TARİH: REVIZYON: 0 SAYFA : 1/15 01 MART ARALIK 2015 FAALİYET RAPORU

Transkript

1 SAYFA : 1/15 PROJE ADI KONU ve TARİH TRENDPARK RESİDENCE 01 MART ARALIK 2015 FAALİYET 1. GİRİŞ İstanbul ili, Esenyurt İlçesi, Cumhuriyet Mahallesi 1993 Sokak üzerinde kurulu tekbir toplu yapı niteliğinde inşa edilmiş TRENDPARK RESİDENCE olarak adlandırılan 130 adet daire 21 adet dükkan olmak üzere toplam (151) adet bağımsız bölümden oluşan yapılanmanın, Yönetim Kurulu Üyeleri; Funda SEVİNÇ Merve AVDAN Site Yönetimi Organizasyon Şeması ; Yönetim Kurulu Orkun Grup Proje Md. (1) Teknik Hizmetler (1) Güvenlik-Gözetim (4) Temizlik (2) 1

2 SAYFA : 2/15 2. YÖNETİM KURULU KARARLARI 10/04/2015 tarihli ve 10 numaralı kararda; Trend Park Site Yönetimi adına DENİZBANK Esenyurt Cumhuriyet Caddesi Şubesinden açılan numaralı hesaptaki aidat hareketlerini görüntülemek için ORKUN Şirketler Grubu çalışanlarından Mesut GÜNGÖRMEZ (TC : ) hesap görüntüleme şifresi alması için yetki verilmesi, bu yetkinin sadece hesap görüntüleme ile sınırlandırılması kararı alınmıştır. 19/08/2015 tarih ve 12 numaralı kararda; 1) Havuza girmeden önce duş alınabilmesi için, havuzun bulunduğu bölümde duş alanı yaptırabilmek için uygun bir yer araştırılması, 2) Duşlarla ilgili yapılması gereken dolap vb. eksiklerin listesinin yapılmasına ve maliyetinin çıkarılması, 3) Bir sonraki toplantıda bahsedilen eksiklerle ilgili maliyetlerin ve yapılması gerekenlerin yönetime sunulmasına akabinde havuzun hizmete açılıp açılmamasına karar verilmesine, 4) Sitenin önündeki boş alanın etrafını çevreleyecek saksı çalışmasının yapılması, 5) 2 ay aidatını ödemeyen sakinlerle ilgili icra takibinin başlatılması, 6) İnşaat bittikten sonraki bir yıla kadar, yapılan sigortanın geçerli olup olmadığının araştırılmasına sigorta geçerli değilse geniş kapsamlı ve dar kapsamlı ortak alan sigortası tekliflerinin alınması, 7) Banka hesap bilgilerinin tüm kat sakinlerinin telefonlarına SMS olarak gönderilmesine, 8) Vaziyet planının temin edilip site müdürüne verilmesi, 9) Dükkanların kullanmaması gereken alanlarla ve jeneratörlerin bağlantıları ile ilgili avukat aracılığıyla ihtar yazısının yazılmasına ve gönderilmeden yönetim kurulunun onayına sunulması, 10) Site önündeki çöp konteynırlarının oluşturduğu kötü görüntüyü ve sağlıksız ortamı ortadan kaldırabilmek için, otopark girişinin sağ tarafına çöp konteynırlarının sığabileceği ve çöp kamyonu geldiğinde kolayca çıkarılabilecek bir çit sistemi yapımı için teklif alınması kararları alınmıştır. 19/08/2015 tarih ve 15 numaralı kararda; tarihinden itibaren TREND PARK Site Müdürü Olarak Suat ÖZKAN ( TC No: ) ın yetkilendirilme, aynı tarih ve16 nolu karar ile Denizbank Cumhuriyet Cad. Şubesindeki Trendpark Residence Yönetimi No lu hesabımızdan Elektrik, Su, Doğalgaz, TTNET, Telefon, Faturalarının Otomatik ödenmesini sağlamak üzere talimat verilmesi kararı alınmıştır. 2

