ET VE BALIK KURUMU GENELMÜDÜRLÜĞÜ KIYMETLĐ EVRAK YÖNETMELĐĞĐ YÖNETMELĐK NO:40 BĐRĐNCĐ KISIM GENEL HÜKÜMLER I. BÖLÜM

Transkript

1 Sayfa No :1/7 BĐRĐNCĐ KISIM GENEL HÜKÜMLER I. BÖLÜM Yönetmeliğin Amacı ve Uygulama Alanı Madde l. Amaç Bu yönetmeliğin amacı, sözleşme, ticari senetler, teminat mektupları ile diğer tüm kıymetli evrakın kabulü, düzenlenmesi, saklanması, izlenmesi ve geri verilmesi esasları ile bu husustaki yetki ve sorumlulukları tespit etmektir. Madde 2. Uygulama Alanı Bu yönetmelik, Et ve Balık Kurumu topluluğuna dâhil bütün iş yerlerinde uygulanır. II. BÖLÜM Kıymetli Evrakın Kapsamı ve Deyimler Madde 3. Kıymetli Evrakın Kapsamı Kurumu borç yükümlülük altına sokan veya Kuruma bir alacak veya hak sağlayan, sözleşme protokol, akdin toplanmasını tamamlayan kabul cevapları ve bu olabilir diğer belgelerle bunların tadilleri ticari senetler, teminat mektupları, kefalet senetleri depozito makbuzu ibra senetleri, tapu ve ipotek belgeleri, para gibi tekabül eden kıymetler kıymetli evrak kapsamına girer. Teklif mektupları kıymetli evrak sayılmaz. Madde 4. Deyimler Bu yönetmelikte; a. Servis deyimi: - Genel Müdürlükte, ilgili Şube Müdürlüğünü, - Servis örgütü olan iş yerlerinde, ilgili Servis Şefliğini, - Servis örgütü olmayan iş yerlerinde, iş yeri amirini,

2 Sayfa No :2/7 b. Muhasebe deyimi ise: - Genel Müdürlükte Merkez Muhasebe Müdürlüğünü, - Servis örgütü olan iş yerlerinde Muhasebe Şefliğini ifade eder. ĐKĐNCĐ KISIM ESAS HÜKÜMLER I.BÖLÜM Kıymetli evrakın Kurumca Düzenlenmesi Madde 5. Evrak Düzenlemekle Görevli Servis Kıymetli evrak, işle ilgili hizmeti yürütmekle görevli servis tarafından düzenlenir. Ancak, ticari senetler ile kefalet, temlik ve ibra senetleri ve para gibi tekabül eden senetler Genel Muhasebe Müdürlüğü vekâletnameler ile temsil belgeleri Hukuk Müşavirliği tarafından düzenlenir. Madde 6. Evrakın Đmzalanması Kıymetli Evrak; Evrakı düzenleyen Müdürlük yetkilisi ile bağlı olduğu Genel Müdür Yardımcısı veya Genel Müdür tarafından müşterek imzalanır. Genel Müdür veya bağlı bulunduğu Genel Müdür Yardımcısının vereceği yazılı yetki sınırları içinde olmak kaydı ile kıymetli evrakın imza formalitesi ilgili servis bünyesinde ikmal edilebilir. Madde 7. Evrakı Kabul Edecek Şube II. BÖLÜM Kıymetli Evrakın Kurumca Kabulü Kurumca verilecek kıymetli evrak işle ilgili hizmeti yürütmekle görevli servis tarafından kabul edilir Teminat mektubu ile para gibi tekabül eden kıymetler Muhasebe makbuz karşılığı kabul edilir ve kabul edildiği ilgili servise bildirilir. Madde 8. Kabulde Kontrol Kıymetli evrakın usulüne göre düzenlenmiş olup olmadığı ve yetkili kişilerin imzalarını taşıyıp taşımadığı kabul eden servis tarafından kontrol edilir.

