YTL (Versiyon 11) 2008 Mikro Yazılımevi A.Ş.

Transkript

1 1

2 Versiyon 11 Bu bölümdeki açıklamalarımız, 11 versiyonlu Series 9000, Standart Seri ve Ekonomik Seri ürün grubunda ki tüm programlarımız için geçerlidir. 1. Devir işlemlerinin yapılması Öncelikle kullanıcılarımızın her yeni yılda yapmak durumunda oldukları yeni yıl açılış işlemlerini tüm firmaları için tek tek yapmaları gerekmektedir. Yani 2004 yılına ait tüm datalar 2005 yılına aktarılacak ve düzenlemeler bu yıl içinde yapılacaktır. Yeni yıl açılış işlemleri için dökümümüzden faydalanabilirsiniz. Devir işlemlerinizi tamamlandıkça YTL ye çevirebilmeniz mümkün olabilecektir. Önce stoklarınızın devir hareketlerini YTL ye çevirip daha sonra cari devir hareketlerini YTL ye çevirebilirsiniz. 2. Çalışılan firmanın YTL firması olduğunun belirtilmesi Yeni yıl devirleri sağlıklı bir şekilde tamamlandıktan sonra ilk işleminiz 2005 yılı içinde çalışılan firmaların YTL firması olduğunun tanımlanmasıdır. Bunun içinde Kuruluş programının Sistem/ Sistem ve program parametreleri/ Program başlangıç parametreleri (91300) ekranından Yeni Türk Lirası kullanımı aktif parametresinin başında yer alan kutucuğu işaretlemelisiniz. Böylece hangi firmanın YTL firması olduğunu ayırt edebileceksiniz. 3. YTL para biriminin tanımlanması YTL ye geçiş öncesinde yapılacak bir diğer işlem kur isimlerinin yeni düzene uyarlanmasıdır. Bunun için kullandığınız program serisine bağlı olarak kuruluş 2

3 programının yani Kur9000, Mikrokur veya Mikkur programının Sistem/Kur işlemleri/kur isimleri girişi (97200) ekranından Türk Lirası (TLR) olarak belirlenen eski para biriminin YTL kodu ve Yeni Türk Lirası olarak değiştirilmesidir. Kur ismi değişimi kesinlikle yapılmak zorunda olup unutulmamalıdır. Çünkü, stok, müşteri, satıcı vb kartlarınızda tanımlı olan TRL döviz cinsinin otomatik olarak YTL ye çevrilmesi bu alandan yapacağınız seçime göre olacaktır. Daha sonra yine aynı ekrandan Decimal başlıklı kolona kuruş ifadesinin yazılması ve ondalık hane alanına da 2 rakamının girilmesi gerekmektedir. 4. Firmaların Ana döviz cinslerinin yeniden belirlemesi Kur isimlerine ilişkin gereken tüm tanımlamalar yapıldıktan sonra, Şirket tanıtım kartı ekranına ulaştığınızda ana döviz cinsinin YTL Yeni Türk Lirası olduğunu göreceksiniz. Daha sonra da Alternatif döviz cinsleri tanımlamalıdırlar. 5. Desimalli alanların kuruş olarak işlem görmesinin sağlanması Desimalli (ondalıklı) kullanılacak alanlara yönelik gereken düzenlemeler yapılmalıdır. Bunun için kullandığınız program serisine bağlı olarak kuruluş programının (Kur9000, Mikrokur, Mikkur); Sistem/Muhasebe 3

