Belgelendirme Hüküm ve Koşulları Terms and Conditions of Certification

Transkript

1 G E N E L T İ C A R İ Ş A R T L A R G E N E R A L B U S I N E S S C O N D I T I O N DOK. NO SS/ TS Sayfa 1 / 13 Belgelendirme Hüküm ve Koşulları Terms and Conditions of Certification Genel Belgelendirme Hüküm ve Koşulları General Terms and Conditions of Certification 1. Kapsam / Scope 1.1 Bu Belgelendirme Hüküm ve Koşulları, sadece mutabık kalınan belgelendirme hizmetlerine ve sözleşmenin ve diğer yan görevlerin ifası kapsamında sunulan yan hizmetlere uygulanır. / These Terms and Conditions of Certification apply to the agreed certification services plus any ancillary services provided within the scope of contract performance and any other ancillary duties. 1.2 Bu Belgelendirme Hüküm ve Koşulları, Genel İş Hüküm ve Koşullarımızın yerine geçer. / These Terms and Conditions of Certification prevail over our General Terms and Conditions of Business. 1.3 Varsa müşterinin satın alma hüküm ve koşullarını da kapsayan müşterinin Genel İş Hüküm ve Koşulları uygulanmayacaktır ve işbu Belgelendirme Hüküm ve Koşulları belgesi söz konusu hüküm ve koşullarını açıkça kapsam dışı bırakmaktadır. Müşterinin hüküm ve koşulları, bu koşullar tarafımızca açıkça kapsam dışı bırakılmasa dahi bu sözleşmenin bir parçasını teşkil etmeyecektir. / The client s standard terms and conditions, including the client s terms and conditions of purchasing, if any, shall not apply and shall hereby be expressly excluded. Terms and conditions of the client will not become part of the contract even if not expressly excluded by us. 1.4 Bu İş Hüküm ve Koşullarında, Akreditasyon Kuruluşu onay ve tanıma kuruluşlarını da kapsayacaktır ve Akreditasyon Kuralları, Akreditasyon Şartları ve Akreditasyon Prosedürleri, kıyasen bu kuruluşların prosedürlerine de uygulanacaktır. / For the purpose of these Terms and Conditions of Business, the term "Accreditation Body" will include approval and recognition bodies and the terms "Accreditation Rules", "Accreditation Requirements" and "Accreditation Procedures" will apply mutatis mutandis to the procedures of these bodies. 2. Hizmetlerin Kapsamı / Scope of Services 2.1 Consept Test ve Teknoloji Merkezi olarak, imalatçıların ve hizmet sağlayıcıların sistemlerini ve ürünlerini, sahip olduğumuz akreditasyona, onay veya tanımaya sahip olduğumuz ulusal veya uluslararası standartlara göre ( akredite belgelendirme ) ya da akreditasyona sahip olmadığımız ulusal veya uluslararası standartlara göre ( standart belgelendirme ) değerlendirmekte ve belgelendirmekteyiz ve ayrıca bağımsız belgelendirme hizmetlerini ( kurum içi standartlar ) sağlamaktayız. / We assess and certify systems and products of manufacturers and service providers as per national or international standards for which we hold accreditations, approvals or recognitions ( accredited certification ) or as per national or international standards for which we do not hold accreditation ( standard certification ) and also provide third-party certification services ( inhouse standards ). 2.2 Mutabık kalınan hizmetler, genel olarak kabul gören teknoloji ilkeleri doğrultusunda ve sözleşmenin yapıldığı an itibariyle geçerli düzenlemelere uygun olarak sağlanacaktır. Aksinin yazılı olarak kabul

2 SS/ TS Sayfa 2 / 13 edildiği ya da emredici düzenlemeler uyarınca belirli bir yaklaşımın zorunlu olduğu haller haricinde, makul takdirimize göre değerlendirme yöntemi ve türü hakkında kendi kararımızı verme yetkisine de sahip olacağız. / The agreed services shall be provided in line with the generally accepted rules of technology and in compliance with the regulations applicable at the time of contract conclusion. Unless otherwise agreed in writing or unless a certain approach is compulsory on the basis of mandatory regulations, we shall also be authorized, at our reasonable discretion, to make our own decision concerning the method and type of assessment. 2.3 Akredite belgelendirme tarafımızca, sözleşmede mutabık kalınan standarda ve/veya sözleşmede atıfta bulunulan standarda ya da sözleşmede atıfta bulunulan ve belirli belgelendirme standardı hakkında genel olarak uygulanan standartları, belgelendirme standartlarını ve yetkili akreditasyon kuruluşu tarafından belirlenen ilgili uygulama kılavuzlarını ve akreditasyon şartlarını da kapsayan kurallara ve düzenlemelere göre gerçekleştirilmektedir. Denetimde akreditasyon şartlarına riayet etmek için denetçilerin gün bazında daha uzun bir süre çalışmaları gerektiğinin ortaya çıkması halinde, bu nedenle maruz kalınan ek masrafları müşteri karşılayacaktır; ancak bu ek masrafların bizden kaynaklandığı haller bu kapsamın dışındadır. Standart belgelendirmeler, ilgili ulusal veya uluslararası standartlara uygun olarak gerçekleştirilmektedir. Kurum içi belgelerin verilmesine yönelik belgelendirme prosedürleri, bizim tarafımızdan belirlenen kurallara ve düzenlemelere uygun olarak uygulanmaktadır. / We carry out accredited certification as per the standard agreed in the contract and/or the rules and regulations referred to therein, including the generally applicable accreditation standards pertaining to the specific certification standard, the certification standards plus all relevant application guidelines and the accreditation requirements defined by the competent accreditation body. Should the audit reveal that a higher number of auditor days will be necessary to comply with the accreditation requirements, the client shall bear any additional costs incurred thereby, unless we are to blame for these additional costs. Standard certifications are carried out in line with the respective national or international standards. Certification procedures to issue in-house certificates are carried out in line with the rules and regulations established by us. 2.4 Belgelendirmenin olumlu bir sonuçla tamamlanması halinde, ilgili belge bu Genel Belgelendirme Hüküm ve Koşullarının 3. Maddesinde belirtilen şekilde düzenlenecektir. / If certification is completed with a positive result, the appropriate certificate will be issued as set forth in Article 3 of these General Terms and Conditions of Certification. 