3 SAYFA : 3/15 07/10/2015 tarih ve 17 numaralı kararda; 1) Sözleşmesi önce yapılıp bitecek olan 1 adet Thysenn Asansöre göre yeni sözleşme için farklı teknik servislerden ve mevcut firmadan revize Türk Lirası karşılığı fiyat araştırılması yapılmasına, aylık teknik servis bedelinin makul bir seviyeye kadar düşürülmeye çalışılması, 2) 2 aydan fazla borcu olanlara icra işlemlerinin avukat aracılığıyla başlatılması, 3) -3 otoparktaki ortak alanı duvarla kapatıp dükkanına dahil eden Gogga Ünvanlı firmaya kanuni yaptırımlar için avukat aracılığıyla hukuki yaptırımların başlatılması, 4) Dükkanlar bloğu havalandırma şaftının projenin eksik kısımlarının da tamamlanarak; a) Ses izolasyonu ve uygun olmayan şaft hattının işlevsel hale getirilmesi masraflarının mütaahite, b) Yanlış yönlendirme ve fazla güç kullanılan havalandırma bağlantıların yeniden uygun hale getirilmesi masraflarının faal kiracı konumundaki işletmelere, c) Boşaltılmış durumdaki dükkanların bağlantılarının dükkan sahiplerinin görüşü doğrultusunda uygun hale getirilmesi veya mevcut havalandırma bağlantıların iptal edilmesi masraflarının dükkan sahiplerine ödettirilmesi, d) Yukarıdaki tarafların tamamına uygun olmayan havalandırma kullanımı hususunda kanuni yaptırımlar için avukat aracılığıyla hukuki sürecin başlatılması kararları alınmıştır. 20/10/2015 tarih ve 20 numaralı kararda; Trendpark Yönetim Kurulu Üyelerine Huzur Hakkı olarak yönetimin oluşturulduğu 1 Mart 2015 den itibaren geçerli olmak üzere kişi başı aylık 500 TL (BeşyüzTürklirası) ödenmesi kararı alınmıştır. 05/11/2015 tarih ve 21 numaralı kararda; Sadık KESKİNKILIÇ yönetim kurulu üyeliğinden istifa etmiştir. 05/11/2015 tarih ve 22 numaralı kararda; Funda Sevinç yönetim kurulu üyeliğine atanmıştır. 05/11/2015 tarih ve 23 numaralı kararda; Fulya Türk Yönetim kurul üyeliğinden istifa etmiştir. 05/11/2015 tarih ve 24 numaralı kararda; Merve ADAN yönetim kurulu üyeliğine atanmıştır. 16/11/2015 tarih ve 25 numaralı kararda; Yeni Yönetim kurul üyeleri Yetkilendirme kararı alınmıştır. 3

4 SAYFA : 4/15 08/12/2015 tarih ve 26 numaralı kararda; GOGGA CAFE AKSOY KAFE İŞL.TİC.LTD.ŞTİ ne Trendpark Site Yönetimi adına noterde yapılacak ihtarname gönderilmesi işlemleri ile sınırlı kalmak üzere Site Müdürü (TC No ) Suat ÖZKAN ın Temsil ve İlzam ile yetkilendirilmesi kararı alınmıştır. 24/12/2015 Tarih ve 27 numaralı kararda; 1) Otopark kullanımı Vaziyet ve Yönetim Planına göre sadece konut bloğu sakinlerine aittir. Vaziyet ve Yönetim Planına göre İşletmelerin mecrur alanı dış duvarlarına kadardır. Dolayısıyla İşletmeler -2 ve -3 teki otopark alanını hiçbir şekilde kullanamazlar. İşletmelere ait çöp konteynırları her türlü araç-vasıta, motosiklet, mal kabul, malzeme ve personel girişleri güvenlik zafiyetine yol açmaktadır. Güvenlik nedeniyle otopark alanının hiçbir şekilde kullanılmaması, 2) Dükkanlar bloğundaki işletmelerin çalışma ruhsatı alınması amacıyla -2 ve -3 otopark duvarına açılan yangın acil çıkış kapılarının, Yangın Yönetmeliğine uygun olarak sadece acil durumda ve amaca uygun şekilde kullanılması, acil çıkış kapılarının sürekli kapalı tutulması, personel ve malzeme giriş - çıkışı yapılmaması, otoparklarda kesinlikle sigara içilmemesi, 3) Otopark alanında işletmelere ait bulunan tüm malzemelerinin kaldırılması, sonrasında hiçbir şekilde malzeme bırakılmaması, 4) Yukarıda açıklanan kurallara uymayanlara ilgili Yönetim Planı 55 ve 56. Maddelerinde belirlenen cezai şartların uygulanması kararları alınmıştır. 3. İDARİ FAALİYETLER Site sakinlerine, Site Sakinleri Bilgi Formu gönderilmiş, bilgileri alınıp dosyalanmıştır. Site sakinlerinin geçmişe dönük aidat borçları etkin bir şekilde tahsil edilmeye başlanmış olup, borçları yapılandırma çalışmaları sonucunda ciddi miktarda tahsilat artışı sağlanmıştır TL ye kadar ulaşan tahsil edilemeyen aidat alacak miktarı, yapılan fazla tahsilatlarla birlikte tarihi itibariyle TL ye kadar düşürülmüştür. Blok asansörlerinin genel eksiklikleri ile ilgili yüklenici firma Thyssen Krupp asansör ve inşaat firması ile sık sık toplantı yapılmış, kullanımda olan asansörlerin arıza nedenleri görüşülüp koordineli çalışılarak genel eksiklikler giderilmiştir tarihli toplantı kararı uyarınca proje müdürümüzün gayretleriyle firma ile yapılan pazarlık sonucunda Euro Üzerinden hesaplanan ve yaklaşık olarak TL tutarındaki aylık bakım ücreti TL ye çekilerek %32 gibi ciddi bir indirim sağlanmış, 2015 Ekim ayında başlayan 2 yıl süreli yeni sözleşme imzalanmıştır. Bu yeni sözleşme ile yaklaşık olarak yıllık TL tasarruf sağlanmıştır. 4

