T.C İÇ KONTROL İZLEME VE YÖNLENDİRME KURULU. Oturum Saati 09:00

Transkript

1 T.C Tarih ve Sayısı: 24/10/ BİLECİK ŞEYH EDEBALİ ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ İÇ KONTROL İZLEME VE YÖNLENDİRME KURULU *BEBE3ET5A* Oturum Tarihi 23/10/2018 Oturum Saati 09:00 Oturum Sayısı 77 KARAR ÖRNEĞİ Gündem: İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubunun tarihli ve 77 sayılı kararı ile oluşturulan formların görüşülmesi. Karar: İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubunca oluşturulan belgeler incelenmiş olup, Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi KAYSİS Belgesi Hazırlama Prosedürünün 5/1 maddesi uyarınca 1 adet yeni görev tanımı ve 2 adet yeni iş akış sürecinin ekteki şekliyle kabulüne oy birliğiyle karar verilmiştir. EKLER: Görev Tanımı (1 adet) İş Akış Süreci (2 adet) Prof. Dr. Nurgül ÖZBAY Başkan Prof. Dr. Aykut EKİNCİ Doç. Dr. Cihan DARCAN Alper YILDIRIM Mevcut Elektronik İmzalar ALPER YILDIRIM (Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı - Daire Başkanı) 23/10/ :02 AYKUT EKİNCİ (Uygulamalı Bilimler Yüksekokulu Müdürlüğü - Yüksekokul Müdürü) 23/10/ :20 NURGÜL ÖZBAY (Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi Rektörlüğü - Rektör Yardımcısı) 23/10/ :03 CİHAN DARCAN (Genel Sekreterlik - Genel Sekreter V.) 24/10/ :03 Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi Rektörlüğü Gülümbe Kampüsü BİLECİK Ayrıntılı bilgi için irtibat: Hakan GÖGER Tel: Faks: Elektronik ağ: Bu belge 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununun 5. Maddesi gereğince güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

2 YAZI İŞLERİ ve BELGE YÖNETİMİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ EVRAK KAYIT GÖREVLİSİ GÖREV TANIMI BŞEÜ-KAYSİS Belge No. DGT- Toplam Sayfa 1 1. Birimi Yazı İşleri ve Belge Yönetimi Şube Müdürlüğü 2. Kadro Unvanı Şef / Bilgisayar İşletmeni / V.H.K.İ. / Memur / Sekreter 3. Görev Unvanı 4. Bağlı Bulunduğu Unvan Şube Müdürü 1. Rektörlük merkez birimlerine gelen evrakları teslim almak ve ye kaydetmek, 2. ye kaydedilen evrakları birim evrak kayıt sorumlularına zimmetle teslim etmek, 3. Muhatabına gönderilmek üzere merkez kampüste bulunan akademik ve idari birimler tarafından hazırlanan evrakların gönderilmesini sağlamak, 4. KEP yoluyla kurumumuza ulaşmış evrakları ye kaydetmek, 5. KEP yoluyla gönderilmek üzere hazırlanan evrakların gönderi işlemini gerçekleştirmek, 5. Görev, Yetki ve Sorumlulukları 6. Görev alanıyla ilgili konularda yazışma işlemlerini gerçekleştirmek, 7. Birim amirinin verdiği diğer görevleri yerine getirmek. 6. Görevin Gerektirdiği Nitelikler KPSS Klavuzunda belirtilen şartları taşımak. (Form No: DFR:004; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1

3 KURUM DIŞI GELEN EVRAK KAYDI Toplam Sayfa 2 1. Amaç Bu süreç akışının amacı kurum dışından gelen evrakların ye kaydedilmesinde her bir adımın sorumlusunu içeren standart bir yöntem belirlemektir. 2. Kapsam Bu süreç akışı kurum dışı gelen evrak kaydı kapsamında yürütülen faaliyetleri kapsar. 3. Süreç Sahibi Yazı İşleri ve Belge Yönetimi Şube Müdürlüğü 4. Süreç Riskleri 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Resmi yazışma ile ilgili mevzuat bilgisine hakim olmak ve evrakların birimlere bu mevzuata uygun bir şekilde ulaşmasını sağlamak 6. İş Akışı SORUMLU İŞ AKIŞI BELGE/MEVZUAT Posta Mutemedi / / / KEP Sorumlusu Adi posta yoluyla kurumumuza gönderilen evraklar Posta Mutemedi tarafndan ; kargo,iadeli taahhütlü posta yoluyla kurumumuza ulaşan evraklar, gerçek kişi ve tüzel kişiler tarafndan kurumumuza yazılan dilekçeler evrak kayıt görevlisi tarafndan teslim alınır.kayıtlı Elektronik Posta (KEP) aracılığıyla kurumumuza ulaşan evraklar KEP Sorumlusunun sayfasına düştüğü an teslim alınmış olur. / Kayıtlı Elektronik Posta Teslim alınan fziki evraklar gizlilik durumuna göre ayrıştrılır. GİZLİ ÇOK GİZLİ GİZLİLİK NİTELİĞİ TAŞIMAYAN Genel Sekretere arz edilir. Rektöre sunulmak üzere Genel Sekretere arz edilir. Yazı İşleri ve Belge Yönetimi Şube Müdürünün kontrolüne sunulur. Rektör/ Genel Sekreter/ Genel Sekreter Yardımcısı/ Şube Müdürü ÇOK GİZLİ gizlilik dereceli evrakların hangi birim/birimlere sevk edileceğine Rektör, GİZLİ gizlilik dereceli evrakların hangi birim/birimlere sevk edileceğine Genel Sekreter, gizlilik özelliği taşımayan evrakların hangi birim/birimlere sevk edileceğine evrakın niteliğine göre Şube Müdürü veya Genel Sekreter Yardımcısı karar verir. 1 (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/2

