CELAL BAYAR ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI Görev Tanımı ve İş Akış Şeması

Transkript

1 İ İçindekiler 1. ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI GÖREV TANIMLARI DAİRE BAŞKANI GÖREV TANIMI GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER GÖREVİN KAPSAMI YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ GÖREVDE ARANAN NİTELİKLER ÇALIŞMA KOŞULLARI: SORUMLULUK EĞİTİM-ÖĞRETİM VE İDARİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRÜ GÖREV TANIMI GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER GÖREVİN KAPSAMI YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ GÖREVDE ARANAN NİTELİKLER ÇALIŞMA KOŞULLARI: SORUMLULUK KAYIT KABUL VE OTOMASYON, PLANLAMA ŞUBESİ MÜDÜRÜ GÖREV TANIMI GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER GÖREVİN KAPSAMI YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ GÖREVDE ARANAN NİTELİKLER ÇALIŞMA KOŞULLARI SORUMLULUK EĞİTİM-ÖĞRETİM VE İDARİ İŞLER ÖĞRENCİ İŞLERİ ŞEFİ GÖREV TANIMI GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER GÖREVİN KAPSAMI YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ GÖREVDE ARANAN NİTELİKLER ÇALIŞMA KOŞULLARI: SORUMLULUK KAYIT KABUL VE OTOMASYON, PLANLAMA ŞUBESİ ÖĞRENCİ İŞLERİ ŞEFİ GÖREV TANIMI GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER GÖREVİN KAPSAMI YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ GÖREVDE ARANAN NİTELİKLER ÇALIŞMA KOŞULLARI: SORUMLULUK... 8

2 İ 1.6. KAYIT KABUL VE OTOMASYON, PLANLAMA ŞUBESİ ÖĞRENCİ İŞLERİ ŞEFİ GÖREV TANIMI GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER GÖREVİN KAPSAMI YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ GÖREVDE ARANAN NİTELİKLER ÇALIŞMA KOŞULLARI: SORUMLULUK ÖĞRENCİ İŞLERİ AYNİYAT SAYMANI GÖREV TANIMI GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER GÖREVİN KAPSAMI YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ GÖREVDE ARANAN NİTELİKLER ÇALIŞMA KOŞULLARI SORUMLULUK EĞİTİM-ÖĞRETİM VE İDARİ İŞLER ŞUBESİ ÖĞRENCİ İŞLERİ İDARİ PERSONELİ GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER GÖREVİN KAPSAMI YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ GÖREVDE ARANAN NİTELİKLER ÇALIŞMA KOŞULLARI: SORUMLULUK KAYIT KABUL VE OTOMASYON, PLANLAMA ŞUBESİ İDARİ PERSONELİ GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER GÖREVİN KAPSAMI YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ GÖREVDE ARANAN NİTELİKLER ÇALIŞMA KOŞULLARI: SORUMLULUK KAYIT KABUL VE OTOMASYON, PLANLAMA ŞUBESİ ÖĞRENCİ İŞLERİ PERSONELİ GÖREV TANIMI GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER GÖREVİN KAPSAMI YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ GÖREVDE ARANAN NİTELİKLER ÇALIŞMA KOŞULLARI: SORUMLULUK... 14

3 İ İÇ HİZMETLER PERSONELİ GÖREV TANIMI GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER GÖREVİN KAPSAMI YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ GÖREVDE ARANAN NİTELİKLER ÇALIŞMA KOŞULLARI: SORUMLULUK TEŞKİLAT ŞEMASI İŞ AKIŞ ŞEMALARI

4 4 / ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI GÖREV TANIMLARI 1.1. DAİRE BAŞKANI GÖREV TANIMI üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; tüm faaliyetlerin etkin, verimli ve mevzuata uygun bir şekilde yürütülmesini, koordine edilmesini ve denetimini sağlamaktır GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER Birimi : Daire Görevin Adı : Daire Başkanı Bağlı Bulunduğu Unvan : Genel Sekreter GÖREVİN KAPSAMI 124 Sayılı Yükseköğretim Üst kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname'nin 31'inci maddesi uyarınca Öğrencilerin yeni kayıt, kabul ve ders durumları ile ilgili gerekli işleri yapmak, Mezuniyet, kimlik, burs, mezunların izlenmesi işlemlerini yürütmek, Verilecek diğer benzeri görevleri yerine getirmektir YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ Kalite Yönetim Sisteminin birim içinde yürütülmesi ve devamlılığının sağlanması için yapılan çalışmalara katılmak, Kendisine bağlı Şube Müdürü, ve Şeflerden kalite sistemi ve sürekli gelişme komitelerinin her türlü isteğini Genel Sekreterliğe iletmek, Anket ve şikayetlerin incelenmesi ve düzeltilmesi için yapılan ekip çalışmalarına katılmak n genel idare ve düzenini sağlamak, Geleceğe dönük stratejik kararların alınması ve uygulanmasını sağlar, Başkanlıktaki kalite sistemi uygulamalarına tam destek verir ve uygulamaları takip eder, Dairede çalışan bütün görevliler üzerinde genel yönetim, denetim, işbölümü yapma, çalışma düzeni kurma, yetiştirme, hizmet içi eğitimi sağlama yetkilerine sahiptir. Yetkilerini, Yönetim Kurulu ve Rektörlüğe karşı sorumlu olarak genel yönetim ilkelerine ve yönetmelik hükümlerine göre kullanır, Daireyle ilgili harcamalarda 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu gereği harcama yetkilisidir GÖREVDE ARANAN NİTELİKLER 657 Sayılı Devlet Memurları Kanun unda belirtilen genel niteliklere sahip olmak, Yükseköğrenim bitirmiş olmak, Faaliyetlerinin gerektirdiği analitik düşünme yeteneğine sahip olmak, Faaliyetlerini en iyi şekilde sürdürebilmesi için gerekli karar verme ve sorun çözme niteliklerine sahip olmak, Görevini gereği gibi yürütebilecek iş tecrübesine sahip olmak ÇALIŞMA KOŞULLARI: Çalışma saatleri içinde görev yapmak. Gerektiğinde çalışma saatleri dışında da görev yapabilmek. Büro ortamında çalışmak SORUMLULUK Genel Sekreter e Birinci Derecede sorumludur.