5 SAYFA : 5/15 Denizbank ile yapılan görüşmeler sonunda eft komisyon ücretlerinde lehimize revize yapılmış yaklaşık olarak yıllık TL tasarruf sağlanmıştır. Residence girişine paspas alınarak kullanıma sunulmuştur. Daire balkon ve camlarına asılan emlakçı ilanları kaldırılmış, emlakçı girişleri sınırlandırılmıştır. Katlardaki şaft odalarının kapı kilit mekanizmalarının tamamı tek anahtarla kontrol edilecek şekilde değiştirilmiştir. Yönetim kurulunu aldığı karar gereği çatı çıkış kapısına asma kilit takılmıştır. Sabit telefon hattı aktif hale getirilmiş, mesai saatlerinde yönetim ofisi diğer zamanlarda ise danışmada hizmet vermeye başlamıştır. -2 otoparkımız işletmelere ait personellerin yemekhane ve dinlenme alanı olarak kullanmalarının önüne geçilmiş masa, sandalye, tabure gibi malzemeleri kaldırılmıştır. Dağınık ve gelişigüzel çöp atma işlemi sona erdirilmiştir. Bilgilendirme ve yönlendirme levhaları asılmıştır. 5

6 SAYFA : 6/15 Aidat bildirimleri ile ilgili gerekli tebliğler yapılmıştır. Yönetim kurul kararı uyarınca, otomatik bariyer önüne konut bloğunun kullanımı için çöp istasyonu yapılmış ve 2 adet 770 Litre kapaklı plastik çöp konteynırı alınarak estetiği bozmaması için üzeri suni çim ile kaplatılmıştır. Sayaç panolarının üzerlerine uyarı yazıları asılmıştır. İş sağlığı ve güvenliği uzmanlarınca sitemizde gerekli incelemeler yapılmış, gelen rapor doğrultusunda eksikliklerin tamamlanmasına başlanmıştır. Aksaçlı Fırın ın jeneratör bağlantısı iptal edilmiştir. Özel güvenlik personellerine, siteye yeni taşınan sakinlerimizle ilgili düzenlemeleri gereken taşınma formları konularında bilgilendirmeler yapılmıştır. Tüm soğuk su, sıcak su ve kalorimetrelerin sayaç numaraları tek tek okunarak kontrol edilmiş ve kayıt altına alınmıştır. Eksik ve mükerrer kayıtlar düzeltilmiştir. 6