2.5 Müşteri, itirazda bulunmak için haklı nedenlere sahip olması ve bu nedenleri dikkatimize sunması kaydıyla, bazı denetçilerin veya teknik uzmanların atanmasına itiraz etme hakkını haiz olacaktır. / The client shall be entitled to object to the appointment of certain auditors or technical experts, provided that the client has and submits good reasons for objection. 2.6 Consept Test ve Teknoloji Merkezi nin sürekli olarak istihdam etmediği denetçilerin (dış denetçiler) denetim ekibine atanmasından ve denetim ekibinde kullanılmasından önce müşterinin onayı alınacaktır. Müşteri, dış denetçinin denetim ekibine atanmasının kendisine bildirilmesini takip eden bir hafta içerisinde dış denetçi kullanımına itiraz etmediği takdirde onay vermiş sayılacaktır. / The client s approval shall be obtained before auditors who are not permanently employed with Consept Test ve Teknoloji Merkezi (external auditors) are appointed to and used in the audit team.

3 SS/ TS Sayfa 3 / 13 Approval shall be deemed granted if the client has not objected to the use of external auditors within one week of being notified of the external auditor s appointment to the audit team. 2.7 Akredite belgelendirmelerde, ilgili akreditasyon kuruluşunun denetçilerinin denetimi bizzat gözlemlemelerine izin verme hakkına sahibiz. / In accredited certifications we are entitled to permit auditors of the relevant accreditation body to witness the audit. 2.8 Belgelendirme kararımıza karşı şikayette bulunulması halinde, müşterinin onayına Yönetim Kurulu veya bir tahkim heyeti davet edilebilir. / In cases of complaints against our certification decision, the Governing Board or an arbitration committee may be called in with the client s approval. 3. Belgelerin ve belgelendirme işaretlerinin (Logolarının) kullanım hakkının kapsamı / Scope of right of use of certificates and certification marks 3.1 Mutabık kalınan belgelendirme prosedürünün başarılı şekilde tamamlanması halinde, ilgili belge müşteriye verilir. Bu belge, sözleşmede belirlenen ya da sözleşmede belirlenmediği takdirde Özel Belgelendirme Hüküm ve Koşullarımızda belirlenen süre boyunca geçerli olacaktır. / If the agreed certification procedure is completed successfully, we will issue the corresponding certificate to the client. The certificate shall be valid for the period defined in the contract or, if not defined there, in our Special Terms and Conditions of Certification. 3.2 Kendisine yukarıda Madde 3.1 de belirtilen şekilde belge verilen müşteriye, aşağıda Madde 3.3 ila 3.15 te ana hatları verilen belirli belge geçerlilik süresi boyunca belgelendirme işaretini kullanmak için basit, devredilemez ve kendine ait olmayan bir hak verilecektir. Bu ayrıca, belgeler, broşürler veya reklam materyalleri gibi iletişim medyasındaki belgelendirme atıflarına da uygulanır. Akreditasyon Markası ve logolar kartvizitler üzerinde kullanılamaz. Kartvizitler üzerinde kuruluşun akreditasyonuna ilişkin hiçbir atıfta bulunulamaz. / Upon being issued with the certificate as outlined in Article 3.1 above, the client shall be granted the simple, non-transferable and nonexclusive right to use the certification mark throughout the defined certificate validity as outlined in Articles 3.3 to 3.15 below. This also applies to certification references in communication media, such as documents, brochures or advertising materials. 3.3 Consept Test ve Teknoloji Merkezi tarafından verilen belgeyi ve belgelendirme işaretini kullanma izni, müşteri organizasyonunun sadece belgenin kapsama alanında belirtilen alanları için geçerli olacaktır. Belgenin ve/veya belgelendirme işaretinin, belge kapsamında belirtilmeyen alanlarda kullanılması yasaktır. / The permit to use the certificate and a certification mark issued by us shall apply exclusively to the certified areas of the client s organization quoted in the certificate s scope of application. Use of the certificate and/or the certification mark for areas not quoted in the scope of application shall be prohibited. 3.4 Müşteri, yönetim sisteminin belgelendirmesine ilişkin belgelendirme işaretlerini sadece müşterinin organizasyonunun ismi veya logosu ile doğrudan bağlantılı olarak kullanabilir. Belgelendirme işaretleri, müşterinin ürünlerine eklenemez veya bu ürünlere atıfta bulunacak şekilde kullanılamaz. Bu kural, ürün ambalajları, laboratuvar test raporları, kalibrasyon notları ve inceleme raporları için de geçerlidir. / Certification marks relating to management system certification may only be used by the client in direct connection with the name or logo of the client s organization. They may not be attached or used in reference to the client s products. This also applies to product packaging, laboratory test reports, calibration notes or inspection reports.

