HİTİT ÜNİVERSİTESİ İKTİSADİ VE İDARİ BİLİMLER FAKÜLTESİ DEKANLIĞI HASSAS GÖREV RAPORU

Transkript

1 Standart 2:Misyon Organizasyon Yapısı ve Görevler Hassas Görev (Tanım) T.C. HİTİT ÜNİVERSİTESİ İKTİSADİ VE İDARİ BİLİMLER FAKÜLTESİ DEKANLIĞI HASSAS GÖREV RAPORU 2.6. İdare Yöneticileri faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır e ilişkin prosedürlerin belirlenmesi ve hassas görevler için görev tanımlarının hazırlanması. Kurum/organizasyonların hizmet ve faaliyetlerinin yürütülmesi esnasında kurum imajını sarsacak, itibar kaybına sebep olacak iş ve işlemlere, bunun yanında hizmet ve faaliyetleri etkinlik, ekonomiklik ve verimlilik bakımından olumsuz yönde etkileyecek görevlere hassas görev denir. Dekanın bulunmadığı zamanlarda yerine vekalet etmek, Fakülte Kurulu, Fakülte Yönetim Kurulu gibi kurullara başkanlık etmek. Ders planları, dersliklerin dağıtımı, sınav programları ile ilgili çalışmaları yapmak, Öğrencilerle ilgili her türlü iş ve işlemleri düzenlemek ve denetlemek Dekan Yardımcısı Kurulların ve idari işlerin aksaması ile oluşabilecek hak kayıpları Eğitim kalitesinin azalması, haksız ders dağılımı olması gibi hak ve adalet kayıpları Öğrenciler arasında asayişin bozulması, haksızlık ortamının doğması gibi düzensizliklerin oluşması Görevini zamanında yerine getirmek, kurullara başkanlık etmek. Bölümler ve idari birimlerle irtibat içerisinde olmak, gerekli düzenlemeleri yapmak ve kontrol etmek Bölüm, öğrenci ve ilgili birimlerle irtibat halinde olmak ve kontrol mekanizmasını geliştirmek, çözüm yolları üretmek

2 Bölümü/ Birimi : Fakülte Sekreteri Birimlere uygun personelin görevlendirilmesi İşlerin aksaması Uygun görevlendirmelerin yapılması ve birimler arası koordinasyonun sağlanması. Kanun, Yönetmelik ve diğer Yanlış işlem sonucu mevzuatların takip ve oluşabilecek hak Değişiklikleri takip etmek ve uygulamak uygulanması kayıpları Fakülte Bütçe çalışmaları Sekreteri Bütçe açığı Oluşacak harcamaların öngörülmesi Gizli yazıların hazırlanması ve takibi Güven Kaybı Gizliliğe uygun hareket etmek. Muhasebe, taşınır ve teknik hizmetlerin denetimini yapmak İş akış ve işlemlerin hızlanması, aksamaması İş akışlarının zamanında yerine getirilmesi ve eksiklerin giderilmesi Bölümü/ Birimi: Bölüm Sekreterliği Yazışmaların zamanında yapılması Öğretim elemanlarının ek ders ücret formlarının zamanında telim alınıp muhasebeye verilmesi Bölüm Başkanlıklarına ait resmi bilgi ve belgelerin muhafazası ve arşivlenmesi. Ders görevlendirme, haftalık ders programı ve sınav programının zamanında yapılmasına yardımcı olmak (Yüksek lisans/doktora) Bölüm Sekreterliği İşlerin aksaması Öğretim elemanlarının ders ücretini zamanında alamaması. Kamu zararı Programların eksik ve yanlış hazırlanması Koordinasyonun sağlanması ve işlerin zamanında yapılması Kontrollerin doğru yapılıp işin zamanında teslimi. Yapılan işe özen gösterip ve dikkat etmek Yapılan işe özen gösterip ve dikkat etmek

3 Bölümü/ Birimi: Mali İşler Maaşların hazırlanmasında özlük hakların zamanında temin edilmesi. Maaş hazırlanmasında kesintilerin doğru ve eksiksiz yapılması Muhasebe Hak kaybı Kamu ve kişi zararı, hak kayıpları Faturaların ödenmesi Kamu ve Kurum zararı Birimler arası koordinasyon ve gecikme cezasına sebebiyet vermeme Akademik ve idari personelin sosyal haklarının hazırlanması Sosyal Güvenlik Kurumuna keseneklerin doğru eksiksiz ve zamanında gönderilmesi Ödeme Emri Belgesi Satın alma evrakının hazırlanması Hak kaybı Kamu zararı ve kişi zararına sebebiyet verme ve buna bağlı para cezası Kamı zararına sebebiyet verme riski Kamu zararı satın alma uzar alım gerçekleşmez. Kontrollerin doğru yapılması İşe uygun kişinin görevlendirilmesi

