3. TANIMLAR: Bu şartnamede geçen; Kurum

Transkript

1 MAKCİĞER KANSERİ TARAMASI ÇALIŞTAYI" 1. İŞİN ADI: Türkiye Halk Sağlığı Kurumu tarafından; 15 Mart 2016 tarihindeki Ankara İlinde düzenlenecek olan Akciğer Kanseri Taraması Çalıştayı için satın alınacak olan toplantı salonu, konaklama ve otel/tesis rezervasyon işlemleri ile ilgili tüm organizasyon hizmetleri. 2. İŞİN KONUSU: Kanser, dünya genelinde giderek artan bir sağlık problemidir ve toplumlarda önemli bir sosyoekonomik yüke, bireylerde de maddi ve manevi kayıp ve zorluklara yol açmaktadır. Yeni yayımlanan dünya kanser istatistiklerine göre; ölüm nedenleri arasında kanser ilk sırada yer almaktadır. Dünya da toplam yılda 14,1 milyon kanser vakası gelişmiş ve 8,2 milyon kansere bağlı ölüm olmuştur. Ülkemizde en son yayınlanan verilere göre kanser sıklığı erkeklerde yüzbinde 277,7 kadınlarda ise yüzbinde 188,2'dir. TUÎK ölüm nedeni istatistikleri 2014 raporunda kanserler içinde akciğer kanseri %31,1 ile en sık ölüme neden olan kanser türüdür. Ülkemizde akciğer kanseri taramasına yönelik, Bakanlığımız tarafından yürütülen toplum tabanlı bir tarama çalışması bulunmamaktadır. Bundan sonraki süreçte ülkemizde akciğer kanseri ile mücadele konusunda kararlar alınabilmesi amacıyla Bakanlığımız ve sivil toplum kuruluşlarının desteğiyle, Akciğer Kanseri Taraması konusunda çalıştay yapılması, konu ile ilgili uzmanların katılımlarıyla görüş alınması ve bir rapor oluşturulması amaçlanmaktadır. 3. TANIMLAR: Bu şartnamede geçen; Kurum İdare İstekli Yüklenici Toplantı Yeri Otel/Tesis : Türkiye Halk Sağlığı Kurumu, Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar, Programlar ve Kanser Başkan Yardımcılığı, : nı, : İhaleye talip olan gerçek veya tüzel kişiliği, : Bu şartname hükümlerine göre Toplantı Organizasyonu hizmetini yüklenen özel veya gerçek kişiyi, : Toplantının yapılacağı Otel, : Ankara İli, Çankaya İlçesi sınırları içerisinde katılımcılar için en az 4 yıldızlı bir oteli ifade eder. 4. TOPLANTININ YERİ VE SÜRESİ: Mart 2016 tarihinde Akciğer Kanseri Taraması Çalıştayı Ankara İli Çankaya İlçesinde ( Maltepe^Sıhhiye hariç) düzenlenecektir. Toplantı ve konaklama aynı otelde olacaktır. / / * A

2 " AKCİĞER KANSERİ TARAMASI ÇALIŞTAYI" 4.2. İstekli teklifine, organizasyonu gerçekleştirebileceği otelin tanıtıcı bilgilerini ve otel/tesis idaresinden alınacak rezervasyon belgesini, otel turizm işletme/deneme işletme belgesini ve otellerin tanıtım broşürleri ile en az belgesini teklif dosyasında sunmak zorundadır. Teklif edilen oteller alternatifli olarak sunulabilecektir. 5. KATILIMCILAR: 5.1. Toplantıya konaklamak olarak Ankara dışından katılacak 10 kişi, otele 14 Mart 2016 tarihinde öğleden sonra saat de girecek, otelden/tesisten 16 Mart 2016 tarihinde saat den önce odaları boşaltacak, otelden/tesisten ayrılacaklardır. (10 kişi tam pansiyon 2 geceleme) 5.2. Toplantıya katılımcı olarak 15 Mart 2016 tarihinde toplantının yapılacağı ilden konaklama yapmadan (sadece öğle yemeği ve çay, kahve, kapanış yemeği alacak) 25 kişi katılacaktır Toplantıya katılacak olan katılımcıların kesin listesi, toplantının başlama gününden 3 (üç) iş günü öncesinde idare tarafından yükleniciye bildirilecek olup, yüklenici rezervasyonunu buna göre yapacaktır. 6. IJLAŞIM-TRANSFER: 6.1. Yüklenici, 10 katılımcının Ankara daki Havaalanı-Otel geliş ve Otel-Havaalanı gidiş transferlerini (katılımcılarla iletişim kurarak) sağlanacaktır Katılımcıların kullandığı taksi, benzin veya özel araçlar için herhangi bir ödeme yapılmayacaktır. 7. KONAKLAMA, YERİ VE TESİSİ: 7.1. Konaklayacak 10 kişi Çankaya ilçesi sınırları içerisindeki (Maltepe, Sıhhiye hariç) en az 4 yıldızlı tek bir otelde tam pansiyon tek (single) odada kalmaları sağlanacaktır Odalar, ısıtmalı-soğutmalı ve çalışır durumda klimalı olacaktır. Odalardaki imkânlarda bir aksama ve/veya rahatsız bir ortam olması (klimanın ve/veya elektrikli cihazların çalışmaması, banyo ve lavabodaki sorunlar, gürültü vb.) ve odadaki sorunun giderilmemesi durumunda aynı gün içinde hemen değiştirilecek, otel içinde böyle bir imkân sağlanamaması durumunda en yakın benzer bir otele/tesise ulaşım giderleri ve konaklama ücreti yüklenici tarafından ilave bir bedel talep edilmeksizin karşılanmak üzere sağlanacaktır Otelde konaklayan katılımcılar tam pansiyon konaklamanın bütün imkânlarından yararlanacaktır. Otelin tam pansiyon olarak sunduğu hizmetlerin dışında kalanlar bireysel harcamalar olup yapılacak bu harcamalar (içki, mini bar. telefon, ütü, kuru temizleme, spor tesisi, sauna vb. hizmet bedelleri) katılımcılar tarafından ödenecektir. Bu konuda toplantının adı, katılımcıların otelde ücretsiz yararlanabilecekleri hizmetler, otelde ücret karşılığı yararlanacakları hizmetler, iletişim bilgileri ve Hoşgeldiniz yazısı bulunan Bilgi Notu katılımcılara verilecektir. Bilgi notunda Firma içerikle ilgili başka öneriler de 2