4 SS/ TS Sayfa 4 / Müşteri, belgeyi ve/veya belgelendirme işaretini sadece müşterinin organizasyonu ya da müşterinin organizasyonunun belgelenmiş alanı hakkında beyanda bulunmak için kullanmayı taahhüt eder. Müşteri, belgelendirmenin resmi bir inceleme teşkil ettiği ve/veya sistem belgelendirmesinin bir ürün testi şekli olduğu itibarını yaratmaktan da kaçınacaktır. / The client undertakes to use the certificate and/or the certification mark only to make a statement about the client s organization or the certified area of the client s organization which is in line with certification. The client shall further avoid creating the impression that certification is an official inspection and/or that system certification is a form of product testing. 3.6 Müşteri, belgeyi veya belgelendirme işaretini değiştirme yetkisine sahip olmayacaktır. Eğer sertifika üzerinde değişiklik isteniyorsa, uygun bir başvuru yapılır. Bu durumda yeniden denetim yapılacaktır. / The client shall not be authorized to change the certificate or the certification mark. If any changes are required on the certificate, an appropriate appeal should be made. In this case, another control will be made. 3.7 Müşteri, reklam materyallerinde ve benzeri materyallerde belgelendirmenin ihtiyari olduğunu ve bir özel hukuk sözleşmesine dayanılarak gerçekleştirildiğini göstermeyi taahhüt eder. / The client undertakes to demonstrate in its advertising and similar materials that certification is voluntary and carried out on the basis of a civil law contract. 3.8 Kullanım hakkı, müşteri artık geçerli bir belgeye sahip olmadığında, bilhassa belgenin geçerlilik süresi sona erdiğinde ya da gerekli takip denetimleri gerçekleştirilmediğinde sona erecektir. / The right of use shall expire if the client no longer holds a valid certificate, in particular if the certificate s period of validity has expired or the required followup audits have not been carried out. 3.9 Müşterinin belgeyi ve/veya belgelendirme işaretini kullanma hakkı, müşterinin belgeyi ve/veya belgelendirme işaretini yukarıda Madde 3.1 ila 3.8 de yer alan hükümlere aykırı olarak ya da bu sözleşmenin diğer şartlarına aykırı olarak kullanması halinde, feshe gerek olmaksızın, derhal sona erecektir. / The client s right to use the certificate and/or the certification mark shall expire with immediate effect, without requiring termination, if the client uses the certificate and/or the certification mark in violation of the provisions set forth in Articles 3.1 to 3.8 above or contrary to other terms of the contract Müşterinin belgeyi ve/veya belgelendirme işaretini kullanma hakkı, bu sözleşmede Madde 6 da açıklanan şekilde gerçekleşen fesih üzerine derhal sona erecektir. / The client s right to use the certificate and/or the certification mark shall expire with immediate effect upon termination as described in Article 6 hereunder Kullanma hakkı, bir belgenin idamesinin idari düzenlemelerle veya mahkeme tarafından yasaklanması halinde de kendiliğinden sona erecektir. Ödeme Belgelendirme Kuruluşu tarafından belirtilen sürede yapılmazsa süresiz olarak feshedilebilir. / The right of use shall also expire automatically if maintenance of the certificate is prohibited by administrative regulations or court Kullanma hakkının sona erdiği hallerde, müşteri, belgeyi gecikmeksizin bize iade etmekle yükümlüdür. / In cases involving expiry of the right of use, the client shall be obligated to return the certificate to us without delay.

