteyen mesaj görüntülenir. Onaylanırsa seçilen mahallenin tamamı kayıt bölgesi olarak okulla ilişkilendirilmiş olur. Mahallenin tamamı eklendikten sonra mahalle içinden seçilen herhangi bir bölgenin başka bir okulla ilişkilendirilmesi mümkün değildir. Bu durumda aşağıdaki gibi bir mesaj gösterilir. Kayıt Bölgesinde Bulunan Öğrenci Sayısı İçişleri Bakanlığı ndan 2001, 2002 ve 2003 doğumlu öğrencilerin bilgileri alınarak sisteme aktarılmış, e Okul sisteminde kayıtlı Aktif durumdaki öğrenciler ve yurtdışında görünüp adresi olmayan öğrenciler çıkarıldıktan sonra yeni kayıt olacak öğrenciler belirlenmiştir. Okula eklenen kayıt bölgesinde okula kaydı yapılacak tahmini öğrenci sayısı gösterilmiştir. Alınan bilgiler sürekli güncellenmemekte olup, yerleştirme işleminden önce son kez güncellenecektir. Bu nedenle; kayıt bölgesinde hiç öğrenci olmasa dahi, daha sonra

8 adres değişikliği nedeniyle eklenebilecek öğrencilerin olabileceği düşünülerek kayıt bölgesi ilişkilendirilmesi mutlaka yapılmalıdır. Yaş düzeltmesi ve adres değişikliği nedeniyle sayıların değişebileceği göz önünde bulundurulmalıdır. CSB nin Tamamını Bir Okulla İlişkilendirme CSB nin tamamı bir okulla ilişkilendirilecekse, yakında başka bir okul yoksa başlangıç ve bitiş numaralarını seçmeden tek bir seçimle ilişkilendirme yapılabilir. CSB seçildiğinde Bina ya da numara seçimi yapılamaz. Kayıt Bölgesine Ekleme Yapma Okulun kayıt bölgesine yeni bir adres eklemek gerektiğinde Yeni Kayıt simgesine tıklanması gerekir. Sırasıyla seçimler tamamlandıktan sonra Kaydet simgesiyle seçim tamamlanır.

9 Yeni kayıt simgesine tıklandığı zaman Kayıt Bölgesi bölümünde gösterilir. Kayıt Bölgesine Bina Ekleme Bazı durumlarda CSB içinde yer alan adres bina numaralarında harfler de kullanılmaktadır. 47/A, 47/B gibi. Bu durumda kayıt bölgesinde yer alan adresi eklemek için başlangıç ve bitiş numaraları eklemek yeterli olmayacaktır. Binaların teker teker seçilmesi gerekecektir. Birden fazla binanın seçilerek eklendiği durumlarda kayıt bölgesi * işareti ile gösterilir.

10 Bucağın Tamamını Bir Okulla İlişkilendirme Eğer Bucak (belde) içinde tek bir okul varsa mahalle ya da CSB seçimi yapmadan tek bir seçimle ilişkilendirme yapılabilir. Bucak seçildikten sonra alt seçimleri yapmadan kaydedildiğinde işlem tamamlanır. Ulusal Adres Veritabanında Adresi Olmayanlar İlgili mevzuatı gereğince ilçe nüfus müdürlüklerine adres beyanında bulunarak adreslerini sisteme ekleteceklerdir. Söz konusu adresin okul kayıt bölgesi içinde yer alması durumunda okul yönetimi tarafından aday kayıt bölümünden e Okul sistemine eklenecektir. Yeni Kayıt Olacak Öğrenci Listesinde Görünmeyenler Öğrencilerin yurtdışından gelerek Türkiye de öğrenim görmek isteyenler ulusal adres veritabanına kayıt olduktan sonra; ayrıca yeni T.C. Kimlik Numarası alanlar da adresin okul kayıt bölgesi içinde yer alması durumunda okul yönetimi tarafından aday kayıt bölümünden e Okul sistemine eklenecektir.

11 İŞ TAKVİMİ Kılavuzun yayınlanması 28 Mayıs 2009 Okul Aday Kayıt kontenjanlarının okul yönetimlerince e Okul sistemine girilmesi Okul kayıt bölgelerinin e Okul sistemine işlenmesi Öğrencilerinin Bakanlık tarafından kontenjan ve kayıt bölgelerine göre yerleştirilmesi Aday kayıt listelerinin okullar tarafından kontrol edilmesi ve kesin kayıt işlemlerine başlanması 28 Mayıs 05 Haziran Mayıs 26 Haziran Haziran Haziran 24 Eylül 2009 İletişim Bilgileri: iogmokullar@meb.gov.tr Şube Müdürü Şef (İÖGM Santral)