4 KURUM DIŞI GELEN EVRAK KAYDI Toplam Sayfa 2 2 Hangi birime sevk edileceği veya ön sevkinin hazırlanacağı belli olan evraklar ye kaydedilir. Herhangi bir gizlilik niteliği taşımayan evraklar PDF formatnda taranarak açık bi şekilde sisteme evrakın bilgileri girilerek dahil edilir.çok GİZLİ, GİZLİ gizlilik dereceli evraklar ise evrakın zarf taranarak sisteme dahil edilir. PDF formatnda taranan ve bilgileri girilen evrak, konusunun niteliğine göre ilgili birime sevk edilir veya ilgili birimin gereğine Genel Sekreterin bilgisine dağıtmı yapılmak üzere Genel Sekreter Yardımcısına sevk edilir. KEP Sorumlusu de KEP Sağlayıcısından Yenile seçeneği ile KEP aracılığıyla kuruma gelen evraklar görüntülenir. İçe Aktar işlemi ile evrak ye dahil edilir ve KEP Sorumlusunun sayfasına düşer.ın bilgileri girilerek içeriğine göre ilgili birime sevk edilir veya ilgili birimin gereğine Genel Sekreterin bilgisine ön sevki hazırlanarak Genel Sekreter Yardımcısına Sevk edilir. KEP/ Kurum dışından gelen ve kaydı yapılan fziki evraklar, teslim almaya gelen birim evrak kayıt görevlilerine elden zimmetle teslim edilir. (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 2/2

5 KURUM DIŞI GİDEN EVRAK KAYDI Toplam Sayfa 1 1. Amaç 2. Kapsam 3. Süreç Sahibi Yazı İşleri ve Belge Yönetimi Şube Müdürlüğü 4. Süreç Riskleri Bu süreç akışının amacı kurum dışına gönderilen evrakların hazırlanması ve ilgili yere/yerlere ulaştrılması sürecinde her bir adımın sorumlusunu içeren saandara bir yönaem belirlemektir. Bu süreç akışı kurum dışı giden evrakların hazırlanması ve gönderilmesi kaspamında yürüaülen faaliyealeri kapsar. 5. Kontrol Strateji ve Yöntemleri Resmi yazışma ile ilgili mevzuaa bilgisine hakim olmak ve hazırlanan evrakların ilgili yerlere mevzuaaa uygun bi şekilde ulaşmasını sağlamak. 6. İş Akışı SORUMLU İŞ AKIŞI BELGE/MEVZUAT ı Kurum dışına gönderilecek evrakı hazırlayan personel evrakın bilgilerini de düzenler. ı ı hazırlayan personel evrakın gönderim aürüne karar verir. (Kargo, e-posaa, adi posaa, iadeli aaahhüalü posaa, aebligaa, elden zimmeale aeslim, KEP) ı E-imza ile onaya sunulan evrak imzalandıkaan sonra Kayıa nin sayfasına düşer. Elden Zimmeale Teslim gönderim aürü seçildiyse evrakı hazırlayan personelin sayfasına düşer. ın gönderim aürü konarol edilir. KEP Sorumlusu / Kayıa Kargo, adi posaa, iadeli aaahhüalü posaa, aebligaa vb. KEP Elden Zimmeale Teslim ın çıktsı alınarak zarfanır ve gönderi evrakları hazırlanarak gönderilir. ye dahil edilemeyen ekleri varsa bu işlem evrakın ekleri hazırlayan personelden aeslim alınıp evraka dahil edildikaen sonra yapılır. KEP Sorumlusu e-imza ile imzalayarak gönderir. ı hazırlayan personel evrakın çıktsını alıp evrak kayıa görevlisine aeslim eder. kayıa görevlisi evrakı zimmea deferine kaydederek gönderir. (Form No: DFR-003; : 28/06/2016; Revizyon No: 01) 1/1