5 SS/ TS Sayfa 5 / Sözleşme hüküm ve koşullarının ihlali halinde, tazminat talep etme hakkımızı saklı tutmaktayız. / In cases involving violation of contractual terms and conditions we reserve the right to claim damages Belgelendirme, itibarımızı veya Consept Test ve Teknoloji Merkezi nin diğer bir iştirakinin itibarını zedeleyecek şekilde kullanılamaz. / Certification may not be used in a manner which may harm our reputation or the reputation of any other subsidiary of Consept Test ve Teknoloji Merkezi Müşteri, belgelendirme hakkında izinsiz veya yanıltıcı bulabileceğimiz beyanlarda bulunma hakkına sahip olmayacaktır. / The client shall not be entitled to make statements about certification which we may consider unauthorized and misleading Müşterinin belgelendirme şartlarına geçici olarak riayet edemediğinin tahmin edilebilir olması halinde, belgelendirme askıya alınabilir. Belgenin askıya alınması süresince, müşteri belgelendirmeyi reklamlarında kullanamaz. Madde 7 de ana hatları verilen belgelendirilmiş kuruluşlar listesinde, durumu askıda olarak güncellenecektir. / If it is foreseeable that the client is temporarily unable to fulfil the certification requirements, the certification can be suspended. During certificate suspension, the client may not use the certification in its advertising. In the list of certified organizations as outlined in Article 7, the status will be updated to suspended Askıya almanın altında yatan nedenin mutabık kalınan süre içerisinde düzeltilmemesi halinde, belgelendirme geri alınacaktır. / If the reason underlying suspension is not corrected within the agreed timeframe, the certification will be withdrawn Belgelendirme Kuruluşu belgelendirme logosunu müşteriye elektronik ortamda kullanıma sunar. Logo başka renkte çoğaltılamaz, reprodüksiyonu yapılamaz. / Certification Body offers the certification logo for use in the electronic environment to the customer. 4. Müşterinin katılma yükümlülüğü ve belgelendirme denetimine ilişkin genel kurallar / Client s obligation to participate and general rules for the certification audit 4.1 Müşteri, ilgili standartlara göre belgelendirme için gerekli olan tüm bilgileri sunacaktır. Bu bilgiler, Hizmet Talep Formu doldurularak sunulabilir. / The client shall submit all information required for certification as per the relevant standard. This information can be submitted by completing the Questionnaire for offer preparation. 4.2 Müşteri, gerekli tüm belgeleri Belgelendirme Kuruluşuna denetimden önce uygun bir zamanda ücretsiz olarak sunacaktır. Gerekli belgeler bilhassa aşağıdakileri kapsayacaktır: / The client shall submit all required documents to the Certification Body in good time prior to the audit and free of charge. Required documents include, in particular: Yönetim Kitapçığı / Management Manual Eşleme matris (organizasyonun yönetim sistemi belgeleriyle eşleştirilen standart unsurlar) / Cross-reference matrix (standard elements cross-referenced to the management system documentation of the organization)

6 SS/ TS Sayfa 6 / 13 Organizasyon planı/organizasyon şeması / Organizational plan/organizational chart Süreçlerin ve arabirimleri ile etkileşimlerinin sunumu kontrol edilen yönetim belgelerinin listesi / Presentation of processes and their interfaces and interactions list of controlled management documents Resmi ve yasal şartların listesi / List of official and legal requirements Teklifte belirtilen diğer belgeler / Other documents mentioned in the quotation 4.3 Müşteri, uygulamanın kapsamıyla bağlantılı tüm kayıtları denetim ekibimize ve/veya denetçimize açıklayacak ve onlara söz konusu organizasyon birimlerine erişim imkanı tanıyacaktır. / The client shall disclose all records associated with the scope of application to our audit team and/or our auditor and shall grant them access to the organizational units concerned. 4.4 Müşteri, sözleşmede mutabık kalınan hizmetlerin ifa edilmesinde denetçimize yardımcı olacak ve müşteri adına irtibatta bulunulacak kişi olarak hareket edecek bir veya birden fazla Denetim Temsilcisi atayacaktır. / The client shall appoint one or several Audit Representatives who shall support our auditor in performing the contractually agreed services and act as the client s contact persons. 4.5 Belgenin verilmesinden sonra, müşteri, sözleşmenin süresi boyunca, yönetim sistemini veya belgelendirilmiş ürünü ciddi şekilde etkileyen ve bilhassa aşağıdakileri kapsayan tüm değişiklikleri bildirmekle yükümlü olacaktır. / Following certificate issue, the client shall be obliged, throughout the term of the contract, to communicate all changes which significantly affect the management system or the certified product, including in particular: Belgelendirilmiş yönetim sistemindeki değişiklikler. / Changes in the certified management system. Belgelendirilmiş ürünün tasarımı veya özellikleri ile bağlantılı değişiklikler. / Changes associated with the design or specification of the certified product. Organizasyon yapısındaki ve organizasyonun kendisindeki değişiklikler. / Changes in the organizational structure and the organization itself. 4.6 Müşteri, yönetim sistemine ilişkin olarak müşterileri gibi üçüncü kişiler tarafından yapılan şikayetlerin tamamını ve bu şikayetlere hitap etmek ve bu şikayetleri ortadan kaldırmak için alınan önlemleri kaydetmek ve bu kayıtları denetim sırasında denetçiye sunmakla yükümlü olacaktır. / The client shall be obliged to record all complaints concerning the management system filed by third parties, e.g. customers, and the measures taken to address and eliminate these complaints, and submit them to the auditor during the audit. 4.7 Müşteri, talep üzerine normatif dokümanlarla ve ilgili belgelendirme standardında belirtilen şartlarla bağlantılı tüm yazışmaları ve tüm tedbirleri, denetim sırasında denetçiye sunmakla yükümlü olacaktır. / On request, the client shall be obliged to submit all correspondence and all measures associated with normative documents and the requirements set forth in the applicable certification standard to the auditor during the audit.