3 Sayfa No :3/7 7.Madde gereğince bu nevi evrakı kabul eden servis; bu evrakı usulüne uygun şekilde düzenlendiği ifade ile saklanmak üzere Muhasebeye gönderdiği takdirde kabul edilmiş sayılır. Madde 9. Teminat Mektubu Kurumumuza teminat mektupları kabul edilecek Bankaların isimlerini ve verebilecekleri teminat mektupları limitlerini gösterir bir liste Genel Muhasebe Müdürlüğünce düzenlenerek Merkeze ve Taşra Örgütüne gönderilir. - Bankaların teminat mektubu limitlerinde meydana gelecek değişikliklerden, Merkez ve Taşra Örgütünün zamanında uyarılması Genel Muhasebe Müdürlüğünce sağlanır. Bankaların ayrılacağı gruplar bankalardan hangi limitler içinde Genel Müdürlük teyit Mektubu, Đdare Komitesi kararı Yönetim Kurulu Kararı vb. isteneceği hususları da bu listede belirtilir. Madde 10. Teminat Mektuplarının Kabulü a. 9.madde de adı geçen listede isimleri yazılı Bankaların dışında her hangi bir Banka tarafından verilecek teminat mektupları Genel Müdürlüğün izni olmadıkça kabul edilemez. b. Genel Müdürlük emri olmadıkça hiç bir suretle vadeli teminat mektubu kabul edilemez. Madde 11. Muhasebece Yapılacak Kontrol ve Đşlemler Muhasebe Servisince a. Teminat mektuplarının yönetmelik, genelge ve emirlere uygunluğu aranır. Özellikle listede yer alan Banka ve limitlere uygunluğu ile yetkili imzaları haiz olup olmadığı incelenir. b. Bankalarca verilen teminat mektuplarının bu Bankalar nezdinde mutabakatı sağlamakla beraber Genel Müdürlüklerine de bilgi verilir. Đş yeri mahallinde bulunan Bankalarla yapılan mutabakat Bankalara özel kurye ile gönderilen bir yazı ile başka yerlerde bulunan Bankalarla yapılan mutabakat ise bu Bankalara gönderilecek fakslarla, sağlanır. c. Her türlü imalat, tesisat, inşaat, nakliyat ihaleleri ile malzeme alımlarında alım, satım, yapım ve onarım yönetmeliği hükümlerine göre ihaleye gireceklerden istenilen geçici teminat mektupları yönetmelik, genelge ve emirlere uygunluğu tespit edildikten sonra kabul olunur. Sözü

4 Sayfa No :4/7 geçen işlerle ilgili kati teminat mektuplarının tahkiki, sözleşmenin imzalanmasından önce yapılır ve sözleşme, amaca uygun olduğu tespit edildikten sonra imzalanır. d. Teminat mektupları için alınan teyitler teminat mektubuna ekli olarak saklanır e. Đncelemeler tamamlandıktan sonra teminat mektubunun kabulünde bir sakınca görülmediği takdirde düzenlenecek makbuzun bir nüshası mektubu veren kişi veya firmaya verilir. f. Makbuz karşılığı alınan kıymetli evrakın kabul edilmiş olduğu, Muhasebece ilgili servise bildirilir. Đlgili servis yazı almadıkça herhangi bir işlemde bulunamaz. g. Geçicici teminat mektuplarının teklif zarfları içerisinde verilmesi halinde yukarıdaki maddeler yükümleri ihale veya alım komisyonu tarafından yerine getirilir ve adı geçen komisyon tarafından teminat mektupları makbuz karşılığı muhasebe Servisine verilir ve makbuzun aslı ihale evrakına eklenir. Madde 12. Müşterek Muhafaza Đş yeri Muhasebesince makbuz karşılığı kabul edilen kıymetli evrak bir kasada saklanmak üzere, biri en az ikinci derece imza yetkisine haiz iki memurun müşterek muhafazasına verilir. Müşterek muhafazaya iştirak eden iki memurdan her biri kasanın anahtarından birini yerinde bulundurur. Madde 13. Nazım Hesapları Kaydı Kabulünde sakınca görülmeyen teminat mektuplarının üzerine: a. Muhasebe Servisince kabule yetkili kişiler tarafından kabul edildiğine dair açıklama yapılır ve her iki yetkili kişi tarafından müştereken imza edilir. b. Kabul edilen bu kıymetli evrakın nazım hesaplara işlendiği ve müşterek muhafazaya alındığı, müşterek muhafazasından sorumlu iki memur tarafından ayrıca kıymetli evrakın üzerine şerh verilmek suretiyle imza edilir. Madde 14. Kefalet Senetleri Genel Müdürlük tarafından kefalet izni verilen işlemlerde kimlerin kefaletine itibar olunacağı ilgili servisin teklifi üzerine Genel Müdürlükçe her işlem için ismen tespit olunur.

5 Sayfa No :5/7 Đlgili servisin Gene1 Müdürlüğe bu yolda yapacağı teklif, biri T.C. Ziraat Bankası olmak üzere en az iki bankanın ranseymanına dayandırılır. Madde 15. Esas III. Bölüm Kıymetli evrakın Saklanması Kıymetli evrak; Düzenlendiği veya kabul edildiği iş yeri muhasebesince kasada saklanır ve Nazım Hesaplara geçirilir. Madde 16. Evrakın Muhasebeye Đntikali Kıymetli evrak; kabul eden servis tarafından usulüne uygun olarak düzenlenip düzenlenmediği incelendikten sonra kabulün yapıldığı gün içinde veya en geç ertesi günü imza karşılığında Muhasebeye intikal ettirilir. Muhasebe kendisine intikal ettirilen kıymetli evraktan yalnız Banka mektuplarına ait yetkili imzaları inceler ve kıymetli evrakı muhafaza altına alır. Madde 17. Evrakın Kayda Geçirilmesi Muhasebeye intikal eden kıymetli evrak; nazım hesaplara işlenir, ayrıca Muhafazaya Alınan Kayıt Defteri ( Form No: 44l / 04 ) ne kaydolunur ve her ay sonunda kayıtlar arasında mutabakat sağlanır. Madde l8. Evrakın Kasada Saklanması 12. maddeye göre kayıt işlemi tamamlanan kıymetli evrak kıymet muhafızına nazım hesaplara ait mahsup fişine adı ve soyadı yazılmak ve imzası alınmak suretiyle teslim edilir ve kıymet muhafızı tarafından kasada saklanır. Muhafazaya alınan kıymetli evrak aslı Genel Müdürlük emri olmadıkça bir iş yerinden diğerine gönderilmez, başka makamlara gösterilmez ve verilmez. Ancak bu hüküm adli Makamlara Kurumca ibrazı gereken belgelere uygulanmaz. Madde 19. Devir ve Teslim Saklama ile yükümlü personelin herhangi bir şekilde ayrılması halinde devir ve teslim tutanakları düzenlenir ve durumun kayıtlara göre mutabakatı sağlanır. Teminat mektuplarındaki taahhütlerini zamanında yerine getirmeyen Bankaların isimleri süratle Merkeze bildirilir.