3 " AKCİĞER KANSERİ TARAMASI ÇALIŞTAYI" getirebilir. Bilgi Notu İdarenin onayı alınmadan çoğaltılmayacaktır. Yüklenici tam pansiyon konaklamaya dahil olan hizmetleri katılımcılara bildirmek ve dâhil olmayanlar konusunda uyarmakta yükümlüdür Yüklenici toplantı süresince her gün konaklayan katılımcıların listesini organizasyon sorumlusu ve 2 üyeye onaylattırıp idare yetkilisine teslim edecektir Dolmayan rezervasyonlar için ilk gün hariç ücret talep edilmeyecektir. 8. KATILIMCILARA VERİLECEK YEMEK VE İKRAMLAR: 8.1. KONAKLAMADA; Sabah kahvaltısı konaklama yapan katılımcılara konaklamanın yapıldığı otelde açık büfe şeklinde, Öğle yemekleri tüm katılımcılara toplantının yapıldığı otelde açık büfe şeklinde verilecektir Yemeklerde katılımcılara ağzı kapalı şişelerde su ile sınırsız meyve suyu veya meşrubat (suya karıştırılarak yapılan oralet tarzı içecekler hariç) verilecektir. Talep eden katılımcılara içeceklerin şekersiz/tatlandırıcı formları sunulacaktır Yemeklerde soğuklar zeytinyağlı; çorbalar kremasız; etler ızgara, fırın ya da haşlama usulü ile pişirilmiş olacaktır. Taze mevsim salatalarının yer aldığı bir salata bar ayrıca en az dört çeşit mevsim meyvelerinden oluşan taze meyve servisi bulunacaktır. Tatlı olarak sütlü tatlılar ve meyve tatlıları tercih edilecektir Tüm katılımcılar için yemek sonrası sınırsız sıcak taze çay/kahve ikram edilecektir. Çay/kahve (Türk kahvesi hariç) ikramı konaklama ücreti içerisinde kabul edilecek olup, ilave ücret talep edilmeyecektir TOPLANTIDA; Toplantıda tüm katılımcılar için kuru pasta ve meyve servisi yapılacaktır. Bu servisler 15 Mart 2016 tarihinde günde 2 defa (öğleden önce toplantı başlamadan ve öğleden sonra olmak üzere), toplam 2 defa coffea break). Kuru pasta ile kastedilen küçük pizza, küçük simit, yaş pasta niteliğindeki kâğıtlı meyveli pastalar, kekler ve diğer küçük tuzlu ve tatlı kanepe çeşitleridir. Toplantı 15 Mart 2016 günü saat 19 da tamamlanacaktır Toplantı süresince çay/kahve servisi ve ağzı kapalı şişelerde su servisi yapılacaktır. İçecek olarak sınırsız çay, kahve (Türk kahvesi hariç), meyve ve bitki çayları (ıhlamur, adaçayı, nane-limon, yeşil çay vb.) servis edilecektir. Tatlandırıcı olarak beyaz şeker, esmer şeker ve suni tatlandırıcı bulunacaktır. Kahve için toz krema/taze süt bulundurulacaktır. Kahve için taze süt kaynatılarak sıcak sunulacaktır. Çay için uygun boyutta taze hazırlanmış limon dilimleri bulundurulacaktır. y