7 SS/ TS Sayfa 7 / Gıda endüstrisinde ürün belgelendirme kapsamında yukarıda Madde 4.5 te ana hatları verilen değişikliklerin başkaca değerlendirmeleri gerekli kıldığını fark ettiğimiz takdirde, müşteri, değişikliklerin yürürlüğe konmasından sonra, tarafımızdan müşteriye bunun güvenli olduğu bildirilene kadar piyasaya ürün belgelendirmesi kapsamında bir ürün sürmeyecektir. / If, within the scope of product certification in the food industry, we notice that the changes outlined under Article 4.5 above necessitate further assessments, the client shall not, after the changes have come into effect, release any products falling under the scope of product certification until the client has been notified by us that it is safe to do so. 4.9 Gıda endüstrisinde ürün belgelendirilmesine ilişkin hallerde, müşteri, artık ürün belgelendirme şartlarına uygun olmadığı takdirde bize bildirimde bulunacaktır. / In cases involving product certification in the food industry, the client shall notify us if the product no longer satisfies product certification requirements Müşteri, belgelendirilmiş bir ürünün veya sürecin belgelendirme standardının şartlarına uygunluğu hakkında müşteriye yöneltilen tüm şikâyetleri kaydetmek, uygun düzeltici işlemleri yapmak, düzeltici işlemin uygulandığını belgelemek ve talep üzerine bunları denetim sırasında denetçiye ispatlamak ile yükümlü olacaktır. / The client shall be obliged to record all complaints concerning the compliance of a certified product or process with the requirements of the certification standard that are addressed to the client, initiate appropriate corrective action, document the implementation of corrective action and, on request, demonstrate them to the auditor during the audit Müşteriyle bir ön denetim gerçekleştirilmesi konusunda mutabakata varılabilir ve bu denetimin kapsamı müşteriyle birlikte belirlenebilir. / The client and we may agree on the performance of a preliminary audit and jointly define the scope of such audit Kurulmuş yönetim sisteminin etkinliği, organizasyonda yapılacak olan ve organizasyonun belgelenmiş prosedürlerini uyguladığını ispatlayacağı yerinde denetimde doğrulanacaktır. Riayet edilmeyen ve organizasyonun düzeltici eylemlerde bulunmasını gerekli kılan standartlar veya standart unsurlar, uygunsuzluk raporlarında belgelenecektir. / The effectiveness of the established management system shall be verified during the on-site audit carried out at the organization, during which the organization proves that it applies its documented procedures in practice. Standards or standard elements that are not complied with and for which the organization must provide corrective action shall be documented in nonconformity reports Denetimin tamamlanmasından sonra, denetim sonucu kapanış toplantısında müşteriye iletilecek ve bunun sonrasında bir denetim raporu olarak belgelenecektir. Uygunsuzluklar belgelenecektir ve sonuçların gerektirmesi halinde yeniden denetime (diğer bir deyişle yerinde tekrarlanan denetime) ya da revize edilen dokümanların sunulmasına neden olabilir Yeniden denetimin kapsamına baş denetçi karar verecektir. Yeniden denetim, sadece kendisine ilişkin uygunsuzlukların belirlendiği standardın unsurlarına odaklanmaktadır. / Following audit completion, the audit result will be communicated to the client in a closing meeting and subsequently documented in an audit report. Nonconformities will be documented and may lead to a re-audit (i.e. a repeated on-site audit) or submission of revised documentation, if required by the results. The scope of the re-audit will be decided by the lead auditor. The reaudit focuses exclusively on those elements of the standard for which nonconformities were identified.

8 SS/ TS Sayfa 8 / Belgelendirme dokümanlarına ilişkin olumlu incelemeden sonra, Consept Test ve Teknoloji Merkezi belgeyi/belgeleri verecektir. Belge/belgeler, müşteriye gönderilecektir. Belge/belgeler, ancak tüm uygunsuzluklar düzeltildikten sonra verilecektir. Belge/belgeler, tanımlanan süre için verilecektir. / After positive review of the certification documentation, we will issue the certificate(s). The certificate(s) will be sent to the client. The certificate(s) shall only be issued if all non-conformities have been corrected. The certificate(s) shall be issued for the defined period Belgenin geçerliliğini sürdürmek için, söz konusu standarda bağlı olarak yerinde takip denetimleri yapılacaktır. Belgelendirme Kuruluşunun takip prosedürünü belgenin idamesine ilişkin olumlu bir karar içerecek şekilde tamamladığı haller haricinde, belge geçersiz olacaktır. Bu durumda belgenin tüm suretlerinin Belgelendirme Kuruluşuna iade edilmesi gereklidir. / To maintain validity of the certificate, on-site follow-up audits shall be carried out depending on the standard in question. Unless the follow-up procedure, including a positive decision on certificate maintenance, is completed by us, the certificate shall become invalid. In this case, all copies of the certificate must be returned to us Takip denetiminde, asgari şart olarak standardın önemli unsurları teyit edilecektir. Buna ek olarak, takip denetimlerinde belgenin (ve uygun olan durumlarda belgelendirme işaretinin) usulüne uygun şekilde kullanımı, yönetim sistemine ilişkin şikâyetler ve uygunsuzluklara yönelik olarak yapılan düzeltici işlemlerin etkinliği değerlendirilmektedir. Takip denetimlerinden her biri, müşteriye iletilecek bir raporla belgelenecektir. / In the follow-up audit, the key elements of the standard shall be verified as a minimum requirement. Additionally, follow-up audits evaluate proper use of the certificate (and the certification mark, where appropriate), complaints related to the management system and the effectiveness of corrective action taken to address nonconformities. Each follow-up audit shall be documented in a report communicated to the client Takip veya yeniden belgelendirme denetimleri ve/veya ayrı genişletme veya standarttaki revizyonlara bağlı olarak yapılan upgrade denetimleri kapsamında başka standartları kapsayacak şekilde coğrafi (ek şubeler gibi) ve teknik (ek ürünler gibi) kapsam genişletilebilir ve/veya belgelendirme upgrade edilebilir. Genişletmeye veya upgrade e ilişkin olarak denetçilerin harcayacağı gün sayısı, denetimden önce kuruluş tarafından açıkça tanımlanacak olan genişletmenin veya upgrade in kapsamına bağlıdır. / The geographical (e.g. additional branches) and technical (e.g. additional products) scope can be extended and/or certification upgraded to include further standards within the scope of follow-up or re-certification audits and/or separate extension or upgrade audits. The number of auditor days required for extension or upgrade shall depend on the scope of extension or upgrade which shall be clearly defined by the organization prior to the audit Sözleşmenin süresi içerisinde prosedürün dayandığı ayrıntılarda (örneğin organizasyona veya akreditasyon şartlarına ilişkin ayrıntılarda) değişikliklerin meydana gelmesi halinde, bu değişikliklerin prosedürlerde gereğince dikkate alınması ve sözleşmenin karşı tarafının gecikmeksizin haberdar edilmesi gereklidir. Bu, söz konusu değişiklikler nedeni ile belgelendirme için denetçilerin çalışması gereken gün sayısında değişiklik olduğunda da uygulanacaktır. / Should changes in the details on which the procedure is based (e.g. details of the organization, accreditation requirements) arise during the term of the contract, these changes must be appropriately considered in the procedures and the other contracting party informed without delay. The same applies to any changes in the number of auditor days for certification resulting from such changes.