7 SAYFA : 7/15 Sitede balkon demirlerine çarşaf, halı vb. eşyaları asan, halı veya sofra silkeleyen daire sakinlerimize gerekli uyarılar yapılmıştır. Katlardaki yangı çıkış hollerine çöp kovası konuşlandırılmış koridorlarda çöp bırakılması gibi kötü görüntünün önüne geçilmiştir. Günde 3 kez düzenli olarak katlardan çöpler toplanarak çöp odasının koku yapmasına müsaade edilmemektedir. Doğalgaz ve sıcak su sayaçlarının okuma işi, herhangi bir yanlışlığın oluşmaması için bu işte profesyonel olan MAD ENERJİ firmasına verilmiştir. 4.TEKNİK FAALİYETLER Site çevresinde yanmayan ışıklar tespit edilerek onarımları yapılmıştır Sosyal tesislerde bulunan kapalı havuz insan sağlığına uygun şartlarda olmadığından kullanıma açılmamış, hamam, sauna, buhar odası, fitness kullanıma açılmıştır. Havuz tavanında oluşan çökme inşaat firması ile koordine edilerek giderilmiştir. 7

8 SAYFA : 8/15 Havuzun temizliği yapılmıştır. Havuz suyu şartlandırma işlemleri bitirilmiştir, Laboratuvar sonuçları olumlu olarak alınmıştır. Nem alma cihazı, sterilizasyon havuzu, duş yeri yapımı için malzemeler, soyunma dolapları, dturma bankları ve şezlong alımları yapıldıktan sonra havuz hizmete açılacaktır. Tüm asansör, kazan daireleri, hidrofor vb. ekipmanların bakımları anlaşmalı teknik servis ve teknik personelimiz ile düzenli olarak yapılmaktadır. Yangın alarm sistemi paneli devreye alınarak aktif hale getirilmiştir. -2 Otoparkta araç yeri belirleme çizgileri çizilmiştir Su depoları, elektrik tesisatları, aydınlatmalar, eşanjör odalarında bulunan kazanlar, tanklar ve devridaim pompaları teknik personelimiz tarafından her gün takip edilmekte, sistemin aksaksız bir şekilde çalışması için tüm tedbirler alınmaktadır. Jeneratörün etrafı metal kafes ile kapatılarak güvenlik altına alınmıştır. -2 ve -3 otopark girişlerine 2 adet otomatik kapı-kepenk yapılmıştır. 8

9 SAYFA : 9/15 Hidrofor odasında bulunan basınç tankından su sızdığı tespit edilmiş yerinde ve zamanında müdahaleyle sorun çözülmüştür. Arızalanan aydınlatmalar tamir edilmiş ve yerlerine yerleştirilmiştir. Bariyer direğine led ışıklar uygulanmıştır. Katlara sıcak suyun çabuk ulaşması için 2 adet sirkülasyon motoru ilave edilmiş ve 2 adet zaman rölesi takıldı. Havuz üzerindeki yağmur suyu gideri tıkandığından borular söktürülerek temizlenmiş, yerlerine montaj yapılmıştır. Tamamen devre dışı olan 1 asansör tekrar faaliyete geçirilmiştir. -3 otoparkta sürekli arızaya geçip sık sık taşmalara sebep olan arızalı-yetersiz kırıcılı pompa yerine 3 kat güçlü pompa alınıp yerine monte edilmiştir. Fosseptik kuyusunun kaba parçaları düzenli olarak temizlenmektedir. Dükkânların çatıdaki egzos fanına zaman rölesi takılmıştır. Dükkânlar havalandırma şaftının revizesinin ve iyileştirmesinin müteahhit firma tarafından yaptırılması için ihale teklif sürecine yardım ve destek verilmiştir. İş ihalesi uygun bulunan firmaya müteahhit tarafından işe başlanması talimatı verilmiştir. Hava şartlarının düzelmesiyle çalışmalara başlanacaktır. 5) GÜVENLİK FAALİYETLERİ Güvenlik hizmetleri ORKUN GÜVENLİK firması tarafından 4 kişilik kadro ile 24 saat esasına göre gündüz 2 kişi, gece 1 kişi olacak şekilde sağlanmaktadır sayılı Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun doğrultusunda güvenlik hizmeti uygulamaları yapılmaktadır. Otomatik bariyer OGS sistemi yapılmış sakinlerimize barkodlar dağıtılmıştır. Sitede güvenlik kameraları ile 7/24 olarak izleme yapılmak üzere sistem kurulmuştur. Site sakinlerinin evlerine misafir olarak gelen kişilerin kaydı tutulmakta, daire sakinine haber verilmeden hiç kimse gönderilmemektedir. Eşya taşımaları bizzat güvenlik görevlileri tarafından takip edilmekte, asansörün kullanılmaması için tüm tedbirler alınmaktadır. Ayrıca Güvenlik Personellerine, Orkun Güvenlik firması tarafından; a. Hizmet esnasında davranış şekilleri, 9