5 5 / EĞİTİM-ÖĞRETİM VE İDARİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRÜ GÖREV TANIMI GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER Birimi : Daire Görevin Adı : Eğitim-Öğretim ve İdari İşler Şubesi Kalite Yönetim Temsilcisi Bağlı Bulunduğu Unvan : Daire Başkanı GÖREVİN KAPSAMI üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; tüm faaliyetlerin etkin ve verimli bir şekilde mevzuata uygun olarak yürütülmesini, koordine edilmesini ve denetlenmesini sağlamaktır YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ Yönemelikler ve yönergeler, ISO 9001:2008 Kalite Belgesi işlemleri Diploma / diploma eki, onur belgesi ve sertifika basım işlemleri, Uluslararası öğrenci başvuru ve kayıt kabul işlemleri, Uluslararası öğrenci YÖKSİS-UBS entegrasyonu, Uluslararası öğrenci kontenjanları, Burslar, Öğrenci disiplin işlemleri, Pedagojik formasyon, Birim, bölüm, program ve ÇAP açılması, E-Posta, Evrak kayıt, Kısmi zamanlı öğrenci işlemleri, Sekreterya, Faks, fotokopi, evrak akışı vb. işlemler, Daire taşınırlarıyla ilgili işlemler, Satın alma işlemleri, Mali yardım, mesai ve yolluk ödemeleri, HİTAP işlemleri, Bütçe işlemleri, Personel özlük işlemleri, Stratejik plânlama ve iç kontrol, Performans programı, Birim faaliyet raporu, Sıkça sorulan soruların hazırlanması ve güncel tutulması, Bilgi talepleri (Sorumluluk alanı), Öğrencilerle ilgili istatistikler (Sorumluluk alanı), YÖKSİS ten bölüm ve program kontrolü GÖREVDE ARANAN NİTELİKLER 657 Sayılı Devlet Memurları Kanun unda belirtilen genel niteliklere sahip olmak, En az dört yıllık yükseköğrenim mezunu olmak, Faaliyetlerinin gerektirdiği analitik düşünme yeteneğine sahip olmak, Görevini gereği gibi yerine getirebilmek için gerekli iş deneyimine sahip olmak, ÇALIŞMA KOŞULLARI: Çalışma saatleri içinde görev yapmak. Gerektiğinde çalışma saatleri dışında da görev yapabilmek. Büro ortamında çalışmak SORUMLULUK Daire Başkanına Birinci Derece sorumludur.

6 6 / KAYIT KABUL VE OTOMASYON, PLANLAMA ŞUBESİ MÜDÜRÜ GÖREV TANIMI GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER Birimi : Daire Görevin Adı : Kayıt Kabul ve Otomasyon, Planlama Şubesi Müdürü Bağlı Bulunduğu Unvan : Daire Başkanı GÖREVİN KAPSAMI üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; tüm faaliyetlerin etkin ve verimli bir şekilde mevzuata uygun olarak yürütülmesini, koordine edilmesini ve denetlenmesini sağlamaktır YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ Akademik takvim, Lisansüstü kontenjanlar ve koşullar, Stajlar, Yükseköğretim programlarına ÖSYM ile kayıt, Kayıt yenileme, Öğrencilerle ilgili istatistikler (Sorumluluk alanı), Öğrenci temsilcisi seçimleri, ÖSYM ce yerleşen öğrenci harçları, Ara sınıf öğrenci harçları, YÖKSİS e bilgi aktarımı ve hata kontrolü, Genel kontenjanlar (ÖSYM, DGS, Mühendislik tamamlama v.b.) Yatay geçiş kontenjanları (Kurumiçi, Kurumlararası, merkezi yerleştirme puanıyla yatay geçiş), Web sayfası, Bilimsel araştırma izinleri ve anketler, Yaz okulu işlemleri (Yaz okulu harçları) Askerlik işlemleri, Bilgi talepleri (Sorumluluk alanı) GÖREVDE ARANAN NİTELİKLER 657 Sayılı Devlet Memurları Kanun unda belirtilen genel niteliklere sahip olmak, En az dört yıllık yükseköğrenim mezunu olmak, Faaliyetlerinin gerektirdiği analitik düşünme yeteneğine sahip olmak, Görevini gereği gibi yerine getirebilmek için gerekli iş deneyimine sahip olmak, ÇALIŞMA KOŞULLARI Çalışma saatleri içinde görev yapmak, Gerektiğinde çalışma saatleri dışında da görev yapabilmek, Büro ortamında çalışmak SORUMLULUK Daire Başkanına karşı Birinci Derece sorumludur.