9 SS/ TS Sayfa 9 / Çeşitli standartları ve şartları kapsayan entegre yönetim sistemleri, birleştirilmiş bir belgelendirme prosedürü yoluyla belgelendirilebilir Söz konusu standartlara ve şartlara göre, bu birleştirilmiş belgelendirmeler ayrı ayrı sunulabilir. / Integrated management systems covering various standards and requirements may be certified by means of a combined certification procedure. Depending on the standards and requirements involved, these combined certifications will be offered individually Planlanmamış denetimlerin veya yeniden denetimlerin ve önceki denetimlerde ortaya çıkan uygunsuzlukların ortadan kaldırılmasına yönelik düzeltici eylemlerin teyit edilmesinin neden olduğu ek çabalara ilişkin olarak maruz kalınan masraflar, süre ve masraf esasına göre müşteri tarafından üstlenilecek ve müşteriye fatura edilecektir. Bu, Özel Belgelendirme Hüküm ve Koşullarında Madde 1.4 te tanımlanan kısa süre öncesinden bildirimi yapılan özel denetimler nedeni ile maruz kalınan masraflar için de geçerlidir. / The costs incurred for additional efforts caused by unscheduled audits or reaudits and the verification of corrective actions to eliminate non-conformities revealed in previous audits shall be borne by, and invoiced to, the client on a time and cost basis. The same applies to costs incurred for short-notice special audits 5. Gizlilik / Confidentiality 5.1 Bu sözleşmede, gizli bilgi, taraflardan birinin ( açıklayan taraf ) diğer tarafa ( alan taraf ) verdiği, transfer ettiği veya sair şekilde açıkladığı tüm bilgileri, dokümanları, görselleri, çizimleri, knowhow ı, verileri, numuneleri ve proje dokümanlarını kapsayacak şekilde tanımlanmaktadır. Gizli bilgi, aynı zamanda bu bilgilerin yazılı suretlerini veya elektronik suretlerini de kapsar. / For the purpose of the contract and these Terms and Conditions, "confidential information is defined to include all information, documents, images, drawings, know-how, data, samples and project documentation which one party ( disclosing party ) hands over, transfers or otherwise discloses to the other party ( receiving party ). Confidential information also includes hardcopies or electronic copies of such information. 5.2 Açıklayan taraf, yazılı olarak açıklanan gizli bilgilerin tamamını alan tarafa iletmeden önce gizli olduğunu belirtecektir. Bu, e-posta ile iletilen gizli bilgilere de uygulanır. Gizli bilgilerin sözlü olarak açıklanması halinde, alan tarafa öncesinden uygun şekilde bilgi verilecektir. / The disclosing party shall mark all confidential information disclosed in written form as confidential before passing it on to the receiving party. The same applies to confidential information transmitted by . If confidential information is disclosed orally, the receiving party shall be appropriately informed in advance. 5.3 Açıklayan tarafın alan tarafa ilettiği ya da sair şekilde açıkladığı gizli bilgilerin tamamı, / All confidential information which the disclosing party transmits or otherwise discloses to the receiving party a) Açıklayan tarafla aksine açıkça yazılı olarak mutabakata varılan haller haricinde, alan tarafça ancak yukarıda tanımlanan amaçlar için kullanılabilir; / may only be used by the receiving party for the purposes defined above, unless expressly otherwise agreed in writing with the disclosing party; b) Alan tarafça kopyalanamaz, dağıtılamaz, yayımlanamaz veya sair şekilde açıklanamaz. Bir akreditasyon prosedürü kapsamında denetim kurumlarına ve/veya akreditasyon kuruluşlarına

10 SS/ TS Sayfa 10 / 13 iletilmesi gereken gizli bilgiler yukarıda belirtilen kuralın bir istisnasını teşkil eder; / may not be copied, distributed, published or otherwise disclosed by the receiving party. An exemption from the above rule applies to confidential information, which must be passed on to supervisory and/or accreditation bodies within the scope of an accreditation procedure; c) Alan tarafça, alan tarafın kendi gizli bilgilerini korumak için kullandığı gizlilik seviyesiyle aynı olan, ancak hiçbir zaman objektif olarak gerekli olan özenden daha az olmayan gizlilik seviyesinde ele alınacaktır. / Must be treated by the receiving party with the same level of confidentiality as the receiving party uses to protect its own confidential information, but never with less than the objectively required due diligence. 5.4 Alan taraf, açıklayan taraftan alınan gizli bilgileri sadece bu bilgileri bu sözleşmenin konusu için gerekli olan hizmetleri yerine getirmek üzere bu bilgilere ihtiyacı olan çalışanlarına açıklayacaktır. Alan taraf, bu çalışanlara bu açıklama yasağı hükmünde belirtilenle aynı gizlilik seviyesine riayet etme yükümlülüğü yükleyecektir. / The receiving party shall disclose any confidential information received from the disclosing party only to those of its employees who need this information to perform services required for the subject matter of the contract. The receiving party undertakes to place these employees under the obligation to observe the same level of secrecy as that set forth in this non-disclosure clause. 