4 parametreleri/grup parametreleri (96130) ekranından, başta ana grup olmak üzere, gerek duyulan tüm döviz gruplarına ait Decimal haneleri (ondalık) 2 olarak değiştirilmelidir. Yani Decimal başlıklı kolona 2 ifadesi yazılmalıdır. 6. Evrak basımlarında kuruşların dikkate alınması ve dökümlerin kuruşlu olarak yazdırılması Yeni evrak form tasarımları ile işlem yapan kullanıcılarımızın evrak döküm özellikleri ekranında yer alan Kuruş kısmı yazılsın ve Kuruş ismi yazılsın parametrelerini işaretlemiş olmaları gerekmektedir. Ayrıca tutar olarak ifade edilen alanlarda örneğin yekün, birim fiyat vb alanlarda mouseun sağ tuşuna basıp, açılacak menüden display format parametresini seçip kuruş hanelerinin kaç karakter olarak yazılacağını da belirleyebilirsiniz. Programınız default olarak kuruş alanlarını 2 karakter olarak belirlemiştir. Aynı düzenleme eski form tasarımlarımız içinde geçerli olup kullanıcılarımız bu ekran üzerinde de Kuruş kısmı yazılsın Kuruş ismi yazılsın parametrelerini öncelikle işaretlemeleri gerekmektedir. Yalnız bu form tasarımında birim fiyat, tutar yekün vb. alanlarda kuruşların dikkate alınabilmesine için, Ekranın üst bölümünde yer alan decimal uzunluk parametresine her bir tutarsal alan için 2 yazılıp uygula butonuna basılmalıdır. Aksi durumda kuruşlar dökümde dikkate alınmayacaktır. Bu uygulama tüm tutarsal alanlar için geçerlidir. 7. SMMM kullanıcılarımızın SM defteri ve İşletme Modülünde kuruş haneleri için yapması gerekenler İşletme modülünde yer alan Parametreler/İşletme parametreleri (269100) ekranındaki kuruş hanesi alanına, İşletme gider hareketleri (261100), işletme gelir hareketleri (261200) ve işletme genel hareketleri (261300) evraklarında kuruşların dikkate alınabilmesi için 2 rakamını yazmaları gerekmektedir. Böylece ilgili evrakların meblağ alanları kuruşlu girişleri kabul edecektir. SM Defteri modülünde yer alan Parametreler/Serbest meslek parametreleri (259100) ekranındaki kuruş hanesi alanına da 2 rakamını girerek Serbest meslek gider hareketleri (251100), Serbest meslek gelir hareketleri (251200) ve Serbest meslek genel hareketleri (251300) evraklarının meblağ alanlarında kuruşlu girişlerin dikkate alınmasını sağlamalıdırlar. 8. Fiyat yuvarlama parametrelerinde yuvarlamaların kaldırılması 4

5 Parametrik olarak belirlenen fiyat yuvarlamalarına yönelik tanımlamalarda yuvarlama kullanımı kaldırılmalıdır. Bu işlem başta alış ve satış evraklarını kapsamakta olup tüm yuvarlama parametreleri için geçerli olacaktır. Aşağıda bu düzenlemenin hangi parametreleri kapsadığı detaylandırılmış olup kullanıcılarımız söz konusu parametreler için yuvarlama işlemi uygulamışlar ise Yuvarlama yapma olarak seçmeleri gerekecektir. Kullandığınız program serisine bağlı olarak kuruluş programının (Kur9000, Mikrokur, Mikkur) Sistem/Muhasebe parametreleri/ Döküm parametreleri (96112) ekranında yer alan Yuvarlama tipi parametresi yuvarlama yapma olarak seçilmelidir. Personel yönetiminin/sistem parametreleri/şirket parametreleri/şirket tanımı/firma parametreleri (116113) ekranında yer alan yuvarlama şekli parametresi yuvarlama yapma olarak seçilmelidir. Kullandığınız program serisine bağlı olarak kuruluş programının (Kur9000, Mikrokur, Mikkur) Sistem/Sistem ve program parametreleri/program akış parametreleri (91400) ekranında ki; 28. satırda yer alan, Sat. faturalarında otomatik yuvarlama türü ve 111 satırda yer alan Al. faturalarında otomatik yuvarlama türü parametreleri yuvarlama yapma olarak seçilmelidir. 9. YTL ye geçişin son aşaması, YTL ye geçiş işlemleri (94400) programının çalıştırılması YTL ye geçiş işleminden önce sizlere önemli gördüğümüz birkaç detayı aktarmak istiyoruz. YTL ye çevrim aşamasında elektrik kesintisi yada benzeri şekilde aksaklıklar söz konusu olabilir. Böyle bir durumda datalarınızda herhangi bir bilgi kaybı olmayacak, programı tekrar çalıştırdığınızda datalarınız kaldıkları yerden YTL ye çevrilmeye devam edecektir. Bazı kullanıcılarımız 2004 yılına ait tüm datalarının, yani kart, hareket ve devir tutarlarının YTL ye çevrilmesini isteyebilirler. Çünkü amaç 2004 yılına ait tutarlarla 2005 yılına ait tutarları aynı para birimine göre karşılaştırabilmek dolayısıyla farklılıkları daha kolay izleyebilmektir. Bunun için öncelikle yapılması gereken, 2004 yılına ait dataların yedeğinin alınması ve YTL ye çevrim işleminin yedek data üzerinden yapmalısıdır. Bu işlemin orijinal data üzerinden yapılmaması gerektiğini önemle hatırlatıyoruz. Bu doğrultuda YTL ye geçiş işlemleri (94400) programını çalıştırdığınızda karşınıza gelecek ekrandaki ilk seçenek, yani Tüm veriler (Hareketler, ana bilgiler ve devir fişleri) daha çok bu amaç için programa eklenmiştir yılına ait dataların YTL ye çevrilmesi işleminde dikkat edilecek en önemli nokta, firmanın 2004 yılı için çalıştırılacak olmasıdır. Genellikle kullanıcılarımız devir hareketlerini aşama aşama yeni yıla kopyaladıklarından YTL ye çevrim işlemini de aşama aşama yapacaklarını düşünüyoruz. Dolayısıyla 2005 yılına aktarılan kart bilgilerinin ve devir hareketlerinin YTL ye çevrilmesi işlemini ekrandaki diğer seçenekleri kullanarak yapmalarını tavsiye ediyoruz. Tabi ki 5