7 7 / EĞİTİM-ÖĞRETİM VE İDARİ İŞLER ÖĞRENCİ İŞLERİ ŞEFİ GÖREV TANIMI GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER Birimi : Daire Görevin Adı : Eğitim-Öğretim ve İdari İşler Şefi Bağlı Bulunduğu Unvan : Eğitim-Öğretim ve İdari İşler Şubesi Müdürü GÖREVİN KAPSAMI üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; tüm faaliyetlerin etkin ve verimli bir şekilde mevzuata uygun olarak yürütülmesinde, kendisine bağlı personel arasında dengeli iş dağılımı yaparak hizmetin süratli bir şekilde yürütülmesini ve çalışma arkadaşları arasında gerekli koordinasyonu sağlamaktır YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ Satın alma işlemleri, Mali yardım, mesai ve yolluk ödemeleri, HİTAP işlemleri, Bütçe, Personel özlük işlemleri, Yönetmelikler ve yönergeler, ISO 9001 Belge işlemleri, Burslar, Diploma, diploma eki, onur belgesi ve sertifika basım işlemleri, Öğrencilerle ilgili istatistikler (Sorumluluk alanı), Öğrenci disiplin işlemleri, Pedagojik formasyon, Birim, bölüm, program ve ÇAP açılması, YÖKSİS'ten bölüm ve program kontrolü, E-Posta, Uluslararası öğrenci kayıt kabul işlemleri, Uluslararası öğrenci YÖKSİS-UBS entegrasyonu, Uluslararası öğrenci kontenjanları, Evrak kayıt, Kısmi zamanlı öğrenci işlemleri, Sekreterya, Faks, fotokopi, evrak akışı vb. işlemler, Stratejik plânlama ve iç kontrol, Performans programı, Birim faaliyet raporu, Sıkça sorulan soruların hazırlanması ve güncel tutulması, Bilgi talepleri (Sorumluluk alanı), GÖREVDE ARANAN NİTELİKLER 657 Sayılı Devlet Memurları Kanun unda belirtilen genel niteliklere sahip olmak, En az iki yıllık yükseköğrenim mezunu olmak, Faaliyetlerinin gerektirdiği analitik düşünme yeteneğine sahip olmak, Görevini gereği gibi yerine getirebilmek için gerekli iş deneyimine sahip olmak ÇALIŞMA KOŞULLARI: Çalışma saatleri içinde görev yapmak, Gerektiğinde çalışma saatleri dışında da görev yapabilmek, Büro ortamında çalışmak SORUMLULUK Eğitim-Öğretim ve İdari İşler Şube Müdürüne Birinci Derecede sorumludur. Daire Başkanına İkinci Derecede sorumludur.

8 8 / KAYIT KABUL VE OTOMASYON, PLANLAMA ŞUBESİ ÖĞRENCİ İŞLERİ ŞEFİ GÖREV TANIMI GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER Birimi : Daire Görevin Adı : Kayıt Kabul ve Otomasyon, Planlama Şubesi Bağlı Bulunduğu Unvan : Kayıt Kabul ve Otomasyon, Planlama Şubesi Müdürü GÖREVİN KAPSAMI üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; tüm faaliyetlerin etkin ve verimli bir şekilde mevzuata uygun olarak yürütülmesinde, kendisine bağlı personel arasında dengeli iş dağılımı yaparak hizmetin süratli bir şekilde yürütülmesini ve çalışma arkadaşları arasında gerekli koordinasyonu sağlamak YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ Akademik takvim, Lisansüstü kontenjanlar ve koşullar, Stajlar, Yükseköğretim programlarına ÖSYM ile kayıt, Kayıt yenileme, Öğrencilerle ilgili istatistikler (Sorumluluk alanı), Öğrenci temsilcisi seçimleri, ÖSYM ce yerleşen öğrenci harçları, Ara sınıf öğrenci harçları, YÖKSİS e bilgi aktarımı ve hata kontrolü, Genel kontenjanlar (ÖSYM, DGS, Mühendislik tamamlama v.b.) Yatay geçiş kontenjanları (Kurumiçi, Kurumlararası, merkezi yerleştirme puanıyla yatay geçiş), Web sayfası, Bilimsel araştırma izinleri ve anketler, Yaz okulu işlemleri (Yaz okulu harçları) Askerlik işlemleri, Bilgi doğrulama işlemleri, Bilgi talepleri (Sorumluluk alanı) GÖREVDE ARANAN NİTELİKLER 657 Sayılı Devlet Memurları Kanun unda belirtilen genel niteliklere sahip olmak. En az iki yıllık yükseköğrenim mezunu olmak. Faaliyetlerinin gerektirdiği analitik düşünme yeteneğine sahip olmak. Görevini gereği gibi yerine getirebilmek için gerekli iş deneyimine sahip olmak ÇALIŞMA KOŞULLARI: Çalışma saatleri içinde görev yapmak, Gerektiğinde çalışma saatleri dışında da görev yapabilmek, Büro ortamında çalışmak SORUMLULUK Kayıt Kabul ve Otomasyon, Planlama Şube Müdürüne Birinci Derecede sorumludur. Daire Başkanına İkinci Derecede sorumludur.

9 9 / KAYIT KABUL VE OTOMASYON, PLANLAMA ŞUBESİ ÖĞRENCİ İŞLERİ ŞEFİ GÖREV TANIMI GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER Birimi : Daire Görevin Adı : Şefi Bağlı Bulunduğu Unvan : Kayıt Kabul ve Otomasyon, Planlama Şubesi Müdürü GÖREVİN KAPSAMI üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; tüm faaliyetlerin etkin ve verimli bir şekilde mevzuata uygun olarak yürütülmesinde, kendisine bağlı personel arasında dengeli iş dağılımı yaparak hizmetin süratli bir şekilde yürütülmesini ve çalışma arkadaşları arasında gerekli koordinasyonu sağlamak YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ Bologna süreci UBS destek ve danışmanlık hizmetleri Eğitim-öğretim programı ve ders değişikliği teklifleri UBS'de ders açma UBS'de öğretim planı oluşturma ve ders planı değişiklikleri Çift anadal ve yandal işlemleri Öğrenci işleri ile ilgili komisyon işlemleri görev kapsamında bulunan verilecek diğer görevleri yürütmek GÖREVDE ARANAN NİTELİKLER 657 Sayılı Devlet Memurları Kanun unda belirtilen genel niteliklere sahip olmak. En az iki yıllık yükseköğrenim mezunu olmak. Faaliyetlerinin gerektirdiği analitik düşünme yeteneğine sahip olmak. Görevini gereği gibi yerine getirebilmek için gerekli iş deneyimine sahip olmak ÇALIŞMA KOŞULLARI: Çalışma saatleri içinde görev yapmak. Gerektiğinde çalışma saatleri dışında da görev yapabilmek. Büro ortamında çalışmak SORUMLULUK Kayıt Kabul ve Otomasyon, Planlama Şube Müdürüne Birinci Derecede sorumludur. Daire Başkanına İkinci Derecede sorumludur.