5.5 Alan tarafın, / Information for which the receiving party can furnish proof that a) Açıklama anında genel olarak bilindiğine veya bu sözleşme ihlal edilmeksizin umumun bilgisi dâhiline girdiğine ya da / it was generally known at the time of disclosure or has become general knowledge without violation of this agreement, or b) Bu bilgileri açıklama hakkına sahip olan bir üçüncü kişi tarafından alan tarafa açıklanmış olduğuna ya da / it was disclosed to the receiving party by a third party entitled to disclose this information, or c) Alan tarafın açıklayan tarafça açıklanmadan önce bu bilgilere halihazırda sahip olduğuna ya da / the receiving party already possessed this information prior to disclosure by the disclosing party, or d) Alan tarafın açıklayan tarafın açıklamasından bağımsız olarak kendisinin geliştirdiğine ilişkin olarak delil sunabildiği bilgiler, bu sözleşmede tanımlanan şekilde gizli bilgi sayılmayacaktır. / the receiving party developed it itself, irrespective of disclosure by the disclosing party; shall not be deemed confidential information as defined hereunder. 5.6 Gizli bilgilerin tamamı, açıklayan tarafa ait olmaya devam edecektir. Alan taraf, açıklayan tarafın herhangi bir zamanda talep etmesi halinde, ancak her halükarda bu sözleşmenin süresinin feshinden veya süresinin sona ermesinden sonra özel olarak talep edilmesine gerek olmaksızın derhal (i) tüm suretlerini de kapsamak üzere, gizli bilgilerin tamamını açıklayan tarafa ve/veya açıklayan tarafın talep ettiği şekilde iade etmeyi ve (ii) tüm suretlerini de kapsamak üzere, gizli bilgilerin tamamını imha etmek ve bu gizli bilgilerin imha edildiğini açıklayan tarafa yazılı olarak bildirmeyi kabul eder. Bu sözleşme kapsamındaki akdi yükümlülüklerimizi ifa ederken sadece müşteri için hazırladığımız ve müşteride kalan tüm raporlar ve belgeler yukarıdaki kuraldan hariç tutulmaktadır. Ancak sonuçlarımızın doğru olduğuna delil gösterebilmek ve genel belgeleme

11 SS/ TS Sayfa 11 / 13 amaçlarını yerine getirebilmek amacıyla bu raporların ve belgelerin suretlerini ve bu rapor ve belgelerin dayanağını teşkil eden gizli belgelerin suretlerini saklama hakkına sahibiz. / All confidential information shall remain the property of the disclosing party. The receiving party hereby agrees to immediately (i) return all confidential information, including all copies, to the disclosing party, and/or (ii) on request by the disclosing party, to destroy all confidential information including all copies, and confirm the destruction of this confidential information to the disclosing party in writing, at any time if so requested by the disclosing party but at the latest and without special request after termination or expiry of the contract. Excluded from the above shall be all reports and certificates which we, in performance of our contractual obligations hereunder, prepared exclusively for, and which remain with, the client. We are entitled, however, to retain copies of these reports and certificates and of any underlying confidential information to furnish proof that our results are correct and to fulfil general documentation purposes. 5.7 Bu sözleşmenin başlangıcından itibaren ve bu sözleşmenin feshinden veya süresinin sona ermesinden sonraki altı yıllık süre boyunca, alan taraf, gizli bilgilerin tamamının gizliliğini kesinkes koruyacak ve bu bilgileri üçüncü kişilere açıklamayacak veya kendisi kullanmayacaktır. / From the start of the contract and for a period of five years after termination or expiry of the contract, the receiving party shall maintain strict secrecy of all confidential information and shall not disclose this information to any third parties or use it itself. 6. Fesih / Termination 6.1 Sözleşmenin her iki tarafı da, sözleşmede mutabık kalınan sürenin sona ermesinden önceki 6 aylık süreye riayet etmek suretiyle bu sözleşmeyi feshedebilir. / Both contracting parties shall be entitled to terminate the contract within 6 months of the end of the contractually agreed term. 6.2 Belgelendirme sözleşmesini, önemli nedenlerle, bildirimde bulunmaksızın feshetme hakkına da sahip olacağız. / We are also entitled to terminate the contract without notice for important reason. 