4 " AKCİĞER KANSERİ TARAMASI ÇALIŞTA Yİ" Yüklenici, yapılacak olan çay-kahve, meyve ve kuru pasta servislerini toplantı yapılan salonda çalışmayı engellemeyecek şekilde veya salon ile aynı katta uygun alanlarda en az 2 ayrı masaya hazırlayarak dağıtılmasını sağlayacaktır Öğle yemeği ve coffea break hizmetinden yararlananlar her gün için ayrı ayrı liste halinde gösterilecek, her bir liste günlük olarak organizasyon sorumlusu ve 2 üyeye onaylattırılacak ve idare yetkilisine teslim edilecektir. 9. TOPLANTI PAKETİ DAHİLİNDE ALINACAK HİZMETLER: 9.1. TOPLANTI SALONU VE ORGANİZASYONU: Eğitimi tanıtan özel LED ışıklı hazırlanmış sahne arkasına yerleştirilmiş (duvarı tamamen kapatacak şekilde) backgroundlar ve tüm katılımcıların sunumları takip edebileceği büyüklükte projeksiyon perdesi, 20 cm yükseklikte platform. Toplantının düzenleneceği salonun alanı en az 400 m2, tavan yüksekliği en az 4,5 m olacak, aydınlık, düzgün havalandırmalı, basamak ve sütun engeli olmayacak, ışık ve ses düzeni yapılacaktır Toplantı salonunda; 1 adet projeksiyon cihazı (yedek ampulu ile birlikte) 4 adet diz üstü bilgisayar (MS Office (Ms Office Pro veya üzeri sürüm) programı kurulu olacaktır), 2 adet laser printer, Uzatma kablosu vb. araç ve gereç (yeterli sayıda) bulundurulacaktır. Yazılım lisansları ile ilgili tüm sorumluluk firmanın üzerinde olacaktır Ses sistemi; Üzerinde 1 adet sabit mikrofon ve 1 adet monitör bulunan konuşmacı kürsüsü, Telsiz mikrofon (2 adet yaka/2 adet el), her iki kişiye bir adet olmak üzere 16 adet masa mikrofonu Yüklenici Firma tarafından hazır bulundurulacaktır Toplantı salonundaki ses sistemi, profesyonel bir ekip tarafından kurulacak ses düzeninde hiç bir aksaklığa meydan verilmeyecektir Toplantının yapılacağı salon 14 Mart 2016 günü saat a kadar yüklenici tarafından ışık ve ses düzeni yapılmış, U düzeninde hazır hale getirilecektir. Salon toplantı (15 Mart 2016 tarihinde) süresince saatleri arasında, toplantıya hazır bulundurulacaktır Salon düzeninin değiştirilmesi istendiğinde yüklenici bu değişikliği yapmakla yükümlüdür Yüklenici Firma, elektrik kesintilerinde toplantıların aksamadan devam edebilmesini sağlamak için jeneratör, UPS vb. her tür tedbiri almakla yükümlü olacaktır.

5 MAKCİĞER KANSERİ TARAMASI ÇALIŞTAYI" Kullanılan ortak mekânlarda ve toplantı salonlarında kablosuz internet bağlantısı tüm katılımcılar için ücretsiz olarak sağlanacaktır. (Şifre görünür yerde bulundurulacak ve dosyalarında da katılımcı bilgilendirme notunda da belirtilecektir PERSONEL Toplantı süresince yüklenicinin en az 2 yetkilisi, Teknik donanımların kontrolü, çalıştırılması ve sunumlar için toplantı salonunda 1 teknik personel, Toplantı salonunda toplantı esnasında katılımcılara seyyar mikrofonları iletmek üzere en az 1 görevli, toplantı süresince sorumlu olarak hazır bulundurulacaktır Yüklenicinin görevli personelleri toplantıya uygun tek tip kıyafette olmalıdır. Söz konusu personel daha sonra yemek, mola ve toplantı sonrası dinlenme sırasında da idareye hizmet vermeye devam edecektir BAYRAK, AFİŞ VE YÖNLENDİRME LEVHALARI: Yüklenici, toplantı salonuna asılmak üzere Türk Bayrağı, Türkiye Halk Sağlığı Kurumuna ait kırlangıçları yaptırarak, idarenin göstereceği yerlere asacaktır. Toplantı sonrası yaptırılan kırlangıçlar, Türk Bayrağını daireye teslim edecektir Yüklenici T.C. Sağlık Bakanlığı Türkiye Halk Sağlığı Kurumu Kanser Daire Başkanlığı Akciğer Kanseri Taraması Çalıştayı yazılı 4 x 1,5 metre boyutlarında bir bez afiş hazırlayacaktır. Afiş otelin girişinde görünebilir bir alana asılacaktır Otelin çeşitli yerlerine, katılımcıları toplantı salonuna yönlendirebilmek amacıyla, yeterli sayıda yön gösterme levhası yüklenici tarafından hazırlanarak yerleştirilecektir Yüklenici bayrak, afiş, poster stand v.b. ekipmanı toplantı öncesinde İdarenin göstereceği yere yerleştirecektir. Bu ve benzeri ekipman ve materyallerin toplantının başlangıç ve bitiminde naklini sağlayacak ve idareye teslim edecektir İSİMLİK, KATILIM BELGESİ, VİDEO ÇEKİMİ, FOTOĞRAF: Yüklenici, katılımcı sayısı kadar isimlik ve program hazırlayacak ve bunları toplantı öncesi masalara koyacaktır Yüklenici, katılımcı sayısı kadar dosya, üzerinde toplantının ismi olan spiralli küçük boy bloknot, kalem ve program hazırlayarak katılımcılara verilecektir Yüklenici, katılımcı sayısı kadar teşekkür belgesi hazırlayarak, toplantının son günü dağıtımını yapacaktır /9.4.2./ maddelerinde belirtilen malzemelere ait alternatifli en az 3 adet örnek, firma tarafından İdareye sunulacaktır. İdarenin tercihi doğrultusunda hazırlanacaktır. 5