10 10 / ÖĞRENCİ İŞLERİ AYNİYAT SAYMANI GÖREV TANIMI GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER Birimi : Daire Görevin Adı : Ayniyat Saymanı Bağlı Bulunduğu Unvan : Eğitim-Öğretim ve İdari İşler Şubesi Müdürü GÖREVİN KAPSAMI üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; tüm faaliyetleri etkin ve verimli bir şekilde mevzuata uygun olarak yapar YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ Daire taşınırlarıyla ilgili işlemler, Satın alma işlemleri, Mali yardım, mesai ve yolluk ödemeleri, HİTAP işlemleri, Bütçe, Personel özlük işlemleri, Bilgi talepleri (Sorumluluk alanı), görev kapsamında bulunan verilecek diğer görevleri yürütmek GÖREVDE ARANAN NİTELİKLER 657 Sayılı Devlet Memurları Kanun unda belirtilen genel niteliklere sahip olmak, En az iki yıllık yükseköğrenim mezunu olmak, Faaliyetlerinin gerektirdiği analitik düşünme yeteneğine sahip olmak, Görevini gereği gibi yerine getirebilmek için gerekli iş deneyimine sahip olmak ÇALIŞMA KOŞULLARI Çalışma saatleri içinde görev yapmak, Gerektiğinde çalışma saatleri dışında da görev yapabilmek, Büro ortamında çalışmak SORUMLULUK Eğitim-Öğretim ve İdari İşler Şube Müdürüne Birinci Derecede sorumludur. Daire Başkanına İkinci Derecede sorumludur.

11 11 / EĞİTİM-ÖĞRETİM VE İDARİ İŞLER ŞUBESİ ÖĞRENCİ İŞLERİ İDARİ PERSONELİ GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER Birimi : Daire Görevin Adı : Eğitim-Öğretim ve İdari İşler Şubesi İdari Personeli Bağlı Bulunduğu Unvan : Eğitim-Öğretim ve İdari İşler Şubesi Şefi GÖREVİN KAPSAMI üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; tüm faaliyetleri ve büro işlerini etkin ve verimli bir şekilde mevzuata uygun olarak yapar YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ Diploma, diploma eki, onur belgesi ve sertifika basım işlemleri Stratejik plânlama ve iç kontrol Performans programı Birim faaliyet raporu Bilgi talepleri (Sorumluluk alanı) Yönetmelikler ve Yönergeler Burslar Öğrencilerle ilgili istatistikler (Sorumluluk alanı) Öğrenci disiplin işlemleri Pedagojik formasyon Birim, bölüm, program ve ÇAP açılması Öğrencilerle ilgili istatistikler (Sorumluluk alanı) YÖKSİS'ten bölüm program kontrolü E-Posta Sıkça sorulan soruların hazırlanması ve güncel tutulması ISO 9001 Belge işlemleri Bilgi talepleri (Sorumluluk alanı) Uluslararası öğrenci kayıt kabul işlemleri Öğrencilerle ilgili istatistikler (Sorumluluk alanı) Uluslararası öğrenci YÖKSİS-UBS entegrasyonu Uluslararası öğrenci kontenjanları Uluslararası Burslu öğrenci işlemleri Uluslararası öğrenci TÖMER takip işlemi Bilgi talepleri (Sorumluluk alanı) Evrak kayıt Kısmi zamanlı öğrenci işlemleri Sekreterya görev kapsamında bulunan verilecek diğer görevleri yürütmek GÖREVDE ARANAN NİTELİKLER 657 Sayılı Devlet Memurları Kanun unda belirtilen genel niteliklere sahip olmak. En az orta öğretim mezunu olmak. Faaliyetlerinin gerektirdiği analitik düşünme yeteneğine sahip olmak. Görevini gereği gibi yerine getirebilmek için gerekli iş deneyimine sahip olmak ÇALIŞMA KOŞULLARI: Çalışma saatleri içinde görev yapmak. Gerektiğinde çalışma saatleri dışında da görev yapabilmek. Büro ortamında çalışmak.

12 12 / SORUMLULUK Eğitim-Öğretim ve İdari İşler Şube Şefliğine Birinci Derecede sorumludur. Eğitim-Öğretim ve İdari İşler Şube Müdürüne İkinci Derecede sorumludur. Daire Başkanına Üçüncü Derecede sorumludur. Sorumlu Personeller Mehmet BAYRAK Bilgisayar İşletmeni Öznur MERT Bilgisayar İşletmeni Hatice ÖNGEL - V.H.K.İ. Mehmet ŞAHİN Memur Kadriye Tuğçe DEMİRER Memur