6 kullanıcılarımız 2004 yılına ait tüm devir işlemlerinin sağlıklı bir şekilde 2005 yılına kopyalandığına ve geriye dönüşlerinin olmayacağına inanıyorlar ise pek ala Tüm veriler (Hareketler, ana bilgiler ve devir fişleri seçeneğini çalıştırarak da tüm datalarının YTL ye çevrimini yapabilirler. Bazı kullanıcılarımız kapanış ve devir işlemlerin de, öncelikle kart bilgilerini (stok, satıcı, müşteri, banka vb) yeni yıla aktarıp, hareket devirlerini ise tamamlandıkça aktarmakta ve çalışmalarına hem yeni yılda hem de eski yılda devam etmektedirler. Böyle bir durum söz konusu olduğunda kullanıcılarımızın öncelikle yapması gereken, Yeni yıl açılışı ve gerekli dosyaların kopyalanması (98478) programından hemen sonra, YTL ye geçiş işlemleri ekranındaki sadece ana bilgiler (Ana kartlar) seçeneğini seçip programı çalıştırmalarıdır. Bu seçenek çalıştırıldıktan sonra, eğer ki kullanıcılarımız eski yılda yeni bir cari kartı (stok, müşteri, satıcı vb) açmak durumunda kalırlarsa aynı işlemleri yeni yılda da manuel olarak yapmaları gerekecektir. Yani eski yılda açılan stok kartı yeni yılda da açılacak ve birim fiyatı YTL olarak programa girilecektir. Kullanıcılarımızın dikkat etmesi gereken bir diğer nokta Yıl sonu senet/çek işlemlerinin yeni yılda güncellenmesi (98479) programını çalıştırıp, değerli kağıtları YTL ye çevrildikten sonra eski yılda değerli kağıtlarla ilgili herhangi bir düzenleme yapmamalarıdır. YTL ye geçiş için tüm parametrelerde gerekli düzenlemeler tamamlandıktan sonra Kuruluş programının (Kur9000, Mikrokur, Mikkur) Servis menüsü altında yer alan YTL ye geçiş işlemleri (94400) programı çalıştırılıp işlem tamamlanacaktır. Çevrim aşamasında Döviz cinsi TRL olarak takip edilen cariler TRL ye bölünecek, farklı döviz cinsi söz konusu ise, bu durumda kur TRL ye bölünerek çevrim gerçekleştirilecektir. Bu işlemler programınız tarafından otomatik olarak yapılacağı için, siz kullanıcılarımızın her hangi bir müdahalede bulunmasına gerek kalmayacaktır. YTL ye çevrim işlemini aşama aşama gerçekleştirebileceksiniz. Bu tamamen yeni yıla hangi bilgileri aktardığınızla ilişkili olarak belirlenecektir. Şöyle ki bazı kullanıcılarımız yukarıda da belirttiğimiz gibi stok, müşteri satıcı, çek senet vb kart bilgilerini yeni yıla aktarıp hareket girişine başlamakta ama devir hareketlerini belli bir süre sonrasında aktarmayı tercih etmektedirler. Dolayısıyla programınız bu detayları da göz önünde bulundurarak çalışma sisteminize göre size çevrim seçenekleri sunacaktır. Şimdi bu seçeneklerin neler olduklarını inceleyelim. 6