6 " AKCİĞER KANSERİ TARAMASI ÇALIŞTAYI" Yüklenici, toplantıda profesyonel fotoğrafçı görevlendirecek ve çekilen fotoğraflar DVD ortamında idareye toplantı bitiminde teslim edilecektir Yüklenici toplantı salonundaki toplantıları Başkanlığın isteği doğrultusunda kameraya HD kalitesinde çekecektir. Sunum çekimleri kongre sonrasında DVD ortamında 2 şer kopya halinde idareye teslim edilecektir. 10. TOPLANTININ KOORDİNASYONU: Konaklama, ulaşım, transfer, günlük program akışı, rezervasyon değişiklikleri teknik sorunlar, vb gibi organizasyona yönelik her türlü detay Yüklenici tarafından İdarenin görüş ve önerileri doğrultusunda organize edilecek ve çözümlenecektir Yüklenici otelde konaklama yapan katılımcılar için otelde uygun bir yerde stand kurup katılımcıları karşılayacak, kayıtlarının yaparak yaka kartlarını ve dosyalarını teslim edecektir Yüklenici sabah toplantı başlamadan en az 2 saat önce toplantı salonunun girişinde veya uygun bir yerde stant kurup, katılımcıları karşılayacak ve kayıtlarını yapacaktır. Ayrıca toplantı süresince yüklenicinin standı açık olacak ve en az bir yetkilisi sürekli hazır bulunacaktır Yüklenici toplantı sırasındaki tüm işlemlerde, kendilerine sözleşme aşamasında yazılı olarak bildirilen İdarece yetkilendirilmiş kişi ve/veya kişilere karşı sorumlu olacaktır. İdare ve Yüklenici arasındaki tüm görüşmeler bu kişi ve/veya kişiler arasında yapılacaktır. Otel yönetimi ile sadece yüklenici muhatap olacaktır. 11. DİĞER HİZMETLER VE DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR Şartnamede verilen sayılar kesin olmayıp, toplantı süresince alınacak tüm hizmetler, gerçekleşen sayılar üzerinden yapılacaktır. Otelde konaklayanlar ilk gün hariç olmak üzere günlük liste halinde gösterilecek, organizasyon sorumlusuna onaylattırılacak ve dolmayan rezervasyonlar için ücret talep edilmeyecektir. Alınmayan hiçbir mal ve hizmet için ödeme yapılmayacaktır. Alınan her hizmet için adisyon ve folyolar düzenli olarak tutularak idare yetkilisine günlük olarak imzalatılacaktır Yüklenici, idare tarafından kendisine verilen listede ismi bulunmayan veya başka bir katılımcıya eşlik etmek isteyen şahısların oluşacak masraflarını idareden talep etmeyecektir İdarenin uygulama sırasında doğabilecek zorunluluk sebebiyle toplantı tarihi ve yerlerinde değişiklik yapma hakkı saklıdır. Bu durum toplantı tarihinden en az 15 gün öncesinde ilgili değişikliği bildirmesi kaydıyla söz konusu değişiklik için yüklenici tarafından herhangi bir ilave ücret talep edilmeyecektir Oluşan herhangi bir aksaklık Muayene Kabul Tutanağında belirtilecek ve Yüklenici Firmaya sözleşme şartlarında yer alan ilgili cezai yaptırımlar uygulanacaktır Bu sözleşme kapsamında üretilen bütün dokümanların, görüntülü görüntüsüz bütün kayıtların tüm yasal hakları ve mülkiyeti idareye ait olacaktır. Yüklenici bu dokümanları 6

7 " AKCİĞER KANSERİ TARAMASI ÇALIŞTAYI" idarenin önceden yazılı iznini almadan hiçbir maksatla kullanamaz. Bu dokümanlarla ilgili olarak, yüklenici idareyi her türlü üçüncü taraf hak taleplerinden ve davalardan koruyacak ve tazmin edecektir. Yüklenici Bayrak, kırlangıç, bez afiş gibi eğitim araç gereçleri hizmetin tamamlanmasından sonra idareye teslim edecektir. 12.İş bu şartname 7 (yedi) sayfa 12 (oniki) maddeden oluşmaktadır. 7