13 13 / KAYIT KABUL VE OTOMASYON, PLANLAMA ŞUBESİ İDARİ PERSONELİ GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER Birimi : Daire Görevin Adı : Kayıt Kabul ve Otomasyon, Planlama Şubesi İdari Personeli Bağlı Bulunduğu Unvan : Kayıt Kabul ve Otomasyon, Planlama Şubesi Şefi GÖREVİN KAPSAMI üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; tüm faaliyetleri ve büro işlerini etkin ve verimli bir şekilde mevzuata uygun olarak yapar YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ Akademik takvim, Lisansüstü kontenjanlar ve koşullar, Stajlar, Yükseköğretim programlarına ÖSYM ile kayıt, Kayıt yenileme, Öğrencilerle ilgili istatistikler (Sorumluluk alanı), Öğrenci temsilcisi seçimleri, ÖSYM ce yerleşen öğrenci harçları, Ara sınıf öğrenci harçları, YÖKSİS e bilgi aktarımı ve hata kontrolü, Genel kontenjanlar (ÖSYM, DGS, Mühendislik tamamlama v.b.) Yatay geçiş kontenjanları (Kurumiçi, Kurumlararası, merkezi yerleştirme puanıyla yatay geçiş), Web sayfası, Bilimsel araştırma izinleri ve anketler, Yaz okulu işlemleri (Yaz okulu harçları) Askerlik işlemleri, Bilgi doğrulama işlemleri, Bilgi talepleri (Sorumluluk alanı). görev kapsamında bulunan verilecek diğer görevleri yürütmek GÖREVDE ARANAN NİTELİKLER 657 Sayılı Devlet Memurları Kanun unda belirtilen genel niteliklere sahip olmak. En az orta öğretim mezunu olmak. Faaliyetlerinin gerektirdiği analitik düşünme yeteneğine sahip olmak. Görevini gereği gibi yerine getirebilmek için gerekli iş deneyimine sahip olmak ÇALIŞMA KOŞULLARI: Çalışma saatleri içinde görev yapmak. Gerektiğinde çalışma saatleri dışında da görev yapabilmek. Büro ortamında çalışmak SORUMLULUK Kayıt Kabul ve Otomasyon, Planlama Şubesi Şefliğine Birinci Derecede sorumludur. Kayıt Kabul ve Otomasyon, Planlama Şube Müdürüne İkinci Derecede sorumludur. Daire Başkanına Üçüncü Derecede sorumludur. Sorumlular Gökhan GAMYEMEZ Memur Duygu BATUR- Memur

14 14 / KAYIT KABUL VE OTOMASYON, PLANLAMA ŞUBESİ ÖĞRENCİ İŞLERİ PERSONELİ GÖREV TANIMI GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER Birimi : Daire Görevin Adı : Kayıt Kabul ve Otomasyon, Planlama Şubesi İdari Personeli Bağlı Bulunduğu Unvan : Kayıt Kabul ve Otomasyon, Planlama Şubesi Şube Şefi GÖREVİN KAPSAMI üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkeler doğrultusunda; tüm faaliyetleri ve büro işlerini etkin ve verimli bir şekilde mevzuata uygun olarak yapar YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ Bologna süreci UBS destek ve danışmanlık hizmetleri Eğitim-öğretim programı ve ders değişikliği teklifleri UBS'de ders açma UBS'de öğretim planı oluşturma ve ders planı değişiklikleri Çift anadal ve yandal işlemleri Öğrenci işleri ile ilgili komisyon işlemleri görev kapsamında bulunan verilecek diğer görevleri yürütmek GÖREVDE ARANAN NİTELİKLER 657 Sayılı Devlet Memurları Kanun unda belirtilen genel niteliklere sahip olmak. En az orta öğretim mezunu olmak. Faaliyetlerinin gerektirdiği analitik düşünme yeteneğine sahip olmak. Görevini gereği gibi yerine getirebilmek için gerekli iş deneyimine sahip olmak ÇALIŞMA KOŞULLARI: Çalışma saatleri içinde görev yapmak. Gerektiğinde çalışma saatleri dışında da görev yapabilmek. Büro ortamında çalışmak SORUMLULUK Kayıt Kabul ve Otomasyon, Planlama Şubesi Şefliğine Birinci Derecede sorumludur. Kayıt Kabul ve Otomasyon, Planlama Şube Müdürüne İkinci Derecede sorumludur. Daire Başkanına Üçüncü Derecede sorumludur Sorumlular Deniz Özer Memur Abdulvahit BİLGE Memur Sibel YAYLA Geçici Personel,

15 15 / İÇ HİZMETLER PERSONELİ GÖREV TANIMI GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER Birimi : Daire Görevin Adı : Hizmetli Bağlı Bulunduğu Unvan : Eğitim-Öğretim ve İdari İşler Şubesi Şefi GÖREVİN KAPSAMI Görevini ilgilendiren tüm konularda gerekli faaliyetlerin etkinlik ve verimlilik ilkelerine uygun bir şekilde yürütülmesi amacıyla büro işlerindeki çalışmalara destek olur YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ Faks, fotokopi, evrak akışı vb. işlemler. Arşivden dosya çıkarma ve tekrar yerine takma. görev kapsamında bulunan verilecek diğer görevleri yürütmek GÖREVDE ARANAN NİTELİKLER 657 Sayılı Devlet Memurları Kanun unda belirtilen genel niteliklere sahip olmak. En az İlkokul mezunu olmak. Faaliyetlerinin gerektirdiği analitik düşünme yeteneğine sahip olmak. Görevini gereği gibi yerine getirebilmek için gerekli iş deneyimine sahip olmak ÇALIŞMA KOŞULLARI: Çalışma saatleri içinde görev yapmak. Gerektiğinde çalışma saatleri dışında da görev yapabilmek. Büro ortamında çalışmak SORUMLULUK Daire Başkanı, Daire Şube Müdürlerine ve Daire Şeflerine karşı sorumludur.