10 SAYFA : 10/15 b. Görev yerlerindeki uyulması gereken kurallar, c. Telefon ile konuşma kuralları, d. Güvenliğin tanımı, giriş çıkış kontrolü, vardiya değişimi, e. Kılık, kıyafet, teçhizat, f. Fiziki güvenlik tedbirleri, ilk yardım Konularında belirli aralıklarla kurum içi eğitim hizmetleri verilmektedir 6) TEMİZLİK FAALİYETLERİ Yangın merdivenlerinin kazınması ve temizlenmesi işlemleri yapılmıştır, Yangın koridorlarının kazınması ve temizlenmesi işlemleri yapılmıştır. Dış çevre temizliği işlemleri yapılmıştır. Dükkanlara ait moloz vb. malzemeler kaldırılmıştır. Dükkânlara ait çöplerin toplatılması işlemleri yapılmıştır. 10

11 SAYFA : 11/15 Blok giriş bölgesi, asansör ve kapılarının temizliği işlemleri yapılmıştır -3 otoparkın drenajlarından sızan su ve sığınakta biriken su pimaşların kat aralarından yol bularak otopark girişinde toplanmış ve temizlik personelleri tarafından tahliye edilmiştir. Kat koridorları ve lobi giriş mermerlerin yüzeyi inşaat artıklarından temizlenip, yıkanıp cilalanarak Trend Park Residence ye yakışır olarak sakinlerimizin kullanıma sunulmuştur. Havuz tavanı tamiratından sonra havuz boşaltılarak temizlenmiştir. 11

12 SAYFA : 12/15 Yangın dolaplarının temizlenmesi işlemleri yapılmıştır. Merdiven korkuluklarındaki boyaların temizlenmesi işlemleri yapılmıştır. Yangın kapıları ile şaft kapaklarının temizlenmesi işlemleri yapılmıştır. -2 otoparkın zemini tazyikli su ile yıkanmıştır. Günlük Faaliyetler : Tüm blokların temizliği ve çöp toplama işlemleri zamanında yapılmıştır. Yapılan işler günlük olarak kontrol edilmiştir. Haftalık Faaliyetler : Tüm asansörler haftalık olarak temizlenmiş ve kontrolleri yapılmıştır. 15 Günlük Faaliyetler : Tüm katlar ve ortak alanların detaylı temizlikleri yapılmıştır Aylık Faaliyetler : Tüm blokların camları, kapıları girişteki avizeleri temizlenmiştir. Havuz ve otopark temizliği yapılmıştır. 7) PERSONEL HİZMETLERİ Site içi hizmetlerin yürütülmesi için; 1 Proje müdürü 1 Teknisyen 4 Güvenlik personeli 2 Temizlik personeli görev yapmaktadır. Teknik hizmetlerde uzmanlık gerektiren bakım onarım ve servis hizmetleri cihazların yetkili servislerinden hizmet alınarak sağlanmaktadır. 12

13 SAYFA : 13/15 8) HUKUKİ İŞLEMLER Aidatlarını ödemeyen site sakinlerimiz ile ilgili ihtarnameler gönderilmiş olup, yönetim kurul üyelerimizin vekâlet vermesi sonrasında icra ile tahsilat işlemleri ve diğer hukuki işlemler avukatımız tarafından gerçekleştirilecektir. 13