8 " MİDE KANSERİ KONTROLÜ ÇALIŞTAYI" 1. İŞİN ADI: Türkiye Halk Sağlığı Kurumu tarafından; 10 Mart 2016 tarihindeki Ankara İlinde düzenlenecek olan Mide Kanseri Kontrolü Çalıştayı için satın alınacak olan toplantı salonu, konaklama ve otel/tesis rezervasyon işlemleri ile ilgili tüm organizasyon hizmetleri. 2. İŞİN KONUSU: Ülkemizde en son yayınlanan verilere göre kanser sıklığı erkeklerde yüzbinde 277,7 kadınlarda ise yüz binde 188,2 dir. Ükemizde mide kanseri erkeklerde kişide 16.4, kadınlarda ise 7.8 görülmektedir. Bu verilerle mide kanserine rastlanma oranı, dünyada mide kanserinin en fazla görüldüğü Japonya ile Avrupa oranlarının ortasındadır. TUÎK ölüm nedeni istatistikleri 2014 raporunda ise kanserler içinde mide kanseri %9 ile en sık ölüme neden olan ikinci kanser türüdür. Ülkemizde mide kanseri taraması ve farkındalığına yönelik, Sağlık Bakanlığı tarafından yürütülen bir çalışma bulunmamaktadır.. Yapılması planlanan bu çalıştaya, konu ile ilgili uzmanlar çağrılarak ofis, broşür, farkındalık ve tarama çalışmalarının gerekliliği konusunda görüşler alınması ve bir rapor oluşturulması amaçlanmaktadır. 3. TANIMLAR: Bu şartnamede geçen; Kurum : Türkiye Halk Sağlığı Kurumu, Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar, Programlar ve Kanser Başkan Yardımcılığı, İdare : nı, İstekli : İhaleye talip olan gerçek veya tüzel kişiliği. Yüklenici : Bu şartname hükümlerine göre Toplantı Organizasyonu hizmetini yüklenen özel veya gerçek kişiyi, Toplantı Yeri : Toplantının yapılacağı Otel, Otel/Tesis : Ankara İli, Çankaya İlçesi sınırları içerisinde katılımcılar için en az 4 yıldızlı bir oteli ifade eder. 4. TOPLANTININ YERİ VE SÜRESİ: Mart 2016 tarihinde Mide Kanseri Kontrolü Çalıştayı Ankara İli Çankaya İlçesinde ( Maltepe, Sıhhiye hariç) düzenlenecektir. Toplantı ve konaklama aynı otelde olacaktır İstekli teklifine, organizasyonu gerçekleştirebileceği otelin tanıtıcı bilgilerini ve otel/tesis idaresinden alınacak rezervasyon belgesini, otel turizm işletme/deneme ifeletme belgesini ve

9 " MİDE KANSERİ KONTROLÜ ÇALIŞTAYI otellerin tanıtım broşürlerini teklif dosyasında sunmak zorundadır. Teklif edilen oteller alternatifli olarak sunulabilecektir. 5. KATILIMCILAR: 5.1. Toplantıya konaklamak olarak katılacak 14 kişi, otele 09 Mart 2016 tarihinde öğleden sonra saat de girecek, otelden/tesisten 11 Mart 2016 tarihinde saat den önce odaları boşaltacak, otelden/tesisten ayrılacaklardır. (14 kişi tam pansiyon 2 geceleme) 5.2. Toplantıya katılımcı olarak 10 Mart 2016 tarihinde Ankara dan konaklama yapmadan (sadece öğle yemeği ve çay, kahve alacak) 31 kişi katılacaktır Toplantıya katılacak olan katılımcıların kesin listesi, toplantının başlama gününden 3 (üç) iş günü öncesinde idare tarafından yükleniciye bildirilecek olup, yüklenici rezervasyonunu buna göre yapacaktır. 6. ULAŞIM-TRANSFER: 6.1. Yüklenici ulaşımını sağlayacağı yukarıda belirtilen 10 katılımcı ile Ayrıca ABD den katılacak 4 kişinin sadece Ankara da karşılanarak havaalanı/otel ve otel/havaalanı arasındaki transferlerini sağlayacaktır. Yüklenici konaklamasını sağladığı katılımcılardan 14 kişi ile de iletişime geçerek havaalanı/otel ve otel/havaalanı arasındaki transferlerini sağlayacaktır Katılımcıların kullandığı taksi, benzin veya özel araçlar için herhangi bir ödeme yapılmayacaktır. 7. KONAKLAMA, YERİ VE TESİSİ: 7.1. Konaklayacak 14 kişi Çankaya ilçesi sınırları içerisindeki (Maltepe, Sıhhiye hariç) en az 4 yıldızlı tek bir otelde tam pansiyon tek (single) odada kalmaları sağlanacaktır Odalar, ısıtmah-soğutmalı ve çalışır durumda klimalı olacaktır. Odalardaki imkânlarda bir aksama ve/veya rahatsız bir ortam olması (klimanın ve/veya elektrikli cihazların çalışmaması, banyo ve lavabodaki sorunlar, gürültü vb.) ve odadaki sorunun giderilmemesi durumunda aynı gün içinde hemen değiştirilecek, otel içinde böyle bir imkân sağlanamaması durumunda en yakın benzer bir otele/tesise ulaşım giderleri ve konaklama ücreti yüklenici tarafından ilave bir bedel talep edilmeksizin karşılanmak üzere sağlanacaktır Otelde konaklayan katılımcılar tam pansiyon konaklamanın bütün imkânlarından yararlanacaktır. Otelin tam pansiyon olarak sunduğu hizmetlerin dışında kalanlar bireysel harcamalar olup yapılacak bu harcamalar (içki, mini bar, telefon, ütü, kuru temizleme, spor tesisi, sauna vb. hizmet bedelleri) katılımcılar tarafından ödenecektir. Bu konuda toplantının adı, katılımcıların otelde ücretsiz yararlanabilecekleri hizmetler, otelde ücret karşılığı yararlanacakları hizmetler, iletişim bilgileri ve Hoşgeldiniz yazısı bulunan Bilgi Notu katılımcılara verilecektir. Bilgi notunda Firma içerikle ilgili başka öneriler de getirebilir. Bilgi Notu İdarenin onayı alınmadan çoğaltılmayacaktır. Yüklenici tam pansiyon konaklamaya dahil olan hizmetleri katılımcılara bildirmek uyarmakta yükümlüdür. % 7^ dâhil olmayanlar konusunda 2