7 Tüm veriler (Hareketler, Ana bilgiler ve devir fişleri): Bu seçenek yukarıda da belirttiğimiz gibi bazı kullanıcılarımızın 2004 yılı ve daha önceki yıllara ait firma datalarını (kart, hareket ve devir bilgilerini) YTL ye toplu olarak çevirmek isteyebilecekleri düşünülerek hazırlanmıştır. Dolayısıyla kullanıcılarımız 2004 yılına ait tüm kart, hareket (fatura,irsaliye vb) ve devir tutarlarını YTL ye çevirmek istediklerinde, datalarının yedeğini alacaklar, programa 2004 yılı için girecekler ve bu seçeneği seçerek YTL ye çevrim programını çalıştıracaklardır. Böylece ilgili yıla ait tüm evrak, kart, rapor, analiz vb. ekranlarda ki tutarsal alanlar YTL ye çevrilmiş olacaktır. Bunun yanı sıra yeni yıla ait devir hareketleriniz ile ilgili her şeyin tamam olduğuna inanıyor iseniz, 2005 yılı içinde bu seçeneği çalıştırarak tüm kart, hareket ve devir bilgilerinizin YTL ye çevrimini toplu olarak gerçekleştirebilirsiniz. Bu durumda diğer seçeneklerle işlem yapmanıza gerek kalmayacaktır. Zaten programınızda ekrandaki diğer seçenekleri pasif duruma getirip seçebilmenize olanak tanımayacaktır. Yalnız bu seçenek devir hareketlerini belirli aralıklarla 2005 yılı firmasına kopyalayan ve YTL ye geçişi de aşama aşama yapacak kullanıcılarımız için tercih edilmemelidir. Sadece Ana Bilgiler (Ana Kartlar): Bu seçenek yardımıyla sadece kart bilgilerine (stok, satıcı, müşteri, personel vb kart bilgileri) ait tutarların çevrimleri gerçekleştirilecektir. Çevrim işlemi tamamlanınca tüm kartlardaki TRL tutarları YTL ye çevrilmiş olacak ve programınız ilgili seçeneğin başına check işaretini koyup pasif duruma getirecektir. Daha sonra kullanıcılarımızın tekrar bu seçenekle işlem yapabilmeleri mümkün olmayacaktır. Bu durumda yapılacak tek işlem yeni yıla aktarılmış olan devir hareketlerinin belirlenip YTL ye çevrilmesidir Sadece Devir Hareketleri seçeneği ile de yeni yıla devredilen hareketlerinizin YTL ye çevrim işlemi gerçekleştirilecektir. Devir hareketlerini aşama aşama YTL ye çevirebilirsiniz. Örneğin stoklarınıza ait hareketlerin devir işlemlerini öncelikle yaptığınızı düşünelim. Bu durumda ilgili ekrandan stok devir hareketleri seçeneğini işaretleyerek sadece stok hareketlerine ait tutarları YTL ye çevirip daha sonra cari devir hareketlerinizi YTL(YTR) ye çevirebilirsiniz. Yani hangi hareketin devir işlemini yapmışsanız bu ekrandan ilgili hareketi seçip YTL ye çevrimini yapabileceksiniz. Programınız devir hareketlerinin çevrimine yönelik size 5 seçenek sunacaktır. Muhasebe devir hareketleri Stok devir hareketleri Cari devir hareketleri Değerli kağıt devir hareketleri Diğer devir hareketleri (Siparişler, Konsinyeler, Atik kartları) Söz konusu seçeneklerden size uygun olanları seçip ekrandaki çevrim işlemini başlat butonuna basın. Ekranınızın alt bölümünden yaptığınız seçimler doğrultusunda YTL ye aktarılan kayıtlarınızı izleyebileceksiniz. İşlem tamamlanınca programınız size bildirecektir. Çevrimin gerçekleştiğine ilişkin birkaç örnek ekran görmektesiniz. 7

8 8

9 9