16 16 / TEŞKİLAT ŞEMASI

17 17 / İŞ AKIŞ ŞEMALARI BÖLÜM/PROGRAM AÇMA SÜRECİ : : Birim tarafından bölüm/program açılması ile ilgili teklif dosyası YÖK ün belirlediği kriterlere uygun olarak hazırlanıp Şubat ayı sonuna kadar na gönderilir Teklif Dosyasının kriterlere uygun olup olmadığı nca kontrol edilir Teklif Dosyası Komisyona ( ve Eğitim Komisyonu, Lisansüstü Eğitim Komisyonu veya Uzaktan Eğitim Komisyonu) sunulur Komisyon tarafından uygun görülen Teklif Dosyası Senatoya sunulur. Uygun görülmeyen veya eksiği olan dosyalar na iade edilir. Senatoda uygun görülen Teklif Dosyası, Senato Kararı ile birlikte YÖK na gönderilir YÖK tarafından görüşülen teklifin sonucu (olumlu veya olumsuz) Üniversitemize bildirilir. YÖK tarafından uygun görülen/görülmeyen teklifler nca ilgili birime yazı ile bildirilir

18 18 / 39 DİPLOMA HAZIRLAMA İŞ SÜRECİ : : Diploma basım taleplerinin onaylı mezuniyet listeleri ve diploma aralıkları tablosu ile birlikte resmi yazıyla akademik birimlerden gelmesi. Mezuniyet listelerinin eksik veya hatalı düzenlenip düzenlenmediğinin UBS den kontrol edilmesi. Hatalı Doğru Tespit edilen eksikliklerin tamamlanması için ilgili birime üst yazı iade edilmesi. Mezunlara ait diplomaların UBS den basılması. Basım işlemi tamamlanan diplomaların bilgisayara kaydedilmesi ve tutanak ile ilgili akademik birime teslim edilmesi.

19 19 / 39 BURS HİZMETLERİ İŞ SÜRECİ Süreç No: : : Çeşitli kurumlardan gelen burs verilmesi veya burs alacak öğrencilerle ilgili yazıların alınması. Yazıların içeriğinin kontrol edilmesi Burs duyurusu gönderilmesi Burs kontenjanı verilmesi Bursiyerlerin başarı durumlarının istenmesi Akademik birimlere duyurulması ve ayrılan kontenjan kadar başvuru belgelerinin üst yazı ile istenmesi İlgili akademik birimlerden bursiyerlerin başarı durum belgelerinin üst yazı ile istenmesi Başvuruların ilgili burs komisyonuna gönderilmesi İlgili komisyondan veya Akademik birimden gelen başvuru belgelerinin Resmi yazı ile ilgili kuruma gönderilmesi

20 20 / 39 YURTDIŞINDAN ÖĞRENCİ KABULÜ İŞ SÜRECİ Süreç No: : : Yök ten gelen yazıya istinaden kontenjan taleplerinin akademik birimlerden istenmesi. Akademik birimlerden gelen kontenjan taleplerinin, Yurtdışından Öğrenci Başvuru Değerlendirme Komisyonuna ve senatoya sunulması Senatoda kabul edilen kontenjanların YöKSİS e girilmesi ve tablonun yazı ile YÖK e gönderilmesi. YÖK ün web sayfasında yayınlanan kontenjanların Üniversitemiz web sayfasında yayınlanması ve ilana çıkılması Başvuruların belirlenen tarihlerde üniversitemiz web sayfasından alınması ve Yurtdışından Öğrenci Başvuru Değerlendirme Komisyonu tarafından elektronik ortamda kontrol edilerek yerleştirme işleminin yapılması. Sonuçların belirtilen tarihlerde başvuru sayfasından duyurulması ve kayıt işlemlerinin yapılması Kayıt işlemleri sonrasında boş kalan kontenjanların ek yerleştirme için ilgili komisyona sunulması Ek yerleştirme yapılacak mı? Hayır Evet Kayıt yaptıran öğrencilerin bilgilerinin YÖK e üst yazı ile gönderilmesi.

21 21 / 39 YÖNETMELİK VE YÖNERGELER İŞ SÜRECİ Süreç No: : : Yönetmelik/Yönerge taslağının ilgili akademik birim tarafından hazırlanarak üst yazı ile gönderilmesi. Taslağın ilgili komisyon başkanlığına yazı ile ve elektronik posta ile gönderilmesi Senatodan kabul edilen yönetmelik / yönerge metninin gelmesi Yönetmelik Yönerge Yönetmelik metninin (çıktı olarak ve elektronik olarak) Resmi Gazetede yayınlanması için yazı ile Başbakanlık Mevzuatı Geliştirme ve Yayın Genel Müdürlüğü ne gönderilmesi Senatoda kabul edilen Yönergenin Üniversitemiz web sayfasına konulması ve ilgili akademik birime gönderilmesi. Resmi Gazetede yayınlanan Yönetmeliğin Üniversitemiz web sayfasına konulması ve ilgili akademik birime gönderilmesi.

22 22 / 39 ÖSYM KONTENJANLARI İŞ SÜRECİ : : ÖSYM nın kontenjan önerilerini ve bir önceki yıl kayıt yaptıran öğrenci sayılarını sayfasından talep etmesi. Kontenjan tekliflerinin birimlerden istenmesi. Birimlerden gelen kontenjan önerilerinin Öğrenci işleri ve Eğitim Komisyonu ve Senatoya sunulması. Senatonun vermiş olduğu kontenjan önerisi kararının ve bir önceki yıl kayıt yaptıran öğrenci sayılarının sayfasından giriş yapılması. ÖSYM nın adresinden kontenjanları yayımlaması ve ilgili kontrollerin yapılması. Yerleşen öğrencilerin kayıtları tamamlandıktan sonra kayıt yapan öğrenci sayısının adresine girişinin yapılması. ÖSYM nın adresinden ek kontenjanları yayımlaması ve ilgili kontrollerin yapılması.