10 " MİDE KANSERİ KONTROLÜ ÇALIŞTAYI" 7.4. Yüklenici toplantı süresince her gün konaklayan katılımcıların listesini organizasyon sorumlusu ve 2 üyeye onaylattırıp idare yetkilisine teslim edecektir Dolmayan rezervasyonlar için ilk gün hariç ücret talep edilmeyecektir. 8. KATILIMCILARA VERİLECEK YEMEK VE İKRAMLAR: 8.1. KONAKLAMADA; Sabah kahvaltısı konaklama yapan katılımcılara konaklamanın yapıldığı otelde açık büfe şeklinde, Öğle yemekleri tüm katılımcılara toplantının yapıldığı otelde açık büfe şeklinde verilecektir Yemeklerde katılımcılara ağzı kapalı şişelerde su ile sınırsız meyve suyu veya meşrubat (suya karıştırılarak yapılan oralet tarzı içecekler hariç) verilecektir. Talep eden katılımcılara içeceklerin şekersiz/tatlandırıcı formları sunulacaktır Yemeklerde soğuklar zeytinyağlı; çorbalar kremasız; etler ızgara, fırın ya da haşlama usulü ile pişirilmiş olacaktır. Taze mevsim salatalarının yer aldığı bir salata bar ayrıca en az dört çeşit mevsim meyvelerinden oluşan taze meyve servisi bulunacaktır. Tatlı olarak sütlü tatlılar ve meyve tatlıları tercih edilecektir Tüm katılımcılar için yemek sonrası sınırsız sıcak taze çay/kahve ikram edilecektir. Çay/kahve (Türk kahvesi hariç) ikramı konaklama ücreti içerisinde kabul edilecek olup, ilave ücret talep edilmeyecektir TOPLANTIDA; Toplantıda tüm katılımcılar için kuru pasta ve meyve servisi yapılacaktır. Bu servisler 10 Mart 2016 tarihinde günde 2 defa (öğleden önce sabah toplantı başlarken ve öğleden sonra olmak üzere), toplam 2 defa coffea break). Kuru pasta ile kastedilen küçük pizza, küçük simit, yaş pasta niteliğindeki kâğıtlı meyveli pastalar, kekler ve diğer küçük tuzlu ve tatlı kanepe çeşitleridir. Toplantı 10 Mart 2016 günü öğle 19 da tamamlanacaktır Toplantı süresince çay/kahve servisi ve ağzı kapalı şişelerde su servisi yapılacaktır. İçecek olarak sınırsız çay, kahve (Türk kahvesi hariç), meyve ve bitki çayları (ıhlamur, adaçayı, nane-limon, yeşil çay vb.) servis edilecektir. Tatlandırıcı olarak beyaz şeker, esmer şeker ve suni tatlandırıcı bulunacaktır. Kahve için toz krema/taze süt bulundurulacaktır. Kahve için taze süt kaynatılarak sıcak sunulacaktır. Çay için uygun boyutta taze hazırlanmış limon dilimleri bulundurulacaktır Yüklenici, yapılacak olan çay-kahve, taze ve kuru meyve ve kuru pasta servislerini toplantı yapılan salonda çalışmayı engellemeyecek şekilde veya salon ile aynı katta uygun alanlarda en az 2 ayrı masaya hazırlayarak dağıtılmasını sağlayacaktır Öğle yemeği ve coffea break hizmetinden yararlananlar her gün için ayrı ayrı liste halinde gösterilecek, her bir liste günlük olarak organiz: unlusu ve 2 üyeye edilecektir. 3