4 Bölümü/ Birimi: Taşınır ve Kayıt Kontrol Taşınır malların ölçerek sayarak teslim alınması depoya yerleştirilmesi Mali kayıp menfaat sağlama, yolsuzluk Kontrollerin doğru yapılması Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, belge ve cetvelleri oluşturmak. Kamu zararı Giriş ve çıkış işlemlerinin zamanında yapılması, belge ve cetvellerin düzenli yapılması. Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak Harcama biriminin malzeme ihtiyacı planlamasına yardımcı olmak Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi Kamu zararı ve iş yapmama durumu Kamu zararına sebebiyet verme, itibar kaybı Stok kontrolünü belirli aralıklarla düzenli tutmak. Kontrollerin doğru yapılması ve ihtiyaçların buna göre belirlenmesi. Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak Kamu zararı ve hizmetin aksaması riski Kontrollerin doğru yapılması, gerekli tedbirlerin alınarak taşınırların emniyete alınması

5 Bölümü/ Birimi: Evrak Kayıt-Yazı İşleri Bürosu Gelen evrakları kaydetmek ve genel takibi yapmak Zaman, güven ve hak kaybı Takip işlemlerinin zamanında ve düzgün yapılması. Giden evrakları takip edip dağıtımını zimmetle yapmak İşlerin aksaması ve evrak kaybı Evrakların takibi ve zimmetlerin yapılması. Öğretim Elemanlarına ait tüm özlük işler Hak Kaybı İşlemlerin zamanında yapılması takip işlemlerinin yasal süre içerisinde yapılması Süreli yazıları takip etmek. Fakülte ile ilgili her türlü bilgi ve belgeyi korumak ilgisiz kişiliklerin eline geçmesini önlemek. Evrak Kayıt- Yazı İşleri İşlerin aksaması ve evrakların kaybolması Hak Kaybı aranan bilgi ve belgeye ulaşılmaması Süreli yazılara zamanında cevap verilmesi. Yapılan işe özen gösterip ve dikkat etmek. Yapılacak toplantıların gündemlerini zamanında öğretim üyelerine bildirmek Toplantıların aksaması veya yapılamaması İş akışının titizlikle takibi

6 Bölümü/ Birimi: Öğrenci İşleri Bürosu Öğrencilerle ilgili her türlü belgeyi zamanında göndermek Hak kaybı Yazışma sürelerine özen gösterip zamanında cevap verilmesi Öğrenci disiplin işlemlerini takip edip, ilgili yerlere bilgi vermek Yasalara uymama ve düzenin bozulması Takip işlemlerinin yasal süre içerisinde yapılması Eğitim -Öğretim ile ilgili ders görevlendirme, haftalık ders programı ve sınav programının zamanında yapılmasına yardımcı olmak Öğrenci sayıları başarı durumları ve mezun sayılarının yapılması Öğrenci İşleri Programların eksik hazırlanması ve verim alınamaz İstatiksel bilgi ve veri eksikliği Hazırlayan kişinin bilinçli olması, gelecek yıllarda oluşacak kaybın önlenmesi Verilerin kontrollü ve doğru girilmesi Yazışmaların zamanında yapılması İşlerin aksaması Koordinasyonun sağlanması ve işleri zamanında yapılması

7 Bölümü/ Birimi: Kütüphane Birimi YORDAM Otomasyon Programının Yedeklenmesi Kütüphane dışına izinsiz materyal çıkışını engellemek Otomasyon ve güvenlik sistemlerinin kesintisiz çalışmalarını sağlamak. Kütüphane Birimi Kütüphanede gerçekleşen tüm hizmetler söz konusu otomasyon programı üzerinden yürütüldüğünden kesintiye uğramadan sağlıklı bir biçimde yürütülmesi İlahiyat Fakültesi Kütüphanesinde ödünç işlemi gerçekleştirilmemiş materyalin dışarıya çıkması Kütüphanede verilen tüm hizmetler söz konusu otomasyon programı üzerinden yürütüldüğünden kesintiye uğramadan sağlıklı bir biçimde yürütülmesi Kütüphane otomasyon programına girişi yapılmış olan materyal kayıtlarının server üzerinden düzenli aralıklarla yedeğinin alınması 1-Bu alanda görev yapan ilgili memurun azami dikkatli olması, 2-İlgili alanın boş kalmaması, 3-Otomasyon sistemi ile entegre olan güvenlik kapısının sürekli çalışır vaziyette olması 1-Otomasyon ve güvenlik sistemlerinin kesintisiz çalışmalarını sağlamak için elektrik sisteminin kesintisiz çalışmasının sağlanması, 2- Otomasyon ve güvenlik sistemlerinin kesintisiz çalışmalarını sağlamak için internet kesintilerinin önlenmesi,