23 23 / 39 YAZ OKULU İŞ SÜRECİ : : Yaz okulunda açılması muhtemel derslerin birimlerden istenmesi. Yaz okulunda açılması muhtemel derslerin ilanı Sistem üzerinden ön kayıt yapılması Yaz okulu öğrenim ücretlerinin yatırılması Açılması kesinleşen derslerin ilanı Kesin kayıt yapılması ve varsa ücret farklarının yatırılarak kaydın kesinleştirilmesi Ödeme ile ilgili alacağı kalan öğrencilere iadenin yapılması

24 24 / 39 YATAY GEÇİŞ KONTENJANLARI İŞ SÜRECİ : : YÖK tarafından belirlenen Yatay Geçiş Kontenjanlarının incelenmesi ve varsa ilave Yatay Geçiş Kontenjanlarının belirlenmesi ve yatay geçiş takviminin hazırlanması (Aralık-Haziran) Hazırlanan yatay geçiş takviminin ve gerekli düzenlemeleri yapılan yatay geçiş kontenjanlarına ilişkin tabloların YÖKSİS e girilmesi. Yatay Geçiş Kontenjanlarının ve takvimin YÖK tarafından yayınlanması (Ocak-Temmuz) Yatay Geçiş Kontenjanlarının ve takvimin web sayfamızda yayınlanması

25 25 / 39 AKADEMİK TAKVİM İŞ SÜRECİ : : Tıp Fakültesinden Fakültenin takvim taslağının istenilmesi (Mart) Tıp Fakültesi ve diğer akademik birimlerine ait Akademik Takvim taslağının ve Eğitim Komisyonuna sunulması Senatodan çıkan Akademik Takvimin YÖK e gönderilmesi Akademik takvimin Akademik ve İdari Birimlere bildirilmesi ve web sayfasında yayınlanması (Mayıs)

26 26 / 39 LİSANSÜSTÜ EĞİTİM KONTENJANLARI İŞ SÜRECİ : : Enstitülerden Lisansüstü Kontenjan taleplerinin istenmesi (Kasım-Mayıs) Lisansüstü Kontenjan taleplerinin Lisansüstü Komisyona sunulması Senatoda kabul edilen kontenjanların enstitülere gönderilmesi ve web sayfasında yayınlanması

27 27 / 39 ÖSYM ile ÖĞRENCİ KABULÜ İŞ SÜRECİ : : ÖSYM tarafından yeni kazanan öğrenciler ilan edildikten sonra kazanan öğrencilerin bilgileri ÖSYM den alınarak UBS programına yüklenir. Yeni kayıt yaptıracak öğrenciler için gerekli duyurular web sayfasında yayımlanır. Yeni kayıt esnasında hangi okula banka tahsilat gişesinin açılacağı anlaşma yapılan bankaya resmi yazı ile bildirilir. Kayıt yaptırma süresi bittikten sonra açık kalan bölümlere ek kontenjan ile öğrenci almak üzere açık kalan bölümlerin listesi ve açık kalan öğrenci sayıları ÖSYM ye gönderilir. Ek kontenjan ile yerleştirmeler de bittikten sonra yeni kayıt süreci tamamlanır.

28 28 / 39 KAYIT YENİLEME İŞ SÜRECİ : : Üniversite Senatosunda kabul edilen Akademik Takvime göre güz ve bahar dönemleri için kayıt yenileme tarihleri web sayfamızda ilan edilir. Kayıt yenileme tarihlerinden önce harç yatırması gereken öğrencilerin harç tutarları ilgili bankaya bildirilir. Kayıt yenileme süresinde okullarda kayıt yenileme ile ilgili bir sorunun yaşanması halinde çözülmesi sağlanır.

29 29 / 39 KURUMLARCA İSTENEN ÖĞRENCİ BİLGİLERİ İLE İLGİLİ İŞ SÜRECİ : : mızdan çeşitli kurum ve kuruluşlardan farklı bilgiler istenmektedir. İstenilen bu bilgilerden mız tarafından hazırlanması mümkün olanlar hazırlanır. İstenilen bilgilerin akademik birimlerden temin edilmesi gerekiyorsa resmi yazı ile birimlerden istenir İstenilen bilgiler ilgili kurum ve kuruluşlara gönderilerek süreç tamamlanır.

30 30 / 39 KATKI PAYI / ÖĞRENİM ÜCRETİ İŞ SÜRECİ : : Her yıl Bakanlar Kurulu tarafından Resmi Gazetede yayımlanan Cari Hizmet Maliyetlerine Öğrenci Katkı Paylarına ilişkin karar incelenir. Cari Hizmet Maliyetlerine Öğrenci Katkısı olarak belirlenen miktarlar öğrencileri borçlandırmak amacıyla UBS ye girilir. UBS Programında tüm öğrencilerin yatıracakları harç miktarları belirlendikten sonra ilgili Bankaya listeler gönderilir. Kayıt yenileme tarihleri arasında yatırılan harç miktarları her saat başı ilgili bankadan alınarak UBS ye girilir. Kayıt yenileme süresinde harç ödemeleri ile ilgili bir sorunun yaşanması halinde çözülmesi sağlanır.

31 31 / 39 SATIN ALMA İŞ SÜRECİ : : Birimin ihtiyacı olan malzemelerin hangileri olduğu ve miktarları belirlenir. Belirlenen malzemelerin listesi hazırlanır ve onaylatılır. Teklifler firmalara duyurulmak suretiyle onlardan cevap beklenir. Gelen cevaplar üzerinden istenilen malzemelerde fiyatı uygun ve istenilen kalitede olup olmadığı değerlendirilir. İhalenin kaldığı firma malzemelerin temin edilmesi icin bilgilendirilir. Malzemeler faturayla birlikte eksik olup olmadığı ve istenilen malzeme doğruluğu muayene kabul komisyonu tarafından kontrol edilerek teslim alınır. TKKS taşınırı giriş işlemi yapılarak ödeme işlemi için HYS den ödeme emri hazırlanır. Hazırlanan ödeme emri ödemenin yapılması için hem sistem üzerinden hemde dosya halinde Str.Gel.Dai.Bşk. gönderilerek işlem sonlandırılır.