11 " MİDE KANSERİ KONTROLÜ ÇALIŞTAYI" 9. TOPLANTI PAKETİ DAHİLİNDE ALINACAK HİZMETLER: 9.1. TOPLANTI SALONU VE ORGANİZASYONU: Eğitimi tanıtan özel LED ışıklı hazırlanmış sahne arkasına yerleştirilmiş (duvarı tamamen kapatacak şekilde) backgroundlar ve tüm katılımcıların sunumları takip edebileceği büyüklükte projeksiyon perdesi, 20 cm yükseklikte platform. Toplantının düzenleneceği salonun alanı en az 400 m2, tavan yüksekliği en az 4,5 m olacak, aydınlık, düzgün havalandırmalı, basamak ve sütun engeli olmayacak, ışık ve ses düzeni yapılacaktır Toplantı süresince Türkçeden İngilizceye simültane tercüme yapılacaktır ve simültane tercüme için gerekli tüm ekipmanlar kurulacaktır Toplantı salonunda; 1 adet projeksiyon cihazı (yedek ampulu ile birlikte) 4 adet diz üstü bilgisayar (MS Office (Ms Office Pro veya üzeri sürüm) programı kurulu olacaktır), 2 adet laser printer, Uzatma kablosu vb. araç ve gereç (yeterli sayıda) bulundurulacaktır. Yazılım lisansları ile ilgili tüm sorumluluk firmanın üzerinde olacaktır Ses sistemi; Üzerinde 1 adet sabit mikrofon ve 1 adet monitör bulunan konuşmacı kürsüsü, Telsiz mikrofon (2 adet yaka/2 adet el), her iki kişiye bir adet olmak üzere 20 adet masa mikrofonu Yüklenici Firma tarafından hazır bulundurulacaktır Toplantı salonundaki ses sistemi, profesyonel bir ekip tarafından kurulacak ses düzeninde hiç bir aksaklığa meydan verilmeyecektir TopIantının yapılacağı salon 09 Mart 2016 günü saat a kadar yüklenici tarafından ışık ve ses düzeni yapılmış, U düzeninde hazır hale getirilecektir. Salon toplantı (10 Mart 2016 tarihinde) süresince saatleri arasında, toplantıya hazır bulundurulacaktır Salon düzeninin değiştirilmesi istendiğinde yüklenici bu değişikliği yapmakla yükümlüdür Yüklenici Firma, elektrik kesintilerinde toplantıların aksamadan devam edebilmesini sağlamak için jeneratör, UPS vb. her tür tedbiri almakla yükümlü olacaktır Kullanılan ortak mekânlarda ve toplantı salonlarında kablosuz internet bağlantısı tüm katılımcılar için ücretsiz olarak sağlanacaktır. (Şifre görünür yerde bulundurulacak ve dosyalarında da katılımcı bilgilendirme notunda da belirtilecektir.

12 " MİDE KANSERİ KONTROLÜ ÇALIŞTAYI" 9.2.PERSONEL Toplantı süresince yüklenicinin en az 2 yetkilisi, Teknik donanımların kontrolü, çalıştırılması ve sunumlar için toplantı salonunda 1 teknik personel, Toplantı salonunda toplantı esnasında katılımcılara seyyar mikrofonları iletmek üzere en az 1 görevli, toplantı süresince sorumlu olarak hazır bulundurulacaktır Yüklenicinin görevli personelleri toplantıya uygun tek tip kıyafette olmalıdır. Söz konusu personel daha sonra yemek, mola ve toplantı sonrası dinlenme sırasında da idareye hizmet vermeye devam edecektir BAYRAK, AFİŞ VE YÖNLENDİRME LEVHALARI: Yüklenici, toplantı salonuna asılmak üzere Türk Bayrağı, Türkiye Halk Sağlığı Kurumuna ait kırlangıçları yaptırarak, idarenin göstereceği yerlere asacaktır. Toplantı sonrası yaptırılan kırlangıçlar, Türk Bayrağı ve lazer printerler daireye teslim edilecektir Yüklenici T.C. Sağlık Bakanlığı Türkiye Halk Sağlığı Kurumu Kanser Daire Başkanlığı Mide Kanseri Kontrolü Çalıştayı yazılı 4 x 1,5 metre boyutlarında bir bez afiş hazırlayacaktır. Afiş otelin girişinde görünebilir bir alana asılacaktır telin çeşitli yerlerine, katılımcıları toplantı salonuna yönlendirebilmek amacıyla, yeterli sayıda yön gösterme levhası yüklenici tarafından hazırlanarak yerleştirilecektir Yüklenici bayrak, afiş, poster stand v.b. ekipmanı toplantı öncesinde İdarenin göstereceği yere yerleştirecektir. Bu ve benzeri ekipman ve materyallerin toplantının başlangıç ve bitiminde naklini sağlayacak ve idareye teslim edecektir İSİMLİK, KATILIM BELGESİ, VİDEO ÇEKİM, FOTOĞRAF: Yüklenici, katılımcı sayısı kadar program ve isimlik hazırlayarak toplantı öncesi masalara koyacaktır Yüklenici, katılımcı sayısı kadar dosya, üzerinde toplantının ismi olan spiralli küçük boy bloknot, kalem ve program hazırlayarak katılımcılara verilecektir Yüklenici, katılımcı sayısı kadar masa üstlerine plastik isimlikler ile teşekkür belgesi hazırlayarak (isimler yazılı), toplantının son günü dağıtımı yapacaktır /9.4.2./ maddelerinde belirtilen malzemelere ait alternatifli en az 3 adet örnek, firma tarafından İdareye sunulacaktır. İdarenin tercihi doğrultusunda hazırlanacaktır Yüklenici, toplantıda profesyonel fotoğrafçı görevlendirecek ve çekilen fotoğraflar DVD ortamında idareye toplantı bitiminde teslim edilecektir Yüklenici toplantı salonundaki toplantıları Başkanlığın İst tuşunda kameraya HD kalitesinde çekecektir. Sunum çekimleri kongre sonra D ortamında 2'şer kopya halir :ye teslim edilecektir. / 5