6.3 Bu sözleşmede, bizim açımızdan önemli neden aşağıdaki şekilde tanımlanacaktır: / For the purpose of the contract, important reason shall be defined as follows a) Müşterinin, organizasyonundaki belgelendirmeyle alakalı değişiklikleri veya değişiklik emarelerini gecikmeksizin tarafımıza bildirmemesi, / The client fails to notify us without delay of any changes or indications of changes in the organization which are relevant for certification, b) Müşterinin bir belgeyi ve/veya belgelendirme işaretini kötüye kullanması ya da sözleşmeye aykırı şekilde kullanması, / The client misuses a certificate and/or certification mark or uses them in contrary to the contract, c) Müşterinin varlıklarına ilişkin olarak haciz prosedürlerinin başlatılması ya da bu haciz prosedürlerine yönelik başvurunun, varlıklarının bulunmaması nedeni ile reddedilmesi. / Insolvency proceedings are opened in respect of the client s assets or an application for such insolvency proceedings is rejected due to lack of assets. 6.4 Yukarıdakilere ek olarak müşterinin, bir belgelendirme prosedürünün tabi olduğu denetleme/hizmet sağlama faaliyetleri için belirlediğimiz sürelere riayet edememesi ve bunun sonucunda belgenin geri alınmasının gerekli olması (örneğin takip denetimlerinin yapılması) halinde, sözleşmeyi bildirimde

12 SS/ TS Sayfa 12 / 13 bulunmaksızın feshetme hakkına sahip olacağız. / In addition to the above, we shall be entitled to terminate the contract without notice should the client be unable to comply with the time periods we have scheduled for auditing/service provision as applicable to a certification procedure and should withdrawal of the certificate consequently be necessary (e.g. conducting of follow-up audits). 7. Belgelendirilmiş organizasyonların listesi / List of certified organizations 7.1 Consept Test ve Teknoloji Merkezi, belgelendirilmiş organizasyonların ve bunların uygulama alanlarının bir listesini tutmaktadır. / Consept Test ve Teknoloji Merkezi maintains a list of certified organizations and their scopes of application. 7.2 Madde 3.16 uyarınca askıya alınan belgelendirmeler ve Madde 3.9 ve Madde 3.17 uyarınca geri alınan belgelendirmeler ile denetlemeye/hizmet sunulmasına (örneğin takip denetimlerinin yapılmasına) ilişkin olarak gerekli olan sürelere riayet edilmemesi nedeni ile geri alınan belgelendirmeler, bu listeye dahil edilmektedir. / Suspended certifications according to Article3.16 and withdrawn certificates according to Articles3.9 and 3.17 as well as withdrawn certificates in the case of failure to comply with the required timeframe for auditing / service provision (e.g. performing of follow-up audits) will be incorporated into this list. 7.3 Müşterinin belgelendirilmesi hakkında belgelendirilmiş organizasyonların listesini tutması için gerekli olan bilgileri Consept Test ve Teknoloji Merkezi ne iletilmesi hakkına sahip olacağız. / We are entitled to communicate to Consept Test ve Teknoloji Merkezi such information about the client s certification as is required to maintain the list of certified organizations. 7.4 Müşteri, Consept Test ve Teknoloji Merkezi nin talep üzerine yukarıda Madde 7 de atıfta bulunulan listeyi umuma sunma hakkına sahip olacağını kabul eder. / The client hereby agrees that Consept Test ve Teknoloji Merkezi shall be entitled to make the list referred to in Article 7 above available to the public on request. 8. Consept Test ve Teknoloji Merkezi sözleşme yapma hakkı / Right of Consept Test ve Teknoloji Merkezi to enter the contract Köşklü Çeşme Mh. 577 Sk. No: Gebze / KOCAELİ / TÜRKİYE adresinde bulunan Consept Test ve Teknoloji Merkezi, herhangi bir zamanda bu Belgelendirme Hüküm ve Koşullarının temelini teşkil eden belgelendirme sözleşmesini yapma hakkına sahiptir. Consept Test ve Teknoloji Merkezi, located at Köşklü Çeşme Mh. 577 Sk. No: Gebze / KOCAELİ / TURKEY is entitled to enter the certification contract underlying these Terms and Conditions of Certification

13 SS/ TS Sayfa 13 / 13 at any time. 9. Belgelerin değiştirilmesi / Certificate replacement 9.1 Bir (1) aylık bildirim süresine riayet etmek suretiyle, belgede belirtilen akredite belgelendirme kuruluşunda bir değişiklik olması halinde herhangi bir zamanda hâlihazırda verilmiş belgeleri yeni belgeler ile (değiştirilen belgeler) değiştirme hakkına sahibiz; ancak bunun için bu değiştirmenin belgelendirmenin kapsamında bir değişikliğe neden olmaması gereklidir. / With a one-month notice, we are entitled to replace issued certificates with new certificates (replacement certificates) at any time in the event of a change in the accredited certification body named on the certificate, provided replacement has not caused a change in the certification scope. 9.2 Değiştirme halinde, müşteri, değiştirilecek olan belgeyi Madde 9.1 de belirtilen şekilde, gecikmeksizin tarafımıza iade etmekle yükümlü olacaktır. / In the event of replacement, the client will be obligated as set forth in Article 9.1 to return to us the certificate to be replaced without delay.