32 32 / 39 PERSONEL YILLIK İZİN İŞ SÜRECİ : : Personel Yıllık izin/ Mazeret izin talebinde bulunur. Başkanlık ilgili kişi adına formu düzenleyip Şube Müdürüne gönderir. KABUL İzin isteği uygun görüldü mü görülmedi mi? RED İzin isteği red edilir. İzin formu Daire Başkanına iletilir. KABUL İzin isteği uygun görüldü mü görülmedi mi? RED İzin isteği red edilir. İzin formu daire başkanınca onaylanır. İzin formunun bir sureti ilgili kişiye verilir. İzin formunun bir sureti dosyaya kaldırılır.

33 33 / 39 DEVİR YOLUYLA TAŞINIR GİRİŞ İŞLEMİ İŞ SÜRECİ : : Temin edilecek taşınır için, taşınırın bulunduğu birime istek (Taşınır istek belgesi) yapılır. Taşınırın bulunduğu birim istek belgesinin bir suretinin (Taşınır istek belgesi) onaylısını kendisine alır ve TKKS sisteminden talep edilen taşınırın çıkış işlemini yaparak 2 suretini istek yapan birime gönderir. Birimimize gönderilen çıkış belgesi TKKS üzerinden kontrol edilir. TKKS görülen taşınır yine sistem üzerinden onay verilerek giriş işlemi yapılır. Sistemden alınan TİF belgesinin bir sureti çıkışın yapıldığı birime bir sureti Muhasebe birimine bir sureti de kendi birimimizde dosyalanır. TKKS ne girişi yapılan taşınır sistem üzerinden HYS ye gönderilir. HYS üzerinde olan taşınır muhasebe işleminin tamamlanması için birimin bilgileri girildikten sonra Muhasebe birimine gönderilerek işlem sonlandırılır.

34 34 / 39 UBS Destek Ve Danışmanlık Hizmetleri İŞ SÜRECİ : : UBS Sistemi ile ilgili gelen şikayet veya talep Üniversite Bilgi Sistemi ile ilgili bildirilen şikayet veya taleplerin değerlendirilmesi. ŞİKAYET TALEP Bildirilen şikayet konularının kontrol edilmesi. Bildirilen talep konularının kontrol edilmesi. UYGUN UYGUN DEĞİL Kontrol edilen şikayet konularının Bilgisayar Uygulama ve Araştırma Merkezine iletilmesi. Çözüm ile ilgili Şikayet Sahibinin Bilgilendirilmes Kontrol edilen taleplerin Bilgisayar Uygulama ve Araştırma Merkezine iletilmesi. Şikayet Konusunda iletilen bilgi ile ilgili şikayet sahibinin bilgilendirilmesi. Şikayet Konusu sorun takip edilir.

35 35 / 39 DERS AÇMA İŞ SÜRECİ : Her yarıyıl başında Birimlerden açılması önerilen derslerin istenmesi. Alınan güncelleme taleplerinin ilgili kişiye sevki yapılır. Birimlerin ilgili kurullarınca onaylanan derslerin kontrol edilmesi. Red RED Birimlere gönderilir ve eksikliklerin tamamlanması istenir. KABUL İlgili Dersler Ubs Sisteminde açılır. Sisteme işlenen dersler tamamlandığında ilgili birimlere bilgi verilir.

36 36 / 39 ÖĞRETİM PLANI İŞ SÜRECİ : Birim kurullarınca güncellenmesi için bildirilen planlar kontrol edilir. Alınan güncelleme taleplerinin ilgili kişiye sevki yapılır. İlgili planlar Üniversite Komisyonuna Red sunulur. Red RED Birimlere gönderilir ve eksikliklerin tamamlanması istenir. KABUL İlgili planlar Üniversite Senatosuna sunulur. RED KABUL İlgili planlar sisteme işlenir. Sisteme işlenen planlar tamamlandığında ilgili birimlere bilgi verilir.

37 37 / 39 BOLOGNA SÜRECİ : : İlgili Akademik Birimlerden Bologna sayfasındaki güncellenecek bilgi talepleri işleme alınır. Alınan güncelleme taleplerinin ilgili kişiye sevki yapılır. Güncelleme talepleri sisteme işlenir. Sisteme işlenen güncellemeler hakkında ilgili birime bilgi verilir.

38 38 / 39 ÖĞRENCİ İŞLERİ İLE İLGİLİ KOMİSYON İŞLEMLERİ : : İlgili Akademik Birimlerden Komisyonda görüşülmek üzere teklifler gönderilir. Alınan güncelleme taleplerinin ilgili kişiye sevki yapılır. RED İlgili teklifler Üniversite Komisyonuna sunulur. Birimlere gönderilir KABUL RED İlgili teklifler Üniversite Senatosuna sunulur. Birimlere gönderilir KABUL Bilgiler sisteme işlenir. Sisteme işlenen bilgiler tamamlandığında ilgili Akademik Birimlere bilgi verilir.

39 39 / 39 ÇİFT ANADAL VE YANDAL İŞLEMLERİ Yeni açılan Çift Anadal ve Yandal kararları ile mevcut Çift anadal ve Yandal Programlarındaki değişiklik talepleri işleme alınır. : : Alınan güncelleme taleplerinin ilgili kişiye sevki yapılır. Alınan talepler sisteme işlenir. Yapılan güncellemeler hakkında ilgili birime bilgi verilir.