14 SAYFA : 14/15 9) GELİR VE GİDER TABLOSU GİDERLERİMİZ GELİR TAHAKKUKLARI ELEKTRİK ,63 MART 2015 AİDAT TAHAKKUKU ,00 TL SU 4.141,00 NİSAN 2015 AİDAT TAHAKKUKU ,00 TL DOĞALGAZ ,55 MAYIS 2015 AİDAT TAHAKKUKU ,00 TL YÖNETİM GİDERLERİ ,23 HAZİRAN 2015 AİDAT TAHAKKUKU ,00 TL BAKIM ONARIM 901,10 TEMMUZ 2015 AİDAT TAHAKKUKU ,00 TL İLETİŞİM GİDERLERİ 1.065,50 AĞUSTOS 2015 AİDAT TAHAKKUKU ,00 TL DİĞER GİDERLER 1.506,00 EYLÜL 2015 AİDAT TAHAKKUKU ,00 TL JENERATÖR YAKIT GİDERLERİ 8.200,87 EKİM 2015 AİDAT TAHAKKUKU ,00 TL ELEKTRİK MALZEMESİ 4.440,59 KASIM 2015 AİDAT TAHAKKUKU ,00 TL BİREYSEL GİDER PAYLAŞIM OKUMA VE SERVİS ÜCRETİ 4.600,00 ARALIK 2015 AİDAT TAHAKKUKU ,00 TL OFİS KIRTASİYE MALZEMELERİ 2.282, MART ISI PAYLAŞIM TAHAKKUKU ,37 TL NOTER GİDERLERİ 1.172, NİSAN ISI PAYLAŞIM TAHAKKUKU ,22 TL İKRAM AĞIRLAMA 1.429, MAYIS ISI PAYLAŞIM TAHAKKUKU 6.641,37 TL BİNA BAKIM ONARIM , HAZİRAN ISI PAYLAŞIM TAHAKKUKU 4.068,52 TL BANKA KOMİSYON GİDERLERİ 1.655, TEMMUZ ISI PAYLAŞIM TAHAKKUKU 3.714,18 TL POSTA KARGO GİDERLERİ 317, AĞUSTOS ISI PAYLAŞIM TAHAKKUKU 2.791,16 TL DEMİRBAŞ GİDERLERİ 4.013, EYLÜL ISI PAYLAŞIM TAHAKKUKU 2.566,25 TL TEMİZLİK MALZEMELERİ 172, EKİM ISI PAYLAŞIM TAHAKKUKU 5.417,85 TL HAŞERE İLAÇLAMA 1.475, KASIM ISI PAYLAŞIM TAHAKKUKU 9.905,08 TL ULAŞIM NAKLİYE GİDERLERİ 328, ARALIK ISI PAYLAŞIM TAHAKKUKU ,01 TL HUZUR HAKKI ÖDEMESİ , YEDEK AKÇE TAHAKKUK ,00 TL ORTAK ALAN SİGORTA 3.364,32 GECİKME TAZMİNAT TAHAKKUKLARI 3.794,14 TL YAPILAN ÖDEMELER TOPLAMI ,22 TL BİLİNMEYEN AİDAT 344,00 TL TOPLAM TAHAKKUK EDEN GELİRLERİMİZ ,15 TL GELİRLERİMİZ TAHSİLATLAR TOPLAMI GECİKME TAZMİNAT BEDELİ BİLİNMEYEN AİDAT ,73 TL 3.794,14 TL 344,00 TL MEVCUT PİYASA BORÇLARIMIZ TOPLAM TAHSİLAT GELİRİMİZ ,87 TL 3K TESİS YÖNETİM VE İŞL.HİZ ,83 TL 2015 YIL SONU BANKA BAKİYESİ 2.886,06 TL DR SİGORTA ARACILIK HİZ ,00 TL 2015 YIL SONU NAKİT KASA BAKİYESİ 1.341,59 TL EMP POMPA 106,20 TL HAZIR DEĞERLER 4.227,65 TL İSKİ MADENERJİ ENERJİ VE ÖLÇÜM SİSTEMLERİ SAN.TİC.A.Ş. 346,00 TL 920,00 TL TAHSİL EDİLEMEYEN AİDAT ,31 TL THYSSENKRUPP ASANSÖR SAN. A.Ş ,00 TL FAZLA TAHSİLAT 4.654,74 TL TAHSİLATI YAPILACAK TOPLAM TUTAR ,57 TL PİYASAYA OLAN BORÇ TOPLAMI ,03 TL HAZIR DEĞERLERİMİZ 4.227,65 TL TOPLAM ,22 TL GELİR-GİDER FARKIMIZ ,19 TL 14

15 SAYFA : 15/15 NOTLAR 15