6 Sayfa No :6/7 Madde 20. Esas Kıymetli Evrakın; IV. Bölüm Kıymetli Evrakın Đzlenmesi - Đzlenmesi ve zamanında gerekli işlemin sonuçlandırılması, - Bu belgelere ilişkin Kurum çıkarlarının korunması, iş yerleriyle bu belgeleri düzenleyeni veya kabul eden servis görevlidir. Madde 21. Paraya Çevrilecek Kıymetli Evrakın Đzlenmesi Paraya çevrilmesi gereken ve Kurumca kabul edilen kıymetli evrakın izlenmesi işi ile Muhasebe servisi görevlidir. Muhasebe Servisi süreli belgelerde sürenin son bulmasından 15 gün önce ilgili servise durumu sorarak alacağı talimata göre sakladığı süreli belgelerin, sürenin son bulmasından önce ve zamanında işleme konulmasını ve paraya çevrilmesini sağlar bu yüzden Kurumun zarara uğramasından Muhasebeye zamanında cevap vermeyen ilgili servis sorumludur. Kanunen veya herhangi bir suretle süre belirtilmemiş olan kıymetli evrakın paraya çevrilmesi zamanı Kurum menfaatleri göz önünde bulundurulmak şartıyla, işin gereğine göre kıymetli evrakı kabul eden servisin teklifi ve Merkezde Genel Müdürlüğün taşra örgütlerinde işyeri amirinin onayı ile tespit olunur. Madde 22. Esas V. Bölüm Kıymetli Evrakın Geri Verilmesi Đşi biten kıymetli evrakın geri verilmesi işlemi; Merkezde kabul eden birimin yazısı, taşra örgütünde ise, kabul eden servisin teklifi ve işyeri amirinin onayı ile yapılır. Sözü geçen yazı ve onay üzerine: a. Bu geri verme işlemi dolayısı ile nazım kayıtlardan kıymetli evrakın düşülmesi için düzenlenecek mahsup fişinin arkasına evrakı alanın ad ve soyadı yazılır ve kimliği, yetkili olup olmadığı tespit, edilmek suretiyle imzası alınır; Yerinde bulunan teminat mektubu makbuzu geri alınarak üzerine mektubun geri verildiği açıklaması yapılmak suretiyle iptal işlemi tamamlanarak makbuz mahsup fişine eklenir. Geri verilen teminat mektubunun üzerine ayrıca kullanılmış

7 Sayfa No :7/7 olduğunu ifade eden iptal damgası vurulur. Diğer taraftan kıymetli evrak kayıt defterine evrakı geri alan kişinin imzası alınır. b). Kıymetli evrakın Kurumca Bankaya tevdi halinde kıymetli evrak Defterine ve mahsup fişine geri vermeye dayanan yazı veya oluşan tarih ve numarası yazılmakla beraber kısa açıklaması da yapılır, - Bankanın aynı şehirde olması halinde Kurum müvezzilerince (müvezzi bulunmayan iş yerlerinde tahsildarlarca ) ilgili Bankaya imza karşılığında, - Bankanın başka şehirde bulunması halinde iadeli taahhütlü olarak PTT kanalıyla gönderilir. Tahsili gereken paranın varlığı halinde geri vermenin yapılabilmesi için paranın Kurumca tahsil edilmiş veya Kurumun Bankadaki hesabına yatırmış olması şarttır. Geri verilen kıymetli evrakın arkasına serbest bırakılmıştır ifadesi yazılarak yetkililerce imzalanacak ve Kurum kaşesi basılacaktır. ÜÇÜNCÜ KISIM DĐĞER HÜKÜMLER Madde 23. Yürürlükten Kaldırılan Yönetmelik tarihli ve 627 sayılı Genelge ve eki Kıymetli Evrak Đş Yönetmeliği bu Yönetmeliğin yayın tarihinden itibaren yürürlükten kaldırılmıştır. Madde 24. Yürürlük Bu Yönetmelik Yayın tarihinden itibaren yürürlüğe girer.