13 " MİDE KANSERİ KONTROLÜ ÇALIŞTA Yİ" 10. TOPLANTININ KOORDİNASYONU: Konaklama, ulaşım, transfer, günlük program akışı, rezervasyon değişiklikleri teknik sorunlar, vb gibi organizasyona yönelik her türlü detay Yüklenici tarafından İdarenin görüş ve önerileri doğrultusunda organize edilecek ve çözümlenecektir Yüklenici otelde konaklama yapan katılımcılar için otelde uygun bir yerde stand kurup katılımcıları karşılayacak, kayıtlarının yaparak yaka kartlarını ve dosyalarını teslim edecektir Yüklenici sabah toplantı başlamadan en az 2 saat önce toplantı salonunun girişinde veya uygun bir yerde stant kurup, katılımcıları karşılayacak ve kayıtlarını yapacaktır. Ayrıca toplantı süresince yüklenicinin standı açık olacak ve en az bir yetkilisi sürekli hazır bulunacaktır Yüklenici toplantı sırasındaki tüm işlemlerde, kendilerine sözleşme aşamasında yazılı olarak bildirilen İdarece yetkilendirilmiş kişi ve/veya kişilere karşı sorumlu olacaktır. İdare ve Yüklenici arasındaki tüm görüşmeler bu kişi ve/veya kişiler arasında yapılacaktır. Otel yönetimi ile sadece yüklenici muhatap olacaktır. 11. DİĞER HİZMETLER VE DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR Şartnamede verilen sayılar kesin olmayıp, toplantı süresince alınacak tüm hizmetler, gerçekleşen sayılar üzerinden yapılacaktır. Otelde konaklayanlar ilk gün hariç olmak üzere günlük liste halinde gösterilecek, organizasyon sorumlusuna onaylattırılacak ve dolmayan rezervasyonlar için ücret talep edilmeyecektir. Alınmayan hiçbir mal ve hizmet için ödeme yapılmayacaktır. Alınan her hizmet için adisyon ve folyolar düzenli olarak tutularak idare yetkilisine günlük olarak imzalatılacaktır Yüklenici, idare tarafından kendisine verilen listede ismi bulunmayan veya başka bir katılımcıya eşlik etmek isteyen şahısların oluşacak masraflarını idareden talep etmeyecektir İdarenin uygulama sırasında doğabilecek zorunluluk sebebiyle toplantı tarihi ve yerlerinde değişiklik yapma hakkı saklıdır. Bu durum toplantı tarihinden en az 15 gün öncesinde ilgili değişikliği bildirmesi kaydıyla söz konusu değişiklik için yüklenici tarafından herhangi bir ilave ücret talep edilmeyecektir Oluşan herhangi bir aksaklık Muayene Kabul Tutanağında belirtilecek ve Yüklenici Firmaya sözleşme şartlarında yer alan ilgili cezai yaptırımlar uygulanacaktır Bu sözleşme kapsamında üretilen bütün dokümanların, görüntülü görüntüsüz bütün kayıtların tüm yasal hakları ve mülkiyeti idareye ait olacaktır. Yüklenici bu dokümanları idarenin önceden yazılı iznini almadan hiçbir maksatla kullanamaz. Bu dokümanlarla ilgili olarak, yüklenici idareyi her türlü üçüncü taraf hak taleplerinden ve davalardan koruyacak ve tazmin edecektir. Yüklenici Bayrak, kırlangıç, bez afiş gibi eğitim araç gereçleri hizmetin tamamlanmasından sonra idareye teslim edecektir. \

14 " MİDE KANSERİ KONTROLÜ ÇALIŞTAYI" 12. İş bu şartname 7 (yedi) sayfa 12 (oniki) maddeden oluşmaktadır.

15

16 10 11 Tel< Tefc Nol ülen 5.